प्रक्रिया दृष्टिकोण से संबद्ध। प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण: सार और बुनियादी सिद्धांत

कोई भी गतिविधि हमेशा एक निश्चित प्रक्रिया होती है, क्योंकि इसमें समय, चरण और परिणाम का विस्तार होता है। इसलिए, शिल्प या कुटीर उद्योगों से लेकर आधुनिक उच्च तकनीक कंपनियों तक, हर कोई प्रक्रियाओं में शामिल है। हाल ही में क्या बदलाव आया है? व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विषय आज इतना प्रासंगिक क्यों हो गया है? इस सामग्री में, मैं किसी संगठन के प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण का विश्लेषण करने का प्रयास करूंगा और प्रबंधन के एक नए दृष्टिकोण की विशिष्ट विशेषताओं को प्रतिबिंबित करूंगा जो मॉडलिंग और पुनर्रचना के सिद्धांत अपने साथ लाए थे।

पृष्ठभूमि

प्रबंधन शोधकर्ता हमेशा सिद्धांतों की सार्वभौमिकता और समाधान की संभावना के सवाल से चिंतित रहते हैं। गणित की तरह, ऐसे सिद्धांतों और स्थिरांकों को खोजना वांछनीय है जिन पर खोज करते समय और निर्णय लेते समय कोई व्यक्ति आत्मविश्वास से भरोसा कर सके। दूसरा महत्वपूर्ण विषय संगठनात्मक और प्रबंधन प्रणालियों से संबंधित निर्णयों को प्रदर्शित करने की भाषा है। प्रबंधन के विज्ञान को अधिक सामंजस्यपूर्ण बनाने का सबसे सफल प्रयास लेखांकन और वित्तीय आँकड़े हैं। ये प्रबंधन के बहुत मूल्यवान हिस्से हैं, लेकिन, दुर्भाग्य से, "महज प्राणियों" के लिए उपयुक्त नहीं हैं, जिन्हें न केवल सही निर्णय लेने की ज़रूरत है, बल्कि इसे पूरे स्टाफ को बताने की भी ज़रूरत है। यहां हम नेटवर्क प्लानिंग और ग्राफ़ थ्योरी के बारे में भी बात कर सकते हैं, लेकिन फिर भी यह दृष्टिकोण कई लोगों के लिए विवादास्पद बना हुआ है।

पिछली सदी के 70 के दशक में, जटिल सैन्य परियोजनाओं में, अमेरिकी विशेषज्ञों को गतिविधियों की दृश्य संरचना की आवश्यकता महसूस हुई, और तब से एक व्यावसायिक प्रक्रिया की अवधारणा प्रबंधन अभ्यास में मजबूती से स्थापित हो गई है। इस अवधि को सशर्त रूप से व्यवसाय की "संरचना" कहा जा सकता है, क्योंकि उस समय दृश्य गतिविधि आरेखों के निर्माण का उद्देश्य तर्क की पहचान करना, जिम्मेदारी के क्षेत्रों को विभाजित करना, दस्तावेजों और उत्पादों के प्रवाह को निर्धारित करना था, और यह क्रिया स्वयं काफी हद तक तेज हो गई और समझ को सरल बनाया गया, गलत स्थानों और दरारों की पहचान की गई।

इस स्तर पर, एक व्यावसायिक प्रक्रिया को क्रमिक और/या समानांतर संचालन के एक सेट के रूप में परिभाषित किया गया था जो सामग्री और/या सूचना प्रवाह को अन्य गुणों के साथ संबंधित प्रवाह में बदल देता है। बेशक, यहां हम इस तथ्य के बारे में बात नहीं कर रहे हैं कि पहली बार उन्होंने गतिविधि में एक प्रक्रिया देखी (18 वीं शताब्दी में एडम स्मिथ द्वारा प्रक्रियाओं में पहले से ही सुधार किया गया था, और हेनरी फोर्ड ने पूरी तरह से उत्पादन प्रक्रियाओं का निर्माण किया था), लेकिन इस तथ्य के बारे में कि ए प्रक्रिया आरेखों के माध्यम से कंपनी की गतिविधियों को प्रदर्शित करने और व्यवस्थित रूप से विश्लेषण करने के लिए उपकरण दिखाई दिया।

किसी उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के दृश्य प्रतिबिंब ने स्वचालन गतिविधियों को काफी तेज और सरल बना दिया, इसलिए 80 के दशक में जोर स्वचालित व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण पर स्थानांतरित हो गया। यह उत्पादन और प्रबंधन के सभी क्षेत्रों में कंप्यूटर की सक्रिय भागीदारी का काल था। स्वाभाविक रूप से, एक विवरण बहुत जल्द प्रबंधकों के लिए अपर्याप्त हो गया, इसलिए जटिलता का एक नया स्तर बनना शुरू हुआ - प्रक्रिया प्रबंधन।

प्रक्रिया दृष्टिकोण प्रबंधन को एक विशेष व्यक्ति ("प्रक्रिया स्वामी") के कार्य के रूप में देखता है जो दी गई शर्तों के तहत एक तैयार परिणाम बनाने के लिए कार्यों का एक प्रभावी अनुक्रम डिजाइन करता है और इन कार्यों (प्रक्रिया) के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करता है। अर्थात्, प्रक्रिया प्रबंधन में लोगों को प्रबंधित करने से ध्यान कार्यों और परिणामों के प्रवाह को प्रबंधित करने पर केंद्रित हो जाता है।

मॉडलिंग विकास चरण

व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने के मार्ग पर चलने के बाद, प्रबंधन को जल्द या बाद में कंपनी-व्यापी पैमाने पर प्रक्रिया प्रबंधन पर स्विच करना होगा, क्योंकि गतिविधि का प्रवाह, पानी के प्रवाह की तरह, एक सीमित स्थान में मौजूद नहीं हो सकता है जहां आंदोलन सीमित है। अर्थात्, कंपनी को अपनी सभी गतिविधियों को परस्पर जुड़ी प्रक्रियाओं के एक नेटवर्क के रूप में संकल्पित करने, उन्हें जोड़ने के लिए मजबूर किया जाता है ताकि वे एक-दूसरे को मजबूत करें और कमजोर न करें। इसके लिए एक परिसर में सभी गतिविधियों के मॉडलिंग की आवश्यकता होती है। यह चरण पश्चिम में 90 के दशक के आसपास शुरू हुआ। हर चीज कुछ अंतराल के साथ होती है, लेकिन यह काफी हद तक उद्योग पर निर्भर करता है। तेजी से बढ़ते उद्योगों (जैसे दूरसंचार) ने लंबे समय से और सफलतापूर्वक इन प्रौद्योगिकियों में महारत हासिल की है।

प्रक्रिया-उन्मुख प्रबंधन की एक विशेषता व्यावसायिक प्रक्रियाओं की परिभाषा है जो कार्यों के एक परस्पर सेट के रूप में होती है जो कंपनी द्वारा निर्धारित लक्ष्यों (रणनीति के कार्यान्वयन) की उपलब्धि सुनिश्चित करती है, जो स्थानीय प्रक्रिया के प्रबंधन की तुलना में अधिक कठिन है। . यहां, प्रबंधन का ध्यान उत्पादन और रसद प्रक्रियाओं से "कार्यालय" प्रक्रियाओं पर स्थानांतरित हो गया है।

मूल्यांकन से पता चला कि डिजाइन, योजना, लेखांकन आदि प्रक्रियाएं अक्सर कम गति और उच्च लागत वाली उत्पादन प्रक्रियाओं में मुख्य दोषी होती हैं। अर्थात्, वे अंततः उन प्रक्रियाओं के गुणों का निर्धारण करते हैं जो ग्राहक के लिए मूल्य बनाते हैं।

इस प्रकार, सफलता प्राप्त करने के लिए, कंपनी के प्रबंधन को स्वयं मॉडलिंग और अनुकूलन के अधीन होना चाहिए, लेकिन कभी-कभी यह बेहद मुश्किल होता है, क्योंकि अक्सर निम्नलिखित देखा जाता है:

• प्रबंधकों के कार्यों में उच्च अनिश्चितता;
• प्रक्रिया प्रबंधन में आवश्यक दक्षताओं की कमी;
• विशेषज्ञों और प्रबंधकों की "खुद को सीमाओं में बांधने" के लिए मनोवैज्ञानिक तैयारी।

इसलिए, मॉडलिंग कार्यों के विकास में अगला चरण अपरिहार्य है - यह एक प्रभावी प्रणाली - बिजनेस इंजीनियरिंग के रूप में कंपनी की सभी प्रक्रियाओं का प्रारंभिक सक्षम डिजाइन है। बिजनेस इंजीनियरिंग पद्धति प्रबंधन को मूल्य धारा के लिए एक सेवा प्रदाता के रूप में देखती है, जैसा कि होना चाहिए। साथ ही, प्रक्रिया दृष्टिकोण का कार्यान्वयन लगभग स्वचालित रूप से होता है और किसी भी कार्मिक समूह के प्रतिरोध को दूर करने के प्रयासों की आवश्यकता नहीं होती है (बेशक, अगर शुरुआत से ही सब कुछ सही ढंग से डिज़ाइन किया गया हो)।

मैं भविष्य के लेखों में बिजनेस इंजीनियरिंग के विषय पर अधिक विस्तार से विचार करने की योजना बना रहा हूं। यहां मैं आधुनिक प्रबंधन घटना के रूप में व्यावसायिक प्रक्रिया के विकल्पों और सूक्ष्मताओं पर ध्यान देना चाहूंगा।

प्रबंधकीय घटना

उद्यम प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण के विकास की गतिशीलता की जांच करने के बाद, मुझे लगता है कि किसी को संदेह नहीं है कि यह गंभीर है और टिकेगा। मेरी व्यक्तिगत राय है कि प्रक्रिया प्रबंधन में परिवर्तन आपकी उंगलियों पर गणना से रिकॉर्ड, सूत्रों और नियमों का उपयोग करके गणना में संक्रमण के बराबर है। जैसे-जैसे प्रबंधन वस्तु अधिक जटिल होती जाती है, प्रबंधन प्रौद्योगिकियाँ अनिवार्य रूप से और अधिक जटिल होती जानी चाहिए।

लेकिन क्या ये इतना मुश्किल है? एक आधुनिक प्रबंधक को प्रक्रिया दृष्टिकोण के लाभों में बाधा का सामना कहाँ करना पड़ता है? मेरी टिप्पणियों से पता चलता है कि प्रबंधक, परंपरा के आधार पर, एक संगठनात्मक संरचना के रूप में संगठन की कल्पना करता है, जहां मुख्य जानकारी कर्मचारियों के विभागों में विभाजन और प्रत्येक समूह के लिए जिम्मेदारी के बारे में है। आइए तुलना करें कि समान विज़ुअल टूल का उपयोग करके तैयार किए गए संरचना और व्यवसाय प्रक्रिया आरेख कैसे दिखते हैं।

संरचना

जाहिर है, योजनाओं के बीच मुख्य अंतर दूसरी योजना में एक धागे की उपस्थिति है, जो सभी प्रतिभागियों को एक निश्चित तर्क के साथ एकजुट करता है। प्रबंधकीय कार्य भी इसी प्रकार भिन्न है। पारंपरिक कार्यात्मक प्रबंधन के साथ, यह ध्यान, कार्य और इनाम का "विभाजन" है, जो एक बहुत ही श्रम-गहन कार्य है और किसी भी चीज़ की गारंटी नहीं देता है।

प्रबंधन के लिए प्रक्रिया-उन्मुख दृष्टिकोण की ओर बढ़ते समय, कंपनी प्रबंधन को अब "पर्यवेक्षक" के काम के रूप में नहीं माना जा सकता है, बल्कि एक कोच, कंडक्टर, निदेशक, आदि के काम के रूप में माना जा सकता है। - अर्थात, कार्य पृथक्करण और नियंत्रण से बदलकर निर्मित मूल्य के प्रवाह को अधिकतम करने के लिए स्थितियों के सर्वोत्तम विन्यास का निर्माण करता है।

हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि पूरी कठिनाई प्रबंधन के पारंपरिक संस्करण की आदत में निहित है, और आंशिक रूप से इस तथ्य में कि कोई दृश्य तैयार प्रक्रिया मॉडल नहीं हैं, और खरोंच से उनके निर्माण के लिए प्रबंधन टीम के गंभीर प्रयासों की आवश्यकता होती है।

प्रक्रिया प्रबंधन के मौलिक तत्व

1. प्रमुख प्रदर्शन परिणामों की पहचान करना और उनकी तुलना कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं से करना।
2. व्यावसायिक प्रक्रियाओं के ग्राहकों और उनकी आवश्यकताओं की पहचान (भविष्य में, उनके साथ एक मजबूत संबंध स्थापित करना और उनकी संतुष्टि की लगातार निगरानी करना आवश्यक है, क्योंकि यह इस दृष्टिकोण वाला ग्राहक है जो प्रक्रिया की गुणवत्ता का मुख्य उपाय बन जाता है) .
3. गतिविधियों के महत्व, नेस्टिंग और कालक्रम के आधार पर व्यावसायिक प्रक्रियाओं की एक संरचना बनाना।
4. व्यवसाय प्रक्रिया मापदंडों का निर्धारण।
5. प्रत्येक प्रक्रिया के लिए उत्तरदायी एवं क्रियान्वित करने वालों का निर्धारण।
6. डिज़ाइनिंग लॉजिक - एक ऐसी तकनीक जो आवश्यक समय सीमा में वांछित परिणाम का निर्माण सुनिश्चित करे।
7. विभिन्न प्रक्रियाओं की गतिविधियों को सिंक्रनाइज़ करने के लिए एक प्रणाली स्थापित करना (आदर्श रूप से, योजना का स्वचालन और सभी प्रक्रिया संकेतकों का नियंत्रण)।
8. कार्मिक प्रशिक्षण परिणामों के लिए समूह जिम्मेदारी के लिए तत्परता का गठन है (अक्सर इसके लिए प्रेरणा प्रणाली के काफी मजबूत पुनर्गठन की आवश्यकता होती है)।
9. विश्लेषण के परिणामों के आधार पर प्रक्रियाओं के डिजाइन-विश्लेषण-समायोजन के चक्रीय मोड का गठन - तथाकथित "व्यवसाय की लय"।

गतिविधियों के विकास और विवरण में एक महत्वपूर्ण चरण व्यावसायिक प्रक्रियाओं की विशेषताओं का निर्धारण है। लगभग हर पद्धति निम्नलिखित तत्वों पर प्रकाश डालती है।

