Povezano s procesnim pristopom. Procesni pristop k vodenju: bistvo in osnovna načela

Vsaka dejavnost je vedno določen proces, saj ima časovno razširitev, stopnje in rezultat. Zato so v procese vpleteni vsi, od obrti ali domačih obrti do sodobnih visokotehnoloških podjetij. Kaj se je spremenilo v zadnjem času? Zakaj je tema poslovnih procesov danes postala tako aktualna? V tem gradivu bom poskušal analizirati procesni pristop k upravljanju organizacije in odražati posebnosti novega pogleda na upravljanje, ki so ga prinesle teorije modeliranja in reinženiringa.

Ozadje

Raziskovalci managementa se vedno ukvarjajo z vprašanjem univerzalnosti teorij in dokazljivosti rešitev. Zaželeno je, tako kot v matematiki, najti aksiome in konstante, na katere bi se lahko zanesljivo zanesli pri iskanju in sprejemanju odločitev. Druga pomembna tema je jezik za prikaz odločitev, povezanih z organizacijskimi in upravljavskimi sistemi. Najuspešnejša poskusa, da bi vedo o upravljanju naredili bolj harmonično, sta računovodska in finančna statistika. To so zelo dragoceni deli vodenja, a žal niso primerni za »navadne smrtnike«, ki morajo ne samo sprejeti pravo odločitev, temveč jo tudi sporočiti celotnemu osebju. Tu lahko govorimo tudi o omrežnem načrtovanju in teoriji grafov, vendar še vedno ta pristop za mnoge ostaja sporen.

V 70. letih prejšnjega stoletja so ameriški strokovnjaki v kompleksnih vojaških projektih prišli do potrebe po vizualnem strukturiranju dejavnosti in od takrat je koncept poslovnega procesa trdno zasidran v praksi upravljanja. To obdobje lahko pogojno imenujemo »strukturiranje« poslovanja, saj je bil namen konstruiranja vizualnih diagramov dejavnosti v tistem času ugotoviti logiko, razdeliti področja odgovornosti, določiti tok dokumentov in izdelkov, samo to dejanje pa je močno pospešilo in poenostavljeno razumevanje, identificirana netočna mesta in razpoke.

Na tej stopnji je bil poslovni proces opredeljen kot niz zaporednih in/ali vzporednih operacij, ki pretvarjajo materialne in/ali informacijske tokove v ustrezne tokove z drugimi lastnostmi. Seveda tu ne govorimo o tem, da so v dejavnosti prvič videli proces (procese je izboljšal že Adam Smith v 18. stoletju, Henry Ford pa je odlično zgradil proizvodne procese), temveč o tem, da pojavilo se je orodje za prikaz in sistematično analizo dejavnosti podjetja preko procesnih diagramov.

Vizualni prikaz poslovnih procesov podjetja je bistveno pospešil in poenostavil aktivnosti avtomatizacije, zato se je v 80. letih prejšnjega stoletja poudarek premaknil na opisovanje avtomatiziranih poslovnih procesov. To je bilo obdobje aktivne vpetosti računalnikov v vsa področja proizvodnje in upravljanja. Seveda je vodjem zelo kmalu en opis postal premajhen, zato se je začela oblikovati nova stopnja kompleksnosti - upravljanje procesov.

Procesni pristop gleda na upravljanje kot na delo posebne osebe (»lastnika procesa«), ki oblikuje učinkovito zaporedje dejanj za ustvarjanje formuliranega rezultata pod danimi pogoji in zagotovi izvajanje teh dejanj (procesa). To pomeni, da se fokus z upravljanja ljudi pri upravljanju procesov premakne na upravljanje tokov dejanj in rezultatov.

Razvojne stopnje modeliranja

Vodstvo mora, ko je stopilo na pot racionalizacije poslovnih procesov, prej ali slej preiti na upravljanje procesov na ravni celotnega podjetja, saj tok dejavnosti, tako kot tok vode, ne more obstajati v zaprtem prostoru, kjer je gibanje omejeno. To pomeni, da je podjetje prisiljeno vse svoje dejavnosti konceptualizirati kot mrežo med seboj povezanih procesov, jih povezati tako, da se krepijo in ne slabijo. To zahteva modeliranje vseh dejavnosti v kompleksu. Ta faza se je na Zahodu začela okoli 90. Vse se zgodi z določenim zamikom, vendar je zelo odvisno od panoge. Hitro rastoče industrije (kot so telekomunikacije) že dolgo in uspešno obvladujejo te tehnologije.

Značilnost procesno usmerjenega upravljanja je opredelitev poslovnih procesov kot medsebojno povezanega niza del, ki zagotavljajo doseganje ciljev, ki si jih je zastavilo podjetje (izvajanje strategije), kar je za red velikosti težje kot upravljanje lokalnega procesa. . Tu se fokus pozornosti vodstva prenese s proizvodnih in logističnih procesov na »pisarniške«.

Ocena je pokazala, da so procesi načrtovanja, načrtovanja, računovodstva itd. pogosto glavni krivci za nizke hitrosti in visoke stroške proizvodnih procesov. To pomeni, da na koncu določajo lastnosti procesov, ki ustvarjajo vrednost za stranko.

Za doseganje uspeha mora biti torej sam management podjetja podvržen modeliranju in optimizaciji, vendar je včasih to izjemno težko, saj se najpogosteje opazi naslednje:

• visoka negotovost v dejanjih menedžerjev;
• pomanjkanje potrebnih kompetenc pri vodenju procesov;
• psihološka nepripravljenost strokovnjakov in menedžerjev, da se »spravijo v meje«.

Zato je naslednja stopnja v razvoju nalog modeliranja neizogibna - to je začetna kompetentna zasnova vseh procesov podjetja kot enotnega učinkovitega sistema - poslovni inženiring. Metodologija poslovnega inženiringa vidi vodstvo kot ponudnika storitev za tok vrednosti, kot bi moralo biti. Hkrati se izvajanje procesnega pristopa zgodi skoraj samodejno in ne zahteva prizadevanj za premagovanje odpora katere koli skupine osebja (seveda, če je vse pravilno zasnovano od začetka).

Temo poslovnega inženiringa nameravam podrobneje obravnavati v prihodnjih člankih. Tukaj bi rad pozoren na možnosti in razlik v poslovnem procesu kot sodobnem fenomenu upravljanja.

Menedžerski fenomen

Ko sem preučil dinamiko razvoja procesnega pristopa k upravljanju podjetij, mislim, da nihče ne dvomi, da je to resno in da bo trajalo. Moje osebno mnenje je, da je prehod na vodenje procesov primerljiv s prehodom iz računanja na prste na računanje z zapisi, formulami in pravili. Ko objekt upravljanja postane bolj zapleten, morajo tehnologije upravljanja neizogibno postati bolj zapletene.

Toda ali je tako težko? Kje sodobni menedžer naleti na oviro pri prednostih procesnega pristopa? Moja opažanja kažejo, da si vodja po tradiciji predstavlja organizacijo v obliki organizacijske strukture, kjer je glavna informacija o razdelitvi zaposlenih na oddelke in o odgovornosti posamezne skupine. Primerjajmo, kako izgledajo diagrami strukture in poslovnih procesov, narisani z istimi vizualnimi orodji.

Struktura

Očitno je glavna razlika med shemami prisotnost niti v drugi shemi, ki združuje vse udeležence z določeno logiko. Podobno drugačno je tudi menedžersko delo. Pri tradicionalnem funkcionalnem vodenju gre za »razdelitev« pozornosti, dela in nagrajevanja, kar je zelo delovno zahtevno opravilo in ne zagotavlja ničesar.

Pri prehodu na procesno usmerjen pristop vodenja vodenja podjetja ne moremo več obravnavati kot delo »nadzornika«, temveč kot delo trenerja, dirigenta, direktorja itd. – torej se naloga spremeni od ločevanja in nadzora do oblikovanja najboljše konfiguracije pogojev za maksimiranje pretoka ustvarjene vrednosti.

Lahko sklepamo, da je celotna težava v navadi tradicionalne različice upravljanja in deloma v dejstvu, da ni vizualnih že pripravljenih modelov procesov, njihova izdelava iz nič pa zahteva resne napore vodstvene ekipe.

Temeljni elementi vodenja procesov

1. Identifikacija ključnih rezultatov uspešnosti in njihova primerjava s poslovnimi procesi podjetja.
2. Identifikacija naročnikov poslovnih procesov in njihovih zahtev (v prihodnje je potrebno z njimi vzpostaviti močno povezavo in sproti spremljati njihovo zadovoljstvo, saj prav naročnik s tem pristopom postane glavno merilo kakovosti procesa) .
3. Izdelava strukture poslovnih procesov glede na pomembnost, ugnezdenost in kronologijo aktivnosti.
4. Določitev parametrov poslovnih procesov.
5. Določitev odgovornih in izvajanje vsakega postopka.
6. Logika načrtovanja – tehnologija, ki naj bi zagotovila ustvarjanje želenega rezultata v zahtevanem časovnem okviru.
7. Vzpostavitev sistema za sinhronizacijo aktivnosti različnih procesov (idealno avtomatizacija načrtovanja in nadzora vseh indikatorjev procesa).
8. Usposabljanje osebja je oblikovanje pripravljenosti za skupinsko odgovornost za rezultate (pogosto to zahteva precej močno prestrukturiranje motivacijskega sistema).
9. Oblikovanje cikličnega načina oblikovanja-analize-prilagoditve procesov na podlagi rezultatov analize - tako imenovani "ritem poslovanja".

Pomembna faza v razvoju in opisu dejavnosti je določitev značilnosti poslovnih procesov. Skoraj vsaka metodologija poudarja naslednje elemente.

1. Meje procesa, ki so opredeljene z začetnimi dogodki in vhodi (viri), kot tudi končnimi dogodki in izhodi (rezultati).
2. Regulativni dokumenti postopka. Ti vključujejo tako zunanjo zakonodajo kot pravila, načrte in navodila, ki jih izda podjetje. Na žalost je v podjetjih redko najti dobro napisane upravljavske dokumente, zato glavni zamik pri prehodu na procesno vodenje izhaja iz potrebe po razvoju potrebnega števila pravil in navodil.
3. Sredstva procesa: izvajalci in udeleženci, oprema in orodja, informacijski sistemi in drugi pomembni elementi, brez katerih proces ni mogoč ali neučinkovit.
4. Procesni indikatorji – izmerjene procesne spremenljivke in njihove standardne vrednosti. Ti lahko vključujejo ne le obseg rezultata, ampak tudi čas, porabljen za postopek, količino izgubljenega materiala ali denarja, število napak, indeks zadovoljstva strank itd.

