Ларин управление документацией в организациях. Управление документацией: теория и практика

АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

Начавшийся переход России к информационному обществу, а также глубокие социально-политические и экономические преобразования, происходящие в нашей стране в последние полтора десятка лет, сопровождаются пересмотром многих традиционных представлений в области общественных, гуманитарных наук, актуализацией ряда проблем, находившихся ранее на периферии отечественной научной мысли. Всё это в полной мере относится и к такой сравнительно молодой научной дисциплине как документоведение. Тесная связь документоведения с практикой работы с документами даёт дополнительный стимул для исследований в этой сфере. К тому же следует учесть, что профессия документоведа оказалась одной из наиболее востребованных в постсоветской России. Не случайно со второй половины 1990-х годов примерно в полусотне российских вузов развернулось обучение студентов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Одной из базовых дисциплин этой специальности является курс документоведения. Между тем утверждённая Министерством образования РФ примерная программа этого курса далека от совершенства. До сих пор нет ни одного отечественного учебника по документоведению, если не считать нескольких разношерстных и небольших по объёму учебных пособий.

С чем это связано? Прежде всего, с серьёзным отставанием в разработке теоретических вопросов документоведения, обусловленным, по меньшей мере, двумя основными причинами. Во-первых, в нашей стране достаточно узок круг исследователей, занимающихся этой проблематикой . Во-вторых, и это, пожалуй, главное – изучение теории документа и документной деятельности в России сковано узкими рамками управленческого, административного документоведения, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией, делопроизводственной сферой.

Подобное ограничение объекта и предмета документоведения обусловлено прежде всего историческими особенностями его становления и развития в нашей стране, проходившего во многом изолированно, за «железным занавесом». Своё признание в качестве научной дисциплины документоведение в Советском Союзе получило лишь во второй половине XX столетия. Этому предшествовал длительный период так называемого практического документоведения, когда шёл процесс накопления эмпирического материала, формировались подходы к его осмыслению. В России он затянулся, в том числе и из-за социальных катаклизмов первой половины прошлого века. На протяжении многих десятилетий учёные, исследовавшие документоведческую проблематику, были вынуждены выполнять социальный заказ большевистской власти. Созданный в 1930 г. в Москве государственный историко-архивный институт (МГИАИ), в недрах которого велись документоведческие исследования, длительное время находился вместе со всей системой государственных архивов в составе Народного комиссариата внутренних дел СССР, что отнюдь не способствовало развитию научной мысли.

Первоначально новое направление было представлено в МГИАИ в качестве раздела общего делопроизводства в курсе архивоведения, а затем выделилось в самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР». Появившийся в 1943 г. термин «документоведение» для обозначения новой дисциплины фактически закрепил за ней преимущественно делопроизводственную проблематику. Такое узкое понимание предмета документоведения стало господствующим и сохранялось на протяжении всех последующих десятилетий. Выйдя, как из гоголевской шинели, из архивоведения и делопроизводства и будучи изначально призванным решать прежде всего актуальные оперативные вопросы документационного обслуживания советской административно-командной системы, документоведение до сих пор несёт на себе этот родовой отпечаток, по-прежнему ориентировано на управленческую документацию, делопроизводство .

Между тем ещё на рубеже XIX–XX столетий бельгийским учёным Полем Отле, по праву считающимся отцом документационной науки, было сформулировано более широкое научное понимание документа и науки о документе. П. Отле включал в понятие документа печатные и рукописные книги, газеты, журналы, письма, чертежи, карты, фотографии, рисунки и т.п., а также природные, и технические предметы, находившиеся в музеях. Управленческую же документацию он рассматривал лишь в качестве «одной из ветвей «всеобщей документации», создавшейся в результате сближения, а затем и слияния библиографии, библиотековедения, архивоведения и даже музееведения» . По мысли П. Отле и его единомышленников, документационная наука призвана изучать все документальные источники информации, документную деятельность во всех сферах общественной жизни.

Такое широкое толкование документа ещё в дореволюционный период встретило понимание и среди российских специалистов, о чём свидетельствует, в частности, определение понятия документ, сформулированное в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося Ф.А. Брокгаузом и И.А. Ефроном. В соответствующей статье (автор – А. Гойхбарг) содержалось определение понятия документ не только в традиционно узком для того времени, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле: «Документ – в обширном смысле всякий неодушевлённый предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности» .

В 1920-е годы такой подход разделял известный отечественный книговед М.Н. Куфаев, который, правда, вместо термина «документ» использовал термин «книга», рассматривая последнюю как «вместилище мысли и слова человека, взятых в их единстве и выраженных видимыми знаками». Поэтому книгами он считал также и «иероглифы на сфинксах или на камнях храма, и папирусный свиток», равно как и листовки, и газеты, и фонографические валики, и грампластинки .
Однако лишь спустя несколько десятилетий, когда началось бурное развитие наук об информации, отечественные учёные вновь обратились к широкому толкованию документа. Связано это было с тем, что во второй половине XX века стал активно применяться системный подход в исследовании документа, было обращено серьёзное внимание на информационную природу документа, что привело не только к дальнейшему расширению, но и, самое главное, к углублению его понятия. Тон здесь задавали специалисты в области информатики, кибернетики, документалистики .

Всё это не могло не оказать определённого влияния и на развитие документоведения. В частности, в изданном в 1968 г. «Кратком словаре архивной терминологии» документ определялся уже как «результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотоплёнке и др.» . Вместе с тем советские документоведы, во многом разделяя широкое толкование понятия «документ», тем не менее продолжали ограничивать сферу научных интересов документоведения почти исключительно управленческой документацией .

Правда, в 1980-е годы отдельные советские документоведы (Б.И. Илизаров, А.Н. Сокова) в развитие идей П. Отле всё же поставили вопрос о необходимости выхода за рамки традиционных представлений о предмете и объекте документоведения. Они писали о перспективе создания «интегрированной научной дисциплины», о появлении «области знаний, где формируется общая теория документа, возникающая в процессе междисциплинарной интеграции дисциплин, для которых документ является основным объектом исследования, а именно: архивоведения, археографии, документоведения, информатики, книговедения, источниковедения» .

Однако лишь на рубеже XX–XXI столетий начался переход от постановки проблемы к её реализации и были сделаны первые шаги в этом направлении, в частности, в вузовских учебных курсах Н.Б. Зиновьевой, Ю.Н. Столярова, украинского профессора Н.Н.Кушнаренко. Обращает на себя внимание тот факт, что все названные авторы работают в вузах культуры. Иначе говоря, наиболее активными и последовательными сторонниками широкого понимания объекта и предмета документоведения выступают специалисты в области книговедения, библиотековедения, библиографоведения. Не в последнюю очередь связано это с тем, что во второй половине XX столетия, с развитием новых информационных технологий произошло существенное сближение традиционной книги с электронными изданиями на новых материальных носителях – магнитных лентах, магнитных, оптических, магнитооптических дисках и т.п. Реальностью стали электронные библиотеки. В силу ряда причин библиотеки в настоящее время быстрее, интенсивнее других социальных институтов, занимающихся документной деятельностью, превращаются в комплексные информационные центры, работающие с самой различной документацией, на самых разных материальных носителях. В библиотеках активнее и эффективнее используются новые информационные технологии, библиотечные работники острее ощущают потребность в широком понимании и комплексном научном исследовании документа, функционирующего в условиях формирующегося единого мирового информационного пространства. И вот уже всё громче звучат голоса о постепенном превращении библиографии в документографию, а книговедческих дисциплин – фактически в субдисциплины документоведения.

В то же время, складывается впечатление, что новые подходы к документу, осмыслению документной деятельности медленнее осваиваются в архивоведении и особенно среди специалистов в области «традиционного» административного документоведения, хотя многие из них ощущают потребность в разработке общей теории документа и документной деятельности. О такой потребности свидетельствуют, в частности, попытки выхода архивистов в смежные области, предложения о создании междисциплинарных направлений исследований – архивологии (Т.И. Хорхордина, Е.В. Старостин), феноменологии документа (В.А. Савин) и т.д. Тревога ведущих отечественных архивистов несколько лет назад была выражена в статье Т.Т. Хорхординой, отмечавшей: «Отечественная архивоведческая мысль отстала от современного уровня научно-теоретического мышления в гуманитарной сфере как в России, так и за рубежом»; «в отечественном архивоведении утрачен вкус к теоретическим дискуссиям» .

Таким образом, в настоящее время, наряду с документоведением в узком смысле, т.е. «традиционным», изучающим главным образом управленческие, административные документы, пробивает себе дорогу теоретическое, общее документоведение, базирующееся на более широком понимании документа. Объектом этой научной дисциплины (Ю.Н. Столяров предлагает назвать её «документологией») становится вся документированная информация, т.е. информация, зафиксированная на материальном носителе созданным человеком способом с целью её передачи в социальном пространстве и времени.

Постепенно формирующееся среди отечественных документоведов понимание необходимости глубокой разработки общей теории документа не привело пока к созданию такой теории. Обнадёживает, однако, складывание необходимых предпосылок для этого, среди которых можно было бы назвать обозначившийся подход к документу как к многоуровневой информационной системе, представляющей собой двуединство информации и материального носителя; серьёзный функциональный анализ документа; исследования свойств документированной информации и др.

В то же время в процессе становления и развития теоретического документоведения необходимо преодолеть немалые трудности, в числе которых и не вполне разработанный методологический инструментарий, и не устоявшийся ещё понятийный аппарат, и дискуссионность многих проблем. Выше уже отмечалось, что среди документоведов нет единства мнений даже относительно такого базового понятия, как документ . Дискуссионными являются понятия «электронный документ», «технотронный документ», «ценность документа» и некоторые другие.

Отечественные документоведы традиционно ставят знак равенства между понятиями «система документирования» и «документационная система» . Между тем, если исходить из общепринятого определения, что документирование – это запись информации на материальном носителе по определённым правилам, то следует признать, что в таком случае система документирования никак не может быть документационной системой. В систему документирования входят не документы, а способы и средства их создания, обусловленные физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков. Иначе говоря, понятие системы документирования связано прежде всего и главным образом с технологией фиксации информации на материальном носителе. К числу основных систем документирования в таком случае можно отнести: системы графической записи, системы механической записи, фотографические, электромагнитные, оптические, магнитооптические, электростатические.

Нерешённость вопроса о предмете и объекте документоведения, слабая изученность многих его теоретических вопросов стали причиной ряда дискуссий, вспыхнувших в последнее время среди специалистов в области архивоведения, дипломатики, источниковедения, археографии.

Дискуссионной, в частности, является проблема трансформации документа в исторический источник. Так, руководитель Федеральной Архивной службы России, член-корреспондент РАН В.П.Козлов полагает, что любой документ, прежде чем стать историческим источником, проходит три стадии бытования – создание, существование в качестве регулятора процессов и явлений действительности, хранение в архиве. И лишь после описания архивного документа, снятия ограничений на доступ к нему, т.е. после превращения его в публичный документ, происходит переход документа на четвёртую стадию его бытования – в качестве исторического источника . Оппоненты В.П. Козлова, так же как и многие зарубежные исследователи, считают, что «историческим источником документ становится не после его описания, когда над ним склонится историк, а с момента своего рождения».

В основе взглядов сторонников первой точки зрения лежит стадиальный, т.е. по сути технологический подход в работе с документами, тогда как во втором случае – системный, информационно-функциональный подход, в соответствии с которым любой документ изначально, с момента своего создания, обладает функцией передачи и сохранения информации во времени и пространстве. До поры, до времени функция исторического источника у документа является латентной, остаётся в потенции. Таким образом, активизация и актуализация документа, как носителя социальной памяти, может осуществляться не только на стадии архивного хранения, но и в период оперативного функционирования документа. Иначе говоря, любой документ, независимо от стадии его бытования, может выступать в роли исторического источника.

С проблемой трансформации документа в исторический источник тесно связана теория экспертизы ценности документов. Некоторые специалисты справедливо отмечают, что в настоящее время за пределами этой теории оказывается «человеческий» фактор, а «преобладающим остаётся сложившийся ещё в двадцатые–шестидесятые годы индустриальный (по типу промышленного конвейера) подход к отбору документов на постоянное хранение, не учитывающий индивидуальности исследователя и архивиста» . Печальные последствия такого подхода хорошо известны исследователям, изучающим историю советского периода. Историков не может удовлетворить содержание перечней и других нормативно-методических документов, которыми руководствуются сотрудники служб ДОУ и архивисты при отборе документов на хранение. В результате в некоторых архивах и архивных фондах (к примеру, УВД) почти невозможно найти «живую» информацию о людях. Недостатки методологии и методики экспертизы ценности документов опять же, на наш взгляд, связаны с тем, что она складывалась и продолжает разрабатываться в недрах административного документоведения и архивоведения, вне рамок общей теории документа, где гуманитарная составляющая занимает важнейшее место.

К числу недостаточно изученных теоретических проблем документоведения относится общая классификация документов. Созданные к настоящему времени классификационные схемы охватывают преимущественно отдельные крупные системы, комплексы документов. Наиболее разработаны, в частности, библиотечные классификации (Библиотечная классификация Дьюи, Унифицированная десятичная классификация, Библиотечно-библиографическая классификация), а также классификации управленческой документации (Общероссийский классификатор управленческой документации), классификации исторических источников.

Что же касается общих классификационных схем, то все они пока ещё далеки от совершенства. В частности, авторы схемы так называемой «фасетно-блочной классификации», учитывающей информационную и материальную составляющие документа, а также обстоятельства его бытования во внешней среде , неоправданно относят к информационной составляющей документа блок-фасет «Вид документа по способу документирования». В данном случае речь идёт о способе записи информации на материальном носителе, а не о самой информации, что даёт основание к выделению его в качестве самостоятельного блока признаков. Ряд неточностей и упущений содержится и в рамках отдельных классификационных блоков. Так, классификация по физической (материальной) составляющей документа совершенно не учитывает характеристики рабочего слоя материального носителя. «Вид документа по степени его распространённости» относится не к информационной составляющей, а к обстоятельствам его бытования во внешней среде. Но, пожалуй, основной недостаток этой классификационный схемы заключается в том, что она находится в отрыве от глубинной социальной сущности документа, не учитывает характера и разновидностей содержащейся в документе социальной информации – массовой, специальной, личной.
Ещё слабее разработана классификация документных систем. Имеющиеся классификационные схемы охватывают, главным образом, отдельные сферы работы с документами. В частности, в традиционном, административном документоведении системы документации разделяются на функциональные (свыше 40) и корпоративные (ведомственные, отраслевые) . В последнее время предпринимаются попытки на основе функционально-информационного подхода, с учётом происхождения социальной информации «выделить документационные системы деловой, социально-политической, научно-технической, экономико-финансовой информации» . Однако предложенная классификация, хотя и является шагом вперёд, фактически охватывает только специальную документацию, оставляя в стороне массовую документированную информацию (эстетическую, религиозную, бытовую и т.д.), равно как и личные документы (письма, дневники и т.п.). Таким образом, приходится констатировать отсутствие в настоящее время достаточно обоснованных классификаций, которые бы охватывали всё многообразие документов, все их виды, формы, жанры, условия бытования в оперативной и ретроспективной среде.

Ещё одной проблемой, требующей пристального внимания в теоретическом документоведении, является документная коммуникация, которая вплоть до последнего времени изучалась главным образом опять же в рамках отдельных направлений и этапов работы с документами. Между тем глобализация информационных процессов требует более пристального внимания к исследованию документных потоков, документных каналов, коммуникационных барьеров, к выяснению места и роли документной коммуникации в общей системе социальной коммуникации.

Документ, как известно, представляет собой двуединство информации и материального носителя. Однако бытование каждой из этих двух составляющих документа во внешней среде имеет свои особенности. Так, движение документа как материального носителя происходит в трёхмерном пространстве и астрономическом времени, тогда как движение документированной информации осуществляется в социальном времени и социальном пространстве, с иной скоростью, с различными коэффициентами информативности и объёмами тезауруса для различных реципиентов. Между тем традиционное административное документоведение практически не занимается этой проблемой, сводя движение документов во внешней среде к проблемам документооборота и к чисто технологическим операциям, пусть даже и с использованием самых современных компьютерных технологий.

Теоретическое документоведение не может обойти проблему документной коммуникации ещё и потому, что её рассмотрение в смежных науках порой уязвимо для критики. В частности, в содержательной книге А.В. Соколова «Общая теория социальной коммуникации», изданной в 2002 году, в разделах, посвящённых документной коммуникации, фактически исключена из объекта исследования административная, производственно-техническая, личная документация. Кроме того, пытаясь разделить документную и электронную коммуникации, автор не только не приводит чётких критериев этого деления, но даже и не упоминает о таком термине и понятии, как электронный документ. В результате получается, что информация, содержащаяся в сети Интернет или появляющаяся на телевизионных экранах, как бы и не имеет материального носителя. Между тем проблема электронных документов, их сущности, классификации, аутентичности, экспертизы ценности, защиты от несанкционированного доступа и т.п. в последние два десятилетия стала одним из важнейших направлений в документоведении.

Узость традиционных документоведческих подходов, нерешённость целого ряда теоретических проблем отрицательно сказывается в целом на оптимизации информационно-документационных процессов. Отсутствует глубокое понимание того, что вся созданная и функционирующая в обществе документированная информация является сложной многоуровневой системой, представляющей собой единое целое и требующей единого подхода к процессу её управления.

Разумеется, обозначенными проблемами список нерешённых либо дискуссионных тем и сюжетов в документоведении далеко не исчерпывается. Вместе с тем достаточно отчётливо прослеживается тенденция, суть которой заключается в том, что в административном, традиционном документоведении весьма ограниченно представлен гуманитарный компонент. В значительной степени то же самое можно сказать и в целом о Государственном образовательном стандарте специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Между тем документовед в условиях перехода к информационному обществу не должен, в нашем понимании, зацикливаться на административном документоведении. Ему необходима более фундаментальная, в том числе гуманитарная, подготовка, позволяющая работать во всех основных сферах информационно-документационной деятельности. Такую подготовку могут обеспечить прежде всего классические университеты, причём таким образом, чтобы специалисты-документоведы, выходя из их стен, не просто были бы востребованы на рынке труда, но и сами целенаправленно и творчески воздействовали на самые разные направления информационно-документационной деятельности, формируя цивилизованное информационное пространство XXI века.

Примечания:

1. Директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела М.В.Ларин с тревогой отмечает, что «в данный момент в России… наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области документоведения и архивоведения по различным причинам, в том числе из-за отсутствия соответствующего финансирования» (Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002. С. 6).
2. Об этом свидетельствует ныне действующий Государственный образовательный стандарт курса «Документоведение» (См.: Документоведение и документационное обеспечение управления. Специальность 350800: Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования и примерные программы дисциплин федерального компонента (циклы общепрофессиональных дисциплин и дисциплин специальности). М.: РГГУ, 2001). См. также: Кузнецова Т.В. Новый образовательный стандарт по специальности // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 19; Она же. Проблемы взаимосвязи документоведения и источниковедения // Труды историко-архивного института. Т. 35. Архивистика на рубеже веков XX-XXI. М., 2000; Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 9; Фионова Л.Р., Артемова С.Г. Вариант построения электронного пособия по основам документоведения // Делопроизводство. 2001. № 2. С. 63–66 и др.
3. Отле Поль. Руководство к администрированию. 2-е изд. М.-Л.: Изд-во «Техника управления», 1931. С. 19.
4. Новый энциклопедический словарь. СПб.: Б.г. Т. 16. С. 532–533.
5. Куфаев М.Н. Избранное. М.: «Книга», 1981. С. 21, 37, 42–43, 48. Не случайно советские книговеды впоследствии оценивали взгляды М.Н. Куфаева как не вполне марксистские (См.: Там же. С. 7).
6. См.: Воробьёв Г.Г. Документ: информационный анализ. М., 1973. С. 7 и др.
7. Краткий словарь архивной терминологии. М.–Л., 1968. С. 19–20.
8. См.: Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960–1980 гг.). Автореф. дисс. на соиск. учён. степени докт. ист. наук. М., 1986; Илюшенко М.П. К понятию «документ» (эволюция термина и предмет документоведения) // Советские архивы. 1986. № 1. С. 31.
9. Матяш И.Б., Кулешов С.Г. Архивная наука и документоведение Украины на современном этапе // Отечественные архивы. 2002. № 6. С. 55.
10. Хорхордина Т.И. Архивоведение на стыке веков // Труды историко-архивного института. М., 2000. Т. 35.
11. «До настоящего времени, – отмечает директор ВНИИДАД М.В. Ларин, – в документоведении и архивоведении не выработано чёткого, однозначного и общепринятого термина «документ». Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения» (Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 5).
12. См.: Плешкевич Е.А. Знания о документе: к истории вопроса // Отечественные архивы. 2003. № 4. С. 27–29.
13. Козлов В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2003. С.7.
14. Старостин Е.В. Терминологическая интервенция // Теоретические основы археографии… С. 51; Савин В.А. Феномен документа: к постановке проблемы // Труды историко-архивного института. М., 2000. Т. 35.
15. Савин В.А. Феноменология документа: постановка проблемы // Вестник архивиста. 2001. № 1. С.171.
16. См.: Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знання, 2000. С. 93–117.
17. Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов // Служба кадров. 2001. № 11. С. 82–83.
18. Плешкевич Е.А. Указ. соч. С. 28.

Документ в меняющемся мире: Материалы Первой Всероссийской научно-практической конференции (27 – 28 ноября 2003 г.) / Под. ред. профессора Н.С. Ларькова. Томск: Изд-во Том. ун-та, 2004. – С. 3-13.

-- [ Страница 1 ] --

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

М.В. ЛАРИН

УПРАВЛЕНИЕ

ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Москва 2002

Ларин М.В. Управление документацией в органша-

циях. - М.: Научная книга. 2002. - 288 с.

В книге рассматриваются вопросы теории и практики управ-

ления документацией в организациях с использованием методо логии информационного менеджмента. Исследуются вопросы истории и современного состояния делопроизводства, взаимо связи управления документацией и информационного менедж мента, рассмотрены новые информационные технологии приме нительно к управлению документацией, вопросы его автоматиза ции и проектирования.

Книга предназначена для ученых и специалистов в области управления документацией и может быть использована в качест ве учебного пособия для студентов документоведчееких специ альностей.

Б Б К 65.050. О М.В. Ларин. ISBN 5-7671-0026- ОГЛАВЛЕНИЕ Введение Глава 1. Документированная информация как ресурс управления 1.1. Роль информации в управлении 1.2. Информационная инфраструктура организации 1.3. Информационные ресурсы организаций Глава 2. Некоторые проблемы эволюции управленческого документа 2.1. Развитие понятия «документ» 2.2. Управленческая документация 2.3. Электронная документация Глава 3. От делопроизводства к управлению документацией 3.1. Периодизация истории отечественного делопроизводства и дореволюционный этап его развития 3.2. Советское делопроизводство 3.3. Современная законодательная и нормативная база документационного обеспечения управления 3.4. Управление документацией Глава 4. Проблемы автоматизации управления документацией 4.1. Автоматизация документационного обеспечения управления в 70-80-е годы 4.2. Современные условия и предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией 4.3. Проблемы систематизации, выбора и оценки автоматизированных систем управления документацией Глава 5. Методология информационного менеджмента в управлении документацией 5.1. Предпосылки возникновения информационного менеджмента 5.2. Понятие информационного менеджмента... 5.3. Задачи, функции и структура информационного менеджмента в организации Заключение Список источников и литературы Приложение Введение Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования связано не только с принятием юридических основ их деятельности, но и с формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование ее небумажных носи телей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска возможностей овладения и управления документированной информацией.

Документированная информация составляет основу управле ния, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В условиях современ ного общества информация стала полноценным ресурсом произ водства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная си стема, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энерге тическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация, как известно, концентрируется в документах, ко торые придают информации организационную форму, перемеща ют ее во времени и пространстве, именно документы и документ ная информация лежат в основе управленческих решений и явля ются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению.

Проблемы документирования управления и организации его документационного обеспечения являются столь же древними, как сами документы и управление. Однако под воздействием раз личных факторов, в особенности под влиянием научно-техничес кого прогресса, мы вынуждены возвращаться к этой теме вновь и вновь. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Эти процессы ставят пе ред учеными - документоведами ряд вопросов, требующих неза медлительного ответа. Первый из них - как должно измениться документоведение в качестве научной дисциплины, изучающей до кумент, в условиях глобализации мировых информационных про цессов. Второй - как влияют новые информационные технологии на ситуацию в практической сфере работы с документами. Третий - насколько верны были наши прежние представления об изу чаемом предмете и каковы тенденции его развития в ближайшем будущем, какие стратегические цели следует выдвинуть в сфере управления документацией и какие тактические схемы реализо вать для решения актуальных практических задач в этой области.

Разумеется, поставленные вопросы требуют объединения уси лий отечественных документоведов и не могут быть полностью решены в отдельной работе. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбра ли актуальное на современном этапе направление научного ис следования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Необходимо признать, что в «дореформенных» условиях доку ментоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно исполь зовало возможности существовавших информационных систем.

В данный момент в России сложилась противоречивая ситуация в сфере управления документацией. С одной стороны, устарели ранее принятые организационно-методические документы: госу дарственная система документационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и спе циалистами в 70-80-е годы. Наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области документове дения и архивоведения по различным причинам, в том числе, из-за отсутствия соответствующего финансирования. Снизилось внима ние к подготовке и повышению квалификации работников служб до кументационного обеспечения, недостает современной учебной и методической литературы по этим вопросам. Наметился опреде ленный застой в научных исследованиях по вопросам документо ведения, видна разобщенность в работе учебных заведений, вы пускающих квалифицированных специалистов, и научных органи заций. В немалой степени на ситуацию повлияли обновление со става служащих, отход от устоявшихся документоведческих тради ций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами.

С другой стороны, вследствие проникновения новой техники и но вых технологий в управление, происходит изменение структуры до кументооборота. Смена экономических основ жизни общества ведет к трансформации ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления. Однако, эти перемены слабо учитываются сис темами документационного обеспечения управления в организациях, где продолжают действовать устаревшие правила и стандарты.

Для укрепления российской государственности, а, следователь но, государственной службы, требуется расширение границ зон ста бильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация управления документацией мо жет послужить одной из важных опорных точек укрепления государ ственного аппарата и существенным элементом его стабильности.

Поэтому можно считать назревшей проблему управления до кументацией, вызванную необходимостью активного целенаправ ленного формирования информационных ресурсов, удовлетво ряющих потребности организаций. Чрезвычайно важны для со временного документоведения исследования возможностей со временных информационных технологий с точки зрения их ис пользования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документо ведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и полу чение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен нескольки ми факторами:

во-первых, наличием социального заказа общества, связанным с необходимостью упорядочения документальной среды в сфере управления, прежде всего, государственного;

во-вторых, потребностью государственной архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем архивоведения и документоведения для трансформации их в прикладные научные разработки;

в-третьих - возрастающим интересом к информатизации Рос сии и путям вхождения ее в мировое информационное простран ство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно форми ровать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потре бителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Оценивая степень разработанности и изученности темы, сле дует отметить, что вопросы управления документацией в отечест венной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Поэтому историография проблемы очень бедна.

Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета иг.ппедо вания в постановочном плане: как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного докумен товедения и организации делопроизводства 1.

Между тем в развитых странах, давно прошедших этап «пер воначального накопления» средств вычислительной техники и связи, в обществе, которое теперь характеризуют как «постинду стриальное» или «информационное», разработке проблем управ ления документацией уделяется все больше внимания. Особенно эта тенденция проявилась в конце 70-х годов, когда стало оче видным, что компьютеры (в том числе персональные) не приводят к созданию «безбумажных контор», а наоборот, увеличивают объ емы бумажного документооборота.

В этих условиях западные ученые сосредоточили свое внима ние на научных аспектах управления документацией и активизиро вали исследования в этой области знаний и административной де ятельности. По линии ЮНЕСКО и других международных организа ций были даже предприняты усилия по координации работы уче ных разных стран в этом направлении, которые дали теоретичес кие и практические результаты. В итоговом докладе по программе RAMP (автор Дж. Роудз) управление документацией характеризу ется как общая функция управления, охватывающая работу с до кументами в организациях на всех стадиях их жизненного цикла 2.

