Учредитель в командировке какие расходы можно учесть. Возмещение расходов учредителя

Известно, что можно легко найти в специализированных журналах для бухгалтеров. Казалось бы, совсем несложно воспользоваться готовым опытом. Однако если сформулировать цель поездки некорректно, затраты на нее нельзя будет учесть в расходах для снижения налогооблагаемой прибыли предприятия. Поэтому обосновывать деловое «путешествие» сотрудника нужно вдумчиво и осторожно.

Какие готовить документы

Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.

Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.

1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:

Ф.И.О. сотрудника;
его табельный номер;
должность;
подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий;
путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя);
место назначения.

К приказу прилагается документ - основание командировки или приглашение).

До 2013 года требовалось также готовить и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.

2. Работодатель приобретает бронирует номер в гостинице.

3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.

4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:

700 руб. в день - при выездах в пределах территории РФ.

2500 руб. в день - при зарубежных командировках.

Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.

5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.

7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.

Что, если заявленная цель поездки не достигнута?

Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.

Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.

В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.

«Универсальные» формулировки для служебных заданий

В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:

«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:

решения производственных вопросов,
переговоров о возможном сотрудничестве,
установления деловых контактов,
исследования рынка на предмет возможности приобретения товара».

Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание

Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:

почему не удалось выполнить служебное задание,
каков результат поездки,
чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.

При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?

К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:

Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.

Командировка руководящих кадров

Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:

проведения ключевых переговоров с партнерами,
участия в официальных мероприятиях,
с потенциальными заказчиками.

Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.

Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:

проведение переговоров с ООО «Комплект»;
демонстрация образцов продукции ООО «Стандарт»;
участие в выставке «Электроматериалы России» г. Москва 27 сентября 2016 г.;
проведение презентации для участников встречи «Космотехника» 20 июля 2016 г.;
участие в семинаре «Как пережить финансовый кризис» 21 августа 2016 г., проводимом ООО Учебный центр «Консультация» в г. Москве;
выступление с лекцией перед студентами и аспирантами Московского государственного университета на тему «Государственная поддержка отечественного производителя»;
обмен опытом с участниками конференции «Бизнес легко и с удовольствием», проводимой с 10 по 15 октября 2016 г.;
повышение профессионального уровня;
ознакомление с новыми технологиями.

Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры:

подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности дочернего предприятия ООО «Наша фирма» за 1-е полугодие 2016 г.;
участие в ревизии финансово-торговых операций филиала ООО «Предприятие» в г. Н-ске;
проведение анализа качества работы и аттестации персонала дополнительного офиса № 0233 в г. А-ске с 02 по 10 сентября 2016 г.

При необходимости цель командировки может быть разделена на несколько более узких задач. Они обычно не указываются в приказе, но отражаются во внутренних документах компании.

Так, например, к цели «проведение переговоров с ООО «Перспектива» о возможном сотрудничестве» могут быть выставлены такие задачи:

Знакомство и личная встреча с генеральным директором ООО «Перспектива»: демонстрация рекламных материалов, образцов продукции, обсуждение условий поставки.

Планируемый результат:

установить контакт с руководителем ООО «Перспектива»,
довести до него информацию о конкурентных преимуществах продукции ООО «Наша компания» и выгодах сотрудничества,
договориться о заключении контракта на поставку первой партии товара.

2. Участие в совещании с отделом закупок ООО «Предприятие», обсуждение условий контракта.

Планируемый результат:

Добиться права на поставку товара на условиях 100% предоплаты, при условии предоставления ООО «Перспектива» оптовой скидки в размере не более 20% от цены, указанной в прайс-листе (1 вариант);
Договориться о поставке товара в объеме одной тонны сырья в месяц, без скидки, с рассрочкой платежа на срок не более 3-х недель (2 вариант).

По возвращении из поездки директор подводит итоги, достигнута ли цель командировки.

Деловые поездки менеджеров по продажам

Как оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.

Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.

Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора.

Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.

Основное служебное задание может звучать следующим образом:

проведение переговоров и установление первичного контакта с ООО «Будущий клиент»;
заключение договора на поставку материалов для компании АО «Заказчик»;
расширение клиентской базы, изучение возможностей рынка г. Н-ска;
участие в выставке «Стройматериалы сегодня» 01 августа 2016 г.;
обмен опытом с менеджерами по продажам Западного филиала компании; участие в корпоративной конференции «Прибыльные сделки»;
обучение новых сотрудников отдела сбыта Западного филиала;
организация и проведение семинара «Успешная работа».