Vse to je mogoče opisati v preprostem besedilu ali obliki tabele, vendar ni zaman, da oblikovalci uporabljajo grafične metode. Vsaka zasnova, tudi organizacijska, bo veliko bolj podrobna in smiselna, če bo predstavljena vizualno in v kontekstu dejavnosti preostalega sistema.

Vizualizacija procesov v obliki tehnologij je lahko enostavna, kot je prikazano na zgornji sliki, sestavljena iz infografike, dostopne vsakemu zaposlenemu, lahko pa je bolj kompleksna, izvedena s posebnimi orodji za modeliranje procesov. V okviru te serije nameravam opisati vse najbolj zanimive in dostopne notacije modeliranja. Za zdaj se lahko seznanite z dvema od njih - in.

Vsekakor metodologija daje usmeritve in orodja, vrednost za podjetje pa ustvarja vodstvena ekipa, ki tvori sistem vodenja. Nobena, niti najbolj natančna tehnika ne zagotavlja, da bo mehanizem deloval kot ura, če ni mojstra, ki to »uro« razume, nastavlja in vzdržuje.

Mislim, da se nihče ne vpraša, ali so poslovni procesi potrebni ali ne in zakaj se razvijajo, saj ko obstaja podjetje, po definiciji obstajajo poslovni procesi. Zato ne moremo reči, da je delo s poslovnimi procesi bistveno nova doba. A vseeno premik poudarkov, nova orodja in tehnologije bistveno spreminjajo bistvo menedžerskega dela. Tisti, ki to razumejo, imajo možnost ustvariti veliko bolj obvladljivo, mobilno in učinkovito podjetje kot tisti, ki se osredotočajo na staromoden način upravljanja – pogosto s psihološkim pritiskom na podrejene.

Procesni pristop

Bistvo procesnega pristopa je, da vsak zaposleni z neposredno udeležbo v njih zagotavlja delovanje določenih poslovnih procesov. Pristojnosti, področja odgovornosti in kriteriji za uspešno delovanje za vsakega zaposlenega so oblikovani in smiselni le v okviru konkretne naloge ali procesa. Horizontalna povezava med strukturnimi enotami je veliko močnejša. Vertikalno razmerje »nadrejeni-podrejeni« je rahlo oslabljeno. Občutek odgovornosti zaposlenega se kvalitativno spremeni: odgovoren je ne le za funkcije, ki mu jih je dodelil njegov šef, ampak tudi za poslovni proces kot celoto. Zanj so pomembne funkcije in rezultati delovanja vzporednih strukturnih enot. Odgovornost za rezultat poslovnega procesa kot celote ga potiska k odgovornosti do svojih sodelavcev, enakih udeležencev poslovnega procesa kot sam.

Pri izgradnji procesno usmerjenega sistema vodenja je glavni poudarek na razvoju mehanizmov interakcije znotraj procesa tako med strukturnimi enotami znotraj podjetja kot z zunanjim okoljem, tj. s strankami, dobavitelji in partnerji. Prav procesni pristop omogoča upoštevanje tako pomembnih vidikov poslovanja, kot so osredotočenost na končni izdelek, interes vsakega izvajalca za izboljšanje kakovosti končnega izdelka in posledično interes za končno uspešnost njihovo delo. Procesni pristop k vodenju zanemarja organizacijsko strukturo vodenja organizacije z inherentnim dodeljevanjem funkcij posameznim oddelkom. Pri procesnem pristopu menedžerji in zaposleni organizacijo dojemajo kot dejavnost, sestavljeno iz poslovnih procesov, katerih cilj je doseganje končnega rezultata. Organizacijo dojemajo kot omrežje poslovnih procesov, ki je niz med seboj povezanih in medsebojno delujočih poslovnih procesov, vključno z vsemi funkcijami, ki se izvajajo v oddelkih organizacije. Medtem ko funkcionalna struktura podjetja določa zmožnosti podjetja tako, da določa, kaj je treba storiti, procesna struktura (v operacijskem sistemu podjetja) opisuje specifično tehnologijo za doseganje zastavljenih ciljev in odgovarja na vprašanje, kako naj narediti.

Procesni pristop temelji na naslednjih načelih:

1. Dejavnosti podjetja obravnavamo kot sklop poslovnih procesov.

2. Izvajanje poslovnih procesov je predmet obveznih predpisov oziroma formalnega opisa.

3. Vsak poslovni proces ima notranjega ali zunanjega naročnika in lastnika (odgovorno osebo za rezultat poslovnega procesa).

4. Za vsak poslovni proces so značilni ključni indikatorji, ki opisujejo njegovo izvedbo, rezultat ali vpliv na rezultat organizacije kot celote.

Načela procesnega pristopa k upravljanju določajo osnovna pravila, po katerih je mogoče organizirati učinkovito delovanje podjetja, usmerjeno v končni rezultat.

Prvo načelo opredeljuje vizijo dejavnosti podjetja kot skupek poslovnih procesov. On je tisti, ki določa novo kulturo dojemanja organizacije v procesnem pristopu.

Drugo načelo procesnega pristopa, ki zahteva obvezno ureditev poslovnih procesov, temelji na dejstvu, da predpisi je dokument, ki opisuje zaporedje delovanja, odgovornost, postopek interakcije med izvajalci ter postopek sprejemanja odločitev za izboljšanje poslovnega procesa.

Izolacija poslovnega procesa je vedno povezana z identifikacijo stranka ali potrošnik rezultata procesa, ki ima zanj določeno vrednost. Poleg naročnika ima vsak poslovni proces lastnik - uradnik, ki razpolaga s potrebnimi sredstvi, vodi potek poslovnega procesa in je odgovoren za rezultate in učinkovitost poslovnega procesa. Lastnik poslovnega procesa je uradna oseba, formalni vodja, zato ima potrebna pooblastila, sredstva za izvajanje procesa, vodi potek poslovnega procesa in je odgovoren za njegov rezultat. Te prednosti zagotavljajo visoko uspešnost organizacije, katere upravljanje ima izrazito procesno naravnanost.

Procesno usmerjeno upravljanje vam omogoča kvalitativno spreminjanje dejavnosti organizacije na operativni, medfunkcionalni in medorganizacijski ravni njene integracije. Funkcionalna integracija preneha biti vir težko rešljivih medfunkcionalnih konfliktov. Operativni nivo integracije dobi novo vizijo zahvaljujoč mreži poslovnih procesov organizacije in omogoča:

a) učinkoviteje razmejiti pristojnosti in odgovornosti osebja;

b) razviti učinkovit sistem prenosa pooblastil;

c) zagotoviti standardizacijo zahtev za izvajalce;

d) minimizira tveganje odvisnosti od posameznega izvajalca;

e) zmanjšati obremenitev vodij;

f) zmanjšati stroške;

g) povečati učinkovitost upravljanja s kadri;

h) identificirati vire zmanjševanja stroškov in časa za izvajanje poslovnih procesov;

i) zmanjšati čas za sprejemanje upravljavskih odločitev.

Posledično se poveča obvladljivost organizacije, zmanjša se vpliv človeškega faktorja ter stroški izdelkov in storitev. Vse to vodi v spremembo kakovosti same organizacije in oblikovanje procesno usmerjene organizacije , kjer je celoten tim zavesten udeleženec v neprekinjenem procesu delovanja, povezanega s končnim rezultatom proizvodnje izdelkov ali opravljanja storitev.

Razvoj procesnega pristopa k vodenju je dobil velik odmev, skoraj vse vodilne organizacije na svetu so procesno usmerjene organizacije.

Na podlagi razumevanja, kateri poslovni procesi se izvajajo v organizaciji, je mogoče zgraditi učinkovito organizacijsko strukturo za njihovo upravljanje. Če se je organizacijska struktura razvila tradicionalno, lahko poslovni operacijski sistem pomaga pri analizi njene kakovosti.

Pomanjkanje procesnega pristopa pri vodenju tako vodi do spontanih rezultatov, na katere se ni mogoče zanesti in jih ni mogoče analizirati, saj jih je težko poustvariti. Procesni pristop omogoča razumevanje, da je končni izdelek dejavnosti podjetja rezultat skupnega dela vseh njegovih zaposlenih brez izjeme; poleg tega vam omogoča, da odpravite vrzeli na stičišču procesov in obnovite povezava med njimi. Procesni pristop ne zavrača obstoječega sistema vodenja podjetja, temveč določa načine, kako ga izboljšati in kakovostno spremeniti.

V tabeli 2 opredeljuje prednosti in slabosti procesnega pristopa k upravljanju podjetja.

Tabela 2 - Analiza prednosti in slabosti procesnega pristopa k vodenju podjetja

Seveda je samo s formalizacijo poslovnih procesov nemogoče doseči večjo učinkovitost in procesni pristop ni zdravilo za vse tegobe organizacije. Omogoča vam diagnosticiranje težav tako v celotnem podjetju kot v interakciji njegovih različnih oddelkov pri opravljanju skupne naloge. Sterligova A.N. Operativno (proizvodno) vodenje: učbenik / A.N. Sterligova, A.V. Fel. - M.: INFRA-M, 2009. - Str.32-35.

Vendar nasprotje med procesnim in funkcionalnim pristopom bistveno napačno. Funkcije, pa tudi procesi, so enakovredni koncepti dejavnosti upravljanja in ne morejo obstajati ločeno drug od drugega. Hkrati je rezultat tako funkcionalnega kot procesnega pristopa oblikovanje tako organizacijske strukture (t. i. funkcionalnih področij) kot tudi vrstnega reda interakcije v njenem okviru (t. i. procesov). Edina razlika je v izhodiščih oblikovanja: ali dodeliti funkcionalne odgovornosti na podlagi procesov ali procesov interakcije načrtovanja med funkcionalnimi področji.

