Kako obdelati potne stroške v 1s 8.3. Računovodske informacije

Skoraj vsaka organizacija se v svojih gospodarskih dejavnostih sooča s potrebo po pošiljanju zaposlenih na poslovna potovanja. Za delodajalca službena pot zaposlenega vključuje opravljanje številnih dejanj. Prvič, dejstvo, da ste napoteni na službeno potovanje, mora biti ustrezno dokumentirano. Drugič, delodajalec je dolžan zaposlenemu obdržati povprečni zaslužek za čas, ko je na službenem potovanju, in delavcu povrniti stroške. Tretjič, davčno je treba upoštevati stroške službenih poti. Kako pravilno izvesti vse te operacije v programu 1C: Plače in upravljanje osebja 8, pravi E.A. Gryanina, vodilni specialist IT-Basis LLC.

(obrazec št. T-10a)

(obrazec št. T-10)

riž. 1

Opomba

Opomba

Dokumentacija službenih potovanj

Postopek za formalizacijo razporeditve zaposlenih na službena potovanja je določen z navodilom Ministrstva za finance ZSSR, Državnega komiteja ZSSR za delo in Vsezveznega centralnega sveta sindikatov z dne 04.07.1988 št. 62 "Na službenih potovanjih znotraj ZSSR" (v nadaljnjem besedilu Navodila o službenih potovanjih, ki veljajo v obsegu, ki ni v nasprotju z delovnim zakonikom Ruske federacije).

Za dokumentiranje službenih potovanj se lahko za kadrovske evidence uporabljajo naslednje vrste obrazcev primarne dokumentacije, odobrene z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 5. januarja 2004 št.

Servisna naloga in poročilo o njeni izvedbi
(obrazec št. T-10a)

Uporablja se za registracijo in obračunavanje uradnih nalog za pošiljanje na službeno potovanje ter poročilo o njegovi izvedbi.

Uradno nalogo podpiše vodja strukturne enote, v kateri dela napoteni delavec, odobri vodja organizacije ali oseba, ki jo za to pooblasti, in na njeni podlagi se izda ukaz (navodilo) o napotitvi na delo. poslovno potovanje.

Po vrnitvi s službenega potovanja delavec sestavi poročilo o opravljenem delu na službenem potovanju, ki se dogovori z vodjo strukturne enote in odda v računovodstvo.

Izdelava delovne naloge in poročila o njeni izvedbi ni obvezna zahteva Navodil o službenem potovanju, bo pa njena prisotnost koristna za potrditev proizvodne narave službene poti, da bi lahko sprejeli stroške službene poti za davek od dobička. namene.

Odredba (navodilo) o napotitvi zaposlenega
na službenem potovanju (obrazca št. T-9 in št. T-9a)

Uporabljajo se za prijavo in evidentiranje napotitve delavca (ali zaposlenih) na službeno pot. Izpolnjeno na podlagi uradne naloge, ki jo podpiše vodja organizacije ali oseba, ki jo za to pooblasti.

Potovalno potrdilo
(obrazec št. T-10)

Je dokument, ki potrjuje čas, preživet na službenem potovanju na ozemlju Ruske federacije ali države SND, pri vstopu in izstopu, na katerega v skladu z meddržavnimi sporazumi ni pritrjena oznaka o prehodu državne meje.

Potni list se izda v enem izvodu na podlagi naloga za službeno potovanje in se izroči delavcu. Na vsaki destinaciji se na potnem listu naredijo zaznamki o času prihoda in odhoda, ki se overijo s podpisom odgovorne osebe in pečatom. Po vrnitvi s službenega potovanja se potrdilo o potovanju predloži v računovodstvo skupaj z akontacijo zaposlenega in dokumenti, ki potrjujejo nastale stroške. Potni list se ne sme izdati, če se mora delavec vrniti s službenega potovanja v kraj stalnega dela isti dan, ko je bil napoten. Prav tako se potni list ne izda pri potovanju v tujino (razen za zgoraj omenjene države CIS).

V skladu z 2. odstavkom Navodil o službenem potovanju, če je zaposlenemu izdano potrdilo o potovanju, je izdaja naloga za organizacijo, da ga pošlje na službeno potovanje, neobvezna, vendar se lahko izda s sklepom vodje.

Po pojasnilih Ministrstva za finance Rusije lahko organizacija samostojno določi seznam dokumentov, ki so podlaga za napotitev zaposlenega na službeno potovanje, kar je lahko zlasti nalog za službeno potovanje in (ali) izdaja potnega lista. Priprava dveh dokumentov o enem dejstvu gospodarske dejavnosti po mnenju finančne službe ni obvezna (pismo Ministrstva za finance Rusije z dne 6. decembra 2002 št. 16-00-16/158).

Tako je pri napotitvi zaposlenih na službeno potovanje na ozemlje Ruske federacije dovolj izdati potni list, v tem primeru organizacijskega naloga ni treba izdati. Pošiljanje zaposlenih na službeno potovanje v tujino mora biti formalizirano z nalogom organizacije, saj se za takšna službena potovanja ne izda potrdilo o potovanju.

Program "1C: Upravljanje plač in osebja" vam omogoča, da sestavite vse zgoraj obravnavane poenotene oblike primarnih dokumentov v zvezi s pošiljanjem zaposlenih na službena potovanja: št. T-9, št. T-9a, št. T-10 in Št. T-10a.

Registracija dejstva pošiljanja zaposlenega ali seznama zaposlenih na službeno potovanje se izvede v programu z uporabo dokumenta kadrovskega računovodskega podsistema "Službena potovanja organizacij" (glej sliko 1).

riž. 1

Ekranski obrazec dokumenta označuje destinacijo: državo, mesto in organizacijo, kamor so delavci (zaposleni) napoteni, ter podatke o dokumentu, ki je podlaga za službeno potovanje (službena naloga ali drug dokument). ).

Tabelarični del se izpolni s seznamom delavcev, napotenih na službeno pot.

Namen službene poti (vsebina delovne naloge) je za vsakega zaposlenega označen v obliki poljubnega besedilnega niza. Dodatno lahko za izpis naloga navedete vir financiranja stroškov službenega potovanja.