1. प्रक्रिया की सीमाएँ, जो प्रारंभिक घटनाओं और इनपुट (संसाधनों) के साथ-साथ अंतिम घटनाओं और आउटपुट (परिणाम) द्वारा परिभाषित की जाती हैं।
2. प्रक्रिया के विनियामक दस्तावेज़. इनमें बाहरी कानून और कंपनी द्वारा जारी नियम, योजनाएँ और निर्देश दोनों शामिल हैं। दुर्भाग्य से, कंपनियों में अच्छी तरह से लिखित प्रबंधन दस्तावेज़ मिलना दुर्लभ है, इसलिए प्रक्रिया प्रबंधन में परिवर्तन में मुख्य देरी आवश्यक संख्या में नियमों और निर्देशों को विकसित करने की आवश्यकता से उत्पन्न होती है।
3. प्रक्रिया संसाधन: कलाकार और प्रतिभागी, उपकरण और उपकरण, सूचना प्रणाली और अन्य महत्वपूर्ण तत्व, जिनके बिना प्रक्रिया असंभव या अप्रभावी है।
4. प्रक्रिया संकेतक - मापी गई प्रक्रिया चर और उनके मानक मान। इनमें न केवल परिणाम की मात्रा, बल्कि प्रक्रिया पर खर्च किया गया समय, खोई गई सामग्री या धन की मात्रा, दोषों की संख्या, ग्राहक संतुष्टि सूचकांक आदि भी शामिल हो सकते हैं।

यह सब सरल पाठ या सारणीबद्ध रूप में वर्णित किया जा सकता है, लेकिन यह व्यर्थ नहीं है कि डिजाइनर ग्राफिकल तरीकों का उपयोग करते हैं। कोई भी डिज़ाइन, जिसमें संगठनात्मक डिज़ाइन भी शामिल है, अधिक गहराई से विस्तृत और सार्थक होगा यदि इसे दृश्य रूप से और सिस्टम के बाकी हिस्सों की गतिविधियों के संदर्भ में प्रस्तुत किया जाए।

प्रौद्योगिकियों के रूप में प्रक्रियाओं का विज़ुअलाइज़ेशन सरल हो सकता है, जैसा कि ऊपर दिए गए चित्र में दिखाया गया है, जिसमें किसी भी कर्मचारी के लिए सुलभ इन्फोग्राफिक्स शामिल हैं, या यह अधिक जटिल हो सकता है, विशेष प्रक्रिया मॉडलिंग टूल का उपयोग करके किया जा सकता है। इस श्रृंखला के भाग के रूप में, मैं सभी सबसे दिलचस्प और सुलभ मॉडलिंग नोटेशन का वर्णन करने की योजना बना रहा हूं। फिलहाल आप उनमें से दो से खुद को परिचित कर सकते हैं - और।

किसी भी मामले में, कार्यप्रणाली दिशा और उपकरण प्रदान करती है, जबकि कंपनी के लिए मूल्य प्रबंधन टीम द्वारा बनाया जाता है, जो प्रबंधन प्रणाली बनाती है। कोई भी सबसे सटीक तकनीक यह गारंटी नहीं देती है कि तंत्र एक घड़ी की तरह काम करेगा यदि कोई मास्टर नहीं है जो इस "घड़ी" को समझता है, सेट करता है और बनाए रखता है।

मुझे लगता है कि किसी के पास यह सवाल नहीं है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं की आवश्यकता है या नहीं और उन्हें क्यों विकसित किया जा रहा है, क्योंकि जब कोई व्यवसाय होता है, तो परिभाषा के अनुसार व्यावसायिक प्रक्रियाएं भी होती हैं। इसलिए, हम यह नहीं कह सकते कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ काम करना मौलिक रूप से एक नया युग है। लेकिन फिर भी, जोर में बदलाव, नए उपकरण और प्रौद्योगिकियां प्रबंधन कार्य के सार को महत्वपूर्ण रूप से बदल रही हैं। जो लोग इसे समझते हैं उनके पास उन लोगों की तुलना में कहीं अधिक प्रबंधनीय, मोबाइल और प्रभावी व्यवसाय बनाने का मौका है जो पुराने तरीके से प्रबंधन पर ध्यान केंद्रित करते हैं - अक्सर अधीनस्थों पर मनोवैज्ञानिक दबाव के माध्यम से।

प्रोसेस पहूंच

प्रक्रिया दृष्टिकोण का सार यह है कि प्रत्येक कर्मचारी विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सीधे भाग लेकर उनके कामकाज को सुनिश्चित करता है। प्रत्येक कर्मचारी के लिए जिम्मेदारियाँ, जिम्मेदारी के क्षेत्र और सफल प्रदर्शन के मानदंड तैयार किए जाते हैं और केवल एक विशिष्ट कार्य या प्रक्रिया के संदर्भ में ही समझ में आते हैं। संरचनात्मक इकाइयों के बीच क्षैतिज संबंध अधिक मजबूत है। ऊर्ध्वाधर संबंध "वरिष्ठ-अधीनस्थ" थोड़ा कमजोर हो गया है। एक कर्मचारी की जिम्मेदारी की भावना गुणात्मक रूप से बदलती है: वह न केवल अपने बॉस द्वारा उसे सौंपे गए कार्यों के लिए जिम्मेदार है, बल्कि समग्र रूप से व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए भी जिम्मेदार है। समानांतर संरचनात्मक इकाइयों की गतिविधियों के कार्य और परिणाम उसके लिए महत्वपूर्ण हैं। समग्र रूप से व्यावसायिक प्रक्रिया के परिणाम के लिए जिम्मेदारी उसे अपने सहकर्मियों, व्यवसाय प्रक्रिया में स्वयं के समान प्रतिभागियों के प्रति जिम्मेदार होने के लिए प्रेरित करती है।

प्रक्रिया-उन्मुख प्रबंधन प्रणाली का निर्माण करते समय, मुख्य जोर कंपनी के भीतर और बाहरी वातावरण के साथ संरचनात्मक इकाइयों के बीच प्रक्रिया के भीतर बातचीत तंत्र विकसित करने पर होता है। ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और भागीदारों के साथ। यह प्रक्रिया दृष्टिकोण है जो व्यवसाय के ऐसे महत्वपूर्ण पहलुओं को ध्यान में रखना संभव बनाता है जैसे अंतिम उत्पाद पर ध्यान केंद्रित करना, अंतिम उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार करने में प्रत्येक कलाकार की रुचि और, परिणामस्वरूप, अंतिम प्रदर्शन में रुचि। उनके काम। प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण व्यक्तिगत विभागों को कार्यों के अंतर्निहित असाइनमेंट के साथ किसी संगठन के प्रबंधन की संगठनात्मक संरचना की उपेक्षा करता है। प्रक्रिया दृष्टिकोण के साथ, संगठन को प्रबंधकों और कर्मचारियों द्वारा अंतिम परिणाम प्राप्त करने के उद्देश्य से व्यावसायिक प्रक्रियाओं से युक्त एक गतिविधि के रूप में माना जाता है। संगठन के रूप में माना जाता है व्यवसाय प्रक्रिया नेटवर्क, जो संगठन के प्रभागों में किए गए सभी कार्यों सहित परस्पर संबंधित और अंतःक्रियात्मक व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक समूह है। जबकि किसी व्यवसाय की कार्यात्मक संरचना यह स्थापित करके उद्यम की क्षमताओं को निर्धारित करती है कि क्या किया जाना चाहिए, प्रक्रिया संरचना (किसी व्यवसाय के ऑपरेटिंग सिस्टम में) निर्धारित लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए विशिष्ट तकनीक का वर्णन करती है, इस सवाल का जवाब देती है कि इसे कैसे करना चाहिए सामाप्त करो।

प्रक्रिया दृष्टिकोण निम्नलिखित सिद्धांतों पर आधारित है:

1. कंपनी की गतिविधियों को व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक समूह माना जाता है।

2. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का निष्पादन अनिवार्य विनियमन या औपचारिक विवरण के अधीन है।

3. प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया में एक आंतरिक या बाहरी ग्राहक और एक मालिक (व्यावसायिक प्रक्रिया के परिणाम के लिए जिम्मेदार व्यक्ति) होता है।

4. प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया को प्रमुख संकेतकों की विशेषता होती है जो इसके निष्पादन, परिणाम या संपूर्ण संगठन के परिणाम पर प्रभाव का वर्णन करते हैं।

प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण के सिद्धांत बुनियादी नियमों को निर्धारित करते हैं, जिनके द्वारा निर्देशित होकर अंतिम परिणाम के उद्देश्य से किसी व्यवसाय के प्रभावी कामकाज को व्यवस्थित करना संभव है।

पहला सिद्धांत व्यावसायिक प्रक्रियाओं के एक समूह के रूप में कंपनी की गतिविधियों के दृष्टिकोण को परिभाषित करता है। यह वह है जो प्रक्रिया दृष्टिकोण में संगठन की धारणा की नई संस्कृति को निर्धारित करता है।

प्रक्रिया दृष्टिकोण का दूसरा सिद्धांत, जिसके लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनिवार्य विनियमन की आवश्यकता होती है, इस तथ्य पर आधारित है नियमों एक दस्तावेज़ है जो संचालन के अनुक्रम, जिम्मेदारियों, कलाकारों के बीच बातचीत की प्रक्रिया और व्यावसायिक प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए निर्णय लेने की प्रक्रिया का वर्णन करता है।

किसी व्यावसायिक प्रक्रिया को अलग करना हमेशा पहचान से जुड़ा होता है ग्राहक या किसी प्रक्रिया के परिणाम का उपभोक्ता, जिसका उसके लिए एक निश्चित मूल्य है। क्लाइंट के अलावा, प्रत्येक व्यवसाय प्रक्रिया में होता है मालिक - एक अधिकारी जिसके पास आवश्यक संसाधन हैं, वह व्यवसाय प्रक्रिया की प्रगति का प्रबंधन करता है और व्यवसाय प्रक्रिया के परिणामों और दक्षता के लिए जिम्मेदार है। व्यवसाय प्रक्रिया का मालिक एक अधिकारी, औपचारिक नेता होता है, इसलिए उसके पास आवश्यक शक्तियां होती हैं, प्रक्रिया को लागू करने के लिए आवश्यक संसाधन होते हैं, व्यवसाय प्रक्रिया की प्रगति का प्रबंधन करता है और इसके परिणाम के लिए जिम्मेदार होता है। ये फायदे संगठन के उच्च प्रदर्शन की गारंटी देते हैं, जिसके प्रबंधन में एक स्पष्ट प्रक्रिया-उन्मुख प्रकृति होती है।

प्रक्रिया-उन्मुख प्रबंधन आपको किसी संगठन की गतिविधियों को उसके एकीकरण के परिचालन, क्रॉस-फ़ंक्शनल और अंतर-संगठनात्मक स्तरों पर गुणात्मक रूप से बदलने की अनुमति देता है। कार्यात्मक एकीकरण अंतःकार्यात्मक संघर्षों को हल करने में कठिनाई का स्रोत बनना बंद कर देता है। संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के नेटवर्क की बदौलत एकीकरण का परिचालन स्तर एक नई दृष्टि प्राप्त करता है और अनुमति देता है:

क) कर्मियों की शक्तियों और जिम्मेदारियों को अधिक प्रभावी ढंग से चित्रित करना;

ख) प्राधिकार के प्रत्यायोजन की एक प्रभावी प्रणाली विकसित करना;

ग) कलाकारों के लिए आवश्यकताओं का मानकीकरण सुनिश्चित करना;

घ) किसी व्यक्तिगत कलाकार पर निर्भरता के जोखिम को कम करना;

ई) प्रबंधकों का कार्यभार कम करना;

च) लागत कम करें;

छ) कार्मिक प्रबंधन की दक्षता में वृद्धि;

ज) व्यावसायिक प्रक्रियाओं को निष्पादित करने के लिए लागत और समय कम करने के स्रोतों की पहचान करना;

i) प्रबंधन निर्णय लेने के लिए समय कम करें।

परिणामस्वरूप, संगठन की नियंत्रणीयता बढ़ती है, मानवीय कारक का प्रभाव पड़ता है और उत्पादों और सेवाओं की लागत कम हो जाती है। यह सब संगठन की गुणवत्ता में बदलाव और एक प्रक्रिया-उन्मुख संगठन के निर्माण की ओर ले जाता है , जिसमें पूरी टीम उत्पादों के उत्पादन या सेवाओं के प्रावधान के अंतिम परिणाम से जुड़ी गतिविधि की निरंतर प्रक्रिया में एक सचेत भागीदार होती है।

प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण के विकास को व्यापक प्रतिध्वनि मिली है; वस्तुतः दुनिया के सभी अग्रणी संगठन प्रक्रिया-उन्मुख संगठन हैं।

किसी संगठन में कौन सी व्यावसायिक प्रक्रियाएँ की जाती हैं, इसकी समझ के आधार पर, उन्हें प्रबंधित करने के लिए एक प्रभावी संगठनात्मक संरचना बनाना संभव है। यदि संगठनात्मक संरचना पारंपरिक रूप से विकसित हुई है, तो व्यवसाय ऑपरेटिंग सिस्टम इसकी गुणवत्ता का विश्लेषण करने में मदद कर सकता है।

इस प्रकार, प्रबंधन में प्रक्रिया दृष्टिकोण की कमी के कारण सहज परिणाम मिलते हैं जिन पर भरोसा नहीं किया जा सकता है और जिनका विश्लेषण नहीं किया जा सकता है, क्योंकि उन्हें पुन: उत्पन्न करना मुश्किल होता है। यह प्रक्रिया दृष्टिकोण है जो यह समझना संभव बनाता है कि किसी कंपनी की गतिविधियों का अंतिम उत्पाद बिना किसी अपवाद के उसके सभी कर्मचारियों के संयुक्त कार्य का परिणाम है; इसके अलावा, यह आपको प्रक्रियाओं के जंक्शन पर अंतराल को खत्म करने, बहाल करने की अनुमति देता है उनके बीच संबंध. प्रक्रिया दृष्टिकोण कंपनी की मौजूदा प्रबंधन प्रणाली को अस्वीकार नहीं करता है, बल्कि इसे सुधारने और गुणात्मक रूप से संशोधित करने के तरीके निर्धारित करता है।

तालिका में 2 उद्यम प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण के फायदे और नुकसान की पहचान करता है।

तालिका 2 - उद्यम प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण के फायदे और नुकसान का विश्लेषण