Изучение работ западных, прежде всего американских и не мецких специалистов показывает, что даже среди них нет полного единства в понимании управления документацией как научной ка тегории. Однако большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций, информационным ресурсом (Ф. Хортон, К. Леннон, А. Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Сте фенс и др.) 3. Важно подчеркнуть, что многие ученые и специали Сокова А.Н. Управление документацией за рубежом (научно-аналитический об зор) - Всесоюзная научно-практическая конференция по теме «Организацион но-правовые вопросы создания документов средствами вычислительной техни ки и использования их в народном хозяйстве»: Тез. докл. - М.: 1984. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № Бр. 2081, С. 120-158;

Она же. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985 и др.

Роудз Дж. Роль архивов и управление документацией в национальных инфор мационных системах. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, - № 1064 «п». 1989.

Мордел А. Новая программа по управле нию правительственной документацией Великобритании. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 894 «п»;

Хар К., Маклеод Дж. Управление документацией в ин формационный век. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - сты понимают важность взаимодействия управления документа цией и управления информацией в организациях, оценивая доку ментацию как важнейшую составную часть информационных ре сурсов организации. Исходя из такой оценки, выдвигается требо вание более глубокого использования новых информационных технологий в работе с документацией и включение структур управления документацией в общую инфраструктуру организа ций 1. Отличительной чертой исследований западных специали стов является их ориентация на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомст венным хранением документов.

Очевидно, что в России существуют свои традиции в сфере рабо ты с документами и прямое заимствование западного опыта и за падных подходов невозможно. Именно поэтому мы обратились к из учению проблем эволюции отечественной документации и развития делопроизводства в России, имея целью оценку достигнутого уров ня организации работы с документами и степени своеобразия наци ональных традиций в этом для решения вопроса о возможности при менения основных принципов и методов управления документацией.

Отечественным документоведением к настоящему времени на коплен значительный объем знаний, отраженный в опубликован ных монографиях, сборниках научных трудов МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций и других научных мероприятий. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликован ные работы имеют преимущественно характер учебников и учеб ных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Ливши ца Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документа ционного обеспечения управления Государственного университе та управления)3. Следует отметить, что в ряде случаев учебные № 1241 «п». 1998. С. 6;

Саммервил Дж. Р. Управление документацией: «Что но венького». - Пер. с англ. Золотухиной И.Г. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1159 «п». 1994. С. 4.

Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994.

Макдональд Д. Управление документами в современном учреждении.

СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1220 «п»;

Роберж М. В эпоху информации - глобальное системное и систематизированное управление административной информацией. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 1144 «п» и др.

Хайвз Кр. Управление документацией, информацией и архивами на фирмах. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 889 «п»;

Хортон Ф., Леннон К. Указ. соч.;

Рикс А. Дело производство как архивная функция. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. - № 946 «п» и др.

Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. - М.: Знание, 1975.

Кузнецова ТВ., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и тех пособия, особенно изданные в 70-80-е годы, могут служить в ка честве исследовательской литературы, поскольку отражают ре зультаты научной работы их авторов. Не секрет, что трудности с изданием монографических трудов заставляли ученых прибегать к такой форме публикации научных исследований, как учебные по собия по специальным курсам. Тем не менее, создание моногра фических работ по документоведению по-прежнему остается ак туальной задачей.

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практиче ский вклад в становление документоведения как научной дисцип лины. В учебных пособиях, статьях, выступлениях на конферен циях им были изложены основные положения о задачах докумен товедения, системах документации, функциях документов, кото рые затем развивались и дополнялись. Учебное пособие К.Г. Ми тяева до настоящего времени является концептуальным исследо ванием, актуальным в ряде позиций и сегодня 1.

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю дело производства в дореволюционной России и СССР, выделив ос новные периоды его развития, специфику различных типов дело производства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответ ствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела 2. Последующие учебные пособия историко-архивного инсти тута в основном лишь увеличили объем излагаемого материала ническая документация: Учеб. пособие. - М.: Высш. шк., 1991. - 159 с;

Соко ваА.Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985. - 64 с;

Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб.

пособие / МГИАИ. - М., 1983. - 83 с;

Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления: Учеб. пособие / МГИАИ.

М., 1982. - 99 с;

Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к докумен тообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1996. - 222 с;

Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. М.: ЮК МГУ, 1994;

Организация работы с документами: Учебник/ Гос. Академия управления.

М.: Инфра-М, 1998;

Делопроизводство (организация и технология документа ционного обеспечения управления): Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.:

ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 359 с и др.

Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959. - 359 с.

Митяев К.Г. Теория и практика архивного дела: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1946. - 248 с;

Он же. История и организация делопроизводства в СССР. Указ.

Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. - 1964. - № 2 и др.

по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода 1.

Вместе с тем, в 70-80-е годы появились учебные пособия, в которых изложены результаты научных исследований Т.В. Кузне цовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функ ции документа и их развитие, роль документации в процессах управления 2. В отдельных работах ставятся основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассмат риваются проблемы влияния электронно-вычислительной техники на делопроизводство 3.

Существенный вклад в исследование основных категорий доку ментоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Ру дельсон и другие ученые 4.

В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и методическими разра ботками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников дело История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / Под ред. ЯЗ. Лившица, В.А. Цикулина / МГИАИ. - М., 1974. 170 с;

Илюшенко МП. История делопроиз водства в дореволюционной России / РГГУ. - М., 1993.

Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ., Цикулин В.А. Системы документи рования: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1977. - 87 с;

Илюшенко МП., Кузнецо ва Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение / МГИАИ. - М., 1977. - 83 с.;

Илюшен ко МП., Кузнецова Т.В. Формуляр документа / МГИАИ. - М., 1986. - 86 с;

Кузне цова ТВ., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985 и др.

Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в со циально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. по собие / МГИАИ. - М., 1983;

Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления / МГИАИ. - М., 1982 и др.

Малитиков А.С. Задачи и организационные пути разработки Единой государст венной системы делопроизводства для учреждений, организаций и предприятий // Вопросы архивоведения. - 1965. - № 1;

Его же. Некоторые вопросы органи зации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД / ВНИИДАД. - М., 1971. - Т. 2;

Банасюкевич В.Д., Сокова А Н. Вопросы форми рования теории документоведения // Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.) / ВНИИДАД. - М., 1983;

Банасюкевич В.Д., Зонов В.М. Типовая система документационного обеспечения центрального аппарата министерств и ведомств // Советские архивы. - М., 1986. - № 4;

Рудельсон К.И. Современ ные документные классификации. - М.: Наука, 1973 и др.

производства, которые, в основном, интерпретируют в доступном для практиков виде накопленный научно-методический потенциал документоведения. Однако в некоторых из них содержатся цен ные наблюдения и мысли, особенно в части создания общеучре жденческих систем документационного обеспечения управления и комплексного применения компьютерных технологий. В ряду этих изданий следует выделить работу Т.В. Кузнецовой 3.

Значительным вкладом в развитие документоведения являют ся защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют значение для данного иссле дования. Следует выделить докторскую диссертацию А.Н. Соко вой 4, в которой впервые после К.Г. Митяева делается удачная попытка сформулировать некоторые области теории документо ведения в условиях, когда начинают внедряться в практику новые информационные технологии.

Кандидатские диссертации, как правило, рассматривают от дельные аспекты теории и практики документоведения. К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документо ведения и делопроизводства советского периода отечественной истории (работы Андреевой В.И., Багинского И.М., Банасюкеви ча В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кре мера Б.И., Кузьмичева А.Д., Ларина М.В., Подольской И.А., Райх цаума А.Л., Сольского Д.И., Тамм И.Е. и др.) 5.

См., например: Справочник по деловой переписке. - М.: Межрегионсервис, 1996;

Стенюков MB., Делопроизводство на малом предприятии. М.: Приор, - 224 с;

Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение дея тельности организации: Учеб. пособие / Ассоциация авторов и издателей «Тан дем». - М.: Изд-во Экмов, 1998. - 208 с;

Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - 2-е изд., испр. и доп. / ЗАО «Бизнес-школа». - М.: Интел-Синтез, 1998. - 288 с.

Кузнецов С.Л., Делопроизводство на компьютере. - М.: Интел-Синтез, 1999. - 208 с;

Кирсанова MB., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. - М.;

Новосибирск: ИНФРА-М, 2000. - 287 с;

Стенюков MB. Документы. Делопро изводство: Практическое пособие по ДОУ деятельности предприятия. - М.:

Приор, 1998. - 144 с;

Андреева В.И., Кузнецова ТВ., Серова Г А Делопроиз водство в бухгалтерии. Практическое пособие. - М.: Бухгалтерский бюллетень, 1996.- 218 с. и др.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - 2-е изд. - 2000. - 328 с.

Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-техниче ской революции (1960-1980 гг.): Автореферат дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987.

Андреева В.И. Основные направления научной организации управленческого труда и делопроизводства государственного аппарата СССР (по материалам журнальной периодики 1920-х годов): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985. - 24 с;

Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (На материалах Министерства угольной промышлен ности СССР за 1971-1975 гг.): Автореф. дис.... канд. ист наук. 05.25.02 / Значительно слабее исследован дореволюционный период (Вялова Л.М., Лукашевич А.А.) 1.

Часть диссертационных работ посвящена исследованиям сис тем документации и документированию отдельных функций управления (работы Быковой Т.А., Герасимовой И.В., Емельяно ва Н.Ю., Ефановой И.Б., Красавина А.С., Потаповой Л.В., Чуковен кова А.Ю.), другие диссертации охватывают вопросы документа ционного обеспечения отдельных объектов, однотипных учрежде МГИАИ. - М., 1977. - 25 с;

Багинский И.М. Деятельность В.В. Куйбышева по совершенствованию аппарата и делопроизводства Наркомата Рабоче-кресть янской инспекции СССР. Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с;

Додонова М.И. Проблема делопроизводства в советской ли тературе 20-х годов: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975.

Костомаров М.Н. Деятельность Московской рабоче-крестьянской ин спекции по совершенствованию аппарата управления и делопроизводства (1920-1929 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1976.

Ларин М.В. Ведомственные органы рационализации и их деятельность по совершенствованию государственного аппарата и делопроизводства (1923 1932 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с;

Подольская И.А. История развития методических основ рационализации дело производства в СССР: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с;

Райхцаум А.Л. Совершенствование аппарата управления и дело производства в СССР органами вневедомственной рационализации (1924 1931): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с;

Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства. 1917- 1923 гг.: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975. -28 с;

Вялова Л.М. Организация делопроизводства центральных органов управления в законодательных актах Российской империи первой половины XIX в.: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987. - 23 с;

Лукашевич А.А.

Развитие губернской делопроизводственной документации 70-90-х гг.: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1995. - 24 с.

Герасимова И.В. Документационное обеспечение управления нау чно-исследовательской деятельностью высшей школы (1917 - конец 1980-х гг.):

Емельянов Н.Ю. Документирование организации научно-исследовательской де ятельности в отраслевых НИИ (1970-1980 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук.

05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1985. - 24 с;

Ефанова И.Б. Развитие документа ционного обеспечения разработки государственных стандартов (1940-1980 гг.):

Краса вин А.С. Документирование трудовой деятельности работников органов госу дарственного управления (история и современное состояние): Автореф. дис....

канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с;

Потапова Л.В. Организа ция работы с обращениями граждан в исполкоме Моссовета и их влияние на его деятельность (1960 - начало 1980-х гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук.

05.25.02 / МГИАИ. - М., 1989. - 28 с;

Чуковенков А.С. Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 24 с. и др.

ний (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., ПшенкоА.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.)1. Достаточно глубоко проработаны вопросы унификации и стандартизации документов (Василь ев М.А., Кокорев В.И., Санкина Л.В., Сокова А.Н., Янковая В.Ф.)2.

В некоторых диссертациях (Малитиков А.С., Предейн Е.В., Щенс нович Г.Г.)3 рассмотрены общие и специальные проблемы функ ционирования служб документационного обеспечения управления.

Изучение диссертационных исследований показывает, что про блемы управления документацией не нашли в них глубокого от ражения, они требуют современного комплексного подхода и рас смотрения. Об этом свидетельствует и анализ литературы по смежным с документоведением научным направлениям.

Архипова Н.И. Документационное обеспечение управления вычислительными центрами (история, современное состояние и перспективы развития). Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 25 с;

Можаева Н.Г. Дея тельность исполнительного комитета Совета рабочих, крестьянских и красноар мейских документов по совершенствованию управленческого аппарата и доку ментационного обеспечения в местных Советах Московской губернии (области) (1921-1930 гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985.

Морозов Е.А. Совершенствование организации и документирования коллегиальной деятельности Госплана РСФСР в 1925-1980 годах: Автореф.

дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1982. - 23 с;

Пшенко А.В. До кументирование деятельности архивной службы на современном этапе: Авто реф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1983. - 24 с;

Сирот кин А.Н. Документационное обеспечение государственного фонда алгоритмов и программ (исследование и разработка в 1966-1987 гг.). Автореф. дис.... канд.

ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 25 с;

Степанов Е.А. Совершенство вание документационных процессов в системе управления высшим и средним специальным образованием СССР (история и современное состояние): Авто реф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с. и др.

Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, при меняемых в делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 42 с;

Кокорев В.И. Разработка и исследование системы моделей для унифика ции и стандартизации управленческих документов: Автореф. дис.... д-ра техн.

наук. 05.25.02, 08.00.20 / МГИАИ. - М., 1980. - 34 с;

Санкина А.В. Совершен ствование форм управленческих документов на основе стандартизации и уни фикации (1917-1980): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1983. - 24 с;

Сокова А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР (1917-1970): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1971. - 16 с;

Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 23 с. и др.

Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследований в СССР (1956-1970 годы): Автореф. дис.... канд. ист. наук 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1971. - 22 с;

Предейн Е.В. Контроль исполнения доку ментов в аппарате управления. История и современное состояние: Автореф. дис... канд. ист. наук. 05.25.02/ ВНИИДАД. - М., 1981. - 22 с;

Щенснович ГГ. Раз работка основных принципов организации системы документирования в услови ях АСУ: Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 29 с.

В последние годы наблюдается тенденция к постепенному вос становлению нарушенного баланса и усилению теоретических ис следований в области документационного обеспечения управле ния. Многие публикации журналов «Отечественные архивы», «Вест ник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», сбор ников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологическим проблемам, истории делопроизводства, правовому обеспечению документи рования деятельности управленческого аппарата, влиянию новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблемам электронных документов 1.

Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты проблемы управления документацией и могут рассматриваться как добротный исследовательский материал для последующей аналитико-синтетической переработки.

Проблему управления документацией невозможно рассматри вать без анализа архивоведческой литературы. Учеными - архи воведами проделана серьезная исследовательская работа, важ ная для понимания гносеологии документа, формирования и раз вития систем документации, терминосистемы документоведения (А.В. Елпатьевский, В.П. Козлов, А.Д. Степанский). Специалисты См., например: Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1. - С. 9-18;

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современ ные концепции электронных архивов // Там же. - С. 18-27;

Они же. Электрон ные архивы и электронный документооборот // Там же. - 1999. - № 2. - С. 17-26;

Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управле ния (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде ления) // Делопроизводство. - 1999. - № 1. - С. 41-46.;

Костомаров М.Н.

«Многоликий Янус» - документ в системе информационного менеджмента // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 22-31.;

Матвеенко В.А. Правовые и организационные проблемы документационного обеспечения управления // До кументация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Докл. и сообщения на шестой Междунар. науч.-практ. конф.

От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы пе рехода // Там же. - С. 69-72;

Кулешов С.Г. О понятии «электронный документ» / Там же. - С. 54-57;

Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 5-8;

Санкина Л.В. Организация служ бы ДОУ. Проблемы нормативной документации / Документ в административных структурах: Тезисы докл. и выступл. на междунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 62-65 и др.

Козлов В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Отеч. архивы. - 2001. - № 1. - С. 10-29;

Степанский АД. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // в области архивоведения много сделали для понимания инфор мационных свойств документа, указав на связь документных мас сивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по ар хивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказа но сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов1.

Представляют интерес архивоведческие работы, в которых пока заны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов2, работы, освещающие зарубежный опыт (Е.В. Старостин, Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. - М., 1965;

Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области ор ганизации документной информации с точки зрения документных систем // Тези сы сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к ис следованиям в области документной информации». - М., 1972;

Сокова А Н. До кументоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М., 1985. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 039-86;

Автократов В.Н. Неко торые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. М., 1976. - Т. 6. - Ч. 1;

Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М., 1984 и др.;

Ме душевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы.

1979. - № 2. - С. 5;

Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия «документная информация» в свете ленинской теории отражения // Тезисы со общений к теоретическому семинару «Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения» (январь 1974) / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 27;

Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине «документ» // Совет ские архивы. - 1987. - № 1. - С. 54 и др.

Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М., 1973. - С. 24-29;

Автократов В.Н. К проблеме вовлечения информационных категорий в архивоведение // Труды ВНИИДАД - М., 1973. - Т. 3. - С. 251-263;

Некоторые аспекты объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. - Т. VI. - Ч. 1. - М., 1976;

Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноо сферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12;

Его же. Пространственная одиссея документов как глобальное явление // Отеч. архивы. - 1992. - № 6. - С.24-29 и др.

Елпатьевский А.В. К истории документирования актов гражданского состояния в России и СССР (с XVIII в. по настоящее время) // Актовое источниковедение. - М., 1979. - С. 67;

Белова ЕВ., Елпатьевский А.В., Колосова Э.В. «Перечень до кументов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» // Советские архивы. - 1973. - № 2. - С. 20;

Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. - 1964. - № 2. - С. 68;

Соро кин В.В. Архивы учреждений СССР (1917-1937) / МГИАИ. - М., 1982;

Кня зев ГА. Теория и практика архивного дела (Опыт систематического руково дства). - Л., 1935;

Малитиков А.С. Некоторые вопросы организации и содержа ния научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД. - Т. 2 / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 6;

Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы;

основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1, - С. 10;

Елпатьевский А.В. Из истории форми рования основных нормативно-методических документов отечественного архив И.В. Карапетянц)1. Архивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе истори ческого развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации 2.

В первую очередь это исследования, в которых отражены пробле мы, связанные с пониманием сущностных характеристик информа ции как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афа насьева и других, написанные в разные годы, позволили сформи ровать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея работы о неразрывной связи информации и документации и возможности применения методологии управления информацией к управлению документацией 3. В работах К.Б. Гельмана-Виноградо ва, Г.Г. Артамонова, Г. Вольфрама, А.Д. Урсула и других ученых глубоко разработаны принципиально важные проблемы формиро вания и эксплуатации информационных ресурсов как в глобаль ном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Оконча тельного решения проблема информационных ресурсов еще не по лучила, тем не менее, в указанных работах сформулированы поня тийные категории, основные методологические и концептуальные положения, которые важны для данного исследования 4.

ного дела // Отеч. архивы. - 1998. - № 4, - С. 16-24;

Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет // Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 9-18 и др.

Старостин Е.В. Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и мето дологии: Автореф. дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / РГГУ. - М., 1995;

Карапе тянц И.В. Экономические архивы в Западной Европе и США (1905-1995 гг.): Ав тореф. дис.... д-ра ист. наук. 05.25.02 / РГГУ. - М., 1998.

См.: Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной ли тературе // Архивоведение и источниковедение современной истории. Пробле мы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Все российской конф. 12-13 марта 1996 г. / ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 16-22.

См. Гиляревский Р.С, Залаев Г.З., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информатика: наука, технология, деятельность / ВИНИТИ. - М., 1998. - С. 15 16;

Философский энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1983.- С. 217-218;

Урсул А.Д. Путь в ноосферу. - М.: Луч, 1993. - С. 81;

Чер няк Ю.И. Информация и управление. - М., 1974. - С. 58;

Жуков Н.И. Философ ские основы кибернетики. - М., 1976. - С. 124-137;

Афанасьев В.Г. Социаль ная информация и управление обществом. - М., 1975. - С. 37 и др.

Урсул А.Д. Проблема информации в современной науке. Философские очерки.

М., 1975. - С. 194;

Михайлов А И. Проблемы информационного обеспечения В работах специалистов-информатиков документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные 1, они име ют существенный недостаток - отсутствие проработки вопросов документации и документационного обеспечения в условиях раз вития новейших информационных технологий. Эта проблема ни как не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информа ции», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» и есть документы на различных, преимущест венно бумажных, носителях.

Слабо разработаны в литературе и вопросы электронных до кументов. Наблюдаются серьезные терминологические расхожде ния, непонимание природы электронных документов, их взаимо связи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными до кументами. Тем не менее, анализ данной группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание во проса и использовать эти работы для решения научной проблемы управления документацией 2.

процессов управления // Вторая Всесоюзная научно-техническая конференция «Проблемы научной организации управления социалистической промышленно стью». - Сб. № 1. - Ч. II. - М., 1972. - С. 102-103;

Гельман-Виноградов К.Б.

Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международ ный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12;

Артамонов Г.Г. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. - 1998. - № 6. - С. 31.

Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1. Орг. и методика информ. работы. - 1998. - № 4. - С. 31.

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements.

Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - С 35;

Артамонов Г.Т. Информатика:

теория и практика (заготовка к книге) // НТИ. - Сер. 1. - 1998. - № 1. - С. 32;

Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995 и др.

См.: Клименко СВ., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные докумен ты в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга. М.: Анкей - ЭК Трендз, 1999;

Информационные технологии для гуманитариев / МГУ. - М.;

Са ранск, 1998. - С. 67-102 и др.

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых дан ных в 1960-1980 годы //Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 41;

Копылов В.А. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы / ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4;

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот // Отеч. архи вы. - 1999. - № 2. - С. 19-20;

См.: Курило А.П. О правовом режиме электрон ного документа в системе межбанковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 76;

Семилетов СИ. Информация как особый объект права // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 58;

Емельянов Г.В., Павлов О.В. О проблеме правового регулирования использова ния электронной цифровой подписи в информационных системах // Проблемы законодательства в сфере информатизации: Тез. докл. седьмой Всероссийской конф. - М.: ГУП «ВИМИ», 1999. - С. 6 и др.

Принципиально важное значение имело изучение работ по информационному менеджменту - новой научной дисциплине, сформировавшейся в развитых странах вместе с информацион ным обществом. В отечественной литературе информационный менеджмент отражен весьма слабо. Лишь в работе А.В. Кострова, подготовленной в виде учебного пособия, сделана попытка сис темно изложить суть информационного менеджмента, к сожале нию, без привязки к российским условиям 1. В нашей работе было впервые начато исследование информационного менеджмента с позиций документоведения и сделаны выводы, позволяющие оце нить информационный менеджмент как перспективное направле ние развития управления документацией с использованием новых информационных технологий 2. В ряде других работ проблемы ин формационного менеджмента рассматриваются опосредованно, в рамках решения других задач. Лишь в недавно изданной работе «Информационное обеспечение государственного управления»

под редакцией академика РАН Ю.В. Гуляева впервые за послед нее десятилетие комплексно рассмотрены проблемы, концепту альные положения и практический опыт создания и функциониро вания системы информационного обеспечения высших органов государственной власти Российской Федерации 3.

Учитывая недостаточный уровень освещения проблемы ин формационного менеджмента в отечественной литературе, автор попытался восполнить этот пробел зарубежными исследованиями по информационному менеджменту. Работы Р. Кулена, Й. Херге та, Г. Верзига, В. Вольфрама, Т. Зеегера, Э. Фогель и других уче ных раскрывают суть информационного менеджмента как научной дисциплины и области практического управления 4. Вместе с тем, Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Влади мирск. гос. техн. ун-т. - Владимир, 1996. - 132 с;

см. также: Перель И.С, Сла вин В.Н. Информационная деятельность за рубежом и проблемы информацион ного менеджмента / НПО «Поиск». - М., 1992. - 65 с;

Костомаров М.Н. Управ ление информационными системами за рубежом / РГГУ. - М., 1996. - 88 с.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии.

М.: Научная книга, 1998. - 137с.

Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обес печение государственного управления. М.: Славянский диалог, 2000. -425 с.

Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Management Quarterly. - 1993, July. Vol. 27, № 3, - P. 12-16, 30-31;

Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studi enangeboten. - Informationsspezialisten fur Europa. Proceedings. Konstanz, 1990;

Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen / Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt am Main. - S. 183-187;

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 c;

Schwetz R. Buro im Wandel // R.v.

Decker"s Verlag, G.Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.;

Seeger T. Aspekte der Pro fessionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, необходимо подчеркнуть, что практически ни в одной из этих ра бот не сделано даже попытки применить положения информаци онного менеджмента к управлению документацией.

Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без исследования его правового обеспечения. Оче видно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием дальнейшего укрепления государства и эффективности государственного управления. Область информа ции и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась да же новая отрасль - информационное право. В работе В.А. Копы лова систематизированы все действующие правовые акты, каса ющиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов1. Автор привлекает внимание к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недо статочно отражена в действующем законодательстве и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов, их юридической силы.

Глубокие исследования правовых аспектов документированной информации в условиях внедрения новых информационных тех нологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим ресурсом управления пред принимает И.Л. Бачило. Ее работы служат наглядным примером адекватной реакции ученого на вызовы времени и представляют большую ценность для настоящего исследования 2.

Synnott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981;

Vogel E. Informationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, S. 897-927;

Wersig G. Organisations - Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden Baden, 1989, 390 c.;

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmana gements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

Копылов В.А. Информационное право. - М.: Юрист. 1997;

Он же. Информация как объект правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. - М., 1996. - № 8. - С. 2;

Он же. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы // ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4.;

Он же. О собственности на документированную информацию // Документация в ин формационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив.

Указ. соч. - С. 18-23.

Комментарий к Федеральному закону об информации, информатизации и защи те информации» / Под ред. И.Л. Бачило, А.В. Волокитина и др. / ИГП РАН. - М., 1996;

Бачило И.Л. О праве собственности на информационные ресурсы // Ин формационные ресурсы России. - М., 1997. - № 4;

Она же. Информационные ресурсы как объект права и объект отношений, регулируемых ГК РФ // Там же.

1999. - № 1;

Она же. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное дело производство и электронный архив. Указ. соч. - С. 8-17;

Она же. Правовые во просы документирования в условиях информатизации // Проблемы законода Управление документацией как функция менеджмента осуще ствляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление до кументацией тесно связано с проблемами менеджмента, органи зационными структурами, вопросами их проектирования, внедре ния и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процессов.

Современные исследования по менеджменту организаций пока зывают огромное значение рациональной обработки информации для достижения стратегических и оперативных целей. Глобализа ция мировых экономических, социальных и информационных про цессов прямо влияет на качество управления. Методы решения за дач управления в организациях на фоне современных геополитиче ских реалий и с учетом развития информационного общества отра жены в ряде крупных монографических исследований и статьях, со временных учебниках отечественных и западных специалистов 1.

Эволюция документа, систем делопроизводства и документа ционного обеспечения управления происходит в конкретных исто рических условиях и обусловливается ими. Работы исследовате лей отечественной истории, в особенности историков государст венных учреждений, высвечивают тесную связь реформ управле ния с реформами делопроизводства и их адекватность социаль но-экономическим и политическим условиям того или иного пери ода российской истории. Труды Н.П. Ерошкина и Т.П. Коржихиной, а также Т.Г. Архиповой, А.С. Сенина, Т.М. Смирновой, С.П. Стре копытова и других ученых и специалистов 2 по истории государст тельства в среде информатизации: Тезисы докладов седьмой Всероссийской конф. / ГУП «ВИМИ». - М., 1999 и др.

Управление организацией: Учебник/ Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой.

Н.А. Саломатина. - М.: Инфра, 1998. - 669 с;

Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шу бин А.Н., Вус М.А. Введение в информационное управление. - Спб., 1999;

Мар ка Д., Макгоун К. Методология структурного анализа и проектирования / Пер. с англ. - М.: МетаТехнология, 1993. - 240 с;

Кауфман Х.Р. Тактика успеха в бизнесе и науке. - М.: Интеллект, 1993. - 157 с;

Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. Зарубежный опыт. - Спб.: Два.Три, 1993. - 443 с;

Герчикова И.А.

Менеджмент: Учебник / ЮНИТИ. - М.: Банки и биржи, 1994. - 685 с;

Вихан ский О.С. Стратегическое управление: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 1995;

Мир управления проектами / Под ред. X. Решке, X. Шелле. - М.: Алане, 1994. - 304 с;

Мескон М.З., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992;

Хойер В. Как делать бизнес в Европе. - М.: Прогресс, 1992;

Мерсер Д.