Za pridobitev tiskanih obrazcev potnega lista, naloga za napotitev na službeno pot in službene naloge morate uporabiti spustni podmeni gumba »Natisni« na spodnji ukazni plošči obrazca dokumenta.

Opomba da delovni zakonik Ruske federacije prepoveduje napotitev nosečnic na službena potovanja (1. del člena 259 delovnega zakonika Ruske federacije), delavcev, mlajših od 18 let (člen 268 delovnega zakonika Ruske federacije). , in zaposleni v času veljavnosti vajeniške pogodbe - na službenih potovanjih, ki niso povezana z vajeništvom (3. del 203. člena delovnega zakonika Ruske federacije).

Dovoljeno je pošiljanje na službena potovanja, vendar le s pisnim soglasjem in ob pisni seznanitvi s pravico do zavrnitve napotitve na službeno potovanje (člen 259 delovnega zakonika Ruske federacije):

ženske z otroki, mlajšimi od treh let, če to ni prepovedano z zdravniškimi priporočili;
delavci z invalidnimi otroki ali invalidi od otroštva do 18. leta starosti;
delavci, ki negujejo bolne družinske člane v skladu z zdravstvenim izvidom;
moški, ki vzgajajo mladoletne otroke brez matere, pa tudi skrbniki in skrbniki mladoletnikov (člen 264 delovnega zakonika Ruske federacije).

Za vsakega zaposlenega dokument navaja začetni in končni datum službenega potovanja (ob upoštevanju časa, porabljenega na poti), število dni na poti se vnese v ločeno polje v vrstici tabelarnega dela.

Opomba, da v skladu s četrtim odstavkom Navodil o službenem potovanju trajanje poslovnega potovanja v Ruski federaciji ne sme presegati 40 koledarskih dni, ne da bi se upošteval čas, porabljen na poti. Trajanje službenega potovanja za delavce, vodje in strokovnjake, poslane za opravljanje montažnih, zagonskih in gradbenih del, ne sme presegati enega leta. Rok, v katerem je lahko delavec napoten na službeno pot v tujino, ni določen.

Plačilo za čas na službenem potovanju

Med službenim potovanjem delavec obdrži povprečni zaslužek (člen 167 delovnega zakonika Ruske federacije).

Povprečna plača se izračuna v skladu s Pravilnikom o posebnostih postopka za izračun povprečne plače, odobrenim z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 11. aprila 2003 št. 213.

Za obračunavanje zadržanega povprečnega zaslužka zaposlenega v programu "1C: Plača in upravljanje osebja 8" je namenjen dokument "Plačilo na podlagi povprečnega zaslužka". Dokument je mogoče ustvariti, izračunati in knjižiti samodejno na podlagi dokumenta »Službena potovanja organizacij« z uporabo obdelave »Analiza odsotnosti« (slika 2). Obdelavo lahko prikličete neposredno iz obrazca dokumenta “Službena potovanja organizacij” s klikom na gumb “Odpri časovne razmejitve”.

riž. 2

Privzeto se za izračun plačila za čas službenega potovanja uporablja vnaprej določena vrsta izračuna »Plačilo na podlagi povprečnega zaslužka« (navedeno v polju »Vrsta izračuna« v obrazcu dokumenta). Hkrati je mogoče v okviru tipov obračuna »Osnovne časovne razmejitve organizacij« opisati tip obračuna po meri za izvajanje časovnih razmejitev (če je na primer treba za posamezno vrsto službenega potovanja narediti posebne prilagoditve obračuna). ).

Podatki za izračun povprečne plače so navedeni v tabelarnem delu dokumenta na zavihku »Izračun povprečne plače«, povzeti po vrstah plače:

temeljni dohodek;
bonusi, ki se v celoti upoštevajo v povprečnem zaslužku;
bonusi, ki so delno upoštevani v povprečni plači;
letne nagrade, ki se v celoti upoštevajo v povprečnem zaslužku;
letne nagrade, ki se delno upoštevajo v povprečni plači.

Pri obračunu dokumenta se ti podatki generirajo avtomatsko na podlagi nastavitev osnovnih časovnih razmejitev za vrste obračunov iz načrta obračunskih vrst »Povprečne plače«, podatkov o obračunanih časih delavca, opravljenem in normiranem času ter podatkov o indeksaciji delavca. plače zaposlenega za obračunsko obdobje.

Podatki o osnovnih plačah in neletnih nagradah se zbirajo za vsak mesec plačilnega obdobja posebej. Zneski osnovnega zaslužka spadajo v mesec obračunskega obdobja, za katerega so obračunani. Zneski premij so vključeni v mesec obračuna, ne glede na obdobje, za katerega so obračunani.

Letne premije se vštevajo v osnovo le, če so obračunane za koledarsko leto pred datumom dogodka, ne glede na mesec, v katerem so bile obračunane.

Za obračunsko obdobje se šteje 12 koledarskih mesecev pred obdobjem shranjevanja povprečnega zaslužka, razen če ni drugače določeno z nastavitvami vrste obračuna, izbranega za plačilo časa na službenem potovanju v dokumentu.

Za izračun obračunskega rezultata se izračuna povprečna dnevna plača, za delavce s seštenim delovnim časom pa povprečna urna plača, ki se pomnoži s številom delovnih dni (ur) po razporedu delavca v času službenega potovanja. Rezultati izračuna plačila za čas službenega potovanja so v dokumentu na zavihku »Časovne razmejitve«.

Če se ob koncu meseca službeno potovanje zaposlenega še ni končalo, vendar mora obračunati plačilo za čas službenega potovanja, potem kot plačilno obdobje v dokumentu »Plačilo glede na povprečni zaslužek« nastavite obdobje od datuma začetka službene poti do datuma konca meseca in obračunajte listino . Naslednji mesec se plačilo obračuna za drugi del obdobja službenega potovanja - od začetka meseca do dneva vrnitve s službenega potovanja. Drugi del časa na službenem potovanju mora biti plačan glede na višino povprečnega zaslužka kot prvi del. Če želite to narediti, morate kopirati dokument »Plačilo na podlagi povprečnega zaslužka«, registriran prejšnji mesec, navesti ustrezno plačilno obdobje in izračunati samo časovne razmejitve, brez ponovnega izračuna povprečnega zaslužka, tj. uporabiti postavko »Izračunaj časovne razmejitve« v podmeni gumba “Izračunaj”.