V tabeli 3 prikazuje primerjalno analizo obeh pristopov upravljanja. V tabeli opisane prednosti procesnega pristopa pred funkcionalnim lahko sklepamo, da se na dinamično razvijajočem se trgu z vidika konkurenčnosti zdi bolj učinkovito procesno vodenje organizacije.

Tabela 3 - Primerjalna analiza funkcionalnih in procesnih pristopov k vodenju

Obenem nasprotovanje funkcionalnega in procesnega pristopa k upravljanju ni legitimno. Rezultat obeh pristopov je sočasno oblikovanje organizacijske strukture (funkcionalnih področij) in vrstnega reda interakcij znotraj te strukture (procesov). Te pristope je treba do določene mere uporabljati vzporedno. Predmet upravljanja naj bo enoten sistem med seboj povezanih poslovnih procesov, ki ustvarjajo vrednost za potrošnika, in funkcionalnih področij, ki združujejo podobne funkcije znotraj različnih poslovnih procesov. Ta dva pristopa imata pomembne podobnosti v osnovnih izhodiščih: oba pristopa predpostavljata začetni nabor standardnih procesov/funkcij, ki so podrobneje opisane in vezane na specifično podjetje. Funkcionalni pristop odgovarja na vprašanje “Kaj narediti?”, procesni pristop “Kako narediti?”. Med obema pristopoma ne sme biti nasprotij – ne le da se dopolnjujeta, ampak ju je treba do neke mere uporabljati vzporedno.

Če povzamemo zgoraj navedeno, lahko zaključimo, da ima procesno usmerjen sistem vodenja poleg prednosti funkcijsko usmerjenega sistema številne prednosti, pri čemer ima slednji očitne slabosti. Ruska družba v zadnjih letih vse bolj priznava potrebo po uporabi procesno usmerjenega upravljanja. Procesno usmerjeno vodenje bo omogočilo hitrejšo izvedbo transformacij in z manj napakami, saj s tem pristopom lažje (v primerjavi s funkcionalnim pristopom) ugotovimo, kaj točno je treba spremeniti in v katerih oddelkih. Številna domača podjetja so se že začela ukvarjati z izboljšanjem svojih poslovnih procesov v okviru koncepta procesno usmerjenega vodenja, ki povečuje učinkovitost poslovanja; brez povečanja števila zaposlenih, skrajšajte čas obravnave strank in zmanjšajte stroške. Vendar je treba zapomniti, da je procesno usmerjen sistem upravljanja primeren in bo prinesel oprijemljive koristi takim organizacijam, ki obstajajo na dinamičnem, aktivno razvijajočem se trgu z zdravo konkurenco. Takšen model upravljanja je priporočljivo implementirati v organizacijah, ki imajo na primer množične transakcije s posamezniki ali velik tok podobnih transakcij. Za organizacije, kjer je vsaka pogodba ali transakcija individualna in se poslovni procesi nenehno spreminjajo za vsako posamezno naročilo, procesno vodenje ne le ne bo koristilo, ampak bo tudi bistveno otežilo delovni proces.

Na podlagi navedenega lahko sklepamo, da gradnja procesno usmerjenih sistemov omogoča organizaciji boljše razumevanje medsebojnih povezav posameznih vidikov delovanja in povečanje njene učinkovitosti.

STRAN 3

Uvod……………………………………………………………………………………..3

1. Procesni pristop k upravljanju……………………………………………………...4

2. Opis poslovnih procesov…………………………………………………….10

3. Modeliranje poslovnih procesov…………………………………………...17

Zaključek…………………………………………………………………………………….23

Reference………………………………………………………………25

Uvod

Poslovni procesi so eno izmed močnih orodij za povečanje poslovne učinkovitosti. Tehnologija za opisovanje poslovnih procesov zagotavlja preglednost vseh poslovnih operacij, omogoča analizo možnih posledic napak na eni ali drugi stopnji dela ter pravočasno odkrivanje in odpravljanje napak. Poslovni procesi omogočajo razumevanje interakcije med različnimi oddelki: kaj, komu in zakaj prenašajo ali sprejemajo na vsaki stopnji. Ključni lastnosti poslovnega procesa sta, da je končen in medsebojno povezan celota dejanja, ki jih določajo odnosi, motivi , omejitve in viri znotraj končne množice subjektov in objektov, združenih v sistem zaradi skupnih interesov, da bi dobili specifičen rezultat, odtujen ali porabljen s strani samega sistema.

Namen testa je seznanitev s poslovnimi procesi ter analiza njihovega opisa, modeliranja in procesnega pristopa k vodenju na podlagi samostojnega preučevanja literarnih virov.

1. Procesni pristop k vodenju

Živimo v svetu, kjer hitrost reakcije odloča, če ne o vsem, pa o marsičem. To še posebej velja za podjetja. Podjetje se mora za preživetje čim hitreje prilagoditi vsemu novemu, biti vodljivo in manevrsko. V majhnem podjetju so vsi zaposleni vidni, vodja pa lahko veliko naredi osebno. V večjih podjetjih je vse veliko bolj zapleteno. V podjetjih s petsto in celo sto zaposlenimi je nemogoče nadzorovati vsakega posameznega zaposlenega. Reševalni procesni pristop k vodenju.

Procesni pristop -To je eden od konceptov vodenja, ki se je dokončno izoblikoval v 80. letih prejšnjega stoletja. V skladu s tem konceptom se vse dejavnosti organizacije obravnavajo kot sklop procesov. Če želite upravljati, morate upravljati procese.Procesni pristopje postal eden ključnih elementovizboljšanje kakovosti.

Glavni koncept, ki ga uporablja procesni pristop, je koncept procesa. Obstaja več definicij, vendar je najpogosteje uporabljena definicija standard ISO 9001. " Proces je niz medsebojno povezanih in medsebojno delujočih dejavnosti, ki pretvarjajo vložke v izhode" Pomembna sestavina procesa, ki se v tej definiciji ne odraža, je sistematičnost dejanj. Dejavnosti procesa naj se ponavljajo, ne naključno.

Procesni pristop je bil razvit in uporabljen z namenom ustvarjanja horizontalnih povezav v organizacijah. Oddelki in zaposleni, vključeni v en proces, lahko samostojno koordinirajo delo znotraj procesa in rešujejo nastale probleme brez sodelovanja višjega vodstva. Procesni pristop k vodenju vam omogoča hitrejše reševanje nastalih vprašanj in vplivanje na rezultate. Za razliko od funkcionalnega pristopa vam upravljanje procesov omogoča, da se ne osredotočite na delo vsakega oddelka, temveč na rezultate organizacije kot celote. Procesni pristop spreminja koncept organizacijske strukture. Glavni element je proces. V skladu z enim od načel procesnega pristopa organizacija ni sestavljena iz oddelkov, temveč iz procesov.

Procesni pristop temelji na več načelih. Uveljavitev teh načel lahko bistveno izboljša delovno učinkovitost, hkrati pa zahteva visoko korporativno kulturo. Prehod s funkcionalnega vodenja na procesno vodenje zahteva od zaposlenih stalno sodelovanje, kljub temu, da morda pripadajo različnim oddelkom. »Uporabnost« načel, vgrajenih v procesni pristop, bo odvisna od tega, v kolikšni meri bo to skupno delo mogoče zagotoviti.

Pri izvajanju vodenja procesov je pomembno upoštevati naslednja načela:

Načelo medsebojne povezanosti procesov. Organizacija je mreža procesov. Proces je vsaka dejavnost, kjer poteka delo. Vsi procesi organizacije so med seboj povezani;

Načelo procesne zahteve. Vsak proces mora imeti namen, njegovi rezultati pa morajo biti zahtevani. Rezultati procesa morajo imeti svojega porabnika, notranjega ali zunanjega.

Načelo dokumentiranja procesov. Procesne aktivnosti morajo biti dokumentirane. S tem lahko standardiziramo proces in pridobimo osnovo za spreminjanje in nadaljnje izboljšave procesa;

Princip vodenja procesa. Vsak proces ima začetek in konec, ki določata meje procesa. Za vsak proces je treba v danih mejah določiti indikatorje, ki označujejo proces in njegove rezultate;

Načelo odgovornosti za proces. V proces so lahko vključeni različni strokovnjaki in zaposleni, vendar mora biti za proces in njegove rezultate odgovorna ena oseba.

Procesni pristop predpostavlja prisotnost ključnih elementov, brez katerih ga ni mogoče implementirati v organizacijo.

Ti ključni elementi vključujejo:

Procesni vnos;

Izhod procesa;

viri;

Lastnik procesa;

Procesni porabniki in dobavitelji;

Indikatorji procesa.

Slika 1. Elementi procesnega pristopa

Vhodi proces so elementi, ki se spreminjajo med izvajanjem dejanj. Procesni pristop obravnava kot vložke materiale, opremo, dokumentacijo, različne informacije, osebje, finance itd. Izhodi proces so pričakovani rezultati, za katere se izvajajo ukrepi. Rezultat je lahko materialni izdelek ali različne vrste storitev ali informacij. Viri so elementi, potrebni za proces. Za razliko od vložkov se viri med procesom ne spreminjajo. Procesni pristop opredeljuje vire kot so oprema, dokumentacija, finance, osebje, infrastruktura, okolje itd.

Lastnik procesaprocesni pristop uvaja ta koncept kot enega najpomembnejših. Vsak proces mora imeti svojega lastnika. Lastnik je oseba, ki razpolaga z zahtevano količino sredstev in je odgovorna za končni rezultat (output) procesa.

Vsak proces mora imetidobavitelji in potrošniki. Dobavitelji zagotavljajo vhodne elemente procesa, potrošniki pa so zainteresirani za prejemanje izhodnih elementov. Proces ima lahko tako zunanje kot notranje dobavitelje in porabnike. Če proces nima dobaviteljev, se proces ne bo izvedel. Če proces nima porabnikov, potem po procesu ni povpraševanja.Indikatorji procesapotrebna za pridobivanje informacij o njenem delu in sprejemanje ustreznih upravljavskih odločitev. Indikatorji procesa so niz kvantitativnih ali kvalitativnih parametrov, ki označujejo sam proces in njegov rezultat (output).