ИБМ: управление в самой преуспевающей корпорации мира / Пер. с англ. - М.:

Прогресс, 1991. - 455 с;

Котлер Ф. Основы маркетинга / Пер. с англ. - М.: Про гресс, 1990. - 736 с. и др.

См.: Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной Рос сии. - М.: Третий Рим, 1997. - 357 с;

Коржихина Т.П. История государствен ных учреждений СССР: Учеб. пособие. - М.: Высшая школа, 1986. - 399 с;

Шмидт СО. У истоков российского абсолютизма. - М.: Прогресс, 1996;

Архипо ва ТТ., Румянцева М.Ф., Сенин А.С. История государственной службы в России венных учреждений наглядно демонстрируют построение системы управления в конкретную историческую эпоху и, тем самым, дают возможность исследовать организацию делопроизводства в аппа рате управления.

Источниковедение, как научная дисциплина, достаточно близко стоит к документоведению в части решения задач системного изу чения документального массива в историческом развитии. В этой связи, работы Бородкина Л.И., Воронковой СВ., Голикова А.Г., Ка штанова СМ., Козлова В.П., Медушевской О.М., Муравьева В.А., Соколова А.К., Славко Т.И., Шмидта СО. и других позволили ис пользовать накопленный источниковедением опыт для анализа эволюции документов и систем документации 1, в том числе с ис пользованием современных компьютерных методов.

Итак, несмотря на значительный объем исследований, выпол ненный по смежным направлениям поставленной проблемы, при ходится констатировать весьма слабую разработанность собст венно проблемы управления документацией.

Так, не разработаны вопросы о взаимосвязи реформ государ ственного управления и делопроизводства, о роли государствен ного регулирования документальной среды, требуют углубленного системного исследования терминологические проблемы докумен та, его эволюции. Несомненный интерес в историческом плане представляет постсоветский период развития делопроизводства и документационного обеспечения управления, связанный с реше нием задач вхождения России в мировое информационное про странство.

Стрекопытов СП. Государственное ру ководство наукой в СССР (1936-1958 гг.) Учеб. пособие. - М., РГГУ, 1991 - 92 с.

См.: Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и разли чия как проблема междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и ис точниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на совре менном этапе: Докл. и тез. выступлений на второй Всероссийской конференции 12-13 марта 1996 г. / Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 11-15;

Воронкова СВ. Уровень источниковедческой разработки до кументов новейшего времени и их публикации на современном этапе // Там же.

Соколов А.К. Социальная история, проблемы источниковедения и архивоведения // Там же. - С. 57-63;

Шмидт СО. Археография. Архивоведе ние. Источниковедение / РГГУ. ГАС России. ВНИИДАД. - М., 1997. - 363 с;

Каштанов СМ. Очерки русской дипломатики. - М.: Наука, 1970. - 503 с;

Каш танов СМ. Русская дипломатика: Учеб. пособие для вузов по спец. «История».

М.: Высш. шк., 1988. - 231 с;

Козлов В.П. Российское архивное дело / РОССПЭН. - М., 1999.

следование должно привести к построению концепции управления документацией и информацией, на базе соединения возможно стей техники с преимуществами бумажного делопроизводства. Та кую концепцию можно назвать информационным менеджментом.

Объектом исследования в данной работе является документи рованная информация в системах управления. Документирован ная информация в процессе управления выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов орга низаций. В связи с усложнением структуры и содержания инфор мационных ресурсов, взрывным ростом их объема, возникает важнейшая задача рационального управления ими, которая по своей значимости сопоставима с задачей модернизации произ водства промышленной продукции 1.

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение при обретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства оперативность фикса ции, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надеж ность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информа ции в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Открыв шийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации ин формации и доступа к ней, ставят перед документоведением, ар хивоведением, документалистикой, библиотековедением и други ми научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта ис следования документ, принципиально новые научные и приклад ные проблемы. Их решение требует осмысления богатого истори ческого опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.

Предметом исследования является управление документацией в организациях. Управление документацией, как предмет иссле дования, является новой научной категорией. Однако оно базиру ется на предшествующем опыте и теоретико-методологическом фундаменте отечественного документоведения, традиционно изу чающего документ, системы документации, процессы документи ИЛ. Бачило отмечает в этой связи, что «информационный ресурс как произво дительная сила подлежит осмыслению, оценке, структуризации и регулирова нию как объект правоотношений». - НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информ. ра боты. - 1998. - № 3. - С. 13.

рования управленческой деятельности и организацию работы с документами в управлении. Управление документацией рассмат ривается нами как более высокая стадия развития таких понятий как делопроизводство и документационное обеспечение управле ния.

Управление документацией, как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает об ласть административного управления созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использо ванием новых информационных технологий, обеспечивающих ка чественный менеджмент по отношению к документации как пол ноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводи лась роль технической функции управления, а документационно му обеспечению управления - вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента.

Управление документацией рассматривается нами не абст рактно, а в конкретных условиях функционирования организаций.

При этом под организацией понимается любая управленческая структура, соответствующая понятию организации, независимо от ее иерархического уровня, функциональной направленности и формы собственности.

Целью работы является исследование научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование кон цепции управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии и в методологическом аспекте.

Для достижения поставленной цели необходимо решить сле дующие основные задачи:

1) анализ роли информации в управлении и структуры совре менных информационных ресурсов в организациях;

2) изучение истории отечественного делопроизводства и эво люции документа как базы современного управления документа цией;

3) исследование специфики электронных документов;

4) разработка принципов создания общегосударственной сис темы управления документацией и вопросов ее законодательного обеспечения;

5) документоведческий анализ современных информационных технологий и автоматизированных систем документационного обеспечения управления;

6) исследование информационного менеджмента как методо логической основы для построения системы управления докумен тацией в организации.

Хронологические рамки исследования обусловлены специфи кой избранной темы. По некоторым направлениям они охватыва ют исторический период с момента возникновения Русского цен трализованного государства до настоящего времени, однако ос новная часть работы освещает проблемы управления документа цией последнего десятилетия.

Углубляясь в историю делопроизводства, мы преследовали цель проследить взаимозависимость реформ государственного управления и реформ делопроизводства, выявить преемствен ность и особенности систем делопроизводства в разные истори ческие эпохи, показать процесс трансформации делопроизводст ва в документационное обеспечение управления и создание предпосылок перехода к управлению документацией в современ ных условиях информатизации общества. Исследование докумен та как основного объекта управления документацией обусловлено процессом становления документоведения как научной дисципли ны, поэтому большее внимание мы уделили периоду, начиная с 1960-х годов, когда зарождается документоведение как научная дисциплина, и появляется значительный объем исследований по вопросам, связанным с. функционированием документа во всех сферах общественной жизни. Вопросы автоматизации делопро изводства рассмотрены нами в неразрывной связи с информати зацией общества, начало которой положено распространением электронно-вычислительной техники и разработкой автоматизи рованных систем управления на рубеже 60-70-х годов нашего столетия. Проблема информационного менеджмента как научной дисциплины появилась в западной практике в начале 1970-х го дов, именно эти годы мы взяли в качестве точки отсчета для рас смотрения этой проблемы.

Таким образом, междисциплинарный характер исследования потребовал исторических ретроспекций разной глубины, в зави симости от того, насколько это было необходимо для целей дан ной работы.

Работа включает в себя прежде всего проблемы современного российского государства. Однако по мере необходимости границы исследования расширялись привлечением необходимых мате риалов из истории бывшего СССР, Российской империи и мирово го опыта. Это дало возможность создать достаточную исследова тельскую базу и применить компаративный метод для поиска оп тимальных научных решений.

В качестве рабочей гипотезы мы выдвигаем положение о том, что в Российской Федерации созрели необходимые предпосылки для широкого внедрения управления документацией в организа циях на основе методологии информационного менеджмента, как соответствующего достигнутому уровню информатизации страны и научно-технического прогресса, социально-экономическим усло виям, как способа организации работы с документами в качестве полноценного информационного ресурса в целях достижения эффективности управления и экономической деятельности орга низаций.

Основой методологии исследования является реалистический и всесторонний подход к анализу развития управления докумен тацией, рассмотрение его комплексно и в динамике, с учетом всей совокупности фактов и отказом от идеологизированного догмати ческого взгляда на историю проблемы. Методология работы пред ставляет собой творческое соединение различных методов: обще научных, методов других наук и собственно документоведческих методов. Для решения поставленных задач использовались тради ционные исследовательские методы: исторический, системный, ме тод сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, ши роко используемые в документоведении методы классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

Следует признать, что сегодня методологические проблемы документоведения относятся к числу центральных и пока еще не решенных. Аналогичное положение наблюдается и в архивоведе нии, где учеными сделано гораздо больше в создании нового ме тодологического фундамента. При этом возникает вопрос о фило софии архивоведения как о средстве выработки нового общего подхода к пониманию роли документов и архивов в современном обществе. Не случайно В.П. Козлов в работе о соотношении про фессий историка и архивиста выдвигает задачу осмысления фи лософии архивного дела 1, а Т.И. Хорхордина призывает к разра ботке новой научной дисциплины «архивософии» 2, находящейся на стыке методологии и теории науковедения, философии (культу рологии) и информатики. Е.В. Старостин еще в 1991 г., ощущая по требность в изменении методологии архивного дела, предложил термин «архивология», который означает научную дисциплину, Козлов В.П. Историк и архивист: общее и особенное профессий // Международ ная научная конференция «Историки и архивисты: сотрудничество в сохранении и познании прошлого в интересах настоящего и будущего». 27-28 ноября 1997 г Москва: Материалы конференции - М., 1998. - С. 15-28.

См.: Хорхордина Т.И. От архивоведения к архивософии? // Труды Историко-ар хивного института. - Т. 33/РГГУ. - М., 1996.- С. 185.

изучающую весь комплекс проблем, связанных с процессом доку ментирования многообразной жизни человеческого общества \ Так же, как и в архивоведении, в документоведении философия выступает как всеобщая методология науки. Потребность в фило софском осмыслении проблем документоведения особенно ярко проявилась в середине 1980-х годов, с приходом в сферу управле ния новых информационных технологий, появлением «безбумаж ной» альтернативы информационного обеспечения управления, массовым применением компьютеров как орудий труда, что повлек ло за собой серьезные социальные последствия для управленче ского персонала. Впервые эту задачу поставила А.Н Сокова 2. Ее решение приобретает особенно важное значение в наши дни, ко гда общество находится в разных срезах переходных состояний (от плановой экономики к рыночной, от социалистической идеологии к идеологии демократии, от индустриального к информационному обществу). В этих условиях роль методологии трудно переоценить.

Междисциплинарные методы, как правило, не имеют фило софского происхождения. Они зарождались в недрах других наук (математике, теории информации, кибернетике, социологии и др.) и на их стыке. Эти методы носят общенаучный характер 3. К ним относятся методы исторического и логического исследования, си стемный метод, информационный, вероятностно-статистический, структурно-функциональный методы, метод классификации. При менение общенаучных методов в документоведении позволяет более широко использовать достижения других областей знания, расширяет исследовательские возможности и познавательный аппарат. Однако при их применении чрезвычайно важно, на наш взгляд, учитывать высказывание О.М. Медушевской о том, «что для результативного междисциплинарного диалога подчас не хва тает главного, а именно - четкого представления об общем объ екте, который разные подходы позволяют увидеть более объем ным, разносторонним и системным» 4.

Старостин Е.В. Архивология. Реализация исторического мышления // Проблемы отечественной истории периода феодализма: Тез. докл. / МГИАИ. - М., 1991. - С. 240. См. также: Отеч. архивы. - 1999. - № 3. - С. 123.

Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, ос новные задачи // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч.

трудов / ВНИИДАД. - М., 1986. - С. 24-25.

Урсул А.Д. Философия и интегративно-общенаучные процессы. М.: Наука, 1981. - С. 163-177.

Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и различия как проблема междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и источнико ведение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта 1996 г.

/ Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 12.

Источниковедение выступает как метод изучения прошлой реаль ности через посредство человеческого восприятия, зафиксиро ванного в источниках, в том числе в документах 1. Применение новых информационных технологий в работе историков привело к возникновению компьютерного источниковедения или историче ской информатики 2.

Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рас смотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объ екта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину.

Метод функционального анализа позволяет изучить роль и зна чение управленческих документов, образующихся в деятельности организаций и объединенных в соответствующих документных системах 3. Структурно-функциональный анализ делает возмож ным исследовать явления и процессы как системы, в которых ка ждый элемент структуры имеет определенное назначение (функ цию) в управленческой деятельности. Его применение можно про иллюстрировать одним из классических примеров В.Н. Автократо ва, который указывал на причинно-следственное отношение меж ду деятельностью фондообразователя и образованием органиче ски целостного фонда документов, представляющего «информа ционный слепок» деятельности фондообразователя 4.

Данилевский И.Н., Кабанов ВВ., Медушевская О.М., Румянцева М.Ф. Источни коведение: Теория. История. Метод. Источники российской истории: Учеб. посо бие / РГГУ. - М., 1998. - С. 23-24.

Соколов А.К. О современном состоянии и перспективах работы с архивом машино читаемых документов. - Круг идей: Новое в исторической информатике // Труды I Конференции Ассоциации «История и компьютер» / Мосгорархив. - М., 1994. - С. 71.

Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государ ственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД. - М., 1974. - Т. IV. - Ч. 1;

Авто кратов В.Н., Елпатьевский А.В. Проблемы комплектования государственных ар хивов современными документами (источниковедческий аспект) // Источникове дение отечественной истории: Сб. статей. - М.: Наука, 1976;

Рудельсон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов // Вопросы истории. - 1983. - № 2. - С. 56-69.

Автократов В.Н. Понятие происхождения в архивоведении // Археографический ежегодник за 1978 год. - М.: Наука, 1979. - С. 142.

Логическим развитием структурно-функционального метода в документоведении является метод моделирования, широко при меняемый в различных областях науки. Моделирование - это метод изучения объекта (оригинала) путем создания и исследова ния его копии (модели), замещающей оригинал, с определенных сторон, интересующих исследователя 1. Модель - это система со своей структурой и функцией, отражающая структуру и функции системы оригинала, она является промежуточным звеном между теорией и действительностью 2. Поэтому модель способна отра жать не только характеристики оригинала, но и его искомые пара метры. Метод моделирования нашел широкое распространение в документоведении и управлении документацией.

Этот метод тесно связан с информационным методом в доку ментоведении, т.е. с применением положений теории информа ции к документам и документопотокам. Академик Н.П. Ершов справедливо отмечал, что «информационная модель - это то со пряжение, через которое информатика вступает в отношения с частными науками, не сливаясь с ними и в то же время, не вбирая их» 3. Информационный подход к документам служит целям оцен ки качества содержащейся в них информации, изучения процес сов ее преобразования в документированную информацию в управ лении. Изучение документных систем как информационных позво ляет выявить особенности распределения информации по каналам связи в управлении, а также закономерности этого процесса 4.

Информационный метод подразумевает применение методики измерений параметров документальной информации. Основная проблема измерения документной информации связана с перево дом качественных характеристик в количественные 5. Положения Философский энциклопедический словарь. - 2-е изд. - М.: Советская энцикло педия, 1989.- С. 373.

Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения // Археографический ежегодник за 1969 г. - М.: Наука, 1971. - С. 27.

Ершов Н.П. Информатика: предмет и понятие // Кибернетика. Становление ин форматики. - М., 1986. - С. 30.

Автократов В.Н. Источниковедческий и информационный подходы в теории экспе ртизы документов (Вопросы анализа архивоведческих критериев ценности) // Ма териалы науч. конф. по проблемам комплектования документальными источника ми государственных архивов СССР. - М., 1976. - Ч. 1;

Рудельсон К.И., Шепуко ва Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государст венных архивов // Вопросы истории. - 1983. - № 2;

Елпатьевский А.В. Об испо льзовании понятий теории информации в современном архивоведении // Труды ВНИИДАД. - Т. 3. - М., 1973. - С. 264-271;

Шапиро В.Д. и др. Управление про ектами. Зарубежный опыт. - СПб.: Два..Три, 1993;

Марка Д., Макгоун К. Методо логия структурного анализа и проектирования / Метатехнология. - М., 1993 и др.

Илизаров Б.С. К вопросу о единстве источниковедческого и информационного подходов при определении ценности документов // Труды ВНИИДАД. - М., источникометрии в дальнейшем не нашли развития, хотя их при менение в рамках информационного метода могло бы позволить проводить качественный анализ письменного источникового фон да страны, а также разрабатывать методики прогнозирования до кументообразования и комплектования архивного фонда.

С учетом недостаточной разработанности темы, в работе был использован широкий круг источников, который можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительст венные акты по вопросам информатизации, архивного дела, упра вления документацией, делопроизводства и стандартизации;

нор мативные и методические материалы, государственные стандар ты;

словари, методическая литература, на учные отчеты, материалы исследований, хранящиеся в справочно информационном фонде ОЦНТИ ВНИИДАД, и архивные документы.

Кроме того, в процессе подготовки работы автором использо ван собственный опыт научных исследований и организационного проектирования по вопросам документоведения, документацион ного обеспечения управления (делопроизводства), результаты за рубежных стажировок.

Документоведение как научная дисциплина в целом опирается на все предшествующие исследования и практику работы в об ласти российского и советского делопроизводства, на зарубежный опыт. Важно обратить внимание на исторические корни пробле мы, без выявления которых невозможно правильное понимание современного состояния и актуальных задач документоведения.

В этой связи представляет интерес группа законодательных и нор мативно-правовых актов, исследование которых позволяет просле дить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.

В дореволюционной России последовательно действовал ряд правовых актов, которые закрепляли правила приказного и кол лежского делопроизводства 1. Среди них необходимо выделить Генеральный регламент 1720 г., который впервые в истории Рос сии поставил делопроизводство на твердую почву закона и опре делил его основополагающие принципы почти на два столетия.

1976. - Т. 6. - Ч. 1. - С. 257;

Он же. Проблемы измерения в источниковедении и архивоведении (Основная источникометрии и документометрии) // Методо логические вопросы документоведения, архивоведения, археографии: Сб. докл.

методологического семинара ВНИИДАД. - М., 1978. - Вып. 2. - С. 62-110;

Он же. Источникометрические проблемы архивоведения (Методы измерения объе мов письменной информации): Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1981.

Судебники XV-XVII вв. - М.;

Учреждения для управления губерний Всероссийской империи // ПСЗ В советское время также уделялось внимание вопросам доку ментирования и их законодательному оформлению. Первые дек реты советской власти по вопросам делопроизводства носили ха рактер разрозненных правовых актов по актуальным вопросам документирования управленческих действий. Их отражение можно найти в опубликованных сборниках нормативных актов 1.

Следующая группа правовых актов, которая использовалась в работе, связана с деятельностью НК РКИ СССР и его подведом ственных органов по совершенствованию делопроизводства в 1920-е и начале 30-х годов 2.

Особого внимания потребовали нормативные акты советского правительства, которые последовательно раскрывают переход де лопроизводства в ведение архивных органов, изменение их задач и функций в советский период истории, а также документы, связанные с разработкой Единой государственной системы делопроизводства3.

Основным правовым актом, определяющим современную го сударственную политику и права граждан России в сфере инфор мационно-документационного обмена, является Конституция Рос сийской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право сво бодно искать, получать, передавать, производить и распростра нять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).

ЛАРИН Михаил Васильевич

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ: ПРОБЛЕМЫ ИСТОРИИ И МЕТОДОЛОГИИ

Специальность: 05.25.02 - «Документалистика, документоведение, архивоведение»

диссертации на соискание ученой степени доктора исторических наук

МОСКВА 2000

Работа выполнена во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела

Актуальность темы. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы "и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные

факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен несколькими факторами:

во-первых, наличием социального заказа общества, связанным с необходимостью упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления, прежде всего, государственного;

во-вторых, потребностью архивной службы России в глубокой проработке взаимосвязанных проблем документоведения и архивоведения в новых условиях для трансформации их в прикладные научные разработки;

в-третьих, возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Степень разработанности и изученности темы. Следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Лишь в отдельных ра-

ботах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства1.

Изучение работ западных специалистов показывает, что большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций (Ф. Хортон, К. Леннон, А. Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Стефенс и др.). Следует подчеркнуть, что многие ученые и специалисты неоднократно отмечали важность взаимодействия управления документацией и управления информацией в организациях, оценивая документацию как неотъемлемую составную часть информационных ресурсов организации. Исходя из такой оценки, выдвигается требование более глубокого использования новых информационных технологий в работе с документацией и включения структур управления документацией в общую инфраструктуру организаций2. Отличительной чертой исследований западных специалистов является их ориентация на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомственным хранением документов3.

Очевидно, что в России существуют свои исторически сложившиеся

1 Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985.

2 Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: Wo ist der Sand im Oetriebe? // Deutschcr Dokumentartag 1994. Proceedings, DGD, 1994, c. 11-38; Макдональд Д. Управление документами в современном учреждении. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1220 «п»; Роберж М. В эпоху информации - глобальное системное и систематизированное управление административной информацией. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1144 «п» и др.

1 Хайвз Кр. Управление документацией, информацией и архивами на фирмах. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 889 «п»; Рикс А. Делопроизводство как архивная функция. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 946 «п» и др.

традиции в сфере работы с документами, и прямое заимствование западного опыта и западных подходов невозможно. Именно этим вызвана необходимость изучения проблем эволюции отечественной документации и развития делопроизводства, с целью анализа и оценки достигнутого уровня для решения вопроса о возможности и путях применения основных принципов и методов управления документацией в современной России.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления).

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода.

Вместе с тем в 70-80-е годы появились учебные пособия Т.В. Кузне-

1 Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959; Он же. Теория и практика архивного дела. Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1946; Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопр. архивоведения. - 1964. - № 2 и др.

цовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное обеспечение управления.

Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малити-ков, В.Д. Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые.

Значительным вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют значение для данного исследования. Следует выделить докторскую диссертацию А.Н. Соковой, где впервые после К.Г. Митяева делается удачная попытка сформулировать теорию документоведения в условиях внедрения в практику новых информационных технологий1.

Кандидатские диссертации, как правило, рассматривают отдельные аспекты теории и практики документоведения. К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода (работы Андреевой В.И., Багинского И.М., Банасюкеви-ча В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кремера Б.И., Кузьмичева А.Д., Подольской И.А., Райхцаума А.Л., Сельского Д.И., Тамм И.Е. и др.)2.

" Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.): Автореф. дис.... д-ра ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М, 1987. " Андреева В.И. Основные направления научной организации управленческого труда и делопроизводства государственного аппарата СССР (по материалам журнальной периодики 1920-х годов): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985; Багинский И.М. Деятельность В.В. Куйбышева по совершенствованию аппарата и делопроизводства Наркомата Рабоче-крестьянской инспекции СССР: Автореф. дис.

Менее исследован дореволюционный период (Вялова Л.М., Лукашевич А.А.)1.

Часть диссертационных работ посвящена исследованиям систем документации и документированию функций управления (работы Быковой Т.А., Герасимовой И.В., Ефановой И.Б., Красавина А.С., Потаповой Л.В., Чуко-венкова А.Ю.)2, другие диссертации охватывают вопросы документационно-го обеспечения отдельных объектов, однотипных учреждений (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., Пшенко А.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.)3. Достаточно глубоко проработаны вопросы унификации и стандартизации документов (Васильев М. А., Кокорев В.И., Санкина Л.В., Сокова А.Н., Янковая В.Ф.)4. В некоторых диссертациях (Малитиков А.С., Предейн Е.В.,

Канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М.. 1979; Райхцаум А.Л. Совершенствование аппарата управления и делопроизводства в СССР органами вневедомственной рационализации (1924-1931): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978; Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства. 1917-1923 гг.: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М.. 1975 и др. 1 Вялова Л.М. Организация делопроизводства центральных органов управления в законодательных актах Российской империи первой половины XIX в.: Автореф. дис. ... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987; Лукашевич А.А, Развитие губернской делопроизводственной документации 70-90-х гг.: Автореф. дис. ... канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1995.

" Быкова Т.А. Формирование системы документации по управлению социальным развитием трудовых коллективов. 1965-1985 гг. (на примере электротехнической промышленности): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988; Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978; Чуковенков А.Ю. Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления: Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987 и др.

Архипова Н.И. Документационное обеспечение управления вычислительными центрами (история, современное состояние и перспективы развития): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978; Пшенко А.В. Документирование деятельности архивной службы на современном этапе: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1983; Степанов Е.А. Совершенствование документаци-онных процессов в системе управления высшим и средним специальным образованием СССР (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979 и др.

4 Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975; Санкина Л.В. Совершенствование форм управленческих документов на основе стандартизации и унификации (1917-1980): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М.,

Щенснович Г.Г.) рассмотрены общие и специальные проблемы функционирования служб документационного обеспечения управления.

В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и прикладными разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников практического делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют накопленный научно-методический потенциал до-кументоведения.

Сейчас наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов. Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить добротным исследовательским материалом для последующей аналитико-синтетической переработки.

Проблему управления документацией невозможно изучать без анализа архивеведческой литературы. Учеными-архивоведами проделана серьезная

1983; Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Автореф. дис.... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987 и др. " Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследований в СССР (1956-1970 годы): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1971; Щенснович Г.Г. Разработка основных принципов организации системы документирования в условиях АСУ: Автореф. дис.... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. -М., 1975.

исследовательская работа, важная для понимания гносеологии документа, формирования и развития систем документации, терминосистемы докумен-товедения (А.В. Елпатьевский, В.П. Козлов, А.Д. Степанский, Е.В. Старостин и др.). Специалисты в области архивоведения много сделали для понимания информационных свойств документа, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по архивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказано сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов. Представляют интерес работы, в которых показаны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов1. Архивовед-ческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации.

Управление документацией как научная категория тесно связано с информацией и организацией информационных процессов в управлении, поэтому анализ литературы по вопросам теории информации, информационным системам, вопросам информатизации и компьютеризации работы с документами представляет существенную часть настоящего исследования. В первую очередь это исследования, в которых отражены проблемы, связанные с пониманием сущностных характеристик информации как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афанасьева и других, написанные в разные годы, позволили сформировать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея о неразрывной связи информации и документации и определены возможности применения информационной методологии к управлению документацией. В работах Г.Г. Артамонова, Г. Вольфрама,

" Ермакова И.Н. Становление и развитие советского государственного делопроизводства (1917-1959 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1994; Пшеничный А.П. Центральное архивное управление СССР и РСФСР (1929-1938 гг.): Автореф. дис.... канд.ист.наук, 05.25.02 / МГИАИ. - М, 1985 и др.

А.Д. Урсула и других ученых глубоко исследованы принципиально важные проблемы формирования и эксплуатации информационных ресурсов как в глобальном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Окончательного решения проблема информационных ресурсов еще не получила, тем не менее, в указанных работах сформулированы понятийные категории, основные методологические и концептуальные положения, важные для данного исследования.

В работах специалистов-информатиков документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные, в них отсутствует проработка вопросов документации и документационного обеспечения в условиях развития новых информационных технологий. Эта проблема никак не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информации», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» практически и есть документы на различных, преимущественно бумажных, носителях".

Слабо разработаны в литературе и вопросы электронных документов. Наблюдаются серьезные терминологические расхождения, отсутствие четких представлений о природе и свойствах электронных документов, их взаимосвязи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными документами. Тем не менее, анализ этой группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание вопроса и использовать данные работы для решения научной проблемы управления документацией2.

Принципиально важное значение для исследования темы имело изучение работ по информационному менеджменту - новой научной дисциплине, сформировавшейся в развитых странах вместе с информационным обществом. В отечественной литературе информационный менеджмент как сис-

1 Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин ЮЛ. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга. - М: Анкей - Эктрендз, 1999 и др.

2 Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот // Отечеств, архивы. - 1999. - № 2. - С. 19-20; Курило А.П. О правовом режиме электронного документа в системе межбанковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3 и др.