V skladu z odstavkom 9 Navodil o službenem potovanju, ko je oseba, ki dela s krajšim delovnim časom, poslana na službeno potovanje, se povprečni zaslužek obdrži na delovnem mestu v organizaciji, ki jo je poslala na delo. Če ste hkrati napoteni na službeno potovanje zaradi glavnega in kombiniranega dela, se povprečni zaslužek ohrani za obe poziciji.

Tako je za rešitev vprašanja potrebe po plačilu časa, porabljenega na službenem potovanju za delavce s krajšim delovnim časom, treba upoštevati namen službenega potovanja - z opravljanjem nalog za katero delovno mesto (kraj delo) je povezano z.

Če je zaposleni napoten na službeno potovanje za opravljanje nalog samo na svojem glavnem delovnem mestu, mora biti njegova odsotnost z delovnega mesta s krajšim delovnim časom evidentirana v programu z dokumentom »Odsotnost z dela v organizacijah«.

Povračilo stroškov, ki jih ima delavec v zvezi s službenim potovanjem

Seznam stroškov, ki jih je delodajalec dolžan povrniti zaposlenemu, poslanemu na službeno potovanje, določa člen 168 delovnega zakonika Ruske federacije in vključuje:

potni stroški;
stroški najema stanovanjskih prostorov;
dodatni stroški, povezani z bivanjem zunaj kraja stalnega prebivališča (dnevnice);
drugi stroški, ki jih ima delavec z dovoljenjem ali vednostjo delodajalca.

Postopek in višina povračil stroškov v zvezi s službenimi potovanji se določijo s kolektivno pogodbo ali lokalnimi predpisi organizacije. Hkrati je treba upoštevati, da se za zaposlene v organizacijah, ki se financirajo iz zveznega proračuna, povračilo stroškov, povezanih s službenimi potovanji, izvede v skladu z normami, ki jih določa zakon.

Za druge organizacije so norme in postopki za povračilo potnih stroškov določeni samo za davčne namene.

Napotenemu delavcu se pred odhodom na službeno potovanje izplača denarni predujem v mejah potnih stroškov, stroškov najema stanovanja in dnevnic.

V treh dneh po vrnitvi s službenega potovanja na ozemlju Ruske federacije (ali v 10 koledarskih dneh od datuma konca službenega potovanja zunaj Ruske federacije) mora zaposleni predložiti vnaprejšnje poročilo o zneskih, porabljenih v zvezi s službenim potovanjem in zanje opraviti končno plačilo.

Poračuni za povračilo potnih stroškov za zaposlene, poslane na službena potovanja, niso registrirani v programu 1C: Plače in upravljanje osebja 8, ker se ne nanašajo na obračune plač.

Hkrati se lahko neporabljeni in nevrnjeni predujmi, izdani v zvezi s službenim potovanjem, odštejejo od plače zaposlenega. Odbitek je registriran v programu "1C: Plače in upravljanje osebja 8" z uporabo dokumenta "Registracija enkratnih odbitkov zaposlenih v organizacijah" (slika 3). Ustrezna vrsta odbitka mora biti opisana v načrtu vrst izračuna "Odbitki organizacij" z metodo izračuna "Fiksni znesek".

riž. 3

Obdavčitev potnih stroškov za dohodnino in enotno socialno dajatev

V skladu s 3. odstavkom 217. člena in 2. pododstavkom 1. odstavka 238. člena Davčnega zakonika Ruske federacije vse vrste zakonsko določenih nadomestil, povezanih zlasti s povračilom potnih stroškov, niso predmet dohodnine. in enotni socialni davek.

Kadar delodajalec plača zavezancu stroške za službena potovanja tako v državi kot v tujini, so dnevnice, izplačane v mejah, določenih v skladu z veljavno zakonodajo, ter dejansko nastali in dokumentirani ciljni stroški za potovanje v cilj in nazaj oproščeni plačila. obdavčitev pristojbine za letališke storitve, provizije, stroški za potovanje do letališča ali železniške postaje v krajih odhoda, cilja ali transferjev, za prevoz prtljage, stroški za najem bivalnih prostorov, plačilo komunikacijskih storitev, pridobitev in registracija službenega tujega potnega lista , pridobitev vizumov, pa tudi stroške, povezane z menjavo gotovine ali čeka na banki za gotovino tujo valuto.

Opomba da od 1. januarja 2008 zvezni zakon št. 216-FZ z dne 24. julija 2007 določa najvišje stopnje dnevnic, oproščene dohodnine: do 700 rubljev za vsak dan službenega potovanja v Ruski federaciji in do 2500 rubljev za vsak dan službenega potovanja v tujino.*

Opomba:
* Preberite več o teh spremembah davčnega zakonika Ruske federacije v članku L.P. Fomicheva "Davčni zakonik Ruske federacije je bil ponovno popravljen" v številki 9 (september) "BUKH.1S" za leto 2007, stran 6.

Za namene izračuna dohodnine v programu "1C: Plače in upravljanje osebja 8" se presežne dnevnice, nedokumentirani stroški prevoza in stroški najema stanovanjskih prostorov ter drugi stroški, ki niso izrecno navedeni v davčnem zakoniku Ruske federacije, upoštevajo. Federacija, povrnjena v zvezi s pošiljanjem na službeno potovanje , je treba pripisati zaposlenemu v obliki nedenarnega dohodka. Obračun se izvede z dokumentom "Registracija enkratnih obračunov zaposlenim v organizacijah." Vrste obračunov, po katerih se obračunava dohodek, morajo biti opisane glede na vrste obračuna »Osnovne časovne razmejitve organizacij« ali »Dodatne časovne razmejitve organizacij« s potrjenim potrditvenim poljem »Ali je dohodek v naravi« (slika 4).

riž. 4

Za namene obračuna dohodnine se ti dohodki evidentirajo pod šifro 4800 »Drugi dohodki«.