«Заключение контракта на поставку товара» - наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:

встреча с представителем отдела закупок ООО «Будущий заказчик», выявление и анализ потребностей;
визит на предприятия-конкуренты ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2» качестве «тайного покупателя»: получение прайс-листов, сбор информации об условиях сотрудничества с заказчиками, составление отчета для отдела маркетинга, выявление сильных сторон ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2»;
переговоры с начальником отдела закупок ООО «Будущий клиент», демонстрация образцов продукции, согласование условий контракта;
встреча с генеральным директором ООО «Будущий клиент», подписание контракта.

По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).

Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.

Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:

проведение внутрифирменного аудита сделок по реализации,
контроль за работой филиала компании,
участие в собрании Комитета по улучшению качества обслуживания клиентов,
предоставление отчета о продажах перед членами совета директоров на ежегодном собрании.

Командировки с целью приобретения материалов

Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.

В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:

проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества;
установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции;
заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»;
согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».

Поездки работников, занятых на производстве

Часто «путешествовать» приходится инженерам по установке и монтажу оборудования, строителям, рабочим. Для данных специалистов актуален любой пример задачи командировки из указанных:

монтаж и первичное тестирование производственного оборудования «Линия-1» в цехах компании АО «Заказчик»,
установка, наладка и запуск в работу оборудования «Конвейер-100»,
гарантийное обслуживание станка «А-2»,
регламентные работы на производственной линии АО «Заказчик»,
внеплановый ремонт, исправление поломки станка,
профилактика оборудования.

Деловые поездки водителей

«Работникам руля» часто приходится выезжать в другие города, с целью перевозки грузов, документов, доставки специалистов к местам работы.

Командировка сотрудника данной категории обычно связана с выполнением таких заданий:

доставка коммерческого директора ООО «Стандарт» к месту ведения переговоров с ООО «Клиент»,
получение материалов на складе поставщика, доставка груза на территорию ООО «Наша фирма»,
ремонт автомобиля, приобретение запчастей,
техническая диагностика автомобиля в сертифицированном автосервисе.

Заключение

Теперь вам известно, на какие моменты важно обратить внимание, оформляя командировку сотрудника. В данной статье вы можете подобрать пример цели командировок, подходящий персонально к вашему случаю.

В практике организаций иногда возникают ситуации, когда в служебную поездку направляются учредители (участники, не являющиеся сотрудниками организации.

Рассмотрим вопросы налогообложения расходов на такие поездки.

Налогообложение прибыли

Следует отметить, что относительно признания расходов на оплату поездок учредителей (участников ООО) нельзя исключить риск разногласий с налоговыми органами, т.к. данные расходы нельзя отнести ни к командировочным, учитываемым для налога на прибыль в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса, ни к представительским, учитываемым на основании п. 2 ст. 264 Налогового кодекса. Официальных же разъяснений относительно возможности признания или непризнания данных расходов нет.

В частности, согласно ст. 166 Трудового кодекса, служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Аналогично, в соответствии с п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749), в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Поскольку с учредителями (участниками ООО) в данном случае не заключены трудовые отношения, соответствующие расходы понятию командировочных и критерию признания в расходах на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса не соответствуют.

Расходы на поездку учредителей (участников ООО) не являются и непосредственно расходами, связанными с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, соответственно, не могут быть учтены и в качестве представительских (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса).

Кроме того, Минфин РФ неоднократно разъяснял, что, к примеру, расходы на проживание представителей других организаций не могут быть учтены в качестве представительских.

Подобная позиция, в частности, была выражена в Письмах УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007г. № 20-12/034115 и от 16.04.2007г. № 03-03-06/1/235.

В то же время, по нашему мнению, расходы на поездки учредителей (участников ООО) можно принять при налогообложении прибыли на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса, общими принципами признания расходов являются их обоснованность и документальное подтверждение.

При этом считаем целесообразным подтвердить полномочия учредителей (участников ООО) в рамках данной деловой поездки подтверждаются протоколами решений Совета директоров.