बेशक, केवल व्यावसायिक प्रक्रियाओं को औपचारिक बनाने के माध्यम से बढ़ी हुई दक्षता हासिल करना असंभव है, और प्रक्रिया दृष्टिकोण किसी संगठन की सभी बुराइयों के लिए रामबाण नहीं है। यह आपको एक सामान्य कार्य करते समय पूरी कंपनी में समस्याओं और इसके विभिन्न विभागों की बातचीत का निदान करने की अनुमति देता है। स्टरलिगोवा ए.एन. परिचालन (उत्पादन) प्रबंधन: पाठ्यपुस्तक / ए.एन. स्टरलिगोवा, ए.वी. फेल। - एम.: इंफ्रा-एम, 2009. - पी.32-35।

तथापि प्रक्रिया और कार्यात्मक दृष्टिकोण के बीच अंतरमौलिक रूप से गलत. कार्य, साथ ही प्रक्रियाएं, प्रबंधन गतिविधियों की समतुल्य अवधारणाएं हैं और एक दूसरे से अलग-थलग मौजूद नहीं हो सकती हैं। साथ ही, कार्यात्मक और प्रक्रिया दोनों दृष्टिकोणों का परिणाम संगठनात्मक संरचना (यानी कार्यात्मक क्षेत्रों) और इसके ढांचे (यानी प्रक्रियाओं) के भीतर बातचीत के क्रम दोनों का डिज़ाइन है। एकमात्र अंतर डिजाइन के शुरुआती बिंदुओं में है: चाहे प्रक्रियाओं के आधार पर कार्यात्मक जिम्मेदारियां आवंटित की जाएं या कार्यात्मक क्षेत्रों के बीच इंटरैक्शन प्रक्रियाओं को डिजाइन किया जाए।

तालिका में 3 प्रबंधन के दो दृष्टिकोणों का तुलनात्मक विश्लेषण दिखाता है। तालिका में वर्णित कार्यात्मक दृष्टिकोण पर प्रक्रिया दृष्टिकोण के फायदे हमें यह निष्कर्ष निकालने की अनुमति देते हैं कि गतिशील रूप से विकासशील बाजार में, प्रतिस्पर्धात्मकता के दृष्टिकोण से, किसी संगठन का प्रक्रिया-उन्मुख प्रबंधन अधिक प्रभावी लगता है।

तालिका 3 - प्रबंधन के लिए कार्यात्मक और प्रक्रियात्मक दृष्टिकोण का तुलनात्मक विश्लेषण

साथ ही, प्रबंधन के लिए कार्यात्मक और प्रक्रियात्मक दृष्टिकोण की तुलना करना वैध नहीं है। दोनों दृष्टिकोणों का परिणाम संगठनात्मक संरचना (कार्यात्मक क्षेत्रों) का एक साथ डिजाइन और इस संरचना (प्रक्रियाओं) के भीतर बातचीत का क्रम है। इन दृष्टिकोणों को, कुछ हद तक, समानांतर रूप से लागू किया जाना चाहिए। प्रबंधन का उद्देश्य परस्पर जुड़ी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की एक एकीकृत प्रणाली होनी चाहिए जो उपभोक्ता के लिए मूल्य पैदा करती है, और कार्यात्मक क्षेत्र जो विभिन्न व्यावसायिक प्रक्रियाओं के भीतर समान कार्यों को जोड़ते हैं। इन दोनों दृष्टिकोणों में बुनियादी परिसरों में महत्वपूर्ण समानताएं हैं: दोनों दृष्टिकोण मानक प्रक्रियाओं/कार्यों का एक प्रारंभिक सेट निर्धारित करते हैं, जो आगे विस्तृत होते हैं और एक विशिष्ट उद्यम से जुड़े होते हैं। कार्यात्मक दृष्टिकोण "क्या करें?" प्रश्न का उत्तर देता है, जबकि प्रक्रिया दृष्टिकोण "कैसे करें?" प्रश्न का उत्तर देता है। दोनों दृष्टिकोणों के बीच कोई विरोधाभास नहीं होना चाहिए - वे न केवल एक-दूसरे के पूरक हैं, बल्कि कुछ हद तक समानांतर में भी लागू होने चाहिए।

उपरोक्त को सारांशित करते हुए, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि एक प्रक्रिया-उन्मुख प्रबंधन प्रणाली, एक फ़ंक्शन-उन्मुख प्रणाली के फायदों के साथ, कई फायदे हैं जहां बाद वाले के स्पष्ट नुकसान हैं। हाल के वर्षों में प्रक्रिया-उन्मुख प्रबंधन का उपयोग करने की आवश्यकता को रूसी समाज द्वारा तेजी से पहचाना गया है। प्रक्रिया-उन्मुख प्रबंधन परिवर्तनों को तेजी से और कम त्रुटियों के साथ करने की अनुमति देगा, क्योंकि इस दृष्टिकोण के साथ यह निर्धारित करना आसान है (कार्यात्मक दृष्टिकोण की तुलना में) कि वास्तव में क्या बदलने की आवश्यकता है और किन विभागों में। कई घरेलू उद्यमों ने पहले से ही प्रक्रिया-उन्मुख प्रबंधन की अवधारणा के ढांचे के भीतर अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने पर काम करना शुरू कर दिया है, जिससे परिचालन दक्षता बढ़ती है; कर्मचारी बढ़ाए बिना, ग्राहक सेवा समय कम करें और लागत कम करें। हालाँकि, यह याद रखना चाहिए कि एक प्रक्रिया-उन्मुख प्रबंधन प्रणाली उपयुक्त है और ऐसे संगठनों के लिए ठोस लाभ लाएगी जो स्वस्थ प्रतिस्पर्धा के साथ एक गतिशील, सक्रिय रूप से विकासशील बाजार में मौजूद हैं। संगठनों में ऐसे प्रबंधन मॉडल को लागू करने की सलाह दी जाती है, उदाहरण के लिए, व्यक्तियों के साथ बड़े पैमाने पर लेनदेन या समान लेनदेन का एक बड़ा प्रवाह होता है। उन संगठनों के लिए जहां प्रत्येक अनुबंध या लेनदेन व्यक्तिगत है, और प्रत्येक विशिष्ट आदेश के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाएं लगातार बदल रही हैं, प्रक्रिया-उन्मुख प्रबंधन न केवल उपयोगी नहीं होगा, बल्कि कार्य प्रक्रिया को भी काफी जटिल बना देगा।

पूर्वगामी के आधार पर, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि प्रक्रिया-उन्मुख प्रणालियों का निर्माण संगठन को गतिविधि के व्यक्तिगत पहलुओं के अंतर्संबंधों को बेहतर ढंग से समझने और इसकी दक्षता बढ़ाने की अनुमति देता है।

पेज 3

परिचय………………………………………………………………………….3

1. प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण………………………………………………4

2. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण…………………………………………10

3. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का मॉडलिंग…………………………………………17

निष्कर्ष………………………………………………………………………….23

सन्दर्भ………………………………………………25

परिचय

व्यावसायिक प्रक्रियाएँ व्यावसायिक दक्षता बढ़ाने के लिए शक्तिशाली उपकरणों में से एक हैं। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने की तकनीक सभी व्यावसायिक कार्यों की पारदर्शिता सुनिश्चित करती है, आपको काम के एक या दूसरे चरण में विफलताओं के संभावित परिणामों का विश्लेषण करने और समय पर त्रुटियों को खोजने और सही करने की अनुमति देती है। व्यावसायिक प्रक्रियाएं अलग-अलग विभागों के बीच की बातचीत को समझना संभव बनाती हैं: वे प्रत्येक चरण में क्या, किसे और क्यों स्थानांतरित करते हैं या स्वीकार करते हैं। किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का मुख्य गुण यह है कि यह एक सीमित और परस्पर जुड़ी हुई हैसमग्रता रिश्तों से तय होती हैं हरकतें,इरादों , विषयों और वस्तुओं के एक सीमित समूह के भीतर प्रतिबंध और संसाधन, एक विशिष्ट परिणाम प्राप्त करने के लिए सामान्य हितों की खातिर एक सिस्टम में एकजुट होते हैं, सिस्टम द्वारा अलग-थलग या उपभोग किए जाते हैं।

परीक्षण का उद्देश्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं से परिचित होना है, साथ ही साहित्यिक स्रोतों के स्वतंत्र अध्ययन के आधार पर प्रबंधन के लिए उनके विवरण, मॉडलिंग और प्रक्रिया दृष्टिकोण का विश्लेषण करना है।

1. प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण

हम एक ऐसी दुनिया में रहते हैं जहां प्रतिक्रिया की गति सब कुछ नहीं तो बहुत कुछ तय करती है। यह व्यवसाय के लिए विशेष रूप से सच है। जीवित रहने के लिए, एक कंपनी को जितनी जल्दी हो सके हर नई चीज़ को अपनाना चाहिए, प्रबंधनीय और कुशल होना चाहिए। एक छोटी कंपनी में, सभी कर्मचारी दृश्यमान होते हैं, और प्रबंधक व्यक्तिगत रूप से बहुत कुछ कर सकता है। बड़ी कंपनियों में सब कुछ बहुत अधिक जटिल है। पाँच सौ या यहाँ तक कि एक सौ लोगों के कर्मचारियों वाले उद्यमों में, प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी को नियंत्रित करना असंभव है। प्रबंधन के लिए बचाव प्रक्रिया दृष्टिकोण.

प्रोसेस पहूंच -यह प्रबंधन अवधारणाओं में से एक है जो अंततः पिछली सदी के 80 के दशक में बनी थी। इस अवधारणा के अनुसार, किसी संगठन की सभी गतिविधियों को प्रक्रियाओं का एक समूह माना जाता है। प्रबंधन करने के लिए, आपको प्रक्रियाओं को प्रबंधित करने की आवश्यकता है।प्रोसेस पहूंचप्रमुख तत्वों में से एक बन गया हैगुणवत्ता में सुधार.

प्रक्रिया दृष्टिकोण द्वारा उपयोग की जाने वाली मुख्य अवधारणा प्रक्रिया की अवधारणा है। विभिन्न परिभाषाएँ हैं, लेकिन सबसे अधिक इस्तेमाल की जाने वाली परिभाषा मानक हैआईएसओ 9001। " एक प्रक्रिया परस्पर संबंधित और अंतःक्रियात्मक गतिविधियों का एक समूह है जो इनपुट को आउटपुट में बदल देती है" प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण घटक, जो इस परिभाषा में परिलक्षित नहीं होता है, क्रियाओं की व्यवस्थितता है। प्रक्रिया गतिविधियाँ दोहराव वाली होनी चाहिए, यादृच्छिक नहीं।

संगठनों में क्षैतिज संबंध बनाने के उद्देश्य से प्रक्रिया दृष्टिकोण विकसित और लागू किया गया था। एक प्रक्रिया में शामिल विभाग और कर्मचारी स्वतंत्र रूप से प्रक्रिया के भीतर काम का समन्वय कर सकते हैं और वरिष्ठ प्रबंधन की भागीदारी के बिना उत्पन्न होने वाली समस्याओं का समाधान कर सकते हैं। प्रबंधन के लिए एक प्रक्रिया दृष्टिकोण आपको उभरते मुद्दों को अधिक तेज़ी से हल करने और परिणामों को प्रभावित करने की अनुमति देता है। कार्यात्मक दृष्टिकोण के विपरीत, प्रक्रिया प्रबंधन आपको प्रत्येक विभाग के काम पर नहीं, बल्कि संपूर्ण संगठन के परिणामों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है। प्रक्रिया दृष्टिकोण संगठनात्मक संरचना की अवधारणा को बदल देता है। मुख्य तत्व प्रक्रिया है. प्रक्रिया दृष्टिकोण के सिद्धांतों में से एक के अनुसार, एक संगठन में विभाग नहीं, बल्कि प्रक्रियाएं होती हैं।

प्रक्रिया दृष्टिकोण कई सिद्धांतों पर आधारित है। इन सिद्धांतों के कार्यान्वयन से कार्य कुशलता में उल्लेखनीय सुधार हो सकता है, लेकिन साथ ही, इसके लिए उच्च कॉर्पोरेट संस्कृति की भी आवश्यकता होती है। कार्यात्मक प्रबंधन से प्रक्रिया प्रबंधन में परिवर्तन के लिए कर्मचारियों को लगातार एक साथ काम करने की आवश्यकता होती है, इस तथ्य के बावजूद कि वे विभिन्न विभागों से संबंधित हो सकते हैं। प्रक्रिया दृष्टिकोण में सन्निहित सिद्धांतों की "कार्यक्षमता" इस बात पर निर्भर करेगी कि यह संयुक्त कार्य किस हद तक सुनिश्चित किया जा सकता है।

प्रक्रिया प्रबंधन को लागू करते समय निम्नलिखित सिद्धांतों का पालन करना महत्वपूर्ण है:

प्रक्रिया अंतर्संबंध का सिद्धांत. एक संगठन प्रक्रियाओं का एक नेटवर्क है। प्रक्रिया कोई भी गतिविधि है जहां कार्य होता है। संगठन की सभी प्रक्रियाएँ आपस में जुड़ी हुई हैं;

प्रक्रिया मांग का सिद्धांत. प्रत्येक प्रक्रिया का एक उद्देश्य होना चाहिए और उसके परिणामों की मांग होनी चाहिए। प्रक्रिया के परिणामों का अपना उपभोक्ता होना चाहिए, आंतरिक या बाहरी।

दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाओं का सिद्धांत. प्रक्रिया गतिविधियों का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए। यह आपको प्रक्रिया को मानकीकृत करने और प्रक्रिया को बदलने और आगे सुधारने के लिए आधार प्राप्त करने की अनुमति देता है;

प्रक्रिया नियंत्रण सिद्धांत. प्रत्येक प्रक्रिया की शुरुआत और अंत होता है, जो प्रक्रिया की सीमाओं को परिभाषित करता है। प्रत्येक प्रक्रिया के लिए, दी गई सीमाओं के भीतर, प्रक्रिया और उसके परिणामों को दर्शाने वाले संकेतक निर्धारित किए जाने चाहिए;

प्रक्रिया के लिए जिम्मेदारी का सिद्धांत. इस प्रक्रिया में विभिन्न विशेषज्ञ और कर्मचारी शामिल हो सकते हैं, लेकिन प्रक्रिया और उसके परिणामों के लिए एक व्यक्ति को जिम्मेदार होना चाहिए।

प्रक्रिया दृष्टिकोण प्रमुख तत्वों की उपस्थिति मानता है, जिसके बिना इसे संगठन में लागू नहीं किया जा सकता है।

इन प्रमुख तत्वों में शामिल हैं:

प्रक्रिया इनपुट;

प्रक्रिया आउटपुट;

संसाधन;

प्रोसेस ओनर;

प्रक्रिया उपभोक्ता और आपूर्तिकर्ता;

प्रक्रिया संकेतक.