тема методов отражен весьма слабо. Лишь в работе А.В. Кострова, подготовленной в виде учебного пособия, сделана попытка системно изложить суть информационного менеджмента, к сожалению, без привязки к российским условиям". В нашей работе впервые было начато исследование информационного менеджмента с позиций документоведения и сделаны выводы, позволяющие оценить информационный менеджмент как перспективное направление развития управления документацией с использованием новых информационных технологий2. В ряде других работ проблемы информационного менеджмента рассматриваются опосредованно, в рамках решения других задач. Лишь в недавно изданной книге «Информационное обеспечение государственного управления» под редакцией академика РАН Ю.В. Гуляева впервые за последнее десятилетие комплексно изложены концептуальные положения и практический опыт создания и функционирования системы информационного обеспечения высших органов государственной власти Российской Федерации3.

Учитывая недостаточный уровень разработанности и освещения проблемы информационного менеджмента в отечественной литературе, автор попытался восполнить этот пробел зарубежными исследованиями, в основном, на немецком языке. Работы Р. Кулена, И. Хергета, Г. Верзига, В. Вольфрама, Т. Зеегера, Э. Фогель и других ученых раскрывают их понимание сути информационного менеджмента как научной дисциплины и области практического управления4. Вместе с тем необходимо подчеркнуть, что

1 Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Влади-мирск. гос. техн. ун-т. - Владимир, 1996; см. также: Перель И.С., Славин В.Н. Информационная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента / НПО «Поиск». - М, 1992; Костомаров М.Н. Управление информационными системами за рубежом / РГТУ. - М., 1996.

2 Ларин MB. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1998.

3 Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обеспечение государственного управления. - М.: Славянский диалог, 2000.

4 Herget I. Konzeptjon des Informationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Sludienangeboten // Informationsspezialisten fur Europa. Proceedings // Konstanz, 1990; Hofmeister H. W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen // Deutscher Dokumentartag 1994. -- Frankfurt am Main, 1994. - S. 183-187; Kuhlen R.

практически ни в одной из этих работ не сделано попытки применить положения информационного менеджмента к управлению документацией.

Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием эффективности государственного управления. Область информации и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль - информационное право. В работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты, касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов1. Автор привлекает внимание к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недостаточно отражена в действующем законодательстве, и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов.

Глубокие исследования правовых аспектов документированной информации в условиях внедрения новых информационных технологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим ресурсом управления предпринимает И.Л. Бачило. Ее работы служат наглядным примером адекватной реакции ученого на вызовы времени и представляют большую ценность для настоящего исследования2.

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995; SeegerT. Aspekte der Professionaiisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, 1990; Vogel E. Informationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, S. 897-927; WersigG. Organisations - Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989: Wolfram G Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1996 и др.

1 Копылов В.А. Информационное право. - М.: Юрист, 1997; Он же. Информация как объект правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. - М., - 1996. - № 8; Он же. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Организация и методика информационной работы / ВИНИТИ. - М., - 1998. - № 3.

~ Комментарий к Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» (под ред. И.Л. Бачило, А.В. Волокитина и др.). М.: ИГП РАН, 1996; Бачило И.Л. О праве собственности на информационные ресурсы // Информационные ресурсы России. - М., - 1997. - № 4; Она же. Информационные ресурсы как объект права и объект отношений, регулируемых ГК РФ // Там же. -J999. -№ 1; Она же.

Управление документацией как функция менеджмента осуществляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление документацией тесно связано с проблемами менеджмента, организационными структурами, вопросами проектирования информационных систем управления, их внедрения и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процедур и процессов.

Современные исследования по менеджменту организаций показывают огромное значение рациональной обработки информации для достижения стратегических и оперативных целей. Глобализация мировых экономических, социальных и информационных процессов прямо влияет на качество управления. Методы решения задач управления в организациях на фоне современных геополитических реалий и с учетом развития информационного общества отражены в ряде крупных монографических исследований и статьях, современных учебниках отечественных и западных специалистов".

Эволюция документа, систем делопроизводства и документационного обеспечения управления происходит в конкретных исторических условиях и обусловливается ими. Работы исследователей отечественной истории, в особенности историков государственных учреждений, высвечивают тесную связь реформ делопроизводства с реформами управления и их адекватность социально-экономическим и политическим условиям того или иного периода российской истории. Труды Н.П. Ерошкина и Т.П. Коржихиной, а также Т.Г. Архиповой, А.С. Сенина, Т.М. Смирновой, С.П. Стрекопытова, других ученых по истории государственных учреждений наглядно демонстрируют построение системы управления в конкретную историческую эпоху и тем

Правовые вопросы документирования в условиях информатизации // Проблемы законодательства в сфере информатизации: Тез. докл. седьмой Всерос. конф. - М.: ГУП «ВИМИ», 1999 и др.

" Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А Саломатина. - М.: Инфра, 1998; Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шубин А.Н., Bye M.A. Введение в информационное управление. - СПб., 1999; Марка Д., Макгоун К. Методология структурного анализа и проектирования / Пер. с англ. - М.: МетаТехнология, 1993; Мир управления проектами / Под ред. X.Решке, X.Шелле. - М.: Алане, 1994; Мескон М.З., Альберт М„ Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992 и др.

самым дают возможность исследовать организацию делопроизводства в аппарате управления.

Источниковедение как научная дисциплина достаточно близко стоит к документоведению в части решения задач системного изучения документального массива в историческом развитии. В этой связи, работы Бородки-наЛ.И., Воронковой С.В., Голикова А.Г., Каштанова С.М., Козлова В.П., Медушевской О.М., Муравьева В.А., Соколова А.К., Шмидта С.О. и других позволили использовать накопленный источниковедением опыт для анализа эволюции документов и систем документации.

Проведенный анализ показывает, что, несмотря на значительный объем исследований, выполненный по смежным направлениям поставленной проблемы, приходится констатировать весьма слабую разработанность собственно проблемы управления документацией. Так, недостаточно разработаны вопросы о взаимосвязи реформ государственного управления и делопроизводства, о роли государственного регулирования документальной среды; требуют более углубленного системного исследования терминологические проблемы документа, его эволюции под влиянием социальных и технических факторов. Несомненный интерес в историческом плане представляет постсоветский период развития делопроизводства и документационного обеспечения управления, связанный с изменениями управленческих структур и функций, решением задач вхождения России в мировое информационное пространство. До настоящего времени отсутствует всестороннее и комплексное исследование управления документацией с учетом анализа применяемых новых информационных технологий.

Объектом исследования в диссертации является документированная информация в системах управления. Документированная информация в процессе управления выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций. В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема, возникает важнейшая задача рационального управления ими.

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведением, архивоведением, документалистикой и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы. Их решение требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.

Предметом исследования является управление документацией в организациях. Управление документацией как предмет исследования является новой научной категорией. Однако оно базируется на предшествующем опыте и теоретико-методологическом фундаменте отечественного докумен-товедения, традиционно изучающего документ, системы документации, процессы документирования и организацию работы с документами в управлении. Управление документацией рассматривается нами как интегрирующая и более высокая стадия развития таких понятий как делопроизводство и документационное обеспечение управления.

«Управление документацией», как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает управление созданием, использованием и хранением документов организации в течение их

жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводилась роль технической функции управления, а документационному обеспечению управления - вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента.

Управление документацией рассматривается нами в конкретных условиях функционирования организаций. При этом под организацией понимается любая структура, соответствующая правовому понятию организации, независимо от ее иерархического уровня, функциональной направленности и формы собственности.

Целью диссертационного исследования являются решение научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии.

Основные задачи исследования:

анализ роли информации в управлении и структуры современных информационных ресурсов в организациях;

изучение истории отечественного делопроизводства и эволюции документа как базы современного управления документацией;

исследование специфики электронных документов;

разработка принципов создания общегосударственной системы управления документацией и вопросов ее правового обеспечения;

документоведческий анализ современных информационных технологий и автоматизированных систем документационного обеспечения управления;

исследование информационного менеджмента как методологической основы для построения системы управления документацией в организации.

Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой избранной темы. По некоторым направлениям они охватывают исторический период с момента возникновения Русского централизованного государства до настоящего времени, однако основная часть работы освещает проблемы управления документацией последнего десятилетия.

Вопросы автоматизации делопроизводства рассмотрены нами в неразрывной связи с информатизацией общества, начало которой положено распространением электронно-вычислительной техники и разработкой автоматизированных систем управления на рубеже 60-70-х годов XX столетия. Проблема информационного менеджмента появилась в западной практике в начале 1970-х годов, именно эти годы мы взяли в качестве точки отсчета для ее рассмотрения.

Таким образом, междисциплинарный характер исследования потребовал исторических ретроспекций разной глубины, в зависимости от того, насколько это было необходимо для целей данной работы.

В качестве рабочей гипотезы мы выдвигаем положение о том, что в -Российской Федерации созрели необходимые предпосылки для широкого

внедрения управления документацией в организациях на основе методологии информационного менеджмента, соответствующего достигнутому уровню информатизации страны и социально-экономическим условиям.

Основой методологии диссертационного исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу развития управления документацией, рассмотрение его комплексно и в динамике, с учетом всей совокупности фактов и отказом от идеологизированного взгляда на историю проблемы. Методология работы представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно доку-ментоведческих. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: исторический, системный, сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину.

Источннковая база диссертации. С учетом недостаточной разработанности темы, при работе над диссертацией был использован широкий круг источников, который можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительственные акты по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства и стандартизации; нормативные и методические материалы, государственные стандарты; терминологические словари, методическая литература; научные отчеты, материалы исследований, хранящиеся в справочно-информационном фонде ОЦНТИ ВНИИДАД; архивные документы.

Кроме того, в процессе подготовки работы автором использован собственный опыт научных исследований и организационного проектирования по вопросам документоведения, документационного обеспечения управления (делопроизводства), результаты зарубежных стажировок.

Представляет интерес группа законодательных и нормативно-правовых актов, исследование которых позволяет проследить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.

В дореволюционной России последовательно действовал ряд правовых актов, закреплявших правила приказного и коллежского делопроизводства. Среди них необходимо выделить Генеральный регламент 1720 г., который впервые в истории России поставил делопроизводство на твердую почву закона и определил его основополагающие принципы почти на два столетия1.

В советское время также уделялось внимание вопросам документирования и их законодательному оформлению. Первые декреты советской власти по вопросам делопроизводства носили характер разрозненных правовых актов по актуальным вопросам документирования управленческих действий. Они отражены в опубликованных сборниках нормативных актов2.

Следующая группа правовых актов, использованных в работе, связана с деятельностью НК РКИ СССР и его подведомственных органов по совершенствованию делопроизводства в 1920-е и начале 30-х годов3.

Особого внимания потребовали нормативные акты советского правительства, которые последовательно раскрывают переход делопроизводства в ведение архивных органов, изменение их задач и функций в советский период истории, а также документы, связанные с разработкой Единой государственной системы делопроизводства4.

Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-докумен-тационного обмена, является Конституция Российской Федерации, в которой

1 Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // ПСЗ Российской Империи. -Т. VI. - № 3534; Учреждения для управления губерний Всероссийской империи // ПСЗ Российской Империи. Собр. Первое. - Т. XX. - № 14392; Общее учреждение министерств 1811г.// ПСЗ Российской Империи. - Собр. Первое. - Т. XXXI. - № 24686. " Собрание узаконений и распоряжений Рабоче-крестьянского правительства РСФСР (1918-1923 гг.).

Научная организация труда, производства и управления: Сборник документов и материалов 1918-1930 гг. - М., 1969.

Основные декреты и постановления советского правительства по архивному делу 1918-1982 гг. - М.: Главархив СССР, 1985.

записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).

В Российской Федерации в развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»1. Он определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией.

Важное место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах2. Оно состоит из Основ законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов РФ и республик, а также краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако данные законодательные акты не содержат правовой регламентации вопросов делопроизводства.

В процессе работы использовано также зарубежное законодательство (Белоруссия, Киргизия, США, Узбекистан, ФРГ, Чехия и др.).

" СЗ РФ. -1995. -№ 8. -Ст. 609.

~ Ведомое™ Съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ. - 1993. - № 33.

Важными источниками исследования являются нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов. В этой группе источников необходимо отметить все редакции Единой государственной системы делопроизводства, унифицированные системы документации, правила работы государственных и ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, проспекты и описания разработанных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, государственные стандарты СССР и Российской Федерации, международные стандарты в области документации.

В процессе подготовки диссертационного исследования использовались многочисленные периодические издания: «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Служба кадров», другие журналы профильной и смежной тематик, материалы научных конференций, семинаров и симпозиумов. Привлекались также публикации зарубежных научных журналов, в основном, «Records management guar-terly» (США), «Nachrichten fur Dokumentation», «Der Archivar», «Cogito» (ФРГ").

В ходе работы были использованы архивные документы по тематике исследования. Особенно большое значение имеют архивные документы по истории складывания и развития советского делопроизводства. Среди них следует выделить документы НК РКИ и Института техники управления, специально занимавшихся вопросами совершенствования делопроизводства в 20-е годы1.

Основные положения и выводы диссертации непосредственно связаны с научно-исследовательскими работами данного профиля Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России, и нашли практическое применение при разработке целого ряда научно-исследовательских тем, выполненных под руководством автора, и в комплексе нормативно-методических разрабо-

1 ГАРФ. Ф. Р-374. Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции СССР; Ф. Р-4084. Государственный институт техники управления.

ток института.

Научная новизна и теоретическая значимость работы связаны с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях.

Данная работа представляет собой первое системное исследование, характеризующееся междисциплинарным подходом, с использованием методологии истории и информационного менеджмента, а также приемов и методов документоведения, архивоведения и информатики. Отличительной особенностью исследования является правовое обоснование предлагаемых решений. В диссертации последовательно проводится идея о том, что управление документацией в условиях современного менеджмента и развития новых информационных технологий должно стать новым этапом развития до-кументационного обеспечения управления, главной особенностью которого является признание информационного ресурса одним из важнейших ресурсов деятельности любой организации. В диссертации впервые в отечественном документоведении исследованы проблемы электронных документов и показано их место в системе управления документацией, предложены меры, направленные на расширение правового поля регулирования жизненного цикла документов в оперативном управлении за счет разработки закона о документации, концепция и основное содержание которого даны в диссертационной работе. Разработаны предложения о содержании и практическом механизме реализации государственной политики, направленные на ликвидацию кризисных явлений в сфере документирования и организации работы с документами в управлении.

В диссертации обосновано применение методологии информационного менеджмента как нового научного направления по отношению к управлению документацией.

Апробация работы. Главные положения диссертационной работы изложены в публикациях по теме исследования, апробированы автором в док-

ладах и сообщениях на целом ряде научных конференций. Среди них ежегодная Международная научно-практическая конференция «Документ в информационном обществе» (1993-1999 гг.), Всероссийская конференция «НТИ-95», Всероссийская конференция «Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе (1996, 1999 гг.), научно-практическая конференция «Документ. Архив. История. Современность» Уральского государственного университета (2000 г.), конференции Историко-архивного института РГГУ, методологический семинар ВНИИДАД, ежегодная научная конференция Международного института архивоведения (1994-2000 гг., Словения), научные конференции Немецкого общества документоведов (1994 и 1997 гг.), Международный коллоквиум по информации и документации (ФРГ, 1994 г.), Международный форум по электронным документам (Брюссель, 1997 г.), Всероссийская конференция «Правовые проблемы информационного общества» (1999 г.).

Практическая значимость работы. Большой аналитический материал, использованный в диссертации, полученные результаты исследования могут быть применены при создании обобщающих трудов и учебных пособий по вопросам современного документоведения, при выборе методологии разработки и проектирования автоматизированных систем управления документацией в организациях или реальных систем информационного менеджмента.

Материалы диссертации могут также использоваться при подготовке общих и специальных курсов, при определении тематики и методики студенческих курсовых и дипломных работ по документоведческим специальностям.

Положения диссертации использовались при создании проекта новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления, проекта Типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, при разработке методических рекомендаций, терминологических словарей, целого ряда научно-исследовательских работ

по плану НИР Федеральной архивной службы и подпрограммы «Развитие архивного дела в Российской Федерации в рамках Федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства», при выполнении проекта «Создание и развитие информационной системы по нормативно-методической и правовой информации для документоведения и архивного дела» Федеральной целевой научно-технической программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития науки и техники гражданского назначения» на 1996-2000 годы1.

Цель и задачи исследования обусловили выбор структуры диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, пяти глав и заключения, списка источников и литературы и приложений к диссертации.

В первой главе диссертации «Документированная информация как ресурс управления» исследуются роль информации в управлении, формирование информационной инфраструктуры организаций, вопросы создания информационных ресурсов.

Представители различных отраслей знания по-разному подходят к определению информации. Независимо от приверженности к той или другой точке зрения все больше ученых склоняются к признанию информации фундаментальной категорией науки в целом, общенаучной категорией2. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет информацию как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления. Понятие «информация» прочно вошло в документоведческую и архивоведческую литературу. Наиболее фундаментально это понятие исследовалось в работах В.Н. Автократова, Г.Г. Воробьева, Т.В. Кузнецовой, К.И. Рудельсон, А.Н. Соковой и других ученых.

С понятием «информация» тесно связано понятие «информационный процесс». Информационный процесс - сложное сочетание объекта, субъек-

1 Гос. контракт № 205-19100 - П, руководитель проекта MB. Ларин.

2 Урсул А.Д. Путь в ноосферу. - М: Луч, 1993. - С. 81.

та и информации1. Информационные процессы включают три основных этапа: производство (социализация знания), обращение (обработка, преобразование, хранение, поиск, распространение, передача, доведение до потребителя) и потребление (получение, восприятие, использование) информации.

Информационные системы в современной литературе характеризуются как интегрированные совокупности, искусственные единства методов и средств распространения, аналитической переработки, накопления, хранения, поиска и предоставления заинтересованным потребителям требуемой информации в заданной форме и объеме2. Эти системы предназначены для целенаправленной поддержки решения управленческих задач.

Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи между управляющей и управляемой подсистемами, между отдельными звеньями организаций. Информация, используемая для целей управления, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов.

Информация обладает некоторыми общими для всех ее видов свойствами3. Основным свойством информации следует считать ее неразрывную связь с определенной самоорганизующейся системой. Другими важными свойствами информации являются структурированность, смысл и ценность. Ценность информации выражается в таких понятиях, как содержательность, своевременность, полнота, достоверность, оперативность.

Информация на глобальном уровне выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникации между элементами общественной системы, сохраняя и передавая знания, формируя память человечества. Необходимо выделить исключительную роль, которую информация играет в организациях, поскольку с ее помощью происходит эффективное взаимодействие между уровнями иерархии управления, его субъектами и объектами.

1 Коваяьченко И.Д. Методы исторического исследования. - М., 1987. - С. 109.

2 Райков А.Н. Единство правового и информационного пространства / НТИ. - Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. - 1997. - № 7. - С. 4.

Куликовский Л.Ф., Мотов В.В. Теоретические основы информационных процессов. - М.: Высш. школа, 1987.-С. 12.

Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среду.

Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал.

Информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей организации.

Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информационных потребностей организации.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах.

банках данных, других информационных системах)1. Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации. Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов. Вместе с тем, по нашему мнению, в информационный ресурс должна включаться информация на носителях, не имеющая статуса официального документа.

Документированная информация наполняет основную часть докумен-топотоков и информационных ресурсов организаций. Как отмечает в этой связи немецкий ученый Т. Зеегер, «документы образуют «сырье» для извлечения документальных данных, которые в результате информационной деятельности поступают к пользователям»2.

Документированная информация является фундаментальной основой информационного ресурса любой организации. Именно эта информация в основном используется в управлении. Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное и практическое значение.

Во второй главе «Некоторые проблемы эволюции управленческого документа» рассматриваются развитие термина «документ», особенности управленческой документации и новый предмет для документоведения - электронный документ.

1 Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // СЗ РФ. - 1995. - № 8. - Ст. 609. " Grondlagen der praktischen Information und Dokumentation. Указ. соч. - Т. 1. - С. 4.

История документа и документации как совокупности документов, связанных между собой формально-логическими связями, является одной из интереснейших тем документоведения и до настоящего времени все еще недостаточно изучена. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать возникновение, изменение, сохранение и трансформацию форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых технологий на документ, а также устойчивость основных функций документа: запоминания (фиксации) информации и последующей передачи ее во времени и пространстве. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.

К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, архивоведения, библиотековедения нет единства в понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и гостированных определений. Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения и архивоведения, совершенствования методики работы с документами.

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований. Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии; архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:

1) документ - материальный объект;

2) документ - носитель информации;

3) документ - документированная информация.

Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования".

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем лонятия «документированная информация (документ)», по мнению В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений2.

В диссертации делается вывод о том, что основу понятия «документ» составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты. Возможность идентификации зафиксированной информации коренным образом отличает документ от других носителей информации. Особенно важным представляется введение в дефиницию термина понятия идентификации документа с точки зрения его применения в управленческой деятельности и архивном деле.

Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98 официальному толкованию: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»3.

1 Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» // СЗ РФ. - 1995. - № 1. - Ст. 1.

1 Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования // НТИ. - Сер. 1. Организация и методика информационной работы / ВИНИТИ. - М, 1996. -№ 8. - С. 2. 3 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. --М.: Изд-во стандартов, 1998.

Документы используются в различных социокультурных средах, одной из которых является управление или управленческая деятельность. Такие документы называют управленческими. Говоря языком документоведе-ния, управленческая документация - это система документации, обеспечивающая управленческие процессы в обществе. Потребности управления формируют соответствующие комплексы документов.

Управленческие документы отличаются стабильностью формальных признаков и взаимосвязанностью различных видов документов, которая определяется факторами: природой управления (иерархичность и соподчинен-ность учреждений и должностных лиц, разделение компетенции и обязанностей), цикличностью процесса управления (непрерывность, периодичность, повторяемость управленческих действий)".

Практическое назначение управленческого акта требует образования документа строго определенного вида и соответствующего содержания, что закрепляется унификацией и стандартизацией документов2.

Для понимания эволюции документа важно изучить вопрос о его функциях. Подразумевая под функцией документа его целевое назначение, обычно выделяют основные из них: информационную, социальную, коммуникативную, культурную и специальные: управленческую, правовую, учета, исторического источника3. Управленческий документ несомненно обладает функциями фиксации, сохранения и передачи информации, которые реализуют процессы управления. В сфере управления документ выступает как инструмент, средство или способ осуществления процессов управления4. Это главная функция управленческого документа, а все остальные его характеристики являются свойствами или факторами, позволяющими управленческому

1 Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (на материалах Министерства угольной промышленности СССР за 1971-1975 гг.): Авгореф. дис.... кандлст.наук: 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - С. 21.

2 Теория и практика архивного дела в СССР / МГИАИ. - М., 1980. - С. 68.

3 Организация работы с документами: Учебник. - М.: Инфра, 1998. - С. 66.

4 Банасюкевич В.Д. Функции управленческих документов // Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения: Тезисы сообщений к теоретическому семинару / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 69.

документу выполнить его основную функцию.

Не менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического развития. Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не устоялось. Из практики европейских архивистов следует, что они не выделяют в архивоведении особого понятия «электронный документ». Так, например, К. Ханниган прямо указывает, что при составлении соответствующего обзора, практически все опрошенные страны ЕС на вопрос об электронных документах ответили, что их законы об архивах действительны для всех видов архивных документов, независимо от носителей". В недавно опубликованной работе специалистов по корпоративным информационным системам также отмечается, что электронный документ - это «документ, носителем которого является электронная среда - магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т.д.»2.

На наш взгляд, в понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель,

1 См.: Hannigan К. Zusammenfassende Betrachtung der Verwaltung eiektronischen Archiv-

guts in den Mitgliegstaaten der EU: Beziehungen zwischen offentlichen Verwaltungen und

Archivdiensten - Vortrage und Ergebnisse des DLM - Forums. - Brussels, 1996. - S. 227-

" Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в

корпоративных сетях. - М., 1999. - С. 266.

идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа1. :

Представляется, что сегодня следует относиться к «электронным» документам так же, как и к другим технотронным документам, учитывая в действующих правилах и инструкциях специфику носителя информации. Такой подход облегчает последующие вопросы архивной обработки «электронных документов»: о форматах и стандартах записи, о программном и техническом обеспечении, о миграции информации и т.д.

Однако главной проблемой электронных документов является придание им юридической силы. До принятия Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» вопросы юридической силы документов на машинном носителе и машинограмме регулировались ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливал требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу этим документам, а также порядок внесения изменений в эти документы2. В настоящее время многие положения ГОСТа с точки зрения современного архивного дела требуют пересмотра".

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» при хранении, обработке и передаче документов с помощью информационных и телекоммуникационных систем достоверность информации может подтверждаться электронной цифровой подписью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии управленческого аппарата4.

" См.: Бачило И.Л. Правовые вопросы документирования в условиях информатизации / Указ. соч. - С. 13.

: ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» - М.: Изд-во стандартов, 1984.

3 См.: Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов. Аналитический обзор / ВНИИДАД. - М., 1999. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 10438.

4 Клименко СВ., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Указ. соч. - С. 46.

По нашему мнению, при решении проблемы электронного документа, прежде всего, следует опираться на базовое родовое понятие «документ». Меняется тип носителя информации, техника и технология идентификации подлинности информации. Электронный документ может иметь соответствующий правовой статус, как и документ на бумажном носителе, если будут достигнуты гарантии подлинности и неизменности содержания зафиксированной информации, если содержательная часть документа будет оформлена в соответствии с действующими законами, стандартами и правилами, включая все необходимые реквизиты документа.

Вместе с тем, появление электронного документа ставит перед доку-ментоведами и архивистами ряд проблем, требующих целого комплекса научных исследований, обучения, дополнения методических рекомендаций, правил и инструкций, ставит вопрос о переходе к ведению в организациях части малоценной для архивного хранения документации в электронном виде.

В третьей главе «От делопроизводства к управлению документацией» рассмотрены вопросы развития делопроизводственных систем, их правового и организационного обеспечения в историческом разрезе.

Этот аспект проблемы наиболее изучен отечественным документоведе-нием. Некоторые положения выделяются для реализации целей диссертации.

Отечественное делопроизводство, возникнув в период становления Русского централизованного государства, прошло долгий исторический путь. Оно развивалось вместе с государством, нужды которого обслуживало на протяжении почти шести веков и видоизменялось вместе с трансформацией российской государственности. Политические, социальные и экономические государственные реформы вызывали соответствующие изменения системы делопроизводства. В соответствии с ними, можно выделить три основных этапа развития делопроизводства: дореволюционный, советский и современный.

На первом этапе делопроизводство возникает как техническая функция управления и регулируется в основном традициями и опытом делопро-

изводственного персонала1. С принятием Генерального регламента делопроизводство становится на законодательную основу, приобретает единообразные формы и технологии работы. С развитием системы управления делопроизводство охватывает все большие сегменты управленческой деятельности и превращается в самостоятельную профессиональную сферу деятельности государственного аппарата. Высокая эффективность Генерального регламента позволила использовать его основные положения на протяжении почти двух столетий, в течение которых последующие реформы государственного управления вносили лишь частичные изменения в систему делопроизводства2.

Таким образом, на первом этапе своего развития делопроизводство прошло путь от простейших форм документирования управленческих действий до системы единообразного государственного делопроизводства, от обычаев и традиций к регулированию на основе законодательства. Зародившись как вспомогательно-техническая деятельность, делопроизводство постепенно заняло значительное место в работе управленческого аппарата и стало определять уровень и качество управления.

На начальной стадии развития советского делопроизводства была ликвидирована прежняя законодательная база, что привело к устранению единых требований к делопроизводству со стороны государства. Регулирование делопроизводства перешло на ведомственный уровень, а его совершенствование стало задачей НК РКИ СССР и сети подведомственных ему органов, в том числе Института техники управления3. В период 1920-х годов проявило себя рационализаторское начало, поддержанное органами РКИ, что привело к целому комплексу реформ делопроизводства, в основном на базе зарубежного опыта.

1 Илюшенко МП. История делопроизводства в дореволюционной России / РГТУ. - М., 1993. -С.22-23.

2 Медушевский А.Н. Утверждение абсолютизма в России. - М.: Текст, 1994, - с. 54.

3 Кузнецова Т.В. Деятельность ЦКК-НК РКИ по совершенствованию работы управленческого аппарата // Российская государственность: традиции, преемственность, перспективы / РГГУ. - М.. 1999. - С. 147-151.