Za namene obdavčitve UST in zavarovalnih prispevkov v pokojninski sklad za organizacije, ki plačujejo davek od dohodka, je oblika obračunskega tipa nastavljena na vrednost »Ni predmet obdavčitve UST, prispevkov v pokojninski sklad v skladu s 3. odstavkom člena 236 davčnega zakonika Ruske federacije (izplačila iz dobička)." Za organizacije, ki uporabljajo posebne davčne režime, to je, ki ne plačujejo davka od dohodkov pravnih oseb, je treba za te obračune plačati prispevke za obvezno pokojninsko zavarovanje. Zanje je treba kot način obdavčitve UST in prispevkov v pokojninski sklad določiti vrednost »Obdavčeni z UST, prispevki v pokojninski sklad kot celota« (pravzaprav so v tem primeru v programu samo prispevki za obveznega pokojninskega sklada).

Na obravnavane obračune se obračunajo tudi prispevki za obvezno nezgodno zavarovanje, kar je ustrezno označeno v obrazcu vrste obračunov.

Pri določanju zneska presežka dnevnega nadomestila je treba upoštevati, da so norme določene v višini plačil za vsak dan, ko je zaposleni na službenem potovanju, vključno s časom, porabljenim na poti. Za dan odhoda na službeno potovanje se šteje koledarski dan (do vključno 24 ur), v katerem vlak, letalo, avtobus ali drugo vozilo odpelje iz kraja stalnega dela službenega potnika, in dan prihoda. je koledarski dan (do vključno 24 ur), v katerem prevozni izdelek prispe na kraj stalnega dela. Če službeno potovanje traja en dan, se dnevnica ne izplača. Če se kraj odhoda vozila nahaja zunaj meja kraja, v katerem se nahaja organizacija, se pri določanju dni odhoda in prihoda upošteva čas, potreben za potovanje do kraja odhoda vozila. . Enak postopek velja, če ima poslovni potnik možnost dnevnega vračanja v kraj stalnega prebivališča (o razpoložljivosti takšne možnosti odloča delodajalec v vsakem posameznem primeru).

Če delavec na službenem potovanju zboli

V skladu s 16. točko Navodil o službenem potovanju se v primeru začasne nezmožnosti za delo napotenega delavca na splošni podlagi povrnejo stroški najema bivalnih prostorov (razen v primeru, ko je napoteni delavec na bolnišničnem zdravljenju). ) in prejema dnevnice za ves čas, ko tega zaradi zdravstvenega stanja ne more opravljati, začne opravljati dodeljeno mu službeno nalogo ali se vrne v kraj stalnega prebivališča, vendar ne

več kot dva meseca. Dnevi začasne nezmožnosti za delo se ne vštevajo v čas službenega potovanja.

Začasna nezmožnost napotenega delavca, kot tudi nezmožnost vrnitve v kraj stalnega prebivališča iz zdravstvenih razlogov, mora biti potrjena na predpisan način.

V času začasne nezmožnosti za delo se napotenemu delavcu izplača nadomestilo za začasno invalidnost na splošni podlagi.

Odsev takšnih primerov v programu 1C: Plača in upravljanje osebja 8 je odvisen od tega, ali je bilo plačilo za obdobje službenega potovanja registrirano v programu v času, ko je bila začasna invalidnost obračunana, in če je tako, v katerem obračunskem obdobju - trenutno ali enega iz preteklosti.

Če program najprej nabere bolniško odsotnost in nato vnese plačilo za službeno potovanje, bo program pri izračunu obračuna za čas službenega potovanja samodejno upošteval obdobje začasne nezmožnosti: zaposleni ne bo plačan službena pot zaradi bolniških dni.

Če je bilo plačilo za službeno potovanje že registrirano prej v tekočem mesecu, potem je treba po obračunu bolniške odsotnosti ponovno izračunati dokument za izračun plačila za službeno potovanje "Plačilo na podlagi povprečnega zaslužka", na kar vas bo program spomnil na trenutno ploščo opravil.

Če je bilo plačilo za službeno potovanje izvedeno v enem od prejšnjih obdobij, se bodo pri izračunu obračuna za bolniško odsotnost zneski plačila za službeno potovanje, ki spadajo na bolniške dni, samodejno razveljavili (slika 5).

riž. 5

Za opisano vedenje programa mora seznam izpodrinljivih vrst plačil za službena potovanja (»Plačilo glede na povprečne plače«) vsebovati vrste obračunov za izplačilo nadomestil za začasno invalidnost (»Plačilo za bolniško odsotnost« in »Plačilo za bolniška odsotnost zaradi poškodbe pri delu.« ).

Za obračunavanje potnih stroškov v 1C ZUP 3 morate nastaviti nastavitve standardov obračuna plač (slika 1). Sistem avtomatsko kreira obračunske vrste »Službena pot« in »Službena pot (znotraj izmena)«.

riž. 1. Nastavite obračun plač

Ko v nastavitvah določite parameter »Plačilo za daljše službene poti mesečno«, se bo stikalo pri kreiranju dokumenta »Službeno potovanje« samodejno postavilo v položaj »Plačilo za službeno potovanje ob koncu meseca«.

Izračun nadomestila za potne stroške v 1C ZUP za zaposlenega se izvede z dokumentom "Službeno potovanje". Dokument je večnamenski, tj. Delo z dokumentom je na voljo v dveh načinih:

HR način vključuje ustvarjanje dokumenta, izpolnjevanje obdobja potovanja in knjiženje dokumenta (slika 2):

riž. 2. »Službena pot« v kadrovskem krogu

Če podjetje vzdržuje kadrovsko tabelo, morate pri opravljanju službenega potovanja na zavihku »Glavno« navesti atribut »Sprostite stopnjo za čas službenega potovanja«.

Pri podajanju atributa »Skrajšani delovni čas/izmenska službena pot« postane aktivno polje za prikaz ur znotrajizmenske službene poti in vnaprejšnjega planiranega tipa časa (slika 3):

riž. 3. Službeno potovanje znotraj izmene

Če je v izkušnji pokojninskega sklada Ruske federacije zaposlenega treba navesti dejstvo njegovega dela na službenem potovanju na območju s pogoji, ki se razlikujejo od glavnega kraja dela, potem na zavihku »Izkušnje PFR« njihovo vrednost za obdobje mora biti navedena službena pot (slika 4).

Če poslovno potovanje ni vključeno v prednostno obdobje Pokojninskega sklada Rusije, je treba navesti ustrezen znak (slika 4).

riž. 4. Zavihek »PFR Experience« dokumenta »Službeno potovanje«.