चित्र 1. प्रक्रिया दृष्टिकोण के तत्व

प्रवेश द्वार प्रक्रिया वे तत्व हैं जो कार्यों के निष्पादन के दौरान परिवर्तन से गुजरते हैं। प्रक्रिया दृष्टिकोण सामग्री, उपकरण, दस्तावेज़ीकरण, विभिन्न जानकारी, कार्मिक, वित्त आदि को इनपुट के रूप में मानता है।बाहर निकलता है प्रक्रिया अपेक्षित परिणाम हैं जिसके लिए कार्रवाई की जाती है। आउटपुट या तो एक भौतिक उत्पाद या विभिन्न प्रकार की सेवाएँ या जानकारी हो सकता है।संसाधन प्रक्रिया के लिए आवश्यक तत्व हैं. इनपुट के विपरीत, संसाधन प्रक्रिया के दौरान नहीं बदलते हैं। प्रक्रिया दृष्टिकोण ऐसे संसाधनों को उपकरण, दस्तावेज़ीकरण, वित्त, कार्मिक, बुनियादी ढांचे, पर्यावरण आदि के रूप में परिभाषित करता है।

प्रोसेस ओनरप्रक्रिया दृष्टिकोण इस अवधारणा को सबसे महत्वपूर्ण में से एक के रूप में प्रस्तुत करता है। प्रत्येक प्रक्रिया का अपना स्वामी होना चाहिए। मालिक वह व्यक्ति होता है जिसके पास आवश्यक मात्रा में संसाधन होते हैं और वह प्रक्रिया के अंतिम परिणाम (आउटपुट) के लिए जिम्मेदार होता है।

प्रत्येक प्रक्रिया में होना चाहिएआपूर्तिकर्ता और उपभोक्ता. आपूर्तिकर्ता प्रक्रिया के इनपुट तत्व प्रदान करते हैं, और उपभोक्ता आउटपुट तत्व प्राप्त करने में रुचि रखते हैं। एक प्रक्रिया में बाहरी और आंतरिक आपूर्तिकर्ता और उपभोक्ता दोनों हो सकते हैं। यदि किसी प्रक्रिया में कोई आपूर्तिकर्ता नहीं है, तो प्रक्रिया निष्पादित नहीं की जाएगी। यदि किसी प्रक्रिया में कोई उपभोक्ता नहीं है, तो प्रक्रिया मांग में नहीं है।प्रक्रिया संकेतकइसके कार्य के बारे में जानकारी प्राप्त करना और उचित प्रबंधन निर्णय लेना आवश्यक है। प्रक्रिया संकेतक मात्रात्मक या गुणात्मक मापदंडों का एक सेट है जो प्रक्रिया और उसके परिणाम (आउटपुट) की विशेषता बताते हैं।

इस तथ्य के कारण कि प्रक्रिया दृष्टिकोण संगठन के काम में क्षैतिज संबंध बनाता है, यह कार्यात्मक दृष्टिकोण की तुलना में कई लाभ प्राप्त करने की अनुमति देता है।

प्रक्रिया दृष्टिकोण के मुख्य लाभ हैं:

प्रक्रिया के अंतर्गत विभिन्न विभागों के कार्यों का समन्वय;

प्रक्रिया के परिणाम की ओर उन्मुखीकरण;

संगठन की प्रभावशीलता और दक्षता में वृद्धि;

परिणाम प्राप्त करने के लिए कार्यों की पारदर्शिता;

परिणामों की बढ़ी हुई पूर्वानुमानशीलता;

लक्षित प्रक्रिया सुधार के अवसरों की पहचान करना;

कार्यात्मक विभागों के बीच बाधाओं को दूर करना;

अनावश्यक ऊर्ध्वाधर अंतःक्रियाओं को कम करना;

लावारिस प्रक्रियाओं का उन्मूलन;

समय और सामग्री लागत को कम करना।

प्रक्रिया दृष्टिकोण संगठनों के काम में सुधार के लिए कई लोकप्रिय और काफी प्रभावी अवधारणाओं का आधार है। आज, चार क्षेत्रों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है जो परिचालन दक्षता में सुधार के लिए मुख्य दृष्टिकोण के रूप में प्रक्रिया दृष्टिकोण का उपयोग करते हैं।

इन क्षेत्रों में शामिल हैं:

कुल गुणवत्ता प्रबंधन(टीक्यूएम) . यह एक अवधारणा है जो संगठन के उत्पादों, प्रक्रियाओं और प्रबंधन प्रणालियों की गुणवत्ता में निरंतर सुधार प्रदान करती है। संगठन का कार्य ग्राहक संतुष्टि पर आधारित है;

निरंतर प्रक्रिया में सुधार(निरंतर सुधार प्रक्रिया)। यह एक अवधारणा है जो इसके सभी घटकों में प्रक्रिया में मामूली लेकिन निरंतर सुधार प्रदान करती है। सबसे प्रसिद्ध दृष्टिकोण, जो निरंतर प्रक्रिया सुधार पर आधारित है, जापानी दृष्टिकोण है।काइज़ेन" (काइज़ेन);

व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सुधार(बिजनेस प्रोसेस इम्प्रूवमेंट) याबिजनेस प्रक्रिया प्रबंधन(बिजनेस प्रक्रिया प्रबंधन)। यह एक दृष्टिकोण है जिसका उद्देश्य संगठनों को उनकी दक्षता बढ़ाने के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में मदद करना है। प्रक्रिया परिवर्तन धीरे-धीरे, लेकिन हमेशा व्यवस्थित आधार पर किए जाते हैं;

व्यावसायिक प्रक्रिया रीइंजीनियरिंग (व्यावसायिक प्रक्रिया रीइंजीनियरिंग)।यह दृष्टिकोण 20वीं सदी के शुरुआती 90 के दशक में उभरा। यह मौजूदा प्रक्रियाओं पर पुनर्विचार और उनमें आमूल-चूल परिवर्तन (रीडिजाइन) पर आधारित है। उपरोक्त तीन दृष्टिकोणों के विपरीत, पुनर्रचना में प्रक्रियाओं में तेजी से बदलाव शामिल है। साथ ही इस दृष्टिकोण में सूचना प्रौद्योगिकी के उपयोग पर भी महत्वपूर्ण जोर दिया गया है।

2. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण

व्यवसाय प्रक्रिया - यह परस्पर संबंधित गतिविधियों का एक स्थिर, उद्देश्यपूर्ण सेट है, जो एक निश्चित तकनीक का उपयोग करके इनपुट को ऐसे आउटपुट में बदलता है जो उपभोक्ता के लिए मूल्यवान है (एमएस आईएसओ 9000:2000 मानक)।

चित्र 2 एक सार्वभौमिक प्रक्रिया ब्लॉक आरेख दिखाता है। अपनी सरलता के बावजूद, प्रक्रिया दृष्टिकोण को लागू करने की पद्धति की दृष्टि से यह अत्यंत महत्वपूर्ण है। "एक व्यावसायिक प्रक्रिया अनुक्रमिक संचालन का एक सेट है" की अक्सर इस्तेमाल की जाने वाली परिभाषा एक व्यावसायिक प्रक्रिया की अवधारणा को सरल बनाती है और केवल संचालन (कार्यों) के प्रवाह आरेख विकसित करने के कार्य पर ध्यान केंद्रित करती है। यदि कंपनी के प्रबंधन का लक्ष्य प्रक्रिया दृष्टिकोण के आधार पर एक प्रबंधन प्रणाली का निर्माण करना है, तो प्रक्रिया की अत्यधिक सरलीकृत समझ और प्रक्रिया दृष्टिकोण के कार्यान्वयन का उपयोग नहीं किया जा सकता है।

चित्र 2. सार्वभौमिक व्यवसाय प्रक्रिया ब्लॉक आरेख

प्रक्रिया की अवधारणा में शामिल हैं:

प्रोसेस ओनर- एक अधिकारी जिसके पास प्रक्रिया संसाधन हैं, कुछ अधिकारों से संपन्न है, और उसके पास जिम्मेदारी और अधिकार का एक स्पष्ट क्षेत्र है;

प्रक्रिया प्रौद्योगिकी- इनपुट को आउटपुट में बदलने के लिए गतिविधियाँ करने की प्रक्रिया;

प्रक्रिया सूचक प्रणाली- उत्पाद संकेतक, प्रक्रिया दक्षता संकेतक, ग्राहक संतुष्टि संकेतक;

प्रक्रिया नियंत्रण- प्रक्रिया डेटा का विश्लेषण करने और प्रबंधन निर्णय लेने में प्रक्रिया स्वामी की गतिविधियाँ;

प्रक्रिया संसाधन- जानकारी और भौतिक संसाधन जो प्रक्रिया मालिक प्रक्रिया पर काम की योजना बनाते समय वितरित करता है और प्रक्रिया की दक्षता की गणना करते समय ध्यान में रखता है (प्राप्त परिणाम के लिए खर्च किए गए संसाधनों की लागत का अनुपात)।

प्रत्येक प्रक्रिया प्रक्रियाओं की एक विशिष्ट प्रणाली में निर्मित होती है जो कंपनी के भीतर और बाहरी संगठनों दोनों में निष्पादित की जाती है। किसी प्रक्रिया की आवश्यकता प्रश्नगत प्रक्रिया से बेहतर प्रबंधन द्वारा निर्धारित की जाती है (चित्र 2 में "उच्च प्रबंधन निकाय")। नियंत्रण जानकारी (आदेश, योजना, नियामक दस्तावेज़, आदि) प्रक्रिया इनपुट में प्रवेश करती है। गतिविधियाँ निष्पादित करते समय और रिपोर्टिंग अवधि पूरी होने पर, वरिष्ठ प्रबंधन को रिपोर्टिंग जानकारी प्राप्त होती है। प्रक्रिया का परिणाम उत्पाद (सेवाएँ) हैं, जिन्हें चित्र 2 में आउटपुट के रूप में निर्दिष्ट किया गया है। उपभोक्ता उन्हें प्राप्त करते हैं और अपनी प्रक्रियाओं के हिस्से के रूप में उन्हें अन्य उत्पादों में बदलने के लिए उपयोग करते हैं। "अन्य लोगों की" प्रक्रियाओं (व्यावसायिक प्रक्रियाओं के संदर्भ मॉडल का उपयोग करके) की नकल करने के प्रयास स्पष्ट रूप से विफलता के लिए अभिशप्त हैं। प्रत्येक संगठन की प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली अपनी अनूठी जानकारी है, एक विशिष्ट वातावरण में संचालित होती है और बदलती परिस्थितियों के साथ बदलती रहती है। किसी उद्यम प्रबंधन प्रणाली की प्रतिलिपि बनाना और उसकी प्रतिकृति बनाना केवल तभी समझ में आता है जब कोई संगठन समान, प्रतिकृति प्रभागों या व्यावसायिक इकाइयों का एक नेटवर्क बनाता है।

व्यवसाय प्रक्रिया का विवरणआरेख का पाठ, सारणीबद्ध या चित्रमय प्रतिनिधित्वव्यापार प्रक्रिया . एक नियम के रूप में, यह कंपनी के व्यावसायिक विश्लेषकों द्वारा किया जाता है और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के मॉडलिंग और अनुकूलन के प्रारंभिक चरण के रूप में कार्य करता है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए कई दृष्टिकोण हैं, जिनमें से दो मानकों को प्रतिष्ठित किया जाना चाहिए:डेटा प्रवाह आरेख और कार्य प्रवाह आरेख क्रमशः डेटा प्रवाह और कार्य प्रवाह आरेख।

व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करने की प्रक्रिया में शामिल हैं

• व्यवसाय प्रक्रिया वातावरण का विवरण (प्राथमिक और द्वितीयक इनपुट और आउटपुट, आंतरिक और बाहरी आपूर्तिकर्ता और ठेकेदार)
• व्यवसाय प्रक्रिया संरचना का विवरण:
• अंतःक्रियात्मक इकाइयों का पदनाम,
• प्रत्येक ऑपरेशन की सामग्री को परिभाषित करना,
• कर्मचारियों के बीच जिम्मेदारियों का वितरण,
• कार्यों को पूरा करने के लिए समय सीमा का निर्धारण,
• इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण, साथ ही सभी का निर्धारणदस्तावेज़ प्रवाहप्रक्रिया द्वारा.

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर विवरण हैं।

ऊर्ध्वाधर विवरण के साथ, व्यवसाय प्रक्रिया वृक्ष में केवल गतिविधियाँ और उनका पदानुक्रमित क्रम दिखाया जाता है। इस मामले में, माता-पिता और बच्चे की नौकरियों के बीच केवल लंबवत संबंध हैं।

किसी व्यवसाय प्रक्रिया का क्षैतिज विवरण यह भी दर्शाता है कि ये कार्य कैसे आपस में जुड़े हुए हैं, उन्हें किस क्रम में निष्पादित किया जाता है, और उनके बीच कौन सी जानकारी और सामग्री प्रवाहित होती है। इस मामले में, व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल में प्रक्रिया को बनाने वाले विभिन्न कार्यों के बीच क्षैतिज संबंध दिखाई देते हैं (चित्र 2)।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय संगठनात्मक डिज़ाइन विशेषज्ञ विभिन्न शब्दावली का उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, कुछ लोग व्यावसायिक प्रक्रियाओं के ऊर्ध्वाधर विवरण को किसी गतिविधि का कार्यात्मक विवरण कहते हैं, और क्षैतिज विवरण को प्रक्रिया विवरण या बस व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण कहते हैं।

वर्तमान में, वर्णन की तीन मुख्य विधियाँ हैं (चित्र 3)।

चित्र 2. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर विवरण

चित्र 3. व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के तरीके

पहली विधि किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का पाठ्य अनुक्रमिक विवरण है। व्यवसाय प्रक्रिया के एक अंश के पाठ विवरण का एक उदाहरण निम्नलिखित पाठ है: “बिक्री विभाग संकलन करता हैविक्रय संविदाऔर इसे कानूनी विभाग के साथ समन्वयित करता है।" कई रूसी कंपनियों ने अपनी गतिविधियों में नियामक दस्तावेजों का विकास और उपयोग किया है, जिनमें से कुछ प्रक्रिया नियम हैं और व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक पाठ विवरण प्रस्तुत करते हैं। कंपनी की गतिविधियों का विश्लेषण और अनुकूलन करने के प्रयोजनों के लिए, यह है उपयुक्त नहीं है। तथ्य यह है कि पाठ के रूप में किसी व्यवसाय प्रक्रिया के विवरण की व्यवस्थित रूप से समीक्षा और विश्लेषण करना असंभव है। पाठ की जानकारी मानव मस्तिष्क द्वारा क्रमिक रूप से समझी जाती है। उदाहरण के लिए, जब कोई व्यक्ति एक विनियमन पढ़ता है और अंत तक पहुंचता है, तो वह लगभग हमेशा यह भूल जाते हैं कि दस्तावेज़ की शुरुआत में क्या था। पाठ्य प्रतिनिधित्व व्यवसाय प्रक्रिया का दूसरा नुकसान इस तथ्य के कारण है कि मानव चेतना को इस तरह से डिज़ाइन किया गया है कि वह केवल छवियों के साथ प्रभावी ढंग से काम कर सकती है। पाठ्य को समझते और उसका विश्लेषण करते समय जानकारी, मानव मस्तिष्क इसे कई छवियों में विघटित करता है, जिसमें अतिरिक्त समय और मानसिक प्रयास लगता हैव्यावसायिक प्रक्रियाओं के पाठ विवरण का उपयोग करते समय, गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए निर्णयों की उत्पादकता और गुणवत्ता वांछित होने के लिए बहुत कुछ छोड़ देती है, जो विशेष रूप से तब स्पष्ट होती है जब निर्णय लोगों के समूह द्वारा किया जाता है।