Неподготовленность этих реформ вызвала ликвидацию научных организаций, занимавшихся ими в начале 1930-х годов. В результате богатейший теоретический и практический опыт реформирования делопроизводства остался невостребованным в течение почти сорокалетнего периода времени.

В 1930-е годы делопроизводство становится сферой деятельности органов управления архивным делом, которые, исходя из задач сохранения документов для архивов, осуществляли методическое руководство «постановкой документальной части делопроизводства». Архивные органы, оказавшись преемниками органов РКИ в деле совершенствования делопроизводства, изменили основное направление рационализации. Если НК РКИ рассматривал совершенствование делопроизводства как средство повышения эффективности управления, то архивные органы расценивали делопроизводство как средство, обеспечивающее комплектование архивов полноценными документальными комплексами.

Это методологическое противоречие в основном было преодолено в 1970-е годы разработкой Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), открытием факультета государственного делопроизводства в МГИАИ и созданием ВНИИДАД. С этого момента архивные и управленческие задачи оцениваются как равноправные и равнодействующие. ЕГСД учитывала достижения научно-технического прогресса и нашла повсеместное практическое применение". В условиях активного проникновения в сферу управления электронно-вычислительной техники и современных методов управления в 1970-е годы, происходит изменение роли делопроизводства, оно постепенно переходит на более высокую ступень своего развития - до-кументационное обеспечение управления.

Таким образом, к окончанию советского периода своего развития делопроизводство поднялось на более высокий уровень - документационного обеспечения управления, было урегулировано ЕГСД и ее модификациями, государственными стандартами и обеспечивалось организационно-методи-

1 Единая государственная система делопроизводства (Основные положения). -- М: Главархив СССР, 1974.

ческим руководством со стороны Главного архивного управления при С"М СССР и подведомственных ему органов, наделенных соответствующими полномочиями.

Современный этап развития делопроизводства тесно связан со становлением новой российской государственности, ориентированной на создание демократического правового государства. Постсоветская Россия не отменила прежние нормативные документы в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества. В правовом государстве закон регулирует все отношения, имеющие большое значение для субъектов и объектов права, В развитие конституционных норм российское законодательство закрепило основы государственной политики по отношению к информации и документации на основе Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» и Основ законодательства «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» как важной составной части информационного ресурса страны. Однако остались практически не урегулированными вопросы, связанные с функционированием документов в процессе выполнения ими задач документационного обеспечения управленческих процессов в организациях, иначе говоря, действующее законодательство не распространяется на сферу делопроизводства".

В связи с этим, в главе обосновывается необходимость разработки закона «О документации» (предлагается его концепция) и комплекса подзаконных актов. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы обмена информацией и документацией между организациями, но и в определенной степени определит направления и перспективы развития автоматизации управления документацией,

Урегулирование законодательством сферы работы с документами и выдвижение информации в число основных ресурсов управления и произ-

" Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / ВНИИДАД. - М, 2000. - С. 8.

водства, а также изменение методов управления в последнее время создает предпосылки для перехода в государственном масштабе от понимания работы с документацией как обеспечивающей функции к управлению документацией как основной функции менеджмента любой организации. Такой переход обусловлен не только наличием в России необходимых предпосылок, но и мировым опытом, что в условиях глобализации информационных процессов будет иметь для России позитивное значение.

В четвертой главе «Проблемы автоматизации управления документацией» рассматриваются вопросы автоматизации делопроизводства и документационного обеспечения управления.

Первая попытка такого исследования была предпринята нами в 1982 году, когда был обобщен накопленный опыт автоматизации документационного обеспечения управления". С тех пор комплексно этот вопрос в доку-ментоведческой литературе не рассматривался. Исследование закономерностей и путей эволюции организационно-технологических систем документационного обеспечения управления позволит эффективнее решать концептуальные задачи перспективных исследований и разработок в данной сфере.

Начальный этап автоматизации делопроизводства тесно связан с разработкой в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т.д.), а затем, по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса, стала распространяться на документационное обеспечение в целом.

Развитие автоматизированных систем явилось для отечественного до-кументоведения фактором, стимулирующим расширение документоведче-ских исследований и интеграцию со смежными областями знания: информатикой и документалистикой. Появление новых носителей информации, способов записи, чтения, хранения и поиска информации послужило толчком к

1 См.: Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления /МГИАИ. - М., 1982.

развитию новых направлений научной работы. Результаты научных исследований и накопленный практический опыт легли в основу идеи разработки типовой автоматизированной системы документационного обеспечения управления. В результате к концу 80-х годов был создан проект системы, рекомендованной к внедрению. Этот проект охватывал все организационно-технологические аспекты работы с документами на основе комплексного применения организационной и вычислительной техники".

За первые два десятилетия автоматизации ДОУ отечественное доку-ментоведение показало высокий уровень теоретической и методической подготовленности к решению сложнейших междисциплинарных задач, что позволило в короткий срок преодолеть путь от ручных методов работы с документами до построения проектов больших документальных систем. Однако их внедрение в практику сдерживалось недостатком компьютерной техники и новых информационных технологий, соответствующих мировому уровню.

В современных условиях тенденция автоматизации работы с документами продолжает укрепляться. Если в предыдущий период методологией автоматизации была централизованная разработка типовых решений в этой области, то в 90-е годы наблюдается создание рынка автоматизированных систем управления документацией, разнообразных как по идеологии, так и по набору используемых информационных технологий2.

Стандартные и хорошо зарекомендовавшие себя отдельные технологии в этих условиях служат основными звеньями автоматизированных систем управления документацией. Современные технологии управления документацией позволяют применить на практике систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и исполь-

1 Банасюкевич В Д., Зонов В.М. Типовая система докуменгационного обеспечения центрального аппарата министерств и ведомств // Советские архивы. - 1986. - № 4; Архив ВНИИДАД, - 1990. -Дело №06-09.--Л. 13-19.

" Черешкин Д.С., Смолян Г.С. О стратегии перехода России к информационному обществу // Проблемы информатизации. - 1999. -- № 3. - с. 4; Борзо Ж. Российский рынок ИТ в 1999 году //Computenvorld. - 1999. - № 7.- С. 1,7.

зования информации, содержащейся в документах на основе разнообразных технических средств, постоянно совершенствующихся в ходе научно-технического прогресса". При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.

Соединение отдельных информационных технологий в систему дает возможность построения автоматизированных систем управления документацией (АСУД) в организациях. В целом АСУД с точки зрения полноты охвата технологии обработки информации могут быть автономными, прикладными и комплексными. Тип АСУД определяется существом используемой идеологии (клиент-сервер, интранет, workflow, groupware и т.п.), а также ориентацией на существующие традиции делопроизводства или на применение принципиально новых решений.

Несмотря на обилие АСУД на информационном рынке, не решены вопросы их выбора, оценки и классификации. В главе дано обоснование деления АСУД на три класса в зависимости от их функциональных возможностей и сформулированы общие требования к ним.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационно-го обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходи-

1 Организация работы с документами. - М.: Инфра, 1998. - С. 335-336.

мую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, число пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Для выбора типа автоматизированной системы управления документацией необходима разработка соответствующей методики. В работе предложены методы выделения группы параметров АСУД и их количественной и качественной оценки. Применение этой методики должно быть дополнено системой государственной сертификации автоматизированных систем управления документацией.

В пятой главе «Методология информационного менеджмента в управлении документацией» отмечается, что появление информационного менеджмента как научной дисциплины является закономерностью, вызванной, по крайней мере, двумя важнейшими глобальными причинами:

становление информационного общества привело к необходимости практического управления учитывать его влияние на деятельность и развитие любой организации;

признание информации важнейшим ресурсом управления потребовало создания адекватной научной теории его эксплуатации.

Информационный менеджмент, появившись как часть теории менеджмента, быстро приобрел вполне самостоятельное значение и оформился как перспективное научное направление в эпоху информационного общества.

Анализ литературы свидетельствует о том, что пока еще не сложилась цельная и всеобъемлющая теория вопроса1. Концепция информационного менеджмента объединяет следующие подходы:

" Перель И.С., Славин В.Н. Информационная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента. - М, 1992. - С. 42-43; Яновский A.M. Информационный менеджмент в бизнесе // НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. - 1997. - № 2. - С. 7; Костомаров М.Н. Указ. соч. - С. 57 и др.

экономический, рассматривающий вопросы привлечения новой документированной информации исходя из соображений полезности и финансовых затрат;

аналитический, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;

организационный, рассматривающий информационные технологии в их влиянии на организационные аспекты;

системный, рассматривающий обработку информации на основе целостного, системно ориентированного, всеохватывающего процесса обработки информации в организации и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств и других затрат, методов работы.

В литературе по теории и практике информационного менеджмента выделены три предметных сферы его приложения. Первая касается информационного менеджмента с точки зрения сознательной и целенаправленной интеграции «информации» в современный трудовой процесс; в этом случае информация понимается как решающий ресурс предприятия, как фактор конкурентоспособности и основы рационализации способа действия.

Вторая предметная сфера распространяется на развитие специальных технологий обработки, переработки и накопления информации и знания (информационная методика)1.

Третья предметная сфера распространяется на использование информационных и коммуникационных технологий и их потенциал с учетом вышеназванных предметных сфер.

Что нового вносит понятие информационный менеджмент в управление документацией? С его появлением в переходный период от индустриального к информационному обществу возникают новые возможности кардинальной перестройки управления в организации на макроуровне.

1 См.: Seeger Th.: Grundbegriffe der Information und Dokumentation. - Buder M., Rehfeld W., Seeger Th., Strauch D.: Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Указ, соч. - Т. 1. - С. 1-8.

Изменения на макроуровне влекут за собой изменения на микроуровне, которые прослеживаются в процессе перехода от классического типа организации к информационно-ориентированной организации. П. Друкер несколько лет назад писал об этом: «Предприятие не такого уж отдаленного будущего не будет больше тем, что я называю организацией, базирующейся на информации. Предприятия и особенно большие - вряд ли имеют другой шанс, нежели стать информационно ориентированными»1.

Связь информационного менеджмента и управления документацией заключается в следующем. Одним из основных информационных источников в организации являются дела и документы, связанные с деятельностью организации. Система документационного обеспечения управления организацией подвергается огромному давлению со стороны новых информационных технологий. Давление выражается в необходимости пересмотра синтаксической, семантической и прагматической сущности документа и проведении структурно-функциональных преобразований самой системы документационного обеспечения управления организаций. Сложность усугубляется необходимостью эволюционного преобразования традиционной методики работы с документами в систему, ориентированную на новые информационные технологии.

Информационный менеджмент в организации выполняет стратегические, оперативные и административные задачи. К числу стратегических задач относятся: создание информационной инфраструктуры организации и управление информационными технологиями. Оперативные и административные задачи носят более узкий и подчиненный характер2.

Главной задачей информационного менеджмента является информационная поддержка основной деятельности организации. Задачу информационного менеджмента под этим углом зрения следует видеть в том, чтобы

" Drucker P.P. Das Zeitalter der Dirigenten. - Manager Magazin, 1988. H. 7. - S. 102. " cm. Grudowskj S. Begriffsverstandnis «Informationsmanagement» als Sichtwort Information und Dokumentation. Nachrichten fiir Dokumentation. - 1996. - № 6. - S. 351-360: Яновский A.M. Указ. соч. - С. 8.

интегрировать созданные сотрудниками индивидуальные информационные структуры системы (документы, дела, технологии) на основе объединяющей программы поиска и на базе предложений через Интернет и соответствующего маркетинга используемых информационных ресурсов.

Для информационного менеджмента проблема состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке «массового продукта» в информацию, релевантную действиям. Поэтому одних только внешних ресурсов недостаточно. Более важным является переход от внешнего знания к знаниям, релевантным внутренним решениям. Таким образом, должны развиваться информационные системы, с помощью которых удастся полученную информацию качественно подготовить, сохранить и создать для нее условия полноценной реализации.

Исходя из общего понятия менеджмента, можно отметить, что информационный менеджмент решает задачи планирования, руководства, контроля и организации документационного обеспечения управления организацией по определенным целевым критериям. Информационный менеджмент имеет, следовательно, задачу и целевую установку - поддерживать согласованные организационно-информационные действия членов организации".

Следующей задачей информационного менеджмента является выбор рациональных форм коммуникаций, техники и информационных технологий, а также характеристик информационных ресурсов, необходимых для достижения целей организации.

Примером реализации такого подхода является автоматизированная информационно-коммуникационная система (ИКС) Совета Федерации Федерального собрания РФ. Внедрение ИКС позволяет обеспечить эффективную деятельность депутатов, автоматизацию документооборота и связь с внешним миром через модемы и электронную почту2.

1 Zahn Е., Ruttler М. Ganzheitliches Informatiorismanagement - Informationsmanagement. - Stuttgart, 1990. -S. 9.

2 Никитов В., Орлов Е. Указ. соч. - С. 10.

Принципиальное отличие информационного менеджмента от управления документацией, документационного обеспечения управления и от автоматизированной системы делопроизводства в широком смысле этого слова заключается в том, что специалист организации, работник, руководитель являются не просто потребителями, которым поставляется информация, а непосредственными участниками информационного процесса, важнейшей составной частью структуры информационного менеджмента.

Практическая реализация коммуникационных процессов в аппарате управления осуществляется институтами (службой) информационного менеджмента в виде организации документооборота, бездокументных связей, циркуляции документных потоков в рамках системы управления внутрифирменной информацией, функционирования информационных систем и сетей1.

Традиционное делопроизводство, более прогрессивные системы документационного обеспечения, автоматизированные системы управления документацией и иные автоматизированные системы обработки информации, технические средства обработки информации объединяются в единую систему на общей методической базе под единым руководством. Другими словами, опыт управления документацией интегрируется с возможностями техники и технологий. В этом случае отдельная составная часть информационного менеджмента поддерживается соответствующей организационной структурой.

Анализ современной западной литературы показывает, что организационная структура информационного менеджмента в организациях приобретает в каждом отдельном случае свою специфическую форму. Вместе с тем, согласно сложившимся теоретическим представлениям, можно выделить три основных типа структуры информационного менеджмента: функционально-ориентированную, ориентированную на продукт и рыночно-ориентированную2.

Организационные структуры информационною менеджмента призваны объединить высшее руководство, специалистов, менеджеров, поставщи-

1 Костомаров М.Н. Коммуникации как среда реализации функций информационного менеджмента // Секретарское дело. - 1998. - № 4. - С. 58. " См.: Wolfram G. Указ. соч. - С. 262.

ков информации и собственно подразделение информационного менеджмента и создать тем самым предпосылки для управления документацией в масштабе организации на основе современных методологических подходов, организационных и технологических решений.

В заключении подведены основные итоги проведенного исследования.

Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям и приводят к сужению ресурсов пополнения Архивного фонда РФ. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, мы считаем, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях - управлению документацией на методологии информационного менеджмента. Концепция управления документацией в данной работе сложилась на основе следующих заключений.

1. Изучение информации как научной категории, познание законов и закономерностей информационных процессов методологически приближает к пониманию вопросов управления документацией. В процессе управления информация преобразуется из отдельных сведений и данных в знания, на основе которых принимается большинство управленческих решений. Это преобразование осуществляется в результате сложных информационных процессов, которые включают в себя производство, обращение и потребление информации.

Информационные процессы протекают в информационных системах - совокупности взаимосвязанных элементов, составляющих единое целое

(организацию). Информация, информационные процессы и информационные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организации, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе создаваемых информационных ресурсов. Согласно российскому законодательству, в информационные ресурсы включаются документированная информация и информационные технологии, т.е. предмет и средства информационной деятельности.

При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции. В результате документирования информация закрепляется (фиксируется) на носителе, приобретает юридическую силу, возможность идентификации, доказательства ее подлинности. Таким образом, основной формой организации информации в управлении является документ.

2, Документ в широком смысле является объектом исследования многих научных дисциплин. Однако сам термин до настоящего времени не получил общепризнанной междисциплинарной дефиниции. Очевидно, что документ обладает общими фундаментальными свойствами и может иметь специфические признаки и характеристики в зависимости от его назначения и сферы применения.

Существует три основных сущностных подхода к формулированию понятия документа: как материального объекта; как носителя информации; как документированной информации. В течение, длительного времени главенство в термине принадлежало носителю. Современное понимание документа выводит на передний план информационную составляющую документа и ее правовое обеспечение, позволяющее осуществить идентификацию документа в процессе его функционирования. Включение в понимание документа правовой составляющей позволяет реализовать концепцию управления документацией на всех стадиях ее жизненного цикла.

В диссертации определено, что главной функцией управленческого документа является обеспечение целенаправленной деятельности организаций. Наряду с этим управленческий документ сохраняет и общие функции, важные с точки зрения его бытования в обществе: информационную, коммуникационную, социальную, культурную, правовую и функцию исторического источника. На разных стадиях жизненного цикла документа происходит актуализация той или другой его функции. В процессах оперативного управления (активной стадии жизни документа) наибольшее значение имеют информационная, коммуникационная и правовая функции.

Итак, функционирование документа в организации предъявляет к нему особые требования: фиксация информации на материальном носителе и наличие идентификационных признаков информации. Тем самым управленческий документ с документоведческой точки зрения отличается от понятий документа в смежных дисциплинах, которые не предъявляют к нему таких строгих требований.

3. Для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных». Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

Как относительно новое явление электронный документ не получил пока устойчивой и принятой всеми дефиниции. Попытки отдельных специалистов представить электронные документы как нечто абсолютно новое и не подпадающее под сформировавшееся в документоведении понимание документа не представляются убедительными. Проведенный в диссертации ана-

лиз доказывает, что электронный документ методологически не выходит за рамки документоведческого понимания документа. Он имеет все признаки и существенные характеристики документа, обладает соответствующими функциями, поэтому может быть включен в процессы управления на тех же основаниях, что и другие технотронные документы.

Вместе с тем безусловно существует специфика электронных документов, особенно в части юридической силы, подлинности, способов хранения, применения открытых форматов и стандартов записи для обмена электронными документами. При этом важное значение приобретает юридическое обоснование удостоверения подлинности электронных документов при помощи электронной цифровой подписи или с помощью системы договоров между участниками электронного обмена информацией. Комплексное научное решение этих проблем, по нашему мнению, является одной из самых актуальных задач документоведения и архивоведения.

4. Управленческие документы выполняют свои задачи и функции в соответствии с определенными правилами, устанавливаемыми делопроизводством. Делопроизводство, возникнув вместе с государством и отражая основные тенденции и парадигмы его трансформаций, проходит ряд исторических этапов. В документоведении выделяются три основных этапа развития делопроизводства: дореволюционный, советский и современный. На каждом из этих этапов делопроизводство отличалось определенной спецификой и особенными характеристиками.

В дореволюционный период своего развития делопроизводство прошло долгий путь от зарождения простейших форм документирования управления в Русском централизованном государстве до детально регламентированного законами Российской империи делопроизводства в качестве составной части государственного управления.

Советское делопроизводство, обслуживая административно-командную систему, находилось под воздействием двух основных организационных факторов. Методическое руководство делопроизводством со стороны

органов Рабоче-крестьянской инспекции в 1920-е годы определило место делопроизводства как сферы деятельности, от которой зависело улучшение работы аппарата управления. Последующий переход делопроизводства в ведение архивных органов видоизменил его основную задачу: ею стало упорядочение документальной части делопроизводства в целях качественного формирования архивного фонда страны. Лишь на рубеже 60-70-х годов приходит понимание общности данных подходов, в результате чего становится возможным создание Единой государственной системы делопроизводства, которая была направлена на решение задач унифицированного обеспечения управления документированной информацией и сохранения документального фонда государства.

Дальнейшие исследования истории делопроизводства со всей очевидностью доказывают, что к 1980-м годам, в условиях начавшейся научно-технической революции, делопроизводство в его традиционном виде оказалось не в состоянии обеспечить современное управление необходимой информацией, сконцентрированной в документах. Стало очевидно, что сфера делопроизводства должна охватывать не отдельные системы, а всю управленческую документацию организаций, что в нее должны быть включены вопросы документирования и документообразования, что необходимо построение информационно-поисковых систем по документам организаций, с дальнейшим использованием их в архивах, что управленческие функции и документация, их обслуживающая, находятся во взаимной зависимости. Как практи-ческий итог такого понимания, делопроизводство почти повсеместно вытесняется новым понятием - «документациойное обеспечение управления».

5. На современном этапе развития российского государства проблемы документационного обеспечения управления занимают важное место в процессах становления новой системы общественных отношений на базе общих правовых норм и в условиях смены парадигмы управленческой деятельности. Отход от административно-командной системы и утверждение социально-экономических методов управления предъявляют новые требования к

сфере документационного обеспечения этой деятельности. Сохранение действия прежних нормативных документов, регулирующих делопроизводство, обеспечило преемственность форм и методов работы аппарата управления с документами в переходный период. Однако в настоящее время требуется создание принципиально новых методологических основ документирования деятельности организаций, прежде всего, полноценного правового обеспечения. Как показывают проведенное исследование и существующая практика, сфера документации в современных условиях страдает многими недостатками, которые выражаются в невысоком качестве работы с документами, несовершенстве действующей системы управления документацией, отставании документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, отсутствии единых требований к документообороту по «вертикали» и по «горизонтали» государственного управления.

Одновременно происходит системное усложнение документационного обеспечения управления ввиду ускоренного развития и активного проникновения в него новых информационных технологий, насыщения современной техникой, появления новых носителей информации и их стремительного обновления, совершенствуются автоматизированные системы управления документацией.

За более чем тридцатилетнюю историю автоматизация делопроизводства и документационного обеспечения управления прошла путь от локальных проектов до системных решений, охватывающих процессы управления документами и их комплексами в отдельных организациях, корпорациях и отраслях государственного управления. Сформировался рынок информационных технологий и информационных услуг, который позволяет выбрать при помощи разработанной в диссертации методики оптимальный вариант автоматизированной системы управления документацией.

В этих условиях созрели предпосылки для отхода от традиционного примата делопроизводства, от классического деления документации «по си-

стемам» и перехода к созданию высокоэффективных, использующих современные научно-технические достижения, систем управления полным комплексом информационно-документационных ресурсов на всех стадиях жизненного цикла документов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном управлении. Такая система называется управлением документацией, которое основывается на принципах экономичности, эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как ресурсу управления и позволяющее учесть интеграционные тенденции, доминирующие в общественном процессе.

6. Управление документацией нуждается в усилении правового обеспечения. Ввиду того, что произошло резкое возрастание правовой составляющей делопроизводства и документа в целом, необходима разработка Федерального закона «О документации», который должен нормативно закрепить границы прав и ответственности государства по отношению к управлению документацией в социальной и народно-хозяйственной сферах, очертить контуры государственной политики по отношению к документации, решить правовые вопросы организации документооборота между органами управления по вертикали исполнительной власти и по горизонтальным связям, ввести нормы, позволяющие унифицировать требования к программным, технологическим и техническим средствам, используемым в государственном управлении, урегулировать документирование отношений граждан и государства, определить ответственность организаций за документирование своей деятельности в установленном государством порядке.

Государственная политика в области управления документацией, по нашему мнению, должна быть направлена на сокращение объемов документооборота, унификацию систем документации, формулирование требований к документам управления, правилам документирования. Закон о документации

должен быть подкреплен комплексом подзаконных нормативных актов инструктивно-методического характера.

Вопросы управления документацией в стране целесообразно возложить на федеральный орган управления архивным делом. Архивные органы, как показывает мировой и отечественный опыт, в наибольшей степени подготовлены к выполнению подобной функциональной задачи и заинтересованы в ней. Современные задачи, функции и полномочия Росархива должны быть существенно расширены.

Поскольку управление документацией является межведомственной проблемой, представляется целесообразным создать при Росархиве Межведомственную комиссию как экспертно-консультативный орган для рассмотрения проблем управления документацией, координации научно-методической деятельности, выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию управления документацией в Российской Федерации.

7. Все более возрастающее значение в последнее время приобретают задачи упорядочения и регламентации ведения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и организациях, и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего речь идет о так называемом «электронном документообороте», неурегулированность которого соответствующими правовыми актами и технико-технологическими регламентами вызывает у специалистов-практиков, в том числе у архивистов, большую озабоченность и неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки. Не решены, в частности, вопросы юридического ат-рибутирования электронных документов.

8. Практическую работу по построению современных систем управления документацией в организациях предлагается проводить с использованием методологии информационного менеджмента. Информационный менеджмент в научном смысле включает в себя достижения нескольких смежных дисциплин, разноаспектно соприкасающихся с управлением информа-

цией в современных организациях. Использование информационного менеджмента позволяет на практике перейти к информационно-ориентированному типу организации, характерному для информационного общества. Информационный менеджмент как новая методология построения системы управления документацией в качестве системообразующего звена новой парадигмы имеет фундаментальное значение для организаций и в качестве ме-таконцепции обладает значительным интегрирующим потенциалом.

Использование методологии информационного менеджмента позволит решить многие вопросы теории и практики управления документацией в современных организациях, которые разделены барьерами не только между профессиональными областями, но и используемыми техникой и технологиями, обусловленными традициями и некачественным менеджментом. Единая методология позволит интегрировать документацию и информацию в общий информационный ресурс и построить эффективно действующую информационную инфраструктуру организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью достижения с наименьшими затратами эффективного документационного обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы. Ее практическое внедрение позволит эффективнее провести начавшуюся реформу государственного управления в Российской Федерации, улучшить использование информационных ресурсов управленческой документации, применить современные научные достижения для улучшения качества управления документацией в организациях.

1. Управление документацией и новые информационные технологии. - М: Научная книга, 1998. - 137 с.

2. Информационный менеджмент в современных управленческих структурах: Метод, рекомендации / ВНИИДАД. - М., 1997. - 48 с. - В соавторстве.

3. Развитие организационных форм рационализации управленческого труда и делопроизводства в СССР: Учеб. пособие по спецкурсу. Ч. 1 / МГИАИ.

М., 1982. - 78с. . . .

4. Организация работы с документами: Учебник, -г- М.: ИНФРА, - 1998.

5. Журнальная периодика 1920-х годов о рационализации управленческого труда и делопроизводства: Учеб. пособие по спецкурсу / МГИАИ. - М., 1981. - 83 с. В соавторстве.

6. Рационализация управленческого труда и делопроизводства в периодике 1920-х годов: Учеб. пособие по спецкурсу / МГИАИ. - М., 1982. - 77 с.

7. Современные системы документационного обеспечения управления: Учеб. пособие / МГИАИ, - М., 1982. - 99 с. - В соавторстве.

8. Матричное и графическое моделирование в организационном проектировании: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1986. - 88 с. - В соавторстве.

9. Организация управленческого труда в государственных учреждениях: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1986. - 165 с. - В соавторстве.

10. Специальные системы документирования: Учебник. - М.: Экономика, 1989. - 143 с. - В соавторстве.

11. Рационализация делопроизводства в Правлении Московско-Казанской ж.д. в 1923-1925гг. // Актуальные вопросы методики документоведения и архивоведения / МГИАИ. - М., 1976. - С. 147-154.

12. Документы о деятельности ведомственных органов рационализации госаппарата в 1920-е годы // Сов. архивы. - 1977. - № 4. - С. 68-72.

13. Журнал «Вестник путей сообщения» (1918-1926 гг.) о рационализации управления и делопроизводства // Некоторые вопросы историографии и источниковедения истории СССР: Сб. ст. / МГИАИ. - М., 1977. - С. 71-88.

14. Опыт разработки адаптирующейся автоматизированной системы документационного обеспечения министерств и ведомств // Проблемы информационного обеспечения фундаментальных и прикладных научных исследований в свете решений XXVI съезда КПСС: Тез. докл. и сообщ. Всесоюз. конф. - М., 1982.-4.2. - С. 115-118. - В соавторстве.

15. Автоматизация документационного обеспечения управления: Тезисы // Научные разработки на службе экономики: Тез. докл. науч.-практ. конф. 21 июня 1983 г. - М., 1983. - С. 94-96.

16. Об использовании исторического опыта организации работы по совершенствованию управленческого труда в государственных учреждениях // Актуальные вопросы организации труда в государственных учреждениях: Межвуз. сб. / МГИАИ. - М., 1983. - С. 123-133.