Для обеспечения документального подтверждения расходов учредителям (участникам ООО), на наш взгляд, в данном случае следует оформить отчет об осуществленных расходах с кратким указанием цели и результата поездки (в целях подтверждения экономической оправданности) с приложением подтверждающих документов. Считаем возможным оформить подобный отчет и в форме авансового отчета по обычно применяемой форме.

При этом, если исходить из принципа экономической оправданности расходов, определенного п. 1 ст. 252 Налогового кодекса, могут быть учтены при налогообложении прибыли:

Стоимость авиабилетов;

Стоимость проживания в гостинице;

Иные экономически оправданные расходы.

Налог на доходы физических лиц и иные налоги с фонда оплаты труда

Относительно НДФЛ также нельзя полностью исключить риск разногласий с налоговыми органами по поводу оплаты поездок учредителей (участников ООО).

Однако, по нашему мнению, данные суммы не должны включаться в базу по НДФЛ по следующим основаниям.

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса, не подлежат включению в базу все выплаты, связанные с возмещением расходов. При этом порядок, аналогичный порядку оплаты командировочных расходов применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Поскольку в данных поездках учредителям (участникам ООО) передаются соответствующие полномочия, и на них возлагаются соответствующие обязанности, по нашему мнению, их можно считать лицами, находящимися в данном случае во властном (административном) подчинении.

Кроме того, суммы возмещения расходов не соответствуют понятию «дохода», определяемому как объект налогообложения статьей 209 Налогового кодекса.

Общее определение «дохода» в целях применения Налогового кодекса приведено в ст. 41.

Согласно п. 1 данной статьи, доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами «Налог на доходы физических лиц», «Налог на прибыль организации» Кодекса.

При осуществлении расходов на поездки в целях обеспечения деятельности организации не являются экономической выгодой, а соответственно – доходом.

Не облагать НДФЛ, по нашему мнению, можно все экономически оправданные и документально подтвержденные расходы, перечисленные выше:

Стоимость авиабилетов;

Стоимость проезда из аэропорта до города и от города до аэропорта;

Стоимость проживания в гостинице.

Что касается отчислений на обязательное социальное страхование и обеспечение , то в отношении оплаты расходов учредителей (участников ООО) они отсутствуют (в том числе и в отношении стоимости питания в ресторане), т.к. отсутствуют выплаты в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Возмещение же командировочных расходов сотруднику не включается в базы на основании п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009г. № 212-ФЗ и п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998г. № 125-ФЗ.

Наша компания только образовалась. Для налаживания производственных связей в командировку вместе с сотрудником поехал учредитель компании, который не состоит в ее штате. Как отразить расходы на его командировку в бухгалтерском и налоговом учете?
Л. Перова, г. Рязань

Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть в командировку можно отправить только работника организации. Это подтверждается и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 . В нем сказано, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Из вопроса следует, что учредитель в трудовых отношениях с организацией не состоит. Поэтому считать его поездку командировкой нельзя, и затраты учредителя на эту поездку командировочными расходами не являются. В такой ситуации получается, что учредитель поехал с сотрудником по собственной инициативе. А значит, все затраты, которые он понес на эту поездку, являются его личными расходами. Соответственно, компания не сможет учесть возмещение таких затрат в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Ведь в расходы включаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные самой организацией (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Так как компания оплачивает за учредителя его собственные расходы, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (ст. 41, п. 1 ст. 210 НК РФ). Страховыми взносами сумму возмещения облагать не нужно, поскольку такая выплата осуществляется вне рамок трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ , далее — Закон № 212-ФЗ). Не будет она облагаться и взносами на травматизм (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ , далее — Закон № 125-ФЗ).

Все расчеты с учредителем нужно отражать в бухгалтерском учете на счете 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами». Использовать для этих целей счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» нельзя. Ведь подотчетным лицом может быть только работник (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Следовательно, если компания выдала учредителю деньги из кассы до поездки, вся полученная сумма является доходом учредителя (п. 1 ст. 210 НК РФ). Из нее компания, как налоговый агент, должна удержать НДФЛ по ставке 13% и уплатить его в бюджет (п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ). Отчитываться по этой сумме после поездки учредитель не должен.