Način kalkulatorja vključuje izračun dokumenta, postavitev dokumenta v računsko vezje (slika 5):

riž. 5. V obrazcu obračuna dokumentirajte »Službeno potovanje«.

Pri določitvi atributa »Izračun odobren« se dokument šteje za potrjen v osnutku izračuna in vam omogoča, da v sistemu 1C ZUP 3 odražate potne stroške.

Če je službeno potovanje zaposlenega prehodno iz enega meseca v drugega, potem je na obrazcu dokumenta na zavihku »Glavno« na voljo blok »Plačilo za dolgoročno službeno potovanje« (slika 5).

Če izberete možnost »Plačaj za celotno obdobje potovanja«, bo potovanje plačano v celoti za celotno obdobje in prikazano v računovodstvu v trenutnem dokumentu.

Če določite atribut »Plačilo za službeno potovanje ob koncu vsakega meseca«, bo sistem izračunal del službenega potovanja, ki pade na mesec obračuna. V našem primeru je mesec obračuna februar 2017, obstaja 1 dan službenega potovanja - 28.02.2018, znesek pa je 2100 rubljev (slika 5).

Preostanek službene poti bo obračunan pri naslednjem obračunu plač v dokumentu »Obračun plač in prispevkov« v marcu 2018 (slika 6).

riž. 6. Obračun dela službene poti v dokumentu »Obračuni plač in prispevkov«

Če je z dokumentom »Službena pot« obračunanih več vrst obračunov, sistem omogoča izbiro želenega obračuna.

Za obračun potnih stroškov v 1C ZUP morajo zaposleni, ki uporabljajo obrazec T-9a, uporabiti dokument »Skupinsko potovanje«. Za prikaz poslovnega potovanja v računovodstvu vnos dokumenta »Skupinsko potovanje« ni dovolj. Po vnosu skupinskega dokumenta je treba dejstvo službenega potovanja odražati z dokumenti »Službeno potovanje«. Za hkraten vnos dokumentov za vse zaposlene morate pod tabelarnim delom klikniti na povezavo »Prijava odsotnosti«. Dokument je večnamenski in deluje v dveh načinih - osebju in poravnavi.

Potni stroški v mejah normale in nad normo

Stroški, ki jih delodajalec povrne zaposlenemu med službenim potovanjem (člen 168 Davčnega zakonika Ruske federacije), se odražajo v poročanju o zavarovalnih premijah.

V skladu z odstavkom 2 člena 422 Davčnega zakonika Ruske federacije, odstavkom 12 odstavka 3 čl. 217 davčnega zakonika Ruske federacije stroški med službenim potovanjem niso predmet zavarovalnih prispevkov in dohodnine, če:

Ne presega 700 rubljev za vsak dan službenega potovanja v Ruski federaciji;
Ne presega 2500 rubljev za vsak dan službenega potovanja zunaj Ruske federacije.

Če delodajalec določi dnevnice v večjem znesku, kot je določeno v davčnem zakoniku Ruske federacije, bo moral od presežka odtegniti dohodnino in zaračunati zavarovalne prispevke.

Za prikaz stroškov na službeni poti v mejah normale v 1C ZUP 3 morate vnesti časovno razmejitev z naslednjimi nastavitvami (slika 7):

riž. 7. Nastavitev porabe v mejah normale

Obračunavanje se izvede z dokumentom "Dohodek v naravi" (slika 8):

riž. 8. Stroški na službenem potovanju so v mejah normale v dokumentu »Dohodek v naravi«

Če želite prikazati stroške za obdobje službenega potovanja, ki presegajo normo v 1C ZUP 3, morate vnesti časovno razmejitev z naslednjimi nastavitvami (slika 9):

Slika 9. Nastavitev presežne porabe

Obračunavanje se izvede z dokumentom "Dohodek v naravi" (slika 10):

riž. 10. Odhodki, ki presegajo normo v dokumentu "Dohodek v naravi"

Obračun zavarovalnih premij za potne stroške, obračunane nad normo, se izvede v dokumentu »Obračun plač in prispevkov«.

Predčasna vrnitev s službenega potovanja

Po odločitvi vodje je lahko delavec predčasno odpoklican s službenega potovanja. Ta točka ni zakonsko urejena. Kako bo to storil, se delodajalec odloči samostojno.

V programu 1C ZUP 3 sta na voljo 2 možnosti za obdelavo vračila s službenega potovanja:

Če obdobje ni zaprto, se popravi originalni dokument »Službeno potovanje«.
Če je obdobje zaprto, je bilo plačano službeno potovanje ali je bil ustvarjen dokument »Odraz plač v računovodstvu«, potem morate uporabiti mehanizem za popravek dokumenta.

Izbrati morate eno od možnosti popravka:

Vnesite dokument-popravek. Povezava »Pravilno« se prikaže v obrisu okvirja na dnu dokumenta (slika 11). Ob kliku na povezavo se ustvari nov dokument, popravljen dokument pa se blokira. Namig »Ta dokument je revizija drugega dokumenta« se prikaže na dnu novega dokumenta. Kalkulator izračuna popravljen dokument. Metoda popravka je primerna za primere, ko se obdobje potovanja spremeni.
Dokument popolnoma obrnite. V orisu izračuna na dnu dokumenta se prikaže povezava »Reverse«. Ob kliku na povezavo se ustvari dokument »Storno časovnih razmejitev« (slika 12), popravljeni dokument pa se blokira. Metoda popravka je primerna za primere popolne odpovedi službenega potovanja.

riž. 11. Popravek dokumenta »Službeno potovanje« - kadrovski prikaz

riž. 12. Popravek dokumenta "Službeno potovanje" - kontura oblikovanja

Plačilo se preračuna na podlagi povprečnega zaslužka zaposlenega, izračunanega ob odhodu na službeno potovanje.

Ko se izvede popravek dokumenta, se v časovni list vpiše načrtovani čas zaposlenega glede na njegov delovni čas.

V podjetju se pogosto pojavljajo situacije, ko je treba zaposlenemu plačati čas dela po povprečnem zaslužku v skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije.

Najpogostejši primer je plačilo za obdobje, v katerem je zaposleni poslovno potovanje.