एक समय में, सूचना प्रौद्योगिकी विशेषज्ञों ने व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए एक अधिक संरचित दृष्टिकोण विकसित किया था। उन्होंने व्यवसाय प्रक्रिया को एक संरचित तालिका की कोशिकाओं में विभाजित करने का प्रस्ताव रखा, जिसमें प्रत्येक स्तंभ और पंक्ति का एक विशिष्ट अर्थ होता है। इस तालिका को पढ़ना आसान है, इससे यह समझना आसान हो जाता है कि व्यावसायिक प्रक्रिया में कौन किसके लिए जिम्मेदार है, किस क्रम में कार्य किया जाता है और तदनुसार व्यावसायिक प्रक्रिया का विश्लेषण करना आसान होता है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने का सारणीबद्ध रूप पाठ रूप की तुलना में अधिक प्रभावी है और वर्तमान में सूचना प्रौद्योगिकी विशेषज्ञों द्वारा स्वचालन कार्यों पर लागू व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए सक्रिय रूप से उपयोग किया जाता है।

हाल ही में, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने में ग्राफिकल दृष्टिकोणों को गहनता से विकसित और उपयोग किया जाने लगा है। यह माना जाता है कि कंपनी की गतिविधियों के विवरण, विश्लेषण और अनुकूलन से संबंधित समस्याओं को हल करने में ग्राफिकल तरीके सबसे प्रभावी हैं।

किसी व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करने में पहला कदम उसके वातावरण का वर्णन करना है, जो व्यवसाय प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट के सेट का प्रतिनिधित्व करता है, जो आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों को दर्शाता है। प्रक्रिया के आपूर्तिकर्ता और ग्राहक आंतरिक और बाहरी दोनों हो सकते हैं। आंतरिक आपूर्तिकर्ता और ग्राहक कंपनी के विभाग और कर्मचारी हैं जिनके साथ संबंधित व्यावसायिक प्रक्रिया बातचीत करती है। इनपुट, आउटपुट, आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों का वर्णन करके, एक क्षैतिज व्यवसाय प्रक्रिया विवरण आपको व्यवसाय प्रक्रिया और उसकी सीमाओं का अधिक स्पष्ट रूप से वर्णन करने की अनुमति देता है। ऊर्ध्वाधर विवरण की तुलना में यह इसके लाभों में से एक है।

किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन करते समय, चित्र 4 में दिखाए गए ग्राफिकल आरेख का निर्माण करने की अनुशंसा की जाती है।

चित्र 4. व्यवसाय प्रक्रिया पर्यावरण आरेख

किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन करते समय, इसके इनपुट और आउटपुट को दो प्रकारों में विभाजित किया जाना चाहिए: प्राथमिक और माध्यमिक। इस विभाजन के परिणामस्वरूप प्राथमिक और द्वितीयक इनपुट, साथ ही प्राथमिक और द्वितीयक आउटपुट प्राप्त होते हैं। व्यवसाय प्रक्रिया परिवेश का वर्णन करते समय जो इनपुट और आउटपुट दिखाए गए थे वे बाहरी हैं।

यदि कंपनी किसी कार्य योजना का उपयोग करती है<на склад>, फिर इस सवाल पर कि पहले क्या होता है: उत्पादों की खरीद या उनकी बिक्री, दो अलग-अलग स्थितियों के आधार पर दो अलग-अलग उत्तर दिए जा सकते हैं। यदि कोई विशिष्ट उत्पाद स्टॉक में है, तो उसकी बिक्री से अधिक महत्वपूर्ण उसकी खरीद है। यदि, ग्राहक से संपर्क करने पर, स्टॉक में कोई उत्पाद नहीं है और ग्राहक खरीदारी होने तक प्रतीक्षा करने के लिए तैयार है, तो बिक्री प्रक्रिया खरीद से पहले शुरू होती है और बाद में समाप्त होती है। इसलिए, इस व्यावसायिक प्रक्रिया और इसी तरह की प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, डीएफडी मानक का उपयोग करने की सलाह दी जाती है, जो काम के समय अनुक्रम पर ध्यान केंद्रित नहीं करता है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण किसी परियोजना के सबसे अधिक श्रम-गहन चरणों में से एक है और इसके लिए न केवल बहुत अधिक समय की आवश्यकता होती है, बल्कि प्रक्रिया विश्लेषण के लिए एक गहन और विचारशील दृष्टिकोण की भी आवश्यकता होती है। प्रक्रियाओं को विभिन्न उपकरणों का उपयोग करके वर्णित किया जा सकता है: एक्सेल, बीपीविन, एआरआईएस, एमएस विसियो। मुख्य बात यह है कि तैयार चित्र समझने योग्य हों और प्रक्रियाओं के सार को दर्शाते हों। इस मामले में, परियोजना प्रबंधक और बाहरी विश्लेषकों की योग्यताएं महत्वपूर्ण हैं, जिनके पास उद्यम अर्थशास्त्र और प्रबंधन के क्षेत्र में पर्याप्त स्तर की शिक्षा होनी चाहिए और समान परियोजनाओं को लागू करने में पर्याप्त अनुभव होना चाहिए।

3. व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग

"बिजनेस प्रोसेस मॉडलिंग" की अवधारणा उद्यम प्रबंधन के व्यापक स्वचालन के लिए डिज़ाइन किए गए जटिल सॉफ्टवेयर उत्पादों के बाजार में आगमन के साथ-साथ अधिकांश विश्लेषकों के रोजमर्रा के जीवन में आई। व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग आपको न केवल यह विश्लेषण करने की अनुमति देती है कि उद्यम समग्र रूप से कैसे संचालित होता है, यह बाहरी संगठनों, ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ कैसे बातचीत करता है, बल्कि यह भी विश्लेषण करता है कि प्रत्येक व्यक्तिगत कार्यस्थल पर गतिविधियाँ कैसे आयोजित की जाती हैं।

"बिजनेस प्रोसेस मॉडलिंग" की अवधारणा को परिभाषित करने के लिए कई दृष्टिकोण हैं:

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग एक उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण है जो प्रबंधक को यह जानने की अनुमति देता है कि सामान्य कर्मचारी कैसे काम करते हैं, और सामान्य कर्मचारी यह जानते हैं कि उनके सहकर्मी कैसे काम करते हैं और उनकी सभी गतिविधियों का अंतिम परिणाम क्या होता है;

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग किसी उद्यम की गतिविधियों को बेहतर बनाने के अवसर खोजने का एक प्रभावी साधन है;

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग एक ऐसा उपकरण है जो आपको किसी उद्यम की गतिविधियों के पुनर्गठन के विभिन्न चरणों में उत्पन्न होने वाले जोखिमों का अनुमान लगाने और कम करने की अनुमति देता है;

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग एक ऐसी विधि है जो आपको व्यक्तिगत रूप से ली गई प्रत्येक प्रक्रिया और एक उद्यम में सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की लागत का अनुमान लगाने की अनुमति देती है।

आधुनिक उद्यम अपनी गतिविधियों में लगातार सुधार करने के लिए मजबूर हैं। इसके लिए नई तकनीकों और व्यवसाय करने के तरीकों के विकास, संचालन के अंतिम परिणामों की गुणवत्ता में सुधार और निश्चित रूप से, उद्यमों की गतिविधियों के प्रबंधन और आयोजन के नए, अधिक प्रभावी तरीकों की शुरूआत की आवश्यकता है।

एक व्यावसायिक प्रक्रिया गतिविधियों का एक तार्किक, अनुक्रमिक, परस्पर जुड़ा हुआ सेट है जो उत्पादक संसाधनों का उपभोग करती है, मूल्य बनाती है और उपभोक्ता को परिणाम प्रदान करती है। किसी संगठन को व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए प्रेरित करने वाले मुख्य कारणों में लागत या उत्पादन चक्र की अवधि को कम करने की आवश्यकता, उपभोक्ताओं और राज्य द्वारा लगाई गई आवश्यकताएं, गुणवत्ता प्रबंधन कार्यक्रमों की शुरूआत, कंपनियों का विलय, अंतर-संगठनात्मक विरोधाभास आदि शामिल हैं। .

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग किसी कंपनी की गतिविधियों को अनुकूलित करने के तरीके खोजने का एक प्रभावी साधन है, उद्यम पुनर्गठन के विभिन्न चरणों में उत्पन्न होने वाले जोखिमों का पूर्वानुमान लगाने और उन्हें कम करने का एक साधन है। यह विधि आपको कुल मिलाकर संगठन की प्रत्येक व्यक्तिगत प्रक्रिया और सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की लागत का अनुमान लगाने की अनुमति देती है।

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग निर्णय आमतौर पर चित्र 5 में प्रस्तुत कारणों से लिए जाते हैं।

चित्र5. व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग पर निर्णय लेने के कारण

व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग किसी कंपनी की गतिविधियों के कई पहलुओं को प्रभावित करती है:

संगठनात्मक संरचना में परिवर्तन;

विभागों और कर्मचारियों के कार्यों का अनुकूलन;

प्रबंधकों के अधिकारों और जिम्मेदारियों का पुनर्वितरण;

आंतरिक नियमों और संचालन की प्रौद्योगिकी में परिवर्तन।

अनुकरण का उद्देश्यकंपनी और उसकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बारे में दृश्य ग्राफिक रूप में ज्ञान का व्यवस्थितकरण है जो प्राप्त जानकारी के विश्लेषणात्मक प्रसंस्करण के लिए अधिक सुविधाजनक है। मॉडल को संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं की संरचना, उनके कार्यान्वयन का विवरण और दस्तावेज़ प्रवाह के अनुक्रम को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

किसी संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के मॉडलिंग में दो चरण शामिल होते हैं: संरचनात्मक और विस्तृत। संरचनात्मककिसी संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का मॉडलिंग आईडीईएफ0 नोटेशन में बीपीविन टूलकिट का उपयोग करके या यूएमएल में रैशनल रोज़ टूलकिट का उपयोग करके किया जा सकता है। यूएमएल में विस्तृत मॉडलिंग की जाती है।

संरचनात्मक मॉडलिंग के चरण में, मॉडल को प्रतिबिंबित करना चाहिए:

मौजूदा संगठनात्मक संरचना;

दस्तावेज़ और अन्य संस्थाएँ जो मॉडल की गई व्यावसायिक प्रक्रियाओं के निष्पादन में उपयोग की जाती हैं और दस्तावेज़ प्रवाह मॉडलिंग के लिए आवश्यक हैं, उनके मूल अर्थ के विवरण के साथ;

व्यावसायिक प्रक्रियाओं की संरचना, अधिक सामान्य समूहों से निजी व्यावसायिक प्रक्रियाओं तक उनके पदानुक्रम को दर्शाती है;

अंतिम व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए इंटरेक्शन आरेख, कलाकारों के बीच दस्तावेज़ों (डेटा, सामग्री, संसाधन, आदि) के निर्माण और संचलन के अनुक्रम को दर्शाते हैं।

विस्तृत व्यवसाय प्रक्रिया मॉडलिंग एक ही मॉडल में की जाती है और इसमें आवश्यक विवरण प्रतिबिंबित होना चाहिए और संगठन की गतिविधियों की एक स्पष्ट तस्वीर प्रदान करनी चाहिए।

एक विस्तृत व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल में शामिल होना चाहिए:

उदाहरणों का एक सेट जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं को "जैसा है" निष्पादित करने के लिए संभावित विकल्पों को दर्शाता है;

गतिविधि आरेख जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुक्रम का विस्तार से वर्णन करते हैं;

दस्तावेज़ प्रवाह पैटर्न को दर्शाने वाले इंटरैक्शन आरेख।

किसी कंपनी में व्यावसायिक प्रक्रियाओं के मॉडलिंग का उद्देश्य बड़ी संख्या में विभिन्न समस्याओं को हल करना हो सकता है:

किसी व्यवसाय प्रक्रिया के परिणाम को सटीक रूप से निर्धारित करें और व्यवसाय के लिए उसके मूल्य का मूल्यांकन करें। उन क्रियाओं का समूह निर्धारित करें जो एक व्यावसायिक प्रक्रिया बनाती हैं। निष्पादित किए जाने वाले कार्यों और गतिविधियों के सेट को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना प्रक्रिया की विस्तृत समझ के लिए बेहद महत्वपूर्ण है।

कार्यों का क्रम निर्धारित करें। एक व्यावसायिक प्रक्रिया के भीतर क्रियाएँ क्रमिक या समानांतर रूप से की जा सकती हैं। जाहिर है, यदि समानांतर निष्पादन की अनुमति दी जाती है, तो प्रक्रिया के समग्र निष्पादन समय को कम किया जा सकता है और इसलिए, इसकी दक्षता में वृद्धि हो सकती है।

जिम्मेदारी के अलग-अलग क्षेत्र: निर्धारित करें और फिर ट्रैक करें कि कंपनी का कौन सा कर्मचारी या प्रभाग किसी विशेष कार्रवाई या प्रक्रिया को समग्र रूप से करने के लिए जिम्मेदार है।

व्यावसायिक प्रक्रिया द्वारा उपभोग किए गए संसाधनों का निर्धारण करें। यह ठीक से जानने से कि कौन से संसाधनों का उपयोग कौन और किन गतिविधियों के लिए कर रहा है, योजना और अनुकूलन के माध्यम से संसाधन दक्षता में सुधार किया जा सकता है।

प्रक्रिया में शामिल कर्मचारियों और कंपनी विभागों के बीच बातचीत के सार को समझें और मूल्यांकन करें और फिर उनके बीच संचार की प्रभावशीलता में सुधार करें।