пример

Вместе с сотрудником в командировку отправился учредитель организации, не состоящий в ее штате. По возвращении из поездки для возмещения понесенных расходов учредитель представил документы, из которых следует, что сумма его затрат на поездку составила 10 000 руб. Организация приняла решение возместить ему эти расходы.

В бухгалтерском учете такое возмещение будет отражаться следующими проводками:

Дебет 91 Кредит 76

— 10 000 руб. — задолженность компании по возмещению затрат учредителю;

Дебет 99 Кредит 68.3

— 2000 руб. (10 000 руб. х 20%) — сформировано постоянное налоговое обязательство (ПНО);

Дебет 76 Кредит 68.1

— 1300 руб. — из суммы возмещения затрат удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 50

— 8700 руб. — сумма возмещения затрат за минусом удержанного НДФЛ выдана на руки учредителю;

Дебет 68.1 Кредит 51

— 1300 руб. — удержанный НДФЛ перечислен в бюджет.

Чтобы у организации была возможность учесть суммы возмещения затрат учредителя на поездку в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, а у учредителя эти суммы не облагались НДФЛ, с ним можно заключить срочный трудовой договор.

По возвращении из командировки и предоставлении отчета с результатом работ срочный трудовой договор с учредителем будет завершен.

Обратите внимание, что во время действия трудового договора учредитель будет получать зарплату (средний заработок за время нахождения в командировке). Эти суммы будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Вопрос аудитору

Учредитель не является сотрудником организации, однако периодически совершает поездки в другие города в интересах компании. Можно ли в такой ситуации оплачивать ему командировочные расходы – суточные, проезд, проживание? Как учитывать эти средства в целях налогообложения?

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Из этого определения следует, что командировать можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Если такого договора нет, направление в командировку и предоставление связанных с этим гарантий (оплата проезда, проживания, суточные) не производится.

В указанной ситуации с учредителем можно заключать гражданско-правовой договор на период командировки, предметом которого будут какие-либо услуги учредителя (например, проведение переговоров, изучение рынка, посещение выставок и т.п.).

При заключении договора необходимо установить вознаграждение, которое можно будет учесть в расходах по налогу на прибыль (п. 21 ст. 255 НК РФ). Кроме того, начислить на него страховые взносы (ст. 420 НК РФ) и удержать НДФЛ (ст. 208-209 НК РФ).

При этом поездку нельзя оформить как командировку, но можно в договоре установить компенсацию расходов, связанных с его исполнением, – оплату проезда и проживания. Суточные в рамках гражданско-правовых отношений платить не нужно, такие суммы будут признаны контролирующими органами вознаграждением со всеми вытекающими налоговыми последствиями.

Что касается возмещаемых расходов на проезд и проживание, их можно учесть при исчислении налога на прибыль, но при условии, что они являются экономически обоснованными и документально подтвержденными (ст. 252 НК РФ). При этом мы рекомендуем учитывать такие расходы не в качестве командировочных (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), а в качестве прочих по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .

В отношении НДФЛ ситуация складывается следующим образом. Выплаты в рамках гражданско-правового договора контролирующие органы признают вознаграждением и предлагают включать в налоговую базу (письма Минфина России от 24.02.2016 № 03-04-05/10023 , от 05.11.2013 № 03-03-06/4/47090). Однако исполнители по гражданско-правовым договорам имеют право на профессиональный налоговый вычет в виде сумм, подтвержденных документами (п. 2 ст. 221 НК РФ). Поэтому если расходы на проживание и питание будут подтверждены документально, из налоговой базы по НДФЛ суммы этих расходов можно вычесть (письмо Минфина России от 26.11.2018 № 03-03-06/2/85248).

Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в числе прочего с расходами физического лица в связи с выполнением работ, оказанием услуг по гражданско-правовым договорам (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Эта норма позволяет возмещение расходов в рассматриваемой ситуации не включать в базу обложения страховыми взносами (см. письмо Минфина России

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Как оплатить «командировку» учредителя общества

Учредитель (участник) вашей организации, не состоящий в ее штате, время от времени ездит в другие города по делам компании. А перед вами руководство поставило задачу оплачивать за счет фирмы его проезд, проживание, телефонные переговоры в поездке и т. п. (либо возместить ему потраченную на это сумму), а также выплачивать суточные.