Ker procesni pristop ustvarja horizontalne povezave pri delu organizacije, omogoča pridobitev številnih prednosti v primerjavi s funkcionalnim pristopom.

Glavne prednosti procesnega pristopa so:

Koordinacija delovanja različnih oddelkov v procesu;

Usmerjenost k rezultatu procesa;

Povečanje uspešnosti in učinkovitosti organizacije;

Transparentnost delovanja za doseganje rezultatov;

Povečana predvidljivost rezultatov;

Prepoznavanje priložnosti za ciljno izboljšanje procesa;

Odstranitev ovir med funkcionalnimi oddelki;

Zmanjšanje nepotrebnih vertikalnih interakcij;

Odprava nezahtevanih procesov;

Zmanjšanje časovnih in materialnih stroškov.

Procesni pristop je osnova več priljubljenih in zelo učinkovitih konceptov za izboljšanje dela organizacij. Danes lahko ločimo štiri področja, ki uporabljajo procesni pristop kot glavni pristop k izboljšanju operativne učinkovitosti.

Ta področja vključujejo:

Celovito upravljanje kakovosti(TQM) . Gre za koncept, ki skrbi za nenehno izboljševanje kakovosti izdelkov, procesov in sistemov vodenja organizacije. Delo organizacije temelji na zadovoljstvu strank;

Nenehno izboljševanje procesa(Proces nenehnega izboljševanja). To je koncept, ki zagotavlja manjše, a stalne izboljšave v procesu v vseh njegovih komponentah. Najbolj znan pristop, ki temelji na nenehnem izboljševanju procesov, je japonski pristop. Kaizen" (kaizen);

Izboljšanje poslovnih procesov(Business Process Improvement) ozupravljanje poslovnih procesov(Upravljanje poslovnih procesov). To je pristop, katerega namen je pomagati organizacijam pri optimizaciji poslovnih procesov za povečanje njihove učinkovitosti. Spremembe procesov potekajo postopoma, a vedno sistematično;

Prenova poslovnih procesov (Reinženiring poslovnih procesov).Ta pristop se je pojavil v zgodnjih 90. letih 20. stoletja. Temelji na ponovnem premisleku obstoječih procesov in njihovi radikalni spremembi (redizajn). Za razliko od treh zgornjih pristopov prenova vključuje hitro spreminjanje procesov. Tudi pri tem pristopu je pomemben poudarek na uporabi informacijske tehnologije.

2. Opis poslovnih procesov

Poslovni proces - To je stabilen, namenski nabor medsebojno povezanih aktivnosti, ki z uporabo določene tehnologije pretvarja vhode v izhode, ki so dragoceni za potrošnika (standard MS ISO 9000:2000).

Slika 2 prikazuje blokovni diagram univerzalnega procesa. Kljub svoji enostavnosti je izredno pomemben z vidika metodologije izvajanja procesnega pristopa. Pogosto uporabljena definicija "poslovni proces je niz zaporednih operacij" močno poenostavlja koncept poslovnega procesa in se osredotoča le na nalogo razvoja diagramov poteka operacij (del). Preveč poenostavljenega razumevanja procesa in implementacije procesnega pristopa ni mogoče uporabiti, če vodstvo podjetja želi zgraditi sistem vodenja, ki temelji na procesnem pristopu.

Slika 2. Blokovni diagram univerzalnega poslovnega procesa

Koncept procesa vključuje:

lastnik procesa- uradna oseba, ki razpolaga s procesnimi sredstvi, je obdarjena z določenimi pravicami in ima jasno opredeljeno področje odgovornosti in pooblastil;

procesna tehnologija- postopek izvajanja aktivnosti pretvorbe vložkov v izložke;

sistemi indikatorjev procesov- kazalniki izdelkov, kazalniki učinkovitosti procesov, kazalniki zadovoljstva strank;

nadzor procesa- aktivnosti lastnika procesa pri analiziranju procesnih podatkov in sprejemanju upravljavskih odločitev;

procesnih virov- informacije in materialni viri, ki jih lastnik procesa razdeli med načrtovanjem dela na procesu in upošteva pri izračunu učinkovitosti procesa (razmerje med stroški porabljenih sredstev in doseženim rezultatom).

Vsak proces je vgrajen v določen sistem procesov, ki se izvajajo tako znotraj podjetja kot v zunanjih organizacijah. Zahtevo za proces določi poslovodstvo, nadrejeno zadevnemu procesu (»višji poslovodni organ« na sliki 2). Kontrolne informacije (naročila, načrti, regulativni dokumenti itd.) vstopajo v procesni vhod. Pri opravljanju dejavnosti in po zaključku poročevalskih obdobij prejme višje vodstvo poročevalske informacije. Rezultat procesa so izdelki (storitve), ki so na sliki 2 označeni kot rezultati. Potrošniki jih prejmejo in uporabijo za pretvorbo v druge izdelke kot del svojih procesov. Poskusi kopiranja »tujih« procesov (z uporabo referenčnih modelov poslovnih procesov) so očitno obsojeni na neuspeh. Sistem vodenja procesov vsake organizacije je njeno edinstveno znanje in izkušnje, deluje v specifičnem okolju in se spreminja s spreminjajočimi se pogoji. Kopiranje in podvajanje sistema upravljanja podjetja je smiselno le, če organizacija ustvari mrežo podobnih, ponovljivih oddelkov ali poslovnih enot.

Opis poslovnega procesabesedilni, tabelarični ali grafični prikaz diagrama poslovni proces . Praviloma ga izvajajo poslovni analitiki podjetja in služi kot začetna faza modeliranja in optimizacije poslovnih procesov.

Obstaja veliko pristopov k opisovanju poslovnih procesov, med katerimi je treba razlikovati dva standarda: Diagram toka podatkov in diagram poteka dela diagrami pretoka podatkov oziroma poteka dela.

Postopek za opis poslovnega procesa vključuje

• opis okolja poslovnih procesov (primarni in sekundarni vložki in izhodi, notranji in zunanji dobavitelji in izvajalci)
• opis strukture poslovnega procesa:
• označevanje medsebojno delujočih enot,
• opredelitev vsebine posamezne operacije,
• porazdelitev odgovornosti med zaposlenimi,
• določitev rokov za izvedbo nalog,
• ugotavljanje vhodne in izhodne dokumentacije ter vsepretok dokumentov po postopku.

Obstajajo horizontalni in vertikalni opisi poslovnih procesov.

Pri vertikalnem opisu so prikazane samo dejavnosti in njihov hierarhični vrstni red v drevesu poslovnih procesov. V tem primeru obstajajo le vertikalne povezave med starševskimi in podrejenimi službami.

Horizontalni opis poslovnega procesa pokaže tudi, kako so ta dela med seboj povezana, v kakšnem zaporedju se izvajajo in kakšni informacijski in materialni tokovi se gibljejo med njimi. V tem primeru se v modelu poslovnega procesa pojavijo horizontalne povezave med različnimi deli, ki sestavljajo proces (slika 2).

Strokovnjaki za organizacijsko načrtovanje uporabljajo različno terminologijo pri opisovanju poslovnih procesov. Vertikalni opis poslovnih procesov nekateri na primer imenujejo funkcionalni opis dejavnosti, horizontalni opis pa procesni opis ali preprosto opis poslovnih procesov.

Trenutno obstajajo tri glavne metode opisa (slika 3).

Slika 2. Horizontalni in vertikalni opis poslovnih procesov

Slika 3. Načini opisa poslovnih procesov

Prva metoda je besedilni zaporedni opis poslovnega procesa. Primer besedilnega opisa fragmenta poslovnega procesa je naslednje besedilo: »Prodaja sestavljaprodajna pogodbain ga usklajuje s pravnim oddelkom." Številna ruska podjetja so razvila in uporabljajo regulativne dokumente pri svojih dejavnostih, med katerimi so nekateri procesni predpisi in predstavljajo besedilni opis poslovnih procesov. Za namene analize in optimizacije dejavnosti podjetja je to ni primerno. Dejstvo je, da je nemogoče sistematično pregledati in analizirati opis poslovnega procesa v besedilni obliki. Besedilne informacije človeški možgani zaznavajo zaporedno. Na primer, ko človek prebere predpis in pride do konca, skoraj vedno pozabi na tisto, kar je bilo na začetku dokumenta.Druga pomanjkljivost poslovnega procesa besedilne predstavitve je posledica dejstva, da je človeška zavest zasnovana tako, da lahko učinkovito dela samo s slikami.Pri zaznavanju in analizi besedila informacije človeški možgani razgradijo na številne podobe, kar terja dodaten čas in miselni naporPri uporabi besedilnih opisov poslovnih procesov je produktivnost in kakovost odločitev za optimizacijo aktivnosti še vedno nezaželena, kar je še posebej izrazito, ko odloča skupina ljudi.

Nekoč so strokovnjaki za informacijsko tehnologijo razvili bolj strukturiran pristop k opisovanju poslovnih procesov. Predlagali so razčlenitev poslovnega procesa na celice strukturirane tabele, v kateri ima vsak stolpec in vrstica določen pomen. Ta tabela je lažja za branje, lažje razumemo, kdo je za kaj odgovoren, v kakšnem zaporedju se dela opravljajo v poslovnem procesu, zato je poslovni proces lažje analizirati. Tabelarična oblika opisa poslovnih procesov je učinkovitejša od besedilne oblike in jo strokovnjaki informacijske tehnologije trenutno aktivno uporabljajo za opisovanje poslovnih procesov pri nalogah avtomatizacije.

V zadnjem času so se grafični pristopi začeli intenzivno razvijati in uporabljati pri opisovanju poslovnih procesov. Priznano je, da so grafične metode najučinkovitejše pri reševanju problemov, povezanih z opisom, analizo in optimizacijo dejavnosti podjetja.

Prvi korak pri opisu poslovnega procesa je opis njegovega okolja, ki predstavlja množico vhodov in izhodov poslovnega procesa, ki označuje dobavitelje in kupce. Dobavitelji in naročniki procesa so lahko notranji in zunanji. Notranji dobavitelji in kupci so oddelki in zaposleni v podjetju, s katerimi je predmetni poslovni proces v interakciji. Z opisom vložkov, izhodov, dobaviteljev in kupcev horizontalni opis poslovnega procesa omogoča jasnejši opis poslovnega procesa in njegovih meja. To je ena od njegovih prednosti pred navpičnim opisom.