17. Опыт разработки автоматизированной системы оперативного информирования и контроля исполнения // Вопросы информационного обслуживания / МГИАИ. - М., 1983. - С. 153-157. - В соавторстве.

18. К вопросу о становлении и развитии социалистической культуры управления (1917-1941 гг.) // Духовный потенциал СССР накануне Великой

Отечественной войны. Из истории советской культуры. 1917-1941 гг.: Сб. ст. / АН СССР. Ин-т истории. - М., 1985. - С. 7-22.

19. Опыт и основные проблемы создания автоматизированной системы до-кументационного обеспечения управления // Научная организация управленческого труда в аппарате министерств и ведомств / МГИАИ. - М., 1985. -С. 173-179.

20. Автоматизация составления документов на базе автоматизированных рабочих мест // Опыт разработки АРМ служащего: Межвуз. сб. / МГИАИ. - М., 1985. - С. 54-60. - В соавторстве.

21. Из опыта рационализации управления в ведомствах // Развитие системы планового управления экономикой: Сб. тез. Всесоюз. семинара 26-28 июля 1986 г. - М.: Изд-во МГУ, 1986; -С. 72-73.

22. Некоторые проблемы информационной культуры управленческого труда // Советская культура: 70 лет развития. - М.: Наука, 1987. - С. 198-203.

23. Децентрализация: опыт 1920-х годов по децентрализации управления: Тезисы // Демократизация управления общественным производством (материалы Всесоюзного симпозиума). - М.: Изд-во МГУ, 1989. - С. 79-80.

24. Management rekonstruction: Problems of MIS computersing. - Proceedings of International IFIP-HUB-Conference on Information System, Work and organisation design. - Working Group 2. - Berlin, GDR, July 10-13, 1989. - C. 40-41. - Англ. яз.

25. Унификация документов в ведомствах: опыт 1920-х гг. // Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы / ВНИИДАД. - М., 1989. - С. 79-89.

26. The new legislation on the archival fond and archives in Russia. - XVI. Pos-vetovanie sodobni arhiv"94. - Maribor, 1994. - C. 71-74. - Англ. яз.

27. All-russia Scientific Research Institute for Dokumentation and Archival Matter and its issues in the records management sphere. - Informationsver-mittlungsstellen als Kern des internen Informationsmanagements. Proceedings des 18. Internationalen Kolloguiums uber Information und Dokumentation. - Oberhof, 1994. - C. 177-181. - Англ. яз.

28. ВНИИДАД в системе учреждений Государственной архивной службы России: проблемы развития научно-исследовательской и методической работы // Актуальные проблемы управления архивным делом и экономической деятельности архивных учреждений России: Материалы науч,-практ. конф., 3 окт. 1993 г., Москва / ГАС России. - М., 1994. - С. 185-190.

29. Архивная школа Марбурга//Отеч. архивы. - 1994. - № 3. - С. 108-111.

30. Das Dokumentationssystem in Rusland. - Proceedings des deutschen Dokumentartag 1994 «Informations und Dokumentenmanagement». Univer-sitat Trier, 27-30.09.1994. -- S. 171-174. - Нем. яз.

31. Менеджмент информационных ресурсов как инструмент конвергенции социальных технологий // Проблемы теории и практики управления. - 1994.- № 5. - С. 91-97. - В соавторстве.

32. Die Erstellung organisatorisch - funkzioneller Modelle in russischen Archiven. - ATLANTI, MARIBOR. - 1995. - C. 125-128. - Нем. яз.

33. О проекте информатизации архивного дела в России // Информатика и вычислительная техника. - 1995. - С. 24-26. - В соавторстве.

34. Информационный менеджмент и управление документацией // Документ в административных структурах: Тез. докл. и выступления на Междунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 21-33.

35. Информационный менеджмент в управленческих структурах рыночной экономики // Документ в административных структурах. Тез. докл. и выступления на Междунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995.- С. 124-131. - В соавторстве.

36. О концепции системы документационного обеспечения государственного управления в Российской Федерации // Материалы конференции НТИ-95. 19-20 окт. 1995 г. / ВИНИТИ. - М., 1995. - С. 85-90.

37. Rusland - der Westen: Einige Integrationsprobleme neuer Informationstech-nologien im Bereich des Dokumentenmanagements. - Deutscher Dokumen-tartag 1995. Proceedings. DGD, Frankfurt am Main, 1995. - S. 345-352. - Нем. яз.

38. К 30-летию ВНИИДАД. Научная деятельность института // Отеч. архивы. - 1996. - № 1. - С. 3-12.

39. О научном и информационном обеспечении разработки управленческих решений // Управление в архивном деле. Федеральные, региональные и муниципальные архивы. Архивист как государственный служащий: Материалы междунар. семинара 21-23 марта 1995 г., Москва / ГАС России. - М., 1995. -С. 116-120.

40. Computers in Archives: Some Aspects of Social and Psychological Adaptation of Archivists. ATLANTI N 6, Maribor, 1996. - C. 99-101. - Англ. яз.

41. Интеллектуализация информационного менеджмента инвестиционного проекта // Интеллектуальные системы: Тр. Второго междунар. ин-та. - М.: РУДНПАИМС, 1996. - Т. 2. - С. 267-269. - В соавторстве.

42. Основные этапы развития делопроизводства в России // Студш apxisnoi справи та документознавства / УГНИИАДД. - Ктв, 1996. - Т. 1. - С. 77-84.

43. Electronic dokuments and archives: the situation in the Russian Federation. - Proceeding of the DLM-Forum on elektronic records. Brussels, 18-20 Deze-mber 1996. European Communites, 1997. - P. 238-242. - Англ., нем., фр. яз.

44. Форум по электронным документам // Отеч. архивы. - 1997. - № 2. - С. 100-101.

45. О направлениях НИР в области документоведения и управления документацией // Вест, архивиста, 1997. - № 3 (39). - С. 27-35. - В соавторстве.

46. Dokumentation und Schriftgutverwaltung in Russland: Eine neue Qualitat ist notig. - Information und Dokumentation: Qualitat und Qualifikation. Deutscher Dokumentartag"97, DGD, 1997. - S. 15-22. - Нем. яз.

47. Системно-функциональная концепция информационного менеджмента инвестиционного проекта // Информационные технологии. - 1997. - № 6. - С. 35-38. - В соавторстве.

48. Документационное обеспечение и информационный менеджмент // Делопроизводство. - 1997. - №2/1. - С. 14-19.

49. Die Auswirkung neuer Informationstechnologien auf die Archivbenutrung in RuBland - ATLANTI. 1988. - № 8. - C. 45^9. - Нем. яз.

50. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача // Делопроизводство. - 1998. - № 1.

51. Управление документацией. Проблемы нормативно-методического регулирования // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 5-8. - В соавторстве.

52. Проблемы создания единого информационно-архивного пространства в СНГ. The Common archival Heritage of states and Nations of central and Eastern Europe. Materials of the International Conference. Golawice, October 22-24,1997. -Warszawa, 1998. -C. 121-123.

53. 30 лет ВНИИДАД // Археографический ежегодник за 1996 год.- М.: Наука, 1998. - С. 49-56. - В соавторстве.

54. Документоведение формировалось в недрах архивного дела // Служба кадров. - 1999. - № 1. - С. 31-36.

55. Die Anwendung von neuen Informationstechnologien bei der Gestaltung des Fmdmittelsystems in den Staatsarchiven Russlands. ATLANTI, 1999. - № 9.

C. 110-113. - Нем. яз.

56. Информация как ресурс управления // Служба кадров. - 1999. - № 5.

57. От информации к менеджменту знаний // Служба кадров. - 1999. - №6. -С. 38-41.

58. Законодательное регулирование документационного обеспечения управления в Российской Федерации // Российская государственность: традиции, преемственность, перспективы: Материалы II Чтений памяти проф. Т.П. Коржихиной 26-27 мая 1999 г. / РГГУ. - М., 1999. - С. 307-312.

59. Информационный менеджмент в организации // Служба кадров. - 1999.

- №9. -С. 37-42.

60. Средства передачи информации // Служба кадров. - 1999. - № 10. - С. 42-45.

61. Уровень задают АСУД // Служба кадров. - 1999. - № 11. - С, 51-58.

62. Всеросшський науково-дослщний шститут документознавства та apxieHoi отрави на меж1 столпъ // Студн з apxieHoi справи та документознавства / УГНИИАДД. - Кшв, 1999. - Т. 4. - С. 172-174. -Укр. яз.

63. Einige theoretische und praktische Probleme der Archivierung von elektroni-schen Aufzeichnungen in Russland. - Nachrichten fur Dokumentation, 1999.

- № 6. - S. 493^96. - Нем. яз.

64. Richtlinien fur die Proektierung und Einsetzung von archivischen Software Systemen in Russland - ATLANTI, vol. 10, № 1, Maribor, Slovenija, 2000. - C. 47-53. - Нем. яз.

65. Проблемы автоматизации управления документацией в современных организациях // Документ. Архив. История. Современность: Материалы на-уч.-практ. конф. 20-22 апр. 2000 г., Екатеринбург. - Екатеринбург, 2000. - Ч. 1.- С. 15-19.

66. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. - 2000. - № 1, - С. 5-9.

Управлению персоналом 2. Жизненный цикл организации 1. Основные подходы к управлению персоналом Управление персоналом - одна... ; правила охраны коммерческой тайны и технической документации . 3. Оплата труда: нормы и формы оплаты...

Организация и технология документационного обеспечения ЗАО «Строительная Компания «Дружба» Дипломная работа

Диплом

1999. №4. С. 56-59. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора... ПРИОР, 2001. 12 Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертационная работа...

Краткий справочник по фондам центра документации общественных организаций

Интернет справочник

управление архивами свердловской области государственное учреждение центр документации общественных организаций свердловской... Центр документации общественных организаций Свердловской области. // Архивы Урала: Научно-популярный журнал/ Управление ...

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования связано не только с принятием юридических основ их деятельности, но и с формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование ее небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска возможностей овладения и управления документированной информацией.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В условиях современного общества информация стала полноценным ресурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация, как известно, концентрируется в документах, которые придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, именно документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению.

5 Проблемы документирования управления и организации его докумен-тационного обеспечения являются столь же древними, как сами документы и управление. Однако под воздействием различных факторов, в особенности под влиянием научно-технического прогресса, мы вынуждены возвращаться к этой теме вновь и вновь. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Эти процессы ставят перед учеными - документоведами ряд вопросов, требующих незамедлительного ответа. Первый из них - как должно измениться документоведение в качестве научной дисциплины, изучающей документ, в условиях глобализации мировых информационных процессов. Второй - как влияют новые информационные технологии на ситуацию в практической сфере работы с документами. Третий - насколько верны были наши прежние представления об изучаемом предмете и каковы тенденции его развития в ближайшем будущем, какие стратегические цели следует выдвинуть в сфере управления документацией и какие тактические схемы реализовать для решения актуальных практических задач в этой области.

Разумеется, поставленные вопросы требуют объединения усилий отечественных документоведов и не могут быть полностью решены в отдельной работе. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Необходимо признать, что в «дореформенных» условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало возможности существовавших информационных систем.

В данный момент в России сложилась противоречивая ситуация в сфе-

6 ре управления документацией. С одной стороны, устарели ранее принятые организационно-методические документы: государственная система доку-ментационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы. Наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области до-кументоведения и архивоведения по различным причинам, в том числе, из-за отсутствия соответствующего финансирования. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документацион-ного обеспечения, недостает современной учебной и методической литературы по этим вопросам. Наметился определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений, выпускающих квалифицированных специалистов, и научных организаций. В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава служащих, отход от устоявшихся документоведческих традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами.

С другой стороны, вследствие проникновения новой техники и новых технологий в управление, происходит изменение структуры документооборота. Смена экономических основ жизни общества ведет к трансформации ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления. Однако, эти перемены слабо учитываются системами документационного обеспечения управления в организациях, где продолжают действовать устаревшие правила и стандарты.

Для укрепления российской государственности, а, следовательно, государственной службы, требуется расширение границ зон стабильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация управления документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления государственного аппарата и существенным элементом его стабильности.

Поэтому можно считать назревшей проблему управления документацией, вызванную необходимостью активного целенаправленного формирования информационных ресурсов, удовлетворяющих потребности организаций. Чрезвычайно важны для современного документоведения исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен несколькими факторами:

в-третьих - возрастающим интересом к информатизации России и путям вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Оценивая степень разработанности и изученности темы, следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Поэтому исто-

8 риография проблемы очень бедна. Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане: как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства 1 .

Между тем в развитых странах, давно прошедших этап «первоначального накопления» средств вычислительной техники и связи, в обществе, которое теперь характеризуют как «постиндустриальное» или «информационное», разработке проблем управления документацией уделяется все больше внимания. Особенно эта тенденция проявилась в конце 70-х годов, когда стало очевидным, что компьютеры (в том числе персональные) не приводят к созданию «безбумажных контор», а наоборот, увеличивают объемы бумажного документооборота.

В этих условиях западные ученые сосредоточили свое внимание на научных аспектах управления документацией и активизировали исследования в этой области знаний и административной деятельности. По линии ЮНЕСКО и других международных организаций были даже предприняты усилия по координации работы ученых разных стран в этом направлении, которые дали теоретические и практические результаты. В итоговом докладе по программе RAMP (автор Дж. Роудз) управление документацией характеризуется как общая функция управления, охватывающая работу с документами в организациях на всех стадиях их жизненного цикла 2 .

Сокова А.Н. Управление документацией за рубежом (научно-аналитический обзор) - Всесоюзная научно-практическая конференция по теме «Организационно-правовые вопросы создания документов средствами вычислительной техники и использования их в народном хозяйстве: Тез. докл. - М.: 1984. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № Бр. 2081, с. 120-158; Она же. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985 и др. 2 Роудз Дж. Роль архивов и управление документацией в национальных информационных системах. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1064 «п». 1989.

9 Изучение работ западных, прежде всего американских и немецких специалистов показывает, что даже среди них нет полного единства в понимании управления документацией как научной категории. Однако большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций, информационным ресурсом (Ф. Хо-ртон, К. Леннон, А.Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Стефенс и др.) 1 . Важно подчеркнуть, что многие ученые и специалисты понимают важность взаимодействия управления документацией и управления информацией в организациях, оценивая документацию как важнейшую составную часть информационных ресурсов организации. Исходя из такой оценки, выдвигается требование более глубокого использования новых информационных технологий в работе с документацией и включение структур управления документацией в общую инфраструктуру организаций 2 . Отличительной чертой исследований западных специалистов является их ориента-

Хортон Ф.А., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1196 «п», с. 5, 6; Мордел А. Новая программа по управлению правительственной документацией Великобритании. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 894 «n», Hare С, McLeod J. Records Management in the Information Age II Mananing Information. - London -April. - 1997. - Vol 4. - № 4. - P. 23-25; Хар К., Маклеод Дж. Управление документацией в информационный век. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1241 «п», 1998, с. 6; Саммервил Дж. Р. Управление документацией: «Что новенького». - Пер. с англ. Золотухиной И.Г. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, 1994, № 1159 «п», с. 4. Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung; Wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994, с 11-38; Макдо-нальдД. Управление документами в современном учреждении. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 1220 «п»; Роберж М. В эпоху информации - глобальное: системное и систематизированное управление административной информацией. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1144 «п» и др.

10 ция на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомственным хранением документов 1 .

Очевидно, что в России существуют свои традиции в сфере работы с документами и прямое заимствование западного опыта и западных подходов невозможно. Именно поэтому мы обратились к изучению проблем эволюции отечественной документации и развития делопроизводства в России, имея целью оценку достигнутого уровня организации работы с документами и степени своеобразия национальных традиций в этом для решения вопроса о возможности применения основных принципов и методов управления документацией.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в опубликованных монографиях, сборниках научных трудов МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций и других научных мероприятий. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица ЯЗ., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления) 2 . Сле-

Хайвз Кр. Управление документацией, информацией и архивами на фирмах. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 889 «п»; Хортон Ф., Леннон К. Указ. соч.; Рикс А. Делопроизводство как архивная функция. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 946 «п» и др. 2 Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. - М.: Знание, 1975. - 64 с; Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация: Учеб. пособие. - М.: Высш. шк., 1991. - 159 с; Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985. - 64 с; Сокова А.Н., Банасюкевич В.Д., Семенова Г.Ю., Трофименкова Е.В. Концепция развития документационного обеспечения

11 дует отметить, что в ряде случаев учебные пособия, особенно изданные в 70-80-е годы, могут служить в качестве исследовательской литературы, поскольку отражают результаты научной работы их авторов. Не секрет, что трудности с изданием монографических трудов заставляли ученых прибегать к такой форме публикации научных исследований, как учебные пособия по специальным курсам. Тем не менее, создание монографических работ по документоведению по-прежнему остается актуальной задачей.

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведе-ние» и внес большой теоретический и практический вклад в становление до-кументоведения как научной дисциплины. В учебных пособиях, статьях, выступлениях на конференциях им были изложены основные положения о задачах документоведения, системах документации, функциях документов, которые затем развивались и дополнялись. Учебное пособие К.Г. Митяева до настоящего времени является концептуальным исследованием, актуальным в ряде позиций и сегодня 1 .

управления в Российской Федерации / ВНИИДАД. - М., 1992. - 33 с. - Рукопись депонирована в ОЦНТИ по документоведению и архивному делу 11 мая 1993 г., № 107-93.; Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1983. - 83 с; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1982. - 99 с; Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1996. - 222 с; Пшен-ко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. Учеб. пособие. М.: ЮК МГУ, 1994; Организация работы с документами: Учебник / Гос. Академия управления. - М.: Инфра-М, 1998 и др. 1 Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959. -359 с.

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела 1 . Последующие учебные пособия историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода 2 .

Вместе с тем, в 70-80-е годы появились учебные пособия, в которых изложены результаты научных исследований Т.В. Кузнецовой, ЯЗ. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления 3 . В отдельных работах ставятся основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматриваются проблемы влияния электронно-вычислительной техники на делопроизводство 4 .

1 Митяев К.Г. Теория и практика архивного дела: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1946. - 248 с; Он же. История и организация делопроизводства в СССР. Указ. соч.; Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. - 1964. - № 2 и др.

История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / Под ред. ЯЗ. Лившица, В. А. Цикулина / МГИАИ. - М., 1974. 170 с; Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / РГГУ. - М., 1993.

3 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ., Цикулин В.А. Системы документирования:
Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1977. - 87 с; Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лив
шиц ЯЗ. Документоведение / МГИАИ. - М., 1977. - 83 с; Илюшенко М.П., Кузнецо
ва Т.В. Формуляр документа / МГИАИ. - М., 1986. - 86 с; Кузнецова Т.В., Лосев В.И.
Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985 и др.

4 Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-
экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. пособие / МГИАИ. -

Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Рудельсон и другие ученые".

В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников практического делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют в доступном для практиков виде накопленный научно-методический потенциал документоведения 2 . Однако в

М., 1983; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления / МГИАИ. - М, 1982 и др.

1 Малитиков А.С. Задачи и организационные пути разработки Единой государственной сис
темы делопроизводства для учреждений, организаций и предприятий // Вопросы архивове
дения. - 1965. - № 1; Его же. Некоторые вопросы организации и содержания научной ра
боты в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД / ВНИИДАД. - М., - 1971. - Т. 2; Банасюке
вич В.Д., Сокова А.Н. Вопросы формирования теории документоведения // Развитие совет
ского документоведения (1917-1981 гг.) / ВНИИДАД. - М., 1983; Банасюкевич В.Д., Зо-
нов В.М. Типовая система документационного обеспечения центрального аппарата мини
стерств и ведомств // Советские архивы. М., - 1986. - № 4; Рудельсон К.И. Современные
документные классификации. - М.: Наука, 1973 и др.

2 См., например: Справочник по деловой переписке. - М: Межрегионсервис, 1996; Стеню-
ков М.В., Делопроизводство на малом предприятии. Приор. 1999, - 224 с; Печнико-
ваТ.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учеб.
пособие / Ассоциация авторов и издателей «Тандем». - М.: Изд-во Экмов, 1998. - 208 с;
Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд 2-е, испр. и доп. / ЗАО «Бизнес-школа». - М.: Ин
тел-Синтез, 1998. - 288 с.

некоторых из них содержатся ценные наблюдения и мысли, особенно в части создания общеучрежденческих систем документационного обеспечения управления и комплексного применения компьютерных технологий 1 . В ряду этих изданий следует выделить работу Т.В. Кузнецовой 2 .

Значительным вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют значение для данного исследования. Следует выде-лить докторскую диссертацию А.Н. Соковой, в которой впервые после К.Г. Митяева делается удачная попытка сформулировать некоторые области теории документоведения в условиях, когда начинают внедряться в практику новые информационные технологии.

Кандидатские диссертации, как правило, рассматривают отдельные аспекты теории и практики документоведения. К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода отечественной истории (работы Андреевой В.И., Багин-ского И.М., Банасюкевича В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кремера Б.И., Кузьмичева А.Д., Ларина М.В., Подольской И.А., Райхцаума А.Л., Сольского Д.И., Тамм И.Е. и др.) 4 .

1 Кузнецов С.Л., Делопроизводство на компьютере. Интел-синтез, 1999. - 208 с; Кирсано
ва М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. - М.-Новосибирск:
ИНФРА-М, 2000. - 287 с; Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое
пособие по ДОУ деятельности предприятия. - М.: Приор, 1998. - 144 с; Андреева В.И.,
Кузнецова Т.В., Серова Г.А. Делопроизводство в бухгалтерии: Практическое пособие. -
М.: Бухгалтерский бюллетень, 1996. - 218 с. и др.

2 Кузнецова Т.В., Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 1999. - 320 с;

3 Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической рево
люции (1960-1980 гг.): Автореферат дис.... д-ра ист.наук. 05.25.02/ МГИАИ. - М., 1987.

4 Андреева В.И. Основные направления научной организации управленческого труда и дело
производства государственного аппарата СССР (по материалам журнальной периодики

Значительно слабее исследован дореволюционный период (Вяло-ва Л.М., Лукашевич А.А.) 1 .

1920-х годов): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985. - 24 с; Ба-насюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (На материалах Министерства угольной промышленности СССР за 1971-1975 гг.): Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 25 с; Багинский И.М. Деятельность В.В. Куйбышева по совершенствованию аппарата и делопроизводства Наркомата Рабоче-крестьянской инспекции СССР. Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с; Додонова М.И. Проблема делопроизводства в советской литературе 20-х годов: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 33 с; Костомаров М.Н. Деятельность Московской рабоче-крестьянской инспекции по совершенствованию аппарата управления и делопроизводства (1920-1929 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1976. - 33с; Ларин М.В. Ведомственные органы рационализации и их деятельность по совершенствованию государственного аппарата и делопроизводства (1923- 1932 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с; Подольская И.А. История развития методических основ рационализации делопроизводства в СССР: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с; Райхца-ум А.Л. Совершенствование аппарата управления и делопроизводства в СССР органами вневедомственной рационализации (1924-1931): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с; Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства 1917-1923 гг.: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975.-28 с; и др.

Вялова Л.М. Организация делопроизводства центральных органов управления в законодательных актах Российской империи первой половины XIX в.: Автореф. дис. ... канд.ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987. - 23 с; Лукашевич А.А. Развитие губернской делопроизводственной документации 70-90-х гг.: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1995. - 24 с.

16 наА.С, Потаповой Л.В., Чуковенкова А.Ю.) 1 , другие диссертации охватывают вопросы документационного обеспечения отдельных объектов, однотипных учреждений (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., Пшен-ко А.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.) . Достаточно глубоко проработаны

Быкова Т.А. Формирование системы документации по управлению социальным развитием трудовых коллективов. 1965-1985 гг. (на примере электротехнической промышленности): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 27 с; Герасимова И.В. Документационное обеспечение управления научно-исследовательской деятельностью высшей школы (1917 - конец 1980-х гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. - 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1991. - 31 с; Емельянов Н.Ю. Документирование организации научно-исследовательской деятельности в отраслевых НИИ (1970-1980 гг.): Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1985. - 24 с; Ефанова И.Б. Развитие документационного обеспечения разработки государственных стандартов (1940-1980 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1986. - 24 с; Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с; Потапова Л.В. Организация работы с обращениями граждан в исполкоме Моссовета и их влияние на его деятельность (1960 - начало 1980-х гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1989. - 28 с; Чуковенков А.С. Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления: Автореф. дис... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 24 с. и др. 2 Архипова Н.И. Документационное обеспечение управления вычислительными центрами (история, современное состояние и перспективы развития). Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 25 с; Можаева Н.Г. Деятельность исполнительного комитета Совета рабочих, крестьянских и красноармейских документов по совершенствованию управленческого аппарата и документационного обеспечения в местных Советах Московской губернии (области) (1921-1930 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985. - 25 с; Морозов Е.А. Совершенствование организации и документирования коллегиальной деятельности Госплана РСФСР в 1925-1980 годах: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1982. - 23 с; Пшенко А.В. Документирование деятельности архивной службы на современном этапе: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1983. - 24 с; Сироткин А.Н. Документационное обеспечение

17 вопросы унификации и стандартизации документов (Васильев М.А., Кокорев В.И., Санкина Л.В., Сокова А.Н., Янковая В.Ф.) 1 - В некоторых диссерта-циях (Малитиков А.С., Предейн Е.В., Щенснович Г.Г.) рассмотрены общие и специальные проблемы функционирования служб документационного обеспечения управления.

Изучение диссертационных исследований показывает, что проблемы управления документацией не нашли в них глубокого отражения, они требуют современного комплексного подхода и рассмотрения. Об этом свиде-

государственного фонда алгоритмов и программ (исследование и разработка в 1966- 1987 гг.). Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 25 с; Степанов Е.А. Совершенствование документационных процессов в системе управления высшим и средним специальным образованием СССР (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. - М., 1979. - 24 с. и др.

1 Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в
делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние): Автореф.
дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 42 с; Кокорев В.И. Разработка и
исследование системы моделей для унификации и стандартизации управленческих доку
ментов: Автореф. дис. ... д-ра техн.наук. 05.25.02, 08.00.20 /МГИАИ. - М., 1980. - 34 с;
Санкина А.В. Совершенствование форм управленческих документов на основе стандарти
зации и унификации (1917-1980): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М.,
- 1983. - 24 с; Сокова А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР
(1917-1970): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. - М., 1971. - 16 с; Янко
вая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Авто
реф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 23 с. и др.

2 Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследо
ваний в СССР (1956-1970 годы): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. - М.,
1971. - 22 с; Предейн Е.В. Контроль исполнения документов в аппарате управления. Ис
тория и современное состояние: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. -
М., 1981. - 22с; Щеснович Г.Г. Разработка основных принципов организации системы до
кументирования в условиях АСУ: Автореф. дис.... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М.,
1975. -29 с.

тельствует и анализ литературы по смежным с документоведением научным направлениям.

В последние годы наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие публикации журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологическим проблемам, истории делопроизводства, правовому обеспечению документирования деятельности управленческого аппарата, влиянию новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблемам электронных документов 1 .

1 См., например: Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1. - С. 9-18; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современные концепции электронных архивов // Там же. - С. 18-27; Они же. Электронные архивы и электронный документооборот // Там же. - 1999. - № 2. - С. 17-26; Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) // Делопроизводство. - 1999. - № 1. - С. 41-46.; Костомаров М.Н. «Многоликий Янус» - документ в системе информационного менеджмента // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 22-31.; Матвеенко В.А. Правовые и организационные проблемы документационного обеспечения управления // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Докл. и сообщения на шестой Междунар. науч.-практ. конф. 24-25 ноября 1999 г. / ВНИИДАД, РОИА. - М., 2000, С. 24-33; Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту некоторые проблемы перехода// Там же. - С. 69-72; Кулешов С.Г. О понятии «электронный документ» / Там же. - С. 54-57; Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 5-8; Санкина Л.В. Организация службы ДОУ. Проблемы нормативной

документации / Документ в административных структурах: Тезисы докл. и выступл. на ме-ждунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 62-65 и др. 1 Степанский А.Д. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. - М., 1965; Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации». - М., 1972; Медушевская О.М., Степанский А.Д., Лю-шин СП. в Материалах научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. - М., 1976. - Ч. 1; Сокова А.Н. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М., 1985. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 039-86; Автократов В.Н. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. М., 1976. - Т. 6. - Ч. 1; Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М, 1984 и др.; Медушевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы. - 1979. - № 2. - С. 5; Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия «документная информация» в свете ленинской теории отражения // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения» (январь 1974) / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 27; Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине «документ» // Советские архивы. - 1987. - № 1. -С. 54 и др.