प्रक्रिया के दौरान दस्तावेज़ों की गतिविधि देखें। व्यावसायिक प्रक्रियाएँ विभिन्न दस्तावेज़ों (कागज़ या इलेक्ट्रॉनिक रूप में) का उत्पादन और उपभोग करती हैं। यह समझना महत्वपूर्ण है कि दस्तावेज़ या सूचना प्रवाह कहाँ से आते हैं और कहाँ जाते हैं, और यह निर्धारित करें कि क्या उनका संचलन इष्टतम है और क्या वे सभी वास्तव में आवश्यक हैं।

प्रक्रिया में सुधार के लिए संभावित बाधाओं और अवसरों की पहचान करें जिनका उपयोग बाद में प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए किया जाएगा।

आईएसओ 9000 जैसे गुणवत्ता मानकों को लागू करना और सफलतापूर्वक प्रमाणन प्राप्त करना अधिक कुशल है।

नए कर्मचारियों का मार्गदर्शन करने के लिए व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल का उपयोग करें।

बाहरी वातावरण - ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, भागीदारों के साथ बातचीत के स्वचालन सहित संपूर्ण या व्यक्तिगत चरणों के रूप में व्यावसायिक प्रक्रियाओं को प्रभावी ढंग से स्वचालित करें।

कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं की समग्रता को समझने के बाद, समग्र रूप से उद्यम की गतिविधियों को समझें और उनका वर्णन करें।

बदले में, किसी कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का मॉडलिंग करते समय मुख्य कार्य "जैसा है" मॉडल बनाने के लिए उसमें मौजूदा प्रक्रियाओं का वर्णन करना है। ऐसा करने के लिए, प्रक्रिया के बारे में सभी उपलब्ध जानकारी एकत्र करना आवश्यक है, जो, एक नियम के रूप में, पूरी तरह से केवल प्रक्रिया में शामिल कंपनी के कर्मचारियों के पास है। इस प्रकार, हमें व्यवसाय प्रक्रिया में शामिल सभी कर्मचारियों के विस्तृत सर्वेक्षण (साक्षात्कार) की आवश्यकता होती है। इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि कोई भी खुद को विभाग प्रमुख और प्रबंधकों द्वारा प्रदान की गई प्रक्रिया की जानकारी तक सीमित नहीं रख सकता है। आमतौर पर, केवल उस कर्मचारी के साथ बातचीत जो वर्णित व्यावसायिक प्रक्रिया के ढांचे के भीतर सीधे कार्रवाई करता है, इस बात का पर्याप्त विचार देता है कि प्रक्रिया वास्तविकता में कैसे कार्य करती है। "जैसा है" मॉडल बनाते समय पहला प्रश्न संबंधित व्यवसाय प्रक्रिया के परिणाम से संबंधित होता है। ऐसा होता है कि कंपनी की दक्षता के लिए इस अवधारणा के महत्व के बावजूद, किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के परिणाम का स्पष्ट सूत्रीकरण प्राप्त करना आसान नहीं है। परिणाम निर्धारित करने के बाद, आपको प्रक्रिया को बनाने वाली क्रियाओं के अनुक्रम को समझना चाहिए। क्रियाओं का क्रम 11 अमूर्तन के विभिन्न स्तरों पर प्रतिरूपित किया गया है। शीर्ष स्तर पर, प्रक्रिया के केवल सबसे महत्वपूर्ण चरण दिखाए जाते हैं। फिर, प्रत्येक उच्च-स्तरीय चरण (उपप्रक्रियाएँ) विघटित हो जाता है। एकत्रित जानकारी के आधार पर, सामान्य, या इष्टतम, प्रक्रिया निष्पादन का एक मॉडल बनाया जाता है और विफलताओं के साथ इसके निष्पादन के लिए संभावित परिदृश्य निर्धारित किए जाते हैं। विभिन्न विफलताएं (अपवाद अपवाद) प्रक्रिया के इष्टतम प्रवाह को बाधित कर सकती हैं, इसलिए यह निर्दिष्ट किया जाना चाहिए कि अपवादों को कैसे "संभाला" जाएगा, अर्थात, यदि कोई अपवाद होता है तो क्या कार्रवाई की जाएगी।

निष्कर्ष

अध्ययन की गई सामग्री के आधार पर, लेखक ने निष्कर्ष निकाला कि एक व्यावसायिक प्रक्रिया उपभोक्ताओं के लिए एक विशिष्ट उत्पाद या सेवा बनाने के उद्देश्य से परस्पर संबंधित गतिविधियों या कार्यों का एक समूह है। व्यवसाय प्रक्रिया उपभोक्ता की मांग से शुरू होती है और उसकी संतुष्टि पर समाप्त होती है। वह हो सकता हैविघटित कई उपप्रक्रियाओं में जिनकी अपनी विशेषताएँ होती हैं, लेकिन उनका उद्देश्य मुख्य व्यावसायिक प्रक्रिया के लक्ष्य को प्राप्त करना भी होता है। मैंने सीखा कि प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण प्रबंधकों को कंपनी की गतिविधियों की प्रमुख प्रक्रियाओं और परिणामों की पहचान करने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है जो वास्तव में अतिरिक्त मूल्य बनाते हैं; और साथ ही, कार्यात्मक विभागों के अक्सर असमान कार्यों को एकीकृत करें और उनके प्रयासों को एक ही परिणाम की ओर निर्देशित करें। प्रक्रिया सिद्धांत पर बनी कंपनी अधिक लचीली और अनुकूली होती है। प्रक्रिया-आधारित प्रबंधन आपको यह जानने की अनुमति देगा कि "कौन किसके लिए जिम्मेदार है" और प्रत्येक ऑपरेशन अंतिम परिणाम को कैसे प्रभावित करता है। प्रक्रिया-आधारित प्रबंधन विभागों के बीच क्षैतिज कनेक्शन की दक्षता में सुधार करेगा। व्यवसाय प्रक्रिया विवरण तकनीक कंपनी के सभी संचालन को पारदर्शी और समझने योग्य बनाती है, आपको संचालन का विश्लेषण करने और उनमें समस्याएं ढूंढने की अनुमति देती है जो विफलताओं का कारण बनती हैं। परिणामस्वरूप, प्रक्रिया दृष्टिकोण नए कर्मचारियों के अनुकूलन को बहुत सरल बनाता है और मानव कारक पर कंपनी के काम की निर्भरता को कम करता है। यह महत्वपूर्ण है कि प्रक्रिया प्रणाली परिचालन व्यय के प्रबंधन को सरल बनाये। इस प्रकार, आधुनिक रूसी प्रबंधन की कई समस्याओं को प्रक्रिया-उन्मुख दृष्टिकोण और व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन उपकरणों का उपयोग करके हल किया जा सकता है। यह तकनीक आज बहुत लोकप्रिय है, क्योंकि यह आपको कंपनी में व्यवस्था बहाल करने और प्रक्रियाओं में सुधार के लिए एक तंत्र बनाने की अनुमति देती है। मुझे यह भी पता चला कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं को विभिन्न तरीकों का उपयोग करके तैयार किया जा सकता है। "बिजनेस प्रोसेस मॉडलिंग" की अवधारणा उद्यम प्रबंधन के व्यापक स्वचालन के लिए डिज़ाइन किए गए जटिल सॉफ्टवेयर उत्पादों के बाजार में आगमन के साथ-साथ अधिकांश विश्लेषकों के रोजमर्रा के जीवन में आई। ऐसी प्रणालियाँ हमेशा कंपनी की गतिविधियों की गहन पूर्व-परियोजना परीक्षा का संकेत देती हैं। इस परीक्षा का परिणाम एक विशेषज्ञ की राय है, जिसमें व्यक्तिगत बिंदु गतिविधि प्रबंधन में बाधाओं को दूर करने के लिए सिफारिशें करते हैं।

ग्रन्थसूची

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कारण कि किसी कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को मॉडल बनाने का निर्णय क्यों लिया जाता है

कंपनी के व्यापक विकास पथ की थकावट;

कंपनी की गतिविधियों की "तकनीकी पारदर्शिता" का नुकसान;

कंपनी के प्रबंधन की स्थिति, जिन्होंने परिवर्तन और विकास की आवश्यकता को महसूस किया है और भविष्य देखते हैं।

गतिविधि के क्षेत्रों के विस्तार के माध्यम से कंपनी के व्यवसाय में उल्लेखनीय वृद्धि;

किसी संगठन के प्रबंधन के बारे में आधुनिक विचार इस तथ्य पर आधारित हैं कि व्यवसाय को स्पष्ट रूप से परिभाषित, मापा, विश्लेषण और सुधार किया जाना चाहिए। तेजी से, किसी संगठन का प्रबंधन एक प्रक्रिया दृष्टिकोण का उपयोग करता है, जो संगठन में व्यावसायिक प्रक्रियाओं (प्रक्रियाओं) की पहचान और इन प्रक्रियाओं के प्रबंधन पर आधारित है। इस मामले में किसी संगठन के प्रबंधन को परस्पर संबंधित प्रबंधन कार्यों की एक सतत श्रृंखला के रूप में माना जाता है।

प्रबंधन अभ्यास में, आयोजन प्रणालियों के दो दृष्टिकोण हैं - फ़ंक्शन प्रबंधन और प्रक्रिया प्रबंधन। सिद्धांतों पर निर्मित प्रणालियाँ फ़ंक्शन प्रबंधन,कार्यात्मक विशेषताओं के अनुसार व्यवस्थित, प्रभागों की एक पदानुक्रमित संरचना का प्रतिनिधित्व करते हैं। कार्यात्मक मॉडल में सुधार है प्रक्रिया प्रबंधन, उद्यम की गतिविधियों का गठन।

किसी संगठन के प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण के कार्यात्मक दृष्टिकोण की तुलना में महत्वपूर्ण लाभ हैं, जो मुख्य रूप से इसके प्रणालीगत गुणों के कार्यान्वयन में योगदान देता है। इस प्रकार, यदि कार्यात्मक दृष्टिकोण स्वयं कार्यों के प्रदर्शन को अनुकूलित करने पर केंद्रित है, तो प्रक्रिया दृष्टिकोण कार्यों की बातचीत को इस दृष्टिकोण से अनुकूलित करने पर केंद्रित है कि कुछ लागत केंद्रों के कार्यों का कार्यान्वयन कार्यों की दक्षता को कैसे प्रभावित करता है। अन्य लागत केंद्रों की और, तदनुसार, उद्यम की एक विशिष्ट प्रकार की गतिविधि की समग्र दक्षता।

प्रक्रिया दृष्टिकोण के लाभों को उचित ठहराने के लिए, कार्यात्मक प्रबंधन की मुख्य विशेषताओं पर ध्यान देना आवश्यक है। ऐतिहासिक रूप से, प्रबंधन के लिए कार्यात्मक दृष्टिकोण सबसे पहले सामने आया था, जिसकी सैद्धांतिक नींव शास्त्रीय प्रबंधन सिद्धांत के प्रतिनिधियों - एफ. टेलर, ए. फेयोल, एम. वेबर और उनके अनुयायियों द्वारा रखी गई थी। ऐसी प्रबंधन प्रणाली में श्रम का स्पष्ट विभाजन, सख्त अधीनता, आदेश की एकता, साथ ही मानदंडों और औपचारिक प्रक्रियाओं की एक प्रणाली शामिल होती है जो संगठन के भीतर और बाहरी संस्थाओं दोनों के साथ सभी इंटरैक्शन को स्पष्ट रूप से नियंत्रित करती है। कार्यात्मक प्रबंधन का उद्देश्य कर्मचारियों द्वारा उनके कार्यों के प्रदर्शन को नियंत्रित करना है। यद्यपि आधुनिक परिस्थितियों में कार्यात्मक प्रबंधन अभी भी व्यापक है, यह कई कठिनाइयों को जन्म देता है: ग्राहक अभिविन्यास की कमी, जटिल संगठनात्मक संरचना, प्राधिकरण और जिम्मेदारी का कमजोर प्रतिनिधिमंडल, नौकरशाही, अंतिम परिणाम के लिए जिम्मेदारी की कमी। प्रबंधन के आयोजन के लिए प्रचलित कार्यात्मक (पदानुक्रमित) दृष्टिकोण के साथ, उद्यम की प्रत्येक संरचनात्मक इकाई (कर्मचारी, विभाग, प्रबंधन) को कई कार्य सौंपे जाते हैं, जिम्मेदारी के क्षेत्र का वर्णन किया जाता है, और सफल और असफल गतिविधियों के लिए मानदंड तैयार किए जाते हैं। . साथ ही, एक नियम के रूप में, संरचनात्मक इकाइयों के बीच क्षैतिज संबंध कमजोर होते हैं, और "सुपीरियर-अधीनस्थ" लाइन सहित ऊर्ध्वाधर वाले मजबूत होते हैं। अधीनस्थ केवल उसे सौंपे गए कार्यों के लिए और संभवतः, समग्र रूप से अपने विभाग की गतिविधियों के लिए जिम्मेदार होता है। उन्हें समानांतर संरचनात्मक प्रभागों के काम के परिणामों में कोई दिलचस्पी नहीं है।

प्रक्रिया दृष्टिकोण के साथ, ध्यान व्यावसायिक प्रक्रियाओं की प्रणाली पर केंद्रित होता है जो संगठन के लाभ का निर्माण करती है, साथ ही संगठनात्मक संरचना में व्याप्त कार्यों और कार्यों की अंत-से-अंत श्रृंखला पर भी ध्यान केंद्रित किया जाता है। इस मामले में, प्रत्येक संरचनात्मक इकाई विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करती है जिसमें वह भाग लेती है। प्रत्येक संरचनात्मक इकाई के लिए जिम्मेदारियाँ, जिम्मेदारी के क्षेत्र और सफल गतिविधि के मानदंड तैयार किए जाते हैं और केवल एक विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रिया के ढांचे के भीतर ही समझ में आते हैं। इस दृष्टिकोण के साथ संरचनात्मक इकाइयों के बीच क्षैतिज संबंध अधिक मजबूत होते हैं, और ऊर्ध्वाधर संबंध कार्यात्मक दृष्टिकोण की तुलना में कमजोर होते हैं। एक कर्मचारी न केवल अपने कार्यों के लिए जिम्मेदार है, बल्कि उन व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए भी जिम्मेदार है जिनमें वह शामिल है, इसलिए समानांतर संरचनात्मक इकाइयों की गतिविधियों के परिणाम जो उसके समान व्यावसायिक प्रक्रियाओं में भाग लेते हैं, उसके लिए महत्वपूर्ण हैं।

प्रबंधन के लिए कार्यात्मक दृष्टिकोण एक सरल संगठनात्मक संरचना वाले संगठन के लिए इष्टतम है, जब संपूर्ण व्यावसायिक प्रक्रिया (या इसका एक महत्वपूर्ण हिस्सा) एक संरचनात्मक इकाई के भीतर केंद्रित होती है। लेकिन आधुनिक संगठनों को एक जटिल संगठनात्मक संरचना की विशेषता होती है, जिसके भीतर अंतिम उत्पाद को जारी करने की जिम्मेदारी कई संरचनात्मक इकाइयों के बीच वितरित की जाती है। और इस मामले में, प्रक्रिया दृष्टिकोण के फायदे स्पष्ट हो जाते हैं, खासकर उन उद्यमों के लिए जिन्हें अक्सर अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को संशोधित करना पड़ता है, जो अत्यधिक प्रतिस्पर्धी बाजार के लिए विशिष्ट है।

प्रबंधन के लिए सूचीबद्ध दृष्टिकोण परस्पर अनन्य नहीं हैं और इन्हें मैट्रिक्स प्रबंधन संरचना के साथ जोड़ा जा सकता है, और सामान्य तौर पर, एक कार्यात्मक दृष्टिकोण के साथ, कुछ व्यावसायिक प्रक्रियाओं का उपयोग किया जा सकता है। तालिका में 10 उद्यम प्रबंधन के दो मुख्य दृष्टिकोणों का तुलनात्मक विश्लेषण प्रदान करता है।

किसी संगठन के प्रक्रिया प्रबंधन में परिवर्तन के पक्ष में निम्नलिखित तर्क दिए जा सकते हैं:

• - उपभोक्ता की जरूरतों पर ध्यान दें;
• - अंतिम उत्पाद के संबंध में मूल्य निर्माण प्रक्रियाओं में केंद्रित है;
• - आपूर्तिकर्ताओं और उपभोक्ताओं के बीच बेहतर बातचीत, उनकी आवश्यकताओं की समझ;

तालिका 10 - कार्यात्मक और प्रक्रियात्मक दृष्टिकोण की तुलनात्मक विशेषताएं

उद्यम प्रबंधन

• - अलग-अलग विभागों के बजाय कई विभागों से गुजरने वाली पूरी प्रक्रिया को प्रबंधित करने से उप-अनुकूलन का जोखिम कम हो जाता है;
• - प्रक्रिया के लिए जिम्मेदारी के विखंडन का अभाव (प्रक्रिया का स्वामी है);
• - कार्य पूरा होने के समय और संसाधनों पर नियंत्रण की सुविधा।

"प्रक्रिया अभिविन्यास" कुल गुणवत्ता दर्शन की बुनियादी प्रबंधन अवधारणाओं में से एक है। प्रक्रिया प्रबंधन का सिद्धांत सबसे पहले वी.ई. द्वारा तैयार किया गया था। निरंतर गुणवत्ता सुधार की अवधारणा के ढांचे के भीतर मांग करना। विशेष रूप से, इसके 14 कथनों का नौवां सिद्धांत कहता है: “विभागों के बीच बाधाओं को तोड़ें। अनुसंधान, डिजाइन, बिक्री और उत्पादन कर्मचारियों को विभिन्न सामग्रियों और विशिष्टताओं के साथ आने वाली उत्पादन समस्याओं का अनुमान लगाने के लिए एक टीम के रूप में काम करना चाहिए, और पांचवां सिद्धांत एक प्रक्रिया गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली स्थापित करने की आवश्यकता को संबोधित करता है: "समस्याओं की तलाश करें। यह प्रबंधक की जिम्मेदारी है कि वह सिस्टम में लगातार सुधार करे (डिजाइन कार्य, आने वाली सामग्री, सामग्री का संयोजन, रखरखाव, उपकरण सुधार, कार्मिक प्रशिक्षण, नियंत्रण, पुनर्प्रशिक्षण)।

अंतर्गत व्यापार प्रक्रियाविभिन्न प्रकार की गतिविधियों के एक सेट को समझें, जिसके अंतर्गत "इनपुट पर" एक या अधिक प्रकार के संसाधनों का उपयोग किया जाता है, और "आउटपुट" पर इस गतिविधि के परिणामस्वरूप एक उत्पाद बनाया जाता है जो उपभोक्ता के लिए मूल्यवान होता है। इस प्रकार, किसी भी व्यावसायिक प्रक्रिया में एक इनपुट, एक आउटपुट, नियंत्रण (प्रक्रिया स्वामी) और संसाधन होते हैं। प्रक्रिया स्वामी एक आधिकारिक या कॉलेजियम प्रबंधन निकाय है जिसके पास प्रक्रिया को पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधन हैं और वह इसके परिणाम के लिए जिम्मेदार है।

किसी उत्पाद का अतिरिक्त मूल्य प्राप्त करने के संबंध में, व्यावसायिक प्रक्रियाओं के निम्नलिखित वर्गीकरण को अलग करना उचित है (चित्र 16):

चित्र 16 - संगठनों की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्गीकरण

• - व्यवसाय प्रबंधन प्रक्रियाएं - समग्र रूप से संगठन का सामान्य प्रबंधन प्रदान करती हैं;
• - मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएं - संगठन के उत्पादों का "जीवन चक्र" बनाती हैं, उपभोक्ताओं के लिए इसका उपभोक्ता मूल्य बनाती हैं; ऐसी प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता के मानदंड ऑर्डर पूर्ति की गुणवत्ता, सटीकता और समयबद्धता हैं;
• - सहायक व्यावसायिक प्रक्रियाएं - उत्पाद में मूल्य नहीं जोड़ती हैं, बल्कि इसकी लागत बढ़ाती हैं (उदाहरण के लिए, गतिविधियों के लिए वित्तीय सहायता, कार्मिक सहायता, कानूनी सहायता, घटक सामग्री की आपूर्ति, मरम्मत और रखरखाव, आदि);
• - व्यवसाय विकास प्रक्रियाओं का उद्देश्य लंबी अवधि में लाभ कमाना है, न कि वर्तमान गतिविधियों के संगठन को सुनिश्चित करना, बल्कि भविष्य में उद्यम की गतिविधियों के विकास या सुधार को सुनिश्चित करना।

व्यवसाय मॉडल के अनुप्रयोग का मुख्य क्षेत्र, जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं का औपचारिक विवरण है, व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सुधार है। वर्तमान में, विभिन्न मॉडलिंग विधियों को एकीकृत करने की प्रवृत्ति है, जो एकीकृत मॉडलिंग टूल बनाने के रूप में प्रकट होती है। इनमें से एक उपकरण जर्मन कंपनी IDSScheer द्वारा विकसित ARIS (आर्किटेक्चर ऑफ इंटीग्रेटेड इंफॉर्मेशन सिस्टम) नामक एक सॉफ्टवेयर उत्पाद है।

एआरआईएस चार प्रकार के मॉडल (और प्रत्येक प्रकार के भीतर कई प्रकार के मॉडल) का समर्थन करता है, जो अध्ययन के तहत प्रणाली के विभिन्न पहलुओं को दर्शाता है:

• - सिस्टम की संरचना का प्रतिनिधित्व करने वाले संगठनात्मक मॉडल - संगठनात्मक इकाइयों, पदों और विशिष्ट व्यक्तियों का पदानुक्रम, उनके बीच संबंध, साथ ही संरचनात्मक इकाइयों का क्षेत्रीय स्थान;
• - कार्यात्मक मॉडल जिसमें प्रबंधन तंत्र का सामना करने वाले लक्ष्यों का पदानुक्रम होता है, पेड़ों के एक सेट के साथ - लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक कार्य;
• - सूचना मॉडल जो सिस्टम कार्यों के पूरे सेट को लागू करने के लिए आवश्यक जानकारी की संरचना को दर्शाते हैं;
• - प्रबंधन मॉडल जो सिस्टम के भीतर व्यावसायिक प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन के व्यापक दृष्टिकोण का प्रतिनिधित्व करते हैं।

सूचीबद्ध प्रकार के मॉडल बनाने के लिए, एआरआईएस की अपनी मॉडलिंग विधियों और विभिन्न प्रसिद्ध मॉडलिंग विधियों और भाषाओं, विशेष रूप से यूएमएल, दोनों का उपयोग किया जाता है। मॉडलिंग प्रक्रिया किसी भी प्रकार के मॉडल से शुरू हो सकती है। प्रक्रियाओं की वास्तविक अवधि के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए, अन्य विवरण उपकरणों का उपयोग करना आवश्यक है, उदाहरण के लिए एमएसपीप्रोजेक्ट।

आइए व्यावसायिक प्रक्रिया का वर्णन करने के मुख्य चरणों पर विचार करें।

पहला कदम है एक सामान्यीकृत प्रक्रिया आरेख तैयार करना।ऐसा आरेख पूरी प्रक्रिया को एक ब्लॉक (फ़ंक्शन) के रूप में दिखाता है और घटनाओं के रूप में सीमाओं और बाहरी इंटरफेस को दर्शाता है। यह आरेख आपको प्रक्रिया का एक सामान्य विचार प्राप्त करने की अनुमति देता है। कुल मिलाकर, ऐसी सामान्यीकृत प्रक्रियाएं एक श्रृंखला बनाती हैं, जो आपूर्तिकर्ताओं से शुरू होती हैं और उद्यम के उपभोक्ताओं तक समाप्त होती हैं।

अगला कदम - कार्यों की परिभाषा,यानी प्रक्रिया संचालन। इस स्तर पर, उपरोक्त सामान्यीकृत योजना विस्तृत है। आपको पहले इस प्रक्रिया में होने वाली सभी गतिविधियों को परिभाषित करना होगा।

अगला कदम है एक घटना-कार्यात्मक श्रृंखला तैयार करना।सबसे पहले आपको कार्यों को उनके निष्पादन के क्रम में व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। इवेंट-फ़ंक्शनल श्रृंखला बनाते समय, प्रक्रिया के प्रत्येक फ़ंक्शन (संचालन) के लिए निम्नलिखित प्रश्न पूछना आवश्यक है:

• 1. कौन सी कार्रवाई की जा रही है?
• 2. क्या प्रक्रिया जारी रखने के लिए अन्य विकल्प हैं?
• 3. आगे कौन सा ऑपरेशन है?
• 4. प्रक्रिया में क्या हस्तक्षेप हो सकता है और इससे क्या होगा?

अगला कदम - प्रक्रिया निष्पादकों की पहचानऔर उन्हें आरेख में जोड़ना। आरेख पर कनेक्शन के नाम पर भागीदारी के प्रकार को परिभाषित करते हुए, सभी प्रतिभागियों को आरेख पर पहचाना जाना चाहिए।

प्रक्रिया में उपयोग किए गए दस्तावेज़ों और संसाधनों की पहचान करना और उन्हें आरेख पर प्रदर्शित करना आवश्यक है। सूचना वस्तुओं (दस्तावेज़, फ़ाइलें, फ़ोल्डर, टेलीफोन वार्तालाप) का वर्णन करते समय, मीडिया के प्रकार (ट्रांसमिशन डिवाइस) को इंगित करना आवश्यक है। यह विश्लेषण और प्रक्रिया के आगे स्वचालन में बहुत महत्वपूर्ण होगा। सामान्यीकृत योजनाओं के स्तर पर, शीर्ष-स्तरीय प्रक्रियाओं को जोड़ना सुविधाजनक होता है ताकि एक प्रक्रिया की अंतिम घटना अगले की प्रारंभिक घटना हो, और इसी तरह जब तक प्रक्रिया संगठन छोड़ न दे।

किसी व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करने में अंतिम चरण है प्रक्रिया कार्यों का निर्धारण.इन सभी चरणों से गुजरने के बाद प्रक्रिया का पूरा आरेख प्राप्त होता है। विवरण के इस चरण में, संचरित संसाधनों और उपयोग किए गए संचार के साधनों का समन्वय करना पहले से ही संभव है।

तो, प्रक्रिया प्रबंधन का आधार व्यावसायिक प्रक्रिया है।व्यवसाय प्रक्रिया उपभोक्ता-उन्मुख है। व्यवसाय के किसी भी अन्य भाग के बजाय ग्राहक के लिए मूल्य उत्पन्न करने वाली प्रक्रियाओं पर ध्यान केंद्रित करने से परिणामों पर ध्यान केंद्रित करने पर जोर दिया जाता है। वास्तविक प्रक्रियाओं के विश्लेषण से पता चलता है कि उनमें से सभी ऐसी प्रक्रियाएँ नहीं हैं जो मूल्य उत्पन्न करती हैं, अर्थात, व्यावसायिक प्रक्रियाएँ स्वयं।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान के क्षेत्र में प्रक्रिया दृष्टिकोण के निम्नलिखित मुख्य लाभों पर प्रकाश डालना आवश्यक है:

• - व्यावसायिक प्रक्रियाएँ व्यावसायिक दक्षता बढ़ाने के लिए शक्तिशाली उपकरणों में से एक हैं;
• - व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने की तकनीक सभी व्यावसायिक कार्यों की पारदर्शिता सुनिश्चित करती है, आपको काम के एक या दूसरे चरण में विफलताओं के संभावित परिणामों का विश्लेषण करने और समय पर त्रुटियों को खोजने और सही करने की अनुमति देती है।

यदि कोई व्यावसायिक प्रक्रिया सही ढंग से नहीं बनाई गई है, तो त्रुटियाँ हो सकती हैं जो इसके कार्यान्वयन की दक्षता को कम कर देती हैं। नतीजतन, किसी व्यावसायिक प्रक्रिया की प्रभावशीलता संगठन की गतिविधियों के एक या दूसरे मॉडलिंग की प्रक्रिया में प्राप्त गतिविधि का एक पूर्वानुमानित मूल्यांकन है।

रूसी उद्यमों को अपनी प्रबंधन क्षमता और दक्षता बढ़ाने के कार्य का सामना करना पड़ रहा है। इस अर्थ में, प्रक्रिया-उन्मुख दृष्टिकोण में पहले से निर्धारित सिद्धांतों के आधार पर प्रबंधन शामिल है, जिसका अनुपालन अपने आप में संगठनों की दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकता है। प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली बनाने में व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान सबसे महत्वपूर्ण चरण है, क्योंकि यह प्रक्रिया प्रबंधन का क्षेत्र बनाती है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, यह प्रक्रिया इसके कार्यान्वयन में उपयोग किए गए दृष्टिकोण के आधार पर अलग-अलग परिणाम दे सकती है। अनुमोदित आईएसओ मानक को ध्यान में रखते हुए, हम किसी संगठन की गतिविधियों को प्रक्रियाओं में विभाजित करने के लिए सिद्धांतों की निम्नलिखित प्रणाली का प्रस्ताव कर सकते हैं।

• 1. किसी संगठन में प्रक्रियाओं की संख्या सीधे कर्मियों की संख्या और संगठन की संरचना पर निर्भर करती है।
• 2. बड़े संरचनात्मक प्रभागों की सीमाओं के साथ प्रक्रियाओं के बीच अंतर करना उचित है।

उद्यम की विशेषताओं के आधार पर, उद्यम में की जाने वाली प्रक्रियाओं की एक सूची संकलित की जाती है। इस मामले में, निम्नलिखित सिद्धांतों का पालन करना उचित है:

• 1. 9 से अधिक मुख्य प्रक्रियाएं नहीं होनी चाहिए, क्योंकि प्रबंधक गतिविधि के बड़ी संख्या में क्षेत्रों से जानकारी को प्रभावी ढंग से नहीं समझ सकता है।
• 2. व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान करते समय, उनकी प्रभावशीलता (प्रक्रिया स्वामी) के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को नियुक्त करना आवश्यक है।
• 3. प्रक्रिया के पाठ्यक्रम और उसके परिणामों को प्रभावित करने के लिए प्रक्रिया के मालिक के पास आवश्यक संसाधन और शक्तियां होनी चाहिए। प्रक्रिया प्रदर्शन संकेतक स्थापित किए जाने चाहिए।

प्रक्रिया प्रौद्योगिकियों को लागू करने का सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्य गतिशील रूप से बदलते बाहरी वातावरण में संगठन के प्रभावी कामकाज को सुनिश्चित करना है। प्रक्रिया दृष्टिकोण के संदर्भ में प्रबंधन तंत्र का कार्य नियोजित संगठनात्मक परिवर्तनों के एक व्यापक कार्यक्रम के कार्यान्वयन के लिए स्थितियां बनाना है, जिसमें महत्वपूर्ण वृद्धि के लिए नई सूचना प्रौद्योगिकियों के एक साथ परिचय, आधुनिकीकरण के साथ व्यावसायिक प्रक्रियाओं के गुणात्मक सुधार शामिल हैं। रूसी उद्यमों की दक्षता।

प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण.

प्रक्रिया दृष्टिकोण का सार हैप्रत्येक कर्मचारी विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सीधे भाग लेकर उनके कामकाज को सुनिश्चित करता है। प्रत्येक कर्मचारी के लिए जिम्मेदारियाँ, जिम्मेदारी के क्षेत्र और सफल प्रदर्शन के मानदंड तैयार किए जाते हैं और केवल एक विशिष्ट कार्य या प्रक्रिया के संदर्भ में ही समझ में आते हैं। संरचनात्मक इकाइयों के बीच क्षैतिज संबंध अधिक मजबूत है। ऊर्ध्वाधर संबंध "वरिष्ठ-अधीनस्थ" थोड़ा कमजोर हो गया है। एक कर्मचारी की जिम्मेदारी की भावना गुणात्मक रूप से बदलती है: वह न केवल अपने बॉस द्वारा उसे सौंपे गए कार्यों के लिए जिम्मेदार है, बल्कि समग्र रूप से व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए भी जिम्मेदार है। समानांतर संरचनात्मक इकाइयों की गतिविधियों के कार्य और परिणाम उसके लिए महत्वपूर्ण हैं। समग्र रूप से व्यावसायिक प्रक्रिया के परिणाम के लिए जिम्मेदारी उसे अपने सहकर्मियों, व्यवसाय प्रक्रिया में स्वयं के समान प्रतिभागियों के प्रति जिम्मेदार होने के लिए प्रेरित करती है।

प्रक्रिया-उन्मुख प्रबंधन प्रणाली का निर्माण करते समय, मुख्य जोर कंपनी के भीतर और बाहरी वातावरण के साथ संरचनात्मक इकाइयों के बीच प्रक्रिया के भीतर बातचीत तंत्र विकसित करने पर होता है। ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और भागीदारों के साथ। यह प्रक्रिया दृष्टिकोण है जो व्यवसाय के ऐसे महत्वपूर्ण पहलुओं को ध्यान में रखना संभव बनाता है जैसे अंतिम उत्पाद पर ध्यान केंद्रित करना, अंतिम उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार करने में प्रत्येक कलाकार की रुचि और, परिणामस्वरूप, अंतिम प्रदर्शन में रुचि। उनके काम। प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण व्यक्तिगत विभागों को कार्यों के अंतर्निहित असाइनमेंट के साथ किसी संगठन के प्रबंधन की संगठनात्मक संरचना की उपेक्षा करता है। प्रक्रिया दृष्टिकोण के साथ, संगठन को प्रबंधकों और कर्मचारियों द्वारा अंतिम परिणाम प्राप्त करने के उद्देश्य से व्यावसायिक प्रक्रियाओं से युक्त एक गतिविधि के रूप में माना जाता है। संगठन को व्यावसायिक प्रक्रियाओं के एक नेटवर्क के रूप में माना जाता है, जो संगठन के प्रभागों में किए गए सभी कार्यों सहित परस्पर जुड़ी और परस्पर क्रिया करने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक समूह है। जबकि किसी व्यवसाय की कार्यात्मक संरचना यह स्थापित करके उद्यम की क्षमताओं को निर्धारित करती है कि क्या किया जाना चाहिए, प्रक्रिया संरचना (किसी व्यवसाय के ऑपरेटिंग सिस्टम में) निर्धारित लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए विशिष्ट तकनीक का वर्णन करती है, इस सवाल का जवाब देती है कि इसे कैसे करना चाहिए सामाप्त करो।

प्रक्रिया दृष्टिकोण निम्नलिखित सिद्धांतों पर आधारित है:

कंपनी की गतिविधियों को व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक समूह माना जाता है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का निष्पादन अनिवार्य विनियमन या औपचारिक विवरण के अधीन है।

प्रत्येक व्यवसाय प्रक्रिया में एक आंतरिक या बाहरी ग्राहक और एक मालिक (व्यवसाय प्रक्रिया के परिणाम के लिए जिम्मेदार व्यक्ति) होता है।

प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया को प्रमुख संकेतकों की विशेषता होती है जो समग्र रूप से संगठन के परिणाम पर इसके निष्पादन, परिणाम या प्रभाव का वर्णन करते हैं।

प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण के सिद्धांत बुनियादी नियमों को निर्धारित करते हैं, जिनके द्वारा निर्देशित होकर अंतिम परिणाम के उद्देश्य से किसी व्यवसाय के प्रभावी कामकाज को व्यवस्थित करना संभव है।

पहला सिद्धांत व्यावसायिक प्रक्रियाओं के एक समूह के रूप में कंपनी की गतिविधियों के दृष्टिकोण को परिभाषित करता है। यह वह है जो प्रक्रिया दृष्टिकोण में संगठन की धारणा की नई संस्कृति को निर्धारित करता है।

प्रक्रिया दृष्टिकोण का दूसरा सिद्धांत, जिसके लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनिवार्य विनियमन की आवश्यकता होती है, इस तथ्य पर आधारित है कि एक विनियमन एक दस्तावेज है जो संचालन के अनुक्रम, जिम्मेदारियों, कलाकारों के बीच बातचीत की प्रक्रिया और निर्णय लेने की प्रक्रिया का वर्णन करता है। एक व्यावसायिक प्रक्रिया में सुधार करें.

किसी व्यावसायिक प्रक्रिया को अलग करना हमेशा उस प्रक्रिया के परिणाम के ग्राहक या उपभोक्ता की पहचान करने से जुड़ा होता है जिसका उसके लिए एक निश्चित मूल्य होता है। ग्राहक के अलावा, प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया का एक मालिक होता है - एक अधिकारी जिसके पास आवश्यक संसाधन होते हैं, वह व्यावसायिक प्रक्रिया की प्रगति का प्रबंधन करता है और व्यावसायिक प्रक्रिया के परिणामों और दक्षता के लिए जिम्मेदार होता है। व्यवसाय प्रक्रिया का मालिक एक अधिकारी, औपचारिक नेता होता है, इसलिए उसके पास आवश्यक शक्तियां होती हैं, प्रक्रिया को लागू करने के लिए आवश्यक संसाधन होते हैं, व्यवसाय प्रक्रिया की प्रगति का प्रबंधन करता है और इसके परिणाम के लिए जिम्मेदार होता है। ये फायदे संगठन के उच्च प्रदर्शन की गारंटी देते हैं, जिसके प्रबंधन में एक स्पष्ट प्रक्रिया-उन्मुख प्रकृति होती है।

प्रक्रिया-उन्मुख प्रबंधन आपको किसी संगठन की गतिविधियों को उसके एकीकरण के परिचालन, क्रॉस-फ़ंक्शनल और अंतर-संगठनात्मक स्तरों पर गुणात्मक रूप से बदलने की अनुमति देता है। कार्यात्मक एकीकरण अंतःकार्यात्मक संघर्षों को हल करने में कठिनाई का स्रोत बनना बंद कर देता है। संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के नेटवर्क की बदौलत एकीकरण का परिचालन स्तर एक नई दृष्टि प्राप्त करता है और अनुमति देता है:

क) कर्मियों की शक्तियों और जिम्मेदारियों को अधिक प्रभावी ढंग से चित्रित करना;

ख) प्राधिकार के प्रत्यायोजन की एक प्रभावी प्रणाली विकसित करना;

ग) कलाकारों के लिए आवश्यकताओं का मानकीकरण सुनिश्चित करना;

घ) किसी व्यक्तिगत कलाकार पर निर्भरता के जोखिम को कम करना;

ई) प्रबंधकों का कार्यभार कम करना;

च) लागत कम करें;

छ) कार्मिक प्रबंधन की दक्षता में वृद्धि;

ज) व्यावसायिक प्रक्रियाओं को निष्पादित करने के लिए लागत और समय कम करने के स्रोतों की पहचान करना;

i) प्रबंधन निर्णय लेने के लिए समय कम करें।

परिणामस्वरूप, संगठन की नियंत्रणीयता बढ़ती है, मानवीय कारक का प्रभाव पड़ता है और उत्पादों और सेवाओं की लागत कम हो जाती है। यह सब संगठन की गुणवत्ता में परिवर्तन और एक प्रक्रिया-उन्मुख संगठन के गठन की ओर ले जाता है जिसमें पूरी टीम उत्पादों के उत्पादन या प्रावधान के अंतिम परिणाम से जुड़ी गतिविधि की निरंतर प्रक्रिया में एक जागरूक भागीदार होती है। सेवाओं का.

प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण के विकास को व्यापक प्रतिध्वनि मिली है; वस्तुतः दुनिया के सभी अग्रणी संगठन प्रक्रिया-उन्मुख संगठन हैं।

किसी संगठन में कौन सी व्यावसायिक प्रक्रियाएँ की जाती हैं, इसकी समझ के आधार पर, उन्हें प्रबंधित करने के लिए एक प्रभावी संगठनात्मक संरचना बनाना संभव है। यदि संगठनात्मक संरचना पारंपरिक रूप से विकसित हुई है, तो व्यवसाय ऑपरेटिंग सिस्टम इसकी गुणवत्ता का विश्लेषण करने में मदद कर सकता है।

इस प्रकार, प्रबंधन में प्रक्रिया दृष्टिकोण की कमी के कारण सहज परिणाम मिलते हैं जिन पर भरोसा नहीं किया जा सकता है और जिनका विश्लेषण नहीं किया जा सकता है, क्योंकि उन्हें पुन: उत्पन्न करना मुश्किल होता है। यह प्रक्रिया दृष्टिकोण है जो यह समझना संभव बनाता है कि किसी कंपनी की गतिविधियों का अंतिम उत्पाद बिना किसी अपवाद के उसके सभी कर्मचारियों के संयुक्त कार्य का परिणाम है; इसके अलावा, यह आपको प्रक्रियाओं के जंक्शन पर अंतराल को खत्म करने, बहाल करने की अनुमति देता है उनके बीच संबंध. प्रक्रिया दृष्टिकोण कंपनी की मौजूदा प्रबंधन प्रणाली को अस्वीकार नहीं करता है, बल्कि इसे सुधारने और गुणात्मक रूप से संशोधित करने के तरीके निर्धारित करता है।

फायदे और नुकसान- प्रक्रियाओं के भीतर और उनके संबंधित विभागों में आपसी संबंधों की एक स्पष्ट प्रणाली; - आदेश की एकता की एक स्पष्ट प्रणाली - एक प्रबंधक निर्धारित लक्ष्य को प्राप्त करने और वांछित परिणाम प्राप्त करने के उद्देश्य से संचालन और कार्यों के पूरे सेट का प्रबंधन अपने हाथों में केंद्रित करता है; - कर्मचारियों को अधिक शक्तियों से सशक्त बनाने और कंपनी के काम में उनमें से प्रत्येक की भूमिका बढ़ाने से उनकी उत्पादकता में उल्लेखनीय वृद्धि होती है; - बाहरी परिस्थितियों में परिवर्तन के लिए कार्यकारी प्रक्रिया इकाइयों की त्वरित प्रतिक्रिया; - प्रबंधकों के काम में, रणनीतिक समस्याएं परिचालन समस्याओं पर हावी होती हैं; - विभागों और संगठन के काम की प्रभावशीलता और गुणवत्ता के मानदंड समन्वित और सह-निर्देशित हैं। - सामान्य कर्मचारियों और कलाकारों की योग्यता, व्यक्तिगत और व्यावसायिक गुणों पर संगठन के कार्य परिणामों की बढ़ती निर्भरता; - कार्यात्मक रूप से मिश्रित कार्य टीमों का प्रबंधन कार्यात्मक विभागों के प्रबंधन की तुलना में अधिक जटिल कार्य है; - अलग-अलग कार्यात्मक योग्यताओं वाली एक टीम में कई लोगों की उपस्थिति अनिवार्य रूप से कुछ देरी और त्रुटियों की ओर ले जाती है जो टीम के सदस्यों के बीच काम स्थानांतरित करते समय होती हैं, हालांकि, काम के पारंपरिक संगठन की तुलना में यहां नुकसान बहुत कम होता है, जब कलाकार अलग-अलग रिपोर्ट करते हैं कंपनी के विभाग

बेशक, केवल व्यावसायिक प्रक्रियाओं को औपचारिक बनाने के माध्यम से बढ़ी हुई दक्षता हासिल करना असंभव है, और प्रक्रिया दृष्टिकोण किसी संगठन की सभी बुराइयों के लिए रामबाण नहीं है। यह आपको एक सामान्य कार्य करते समय पूरी कंपनी में समस्याओं और इसके विभिन्न विभागों की बातचीत का निदान करने की अनुमति देता है।

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