Pri opisovanju okolja poslovnega procesa je priporočljivo sestaviti njegov grafični diagram, prikazan na sliki 4.

Slika 4. Diagram okolja poslovnih procesov

Ko opisujemo okolje poslovnega procesa, moramo njegove vhode in izhode razdeliti na dve vrsti: primarne in sekundarne. Rezultat te delitve so primarni in sekundarni vložki ter primarni in sekundarni izhodi. Vhodi in izhodi, ki so bili prikazani pri opisu okolja poslovnih procesov, so zunanji.

Če podjetje uporablja shemo dela<на склад>, nato pa na vprašanje, kaj se zgodi najprej: nakup izdelkov ali njihova prodaja, lahko glede na dve različni situaciji podamo dva različna odgovora. Če je določen izdelek na zalogi, potem je njegov nakup pomembnejši od prodaje. Če ob stiku stranke ni izdelkov na zalogi in je stranka pripravljena počakati do nakupa, potem se prodajni proces začne prej kot nakup in konča kasneje. Zato je pri opisu tega poslovnega procesa in podobnih procesov priporočljivo uporabiti standard DFD, ki se ne osredotoča na časovno zaporedje dela.

Opis poslovnih procesov je ena izmed najbolj delovno intenzivnih faz projekta in ne zahteva le veliko časa, temveč tudi poglobljen in premišljen pristop k analizi procesov. Procese lahko opisujemo z različnimi orodji: EXCEL, BPWin, ARIS, MS Visio. Glavna stvar je, da so končni diagrami razumljivi in ​​odražajo bistvo procesov. Pri tem je pomembna usposobljenost projektnega vodje in zunanjih analitikov, ki morajo imeti zadostno stopnjo izobrazbe s področja podjetniške ekonomije in managementa ter dovolj izkušenj pri izvajanju podobnih projektov.

3. Modeliranje poslovnih procesov

Koncept "modeliranja poslovnih procesov" je prišel v vsakdanje življenje večine analitikov hkrati s pojavom na trgu kompleksnih programskih izdelkov, namenjenih celoviti avtomatizaciji upravljanja podjetja. Modeliranje poslovnih procesov vam omogoča, da analizirate ne le, kako deluje podjetje kot celota, kako sodeluje z zunanjimi organizacijami, strankami in dobavitelji, temveč tudi, kako so organizirane dejavnosti na vsakem posameznem delovnem mestu.

Obstaja več pristopov k opredelitvi pojma »modeliranje poslovnih procesov«:

modeliranje poslovnih procesov je opis poslovnih procesov podjetja, ki vodji omogoča, da ve, kako delajo navadni zaposleni, navadnim zaposlenim pa, da vedo, kako delajo njihovi sodelavci in kakšen je končni rezultat vseh njihovih dejavnosti;

modeliranje poslovnih procesov je učinkovito sredstvo za iskanje priložnosti za izboljšanje dejavnosti podjetja;

modeliranje poslovnih procesov je orodje, ki vam omogoča predvidevanje in zmanjšanje tveganj, ki se pojavijo na različnih stopnjah reorganizacije dejavnosti podjetja;

Modeliranje poslovnih procesov je metoda, ki vam omogoča, da podate oceno stroškov za vsak proces posebej in za vse poslovne procese v podjetju skupaj.

Sodobna podjetja so prisiljena nenehno izboljševati svoje dejavnosti. To zahteva razvoj novih tehnologij in načinov poslovanja, izboljšanje kakovosti končnih rezultatov poslovanja in seveda uvajanje novih, učinkovitejših načinov vodenja in organiziranja dejavnosti podjetij.

Poslovni proces je logičen, zaporeden, medsebojno povezan sklop dejavnosti, ki porablja vire proizvajalca, ustvarja vrednost in prinaša rezultate potrošniku. Med glavnimi razlogi, ki spodbujajo organizacijo k optimizaciji poslovnih procesov, so potreba po zmanjšanju stroškov ali trajanja proizvodnega cikla, zahteve potrošnikov in države, uvedba programov vodenja kakovosti, združevanje podjetij, znotrajorganizacijska nasprotja itd. .

Modeliranje poslovnih procesov je učinkovito sredstvo za iskanje načinov za optimizacijo dejavnosti podjetja, sredstvo za napovedovanje in zmanjševanje tveganj, ki se pojavijo na različnih stopnjah reorganizacije podjetja. Ta metoda vam omogoča, da ocenite stroške vsakega posameznega procesa in vseh poslovnih procesov organizacije skupaj.

Odločitve o modeliranju poslovnih procesov se običajno sprejemajo iz razlogov, predstavljenih na sliki 5.

Slika 5. Razlogi za odločitev za modeliranje poslovnih procesov

Modeliranje poslovnih procesov vpliva na številne vidike dejavnosti podjetja:

sprememba organizacijske strukture;

optimizacija funkcij oddelkov in zaposlenih;

prerazporeditev pravic in odgovornosti menedžerjev;

spremembe internih predpisov in tehnologije poslovanja.

Namen simulacijeje sistematizacija znanja o podjetju in njegovih poslovnih procesih v vizualni grafični obliki, ki je primernejša za analitično obdelavo prejetih informacij. Model mora odražati strukturo poslovnih procesov organizacije, podrobnosti njihovega izvajanja in zaporedje pretoka dokumentov.

Modeliranje poslovnih procesov organizacije vključuje dve stopnji: strukturno in podrobno. Strukturnimodeliranje poslovnih procesov organizacije je mogoče izvesti v zapisu IDEF0 z uporabo orodja BPwin ali v UML z uporabo orodja Rational Rose. Podrobno modeliranje se izvede v UML.

Na stopnji strukturnega modeliranja mora model odražati:

obstoječa organizacijska struktura;

dokumente in druge entitete, ki se uporabljajo pri izvajanju modeliranih poslovnih procesov in so potrebni za modeliranje dokumentnega toka, z opisi njihovega osnovnega pomena;

struktura poslovnih procesov, ki odraža njihovo hierarhijo od bolj splošnih skupin do zasebnih poslovnih procesov;

interakcijski diagrami za končne poslovne procese, ki odražajo zaporedje ustvarjanja in premikanja dokumentov (podatkov, materialov, virov itd.) med akterji.

Podrobno modeliranje poslovnih procesov se izvaja v istem modelu in mora odražati zahtevane podrobnosti ter zagotavljati nedvoumno sliko dejavnosti organizacije.

Podroben model poslovnega procesa mora vsebovati:

nabor precedensov, ki odražajo možne možnosti za izvajanje poslovnih procesov »takšnih kot so«;

diagrami dejavnosti, ki podrobno opisujejo zaporedje poslovnih procesov;

interakcijski diagrami, ki odražajo vzorce pretoka dokumentov.

Modeliranje poslovnih procesov v podjetju je lahko usmerjeno v reševanje velikega števila različnih problemov:

Natančno določite rezultat poslovnega procesa in ocenite njegovo vrednost za podjetje. Določite nabor dejanj, ki sestavljajo poslovni proces. Jasna opredelitev nabora nalog in aktivnosti, ki jih je treba izvesti, je izjemno pomembna za podrobno razumevanje procesa.

Določite vrstni red dejanj. Dejanja znotraj enega poslovnega procesa se lahko izvajajo zaporedno ali vzporedno. Očitno lahko vzporedno izvajanje, če je dovoljeno, zmanjša skupni čas izvajanja procesa in s tem poveča njegovo učinkovitost.

Ločite področja odgovornosti: določite in nato spremljajte, kateri zaposleni ali oddelek podjetja je odgovoren za izvajanje določenega dejanja ali procesa kot celote.

Določite vire, ki jih porabi poslovni proces. Če natančno veste, kdo uporablja katere vire in za katere dejavnosti, je mogoče z načrtovanjem in optimizacijo izboljšati učinkovitost virov.

Razumeti bistvo interakcij med zaposlenimi in v proces vključenimi oddelki podjetja ter oceniti in nato izboljšati učinkovitost komunikacije med njimi.

Oglejte si gibanje dokumentov med postopkom. Poslovni procesi proizvajajo in porabljajo različne dokumente (v papirni ali elektronski obliki). Pomembno je razumeti, od kod prihajajo dokumenti oziroma tokovi informacij in kam gredo ter ugotoviti, ali je njihovo gibanje optimalno in ali so res vsi potrebni.

Ugotovite morebitna ozka grla in priložnosti za izboljšanje procesa, ki bodo kasneje uporabljeni za optimizacijo procesa.

Bolj učinkovito je implementirati standarde kakovosti, kot je ISO 9000, in uspešno pridobiti certifikat.

Uporabite modele poslovnih procesov za usmerjanje novih zaposlenih.

Učinkovito avtomatizirajte poslovne procese kot celoto ali posamezne korake, vključno z avtomatizacijo interakcije z zunanjim okoljem – naročniki, dobavitelji, partnerji.

Ko razumete celoto poslovnih procesov podjetja, razumete in opišete dejavnosti podjetja kot celote.

Po drugi strani pa je glavna naloga pri modeliranju poslovnih procesov podjetja opisati obstoječe procese v njem, da bi zgradili njihove modele "kot so". Za to je potrebno zbrati vse razpoložljive informacije o procesu, ki so praviloma v celoti v lasti le zaposlenih v podjetju, ki so neposredno vključeni v proces. Tako pridemo do potrebe po podrobnem anketiranju (anketiranju) vseh zaposlenih, ki so vključeni v poslovni proces. Poudariti je treba, da se ne moremo omejiti na procesne informacije, ki jih posredujejo vodja oddelka in vodje. Običajno šele pogovor z zaposlenim, ki neposredno izvaja dejanja v okviru opisanega poslovnega procesa, da ustrezno predstavo o tem, kako proces v resnici deluje. Prvo vprašanje pri gradnji modela »kot je« se nanaša na rezultat zadevnega poslovnega procesa. Zgodi se, da ni lahko dobiti jasne formulacije rezultata poslovnega procesa, kljub pomembnosti tega koncepta za učinkovitost podjetja. Po določitvi rezultata morate razumeti zaporedje dejanj, ki sestavljajo postopek. Zaporedje dejanj je modelirano na različnih ravneh 11 abstrakcije. Na najvišji ravni so prikazani samo najpomembnejši koraki postopka. Nato se vsak od korakov na visoki ravni (podprocesov) razgradi. Na podlagi zbranih informacij se zgradi model običajnega oziroma optimalnega izvajanja procesa in določijo možni scenariji njegovega izvajanja z napakami. Različne okvare (izjeme izjeme) lahko zmotijo ​​optimalen potek procesa, zato je treba določiti, kako se bodo izjeme »obdelovale«, torej kaj se bo ukrepalo, če do izjeme pride.