Проблема в том, что это - не командировка, ведь в командировку можно отправить только работник аст. 166 ТК РФ . Поэтому и расходы учредителя на такую поездку фирма не вправе учесть как командировочные. Нельзя также выдать ему деньги на эти расходы наличными под отчет: подотчетником тоже может быть только работни кп. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П .

Если же оплатить затраты учредителя на такую «командировку» и выдать ему суточные на основании одного только распоряжения директора, то налоговики наверняка расценят это как оплату за счет фирмы его личных расходов, поэтому:

потребуют удержать с этих сумм НДФЛп. 1 ст. 210 , ст. 211 НК РФ . А если удержать налог невозможно (например, фирма оплатила билеты и проживание со своего расчетного счета и до конца года никаких выплат учредителю не будет), по окончании года - сдать на него справку 2-НДФЛ с сообщением о невозможности удержать нало гп. 5 ст. 226 НК РФ ;
исключат эти суммы из налоговых расходов как переданные безвозмездн оп. 16 ст. 270 , п. 1 ст. 252 , п. 2 ст. 346.16 НК РФ ;
не согласятся с вычетом НДС по расходам на билеты, проживание, бензин и т. п.

Страховые взносы платить, правда, не придется, поскольку это выплата не по трудовому договор уп. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ) .

Как оформить «командировочные» отношения с учредителем, чтобы и расходы списать в налоговом учете, и вычетом НДС воспользоваться, и НДФЛ с возмещаемых сумм не удерживать? Ведь, по сути, это расходы самой фирмы, а не учредителя.

СПОСОБ 1. Принимаем учредителя на работу на неполную ставку с символическим окладом

К примеру, советником директора на 0,1 ставки. Тогда расходы на его поездки - это обычные командировочные и суточные, а наличные на них можно спокойно выдавать под отчет.

При этом зарплата за полностью отработанный месяц не должна быть меньше МРОТ, закрепленного в региональном соглашени истатьи 133, 133.1 ТК РФ . Так что если трудовой договор будет, к примеру, на 1/10 ставки, то допустимо, чтобы зарплата советника была на уровне 1/10 МРОТ. И по данным табеля он должен отработать не более 1/10 месячного рабочего времени.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если необходимо оформить разовую поездку учредителя, достаточно заключить с ним срочный трудовой договор. Основание его заключения - выполнение временных рабо тстатьи 58, 59 ТК РФ .

Налоги. НДФЛ и страховые взносы с минимальной зарплаты наверняка будут ощутимо меньше потерь на НДФЛ, НДС и налоге на прибыль с расходов на поездку, выплаты по которой учтены как личный доход учредителя. Однако придется сдавать отчетность по НДФЛ, взносам и сведения персонифицированного учета.

Оформление. В трудовом договоре укажите обязанности, соответствующие тем задачам, для решения которых учредитель ездит в командировки. Например, участие в переговорах, подготовка для директора аналитических заключений о целесообразности заключения сделки.

СПОСОБ 2. Заключаем с учредителем гражданско-правовой договор на каждую поездку

По такому договору учредитель должен сделать для вашей фирмы то, ради чего он, собственно, и отправляется в поездку (в отличие от предыдущего способа это будет уже не командировка). А фирма по договору обязана:

<или> возместить ему затраты на необходимую для выполнения его договорных обязанностей поездк уч. 2 ст. 709 , ст. 783 , ч. 2 ст. 975 ГК РФ . На суммы возмещения не нужно начислять ни НДФЛст. 41 НК РФ ; Письма ФНС от 03.09.2012 № ОА-4-13/14633 , от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926 , ни страховые взнос ыподп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ . Саму эту сумму включите в налоговые расходы фирмы. Но для этого все возмещаемые расходы учредитель должен подтвердить первичными документам ип. 1 ст. 252 НК РФ . А вот НДС к вычету принять не получится, так как все эти документы будут выписаны на имя учредителя;
<или> сама заказать и оплатить билеты, проживание и все прочее, необходимое учредителю для выполнения им своих обязанностей по такому договору. Этот вариант предпочтительнее, поскольку позволит еще и без проблем поставить к вычету НДС, ведь все счета-фактуры и первичные документы будут составлены на имя фирмы. Но не исключено, что кое-что фирме не удастся заранее организовать и оплатить самой. Тогда укажите в договоре, что такие расходы фирма возмещает, а остальные оплачивает сама.