V ta namen program 1C za plače in upravljanje osebja ponuja dokument »«.

Najdete ga v programu na namiznem zavihku “Obračun plače”, povezava “Izplačilo po povprečni plači” ali v glavnem meniju programa “Obračun plače organizacije” -> “Neprijave” -> “Izplačilo”. glede na povprečne plače."

Na seznamu dokumentov, ki se odpre, vnesite novega z gumbom »Dodaj«. Odpre se nov obrazec dokumenta:

Potrebni podatki za izračun:

Organizacija (če je v uporabniških nastavitvah definirana privzeta organizacija, se pri ustvarjanju novega dokumenta samodejno vnese);

Obračunski mesec - obdobje, v katerem bo dokument registriran;

Zaposleni, ki je plačan glede na povprečne plače;

Datum začetka obdobja za ohranjanje povprečne plače (ta datum je pomemben. Kdaj povprečni zaslužki se v enem obdobju evidentira z več dokumenti, pa tudi za razjasnitev obračunskega obdobja, ki se uporablja za izračun povprečnega zaslužka);

Obdobje plačanega časa: cel dan ali znotraj izmene.

Če želite plačati službeno potovanje, morate stikalo nastaviti v položaj "cel dan". V tem primeru bodo na voljo podatki »od« in »do«, ki jih je treba izpolniti z začetnim oziroma končnim datumom potovanja.

Če nastavite položaj stikala na "znotraj izmene", morate vnesti datum izplačila glede na povprečni zaslužek in število ur izplačila. Toda v našem primeru tega ne bomo storili.

Spodaj je skupina podrobnosti »Nabiranje«. V atributu "vrsta izračuna" lahko izberete vrste izračunov, izračunanih na podlagi povprečnega zaslužka - celodnevni ali znotraj izmene, odvisno od položaja stikala.

Izberite vrsto izračuna »Plačilo po povprečju«. Da bi se prepričali, da bo v časovnem listu T-13 ta vrsta izračuna pravilno prikazana in bo izračunana, kot potrebujemo, lahko to vrsto izračuna odprete za ogled z gumbom, ki se nahaja na desni strani “ Vrsta izračuna« z atributom povečevalno steklo

Odpre se obrazec za nastavitev načina plačila »Plačilo po povprečju«. Formula za izračun je opisana na zavihku “Izračuni”:

Na zavihku »Čas« se prepričajte, da je vrsta časa pravilno navedena: »Neopravljene polne izmene, pa tudi službena potovanja«.

Pravilno je nastavljena tudi vrsta časa po klasifikatorju porabe delovnega časa: » Poslovno potovanje"(črkovna oznaka "K").

Zapremo obrazec vrste izračuna in se lotimo izračuna našega dokumenta. Kliknite na gumb »Izračunaj« in če so v bazi podatki o plačilni listi za preteklih 12 mesecev, bo sistem samodejno izračunal tako povprečne dnevne zaslužke kot tudi izračun plačila glede na povprečne zaslužke na službenem potovanju:

Podrobnosti izračuna povprečnega zaslužka si lahko ogledamo tako, da gremo na zavihek »Izračun povprečnega zaslužka«:

Kot lahko vidite, lahko povprečni zaslužek poleg osnovne mesečne plače vključuje tudi različne bonuse: v celoti ali delno upoštevane, indeksirane ali ne. V našem primeru preteklih 12 mesecev ni bilo bonusov.

Na zavihku »Plačilo« si lahko ogledate podrobnosti izračuna natečenega zneska na podlagi povprečja.

V vrstici tabelarnega dela so prikazani začetni in končni datum plačila, vrsta obračuna, število plačanih dni in ur, rezultat in začetni datum dogodka.

Pod tabelo je informacijska vrstica s skupnim zneskom plačila in številom plačanih dni.

Knjižimo dokument (gumb »Objavi« se nahaja v zgornji ukazni vrstici obrazca dokumenta. Za hkratno knjiženje in zapiranje dokumenta je namenjen gumb »V redu«).

Ustvarili bomo dokument »List delovnega časa« za maj za zaposleno Akimovo.

Poskrbimo, da bo naš poslovno potovanje je bil v njem prikazan s črko "K". Opozarjam, da sem vstopil v obdobje od 6. do 9. maja, tj. 5 koledarskih dni, vendar je program plačal le delovne dni. To je pravilno, saj vikende in praznike na službeni poti se plačajo z dokumentom »«.

Tako je v programu 1C plače in upravljanje osebja 8.2 sčasoma uveden poslovna potovanja.

Video vadnica:

Eden najpogostejših primerov, ko zaposleni v podjetju prejmejo povprečno plačo, je, ko je zaposleni na službenem potovanju. Vsako službeno potovanje je formalizirano z odredbo, v kateri so navedeni priimek, ime in patronim zaposlenega; kam gre; namen potovanja; obdobje službenega potovanja. Čas bivanja se zaposlenemu izplača v skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije (v nadaljnjem besedilu delovni zakonik). V tem članku želim jasno preučiti temo, kako organizirati poslovno potovanje za zaposlenega v programu 1C.

Nastavitev plačnega bloka v programu 1C

Za izplačilo plač zaposlenim je potrebno pravilno konfigurirati parametre obračuna plač. Če želite to narediti, se morate prijaviti v program kot zaposleni, ki bo nastavil potrebne parametre s pravicami "Administrator". V glavnem meniju odprite razdelek »Plača in osebje«, nato v bloku »Imeniki in nastavitve« poiščite postavko »Nastavitve plače«.

V njem je pravilno določiti vse potrebne parametre v skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije in pravilnikom o plačilu dela. Če v programu 1C ne najdete dokumenta za obračunavanje službenega potovanja, ga morate ustvariti; izračunal bo povprečni zaslužek, če je zaposleni na službenem potovanju.

Dokument za izračun povprečnega zaslužka, ko je zaposleni na službenem potovanju, lahko ustvari računovodja, ni tako težko in ne bo vzelo veliko časa.

Če želite to narediti, pojdite v nastavitve, v blok »Natečeno«, da ustvarite dokument.