20 Специалисты в области архивоведения много сделали для понимания информационных свойств документа, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по архивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказано сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов 1 . Представляют интерес архивоведческие работы, в которых показаны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов 2 , рабо-

1 Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М., 1973. - С. 24-29; Автократов В.Н. К проблеме вовлечения информационных категорий в архивоведение // Труды ВНИИДАД- М., 1973. - Т. 3. - С. 251-263; Его же. Некоторые аспекты объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. - Т. VI. - 4.1. -М., 1976; Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12; Его же. Пространственная одиссея документов как глобальное явление // Отеч. архивы. - 1992. - № 6. - С. 24-29 и др.

" Елпатьевский А.В. К истории документирования актов гражданского состояния в России и СССР (с XVIII в. по настоящее время) // Актовое источниковедение. - М., 1979. - С. 67; Белова Е.В., Елпатьевский А.В., Колосова Э.В. О «Перечне документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» // Советские архивы. - 1973. - № 2. - С.20; Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. - 1964. - № 2. - С. 68; Сорокин В.В. Архивы учреждений СССР (1917-1937) / МГИАИ. - М., 1982; Князев Г.А. Теория и практика архивного дела (Опыт систематического руководства). - Л., 1935; Малитиков А.С. Некоторые вопросы организации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД. - Т. 2 / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 6; Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1, - С. 10; Елпатьевский А.В. Из истории формирования основных нормативно-методических документов отечественного архивного дела // Отеч. архивы. - 1998. - № 4, - С. 16-24; Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80лет // Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 9-18 и др.

ты, освещающие зарубежный опыт (Е.В. Старостин, И.В. Карапетянц) 1 . Ар-хивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации 2 .

Управление документацией как научная категория тесно связано с информацией и организацией информационных процессов в управлении, поэтому литература по вопросам теории информации, информационным системам, вопросам информатизации и компьютеризации работы с документами представляет серьезный интерес. В первую очередь это исследования, в которых отражены проблемы, связанные с пониманием сущностных характеристик информации как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афанасьева и других, написанные в разные годы, позволили сформировать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея работы о неразрывной связи информации и документации и возможности применения методологии управления информацией к управлению документацией 3 . В ра-

Старостин Е.В.Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и методологии: Ав-тореф. дис. ... д-ра ист.наук. 05.25.02 / РГГУ. - М, 1995; Карапетянц И.В. Экономические архивы в Западной Европе и США (1905-1995 гг.): Автореф. дис. ... д-ра ист.наук. 05.25.02 /РГГУ. -М., 1998.

2 См.: Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе //
Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на
современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта
1996 г./ ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 16-22.

3 См. Гиляревский Р.С, Залаев Г.З., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информати
ка: наука, технология, деятельность/ ВИНИТИ. - М., 1998. - С. 15-16; Философский эн
циклопедический словарь. -М.: Советская энциклопедия, 1983. - С. 217-218; Урсул А.Д.
Путь в ноосферу. - М.: Луч, 1993. - С. 81; Черняк Ю.И. Информация и управление. -

22 ботах К.Б. Гельмана-Виноградова, Г.Г. Артамонова, Г. Вольфрама, А.Д. Урсула и других ученых глубоко разработаны принципиально важные проблемы формирования и эксплуатации информационных ресурсов как в глобальном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Окончательного решения проблема информационных ресурсов еще не получила, тем не менее, в указанных работах сформулированы понятийные категории, основные методологические и концептуальные положения, которые важны для данного исследования 1 .

В работах специалистов-информатиков документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные, они имеют существенный недостаток - отсутствие проработки вопросов документации и документаци-

М, 1974. - С. 58; Жуков Н.И. Философские основы кибернетики. - М., 1976. - С. 124-137; Афанасьев В.Г. Социальная информация и управление обществом. - М., 1975. - С. 37 и др.

1 Урсул А.Д. Проблема информации в современной науке. Философские очерки. - М., 1975.

С. 194; Михайлов А.И. Проблемы информационного обеспечения процессов управления // Вторая Всесоюзная научно-техническая конференция «Проблемы научной организации управления социалистической промышленностью». - Сб. № 1. - Ч. II. - М., 1972. - С. 102-103; Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12; Артамонов Г.Г. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ.

Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. - 1998. - № 6. - С. 31. (с. 31-35); Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1-я Орг. и методика информ. работы. - 1998. - № 4. - С. 31. (с. 31-36); Wolfram G. Organisa-torische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - С 35; Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовка к книге) // НТИ. - Сер. 1. - 1998. - № 1. - С. 32; Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995 и др.

2 См.: Клименко СВ., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпо
ративных сетях: второе пришествие Гутенберга. М.: Анкей - ЭК - Трендз, 1999; Инфор
мационные технологии для гуманитариев / МГУ. - М.-Саранск, 1998. - С. 67-102 и др.

23 онного обеспечения в условиях развития новейших информационных технологий. Эта проблема никак не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информации», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» и есть документы на различных, преимущественно бумажных, носителях.

Слабо разработаны в литературе и вопросы электронных документов. Наблюдаются серьезные терминологические расхождения, непонимание природы электронных документов, их взаимосвязи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными документами. Тем не менее, анализ этой группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание вопроса и использовать эти работы для решения научной проблемы управления документацией 1 .

Принципиально важное значение для диссертации имело изучение работ по информационному менеджменту - новой научной дисциплине, сформировавшейся в развитых странах вместе с информационным обществом. В отечественной литературе информационный менеджмент отражен

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960-1980 годы // Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 41; Копылов В.А. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы / ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот// Отеч. архивы. - 1999. - № 2. - С. 19-20; См.: Курило А.П. О правовом режиме электронного документа в системе межбанковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 76; Семилетов СИ. Информация как особый объект права // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 58; Емельянов Г.В., Павлов О.В. О проблеме правового регулирования использования электронной цифровой подписи в информационных системах // Проблемы законодательства в сфере информатизации: Тез. докл. седьмой Всероссийской конф. - М.: ГУП «ВИМИ», 1999. -С. 6 и др.

24 весьма слабо. Лишь в работе А.В. Кострова, подготовленной в виде учебного пособия, сделана попытка системно изложить суть информационного менеджмента, к сожалению, без привязки к российским условиям 1 . В нашей работе было впервые начато исследование информационного менеджмента с позиций документоведения и сделаны первые выводы, позволяющие оценить информационный менеджмент как перспективное направление развития управления документацией с использованием новых информационных технологий 2 . В ряде других работ проблемы информационного менеджмента рассматриваются опосредованно, в рамках решения других задач. Лишь в недавно изданной работе «Информационное обеспечение государственного управления» под редакцией академика РАН Ю.В. Гуляева впервые за последнее десятилетие комплексно рассмотрены проблемы, концептуальные положения и практический опыт создания и функционирования системы информационного обеспечения высших органов государственной власти Российской Федерации 3 .

1 Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Владимирск. гос.
техн.ун-т. - Владимир, 1996. - 132 с; см. также: Перель И.С., Славин В.Н. Информаци
онная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента / НПО «По
иск». - М., 1992. - 65 с; Костомаров М.Н. Управление информационными системами за
рубежом / РГГУ. - М., 1996. - 88 с.

2 Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: На
учная книга, 1998. - 137с.

3 Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обеспечение го
сударственного управления. М.: Славянский диалог, 2000. - 425 с.

25 Г. Верзига, В. Вольфрама, Т. Зеегера, Э. Фогель и других ученых раскрывают суть информационного менеджмента как научной дисциплины и области практического управления 1 . Вместе с тем, необходимо подчеркнуть, что практически ни в одной из этих работ не сделано даже попытки применить положения информационного менеджмента к управлению документацией.

Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без исследования его правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием дальнейшего укрепления государства и эффективности государственного управления. Область информации и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль - информационное право. В работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты, касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов 2 . Автор привлекает внимание

1 Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Manage
ment Qnarterly. - 1993, Iuly. Vol.27, №3, - p. 12-16, 30-31; Herget I. Konzeption des
Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informations-
spezialisten fur Europa. Proceedings. Konstanz, 1990; Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumen-
tenmanagement in Industrieunternehmen I Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt - am
Main. - S. 183-187; Kuhlen R. Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 c; Schwetz R. Buro
im Wandel II R.v. Decker"s Verlag, G.Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.; SeegerT. Aspekte der
Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, 1990; Syn-
nott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981; Vogel E. Infor-
mationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2,
K.G. Saur, 1990, S. 897-927; WersigG. Organisations - Kommunikation: Die Kunst, ein
Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989, 390 c.;Wolfram G. Organisatorische
Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

2 Копылов В.А. Информационное право. - M.: Юрист, 1997; Он же. Информация как объект
правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. - М., 1996. - № 8. - С. 2; Он же. К вопросу

26 к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недостаточно отражена в действующем законодательстве и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов, их юридической силы.

Глубокие исследования правовых аспектов документированной информации в условиях внедрения новых информационных технологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим ресурсом управления предпринимает И.Л. Бачило. Ее работы служат наглядным примером адекватной реакции ученого на вызовы времени и представляют большую ценность для настоящего исследования 1 .

Управление документацией как функция менеджмента осуществляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление документацией тесно связано с проблемами менеджмента, организационными структурами, вопросами их проектирования, внедрения и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процессов.

об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы // ВИНИТИ. - М, 1998. - № 3. - С. 4.; Он же. О собственности на документированную информацию // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Указ. соч. - С. 18-23.

Комментарий к Федеральному закону об информации, информатизации и защите информации» / Под ред. И.Л. Бачило, А.В. Волокитина и др. / ИГП РАН. - М., 1996; Бачило И.Л. О праве собственности на информационные ресурсы // Информационные ресурсы России. - М., 1997. - № 4; Она же. Информационные ресурсы как объект права и объект отношений, регулируемых ГК РФ // Там же. - 1999. - № 1; Она же. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Указ. соч. - С. 8-17; Она же. Правовые вопросы документирования в условиях информатизации // Проблемы законодательства в среде информатизации: Тезисы докладов седьмой Всероссийской конф. / ГУП «ВИМИ». - М., 1999 и др.

Современные исследования по менеджменту организаций показывают огромное значение рациональной обработки информации для достижения стратегических и оперативных целей. Глобализация мировых экономических, социальных и информационных процессов прямо влияет на качество управления. Методы решения задач управления в организациях на фоне современных геополитических реалий и с учетом развития информационного общества отражены в ряде крупных монографических исследований и статьях, современных учебниках отечественных и западных специалистов 1 .

Эволюция документа, систем делопроизводства и документационного обеспечения управления происходит в конкретных исторических условиях и обусловливается ими. Работы исследователей отечественной истории, в особенности историков государственных учреждений, высвечивают тесную связь реформ управления с реформами делопроизводства и их адекватность социально-экономическим и политическим условиям того или иного периода российской истории. Труды Н.П. Ерошкина и Т.П. Коржихиной, а также Т.Г. Архиповой, А.С. Сенина, Т.М. Смирновой, СП. Стрекопытова и других

1 Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Са-ломатина. - М.: Инфра, 1998. - 669 с; Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шубин А.Н., ВусМ.А. Введение в информационное управление. - Спб., 1999; Марка Д., Макгоун К. Методология структурного анализа и проектирования / Пер. с англ. - М.: МетаТехноло-гия, 1993. - 240 с; Кауфман Х.Р. Тактика успеха в бизнесе и науке. - М.: Интеллект,

157 с; Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. Зарубежный опыт. - Спб.: Два..Три, 1993. - 443 с; Герчикова И.А. Менеджмент: Учебник / ЮНИТИЮ. - М.: Банки и биржи, 1994. - 685 с; Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 1995; Мир управления проектами / Под ред. Х.Решке, Х.Шелле. - М.: Алане,

304 с; Мескон М.З., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента - М.: Дело, 1992; Хойер В. Как делать бизнес в Европе. - М.: Прогресс, 1992; Мерсер Д. ИБМ: управление в самой преуспевающей корпорации мира / Пер. с англ. - М.: Прогресс, 1991. - 455 с; Котлер Ф. Основы маркетинга / Пер. с англ. - М.: Прогресс, 1990. - 736 с. и др.

28 ученых и специалистов 1 по истории государственных учреждений наглядно демонстрируют построение системы управления в конкретную историческую эпоху и, тем самым, дают возможность исследовать организацию делопроизводства в аппарате управления.

Источниковедение, как научная дисциплина, достаточно близко стоит к документоведению в части решения задач системного изучения документального массива в историческом развитии. В этой связи, работы Бородки-наЛ.И., Воронковой СВ., Голикова А.Г., Каштанова СМ., Козлова В.П., Медушевской О.М., Муравьева В.А., Соколова А.К., Славко Т.И., Шмидта СО. и других позволили использовать накопленный источниковедением опыт для анализа эволюции документов и систем документации 2 , в том чис-

См.: ЕрошкинН.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Третий Рим, 1997. - 357 с; КоржихинаТ.П. История государственных учреждений СССР: Учеб. пособие. - М.: Высшая школа, 1986. - 399 с; Шмидт СО. У истоков российского абсолютизма - М.: Прогресс, 1996; Архипова Т.Г., Румянцева М.Ф., Сенин А.С. История государственной службы в России XVIII-XX века. - М.: РГГУ, 1999. - 230 с; Стрекопытов СП. Государственное руководство наукой в СССР (1936-1958 гг.) Учеб. пособие. - М., РГГУ, 1991 - 92 с. 2 См.: Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и различия как проблема междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступлений на второй Всероссийской конференции 12-13 марта 1996 г. / Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М, 1997. - С. 11-15; ВоронковаСВ. Уровень источниковедческой разработки документов новейшего времени и их публикации на современном этапе // Там же. - С. 26-31; Соколов А.К. Социальная история: проблемы источниковедения и архивоведения// Там же. - С. 57-63; Шмидт СО. Археография. Архивоведение. Источниковедение / РГГУ. ГАС России. ВНИИДАД. - М., 1997. - 363 с; Каштанов СМ. Очерки русской дипломатики. - М.: Наука, 1970. - 503 с; Каштанов СМ. Русская дипломатика: Учеб. пособие для вузов по спец. «История». - М.: Высш. шк., 1988. - 231 с; Козлов В.П. Российское архивное дело / РОССПЭН. - М., 1999.

29 ле с использованием современных компьютерных методов.

Итак, несмотря на значительный объем исследований, выполненный по смежным направлениям поставленной проблемы, приходится констатировать весьма слабую разработанность собственно проблемы управления документацией.

Так, не разработаны вопросы о взаимосвязи реформ государственного управления и делопроизводства, о роли государственного регулирования документальной среды, требуют углубленного системного исследования терминологические проблемы документа, его эволюции. Несомненный интерес в историческом плане представляет постсоветский период развития делопроизводства и документационного обеспечения управления, связанный с решением задач вхождения России в мировое информационное пространство.

До настоящего времени отсутствует всестороннее и комплексное исследование управления документацией с учетом анализа применяемых новых информационных технологий. Подобное исследование должно привести к построению концепции управления документацией и информацией, на базе соединения возможностей техники с преимуществами бумажного делопроизводства. Такую концепцию можно назвать информационным менеджментом.

1 И.Л. Бачило отмечает в этой связи, что «информационный ресурс как производительная сила подлежит осмыслению, оценке, структуризации и регулированию как объект правоотношений».- НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информ. работы.- 1998. - № 3. - С. 13.

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведе-нием, архивоведением, документалистикой, библиотековедением и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы. Их решение требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.

Предметом исследования является управление документацией в организациях. Управление документацией, как предмет исследования, является новой научной категорией. Однако оно базируется на предшествующем опыте и теоретико-методологическом фундаменте отечественного докумен-товедения, традиционно изучающего документ, системы документации, процессы документирования управленческой деятельности и организацию работы с документами в управлении. Управление документацией рассматривается нами как более высокая стадия развития таких понятий как делопроизводство и документационное обеспечение управления.

Управление документацией, как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает область администра-

31 тивного управления созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводилась роль технической функции управления, а документационному обеспечению управления - вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента.

Управление документацией рассматривается нами не абстрактно, а в конкретных условиях функционирования организаций. При этом под организацией понимается любая управленческая структура, соответствующая понятию организации, независимо от ее иерархического уровня, функциональной направленности и формы собственности.

Целью диссертационного исследования является решение научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии и в методологическом аспекте.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи:

анализ роли информации в управлении и структуры современных информационных ресурсов в организациях;

исследование специфики электронных документов;

4) разработка принципов создания общегосударственной системы
управления документацией и вопросов ее законодательного обеспечения;

Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой избранной темы. По некоторым направлениям они охватывают исторический период с момента возникновения Русского централизованного государства до настоящего времени, однако основная часть работы освещает проблемы управления документацией последнего десятилетия.

Углубляясь в историю делопроизводства, мы преследовали цель проследить взаимозависимость реформ государственного управления и реформ делопроизводства, выявить преемственность и особенности систем делопроизводства в разные исторические эпохи, показать процесс трансформации длопроизводства в документационное обеспечение управления и создание предпосылок перехода к управлению документацией в современных условиях информатизации общества. Исследование документа как основного объекта управления документацией обусловлено процессом становления доку-ментоведения как научной дисциплины, поэтому большее внимание мы уделили периоду, начиная с 1960-х годов, когда зарождается документоведение как научная дисциплина и появляется значительный объем исследований по вопросам, связанным с функционированием документа во всех сферах общественной жизни. Вопросы автоматизации делопроизводства рассмотрены нами в неразрывной связи с информатизацией общества, начало которой положено распространением электронно-вычислительной техники и разработкой автоматизированных систем управления на рубеже 60-70-х годов нашего столетия. Проблема информационного менеджмента как научной дисциплины появилась в западной практике в начале 1970-х годов, именно эти годы мы взяли в качестве точки отсчета для рассмотрения этой проблемы.

Таким образом, междисциплинарный характер исследования потребовал исторических ретроспекций разной глубины, в зависимости от того, насколько это было необходимо для целей данной работы.

Работа включает в себя прежде всего проблемы современного российского государства. Однако по мере необходимости границы исследования расширялись привлечением необходимых материалов из истории бывшего СССР, Российской империи и мирового опыта. Это дало возможность создать достаточную исследовательскую базу и применить компаративный метод для поиска оптимальных научных решений.

В качестве рабочей гипотезы мы выдвигаем положение о том, что в Российской Федерации созрели необходимые предпосылки для широкого внедрения управления документацией в организациях на основе методологии информационного менеджмента, как соответствующего достигнутому уровню информатизации страны и научно-технического прогресса, социально-экономическим условиям, как способа организации работы с документами в качестве полноценного информационного ресурса в целях достижения эффективности управления и экономической деятельности организаций.

Основой методологии настоящего диссертационного исследования является реалистический и всесторонний подход к анализу развития управления документацией, рассмотрение его комплексно и в динамике, с учетом всей совокупности фактов и отказом от идеологизированного догматического взгляда на историю проблемы. Методология работы представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно документоведческих методов. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: исторический, системный, метод сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, широко используемые в документоведении методы классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

Следует признать, что сегодня методологические проблемы документоведения относятся к числу центральных и пока еще нерешенных. Аналогичное положение наблюдается и в архивоведении, где учеными сделано гораздо больше в создании нового методологического фундамента. При этом возникает вопрос о философии архивоведения как о средстве выработки нового общего подхода к пониманию роли документов и архивов в современном обществе. Не случайно В.П. Козлов в работе о соотношении профессий историка и архивиста выдвигает задачу осмысления философии архивного дела 1 , а Т.И. Хорхордина призывает к разработке новой научной дисциплины «архивософии» 2 , находящейся на стыке методологии и теории науковедения, философии (культурологии) и информатики. Е.В. Старостин еще в 1991 г., ощущая потребность в изменении методологии архивного дела, предложил термин «архивология», который означает научную дисциплину, изучающую весь комплекс проблем, связанных с процессом документирования многообразной жизни человеческого общества 3 .

Так же, как и в архивоведении, в документоведении философия выступает как всеобщая методология науки. Потребность в философском осмыслении проблем документоведения особенно ярко проявилась в середине 1980-х годов, с приходом в сферу управления новых информационных технологий, появлением «безбумажной» альтернативы информационного обес-

Козлов В.П. Историк и архивист: общее и особенное профессий // Международная научная конференция «Историки и архивисты: сотрудничество в сохранении и познании прошлого в интересах настоящего и будущего». 27-28 ноября 1997 г. Москва: Материалы конференции- М., 1998. - С. 15-28.

2 См.: Хорхордина Т.И. От архивоведения к архивософии? // Труды Историко-архивного ин
ститута. - Т.ЗЗ /РГГУ. - М., 1996. -С. 185.

3 Старостин Е.В. Архивология. Реализация исторического мышления // Проблемы отечест
венной истории периода феодолизма: Тез. докл. / МГИАИ. - М., 1991. - С. 240. См. так
же: Отеч. архивы. - 1999. - № 3. - С. 123.

35 печения управления, массовым применением компьютеров как орудий труда, что повлекло за собой серьезные социальные последствия для управленческого персонала. Впервые эту задачу поставила А.Н Сокова 1 . Ее решение приобретает особенно важное значение в наши дни, когда общество находится в разных срезах переходных состояний (от плановой экономики к рыночной, от социалистической идеологии к идеологии демократии, от индустриального к информационному обществу). В этих условиях роль методологии трудно переоценить.

Междисциплинарные методы, как правило, не имеют философского происхождения. Они зарождались в недрах других наук (математике, теории информации, кибернетике, социологии и др.) и на их стыке. Эти методы но-сят общенаучный характер. К ним относятся методы исторического и логического исследования, системный метод, информационный, вероятностно-статистический, структурно-функциональный методы, метод классификации. Применение общенаучных методов в документоведении позволяет более широко использовать достижения других областей знания, расширяет исследовательские возможности и познавательный аппарат. Однако при их применении чрезвычайно важно, на наш взгляд, учитывать высказывание О.М. Медушевской о том, «что для результативного междисциплинарного диалога подчас не хватает главного, а именно - четкого представления об общем объекте, который разные подходы позволяют увидеть более объемным, разносторонним и системным» 3 .

Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи

// Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. трудов / ВНИИДАД. - М.,

1986. -С. 24-25. 2 УрсулА.Д. Философия и интегративно-общенаучные процессы. М.: Наука, 1981. - С. 163-177. 3 Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и различия как проблема

междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и источниковедение отечествен-

Ведущую роль в методологии документоведения играет исторический метод, в основе которого лежит изучение истории в ее конкретном многообразии, установление сущности рассматриваемых явлений путем мысленного воссоздания исторического процесса. Исторический метод тесно смыкается с методом источниковедения. Историческая наука испытывает дефицит в отношении непосредственного наблюдения того, что она хотела бы изучать. Источниковедение выступает как метод изучения прошлой реальности через посредство человеческого восприятия, зафиксированного в источниках, в том числе в документах 1 . Применение новых информационных технологий в работе историков привело к возникновению компьютерного источниковедения или исторической информатики 2 .

Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину 3 .

Метод функционального анализа позволяет изучить роль и значение

ной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта 1996 г. / Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 12.

1 Данилевский И.Н., Кабанов В.В., Медушевская О.М., Румянцева М.Ф. Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской истории: Учеб. пособие / РГГУ. - М., 1998. -С. 23-24.

Соколов А.К. О современном состоянии и перспективах работы с архивом машиночитаемых документов. - Круг идей: Новое в исторической информатике // Труды I Конференции Ассоциации «История и компьютер» / Мосгорархив. - М., 1994. - С. 71.

3 Автократов В.Н., Овезов Б.Б. Некоторые аспекты системного анализа (применительно к до-кументоведческим и архивоведческим исследованиям) // Тез. сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации» (июнь 1972). - М, 1972. - С. 18-28.

37 управленческих документов, образующихся в деятельности организаций и объединенных в соответствующих документных системах 1 . Структурно-функциональный анализ делает возможным исследовать явления и процессы как системы, в которых каждый элемент структуры имеет определенное назначение (функцию) в управленческой деятельности. Его применение можно проиллюстрировать одним из классических примеров В.Н. Автократова, который указывал на причинно-следственное отношение между деятельностью фондообра-зователя и образованием органически целостного фонда документов, представляющего «информационный слепок» деятельности фондообразователя 2 . Логическим развитием структурно-функционального метода в доку-ментоведении является метод моделирования, широко применяемый в различных областях науки. Моделирование - это метод изучения объекта (оригинала) путем создания и исследования его копии (модели), замещающей оригинал, с определенных сторон, интересующих исследователя 3 . Модель - это система со своей структурой и функцией, отражающая структуру и функции системы оригинала, она является промежуточным звеном между теорией и действительностью. Поэтому модель способна отражать не толь-

Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД. - М, 1974. - Т. IV. - Ч. 1; Автократов В.Н., Ел-патьевский А.В. Проблемы комплектования государственных архивов современными документами (источниковедческий аспект) // Источниковедение отечественной истории: Сб. статей. - М.: Наука, 1976; Рудельсон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов // Вопросы истории. - 1983.

- № 2. - С. 56-69.

2 Автократов В.Н. Понятие происхождения в архивоведении // Археографический ежегодник
за 1978 год. - М.: Наука, 1979. - С. 142.

3 Философский энциклопедический словарь. 2-е изд. - М.: Советская энциклопедия, 1989.

4 Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения // Археографический ежегодник
за 1969 г. -М.: Наука, 1971. -С. 27.

38 ко характеристики оригинала, но и его искомые параметры. Метод моделирования нашел широкое распространение в документоведении и управлении документацией.

Этот метод тесно связан с информационным методом в документоведении, т.е. с применением положений теории информации к документам и документопотокам. Академик Н.П. Ершов справедливо отмечал, что «информационная модель - это то сопряжение, через которое информатика вступает в отношения с частными науками, не сливаясь с ними и в то же время, не вбирая их» 1 . Информационный подход к документам служит целям оценки качества содержащейся в них информации, изучения процессов ее преобразования в документированную информацию в управлении. Изучение документных систем как информационных позволяет выявить особенности распределения информации по каналам связи в управлении, а также закономерности этого процесса.

1 Ершов Н.П. Информатика: предмет и понятие // Кибернетика Становление информатики.
- М., 1986.- С. 30.

2 Труды ВНИИДАД. - Т. 3. - М., 1973; Автократов В.Н. Источниковедческий и информа
ционный подходы в теории экспертизы документов (Вопросы анализа архивоведческих
критериев ценности) // Материалы науч. конф. по проблемам комплектования докумен
тальными источниками государственных архивов СССР. - М., 1976. - Ч. 1; Рудель-
сон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования
государственных архивов // Вопросы истории. - 1983. - № 2; Елпатьевский А.В. Об ис
пользовании понятий теории информации в современном архивоведении // Труды
ВНИИДАД. - Т. 3. - М., 1973. - С. 264-271; Шапиро В.Д. и др. Управление проектами.
Зарубежный опыт. - СПб.: Два.. Три, 1993; Марка Д., Макгоун К. Методология структур
ного анализа и проектирования / Метатехнология. - М., 1993 и др.

39 ристик в количественные 1 . Положения источникометрии в дальнейшем не нашли развития, хотя их применение в рамках информационного метода могло бы позволить проводить качественный анализ письменного источни-кового фонда страны, а также разрабатывать методики прогнозирования до-кументообразования и комплектования архивного фонда.

С учетом недостаточной разработанности темы, при работе над диссертацией был использован широкий круг источников, который можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительственные акты по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства и стандартизации; нормативные и методические материалы, государственные стандарты; диссертации и авторефераты по документалистике, документоведению и архивоведению; словари, методическая литература; научные отчеты, материалы исследований, хранящиеся в спра-вочно-информационном фонде ОЦНТИ ВНИИДАД, и архивные документы.

Кроме того, в процессе подготовки работы автором использован собственный опыт научных исследований и организационного проектирования по вопросам документоведения, документационного обеспечения управления (делопроизводства), результаты зарубежных стажировок.