Zaključek

Na podlagi preučenega materiala je avtor ugotovil, da je poslovni proces skupek med seboj povezanih dejavnosti ali nalog, katerih cilj je ustvariti določen izdelek ali storitev za potrošnike. Poslovni proces se začne s povpraševanjem potrošnika in konča z njegovim zadovoljstvom. Lahko je razkrojen razdelimo na več podprocesov, ki imajo svoje atribute, a so hkrati usmerjeni k doseganju cilja glavnega poslovnega procesa. Spoznal sem, da procesni pristop k vodenju vodjem omogoča prepoznavanje in upravljanje ključnih procesov in rezultatov dejavnosti podjetja, ki resnično ustvarjajo dodano vrednost; in tudi združiti pogosto različna dejanja funkcionalnih oddelkov in usmeriti njihova prizadevanja v en sam rezultat. Podjetje zgrajeno na procesnem principu je bolj fleksibilno in prilagodljivo. Procesno vodenje vam bo omogočilo, da natančno veste, »kdo je za kaj odgovoren« in kako posamezna operacija vpliva na končni rezultat. Procesno vodenje bo izboljšalo učinkovitost horizontalnih povezav med oddelki. Tehnologija opisa poslovnih procesov naredi celotno poslovanje podjetja pregledno in razumljivo, omogoča analizo poslovanja in iskanje težav v njih, ki vodijo do napak. Posledično procesni pristop bistveno poenostavi prilagajanje novih zaposlenih in zmanjša odvisnost dela podjetja od človeškega faktorja. Pomembno je, da procesni sistem poenostavi obvladovanje stroškov poslovanja. Tako je številne težave sodobnega ruskega upravljanja mogoče rešiti z uporabo procesno usmerjenega pristopa in orodij za upravljanje poslovnih procesov. Ta tehnologija je danes zelo priljubljena, saj vam omogoča vzpostavitev reda v podjetju in vzpostavitev mehanizma za izboljšanje procesov. Ugotovil sem tudi, da lahko poslovne procese modeliramo z različnimi metodami. Koncept "modeliranja poslovnih procesov" je prišel v vsakdanje življenje večine analitikov hkrati s pojavom na trgu kompleksnih programskih izdelkov, namenjenih celoviti avtomatizaciji upravljanja podjetja. Takšni sistemi vedno pomenijo poglobljen predprojektni pregled dejavnosti podjetja. Rezultat tega pregleda je strokovno mnenje, v katerem so po posameznih točkah podana priporočila za odpravo ozkih grl pri vodenju dejavnosti.

Bibliografija

1. Adizes I.K. Upravljanje sprememb = obvladovanje sprememb. Moč medsebojnega zaupanja in spoštovanja v osebnem življenju, družinskem življenju, poslu in družbi: prev. iz angleščine / I. K. Adizes. - St. Petersburg: Peter, 2011. - 224 str.: ilustr. + 1 e-pošta trgovina na debelo disk (CD-DV)
2. Becker J., Vilkov L., Taratukhin V., Kugeler M., Rosemann M. Upravljanje procesov / Prevod iz nemščine. M.: Eksmo, 2011. 384 str.
3. Getmanova G.V. Upravljanje sprememb: elektronski tečaj: Sankt Peterburg. Univerza Ex. in ekon.. - Elektron. besedilni podatki - Sankt Peterburg: Založba SPBUUiE, 2012 e. trgovina na debelo disk (CD-ROM)
4. Gray K.F., Larson E.W. Vodenje projektov: praktični vodnik / Trans. iz angleščine M .: Založba "Delo in storitve", 2013. 528 str.
5. Daft R. Teorija organizacije: Učbenik za študente / prev. iz angleščine M.: UNITY-DANA, 2011. 736 str.
6. Inovativno upravljanje (Elektronski vir) Elektronski izobraževalni priročnik / G.V. Getmanova, elektronski besedilni podatki, Sankt Peterburg, založba AUiE, 2011
7. Ivanova E.V. Usposabljanje za upravljanje sprememb v organizaciji: k študiju discipline / E.V. Ivanova Sankt Peterburg: Reč, 2012 292 str.
8. Medynsky V.G. Inovativno upravljanje: učbenik za univerze / V.G. Medynsky. M.: INFRA-M, 2011 295 str.
9. Raspopov V. M. Upravljanje sprememb: učbenik. dodatek. M.: Master, INFRA-M, 2012 336 str.
10. Smirnov Yu.N. O ekonomiki poslovnih procesov podjetja // Znanstvena in praktična revija “Integral” 2011. - št. 2;
11. Smirnov Yu.N Inženiring procesnih nalog poslovnih procesov in standard upravljanja podjetja // Znanstvena in praktična revija “Integral” 2011 - št. 5.
12. Tukkel I.L., Surina A.V., Kultin N.B. Upravljanje inovativnih projektov: učbenik. Sankt Peterburg: BHV-Petersburg, 2011. - 416 str.
13. Upravljanje sprememb: prev. iz angleščine / prevod A. Lisicin. M.: Poslovne knjige Alpina, 2012, 227 str.
14. Upravljanje sprememb: Reader / Trans. iz angleščine; Podiplomska šola za management St. Petersburg State University. Sankt Peterburg: Založba "Višja šola za management", 2012 496 str.
15. Shirokova G.V. Upravljanje sprememb v ruskih podjetjih: učbenik za univerze / G.V. Shirokova, Državna univerza v Sankt Peterburgu, - 2. izd. Državna univerza Sankt Peterburga: Višja šola Državne univerze Sankt Peterburga, 2011 480 str.

Razlogi, zakaj je sprejeta odločitev za modeliranje poslovnih procesov podjetja

izčrpanost obsežne razvojne poti podjetja;

izguba "tehnološke preglednosti" dejavnosti podjetja;

stališče vodstva podjetja, ki je spoznalo potrebo po spremembah in razvoju ter vidi prihodnost.

pomembna rast poslovanja podjetja s širitvijo področij delovanja;

Sodobne predstave o vodenju organizacije temeljijo na dejstvu, da je treba poslovanje jasno definirati, meriti, analizirati in izboljševati. Vodstvo organizacije vse pogosteje uporablja procesni pristop, ki temelji na identifikaciji poslovnih procesov (procesov) v organizaciji in obvladovanju teh procesov. Upravljanje organizacije v tem primeru obravnavamo kot neprekinjen niz med seboj povezanih funkcij upravljanja.

V praksi upravljanja obstajata dva pristopa k organiziranju sistemov - upravljanje funkcij in upravljanje procesov. Sistemi zgrajeni na principih upravljanje funkcij, predstavljajo hierarhično strukturo oddelkov, sistematiziranih glede na funkcionalne značilnosti. Izboljšava funkcionalnega modela je upravljanje procesov, ki sestavljajo dejavnosti podjetja.

Procesni pristop k vodenju organizacije ima pomembne prednosti pred funkcionalnim, kar prispeva predvsem k uresničevanju njenih sistemskih lastnosti. Če je torej funkcionalni pristop osredotočen na optimizacijo delovanja samih funkcij, se procesni pristop osredotoča na optimizacijo interakcije funkcij z vidika, kako izvajanje funkcij nekaterih stroškovnih mest vpliva na učinkovitost funkcij. drugih stroškovnih mest in s tem splošna učinkovitost določene vrste dejavnosti podjetja.

Da bi upravičili prednosti procesnega pristopa, se je treba osredotočiti na glavne značilnosti funkcionalnega upravljanja. Zgodovinsko gledano se je prvi pojavil funkcionalni pristop k managementu, katerega teoretične temelje so postavili predstavniki klasične teorije managementa - F. Taylor, A. Fayol, M. Weber in njihovi privrženci. Takšen sistem vodenja predpostavlja jasno delitev dela, strogo podrejenost, enotnost poveljevanja, pa tudi sistem norm in formalnih postopkov, ki nedvoumno ureja vse interakcije tako znotraj organizacije kot z zunanjimi subjekti. Namen funkcionalnega menedžmenta je nadzor nad opravljanjem funkcij zaposlenih. Čeprav je funkcionalno upravljanje v sodobnih razmerah še vedno zelo razširjeno, povzroča številne težave: neorientiranost na kupce, zapleteno organizacijsko strukturo, šibko delegiranje pooblastil in odgovornosti, birokracijo, pomanjkanje odgovornosti za končni rezultat. S prevladujočim funkcionalnim (hierarhičnim) pristopom k organiziranju upravljanja je vsaki strukturni enoti podjetja (zaposlenemu, oddelku, vodstvu) dodeljena vrsta funkcij, opisano je področje odgovornosti in oblikovana so merila za uspešno in neuspešno delovanje. . Hkrati so horizontalne povezave med strukturnimi enotami praviloma šibke, vertikalne, vključno s linijo "nadrejeni-podrejeni", pa močne. Podrejeni je odgovoren samo za funkcije, ki so mu dodeljene, in po možnosti za dejavnosti svojega oddelka kot celote. Rezultati dela vzporednih strukturnih oddelkov ga ne zanimajo.

Pri procesnem pristopu je pozornost usmerjena na sistem poslovnih procesov, ki tvorijo dobiček organizacije, kot na verige dejanj in del od konca do konca, ki prežemajo organizacijsko strukturo. V tem primeru vsaka strukturna enota zagotavlja izvajanje določenih poslovnih procesov, v katerih sodeluje. Pristojnosti, področja odgovornosti in kriteriji za uspešno delovanje posamezne strukturne enote so oblikovani in smiselni le v okviru določenega poslovnega procesa. Horizontalne povezave med strukturnimi enotami so pri tem pristopu močnejše, vertikalne pa šibkejše kot pri funkcionalnem pristopu. Zaposleni je odgovoren ne samo za svoje funkcije, ampak tudi za poslovne procese, v katere je vključen, zato so zanj pomembni rezultati delovanja vzporednih strukturnih enot, ki sodelujejo v istih poslovnih procesih kot on.

