Zinātniskais darbs pie vadības grāmatvedības. Vadības grāmatvedība

Nedaudz vēstures...

Ja mēs runājam par vadības grāmatvedības vēsturisko aspektu, tas parādījās civilizācijas rītausmā. Patiešām, mūsu tālais sencis jau domāja par šādu jautājumu, piemēram: "Cik aitas viņš var apmainīt pret savu izgatavoto akmens bultu uzgaļu skaitu?" Un konkrētie iegriezumi uz mamuta ilkņiem, kas glabājas novadpētniecības un arheoloģiskajos muzejos un kuru vecums sasniedz 12 000 gadu, ir nekas cits kā cilvēces pirmais “pārvaldības ziņojums”.

Ne mazāk interesanta ir finanšu uzskaites un atskaišu vēsture ārējiem lietotājiem. Jo īpaši viens no nozīmīgākajiem grāmatvedības mākslas pieminekļiem ir Atēnu Partenons (440–430 BC). Šī tempļa drupas mums ir saglabājušas informāciju, ka tā celtniecībai tika iztērēti 469 sudraba talanti (apmēram 2 000 000 USD mūsdienu cenās). Šis ir viens no pirmajiem finanšu pārskatu piemēriem, kas tika sniegts ārējiem šādu pārskatu lietotājiem – seno Atēnu pilsoņiem, kuri bija ieinteresēti, lai politikas nauda netiktu izšķiesta.

Regulai ir arī sena vēsture. Piemēram, slavenajā karaļa Hammurabi kodeksā (1792–1750 BC) 89.–126. punkts bija veltīts tirdzniecībai un komercdarījumiem. 215.–282.punkts – darījumi ar kustamo mantu, tajā skaitā mantas iznomāšana un personiskā iznomāšana (šos divus tiesisko attiecību veidus, ko saucam par līzingu un īri, īri un iznomāšanu, Babilonijas juristi uzskatīja par vienu).

Kas ir vadības grāmatvedība un kā tā atšķiras no finanšu grāmatvedības? Kādi ir vadības grāmatvedības principi? Kādas ir dažādu vadības grāmatvedības organizēšanas metožu iezīmes uzņēmumā?

Sveiki, biznesa žurnāla HeatherBober pastāvīgie lasītāji un visi, kas mūsu resursu apmeklēja pirmo reizi! Mums līdzās ir eksperte – Anna Medvedeva.

Viss, kas saistīts ar finansēm un atskaitēm, vienmēr ir sarežģīts un atbildīgs. Šodien mēs nodarbosimies ar tēmu vadības grāmatvedība, un arī redzēt, kā tas būtiski atšķiras no finanšu grāmatvedības.

Raksta beigās esmu sagatavojis jums pārskatu par uzņēmumiem, kas palīdzēs jums izveidot vadības grāmatvedību profesionālā līmenī.

1. Kas ir vadības grāmatvedība

Vadības grāmatvedības primārais uzdevums- izklāstiet to vadībai reālu priekšstatu par uzņēmuma stāvokli, palīdz sadalīt rezerves un uzlabot efektivitāti.

Vadības grāmatvedības mērķis- sniegt uzņēmuma vadībai un nodaļas speciālistiem plānotos rādītājus, faktiskos skaitļus un prognozēto informāciju par uzņēmuma darbību.

Cik lielā mērā šie dati ir pareizi, jo efektīvāki un pamatotāki tie kļūs. vadības lēmumi.

Definēsim jēdzienu.

Tas ir paņēmiens informācijas sagatavošanai un novērtēšanai par organizācijas darbu. Tas parāda uzņēmuma saimnieciskās darbības rezultātus un tiek izmantots pārvaldības vajadzībām.

Uz kādiem principiem balstās vadības grāmatvedība:

• izolācija- gan uzņēmums kopumā, gan tā nodaļas tiek aplūkotas neatkarīgi no citiem;
• nepārtrauktība- informācija grāmatvedībai jāsaņem regulāri, nevis nejauši;
• pilnība- informācijai jābūt pēc iespējas pilnīgākai;
• savlaicīgums- dati jāsniedz nepieciešamības brīdī;
• salīdzināmība- pēc vieniem un tiem pašiem principiem jāveido vienādi parametri dažādiem laika periodiem;
• skaidrība- dati jānorāda adresātam saprotamā formā;
• periodiskums- noteiktajā termiņā jāsagatavo ārējā un iekšējā atskaite;
• efektivitāti- grāmatvedības sistēmas darbības izmaksas jākompensē ar ieguvumiem no tās izmantošanas.

Lai ieviestā vadības grāmatvedība sevi attaisnotu, ir nepieciešami trīs nosacījumi: labi speciālisti, aktīva vadības līdzdalība un īpašu resursu piešķiršana.

Kā tas izskatās? Mazajos uzņēmumos vadības grāmatvedība ir izklājlapu komplekts . Lielam informācijas apjomam vēlams izvēlēties īpašs programmatūras produkts.

Cieši saistīts ar vadības grāmatvedību ienākumu un izdevumu budžets Un naudas plūsmas budžets ().

2. Kādas vadības grāmatvedības metodes pastāv - 7 galvenās metodes

Jo pēc likuma nav skaidru prasību vadības grāmatvedības kārtošanai ir atļauts variēt un izvēlēties konkrētai iestādei ērtas metodes un metodes.

Vadības grāmatvedības problēma- Tā ir izmaksu aplēse un izmaksu kontrole. Mēs esam noteikuši visizplatītākās pieejas šī procesa organizēšanai.

1. metode. Līdzsvara punkta noteikšana

Šo terminu sauc arī par kritiskais punkts, norāda saražotās produkcijas un to pārdošanas apjomu, kurā organizācija sāk gūt peļņu no savu preču pārdošanas. Tas ir, ienākumi sāk segt izdevumus.

Līdzsvara punkts ir norādīts ražošanas vienībās vai finanšu izteiksmē.

2. metode. Budžeta sastādīšana

Definīcija runā pati par sevi. Šī vadības uzskaites metode palīdz pēc iespējas efektīvāk sadalīt uzņēmuma resursus, veicot rūpīgu plānošanu un pēc tam uzraugot un analizējot novirzes no plāna.

Budžeta plānošana palīdz ietaupīt un nevainojami sadarboties

Tas ir balstīts uz datu izmantošanu par uzņēmuma ekonomiku. Tāpēc budžeta pārvaldības programmas vissvarīgākā funkcija ir veicināt objektīvu analīzi un lēmumu pieņemšanu.

3. metode. Procesa izmaksu aprēķināšana

Tā saucamais procesa metode attiecas uz līdzīgu produktu sērijveida ražošana vai ja ražošanas procesu nevar pārtraukt ekonomisku vai drošības apsvērumu dēļ.

Procesa aprēķinā tiek apkopota izmaksu attiecība pret konkrētā periodā saražotajiem produktiem.

4. metode. Projekta izmaksu aprēķins

Izmanto gadījumos, kad prece tiek ražota pēc īpaša pasūtījuma.

Katram projektam vai saražoto produktu partijai izmaksas tiek aprēķinātas:

• materiāliem;
• samaksa darbiniekiem;
• citi izdevumi.

Šo metodi sauc arī izgatavots pēc pasūtījuma.

5. metode. Transfer izmaksu aprēķins

Šķērsvirziena metode nepieciešams masveida ražošanā. Šeit definēšanas process ir secīgs izejvielu pāreja galaproduktā.

Veidojas ražošanas procesu grupas pārdales. Katrs šāds apstrādes posms vai nu rada starpproduktu ( pusfabrikāts), vai pabeidz visu procesu un ražo galaproduktu.

6. metode. Standartizmaksu aprēķins

Šī metode ņem vērā faktisko izmaksu novirzes no plānotajām. Standarta izmaksu aprēķins tiek veikts katram produkta veidam.

Perioda beigās tiek reģistrētas novirzes:

• negatīvs - pārmērīgs izejvielu patēriņš;
• pozitīvs - racionāls materiālu patēriņš.

Atsevišķs punkts ir nosacīto noviržu apsvēršana. Tie parādās aprēķinu sagatavošanas neatbilstību dēļ, tāpēc var būt gan negatīvi, gan pozitīvi.

7. metode. Tiešās izmaksas

Faktiski tā ir izmaksu kontrole. primārais mērķis tiešās izmaksas- sadaliet tos konstantēs un mainīgajos.

Lai būtu vieglāk atšķirt šo jēdzienu būtību, izveidosim tabulu.

Fiksētās un mainīgās izmaksas:

Būtiskākā tiešo izmaksu iezīme ir spēja redzēt attiecības starp ražošanas apjomiem, izmaksām un peļņu.

3. Kā tiek veidota vadības grāmatvedība - 5 galvenie posmi

Tagad pierakstīsim to detalizēti, kā organizēt vadības grāmatvedību.

Skaidrības labad esmu sastādījis soli pa solim darbību algoritmu.

1. posms. Vadības grāmatvedības datu galveno patērētāju noteikšana

Galvenie vadības grāmatvedības informācijas klienti un saņēmēji ir: uzņēmumu vadītāji Un direktoru padomes locekļi, dažādu līmeņu vadītāji, jo viņi pieņem svarīgus biznesa lēmumus.

Ja jums ir jāpaziņo lēmumu pieņēmējiem problēmas būtība vai rīcības plāns, tad labākais veids ir sagatavot prezentāciju sniegt informāciju skaidri un strukturēti.

2. posms. Nepieciešamo pārskatu saraksta veidošana

Tālāk ir jāizveido un jāsaskaņo ar visām ieinteresētajām pusēm dokumentu saraksts - tas ir, tiešā veidā sastādāmie ziņojumi. Katram ziņojumam tiek noteikts, kad un ar kādu biežumu tas tiks iesniegts - tiek veikts skaidrs un detalizēts apraksts.

3. posms. Metodoloģijas skices sagatavošana

Vadības uzskaites sistēmas sagatavošanu veic speciālisti, iedziļinoties visās detaļās uzņēmuma darbība. Pretējā gadījumā pastāv risks, ka vadības atskaites sistēma nesasniegs tās ieviešanas mērķus un nedos vēlamos rezultātus.

Kas šajā posmā ir jādara:

• identificēt atskaites blokus un uzskaites jomas;
• izstrādāt starpposma pārskatu dokumentus un aprēķinu metodes;
• nosaka metodes informācijas ievadīšanai un apstrādei sistēmā;
• nodrošināt efektīvu datu kontroli;
• sadalīt pienākumus starp speciālistiem, kas veic datu sagatavošanu;
• sagatavot metodikas testa versiju un veikt izmēģinājuma aprēķinus;
• izvērtē izstrādātās metodikas projekta iespējamību.

Pēc tam sagatavoto modeli apstiprina uzņēmuma vadība.

4. posms. Vadības grāmatvedības metodoloģijas ieviešana

Ja visas iepriekšējās darbības ir bijušas veiksmīgas, tiek nodota ekspluatācijā vadības uzskaites sistēma.

Vadības grāmatvedības projekta īstenošana atklās metodoloģijas sagatavošanā pieļautās nepilnības. Iespējams, tā būs dažādu nodaļu neviendabīga pieeja datu apstrādei vai informācijas nekonsekvence, kas krustojas dažādos pārskatos, vai nepilnīga programmatūra utt.

Nodaļu mijiedarbībā var būt arī citas pārklāšanās.

Piemērs

Uzņēmumā "ChelyabinskStroyMotazh" Bija problēmas ar informācijas ticamību par preču pārdošanu.

Pārbaudes laikā izrādījās, ka grāmatvedība laikus neievadīja informāciju datubāzē par saņemtajiem līdzekļiem. Šī iemesla dēļ iestādes bilances slēgšana tika aizkavēta.

5. posms. Vadības uzskaites sistēmas ieviešanas kontroles organizēšana

Kontroles būtiska sastāvdaļa ir novērtēt, kā rentabls izvēlētā vadības grāmatvedības sistēma. Taču vispirms ir jāpārliecinās, ka visi izpildītāji ir apmācīti, mērķi ir skaidri un metodikā nav kļūdu.

Turpinot tēmu, piedāvājam dažus praktiskus padomus no eksperta.

4. Profesionāla palīdzība vadības grāmatvedības iekārtošanā - apkalpojošo uzņēmumu TOP 3 apskats

Zemāk piedāvāju sarakstu ar uzņēmumiem, kas profesionāli organizē vadības grāmatvedību dažādās organizācijās.

Ir vērts vērsties pie viņiem pēc palīdzības, ja saprotat nepieciešamību pacelt uzņēmuma vadības procesu principiāli jaunā līmenī.

Finanšu vadības pakalpojums piedāvā finanšu un vadības grāmatvedību mazajam biznesam. Pilnīga ieņēmumu un izdevumu uzskaites, finanšu plānošanas un visas naudas kontroles funkciju automatizācija palīdzēs pacelt jūsu biznesu jaunā attīstības līmenī.

Programma nav jāinstalē, jūs varat nekavējoties strādāt ar pakalpojumu, dodoties uz galveno lapu. Vietne ir veidota maksimālai ērtībai – ievadot datus sistēmā, jūs skaidri redzēsiet rezultātus un plānus un varēsiet pilnībā kontrolēt savu biznesu.

Strādājot ar pakalpojumu, jūs ievērojami ietaupīsiet naudu, ko iepriekš iztērējāt finanšu pakalpojuma trūkumu novēršanai.

2) GBCS

Šis konsultāciju uzņēmums ir izstrādājis unikālu vadības grāmatvedības biznesa modeli dažādām iestādēm. Pateicoties tam, jūs maksimāli palielināsiet vadības lēmumu produktivitāti savā uzņēmumā.

Augsti kvalificētu GBCS speciālistu izveidotā vadības uzskaites sistēma sniegs iespēju reāli izprast aktīvus un apkopot informāciju par uzņēmuma finansiālo stāvokli.

Papildus vadības grāmatvedības projektam Jums papildus tiks sniegti arī citi pakalpojumi: peļņas un zaudējumu aprēķina, naudas plūsmas pārskata un vadības bilances sagatavošana. GBCS piedāvāto risinājumu atbilstība ir neapšaubāma šī konsultāciju uzņēmuma priekšrocība.

Uzņēmumam ir lielākais reģionālais tīkls- 49 pilsētas Krievijā, Kazahstānā, Ukrainā, AAE un Kanādā. Tie piedāvā mūsdienīgas grāmatvedības un vadības programmas un rada iespējas veiksmīgai biznesa attīstībai jebkurā nozarē un lielumā.

"BitFinance" palīdzēs Jums ar kases un līgumu pārvaldību, finanšu pārskatu sagatavošanu un SFPS atskaišu sagatavošanu.

18 gadu pieredze un profesionāla palīdzība rezultātu sasniegšanā ir BitFinance uzņēmuma lielākās stiprās puses, kas ļāvušas pabeigt vairāk nekā 2500 veiksmīgu projektu.

5. Kāda ir atšķirība starp vadības grāmatvedību un finanšu grāmatvedību - 5 galvenās atšķirības

Šajā sadaļā es runāšu par atšķirībām starp vadības un finanšu grāmatvedības veidiem.

Atšķirība 1. Uzņēmumam vadības grāmatvedība nav nepieciešama

Finanšu pārskati ierobežo skaidras juridiskas prasības. To sastāda un iesniedz attiecīgajām iestādēm neatkarīgi no tā, vai uzņēmuma vadība to uzskata par vajadzīgu.

Sastādīts pēc uzņēmuma administrācijas ieskatiem. Parasti tas tiek darīts, ja pārskatā pieejamo datu ieguvumi attaisno to sagatavošanas, apstrādes un paša pārskata izpildes izmaksas.

Atšķirība 2. Informācijas atklātības pakāpe

Finanšu pārskati vairākiem uzņēmumiem sniedz atklātāku informāciju. Piemēram, federālais likums nosaka, ka publisko uzņēmumu grāmatvedības informācija ir jāpublicē, lai visas ieinteresētās puses varētu to pārskatīt.

Vadības grāmatvedības informācija, gluži pretēji, pilnībā slēgts un trešajām personām un pat uzņēmuma iekšienē ne visiem tas ir pieejams.

3. atšķirība: finanšu uzskaitei jābūt pēc iespējas precīzākai.

Finanšu pārskatu sniegšana ir nopietns bizness. No finanšu pārskatos ietvertās informācijas ir atkarīga visa uzņēmuma labklājība. Tāpēc finanšu grāmatvedībai nepieciešama specifika un precizitāte un neskaidrība ir nepieņemama.

Dažkārt, lai ātri pieņemtu vadības lēmumus (ja situācija to prasa), ir nepieciešams ātri sniegt datus, taču to pilnīgai apkopošanai, detalizācijai un saskaņošanai neatliek laika. Tāpēc vadības grāmatvedībā Kļūdas ir atļautas skaitļos.

Kad runa ir par lēmumu pieņemšanas ātrums, pietiek pat ar aptuveniem datiem, jo ​​nelielas novirzes joprojām nemaina pašu lēmumu.

Atšķirība 4. Pārskatu sniegšanas biežums un laiks

Pārmaiņām finanšu atskaites ir obligāti termiņi. Parasti šis katru mēnesi, reizi ceturksnī vai gada pārskata periodi. Par novirzēm no termiņiem var tikt piemērots sods.

Kad ir laiks pateikt "ir pienācis laiks"

Pastāv uzskats, ka vadības grāmatvedība ir ārkārtīgi sarežģīta lieta un tāpēc pieejama un nepieciešama tikai lieliem uzņēmumiem. Patiešām, ne vairāk kā 10% uzņēmumu “patiesi” ievieš šādas sistēmas. Taču pat nelielas stendu ķēdes īpašnieks kādā brīdī var atklāt, ka ar pārdošanas datu ierakstīšanu piezīmju grāmatiņā vairs nepietiek. Maskavas uzņēmējs Dmitrijs Novgorodcevs, kurš pārdod smaržas un kosmētiku, ar šo problēmu saskārās pats.

– Katrā mūsu stendā ir vairāk nekā tūkstoš nosaukumu smaržu, lūpu krāsu, krēmu un citu sīkumu. Kopumā uzņēmuma “portfelī” ir aptuveni 10 tūkstoši pozīciju. Kamēr mums bija tikai viens vai divi punkti, darbs tika balstīts uz uzticēšanos: pārdevējs pierakstīja piezīmju grāmatiņā pārdotās preces nosaukumu un pēc tam laiku pa laikam ziņoja par pārdošanu. Bet, kad bizness sāka augt, mēs sākām ik pēc divām nedēļām veikt stendu inventarizāciju, lai analizētu tirdzniecības gaitu. Un izrādījās, ka iegūt ticamus datus bija gandrīz neiespējami,” par savām grūtībām SB decembra numurā stāstīja Dmitrijs Novgorodcevs.

Šī situācija ir raksturīga jebkura veida uzņēmējdarbībai. Pašdarinātas grāmatvedības un finanšu tehnoloģijas kavē jebkura uzņēmuma attīstību. Galu galā, ja ir daudz preču vai mazumtirdzniecības vietu, jums ir jāpavada daudz laika krājumiem. Turklāt ar šādu sistēmu nav iespējams ātri analizēt, kā mainās pieprasījums pēc atsevišķām precēm. Un tas galu galā ietekmē peļņu.

Ir tikai viena izeja - izveidot vadības grāmatvedību pēc visiem noteikumiem.

Trīs efektīvas grāmatvedības pīlāri

Dmitrijs Novgorodcevs, jūtot pārmaiņu nepieciešamību, nolēma stendos uzstādīt datorus, lai skenētu svītrkodu uz preču iepakojuma un tādējādi automatizētu pārdošanas gaitas kontroli. Bet vai ar to vien pietiek, lai uzskatītu, ka vadības grāmatvedības ieviešana ir pabeigta? Nē. Lai patiesi efektīvi vadītu uzņēmumu, ir ātri jāiegūst informācija par trim pozīcijām, proti: preču izmaksas, preču klāsts un naudas plūsma.

Šīs trīs vadības grāmatvedības sadaļas ir cieši saistītas viena ar otru, un starp tām pastāvīgi notiek informācijas apmaiņa. Ja jūs veicat uzskaiti tikai vienā no jomām, jūs nekad neredzēsit objektīvu un, pats galvenais, holistisku ainu. Sakiet, kāds labums no tā, ja jūs sagatavojat tikai finanšu pārskatu par pārdošanu? Aplūkojot to, jūs joprojām neredzēsit, kā mainījās pieprasījums pēc konkrētām precēm un cik no tām tika pārdotas.

Vadības uzskaites pamatā ir strukturēta informācija, kas tiek savākta un analizēta monitoringa režīmā. Ir labi zināms, ka datu meklēšana un analīze ir viens no mārketinga pakalpojuma tiešajiem pienākumiem. Taču ļoti bieži mārketinga speciālisti aprobežojas ar tikai ārējās informācijas ievākšanu - par konkurences vidi, cenām nozares tirgū utt. Vadības grāmatvedības mērķis ir tā sauktais iekšējais mārketings, kas nozīmē rūpīgu darbu paša uzņēmuma izpētē. Ar tās palīdzību jūs jebkurā laikā varat izveidot pilnīgu priekšstatu par uzņēmuma finansiālo un ekonomisko stāvokli, noskaidrot tā drošības rezervi, noteikt tā potenciālu un attīstības perspektīvas.

Vadības uzskaite tiek ieviesta tieši uzņēmuma vadības efektivitātes uzlabošanai, nevis ziņošanai pārvaldes iestādēm, piemēram, nodokļu inspekcijai. Tā ir būtiska atšķirība (sk. tabulu). Līdz ar to vadības grāmatvedību uzticēt grāmatvedībai nav iespējams. Šis darbs būtu jāvada uzņēmuma plānošanas un ekonomikas nodaļai vai finanšu direktoram.

Sortimenta vadība

Tirgus vai procesi uzņēmumā pastāvīgi notiek kustībā. Mainās pieprasījums pēc produktiem, ražošanas apjomi, izmaksu līmeņi un iekārtu produktivitāte. Un katrai no šīm situācijām ir vajadzīgs savs risinājumu kopums.

Šo izmaiņu ietekmē uzņēmums var saskarties ar izejvielu un preču pārpilnību.

Piemēram, noliktavā var nepietikt gatavās produkcijas visiem, kas to vēlas iegādāties. Un tad klienti dosies pie jūsu konkurentiem. Un, ja piegādes pārtraukumi jūsu uzņēmumā atkārtojas regulāri, tad daudzi no viņiem atvadīsies no jums uz visiem laikiem.

Otra galējība ir izejvielu vai produktu pārpilnība. Šādi “iesaldētie” līdzekļi nepiedalās apritē un nerada ienākumus.

• Cik un kad pirkt un ražot?
• Pastāvīga līdzekļu trūkuma apstākļos, kāds ir labākais veids, kā tos sadalīt?

Sortimenta uzskaites sistēmas ieviešana ļauj atbildēt uz šiem jautājumiem un novērst traucējumus.

Sortimenta vadība ietver divu problēmu risināšanu.

Pirmkārt, tā ir stratēģiskā plānošana. Galu galā jebkuram uzņēmumam ir svarīgi efektīvi sadalīt līdzekļus, ņemot vērā izmaiņas un tirgus iespējas un uzņēmuma iespējas.

Otrkārt, tā ir pastāvīga pārvaldība. Pastāvīgās apsaimniekošanas laikā ir nepieciešams pastāvīgi uzraudzīt sortimentu. Un, ja nepieciešams, koriģējiet savus plānus, ņemot vērā pašreizējo situāciju un to, kā tā var mainīties tuvākajā nākotnē.

Lai pārvaldītu sortimentu, jāizstrādā savs preču klasifikators. Tas ir īpaši svarīgi uzņēmumiem, kuru produktu klāstā ir simtiem un tūkstošiem preču. Klasifikācijas procesā preces var iedalīt aizstājamās un neaizvietojamās.

Katrā klasifikatora sadaļā nedrīkst būt pārāk daudz pozīciju, piemēram, vairāk nekā desmit. Pretējā gadījumā būs ļoti grūti analizēt informāciju. Turklāt jāņem vērā, ka pārdošanas apjomiem katras klasifikatora sadaļas pozīcijām jābūt salīdzināmiem. Piemēram, salīdzinot 4000 rubļu apgrozījumu ar 7 miljonu rubļu apgrozījumu, priekšroka, visticamāk, tiks dota otrā produkta ražošanai vai pārdošanai. Tas var novest pie pirmās preces izslēgšanas no sortimenta, kas izrādās stratēģiska kļūda. Tā kā tas var būt vajadzīgs pastāvīgajiem klientiem, kurus uzņēmums ļoti novērtē.

Balstoties uz apkopoto un analizēto informāciju, Jūs varat sastādīt pārdošanas plānus un nepieciešamos pirkumus jebkuram laika periodam.

Izmaksu un izmaksu vadība

Jebkura uzņēmuma īpašnieks tiecas pēc lielākās peļņas. Viens no veidiem, kā sasniegt šo mērķi, ir nepārtraukta izmaksu noteikšana un samazināšana. Tomēr gandrīz neiespējami strādāt pie izmaksu samazināšanas, pamatojoties uz grāmatvedības informāciju. Galu galā grāmatvedība reģistrē visus faktiski radušos izdevumus.

Piemēram, produkti tiek uzglabāti uzņēmuma noliktavā. Grāmatvedības izteiksmē pēc produkta ražošanas tā izmaksas paliek nemainīgas. Tas, ka jāmaksā par noliktavu, kurā tā tiek uzglabāta, netiek ņemts vērā. Netiek ņemta vērā alga, ko saņem noliktavas darbinieki un tirdzniecības nodaļas darbinieki, kuri tirgo šo preci. Un visbeidzot, ja izejvielas preces ražošanai tika iegādātas uz kredīta, tad līdz tās realizācijai un norēķiniem ar kreditoru par kredīta darījumu uzkrājas procenti.

Visi šie papildu izdevumi grāmatvedības dokumentos netiek ņemti vērā. Tos uzrāda tikai vadības grāmatvedība. Galu galā viņš katra produkta izmaksas nosaka nevis nodokļu nolūkos, bet gan tāpēc, lai vadītājiem būtu pilnīga informācija par izmaksām un viņi varētu tās pārvaldīt.

Lai efektīvi pārvaldītu izmaksas, ir jāizstrādā loģiska izmaksu aprēķināšanas shēma, kurā ņemtas vērā visas detaļas. Pēc tam jāizveido izmaksu “koks” (dažādos uzņēmumos, atkarībā no nozares un produkta specifikas, tam būs atšķirīgs “vainags”). Šajā gadījumā izmaksas ir jāklasificē tā, lai tās varētu ērti salīdzināt savā starpā. Galu galā, ja vienā šāda “koka” līmenī ir pārāk daudz izmaksu veidu un tās absolūtās vērtībās atšķiras viena no otras desmitiem reižu, tad grāmatvedība būs neefektīva.

Dinamiskās izmaksu aprēķināšanas metodes, tas ir, to izmaiņu laika gaitā, pamatā ir procesa klasifikācija posmos: produktu piegāde, ražošana un pārdošana. Preču bāzes izmaksās ietilpst izejvielu, pusfabrikātu pašizmaksa, iespējamie akcīzes un muitas nodokļi par izejvielām un daži citi izdevumi. Ražošanas gaitā tiek pievienotas ražošanas izmaksas. Tad izmaksas palielinās, jo produkts tiek pārdots. Un pēc pārdošanas parādās papildu izmaksas - piemēram, nodokļi.

Ja jūs domājat par izmaksu aprēķināšanas procesu šādā veidā, ir iespējams veikt darbības, lai samazinātu izmaksas katrā cikla posmā. Labi funkcionējoša vadības uzskaites sistēma ļauj vadītājam jebkurā laikā uzzināt, kā mainās izmaksas jebkurai preces vienībai, preču nosaukumu grupai vai visiem produktiem.

Analizējot, kādas izmaksas veido produkta izmaksas katrā līmenī, varat noteikt, cik daudz tiek samazinātas pieskaitāmās izmaksas un kā mainās starpība starp tām un robežpeļņu. Iemaksas rezerve ir starpība starp pārdošanas cenu un mainīgajām izmaksām. Rezultātā ar vadības grāmatvedības palīdzību var izdarīt secinājumu par ražošanas efektivitāti kopumā un atsevišķās tās jomās.

Uzņēmuma finanšu struktūra

Ieviešot vadības grāmatvedību, svarīgi visus līdzekļus sadalīt starp struktūrvienībām, kuras būs atbildīgas par to apriti. Šīs vienības sauc par finanšu atbildības centriem (FRC). Katram centram (skat. diagrammu) ir savs budžets, un tā vadītājiem ir iespēja patstāvīgi pieņemt lēmumus budžeta ietvaros. Šāda finanšu vadības decentralizācija palielina atsevišķu nodaļu un uzņēmuma efektivitāti kopumā. Turklāt tas palīdz sasniegt biznesa “caurspīdīgumu”: uzņēmumu vadītājiem kļūst vieglāk kontrolēt atsevišķas jomas un redzēt visus ienākumu un izdevumu avotus.

Katram centrālajam federālajam apgabalam tiek noteikts savs plānotais ienākumu un izdevumu budžets. Un tad viņu darba efektivitāte tiek novērtēta, salīdzinot plānotos un faktiskos rādītājus.

Kāpēc uzņēmuma sadalīšana centrālajos federālajos apgabalos praksē darbojas labi? Pirmkārt, tiešajiem vadītājiem ir vairāk informācijas par situāciju savā departamentā un tāpēc viņi spēj pieņemt adekvātākus “īstermiņa” lēmumus nekā uzņēmuma vadītājs. Otrkārt, darbinieki vairāk interesējas par sava darba rezultātiem un kļūst aktīvāki. Taču vissvarīgākais ir tas, ka augstākā vadība ir atbrīvota no nepieciešamības ikdienā risināt nelielas problēmas un var koncentrēties uz stratēģiskiem uzdevumiem.

Tomēr vadības decentralizācijai ir arī trūkumi. Piemēram, nodaļas vadītājs var pieņemt lēmumu, kas atbilst viņa centrālā finanšu rajona mērķiem, bet neņem vērā visa uzņēmuma mērķus. Turklāt līniju vadītāji var būt neuzmanīgi pret citu nodaļu darbību un pat bremzēt savu darbu.

Kā šos trūkumus novērst? Lai to izdarītu, uzņēmumam ir jāizveido līdzsvarota rādītāju karte. Ir nepieciešams skaitļos aprakstīt kopējos stratēģiskos mērķus, ar kuriem tā saskaras (piemēram, dubultot pārdošanas apjomu gada laikā) un izstrādāt rīcības plānu noteikto mērķu sasniegšanai, kas vadīs visas nodaļas.

Nav iespējams akli vadīt biznesu. Ir svarīgi zināt, kuri produkti tiek pārdoti vislabāk, cik maksā to ražošana un cik lielus ienākumus dod to pārdošana. Šo informāciju reģistrē visi uzņēmumi bez izņēmuma. Daži ir parastajās skolas piezīmju grāmatiņās, citi ir tabulās, kuru pamatā ir datorprogramma, piemēram, Excel. Vēl citi iet tālāk un ievieš vadības uzskaites sistēmas, kas ļauj automatizēt datu vākšanu un jebkurā brīdī iegūt holistisku priekšstatu par uzņēmuma darbību skaitļos. Kādai jābūt grāmatvedībai “pēc visiem noteikumiem” un ar ko sākt to veidot?

Īstenošanas posmi

Uzsākot vadības grāmatvedības ieviešanu, pirmais solis ir noteikt, kurš vadīs šo darbu. Vislabāk to ir uzticēt uzņēmuma finanšu direktoram. Viņam būs jāveic trīs uzdevumi:

• Izstrādāt dinamisku izmaksu aprēķināšanas metodi un pēc tam to pielietot praksē.
• Izstrādāt sistēmu sortimenta klasificēšanai un izmaksu aprēķināšanai. Lai veiktu šo uzdevumu, būs jāpārbauda visas uzņēmuma ražošanas nodaļas, lai izpētītu izmaksu veidošanas mehānismus katrā vietā, novērtētu to iespējamību un pamatotību.
• Izveidot datorsistēmu uzņēmuma darbības datu ierakstīšanai un analīzei (programmatūra un grāmatvedības veidlapu darba modelis programmā Excel).

Tomēr uzņēmuma īpašniekam vai augstākajam vadītājam, iegrimušam uzņēmuma ikdienas lietās un sapinušies sarežģītos starppersonu sakaru pavedienos, būs diezgan grūti objektīvi novērtēt situāciju. Kvalificēta ārējā perspektīva ir ļoti svarīga. Un ne katrā uzņēmumā ir speciālisti, kas var veikt visu sarežģīto darbu klāstu, kas saistīts ar vadības grāmatvedības izveidošanu. Tāpēc, ja jūsu uzņēmums plāno patiešām efektīvi atrisināt šo problēmu, jums nevajadzētu izgudrot riteni no jauna. Vislabāk ir uzaicināt profesionālus konsultantus. Par laimi, lielajās pilsētās tagad ir daudz konsultāciju uzņēmumu, kas piedāvā savus pakalpojumus.

Cik maksās viņu palīdzība? Tas viss ir atkarīgs no biznesa mēroga un uzdevuma sarežģītības. Sarežģītas ERP sistēmas gatavā ieviešana lielā rūpniecības uzņēmumā var izmaksāt līdz pat 1 miljonu ASV dolāru.Vadības grāmatvedības iekārtošana tirdzniecības un ražošanas uzņēmumā, kas veic 2000-3000 grāmatvedības ierakstus mēnesī, Maskavā pat “ar paziņas starpniecību” maksā vismaz $7 -12 tūkstošus, un parasti pat dārgāk. Bet, pirmkārt, lai izpildītu šādu pasūtījumu, jums būs nepieciešami vismaz divi cilvēki - finansists un programmētājs. Otrkārt, uz sešiem mēnešiem viņi ieradīsies jūsu uzņēmumā tā, it kā tas būtu viņu pašu darba vieta.

Lētākais variants ir palūgt konsultantam 2-3 tūkstošus dolāru, lai viņš apmācītu jūsu finanšu direktoru vadības grāmatvedības principos un izstrādātu grāmatvedības veidlapas programmā Excel jūsu uzņēmuma vajadzībām. Bet tad finanšu direktoram viss pārējais darbs būs jādara pašam. Un šim nolūkam viņam jābūt vismaz labam programmētājam.

Jebkurā gadījumā, pieņemot lēmumu pieaicināt konsultantus, jums vajadzētu izmantot veselo saprātu. Ja pēc 15 tūkstošu dolāru iztērēšanas jūs nodrošinājāt sava biznesa finansiālo caurspīdīgumu un piesaistījāt ārvalstu investoru, kurš tajā ieguldīja 4 miljonus dolāru, tad šādu darījumu var saukt par superveiksmīgu.

Nodaļu darbības izpēte, kas pavada vadības grāmatvedības ieviešanu, parasti nes daudz atklājumu. Izrādās, ka dažas nodaļas dublē citas, un citas svarīgas darba jomas karājas gaisā. Tāpēc jābūt gatavam tam, ka būs jāmaina uzņēmuma organizatoriskā struktūra. Tam jākļūst racionālākam un ekonomiskākam. Iespējams, parādīsies jaunas nodaļas, piemēram, mārketinga nodaļa. Un tiks lemts par atsevišķu departamentu apvienošanu.

Pēc sākotnējās diagnostikas veikšanas un situācijas analīzes uzņēmumā tiek izstrādāts informācijas vākšanas mehānisms un tiek veiktas apmācības darbiniekiem, kuri veic saimnieciskās darbības uzskaiti. Un tādējādi tiek izveidota datu bāze, kas ļauj regulāri veikt aprēķinus.

Ciparus, kas parāda situāciju uzņēmumā, sākotnēji var aprēķināt katru mēnesi. Bet ideālā gadījumā uzņēmuma vadītājam jebkurā brīdī vajadzētu redzēt visas savas ekonomikas pašreizējo stāvokli. Tāpēc turpmāk jācenšas nodrošināt, lai informācija tiktu atjaunināta katru nedēļu. Nav svarīgi, kā tas izskatās. Katrs uzņēmums pieņem lēmumus pats saskaņā ar uzņēmuma iekšējiem standartiem. Galvenais, lai iegūtos datus būtu ērti izmantot vadības lēmumu pieņemšanai.

KĀ VADĪBAS GRĀMATVEDĪBA ATŠĶIRAS NO GRĀMATVEDĪBAS

KAS JĀZIN, LAI PĀRVALDĪTU SAVU Sortimentu

• Preču cenu dinamika.
• Produktu pārdošanas dinamika.
• Noliktavas krājumu dinamika.
• Izejvielu vidējās svērtās iepirkuma cenas dinamika.
• Izmaksu dinamika.
• Peļņas dinamika (gan grāmatvedības, gan ekonomiskā).
• Vidējais svērtais produktu apgrozījuma periods.
• Dotās preces īpatsvara dinamika preču grupas apgrozījumā.

KĻŪDAS, IEVIESTOT VADĪBAS GRĀMATVEDĪBU

• Skaidru stratēģisku mērķu trūkums.
• Nepareiza uzdevumu definīcija.
• Vienota normatīvā regulējuma un vienotas terminoloģijas trūkums uzņēmumā.
• Nepareizs lomu sadalījums starp darbiniekiem, kas ir atbildīgi par vadības grāmatvedības ieviešanu.
• Trūkst skaidra mehānisma mijiedarbībai starp finansiālās atbildības centriem.
• Nereāli mērķi un termiņi.
• Kontroles mehānismu trūkums.
• Trūkst mehānisma precīzas un savlaicīgas informācijas iegūšanai.
• Datu viltošana.

FINANSIĀLĀS ATBILDĪBAS CENTRU VEIDI

Peļņas centrs

Peļņas gūšanas nodaļa. Tās vadītājs ir atbildīgs gan par izdevumiem, gan ienākumiem, un visi šie darījumi tiek atspoguļoti vadības grāmatvedībā. Šāda vienība var būt jebkura ražošanas struktūra vai tirdzniecības struktūra, kas darbojas pēc pašpietiekamības principa.

Inovāciju un investīciju centrs

Nodaļa, kas attīsta jaunas biznesa jomas vai īsteno inovatīvus projektus. Parasti tas nav pašpietiekams, uzņēmums to finansē no kopējā budžeta.

Izmaksu centru

Nodaļa, kas apkalpo citus centrālos federālos apgabalus. Finansē peļņas centri. Bieži tiek izdalīti standarta izmaksu centri (piemēram, ražošanas cehi) un vadības izmaksu centri (piemēram, grāmatvedība, administratīvā daļa, apsardzes dienests).

Ieņēmumu centrs

Nodaļa, kuras vadītājs ir atbildīgs tikai par ienākumu gūšanu uzņēmumam. Tas ir, tai ir iespēja kontrolēt cenas un pārdošanas apjomus. Piemēram, pārdošanas nodaļa.

GRĀMATVEDĪBAS DARBS IR UZ DATORU VIELU

Ļoti mazs uzņēmums pat var savākt un apstrādāt informāciju manuāli. Bet šī darbība ir darbietilpīga un neefektīva. Mūsdienu informācijas biznesa nozare piedāvā plašu speciālo programmu izvēli, kas ļauj ātri ievadīt datus par preču un līdzekļu apriti datora atmiņā

Slavenākā datorsistēma, ko vadības grāmatvedībai izmanto lielie uzņēmumi visā pasaulē, ir ERP (Enterprise Resource Planning). Bet vidējās kopējās ERP izmaksas (kas ietver datoru aparatūru, programmatūru, profesionālus instalēšanas konsultantus un apmācību izmaksas) ir USD 15 miljoni. Šī iemesla dēļ ERP nav pieejama maziem un vidējiem uzņēmumiem.

Tomēr ir arī lētāki risinājumi. ERP sistēmu idejas izmanto Krievijas programma Treelogy. Tās vietējā versija maksā no 200 USD, un viena tīkla versijas klienta vieta maksā no 950 USD.

Standarta sistēma no Sanktpēterburgas ražotāja “Business-Pro” trim darba vietām, kas ļauj veikt operatīvo uzskaiti, maksās 960 USD par darba vietu, bet sistēma finanšu uzskaitei – 320 USD.

Ukrainas uzņēmuma SoftIrbus Company izstrādātā kompleksā automatizācijas sistēma “Irbis (Ideal Solution for Business + Information Systems) Enterprise” ir labi piemērota operatīvai un vadības grāmatvedībai mazos un vidējos uzņēmumos. Vienkāršākā konfigurācijas programma maksā no 300 USD. “Irbis Enterprise” ir risinājums, kas automatizē preču, pakalpojumu un finanšu uzskaiti. Tajā pašā laikā tas ļauj diezgan padziļināti analizēt uzņēmuma finansiālo stāvokli. Vēl viens interesants šī ražotāja produkts ir “SIRED” (SoftIrbis Real Decision).

Jebkurā gadījumā ir jāizvēlas vadības grāmatvedības automatizācijas sistēma atkarībā no biznesa mēroga, uzņēmuma darbības veida un specifikas. Informācijas iegūšanas izmaksas nedrīkst pārsniegt tās izmantošanas ietekmi. Tāpēc, izvēloties programmatūras produktus grāmatvedības automatizēšanai organizācijā, noteikti jākonsultējas ar speciālistiem.

Svetlana Patekha

Katalogi ir jebkura uzņēmuma grāmatvedības sistēmas vissvarīgākā daļa (tā var būt Excel, 1C vai jebkura cita programma). Ir ļoti svarīgi pareizi strukturēt un sakārtot savas uzziņu grāmatas, jo... tas būs pamats vadības pārskatu ģenerēšanai, kā arī veicinās noliktavas krājumu kontroli un visefektīvāko izmantošanu, iepirkumu sistēmas optimizāciju, krājumu uzskaiti un kontroli visā piegādes ķēdē utt.

Saskaņā ar statistiku mazajiem un vidējiem uzņēmumiem nozīmīgākie katalogi satur simtiem un tūkstošiem pozīciju katrā, lielajiem naftas un gāzes nozares uzņēmumiem materiālu direktoriju lielums svārstās no 100 līdz 250 tūkstošiem pozīciju, bet darījumu partneriem. - no 3 līdz 12 tūkstošiem ierakstu.

Šīs tēmas nozīmi var ilustrēt ar šādu vēsturisku piemēru:

Otrā pasaules kara beigās ASV prezidents Rūzvelts izvirzīja uzdevumu izprast problēmu cēloņus ar rezerves daļu piegādi frontei. Veicot nepieciešamos pētījumus, amerikāņi nonāca pie secinājuma, ka rezerves daļas karaspēkam tika nosūtītas vairākas reizes lielākā apjomā, nekā to vajadzēja. Tajā pašā laikā joprojām trūka rezerves daļu, jo noliktavās uzkrājās vienas un tās pašas preces, taču marķētas atšķirīgi un ar dažādiem nosaukumiem. Rezultātā prezidents izdeva direktīvu, lai izveidotu vienotu federālu sistēmu piegāžu kataloģizēšanai valdības vajadzībām un galvenokārt aizsardzības un drošības vajadzībām.

Svarīgākās grāmatvedības uzziņu grāmatas:

Organizācijas ir uzņēmuma sastāvā ietilpstošas ​​juridiskas personas, kurām tiek kārtota vispārējā uzskaite un pārskatu sniegšana;

Nodaļas - departamenti un departamenti, kas veido organizatorisko struktūru;

Noliktavas ir vietas, kur glabā inventāru;

Izdevumi;

Naudas plūsmas priekšmeti;

Nomenklatūra - uzņēmuma darbībā izmantojamās inventāra preces un pakalpojumi;

Darījuma partneri ir juridisku un fizisko personu kopums, ar kurām uzņēmums sadarbojas.

Organizāciju, nodaļu, noliktavu, izmaksu un naudas plūsmas posteņu katalogi lielākajai daļai uzņēmumu ir salīdzinoši mazi un tiem nav nepieciešama bieža rediģēšana. Preču un darbuzņēmēju katalogi, gluži pretēji, tiek pastāvīgi atjaunināti, jo parādās jauni piegādātāji un pircēji, materiāli utt.

Sīkāk apskatīsim, kam jāpievērš uzmanība, veidojot dažādus direktorijus.

Veidojot nodaļu direktorija hierarhisku struktūru, vislabāk ir izveidot tā sauktos teritoriālos vai ģeogrāfiskos biznesa segmentus, kas, kā mēs atceramies, tiek saprasti kā organizatoriski atšķirīgas (atsevišķas) uzņēmuma vai uzņēmumu grupas daļas. kas veic savu darbību atsevišķās valstīs vai valstu grupās, noteiktos ģeogrāfiskos reģionos, kas sadalīti atkarībā no konkrētā uzņēmuma darbības specifikas. Tie būs pamats vadības ziņojumu veidošanai pa ģeogrāfiskajiem segmentiem. Zemākā līmenī būs mazākas vienības - darbnīcas, nodaļas utt.

Izmaksu posteņu direktorijs ir veidots tā, lai pēc tam veidotu peļņas un zaudējumu pārskata (vai finanšu rezultātu pārskata) pamatu, t.i. tajā jāietver tie posteņi, kas tiks atklāti šajā pārskatā kā daļa no pārdoto produktu, preču, pakalpojumu izmaksām, komerciālajiem un administratīvajiem izdevumiem. Izmaksu pozīcijas tiek grupētas pēc ekonomiskā satura, summētā veidā tās ir materiālu izmaksas, darbaspēka izmaksas, sociālās iemaksas, pamatlīdzekļu nolietojums un citas izmaksas. Taču uzņēmumi vēlas redzēt savu izmaksu struktūru sīkāk. Piemēram, tirdzniecības uzņēmumam komercizdevumos var iekļaut šādas pozīcijas:

• Transporta izmaksas piegādei pircējam;
• Izmaksas, kas saistītas ar pārdošanu tīklos:

Saraksts;

Retro bonuss;

Maksājumi tirgotājiem;

Apmaksa tirdzniecības pārstāvjiem;

Apmaksa par displejiem;

citas "ieejas biļetes";

• Mārketinga izdevumi:

Krājumi;

• Komercdienesta atalgojumu;
• Sociālās apdrošināšanas iemaksas;
• degvielas un smērvielu komercpakalpojumi;
• Komerciālo komunikāciju pakalpojumi;
• Ceļa izdevumi komercpakalpojumiem.

Naudas plūsmas posteņu direktorijs ir veidots tā, lai pēc tam veidotu naudas plūsmas pārskata pamatu, t.i. tajā jāietver tie vienumi, kas tiks atklāti šajā pārskatā. Piemēram, tirdzniecības uzņēmumam naudas plūsmas posteņu direktorijas struktūra var būt šāda:

Ieņēmumi no pamatdarbības:

• ieņēmumi no preču pārdošanas
• ieņēmumi no pakalpojumu sniegšanas;
• citi ieņēmumi no pamatdarbības.

Atbrīvošanās no pamatdarbības:

• preču, materiālu, darbu, pakalpojumu piegādātājiem (uzņēmējiem);
• darbinieku atalgojumam;
• kredītu un aizņēmumu procenti (1. piezīme);
• ienākuma nodoklis;
• citi maksājumi;

Ienākumi no ieguldījumu darbībām:

• no pamatlīdzekļu pārdošanas;
• no citu organizāciju akciju (līdzdalības daļu) pārdošanas;
• no sniegto kredītu atmaksas;
• dividendes, procenti par parāda finanšu ieguldījumiem un līdzīgi ienākumi no līdzdalības kapitālā citās organizācijās;
• cita piegāde;

Atsavinājumi no ieguldījumu darbībām:

• saistībā ar pamatlīdzekļu iegādi, izveidi, modernizāciju, rekonstrukciju;
• saistībā ar daļu (līdzdalības) iegūšanu citās organizācijās;
• saistībā ar aizdevumu izsniegšanu citām personām;
• citi maksājumi;

Ienākumi no finanšu darbības:

• kredītu un aizdevumu saņemšana;
• no akciju emisijas, līdzdalības daļu palielināšanas;
• cita piegāde;

Atsavinājumi no finansēšanas darbībām:

• īpašnieki (dalībnieki) saistībā ar organizācijas akciju (līdzdalības) atpirkšanu no viņiem vai izstāšanos no dalības;
• par dividenžu izmaksu par labu īpašniekiem (dalībniekiem);
• kredītu un aizņēmumu atmaksa;
• citi maksājumi.

1.piezīme – procentu maksājumus par aizdevumiem un aizņēmumiem var iekļaut gan pamatdarbībā, gan finanšu darbībā, atkarībā no uzņēmuma vēlmes. To pieļauj arī SFPS (7. SGS Naudas plūsmas pārskats).

Produktu katalogus var iedalīt produktu direktorijā, sniegto pakalpojumu direktorijā, izejvielu direktorijā, iegādāto pakalpojumu direktorijā, preču direktorijā utt. Strukturējot pārdoto preču, preču un pakalpojumu direktoriju, jāņem vērā tā sauktā uzņēmuma produktu segmentācija, kas, kā mēs atceramies, nozīmē atsevišķu produktu (pakalpojumu) vai saistītu produktu (pakalpojumu) grupu, kas paredzēta. pārdošanā. Ja nākotnē plānojat veidot pārvaldības pārskatus pa segmentiem produktu, preču vai pakalpojumu grupai, šīm grupām jābūt hierarhiskās struktūras augšgalā.

Un visbeidzot darbuzņēmēju katalogs. Daudziem uzņēmumiem tas ir visvairāk. Šajā direktorijā darījumu partneri parasti tiek grupēti pircējos, piegādātājos, valsts aģentūrās (nodokļu iestādes, sociālās apdrošināšanas fondi utt.), fiziskās personas un bankas.

Pircēju un piegādātāju katalogos visērtāk ir grupēt darījumu partnerus pēc tiem pašiem kritērijiem, pēc kuriem vēlaties tos grupēt vadības ziņojumos. Piemēram, jums ir reģionālo pārstāvju tīkls, kas ir iesaistīts jūsu preču pārdošanā, un jūs vēlaties iegūt informāciju par debitoru parādu līmeni no katra reģionālā pārstāvja klientiem. Šajā gadījumā direktorijā Pircēji jūs izveidojat grupas ar reģiona nosaukumu un pēc tam pierakstiet tajās konkrētus pircējus.

Izstrādājot direktoriju izveides principus, ir jānosaka atbildīgā persona par katru direktoriju. Tikai šim atbildīgajam darbiniekam ir jāievada informācija direktorijā vai jāmaina tā, tādējādi novēršot informācijas dublēšanos. Piemēram, ļoti bieži viens un tas pats klients direktorijā var tikt iekļauts divas vai vairākas reizes, it īpaši, ja tam ir sarežģīts nosaukums. Rezultātā direktorijā būs NPO Progress LLC, NPO Progress LLC, Progress NPO utt. Visiem šiem darījuma partneriem var tikt atspoguļots apgrozījums, savstarpējo norēķinu atlikumi utt., kas apgrūtina norēķinu analīzi ar darījuma partneri un rada dažādas kļūdas atskaitēs. Līdzīgas kļūdas var būt citos direktorijos. Iesaku izmantot INN kā unikālu darījuma partnera juridiskās vai fiziskās personas identifikatoru.

Grāmatvedības sistēmas lietotājiem jāmāca lietot ieteiktos kataloga vienību meklēšanas rīkus un sazināties ar atbildīgo personu tikai tad, ja ir pārliecība, ka vajadzīgā prece direktorijā nav. Nepieciešamība pēc jauna direktorija elementa ir atspoguļota pieprasījumā atbildīgajai personai un apraksta visus nepieciešamos parametrus.

Atbildīgais darbinieks pārbauda, ​​vai direktorijā nav vajadzīgā amata, tajā skaitā ar citu nosaukumu, un tiek pievienoti jauni direktorijas elementi (amata vietas).