Илизаров Б.С. К вопросу о единстве источниковедческого и информационного подходов при определении ценности документов // Труды ВНИИДАД. - М., 1976. - Т. 6. - Ч. 1. - С. 257; Его же. Проблемы измерения в источниковедении и архивоведении (Основная источникометрии и документометрии) // Методологические вопросы документоведения, архивоведения, археографии: Сб. докл. методологического семинара ВНИИДАД. - М., 1978. - Вып. 2. - С. 62-110; Его же. Источникометрические проблемы архивоведения (Методы измерения объемов письменной информации): Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1981.

40 ниє на исторические корни проблемы, без выявления которых невозможно правильное понимание современного состояния и актуальных задач докумен-товедения.

В этой связи представляет интерес группа законодательных и нормативно-правовых актов, исследование которых позволяет проследить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.

В дореволюционной России последовательно действовал ряд правовых актов, которые закрепляли правила приказного и коллежского делопроизводства 1 . Среди них необходимо выделить Генеральный регламент 1720 г., который впервые в истории России поставил делопроизводство на твердую почву закона и определил его основополагающие принципы почти на два столетия 2 .

В советское время также уделялось внимание вопросам документирования и их законодательному оформлению. Первые декреты советской власти по вопросам делопроизводства носили характер разрозненных правовых актов по актуальным вопросам документирования управленческих действий. Их отражение можно найти в опубликованных сборниках нормативных актов 3 .

Следующая группа правовых актов, которая использовалась в работе, связана с деятельностью НК РКИ СССР и его подведомственных органов по совершенствованию делопроизводства в 1920-е и начале 30-х годов 4 .

1 Судебники XV-XVII вв. - М.-Л., 1952.

2 Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // ПСЗ Российской Империи. - Т. VI. -
№ 3534; Учреждения для управления губерний Всероссийской империи // ПСЗ Российской
Империи. Собр. 1. - Т. XX. -№ 14392; Общее учреждение министерств 1811 г. // ПСЗ
Российской Империи. Собр. 1. - Т. XXXI. - № 24686.

3 Собрание узаконений и распоряжений Рабоче-крестьянского правительства РСФСР (1918-
1923 гг.).

4 Научная организация труда, производства и управления: Сборник документов и материалов

1918-1930 гг. -М., 1969.

Особого внимания потребовали нормативные акты советского правительства, которые последовательно раскрывают переход делопроизводства в ведение архивных органов, изменение их задач и функций в советский период истории, а также документы, связанные с разработкой Единой государственной системы делопроизводства.

Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документаци-онного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).

В последние годы в Российской Федерации в развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» 2 . Этот закон определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией 3 .

Важное место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает законодательство об Архивном фонде Российской

Основные декреты и постановления советского правительства по архивному делу 1918- 1982 гг. // Главархив СССР.- М., 1985.

2 СЗ РФ. - 1995. - № 8. - Ст. 609.

3 См.: Надершина М.Д. Законодательное регулирование информационных процессов в Рос
сии в 1990-е гг. // Делопроизводство. - 1998. - № 2. - С. 18-23.

42 Федерации и архивах 1 . Оно состоит из Основ законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов РФ и республик, а также краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако данные основы не содержат правовой регламентации вопросов делопроизводства.

Регулирование отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне в Россию осуществляется на основе Федерального закона «Об участии в международном информацион-ном обмене» . Целью этого закона является создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.

Определенное значение для данной работы имело знакомство с рядом смежных законов, среди которых следует упомянуть Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах, и изменениях, и дополнениях к нему» 3 , Закон РФ «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» 4 , Закон РФ «О государственной тайне и изменениях, и допол-

1 Ведомости Съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ. - 1993. - № 33. -
Ст. 1311.

2 СЗ РФ. - 1996. - № 28. - Ст. 3347.

3 Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Рос
сийской Федерации. - 1993. - №32. - Ст. 1242; СЗ РФ. - 1995. - № 30. - Ст. 2866.

4 Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Рос
сийской Федерации. - 1992. - № 42. - Ст. 2325.

43 нениях к нему» , федеральные законы «О связи» , «О федеральной фельдъ-егерской связи» , «О почтовой связи» .

В процессе работы привлекались также зарубежные законодательные акты данного направления (Чехия, Белоруссия, Киргизия, США, ФРГ и др.) 5 .

Важными источниками исследования являются нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов. В этой группе источников необходимо отметить все редакции единой государственной системы делопроизводства, унифицированные системы документации, правила работы государственных и ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, проспекты и описания разработанных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, государственные стандарты СССР и Российской Федерации и международные стандарты в области документации.

Наиболее полным межотраслевым документом в сфере документационного обеспечения управления до настоящего времени является Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года 6 . На базе ГСДОУ была

1 СЗ РФ. - 1997. - № 41. - С. 8220-8235; там же. - Ст. 4673.

2 СЗРФ. - 1995. - № 8. -Ст. 600.

3 СЗ РФ. - 1994. - № 34. -Ст. 3547.

4 СЗ РФ. - 1995. - № 33. - Ст. 3334.

5 См.: Закон по управлению федеральной документацией США - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД.
№ 856 «п»; Закон об архивном деле Чешской республики // Информ. вестник ОЦНТИ
ВНИИДАД. -1994. - № 5-6; Закон об архивном деле Республики Беларусь // Архивы и
делопроизводство. - Минск, - 1999. - № 1; Gemeinsame Geschaftsordunng der Bundesmi-
nisterien II Der Archivar. - 1997. - № 2. - S. 259-287 и др.

6 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положе
ния. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одоб-

44 разработана Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации 1993 года 1 .

В процессе подготовки диссертационного исследования были использованы многочисленные периодические издания: «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Служба кадров», другие журналы профильной и смежной тематики, материалы научных конференций, семинаров и симпозиумов. Привлекались также публикации зарубежных научных журналов, в основном, «Records management guarterly» (США), «Nachrichten fur Dokumentation», «Der Archivar», «Cogito» (ФРГ).

В процессе написания диссертации использовались терминологические словари, программы учебных курсов МГИАИ и РГГУ по дисциплинам документоведческого и архивоведческого профиля, а также смежным дисциплинам 2 .

В ходе работы были привлечены архивные документы по тематике ис-

рено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988, № 33 / Главархив СССР, ВНИИДАД. - М, 1991.

1 Подготовленная и утвержденная Росархивом в соответствии с распоряжением Правитель
ства РФ от 24 июня 1992 г. № 1118-р. Зарегистрировано в Министерстве юстиции РФ
05.08.93 № 321 / Росархив. - М., 1997.

2 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1-2 / Главар
хив СССР. ВНИИДАД. - М., 1982-1988. - Вып. 1. - 445 с, вып. 2 - 317 с; Гредасо-
ва Н.И., Репуло Л.В. Англо-русский словарь архивной терминологии. Вып. 1 / РГГУ. ИАИ.
- М., 1992. - 187 с; Немецко-русский терминологический словарь «Информация и доку
ментация» / Руководители темы: М.В. Ларин (ВНИИДАД), Т. Зеегер (Ун-т г. Потсдама) /
ВНИИДАД. - Потсдам-М., 1993-1994. - 37 с. - Рукопись депонирована в ОЦНТИ по
документоведению и архивному делу 1 марта 1996 г., № 141-96; Документоведение: Про
грамма курса для специальности № 220600 - Организация и технология защиты информа
ции / РГГУ. Фак. защиты информации. - М., 1997. - 23 с; Теория и методика архивове
дения: Программа курса для специальности № 020800 - Историко-архивоведение / РГГУ.
ИАИ. Каф. теории и методики архивоведения. - М., 1996. - 43 с. и др.

45 следования. Особенно большое значение для исследования имеют архивные документы по истории складывания и развития советского делопроизводства. Среди них следует выделить документы НК РКИ, который специально занимался вопросами совершенствования делопроизводства в 20-е годы. Фонды НК РКИ и Института техники управления, а также других учреждений 1 дают представление об организации и содержании работ по унификации и стандартизации документов, по упорядочению делопроизводства, о теоретических исследованиях в области научной организации управленческого труда и делопроизводства. В процессе деятельности органов НК РКИ зародилась идея создания единого государственного нормативного акта, регулирующего делопроизводство.

Основные положения и выводы диссертации непосредственно связаны с научно-исследовательскими работами данного профиля, которые проводятся Всероссийским научно-исследовательским институтом документове-дения и архивного дела Федеральной архивной службы России и нашли практическое применение при разработке целого ряда научно-исследовательских тем, которые выполнялись под руководством автора, и в комплексе нормативно-методических разработок института 2 .

1 ГАРФ. Ф. Р-374 (Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции СССР); Ф. Р-
4084 (Государственный институт техники управления); Ф. А-406 (Народный комиссариат
Рабоче-крестьянской инспекции РСФСР); РГАЭ, Ф. 484 (Центральный союз потребитель
ских обществ СССР); Ф. 1884 (Министерство путей сообщения СССР); Ф. 3527 (Министер
ство связи СССР); Ф. 7733 (Министерство финансов СССР).

2 См. отчеты о НИР по темам:

«Теория и практика информационного менеджмента в управленческих структурах рыночной экономики» (1994-1997); «Подготовка Словаря современных архивных терминов в области информации и документации» (1994); «Подготовка словаря современной архивной терминологии стран-членов МСА» (1994-1999); «Подготовка новой редакции Основных правил работы государственных архивов» (1996-1999); «Подготовка новой редакции Госу-

Новизна и возможность разработки поставленной проблемы связаны с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях.

Существенным отличием данной работы является то, что она представляет собой первое системное исследование, характеризующееся междисциплинарным подходом, комплексным исследованием с применением методологии истории и информационного менеджмента, а также приемов и методов документоведения, архивоведения и информатики. Отличительной особенностью исследования является правовое обоснование предлагаемых решений. В диссертации последовательно проводится идея о том, что управление документацией в условиях современного менеджмента и развития новых информационных технологий должно стать новым этапом развития до-кументационного обеспечения управления, главной особенностью которого является признание информационного ресурса одним из важнейших ресурсов управленческой и производственно-экономической деятельности любой организации. В диссертации впервые исследованы проблемы электронных документов и показано их место в системе управления документацией.

Впервые предложены меры, направленные на расширение правового поля регулирования жизненного цикла документов в оперативном управлении за счет разработки закона о документации, концепция и основное содержание которого дано в диссертационной работе. Разработаны предложения о содержании и практическом механизме реализации государственной политики в сфере официальной документации, которые, по нашему мнению,

дарственной системы документационного обеспечения управления» (1997-1999); «Доку-ментоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов». Аналитический обзор (1999) Информационный менеджмент в современных управленческих структурах: Метод, рекомендации / ВНИИДАД. - М., 1996. и др.

47 помогут ликвидировать кризисные явления в сфере документирования и организации работы с документами в практическом управлении.

В диссертации предлагается применение методологии информационного менеджмента как нового научного направления по отношению к управлению документацией. Использование методологии информационного менеджмента позволит решить многие вопросы теории и практики управления документацией в современных организациях, интегрировать документацию и информацию в единый информационный ресурс и построить эффективно действующую информационную инфраструктуру организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документаци-онного (информационного) обеспечения процессов управления.

Главные положения диссертационной работы были изложены в публикациях по теме исследования, апробированы автором в докладах и сообщениях на целом ряде научных конференций. Среди них следует указать такие, как ежегодная Международная научно-практическая конференция «Документ в информационном обществе» (1993-1999 гг.), Всероссийская конференция «НТИ-95», Всероссийская конференция «Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе (1996, 1999 гг.), научно-практическая конференция «Документ. Архив. История. Современность» Уральского государственного университета (2000 г.), конференции историко-архивного института РГГУ, методологический семинар ВНИИДАД, ежегодная научная конференция Международного института архивоведения (1994-2000 гг.) (г. Марибор, Словения), научные конференции Немецкого общества документоведов (1994, 1997 гг.), Международный коллоквиум по информации и документации (ФРГ, 1994 г.), Международный форум по электронным документам (Брюссель, 1997 г.);

48 Всероссийская конференция «Правовые проблемы информационного общества» (1999 г.).

В использовании полученных результатов заинтересованы многие категории научных и практических работников. В частности, работа представляет интерес для практической деятельности при построении систем управления документацией или реальных систем информационного менеджмента.

Материалы диссертации и ее выводы могут быть использованы при создании обобщающих трудов и учебных пособий по вопросам современного документоведения, при выборе методологии разработки и проектирования автоматизированных систем управления документацией в организациях.

Материалы диссертации имеют практическое значение при чтении общих и специальных курсов, на семинарских занятиях, при определении тематики и методики выполнения студенческих курсовых и дипломных работ.

Положения диссертации были использованы при создании проекта новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления, проекта Типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, при разработке методических рекомендаций, государственных стандартов, терминологических словарей, целого ряда научно-исследовательских работ по плану НИР Федеральной архивной службы и подпрограммы «Развитие архивного дела в Российской Федерации в рамках Федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства», при выполнении проекта «Создание и развитие информационной системы по нормативно-методической и правовой информации для документоведения и архивного дела» Федеральной целевой научно-технической программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития науки и техники гражданского назначения» на 1996-2000 годы (гос. контракт № 205-19100) - П, руководитель проекта М.В. Ларин).

Цель и задачи исследования обусловили выбор структуры диссерта-

49 ции. Диссертационная работа состоит из введения, пяти глав и заключения.

Во введении раскрывается актуальность темы, степень ее изученности, определяются цели и задачи, а также методы исследования, представлена историография проблемы.

В первой главе исследуется взаимосвязь информации и документации при формировании информационных ресурсов организации, процессы преобразования информации в документы.

Вторая глава посвящена эволюции управленческого документа, его терминосистемы, особенностям электронной документации.

В третьей главе исследованы исторические аспекты развития делопроизводства, систем управления документацией в связи с реформированием государства и современные проблемы документационного обеспечения управления, даны характеристика их правового обеспечения и развернутое представление об управлении документацией.

В четвертой главе разработаны вопросы теории и практики применения новых информационных технологий при построении конкретных систем автоматизации управления документацией в организациях.

В пятой главе сформулирована новая методология информационного менеджмента по отношению к управлению документацией в современных условиях открытого общества.

В заключении подведены итоги исследования и выработана стратегия комплексного решения задач научной, организационной и практической работы в данном направлении.

Развитие понятия "Документ"

М.В. Ларин, директор ВНИИДАД

Источник: журнал «Делопроизводство». 2000. № 1 .

Проблема совершенствования управления документацией и эволюции управленческого документа требует осмысления самого понятия "документ", исторических и методологических характеристик его эволюции. Известно, что документы сопровождают человека с момента возникновения письменности - начертательного способа фиксации информации. Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знания, сферах жизни.

История документа и документации как совокупности документов, связанных между собой формально-логическими связями, является одной из интереснейших тем документоведения и до настоящего времени недостаточно изучена. Вместе с тем в истории документа можно выявить истоки большинства сегодняшних проблем управления документацией в организациях. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса трансформации документа можно назвать причины возникновения, изменения и сохранения форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых технологий на документ, появление и исчезновение отдельных реквизитов документа и т.д.

В.И. Истрин связывает развитие документа непосредственно с возникновением письменности, так как письменная, текстовая, содержательная часть - это основа любого документа. Следует согласиться, что факторы, обуславливающие появление письма в историческом ракурсе (формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка, предшествующих систем письма), отразились и на становлении документа*1.

*1 Истрин В.И. Возникновение и развитие письма. М., 1965. С. 28.

Анализ литературы показывает, что основные функции документа связаны с процессом запоминания (фиксации) информации с последующей передачей ее во времени и пространстве. К ним на первоначальном этапе становления письменного документа можно отнести: учет, подсчет, борьба с обманом, передача команд, запись информации в целях ее сохранения и распространения в научных, религиозных, учебных и других целях*1. Реализация названных функций привела на практике к появлению графической документации (карт и чертежей), медицинской, бухгалтерской и других видов документации. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.

*1 См.: Банасюкевич В.Д., Ларин M.В., Сокова А.Н. Государство и эволюция систем документации. Отчет о НИР. СИФ ВНИИДАД.

Зададимся вопросом о том, что же с точки зрения документоведения представляет собой документ. Очевидно, что разработка оптимального определения термина "документ" зависит от полноты изучения проблемы эволюции управленческих документов в целом. К сожалению, до настоящего времени в документоведении и архивоведении не выработано четкого, однозначного и общепринятого термина "документ". Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения.

Понятие "документ" используется во многих областях знаний и является объектом исследования ряда научных дисциплин. Почти каждая из этих наук выдвигает свой подход к определению документа, исходя из того, какие критерии берутся за основу: назначение документа, форма, способ записи и воспроизведения информации и т.п. По нашему мнению, решение задачи поиска необходимого смыслового значения термина "документ" в документоведении возможно только на основе сравнительного анализа разных подходов к определению документа.

Являясь общенаучным понятием, документ имеет определенные отличия в толковании разными дисциплинами*1, отражающими их предмет и задачи.

*1 Степанский А.Д. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. - М. 1965; Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем // Тезисы сообщений к теоретическому семинару "Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации". - М. 1972; Медушевская О.М., Степанский А.Д., Люшин С.П. О материалах научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. - М. 1976. Ч. 1; Сокова А.Н. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М. 1985. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. N 039-86; Автократов В.И. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. - М. 1976. Т.6. 4.1; Илизаров Б.C. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М. 1984 и др.

Тесная взаимосвязь между научными дисциплинами, изучающими документацию с разных позиций, проявляется в их понятийном аппарате. Если документоведение ставит своей главной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности. Важно подчеркнуть, что оценка документа как исторического и социологического источника прямо вытекает из того, какое место занимал документ и какое значение он имел, выполняя первоначальные свои функции*1.

*1 Банасюкевич В.Д. Вопросы терминологии управленческой документации // Советские архивы, 1974, N 4. С. 17.

Самое широкое понимание документа дано в документалистике - как любого материального носителя с закрепленной информацией на любом языке и любым способом*1. В документоведении документ - средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека*2. В источниковедении документ - объект, специально предназначенный для передачи информации*3.

*1 См. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. - М. 1973. С. 7.

*2 ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

*3 Медушевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы. 1979. N 2. С. 5.

В архивоведении употребляется термин "архивный документ" - документ, хранящийся в архиве*1.

*1 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М. 1982. Ст. 22. Ранее применялся термин архивные материалы, затем документальные материалы, затем (с 1971 года) документы.

В правовой науке документы изучаются как средство документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука определяет документ как важнейший исторический источник, документалистика считает документом любую фиксированную информацию*1.

*1 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.3. Документоведение. Документ и системы документации. Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1977. С. 7.

Специалисты в области управления рассматривают документ как средство фиксации и передачи управленческих решений*1.

*1 Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985. С. 10.

Илизаров Б.С. предложил определение документа как объекта изучения всех дисциплин: документ - результат целенаправленного запечатления (документирования) информации для передачи ее во времени и пространстве*1.

*1 Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М., 1984. С. 32.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию "документ", по нашему мнению, дает научная дисциплина - документоведение, изучающая закономерности образования документов, складывания и развития систем документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности.

Понятия "документ", "документация" в своем развитии претерпели существенные изменения. Первоначально латинское doceo означало "учу", "извещаю". Позднейшая производная форма documentum, в узком смысле слова означающая "доказательство", "свидетельство", надолго утвердилось во многих сферах научной и практической деятельности.

В русском языке понятие "документ" появилось в XVIII в. Петр I перевел его как "письменное свидетельство"*1, подчеркнув тем самым прежде всего правовое значение документа. В XIX в. выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления*2. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. "Документ - 1) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанностей, 2) вообще всякое письменное доказательство"*3.

*1 Документалистика - 60. Материалы Первого всесоюзного симпозиума по документалистике, ч. 1. - Вильнюс, 1970. С. 45.

*2 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1977. С. 11.

*3 См.: Павленков Ф. Энциклопедический словарь. - СПб., 1913. С. 687.

Однако в нормативных актах дореволюционной России XIX - XX вв. по организации управления и делопроизводства термин "документ" почти не употреблялся. В практической деятельности учреждений понятие документа также отождествлялось с понятиями "деловая бумага", "акт", "дело". Эта тенденция отождествления "деловой бумаги" и "документа" сохраняется до 20-х гг. XX в. Постепенно термин "деловая бумага" заменяется "служебным документом". Так, в Постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения "служебных документов"*1. В "Толковом словаре русского языка" 1934 г. документом называется "письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя"*2.

*1 СЗ СССР, 1932, N 53, ст. 319.

*2 Толковый словарь русского языка. Под ред. Д.Н. Ушакова, т. 1. - М., 1934. С. 751.

В приведенных выше определениях можно выделить две составляющие документа: информационную (документ - зафиксированная информация, передаваемая во времени и на расстоянии) и правовую (документ служит доказательством достоверности информации и представляет одну из форм выражения права).

По мере накопления знаний о закономерностях образования документов и документирования в различных отраслях человеческой деятельности, а также с появлением новых типов материальных носителей информации понятие "документ" получало новое осмысление, наполнялось новым содержанием.

К.Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия "документ", "документальные материалы" обозначают все то, что является документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи*1.

*1 Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. Указ. соч., с. 8.

Более позднее определение К.Г. Митяевым понятия документа как результата сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов было развито в "Кратком словаре архивной терминологии". В нем в определении "документ" заложено понятие об информации как объекте описания: "Документ - результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)"*1. Хотя термины "информация" и "носитель" отсутствуют, но они раскрываются в дефиниции через их характеристики.

*1 Краткий словарь архивной терминологии. - М. - Л., 1968. С. 19-20.

Позже ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (М., 1971) вносит в термин "документ" изменения: "Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека"*1. В этом определении дано развернутое понятие информации, однако слово "результат" (закрепление информации) заменено не оправданным ни семантически, ни логически словом "средство".

*1 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-70. - М., 1971. N 1. С. 2.

В приведенном определении следует обратить внимание на следующее: 1) Документ является результатом прежде всего сознательной человеческой деятельности. Закрепление информации выполняется при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация закрепляется техническими средствами, созданными человеком.

2) Сознательно закрепляемая информация не может быть выражена без слов или каких-либо знаков или символов (машинных кодов), поскольку она является мысленным отображением действительности.

Таким образом, основное смысловое значение документа обобщено в определении его как средства закрепления информации*1. При этом в самом понятии выделяются новые признаки документа, такие как способы и материал закрепления информации, обязательная идентификация документа.

*1Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1977. С. 13.

Дальнейшее развитие архивной терминологии, отраженное в "Словаре современной архивной терминологии социалистических стран"*1, внесло коррективы в предыдущее определение термина "документ". Понятие "информации" как несущее основную нагрузку осталось в логико-семантической связи в составе словосочетания "результат закрепления информации". Дополнительно введенное понятие "носитель", на котором закреплена соответствующая информация, придало дефиниции законченный вид: "Документ - результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе"*2.

*1 М., 1982. Вып. 1; 1988. Вып. 2.

*2 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982. Вып. 1. С. 59.

Введенные понятия различных носителей и различных способов закрепления информации - терминологически разводило понятия "документ" и "документная информация".

В ГОСТе 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (М., 1983) в дефиницию термина "документ" внесены поправки, которые дополняют представление об объекте описания, отделяя материальный носитель "документа" от информации на нем. Словарная конструкция "материальный объект с информацией" дополняет и уточняет семантическое значение термина; этой же цели служит устранение понятий "средство" или "результат" из дефиниции и отказ от перечисления способов закрепления информации на различных материальных носителях: "Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и в пространстве"*1.

*1 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83. - М., 1983. С. 5.

А.В. Елпатьевский ввел в архивоведение понятие "документная информация". Его определение, данное в начале 70-х гг., считалось наиболее точно отражающим все виды документной информации, в том числе и архивной: "Под документной информацией следует понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной природы, зафиксированные на материальных носителях с целью переработки и хранения"*1.

*1 Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия "документная информация" в свете ленинской теории отражения // Тезисы сообщений к теоретическому семинару "Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения (январь 1974)". - М.: ВНИИДАД, 1973. С. 27.

Таким образом, анализ последовательного развития определений документа позволяет выделить три основных подхода к формулированию термина "документ":

1) документ - материальный объект;

2) документ - носитель информации;

3) документ - документированная информация.

С позиций документоведения наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования*1.

*1 Федеральный закон от 23.11.1994 "Об обязательном экземпляре документов" // СЗ РФ. 1995. N 1. Ст. 1.

Первоисточником такого подхода к документу может служить работа Поля Отле "Трактат о документации"*1. В СССР сторонниками данного термина стали специалисты по информатике, которые в 60-е годы дали ряд дефиниций документа*2. В этом случае речь идет об информационных процессах, о передаче информации от одного субъекта другому.

*1 Отле П. Трактат о документации. Брюссель, 1934.

*2 Например, "Терминологический словарь по теории и практике научной информации" (М., 1964) дает такую дефиницию: "Документ - материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде"; Михайлов А.И., Черный А.И., Гиляровский Р.С. в книге "Основы информатики" (М.: Наука, 1968, с. 46) вводят следующее определение: "Документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени и используемый в общественной практике"; ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (М., 1983, с. 5) также устанавливал, что "документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве". В этом определении сделан акцент на участии человека в создании документа.

Разновидностью данного толкования понятия "документ" является замена в термине словосочетания "материальный объект" на "материальный носитель", "носитель", "специальный материал". Впервые такой подход был обозначен в кратком словаре архивной терминологии*1 и развит в ГОСТе 16487-70*2. Среди ученых и специалистов этой точки зрения придерживались последовательно Воробьев Г.Г., Рудельсон К.И., Киба Ю.И. и Цибизов Н.И., Фельзер А.Б. и Миссерман М.А., Илюшенко М.П., Петраков А.В. и др.*3.

*1 См.: Краткий словарь архивной терминологии. - М. - Л, 1968. С. 19-20.

*2 ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1971. С. 2.

*3 См.: Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. С. 7 (Документ - любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом); Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М.: Наука, 1973. С. 19 (Документ является носителем информации, подтверждает знания, факты, события и явления объективной действительности и служит для передачи сведений о них во времени и пространстве); см. также: Киба Ю.И., Цибизов Н.И. Организационно-методические принципы унификации и стандартизации документации, используемой в АСУ // Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. - Подольск, 1974. С. 3; Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. - Киев, Вища школа, 1977, с.6; Илюшенко М.П. Организация документооборота. - М., МГИАИ, 1981. С. 38; Петраков А.В. Введение в электронную почту. - М.: ФиС, 1993. С. 23 и др.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия "документированная информация (документ)", по мнению правоведа В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации... Документированная информация... есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности*1. Мысль о документе как двуедином целом разделяет и М.Н. Костомаров, который справедливо указывает, что в этом единстве в течение длительного времени главенство принадлежало именно носителю, становившемуся как бы нарицательным обобщенным именем документов (например, "бумаги")*2.

*1 Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования - научно-техническая информация. Серия 1. Организация и методика информационной работы. - М., ВИНИТИ, 1996, N 8. С. 2. Мысль В.А. Копылова о признании документированной информации материальным объектом, по нашему мнению, следует учесть в ведущейся в архивном мире дискуссии о цене и материальной оценке архивных документов.

*2 Костомаров М.Н. "Многоликий Янус" - документ в системе информационного менеджмента. - #M12293 0 941800395 2980148181 3213866710 3577110956 4294967294 2249773749 4188262768 1249387220 4294967272Делопроизводство, 1998, N 1. С. 22-23#S.

Продолжая анализ понятия "документ", можно сделать вывод о том, что его основу составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты. Возможность идентификации зафиксированной информации коренным образом отличает документ от других носителей информации. В этом мы солидарны с украинским ученым С.Г. Кулешовым, который в своей монографии отмечает, что документ - это специальная материальная конструкция, созданная человеком для сохранения и передачи информации в пространстве и времени, приспособленная для физиологических возможностей прочтения текста (как логической последовательности речевых и неречевых знаков)*1.

*1 См.: Кулешов С. Документальнi джерела науковоi iнформацii поняття, типологiя, icторiя, типологiчноi схеми. - Kuiв, 1995. С. 26.

Особенно важным представляется введение в термин понятия идентификации документа с точки зрения его применения в управлении и архивном деле. Таким образом, в результате эволюции понятие документа приходит к его современному официальному толкованию: "Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать"*1. На наш взгляд, этим определением вполне может оперировать документоведение.

*1 Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации". ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".