Подробнее о налогах при компенсации физлицам их затрат по гражданско-правовым договорам написано:

Оформление. В зависимости от задач учредителя в «командировке» с ним заключается:

<или> договор оказания услуг (например, договор на сбор и анализ необходимой вашей компании информации, поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров и т. п.);
<или> договор поручения. Заключается, если в ходе поездки учредителю нужно будет от имени организации подписать какие-то документы. Не забудьте оформить также доверенность на подписание документов.

Сформулировать в договоре обязанности учредителя, для выполнения которых он отправляется в поездку, лучше не абстрактно, а конкретно. Укажите, что именно ему нужно сделать и какого результата он должен достичь. Если в поездку вместе с ним отправляются еще и работники вашей компании, то, возможно, подойдет формулировка из служебного поручения этим работникам.

Налоги. Лучше установить в договоре совсем небольшое вознаграждение, которое ваша фирма должна выплатить учредителю. Заодно оно заменит суточные, которые фирма обычно оплачивает командированным работникам.

С вознаграждения придется начислить НДФЛст. 209 , п. 1 ст. 210 , пп. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ и страховые взносы (кроме взносов в ФСС)подп. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ , зато все эти суммы можно включить в налоговые расходы.

Для выплаты вознаграждения и возмещения расходов понадобится документ, подтверждающий выполнение учредителем договора (например, его отчет либо подписанный им и фирмой акт).

Выдача наличных на поездку. Выдать их из кассы можно, но не под отчет, а как деньги, необходимые для выполнения гражданско-правового договора. В РКО укажите номер и дату этого договора.

Особая ситуация: поездка связана со сделкой, для заключения которой необходимо одобрение учредителя

В этом случае никаких договоров не понадобится. Речь идет о сделках, которые директор не вправе заключать сам, без одобрения общего собрания участников. Это:

крупные сделки (то есть сделки с имуществом, стоимость которого составляет 25% и более от стоимости имущества вашей организаци ип. 1 ст. 46 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ (далее - Закон № 14-ФЗ); пп. 1- 3 ст. 79 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ (далее - Закон № 208-ФЗ) ).

Независимо от цены не относятся к крупным сделки, которые фирма совершает в ходе своей обычной деятельности, в том числе приобретение сырья и материалов, реализация готовой продукции, получение кредитов для оплаты текущих операци йп. 1 ст. 78 Закона № 208-ФЗ ; п. 1 ст. 46 Закона № 14-ФЗ ;

сделки с заинтересованность юст. 45 Закона № 14-ФЗ ; ст. 83 Закона № 208-ФЗ ;
любые другие сделки, которые указаны в уставе вашего ООО как требующие одобрени яп. 7 ст. 46 Закона № 14-ФЗ .

И если «командировки» единственного учредителя связаны именно c такими сделками, то необходимость получать его одобрение и есть основание для оплаты расходов на поездки за счет фирмы. Тогда у налоговиков не будет повода усомниться в экономической оправданности таких затра тст. 252 НК РФ . Их можно учитывать при расчете налога на прибыль как:

<или> внереализационные расходы, перечень которых открыты йст. 265 НК РФ ;
<или> расходы на управление в составе прочи хподп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Так можно поступить и в том случае, если участников в вашем ООО или АО несколько, а в поездке был кто-то один из них. Но только при условии, что впоследствии на общем собрании, посвященном одобрению сделки, решение принималось на основе полученной в ходе поездки информации.

В случаях, когда такое общее собрание всех участников было проведено непосредственно в пункте назначения их поездки, расходы на нее можно списать в налоговом учете и по другой статье - как внереализационные расходы на проведение общих собрани йподп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ .

Поскольку это расходы самой фирмы, а не оплата личных расходов учредителя, то и НДС по ним можно принять к вычету. По той же причине не возникают ни НДФЛ, ни страховые взносы.

Первые два способа можно использовать и в других случаях, когда не состоящий в штате учредитель делает что-то нужное для компании, тратит на это свои деньги и потом претендует на их возмещение. Например, закупает что-то, необходимое в работе фирмы. Если при этом он будет выступать как работник-подотчетник либо как исполнитель по гражданско-правовому договору, вы сможете учесть подобные затраты как расходы организации.