Kliknite na gumb "Ustvari", na zaslonu monitorja se odpre okno, v katerem morate izpolniti (izbrati, nastaviti funkcijo) naslednja mesta:

ime;
dohodnina;
Zavarovalne premije;
Davek na prihodek;
Refleksija v računovodstvu;
Vključeno v osnovne obračune za izračun obračunavanj "Regionalni koeficient" in "Severni dodatek".

V polju:

"Ime" se lahko napiše "Plačilo na podlagi povprečnega zaslužka, ko je zaposleni na službenem potovanju";
»Dohodnina«, nastavite atribut »Obdavčeno« z navedbo »Šifra dohodka«;
“Zavarovalne premije”, izberite vrsto dohodka “Dohodek, ki je v celoti podvržen zavarovalnim premijam”;
»Dohodnina«, nastavimo atribut »Obračunano v okviru stroškov dela« in izberemo postavko pripisa odhodkov;
“Refleksija v računovodstvu” izberite način refleksije.

Po tem kliknite na gumb:

"Posnemi in zapri";
Ali "Snemanje".

Šele po tem lahko izračunate povprečni zaslužek, ko je zaposleni na službenem potovanju

Ohranjanje povprečnega zaslužka, medtem ko je zaposleni na službenem potovanju v programu 1C

Če želite v 1C sestaviti dokument, ki bi nam omogočil izračun povprečnega zaslužka na službenem potovanju, moramo iti v glavni meni, razdelek »Plače in osebje«, izbrati blok »Plača« in v njem položaj » Vse časovne razmejitve”. Na ekranu se prikaže dnevnik, v katerem bodo izpisane vse časovne razmejitve za zaposlene za pretekla obdobja. Ustvarimo obračun za tekoči mesec, za to kliknite gumb »Ustvari« in izberite položaj »Obračun plače«.

V dokumentu o obračunskem dogodku morate v glavi dokumenta izpolniti naslednja polja:

Mesec obračuna;
organizacija;
Podrazdelitev.

Če greste na tabelarični del dokumenta, odprite zavihek »Poslovanje«. Iz imenika izberite delavca in tip obračuna, ki ste ga predhodno kreirali, “Plačilo po povprečnem zaslužku, ko je delavec na službenem potovanju,” vnesite dneve službenega potovanja, ure in izpišite rezultat. Nato dokument izvedemo s klikom na gumb »Objavi« in ga zapremo.

Dokumente za obračun plač lahko ustvarite za vsakega zaposlenega v organizaciji ali za vse zaposlene. Nato morate za to klikniti gumb »Izpolni«.

Ne smemo pozabiti, da je ureditev službenega potovanja za zaposlenega povezana ne le z izračunom povprečnega zaslužka, temveč tudi z dokumentiranjem dela zaposlenega na službenem potovanju, z izdajo sredstev za poročanje, s pripravo vnaprejšnjega poročila, z vračilom sredstev in drugo.

Pozdravljeni dragi bralci bloga. Pred kratkim so na straneh bloga podrobneje razpravljali o vprašanjih, povezanih z bolniško odsotnostjo in regresom. V teh gradivih sem predstavil precej zanimive priložnosti, za katere mnogi niso vedeli ali so jih pozabili. Če teh publikacij še niste brali, jih lahko tudi preberete. To bo koristno tako za začetnike kot za izkušene uporabnike programskega izdelka 1C ZUP.

Danes si bomo ogledali, kako se program izvaja obračun za čas, preživet na službenem potovanju, in sicer dokument. To bo nekakšno nadaljevanje prej omenjenih gradiv in bo uporabno tudi za izkušene uporabnike 1C ZUP, saj bom analiziral kompleksne primere časovnih razmejitev. V primerih si bomo ogledali dve možnosti plačila službenih potovanj, na katerih je delavec delal ob vikendih/praznikih:

Enkratno plačilo glede na povprečni zaslužek (z uporabo "Individualni urniki");
Dvojno plačilo (z uporabo dokumenta "Plačilo za praznike in vikende organizacije").

Malo teorije

✅

Pojem službenega potovanja je v Delovni zakonik Ruske federacije v 166. členu: » Poslovno potovanje- potovanje zaposlenega po nalogu delodajalca za določen čas za opravljanje uradne naloge izven kraja stalnega dela. Za službena potovanja se ne priznajo službena potovanja delavcev, katerih stalno delo poteka na poti ali je potovalne narave.«

Izpostavil bom tudi pozicijo članka 167 delovnega zakonika Ruske federacije: "Ko je zaposleni napoten na službeno potovanje, mu je zagotovljeno, da obdrži delovno mesto (položaj) in povprečni zaslužek ter povračilo stroškov, povezanih s službenim potovanjem."

Možnosti za izračun nadomestil za potne stroške se pojavijo, če dnevi službenih potovanj padejo na vikende ali praznike. Če delo ob vikendih ali praznikih sprva ni bilo predvideno, je za delo na takšnih dnevih na službenem potovanju predvidena dvojna plača - člen 153 delovnega zakonika Ruske federacije.

Če je bilo delo ob vikendih in praznikih predvideno vnaprej in navedeno v nalogu ali uradni nalogi za službeno potovanje, se ti dnevi izračunajo na podlagi povprečnega zaslužka.

Potnine glede na povprečni zaslužek + plačilo za delo med vikendi v enkratnem znesku (po »Individualnih urnikih«)

✅ Seminar “Lifehacks za 1C ZUP 3.1”
Analiza 15 življenjskih vdorov za računovodstvo v 1C ZUP 3.1:

✅ KONTROLNI LIST za preverjanje obračunov plač v 1C ZUP 3.1
VIDEO - mesečno samokontrolo računovodstva:

✅ Obračun plač v 1C ZUP 3.1
Navodila po korakih za začetnike:

Torej, glede na pogoje primera, je bil glavni vzdrževalec opreme za naš avtoservisni center poslan na službeno pot v sosednje mesto, kjer se pripravljajo na odprtje podružnice, da bi pomagal pri nastavitvi opreme. Poslovno potovanje je zasnovano za 10 dni - od 04.08.2014 do 13.08.2014. Hkrati je predvideno delo v soboto (09.08) in nedeljo (10.08). V zvezi s tem se spreminja načrtovani delovnik delavca za avgust, ki je bil v vseh prejšnjih mesecih njegovega dela nespremenjen - 40-urni petdnevni teden.