Funkcionalni pristop k upravljanju je optimalen za organizacijo s preprosto organizacijsko strukturo, ko je celoten poslovni proces (ali njegov pomemben del) koncentriran v eni strukturni enoti. Toda za sodobne organizacije je značilna kompleksna organizacijska struktura, znotraj katere je odgovornost za izdajo končnega izdelka porazdeljena med številne strukturne enote. In v tem primeru postanejo očitne prednosti procesnega pristopa, še posebej za podjetja, ki morajo pogosto spreminjati svoje poslovne procese, kar je značilno za visoko konkurenčen trg.

Našteti pristopi k upravljanju se med seboj ne izključujejo in jih je mogoče kombinirati z matrično strukturo vodenja, na splošno pa je pri funkcionalnem pristopu mogoče uporabiti določene poslovne procese. V tabeli 10 podaja primerjalno analizo dveh glavnih pristopov k upravljanju podjetja.

V prid prehodu na procesno upravljanje organizacije lahko navedemo naslednje argumente:

• - osredotočenost na potrebe potrošnikov;
• - ustvarjanje vrednosti glede na končni izdelek je koncentrirano v procesih;
• - boljša interakcija med dobavitelji in potrošniki, razumevanje njihovih zahtev;

Tabela 10 - Primerjalne značilnosti funkcionalnega in procesnega pristopa v

upravljanje podjetja

• - tveganje suboptimizacije se zmanjša z vodenjem celotnega procesa, ki poteka skozi več oddelkov, in ne posameznih oddelkov;
• - odsotnost razdrobljenosti odgovornosti za proces (obstaja lastnik procesa);
• - omogočanje nadzora nad časom in viri za dokončanje dela.

»Procesna usmerjenost« je eden od osnovnih konceptov upravljanja filozofije popolne kakovosti. Načelo upravljanja procesov je prvi oblikoval V.E. Deming v okviru koncepta nenehnega izboljševanja kakovosti. Natančneje, deveto načelo njegovih 14 izjav navaja: »Odstranite ovire med oddelki. Raziskovalno, oblikovalsko, prodajno in proizvodno osebje mora delovati kot ekipa, da bi predvideli proizvodne težave, ki se lahko pojavijo pri različnih materialih in specifikacijah,« peto načelo pa obravnava potrebo po vzpostavitvi sistema vodenja kakovosti procesa: »Poiščite težave. Odgovornost upravljavca je, da nenehno izboljšuje sistem (projektiranje, vhodni materiali, kombinacija materialov, vzdrževanje, izboljšanje opreme, usposabljanje osebja, nadzor, prekvalifikacija).«

Spodaj poslovni proces razumeti nabor različnih vrst dejavnosti, v okviru katerih se »na vhodu« uporablja ena ali več vrst virov, kot rezultat te dejavnosti na »izhodu« pa nastane izdelek, ki je dragocen za potrošnika. Tako ima vsak poslovni proces vhod, izhod, nadzor (lastnik procesa) in vire. Nosilec procesa je uradni ali kolegijski organ upravljanja, ki razpolaga s sredstvi, potrebnimi za izvedbo procesa, in je odgovoren za njegov rezultat.

V zvezi s pridobivanjem dodane vrednosti izdelka je priporočljivo razlikovati naslednjo klasifikacijo poslovnih procesov (slika 16):

Slika 16 - Klasifikacija poslovnih procesov organizacij

• - procesi upravljanja poslovanja - zagotavljajo splošno vodenje organizacije kot celote;
• - glavni poslovni procesi - tvorijo "življenjski cikel" izdelkov organizacije, ustvarjajo njegovo potrošniško vrednost za potrošnike; kriteriji učinkovitosti tovrstnih procesov so kakovost, točnost in pravočasnost izpolnjevanja naročil;
• - pomožni poslovni procesi - ne dodajajo vrednosti izdelku, temveč povečujejo njegove stroške (na primer finančna podpora dejavnosti, kadrovska podpora, pravna podpora, dobava sestavnih materialov, popravilo in vzdrževanje itd.);
• - procesi poslovnega razvoja so usmerjeni v ustvarjanje dobička na dolgi rok, ne zagotavljajo organizacije trenutnih dejavnosti, temveč razvoj ali izboljšanje dejavnosti podjetja v prihodnosti.

Glavno področje uporabe poslovnih modelov, ki so formalizirani opisi poslovnih procesov, je izboljšanje poslovnih procesov. Trenutno obstaja težnja po integraciji različnih metod modeliranja, ki se kaže v obliki ustvarjanja integriranih orodij za modeliranje. Eno od teh orodij je programski izdelek ARIS (Architecture of Integrated Information Systems), ki ga je razvilo nemško podjetje IDSScheer.

ARIS podpira štiri vrste modelov (in veliko vrst modelov znotraj vsake vrste), ki odražajo različne vidike preučevanega sistema:

• - organizacijski modeli, ki predstavljajo strukturo sistema - hierarhijo organizacijskih enot, položaje in določene posameznike, povezave med njimi ter teritorialno lego strukturnih enot;
• - funkcionalni modeli, ki vsebujejo hierarhijo ciljev, s katerimi se sooča upravljalni aparat, z nizom dreves - funkcij, potrebnih za doseganje ciljev;
• - informacijski modeli, ki odražajo strukturo informacij, potrebnih za izvajanje celotnega niza sistemskih funkcij;
• - modeli upravljanja, ki predstavljajo celovit pogled na izvajanje poslovnih procesov v sistemu.

Za izgradnjo naštetih vrst modelov se uporabljajo tako ARIS-ove lastne metode modeliranja kot različne dobro znane metode modeliranja in jeziki, zlasti UML. Postopek modeliranja se lahko začne s katero koli vrsto modela. Za pridobitev podatkov o dejanskem trajanju procesov je potrebno uporabiti druga opisna orodja, na primer MSProject.

Razmislimo o glavnih fazah opisa poslovnega procesa.

Prvi korak je izdelava splošnega diagrama procesa. Takšen diagram prikazuje celoten proces v obliki enega bloka (funkcije) in označuje meje in zunanje vmesnike v obliki dogodkov. Ta diagram vam omogoča, da dobite splošno predstavo o procesu. Skupaj ti posplošeni procesi tvorijo verigo, ki se začne pri dobaviteljih in konča pri potrošnikih podjetja.

Naslednje dejanje - definicija funkcij, procesne operacije. Na tej stopnji je zgornja splošna shema podrobno opisana. Najprej morate definirati vse aktivnosti, ki se pojavljajo v procesu.

Naslednji korak je sestavljanje prireditveno-funkcionalne verige. Najprej morate urediti funkcije v zaporedju njihovega izvajanja. Pri sestavljanju dogodkovno-funkcionalnih verig si je treba za vsako funkcijo (operacijo) procesa zastaviti naslednja vprašanja:

• 1. Katero dejanje se izvaja?
• 2. Ali obstajajo druge možnosti za nadaljevanje postopka?
• 3. Katera operacija je naslednja?
• 4. Kaj lahko moti proces in kaj bo to povzročilo?

Naslednje dejanje - identifikacija izvajalcev procesa in jih dodamo v diagram. Na diagramu morajo biti identificirani vsi udeleženci, pri čemer je treba v imenu povezave na diagramu opredeliti vrsto sodelovanja.

Treba je identificirati dokumente in vire, uporabljene v procesu, ter jih prikazati na diagramu. Pri opisu informacijskih objektov (dokumenti, datoteke, mape, telefonski pogovori) je treba navesti vrsto medija (prenosno napravo). To bo zelo pomembno pri analizi in nadaljnji avtomatizaciji procesa. Na ravni posplošenih shem je primerno povezati procese na najvišji ravni tako, da je končni dogodek enega procesa začetni dogodek naslednjega in tako naprej, dokler proces ne zapusti organizacije.

Zadnji korak pri opisu poslovnega procesa je določanje procesnih funkcij. Po prehodu skozi vse te faze dobimo popoln diagram procesa. Na tej stopnji detajliranja je že mogoče uskladiti posredovane vire in uporabljena komunikacijska sredstva.

Osnova procesnega upravljanja je torej poslovni proces. Poslovni proces je potrošniško naravnan. Osredotočenost na procese, ki proizvajajo vrednost za stranko, namesto na druge dele poslovanja poudarja osredotočenost na rezultate. Analiza realnih procesov pokaže, da niso vsi procesi, ki ustvarjajo vrednost, torej sami poslovni procesi.

Izpostaviti je treba naslednje glavne prednosti procesnega pristopa na področju prepoznavanja poslovnih procesov:

• - poslovni procesi so eno izmed močnih orodij za povečanje učinkovitosti poslovanja;
• - tehnologija za opisovanje poslovnih procesov zagotavlja preglednost vseh poslovnih operacij, omogoča analizo možnih posledic napak na eni ali drugi stopnji dela ter pravočasno odkrivanje in odpravljanje napak.

Če poslovni proces ni pravilno oblikovan, lahko pride do napak, ki zmanjšajo učinkovitost njegovega izvajanja. Posledično je učinkovitost poslovnega procesa napovedna ocena dejavnosti, pridobljena v procesu enega ali drugega modeliranja dejavnosti organizacije.

Ruska podjetja se soočajo z nalogo povečati svojo obvladljivost in učinkovitost. V tem smislu gre pri procesno usmerjenem pristopu za vodenje na podlagi vnaprej postavljenih načel, spoštovanje katerih lahko samo po sebi bistveno poveča učinkovitost organizacij. Identifikacija poslovnih procesov je najpomembnejša faza pri oblikovanju sistema vodenja procesov, saj tvori področje upravljanja procesov. Kot je navedeno zgoraj, lahko ta postopek vodi do različnih rezultatov, odvisno od pristopov, uporabljenih pri njegovem izvajanju. Ob upoštevanju odobrenega standarda ISO lahko predlagamo naslednji sistem načel delitve dejavnosti organizacije na procese.

• 1. Število procesov v organizaciji je neposredno odvisno od števila osebja in strukture organizacije.
• 2. Priporočljivo je razlikovati med procesi vzdolž meja velikih strukturnih delitev.

Glede na značilnosti podjetja se sestavi seznam procesov, ki se izvajajo v podjetju. V tem primeru je priporočljivo upoštevati naslednja načela:

• 1. Glavnih procesov ne sme biti več kot 9, saj vodja ne more učinkovito zaznati informacij iz večjega števila področij dejavnosti.
• 2. Pri identifikaciji poslovnih procesov je potrebno določiti odgovorne osebe za njihovo učinkovitost (lastnik procesa).
• 3. Lastnik procesa mora imeti potrebna sredstva in pooblastila, da lahko vpliva na potek procesa in njegove rezultate. Določiti je treba kazalnike uspešnosti procesa.

Najpomembnejši cilj uvajanja procesnih tehnologij je zagotoviti učinkovito delovanje organizacije v dinamično spreminjajočem se zunanjem okolju. Naloga mehanizma vodenja v okviru procesnega pristopa je ustvariti pogoje za izvedbo celovitega programa načrtovanih organizacijskih sprememb, vključno s kakovostnim izboljšanjem poslovnih procesov ob hkratnem uvajanju novih informacijskih tehnologij, modernizacijo z namenom pomembnega povečanja učinkovitosti ruskih podjetij.

Procesni pristop k vodenju.

Bistvo procesnega pristopa je da vsak zaposleni zagotavlja delovanje določenih poslovnih procesov z neposredno udeležbo v njih. Pristojnosti, področja odgovornosti in kriteriji za uspešno delovanje za vsakega zaposlenega so oblikovani in smiselni le v okviru konkretne naloge ali procesa. Horizontalna povezava med strukturnimi enotami je veliko močnejša. Vertikalno razmerje »nadrejeni-podrejeni« je rahlo oslabljeno. Občutek odgovornosti zaposlenega se kvalitativno spremeni: odgovoren je ne le za funkcije, ki mu jih je dodelil njegov šef, ampak tudi za poslovni proces kot celoto. Zanj so pomembne funkcije in rezultati delovanja vzporednih strukturnih enot. Odgovornost za rezultat poslovnega procesa kot celote ga potiska k odgovornosti do svojih sodelavcev, enakih udeležencev poslovnega procesa kot sam.

Pri izgradnji procesno usmerjenega sistema vodenja je glavni poudarek na razvoju mehanizmov interakcije znotraj procesa tako med strukturnimi enotami znotraj podjetja kot z zunanjim okoljem, tj. s strankami, dobavitelji in partnerji. Prav procesni pristop omogoča upoštevanje tako pomembnih vidikov poslovanja, kot so osredotočenost na končni izdelek, interes vsakega izvajalca za izboljšanje kakovosti končnega izdelka in posledično interes za končno uspešnost njihovo delo. Procesni pristop k vodenju zanemarja organizacijsko strukturo vodenja organizacije z inherentnim dodeljevanjem funkcij posameznim oddelkom. Pri procesnem pristopu menedžerji in zaposleni organizacijo dojemajo kot dejavnost, sestavljeno iz poslovnih procesov, katerih cilj je doseganje končnega rezultata. Organizacijo pojmujemo kot mrežo poslovnih procesov, ki je niz med seboj povezanih in medsebojno delujočih poslovnih procesov, vključno z vsemi funkcijami, ki se izvajajo v oddelkih organizacije. Medtem ko funkcionalna struktura podjetja določa zmožnosti podjetja tako, da določa, kaj je treba storiti, procesna struktura (v operacijskem sistemu podjetja) opisuje specifično tehnologijo za doseganje zastavljenih ciljev in odgovarja na vprašanje, kako naj narediti.

Procesni pristop temelji na naslednjih načelih:

Dejavnosti podjetja obravnavamo kot sklop poslovnih procesov.

Izvajanje poslovnih procesov je predmet obveznih predpisov oziroma formalnega opisa.

Vsak poslovni proces ima notranjega ali zunanjega naročnika in lastnika (osebo, ki je odgovorna za rezultat poslovnega procesa).

Za vsak poslovni proces so značilni ključni indikatorji, ki opisujejo njegovo izvedbo, rezultat ali vpliv na rezultat organizacije kot celote.

Načela procesnega pristopa k upravljanju določajo osnovna pravila, po katerih je mogoče organizirati učinkovito delovanje podjetja, usmerjeno v končni rezultat.

Prvo načelo opredeljuje vizijo dejavnosti podjetja kot skupek poslovnih procesov. On je tisti, ki določa novo kulturo dojemanja organizacije v procesnem pristopu.

Drugo načelo procesnega pristopa, ki zahteva obvezno ureditev poslovnih procesov, temelji na dejstvu, da je predpis dokument, ki opisuje zaporedje operacij, odgovornosti, postopek interakcije med izvajalci in postopek sprejemanja odločitev o izboljšati poslovni proces.

Izolacija poslovnega procesa je vedno povezana z identifikacijo naročnika ali potrošnika rezultata procesa, ki ima zanj določeno vrednost. Poleg naročnika ima vsak poslovni proces lastnika - uradno osebo, ki razpolaga s potrebnimi sredstvi, vodi potek poslovnega procesa in je odgovoren za rezultate in učinkovitost poslovnega procesa. Lastnik poslovnega procesa je uradna oseba, formalni vodja, zato ima potrebna pooblastila, sredstva za izvajanje procesa, vodi potek poslovnega procesa in je odgovoren za njegov rezultat. Te prednosti zagotavljajo visoko uspešnost organizacije, katere upravljanje ima izrazito procesno naravnanost.

Procesno usmerjeno upravljanje vam omogoča kvalitativno spreminjanje dejavnosti organizacije na operativni, medfunkcionalni in medorganizacijski ravni njene integracije. Funkcionalna integracija preneha biti vir težko rešljivih medfunkcionalnih konfliktov. Operativni nivo integracije dobi novo vizijo zahvaljujoč mreži poslovnih procesov organizacije in omogoča:

a) učinkoviteje razmejiti pristojnosti in odgovornosti osebja;

b) razviti učinkovit sistem prenosa pooblastil;

c) zagotoviti standardizacijo zahtev za izvajalce;

d) minimizira tveganje odvisnosti od posameznega izvajalca;

e) zmanjšati obremenitev vodij;

f) zmanjšati stroške;

g) povečati učinkovitost upravljanja s kadri;

h) identificirati vire zmanjševanja stroškov in časa za izvajanje poslovnih procesov;

i) zmanjšati čas za sprejemanje upravljavskih odločitev.

Posledično se poveča obvladljivost organizacije, zmanjša se vpliv človeškega faktorja ter stroški izdelkov in storitev. Vse to vodi v spremembo kakovosti same organizacije in oblikovanje procesno usmerjene organizacije, v kateri je celoten tim zavesten udeleženec v kontinuiranem procesu delovanja, povezanega s končnim rezultatom proizvodnje izdelkov ali zagotavljanja storitev.

Razvoj procesnega pristopa k vodenju je dobil velik odmev, skoraj vse vodilne organizacije na svetu so procesno usmerjene organizacije.

Na podlagi razumevanja, kateri poslovni procesi se izvajajo v organizaciji, je mogoče zgraditi učinkovito organizacijsko strukturo za njihovo upravljanje. Če se je organizacijska struktura razvila tradicionalno, lahko poslovni operacijski sistem pomaga pri analizi njene kakovosti.

Pomanjkanje procesnega pristopa pri vodenju tako vodi do spontanih rezultatov, na katere se ni mogoče zanesti in jih ni mogoče analizirati, saj jih je težko poustvariti. Procesni pristop omogoča razumevanje, da je končni izdelek dejavnosti podjetja rezultat skupnega dela vseh njegovih zaposlenih brez izjeme; poleg tega vam omogoča, da odpravite vrzeli na stičišču procesov in obnovite povezava med njimi. Procesni pristop ne zavrača obstoječega sistema vodenja podjetja, temveč določa načine, kako ga izboljšati in kakovostno spremeniti.

Prednosti in slabosti- jasen sistem medsebojnih povezav znotraj procesov in v njihovih pripadajočih oddelkih; - jasen sistem enotnega poveljevanja - en vodja v svojih rokah koncentrira upravljanje celotnega sklopa operacij in dejanj, katerih cilj je doseganje zastavljenega cilja in doseganje želenega rezultata; - opolnomočenje zaposlenih z večjimi pooblastili in večanje vloge vsakega izmed njih pri delu podjetja vodi v bistveno povečanje njihove produktivnosti; - hiter odziv izvršilnih procesnih enot na spremembe zunanjih pogojev; - pri delu managerjev prevladujejo strateški problemi nad operativnimi; - merila učinkovitosti in kakovosti dela oddelkov in organizacije kot celote so usklajena in sousmerjena - povečana odvisnost rezultatov dela organizacije od usposobljenosti, osebnih in poslovnih kvalitet rednih zaposlenih in izvajalcev; - vodenje funkcionalno mešanih delovnih timov je zahtevnejša naloga od vodenja funkcionalnih oddelkov; - prisotnost več ljudi v timu različnih funkcionalnih kvalifikacij neizogibno vodi do nekaterih zamud in napak, ki nastanejo pri prenosu dela med člani tima, vendar so izgube tukaj veliko manjše kot pri tradicionalni organizaciji dela, ko izvajalci poročajo različnim oddelki podjetja

Seveda je samo s formalizacijo poslovnih procesov nemogoče doseči večjo učinkovitost in procesni pristop ni zdravilo za vse tegobe organizacije. Omogoča vam diagnosticiranje težav tako v celotnem podjetju kot v interakciji njegovih različnih oddelkov pri opravljanju skupne naloge.

Bibliografija:

1. Vishnyakov O. Procesno usmerjen pristop k upravljanju organizacije 2008.

2. Efimov V.V. Razmišljanja o procesnem pristopu / V.V. Efimov 2004.

3.Repin V.V. Procesni pristop k vodenju. Standardi in kakovost. - 2004. - 498 str.

4.Repin V.V. Procesni pristop v praksi. Standardi in kakovost. - 2004. - št. 1. - strani 74-79.