Najprej bomo za tega delavca vnesli individualni urnik za avgust 2014. Za to bomo uporabili dokument “Vnos individualnih urnikov dela za organizacijo”. Najdete ga na namizju programa na zavihku »Plače« v srednjem stolpcu. V dokumentu navedemo mesec avgust in v tabelarnem delu dodamo novo vrstico, v kateri izberemo delavca Gavrilova. V tem primeru bo vrstica napolnjena z informacijami o načrtovanem urniku tega zaposlenega. Za 9. in 10. avgust bomo v celicah določili 8-urni delovni čas. V tem primeru bo delavec ob vrnitvi s službenega potovanja dobil prosta dneva v petek in soboto. Zato odstranimo osmice v celicah za 14. in 15. avgust. Izvajamo dokument.

Nato, če organizacija vodi podrobno kadrovsko evidenco, potem izdelamo dokument za podsistem kadrovske evidence "Organizacijska službena potovanja." Ta dokument ne izračunava zneskov, ampak je kadrovski dokument - vnesti ga mora uslužbenec kadrovske službe. Najdete ga na namizju programa na zavihku »Kadrsko računovodstvo«.

To obdelavo odprete s klikom na gumb “Odpri časovne razmejitve” v kadrovskem dokumentu "Poslovna potovanja organizacij".

Torej, ustvarimo, izračunajmo in knjižimo dokument »Plačilo glede na povprečne plače«. Odprimo ga in poglejmo, kaj nam je program izračunal. Zahvaljujoč uporabi obdelave »Analiza neprihodov« so bila vsa polja samodejno izpolnjena in izračun je bil narejen.

Za analizo izračunanega zneska je priročno odpreti tiskano obliko tega dokumenta - "Izračun povprečnega zaslužka".

Upoštevajte, da ker je bil zaposleni zaposlen v organizaciji 1. januarja 2014, dohodek ni bil upoštevan za 12 mesecev, kot je bilo pričakovano, ampak za 7. Poleg tega julijski delovni dnevi niso bili v celoti upoštevani, ker je zaposleni bil pol meseca na dopustu. Torej se izračun potnih nadomestil izvede po formuli:

Povprečni_dnevni_zaslužek * Število_dnevov_službenega_poti = Dohodek_za_obdobje_plačila / štetje_dnevov_obdobja_poravnave * Število_dni_poslovnega_poti = 229.782,61 / 130 * 10 = 17.675,60

Program je upošteval točno 10 dni službene poti, saj smo uvedli individualni urnik, kjer sta sobota in nedelja, ki spadata na službeno pot, označeni kot delovni dnevi.

Dodatki za potne stroške na podlagi povprečnega zaslužka + dvojno plačilo za delo ob vikendih (dokument "Plačilo za praznike in vikende organizacije")

✅ Seminar “Lifehacks za 1C ZUP 3.1”
Analiza 15 življenjskih vdorov za računovodstvo v 1C ZUP 3.1:

✅ KONTROLNI LIST za preverjanje obračunov plač v 1C ZUP 3.1
VIDEO - mesečno samokontrolo računovodstva:

✅ Obračun plač v 1C ZUP 3.1
Navodila po korakih za začetnike:

Torej, nekoliko spremenimo pogoje našega primera. Zaposleni Gavrilov je odšel na službeno pot na iste datume, vendar dela v soboto in nedeljo ni bilo pričakovati. Že na kraju samem je bilo odločeno, da je treba ob vikendih iti ven za reševanje nujnih vprašanj. Pridobljeno je bilo soglasje vodstva.

Ker ni bilo vnaprej znano, da bo delavec moral delati ob koncih tedna, se njegov 40-urni petdnevni delovnik ne spremeni (individualnih urnikov ne bomo uporabljali). Kot v prejšnjem primeru bomo vnesli kadrovski dokument "Organizacijska poslovna potovanja" na podlagi katerega bomo izdelali poravnalni dokument "Plačilo glede na povprečne plače" z uporabo obdelave "Analiza neprihodov". Naj vas spomnim, da si lahko podrobno preberete o uporabi te obdelave.

Odpremo izdelan in izračunan dokument "Plačilo glede na povprečne plače" in analizirajte prejeti znesek.

Povprečna dnevna plača se ni spremenila in to drži, saj v obračunskem obdobju nismo spreminjali ničesar. Toda znesek plačila se je spremenil, saj je v času izračuna tega dokumenta 8 dni službenega potovanja (sobota in nedelja sta prosta dneva po urniku). Od tu dobimo: 1767,56 * 8 = 14140,48 rub.

Zdaj morate odražati plačilo za delo ob vikendih po dvojni stopnji. Za to bomo uporabili dokument "Plačilo za praznike in vikende organizacije." Dokument bi moral izgledati takole:

Skupno mora dokument vsebovati 4 vrstice, po dve za vsak dan. Plačila se izvajajo po dveh vrstah izračunov "Plačilo za delo ob praznikih in vikendih" in "Dodatno plačilo za delo ob praznikih in vikendih." Bolje je, da ga izpolnite ročno. V tem primeru podatke v polju »Urna tarifa« program izračuna samodejno. Nastavitev možnosti za izračun tega indikatorja se izvaja v "Računovodski parametri" na zaznamku "Algoritmi za izračun" v stikalni skupini “Pri preračunu mesečne plače v urno postavko uporabite:”. O teh nastavitvah sem podrobno razpravljal v ustreznem članku. Polje »Rezultat« se samodejno izpolni tudi glede na rezultate podatkov v poljih »Opravljene ure« in »Urna tarifna postavka«. Izvajamo dokument.

Povzemite. Oba primera v bistvu odražata dve možnosti za delo na prost dan, ki ju določa delovni zakonik Ruske federacije. Prvi primer je v bistvu delo za prosti čas. Zaposleni prejme dva prosta dneva ob vrnitvi s službenega potovanja. Drugi primer je dvojno plačilo za delo ob koncu tedna.

To je najenostavnejši primer, zato ga ne bom posebej ilustriral.

To je vse za danes! Kmalu bodo na voljo nova zanimiva gradiva.

Če želite biti prvi obveščeni o novih publikacijah, se naročite na posodobitve mojega bloga: