Larin upravljanje dokumentov v organizacijah. Upravljanje z dokumentacijo: teorija in praksa

AKTUALNA TEŽAVA DOKUMENTACIJE
NA SEDANJI STOPNJI

Začetek ruskega prehoda v informacijsko družbo, pa tudi globoke družbenopolitične in gospodarske transformacije, ki se v naši državi odvijajo v zadnjem desetletju in pol, spremlja revizija številnih tradicionalnih idej na področju družbenih ved in humanistike, ter aktualizacijo vrste problemov, ki so bili prej na obrobju domače znanstvene misli. Vse to v celoti velja za tako relativno mlado znanstveno disciplino, kot je upravljanje dokumentov. Tesna povezava med upravljanjem dokumentov in prakso dela z dokumenti je dodatna spodbuda za raziskovanje tega področja. Poleg tega je treba upoštevati, da se je poklic specialista za dokumente izkazal za enega najbolj iskanih v postsovjetski Rusiji. Ni naključje, da je od druge polovice devetdesetih let prejšnjega stoletja približno petdeset ruskih univerz začelo usposabljati študente na specialnosti »Dokumentacija in dokumentacijska podpora upravljanja«. Ena od osnovnih disciplin te specialnosti je tečaj upravljanja dokumentov. Medtem pa približni program tega tečaja, ki ga je odobrilo Ministrstvo za izobraževanje Ruske federacije, še zdaleč ni popoln. Še vedno ni niti enega domačega učbenika o upravljanju dokumentov, razen nekaj raznolikih in majhnih učbenikov.

S čim je to povezano? Prvič, obstaja resen zaostanek v razvoju teoretičnih vprašanj upravljanja dokumentov, in sicer zaradi vsaj dveh glavnih razlogov. Prvič, pri nas je krog raziskovalcev, ki se ukvarjajo s to problematiko, precej ozek. Drugič, in to je morda najpomembnejše - preučevanje teorije dokumentov in dokumentarne dejavnosti v Rusiji je omejeno z ozkim okvirom vodstvene, upravne dokumentarne znanosti, katere zagovorniki svoje raziskave omejujejo predvsem na upravljavsko dokumentacijo in sfero pisarniškega dela. .

Ta omejitev predmeta in predmeta upravljanja dokumentov je predvsem posledica zgodovinskih značilnosti njegovega nastanka in razvoja v naši državi, ki je v veliki meri potekala izolirano, za "železno zaveso". Upravljanje z dokumenti je v Sovjetski zvezi dobilo priznanje kot znanstvena disciplina šele v drugi polovici 20. stoletja. Pred tem je bilo dolgo obdobje tako imenovanega praktičnega upravljanja dokumentov, ko je potekal proces kopičenja empiričnega gradiva in oblikovani pristopi k njegovemu razumevanju. V Rusiji se je vleklo, tudi zaradi družbenih kataklizm prve polovice prejšnjega stoletja. Dolga desetletja so bili znanstveniki, ki so preučevali dokumentarne probleme, prisiljeni izpolnjevati družbeno naročilo boljševiške vlade.

Državni zgodovinsko-arhivski inštitut (MGIAI), ustanovljen leta 1930 v Moskvi, v globinah katerega so potekale dokumentarne raziskave, je bil dolgo časa skupaj s celotnim sistemom državnih arhivov del Ljudskega komisariata za notranje zadeve. ZSSR, ki sploh ni prispevala k razvoju znanstvene misli.

Medtem je na prelomu iz 19. v 20. stoletje belgijski znanstvenik Paul Otlet, ki upravičeno velja za očeta dokumentarne znanosti, oblikoval širše znanstveno razumevanje dokumenta in znanosti o dokumentu. P. Otlet je v pojem dokumenta vključil tiskane in rokopisne knjige, časopise, revije, pisma, risbe, zemljevide, fotografije, risbe itd., pa tudi naravne in tehnične predmete, ki se nahajajo v muzejih. Upravno dokumentacijo je obravnaval le kot »eno od vej »univerzalne dokumentacije«, ki je nastala kot rezultat zbliževanja in nato združevanja bibliografije, bibliotekarstva, arhivistike in celo muzealstva«. Po P. Otletu in njegovih sodelavcih je dokumentarna veda poklicana k preučevanju vseh dokumentarnih virov informacij, dokumentarne dejavnosti na vseh področjih javnega življenja.

Tako široka razlaga dokumenta je tudi v predrevolucionarnem obdobju naletela na razumevanje med ruskimi strokovnjaki, kar dokazuje zlasti opredelitev koncepta dokumenta, oblikovanega v 16. zvezku »Novega enciklopedičnega slovarja«, ki ga je izdal F.A. Brockhaus in I.A. Efron. Ustrezni članek (avtor - A. Goykhbarg) je vseboval opredelitev pojma dokumenta ne le v tradicionalno ozkem pravnem pomenu tistega časa, ampak tudi v širšem, povsem skladnem s tem, kar je predlagal P. Otlet: »Dokument je , v širšem smislu vsak neživ predmet, ki vsebuje sledi človeškega mišljenja in dejavnosti."

V dvajsetih letih prejšnjega stoletja je ta pristop delil slavni ruski bibliolog M.N. Kufaev, ki pa je namesto izraza "dokument" uporabil izraz "knjiga", pri čemer je slednjo obravnaval kot "vsebnik človekovih misli in besed, vzetih v svoji enotnosti in izraženih z vidnimi znaki." Zato je za knjige štel tudi »hieroglife na sfingah ali na tempeljskih kamnih in zvitek papirusa«, pa tudi letake, časopise, fonografske valje in gramofonske plošče.
Toda šele nekaj desetletij pozneje, ko se je začel hiter razvoj informacijskih znanosti, so se domači znanstveniki spet obrnili k široki interpretaciji dokumenta. To je bilo posledica dejstva, da se je v drugi polovici 20. stoletja začel aktivno uporabljati sistematičen pristop k raziskovanju dokumentov, resna pozornost je bila namenjena informativni naravi dokumenta, kar je vodilo ne le v nadaljnjo širitev, ampak tudi, kar je najpomembnejše, k poglobitvi njegovega koncepta. Ton so dajali strokovnjaki s področja računalništva, kibernetike in dokumentarizma.

Vse to je imelo določen vpliv na razvoj dokumentarne znanosti. Zlasti v »Strnjenem slovarju arhivske terminologije«, objavljenem leta 1968, je bil dokument opredeljen kot »rezultat prikaza dejstev, dogodkov, predmetov, pojavov objektivne resničnosti in človekove duševne dejavnosti s pisanjem, grafiko, risbo, fotografijo, zvokom. snemanje ali druga sredstva na posebnem materialu (papirus, pergament, papir, fotografski film itd.). Hkrati so sovjetski dokumentologi, čeprav so si v veliki meri delili široko razlago pojma "dokument", kljub temu še naprej omejevali obseg znanstvenih interesov dokumentarne znanosti skoraj izključno na upravljavsko dokumentacijo.

Res je, da so v osemdesetih letih 20. stoletja posamezni sovjetski strokovnjaki za dokumente (B. I. Ilizarov, A. N. Sokova) v razvoju idej P. Otleta vendarle postavili vprašanje o potrebi po preseganju tradicionalnih predstav o predmetu in objektu znanosti o dokumentih. Pisali so o možnostih oblikovanja »integrirane znanstvene discipline«, o nastanku »polja znanja, kjer se oblikuje splošna teorija dokumenta, ki nastaja v procesu interdisciplinarnega povezovanja disciplin, za katere je dokument glavni predmet študija, in sicer: arhivistika, arheografija, dokumentologija, računalništvo, knjigarstvo, viroslovje«.

Toda šele na prelomu 20. in 21. stoletja se je začel prehod od oblikovanja problema do njegovega izvajanja in prvi koraki so bili narejeni v tej smeri, zlasti na univerzitetnih tečajih N.B.

Hkrati se zdi, da se novi pristopi k dokumentu in razumevanju dokumentne dejavnosti v arhivistiki in predvsem med strokovnjaki s področja »tradicionalnega« administrativnega dokumentarnega upravljanja počasneje uveljavljajo, čeprav mnogi med njimi čutijo potrebo po razviti splošno teorijo dokumenta in dokumentarne dejavnosti. To potrebo dokazujejo zlasti poskusi arhivistov, da vstopijo na sorodna področja, predlogi za ustvarjanje interdisciplinarnih področij raziskovanja - arhivologija (T.I. Khorkhordina, E.V. Starostin), fenomenologija dokumentov (V.A. Savin) itd. Zaskrbljenost vodilnih ruskih arhivarjev je pred leti izrazila v članku T.T. Khorkhordina, ki je ugotavljal: »Domača arhivistična misel je tako v Rusiji kot v tujini zaostajala za sodobnim nivojem znanstvenega in teoretičnega mišljenja na humanitarnem področju«; "v ruski arhivistiki se je izgubil okus za teoretične razprave."

Tako trenutno poleg upravljanja dokumentov v ožjem smislu, t.j. »tradicionalni« študenti, ki študirajo predvsem poslovodne in administrativne dokumente, si utirajo pot v teoretično, splošno dokumentarno znanost, ki temelji na širšem razumevanju dokumenta. Predmet te znanstvene discipline (Yu.N. Stolyarov predlaga, da se imenuje "dokumentologija") so vse dokumentirane informacije, tj. informacija, zapisana na materialnem nosilcu na umetni način z namenom njenega prenosa v družbenem prostoru in času.

Postopoma porajajoče se razumevanje domačih dokumentarnih strokovnjakov o potrebi po temeljitem razvoju splošne teorije dokumenta še ni privedlo do oblikovanja takšne teorije. Spodbudno pa je oblikovanje potrebnih predpogojev za to, med katere bi lahko uvrstili nastajajoči pristop k dokumentu kot večnivojskemu informacijskemu sistemu, ki predstavlja dvojnost informacije in materialnega nosilca; resna funkcionalna analiza dokumenta; raziskovanje lastnosti dokumentiranih informacij itd.

Hkrati je treba v procesu oblikovanja in razvoja teoretičnega upravljanja dokumentov premagati precejšnje težave, vključno z ne povsem razvitimi metodološkimi orodji in še nevzpostavljenim konceptualnim aparatom ter diskutabilnostjo številnih problemov. Zgoraj smo že omenili, da med strokovnjaki za dokumente ni enotnega mnenja niti glede tako osnovnega koncepta, kot je dokument.

Pojmi "elektronski dokument", "tehnotronski dokument", "vrednost dokumenta" in nekateri drugi so sporni.

Domači dokumentarni strokovnjaki tradicionalno enačijo pojma "dokumentacijski sistem" in "dokumentacijski sistem". Medtem, če izhajamo iz splošno sprejete definicije, da je dokumentacija zapis informacij na otipljivem mediju po določenih pravilih, potem je treba priznati, da v tem primeru dokumentacijski sistem nikakor ne more biti dokumentacijski sistem. Dokumentacijski sistem ne vključuje dokumentov, temveč metode in sredstva njihovega ustvarjanja, ki jih določajo fizične značilnosti in oblika materialnega nosilca informacij ter značilnosti uporabljenih znakov. Z drugimi besedami, koncept dokumentacijskega sistema je povezan predvsem in predvsem s tehnologijo zapisa informacij na otipljivem mediju.

Predvsem je sporen problem preoblikovanja dokumenta v zgodovinski vir. Tako vodja Zvezne arhivske službe Rusije, dopisni član Ruske akademije znanosti V. P. Kozlov meni, da gre vsak dokument, preden postane zgodovinski vir, skozi tri stopnje obstoja - ustvarjanje, obstoj kot regulator procesov in pojavov. resničnosti, hramba v arhiv.

In šele po opisu arhivskega dokumenta in odpravi omejitev dostopa do njega, t.j. po preoblikovanju v javno listino listina prehaja v četrto fazo svojega obstoja - kot zgodovinski vir. Nasprotniki V.P. Kozlova in številni tuji raziskovalci verjamejo, da "dokument postane zgodovinski vir ne po njegovem opisu, ko se zgodovinar skloni nad njim, ampak od trenutka njegovega rojstva."

Teorija preverjanja vrednosti dokumentov je tesno povezana s problemom preoblikovanja dokumenta v zgodovinski vir. Nekateri strokovnjaki upravičeno ugotavljajo, da trenutno »človeški« faktor presega okvire te teorije in »industrijski (kot industrijski tekoči trak) pristop k izbiri dokumentov za trajno hrambo, ki se je razvil že v dvajsetih in šestdesetih letih prejšnjega stoletja, ostaja prevladujoč, ne upoštevajoč individualnosti raziskovalca in arhivarja«. Žalostne posledice tega pristopa so dobro znane raziskovalcem, ki preučujejo zgodovino sovjetskega obdobja.

Zgodovinarji ne morejo biti zadovoljni z vsebino seznamov in drugih normativnih in metodoloških dokumentov, ki usmerjajo zaposlene v vrtcih in arhivarje pri izbiri dokumentov za shranjevanje.

Kar zadeva splošne klasifikacijske sheme, so vse še daleč od popolnosti. Predvsem avtorji tako imenovane sheme »klasifikacije fasetnih blokov«, ki upošteva informacijske in materialne sestavine dokumenta ter okoliščine njegovega obstoja v zunanjem okolju, neupravičeno razvrščajo faseto blokov v » Vrsta dokumenta po načinu dokumentiranja« kot informacijsko sestavino dokumenta. V tem primeru govorimo o metodi zapisovanja informacij na materialni medij in ne o sami informaciji, kar daje podlago za razlikovanje kot samostojen sklop značilnosti. V posameznih klasifikacijskih blokih je tudi nekaj netočnosti in pomanjkljivosti. Tako razvrstitev glede na fizično (materialno) sestavino dokumenta ne upošteva značilnosti delovne plasti materialnega nosilca. "Vrsta dokumenta glede na stopnjo njegove razširjenosti" se ne nanaša na informacijsko komponento, temveč na okoliščine njegovega obstoja v zunanjem okolju.
Morda pa je glavna pomanjkljivost te klasifikacijske sheme ta, da je ločena od globokega družbenega bistva dokumenta in ne upošteva narave in vrst družbenih informacij, ki jih dokument vsebuje - masovnih, posebnih, osebnih.

Drug problem, ki zahteva posebno pozornost v teoretičnem dokumentoslovju, je dokumentna komunikacija, ki se je do nedavnega preučevala predvsem v okviru posameznih področij in stopenj dela z dokumenti.

Globalizacija informacijskih procesov pa zahteva večjo pozornost preučevanju dokumentnih tokov, dokumentnih poti, komunikacijskih ovir ter razjasnitvi mesta in vloge dokumentnega komuniciranja v splošnem sistemu družbenega komuniciranja.

Dokument, kot je znano, predstavlja dvojno enoto informacije in materialnega medija. Vendar ima obstoj vsake od teh dveh komponent dokumenta v zunanjem okolju svoje značilnosti. Tako se gibanje dokumenta kot materialnega nosilca dogaja v tridimenzionalnem prostoru in astronomskem času, medtem ko se gibanje dokumentiranih informacij dogaja v družbenem času in družbenem prostoru, z različno hitrostjo, z različnimi koeficienti vsebine informacij in obsegom tezavra za različne prejemniki. Tradicionalno administrativno upravljanje z dokumenti pa se s tem problemom praktično ne ukvarja, saj gibanje dokumentov v zunanjem okolju zreducira na težave dokumentnega toka in čisto tehnološke operacije, tudi z uporabo najsodobnejših računalniških tehnologij.

Ozkost tradicionalnih pristopov upravljanja dokumentov in nerešenost številnih teoretičnih problemov praviloma negativno vplivata na optimizacijo informacijsko-dokumentacijskih procesov. Ni globokega razumevanja dejstva, da so vse dokumentirane informacije, ustvarjene in delujoče v družbi, kompleksen sistem na več ravneh, ki predstavlja eno samo celoto in zahteva enoten pristop k procesu njegovega upravljanja.

Seznam nerešenih ali spornih tem in predmetov v dokumentologiji seveda še zdaleč ni izčrpan z ugotovljenimi problemi. Ob tem je precej jasno viden trend, katerega bistvo je, da je v administrativnem, tradicionalnem dokumentarstvu humanitarna komponenta zelo omejena. V veliki meri lahko enako na splošno rečemo o državnem izobraževalnem standardu za posebnost »Dokumentacija in dokumentacijska podpora za upravljanje«.

Medtem pa se v kontekstu prehoda v informacijsko družbo specialist za dokumente po našem razumevanju ne bi smel osredotočati na upravljanje upravnih dokumentov. Potrebuje temeljnejše, tudi humanitarno, usposabljanje, ki mu bo omogočilo delo na vseh glavnih področjih informacijskih in dokumentacijskih dejavnosti. Takšno usposabljanje lahko izvajajo predvsem klasične univerze, in to tako, da dokumentarni strokovnjaki, ki izhajajo iz njihovih zidov, ne bi bili le iskani na trgu dela, temveč bi namensko in ustvarjalno vplivali na različna področja informacijske in dokumentacijske dejavnosti. , ki tvorijo civiliziran informacijski prostor 21. stoletja.

Opombe:

1. Direktor Vseruskega znanstveno-raziskovalnega inštituta za upravljanje dokumentov in arhivske zadeve M.V. Larin z zaskrbljenostjo ugotavlja, da »trenutno v Rusiji prihaja do odliva osebja (zlasti mladih) s področja znanstvenih raziskav. področje upravljanja dokumentov in arhivistike iz različnih razlogov, tudi zaradi pomanjkanja ustreznega financiranja" (Larin M.V. Upravljanje dokumentacije v organizacijah. M.: Znanstvena knjiga, 2002. Str. 6).
2. To dokazuje veljavni državni izobraževalni standard predmeta "Dokumentacija" (Glej: Dokumentacija in dokumentacijska podpora za upravljanje. Posebnost 350800: Državni izobraževalni standard višjega strokovnega izobraževanja in vzorčni programi disciplin zvezne komponente (cikli splošnega strokovne discipline in specialne discipline). Glej tudi: Kuznetsova T.V. Nov izobraževalni standard za posebnost // Pisarniško delo. 2000. št. 1. str. 19; Ona je enaka. Problemi razmerja med upravljanjem dokumentov in študijem vira // Zbornik Zgodovinsko-arhivskega inštituta. T. 35. Arhivistika na prelomu XX-XXI stoletja. M., 2000;
Larin M.V. Razvoj koncepta "dokumenta" // Upravljanje evidenc. 2000. št. 1. str. 9; Fionova L.R., Artemova S.G. Možnost izdelave elektronskega priročnika o osnovah upravljanja dokumentov // Upravljanje evidenc. 2001. št. 2. str. 63–66 itd.
3. Otlet Paul. Skrbniški vodnik. 2. izd. M.-L.: Založba "Kontrolna tehnika", 1931. Str. 19.
4. Novi enciklopedični slovar. SPb.: B.G. T. 16. str. 532–533.
5. Kufaev M.N. Priljubljene. M.: "Kniga", 1981. P. 21, 37, 42–43, 48. Ni naključje, da so sovjetski bibliologi pozneje ocenili poglede M.N.
Kufajeva kot ne povsem marksističnega (Glej: Ibid. str. 7).
6. Glej: Vorobyov G.G. Dokument: analiza informacij. M., 1973. Str. 7 itd.
7. Kratek slovar arhivskega izrazja. M.–L., 1968. str. 19–20.
8. Glej: Sokova A.N. Razvoj sovjetskega upravljanja dokumentov v pogojih znanstvene in tehnološke revolucije (1960–1980). Avtorski povzetek.
dis. za prošnjo za delo znanstvenik Doktorske stopnje ist. Sci. M., 1986; Iljušenko M.P. O pojmu "dokument" (razvoj pojma in predmeta upravljanja dokumentov) // Sovjetski arhivi. 1986. št. 1. str. 31.
9. Matyash I.B., Kuleshov S.G. Arhivistika in upravljanje dokumentov Ukrajine na sedanji stopnji // Domači arhivi. 2002. št. 6. str. 55.
13. Kozlov V.P. Teoretične osnove arheografije z vidika modernosti // Teoretične osnove arheografije z vidika modernosti: gradivo za razpravo. M., 2003. Str.7.
14. Starostin E.V. Terminološki poseg // Teoretične osnove arheografije... Str. 51; Savin V.A. Fenomen dokumenta: k oblikovanju problema // Zbornik Zgodovinsko-arhivskega inštituta. M., 2000. T. 35.
15. Savin V.A. Fenomenologija dokumenta: postavitev problema // Bilten arhivista. 2001. št. 1. str. 171.
16. Glej: Kushnarenko N.N. Dokumentacija. Kijev: Zannaya, 2000. Str. 93–117.
17. Stepanov E. Kaj je dokument? Vrste in sistemi dokumentov // Kadrovska služba. 2001. št. 11. str. 82–83.
18. Pleškevič E.A. Odlok. op. Str. 28.

Dokument v spreminjajočem se svetu: gradivo prve vseslovenske znanstvene in praktične konference (27. - 28. november 2003) / Pod. izd. Profesor N.S.

Larkova. Tomsk: Založba Tom. Univerza, 2004. – Str. 3-13.

-- [ Stran 1 ] --

ZVEZNA ARHIVSKA SLUŽBA RUSIJE

Vse-ruski raziskovalni inštitut

Dokumentacija in arhiviranje

(VNIIDAD)

M.V. LARIN

NADZOR

DOKUMENTACIJA

V ORGANIZACIJAH

Moskva 2002

Larin M.V. Vodenje dokumentacije v organu

cij. - M.: Znanstvena knjiga. 2002. - 288 str.

Knjiga obravnava vprašanja teorije in prakse managementa.

upravljanje dokumentacije v organizacijah z uporabo metodologije upravljanja informacij. Raziskujejo se vprašanja zgodovine in današnjega stanja pisarniškega dela, odnos med upravljanjem dokumentov in upravljanjem informacij, obravnavajo se nove informacijske tehnologije v zvezi z upravljanjem dokumentov, vprašanja njegove avtomatizacije in oblikovanja.

B B K 65.050. O M.V. Larin. ISBN 5-7671-0026- VSEBINA Uvod Poglavje 1. Dokumentirane informacije kot upravljavski vir 1.1. Vloga informacij v upravljanju 1.2. Informacijska infrastruktura organizacije 1.3. Informacijski viri organizacij Poglavje 2. Nekateri problemi v razvoju dokumentov upravljanja 2.1. Razvoj pojma "dokument" 2.2. Vodstvena dokumentacija 2.3. Elektronska dokumentacija Poglavje 3. Od pisarniškega dela do vodenja dokumentacije 3.1. Periodizacija zgodovine domačega pisarniškega dela in predrevolucionarna stopnja njegovega razvoja 3.2. Sovjetsko pisarniško delo 3.3. Sodoben zakonodajni in regulativni okvir za dokumentacijsko podporo upravljanja 3.4. Upravljanje dokumentacije Poglavje 4. Problemi avtomatizacije upravljanja dokumentacije 4.1. Avtomatizacija dokumentacijske podpore za upravljanje v 70-80-ih letih 4.2. Sodobni pogoji in predpogoji za razvoj avtomatiziranih dokumentacijskih sistemov 4.3. Problemi sistematizacije, izbire in vrednotenja avtomatiziranih dokumentacijskih sistemov Poglavje 5. Metodologija upravljanja informacij v dokumentacijskem managementu 5.1. Predpogoji za nastanek informacijskega managementa 5.2. Koncept informacijskega managementa... 5.3. Naloge, funkcije in struktura informacijskega menedžmenta v organizaciji Zaključek Seznam virov in literature Dodatek Uvod Ustvarjanje pravne države v naši državi z učinkovito delujočimi institucijami predstavniške, izvršilne, sodne oblasti, proizvodnje, znanosti in izobraževanja ni povezano le s sprejetjem pravnih temeljev njihovega delovanja, pa tudi z oblikovanjem racionalnih, specifičnih pravil in postopkov za njihovo delovanje, tudi na področju dela z dokumenti.

Nenehna rast obsega dokumentacije po vsem svetu, vse bolj razširjena uporaba elektronske računalniške tehnologije pri obdelavi informacij, uporaba nepapirnih medijev in drugi objektivni dejavniki vodijo strokovnjake k zaključku, da je treba iskati možnosti za obvladovanje in upravljanje. dokumentirane informacije.

Dokumentirane informacije so osnova upravljanja; njegova učinkovitost v veliki meri temelji na proizvodnji in porabi informacij. V razmerah sodobne družbe so informacije postale polnopravni proizvodni vir, zanesljivo konkurenčno orožje na vseh področjih gospodarske dejavnosti ter pomemben element družbenega in političnega življenja družbe. Kakovost informacij določa kakovost upravljanja, saj informacije kot krvožilni sistem prežemajo vse nadzorne organe, jim dajejo energijski potencial in jih spravljajo v namensko gibanje.

Kot je znano, so informacije koncentrirane v dokumentih, ki dajejo informaciji organizacijsko obliko, jo premikajo v času in prostoru, prav dokumenti in dokumentarne informacije so podlaga za odločitve upravljanja in so njihova materialna utelešenje, zagotavljajo pravno veljavo in s tem prispevajo k njihovi brezpogojni izvedbi; .

Problemi dokumentiranja upravljanja in organizacije njegove dokumentacijske podpore so tako stari kot dokumenti in upravljanje sami. Vendar pa smo se pod vplivom različnih dejavnikov, predvsem pod vplivom znanstvenega in tehnološkega napredka, prisiljeni vedno znova vračati k tej temi. Trenutno ta problem aktualizira hiter razvoj novih informacijskih tehnologij in pospešena informatizacija družbe. Ti procesi znanstvenikom dokumentirajo številna vprašanja, ki zahtevajo takojšnje odgovore. Prva med njimi je, kako naj se spremeni dokumentarna znanost kot znanstvena disciplina, ki proučuje dokumente v kontekstu globalizacije svetovnih informacijskih procesov. Drugi je, kako nove informacijske tehnologije vplivajo na stanje v praktični sferi dela z dokumenti. Tretjič je, kako pravilne so bile naše prejšnje predstave o predmetu, ki ga preučujemo, in kakšni so trendi njegovega razvoja v bližnji prihodnosti, kakšne strateške cilje je treba postaviti na področju upravljanja dokumentacije in kakšne taktične sheme je treba izvesti za reševanje trenutne situacije. praktičnih težav na tem področju.

Zastavljena vprašanja seveda zahtevajo skupna prizadevanja domačih dokumentarnih strokovnjakov in jih ni mogoče v celoti rešiti v ločenem delu. Z osredotočanjem na problem upravljanja z dokumenti v organizacijah smo izbrali smer znanstvenega raziskovanja, ki je na današnji stopnji pomembna in ima teoretični in praktični pomen.

Priznati je treba, da je dokumentarna znanost v "predreformnih" razmerah upravljavskim strukturam ustrezno zagotovila normativni in metodološki razvoj ter aktivno uporabila zmogljivosti obstoječih informacijskih sistemov.

Trenutno je v Rusiji na področju upravljanja dokumentacije protislovna situacija. Po eni strani so predhodno sprejeti organizacijski in metodološki dokumenti zastareli: državni sistem dokumentacijske podpore za upravljanje in drugi standardi, ki so jih razvili znanstveniki in strokovnjaki v 70-80-ih. Prisoten je odliv kadrov (predvsem mladih) iz znanstvenoraziskovalnega področja na dokumentacijskem in arhivističnem področju zaradi različnih razlogov, tudi zaradi pomanjkanja ustreznih sredstev. Zmanjšala se je pozornost usposabljanju in izpopolnjevanju delavcev dokumentacijske podpore, primanjkuje pa sodobne izobraževalne in metodološke literature o teh vprašanjih. Prišlo je do določene stagnacije v znanstvenih raziskavah upravljanja dokumentov, vidna je neenotnost v delu izobraževalnih ustanov, ki izobražujejo usposobljene strokovnjake, in znanstvenih organizacij. V veliki meri je na stanje vplivalo prenavljanje sestave zaposlenih, odmik od ustaljenih tradicij upravljanja dokumentov in izguba dosežene ravni kulture dela z dokumenti.

Po drugi strani pa zaradi prodora nove opreme in novih tehnologij v upravljanje prihaja do spremembe strukture dokumentnega toka. Sprememba ekonomskih temeljev družbe povzroči transformacijo vrednosti nekaterih vrst dokumentov in njihove vloge v procesu upravljanja. Vendar te spremembe sistemi vodenja dokumentacije slabo upoštevajo v organizacijah, kjer še naprej veljajo zastarela pravila in standardi.

Za krepitev ruske državnosti in posledično državne službe je treba razširiti meje območij stabilnosti in učinkovitosti upravljavskih dejavnosti. Po našem mnenju je racionalna organizacija upravljanja z dokumentacijo lahko ena od pomembnih opor za krepitev državnega aparata in bistveni element njegove stabilnosti.

Zato lahko problem upravljanja dokumentacije štejemo za perečega, ki ga povzroča potreba po aktivnem, ciljno usmerjenem oblikovanju informacijskih virov, ki ustrezajo potrebam organizacij. Raziskovanje zmožnosti sodobnih informacijskih tehnologij z vidika njihove uporabe pri upravljanju dokumentov je za sodobno upravljanje dokumentov izjemno pomembno. Treba je analizirati zbrane dosežke na področju teorije in prakse upravljanja dokumentov, prepoznati trende njihovega nadaljnjega razvoja in na tej podlagi pridobiti nove znanstvene rezultate.

Na izbiro teme te študije je vplivalo več dejavnikov:

prvič, prisotnost družbenega reda družbe, povezanega s potrebo po racionalizaciji dokumentarnega okolja na področju upravljanja, predvsem države;

drugič, potreba državne arhivske službe po poglobljenem preučevanju medsebojno povezanih problemov arhivistike in upravljanja dokumentov, da bi jih preoblikovali v aplikativne znanstvene dosežke;

tretjič, z naraščajočim zanimanjem za informatizacijo Rusije in načine njenega vstopa v svetovni informacijski prostor, tudi na področju upravljanja dokumentov.

Reševanje problema upravljanja dokumentov v sodobnih razmerah bo po našem mnenju omogočilo namensko oblikovanje informacijskih virov organizacij, zagotovilo njihovo učinkovito delovanje in potrošnikom zagotovilo dostop do informacijskih virov z najmanj časa, dela in denar.

Če ocenjujemo stopnjo razvitosti in proučenosti teme, je treba opozoriti, da vprašanja upravljanja dokumentacije v domači literaturi doslej niso bila postavljena kot samostojna vprašanja. Zato je zgodovinopisje problematike zelo slabo.

Samo v nekaterih delih A.N. Poskuse uvajanja dokumentacijskega managementa kot subjekta managementa v produkcijskem smislu Sokova vidi kot odraz tujih izkušenj in obetavno smer razvoja domače dokumentacije in pisarniške organizacije 1.

Medtem se v razvitih državah, ki so že zdavnaj prestale fazo »primarne akumulacije« računalniške tehnologije in komunikacij, v družbi, ki jo danes označujemo kot »postindustrijsko« ali »informacijsko«, vse več pozornosti posveča razvoj problemov vodenja dokumentacije. Ta trend se je še posebej pokazal v poznih 70. letih, ko je postalo očitno, da računalniki (vključno z osebnimi računalniki) ne vodijo k ustvarjanju "brezpapirnih pisarn", ampak nasprotno, povečujejo obseg pretoka papirnih dokumentov.

V teh razmerah so zahodni znanstveniki svojo pozornost usmerili v znanstvene vidike upravljanja z dokumenti in intenzivirali raziskave na tem področju znanja in administrativne dejavnosti. Preko Unesca in drugih mednarodnih organizacij so si celo prizadevali uskladiti delo znanstvenikov iz različnih držav v tej smeri, kar je dalo teoretične in praktične rezultate. Končno poročilo o programu RAMP (avtor J. Rhodes) označuje upravljanje zapisov kot celovito funkcijo upravljanja, ki zajema delo z dokumenti v organizacijah v vseh fazah njihovega življenjskega cikla 2.

Preučevanje del zahodnih, predvsem ameriških in nemških strokovnjakov kaže, da tudi med njimi ni popolne enotnosti v razumevanju upravljanja dokumentacije kot znanstvene kategorije. Vendar pa je večina znanstvenikov nagnjena k prepoznavanju upravljanja dokumentacije kot polnopravne funkcije organizacijskega upravljanja, informacijskega vira (F. Horton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. McLeod, J. Summerville, D. Stephens itd.) 3. Pomembno je poudariti, da so številni znanstveniki in strokovnjaki Sokov A.N. Upravljanje dokumentacije v tujini (znanstveni in analitični pregled) - Vseslovenska znanstvena in praktična konferenca na temo "Organizacijska in pravna vprašanja ustvarjanja dokumentov z uporabo računalniške tehnologije in njihove uporabe v nacionalnem gospodarstvu": Povzetek. poročilo - M.: 1984. - CIF OTsNTI VNIIDAD, št. Br. 2081, strani 120-158;

Ona je enaka. Poslovna dokumentacija na področju managementa. - M .: Znanje, 1985 itd.

Rhodes J. Vloga upravljanja arhivov in evidenc v nacionalnih informacijskih sistemih. per. iz angleščine V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, - št. 1064 “p”. 1989.

Mordel A. Nov program za upravljanje vladnih dokumentov v Veliki Britaniji. - SIF OTsNTI VNIIDAD. št. 894 "p";

Khar K., McLeod J. Upravljanje dokumentov v informacijski dobi. per. iz angleščine V.N. Garmash. - SIF OTsNTI VNIIDAD. - strokovnjaki razumejo pomen interakcije med upravljanjem dokumentacije in upravljanjem informacij v organizacijah, pri čemer ocenjujejo dokumentacijo kot najpomembnejšo sestavino informacijskih virov organizacije. Na podlagi te ocene obstaja potreba po globlji uporabi novih informacijskih tehnologij pri delu z dokumentacijo in vključitvi struktur upravljanja dokumentacije v splošno infrastrukturo organizacij. Posebnost raziskav zahodnih strokovnjakov je njihova osredotočenost odprava tehnološkega in organizacijskega razkoraka med pisarniškim delom in oddelčno hrambo dokumentov.

Očitno je, da ima Rusija svoje tradicije na področju dela z dokumenti in neposredno izposojanje zahodnih izkušenj in zahodnih pristopov je nemogoče. Zato smo se obrnili na proučevanje problemov razvoja domače dokumentacije in razvoja pisarniškega dela v Rusiji, da bi ocenili doseženo raven organizacije dela z dokumenti in stopnjo izvirnosti nacionalnih tradicij pri tem reševanju. vprašanje možnosti uporabe osnovnih principov in metod upravljanja dokumentov.

Domače upravljanje dokumentov je trenutno nabralo veliko znanja, ki se odraža v objavljenih monografijah, zbirkah znanstvenih del MGIAI in VNIIDAD, zbirkah člankov, izobraževalnih in metodoloških priročnikih, gradivih konferenc in drugih znanstvenih dogodkov. Večjih monografskih študij žal še ni. Objavljena dela so pretežno v naravi učbenikov in učnih pripomočkov (dela Andreeva V.I., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z., Mityaev K.G., Mingalev V.S., Pshenko A.V., Sokova A.N., avtorska ekipa Oddelka za dokumentacijo in Dokumentacijska podpora managementa, Državna univerza za management)3. Treba je opozoriti, da je v nekaterih primerih izobraževalna št. 1241 "p". 1998. Str. 6;

Summerville J.R. Upravljanje dokumentacije: "Kaj je novega." - Per. iz angleščine Zolotukhina I.G. - SIF OTsNTI VNIIDAD. - št. 1159 "p". 1994. Str. 4.

Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Zbornik predavanj, DGD, 1994.

MacDonald D. Upravljanje z dokumenti v sodobni ustanovi.

SIF OCNTI VNIIDAD. - št. 1220 "p";

Roberge M. V dobi informacij - globalno sistemsko in sistematizirano upravljanje upravnih informacij. - SIF OTsNTI VNIIDAD. - št. 1144 "p" itd.

Koprivnica Cr. Upravljanje dokumentacije, informacij in arhivov v podjetjih. - CIF OCNTI VNIIDAD, št. 889 "p";

Horton F., Lennon K. Odlok. op.;

Ricks A. Izdelava zadev kot arhivska funkcija. - SIF OTsNTI VNIIDAD. - št. 946 "p" itd.

Livshits Ya.Z. Dokumentacijska podpora vodenju. - M .: Znanje, 1975.

Kuznetsova TV., Stepanov E.A., Filippov N.G. Pisarniški in tehnični priročniki, zlasti tisti, ki so bili objavljeni v 70-ih in 80-ih, lahko služijo kot raziskovalna literatura, saj odražajo rezultate znanstvenega dela svojih avtorjev. Ni skrivnost, da so težave z objavo monografskih del znanstvenike prisilile, da so se zatekli k takšni obliki objavljanja znanstvenih raziskav, kot so učbeniki za posebne predmete. Kljub temu ostaja izdelava monografskih del o upravljanju dokumentov še vedno nujna naloga.

Dela K.G. so temeljnega pomena za razvoj raziskovalne teme. Mityaev, ki je prvi predlagal izraz "upravljanje dokumentov" in dal velik teoretični in praktični prispevek k razvoju upravljanja dokumentov kot znanstvene discipline. V učbenikih, člankih in govorih na konferencah je orisal glavne določbe o nalogah upravljanja dokumentov, dokumentacijskih sistemih in funkcijah dokumentov, ki so se nato razvijale in dopolnjevale. Učbenik K.G. Mityaev je še vedno konceptualna študija, ki je še danes pomembna na več načinov 1.

K.G. Mityaev je bil prvi, ki je sistematično orisal zgodovino poslovne proizvodnje v predrevolucionarni Rusiji in ZSSR, izpostavil glavna obdobja njenega razvoja, posebnosti različnih vrst poslovne proizvodnje, prikazal odnos pisarniškega dela z ustreznimi sistemi gradnje. državni aparat, soodvisnost razvoja pisarniškega dela in arhivskih zadev 2. Kasnejši učbeniki zgodovinskega arhivskega inštituta so v bistvu le povečali obseg predstavljene materialne dokumentacije: Učbenik. dodatek. - M.: Višje. šola, 1991. - 159 str.;

Soko vaA.N. Poslovna dokumentacija na področju managementa. - M .: Znanje, 1985. - 64 str.;

Mingalev B.S. Splošni vzorci in trendi generiranja dokumentov v sistemih družbeno-ekonomskega upravljanja. (Problemi študija): Proc.

dodatek / MGIAI. - M., 1983. - 83 str.;

Larin M.V., Mingalev V.S. Sodobni sistemi dokumentacijske podpore managementu: Učbenik. dodatek / MGIAI.

M., 1982. - 99 str.;

Andreeva V.I. Pisarniško delo: Zahteve za pretok dokumentov podjetja (na podlagi državnih standardov Ruske federacije). - 3. izd., revidirano. in dodatno - M .: JSC Poslovna šola "Intel-Sintez", 1996. - 222 str.;

Pšenko A.V. Pisarniško delo in osnovne regulativne zahteve za dokumente: Proc. dodatek. M.: YuK MSU, 1994;

Organizacija dela z dokumenti: Učbenik / Drž. Akademija za management.

M.: Infra-M, 1998;

Pisarniško delo (organizacija in tehnologija dokumentacijske podpore za upravljanje): Učbenik / ur. TV Kuznecova. - M.:

ENOTNOST-DANA, 2000. - 359 str., itd.

Mityaev K.G. Zgodovina in organizacija pisarniškega dela v ZSSR: Učbenik. dodatek / MGIAI. - M., 1959. - 359 str.

Mityaev K.G. Teorija in praksa arhivistike: Učbenik. dodatek / MGIAI. - M., 1946. - 248 str.;

To je on. Zgodovina in organizacija pisarniškega dela v ZSSR. Odlok.

To je on. Dokumentacija, njene naloge in možnosti razvoja // Vprašanja arhivistike. - 1964. - št. 2 itd.

o zgodovini pisarniškega dela, ki širi kronološki obseg obravnavanega obdobja 1.

Hkrati so se v 70-80-ih pojavili učbeniki, ki so predstavili rezultate znanstvenih raziskav T.V. Kuznetsova, Ya.Z. Livshitsa, M.P. Ilyushenko in drugi znanstveniki, ki razvijajo upravljanje dokumentov kot znanstveno disciplino in odražajo vprašanja dokumentne terminologije in dokumentacijskih sistemov, funkcij dokumentov in njihovega razvoja, vloge dokumentacije v procesih upravljanja 2. V nekaterih delih se postavljajo vprašanja upravljanja dokumentov, ki so temeljna za upravljanje dokumentov. , problemi vpliva elektronske računalniške tehnologije za pisarniško delo 3.

Pomemben prispevek k preučevanju glavnih kategorij dokumentarne znanosti je prispeval A.S. Malitikov, V.D. Banasjukevič, K.I. Rudelson in drugi znanstveniki 4.

V zadnjem desetletju se je žal porušilo ravnovesje med teoretičnim raziskovanjem in metodološkim razvojem v korist slednjih. To dokazuje veliko število metodoloških pripomočkov in priročnikov za delavce Zgodovina pisarniškega dela v ZSSR: Učbenik. dodatek / ur. YAZ. Livshitsa, V.A. Tsikulina / MGIAI. - M., 1974. 170 str.;

Iljušenko poslanec. Zgodovina pisarniškega upravljanja v predrevolucionarni Rusiji / Ruska državna humanistična univerza. - M., 1993.

Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits YaZ., Tsikulin V.A. Dokumentacijski sistemi: Učbenik. dodatek / MGIAI. - M., 1977. - 87 str.;

Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Dokumentacija / MGIAI. - M., 1977. - 83 str.;

Ilyushen ko MP., Kuznetsova T.V. Obrazec dokumenta / MGIAI. - M., 1986. - 86 str.;

Kuznetsova TV., Losev V.I. Vodstvena dokumentacija. - M.: Ekonomija, 1985 itd.

Mingalev B.S. Splošni vzorci in trendi generiranja dokumentov v sistemih družbeno-ekonomskega upravljanja. (Problemi študija): Proc. glede na ugodnosti / MGIAI. - M., 1983;

Larin M.V., Mingalev V.S. Sodobni dokumentacijski sistemi upravljanja / MGIAI. - M., 1982 itd.

Malitikov A.S. Naloge in organizacijski načini razvoja Enotnega državnega evidencnega sistema za ustanove, organizacije in podjetja // Vprašanja arhivske znanosti. - 1965. - št. 1;

Njegov lastni. Nekatera vprašanja organizacije in vsebine znanstvenega dela na področju EGSD // Zbornik VNIIDAD / VNIIDAD. - M., 1971. - T. 2;

Banasyukevich V.D., Sokova A.N. Vprašanja oblikovanja teorije upravljanja dokumentov // Razvoj sovjetskega upravljanja dokumentov (1917-1981) / VNIIDAD. - M., 1983;

Banasyukevich V.D., Zonov V.M. Standardni sistem dokumentacijske podpore za centralni aparat ministrstev in oddelkov // Sovjetski arhiv. - M., 1986. - št. 4;

Rudelson K.I. Sodobne klasifikacije dokumentov. - M.: Nauka, 1973 itd.

produkcije, ki predvsem interpretirajo akumulirani znanstveni in metodološki potencial upravljanja dokumentov v obliki, dostopni praktikom. Nekatera pa vsebujejo dragocena opažanja in razmišljanja, predvsem glede oblikovanja institucionalnih sistemov za dokumentno podporo upravljanja in celostne uporabe računalniških tehnologij. Med temi publikacijami je treba izpostaviti delo T.V. Kuznecova 3.

Pomemben prispevek k razvoju dokumentarne znanosti so doktorske in magistrske naloge, zagovorjene na MGIAI in VNIIDAD, ki so pomembne tudi za to študijo. Izpostaviti velja doktorsko disertacijo A.N. Sokova 4, v kateri je prvič po K.G. Mityaev uspešno poskuša oblikovati nekatera področja teorije upravljanja dokumentov v razmerah, ko se nove informacijske tehnologije začnejo uvajati v prakso.

Kandidatske disertacije praviloma obravnavajo posamezne vidike teorije in prakse upravljanja dokumentov. Med najbolj razvitimi so vprašanja zgodovine upravljanja z dokumenti in pisarniškega dela sovjetskega obdobja nacionalne zgodovine (dela Andreeva V.I., Baginsky I.M., Banasyukevich V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M.N., Kremera B.I., Kuzmicheva A.D., Larina M.V., Podolskoy I.A., Reichtsauma A.L., Solsky D.I., Tamm I.E.) 5.

Glej na primer: Priročnik poslovne korespondence. - M.: Mezhregionservis, 1996;

Stenyukov MB., Pisarniško delo v majhnem podjetju. M .: Prior, - 224 s;

Pečnikova T.V., Pečnikova A.V. Dokumentacijska podpora dejavnosti organizacije: Učbenik. priročnik / Združenje avtorjev in založnikov “Tan Dem”. - M .: Založba Ekmov, 1998. - 208 str.;

Kuznetsova T.V. Tajniško delo. - 2. izd., rev. in dodatno / JSC "Poslovna šola". - M.: Intel-Sintez, 1998. - 288 str.

Kuznetsov S.L., Pisarniško delo na računalniku. - M .: Intel-Sintez, 1999. - 208 str.;

Kirsanova M.B., Aksenov Yu.M. Tečaj pisarniškega vodenja: učbenik. dodatek. - M.;

Novosibirsk: INFRA-M, 2000. - 287 str.;

Stenyukov MB. Dokumentacija. Upravljanje evidenc: Praktični vodnik za predšolske dejavnosti podjetja. - M.:

Prior, 1998. - 144 str.;

Andreeva V.I., Kuznetsova TV., Serova G.A. Upravljanje evidenc v računovodstvu. Praktični vodnik. - M .: Računovodski bilten, 1996.- 218 str. in itd.

Kuznetsova T.V. Pisarniško delo (dokumentacijska podpora za upravljanje) - 2. izd. - 2000. - 328 str.

Sokova A.N. Razvoj sovjetskega upravljanja z dokumenti v pogojih znanstvene in tehnološke revolucije (1960-1980): Povzetek disertacije... Dr. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987.

Andreeva V.I. Glavne usmeritve znanstvene organizacije vodstvenega dela in pisarniškega dela državnega aparata ZSSR (na podlagi materialov iz periodičnih revij dvajsetih let prejšnjega stoletja): Povzetek. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 24 str.;

Banasyukevich V.D. Upravna dokumentacija kot zgodovinski vir (Na podlagi gradiva Ministrstva za premogovništvo ZSSR za 1971-1975): avtorski povzetek. dis.... kand. ist sc. 25.05.02 / Predrevolucionarno obdobje je bilo veliko manj raziskano (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1.

Del disertacije je posvečen raziskavam dokumentacijskih sistemov in dokumentiranju posameznih funkcij upravljanja (dela T.A. Bykova, I.V. Gerasimova, N.Yu. Emelyanova, I.B. Efanova, A.S. Krasavin, L.V. Potapova ., Chukovenkova A.Yu.), druge disertacije obravnavajo vprašanja dokumentacijske podpore posameznih istovrstnih objektov v ustanovi MGIAI. - M., 1977. - 25 str.;

Baginski I.M. Dejavnosti V.V. Kuibyshev za izboljšanje aparatov in pisarniškega dela Ljudskega komisariata delavskega in kmečkega inšpektorata ZSSR. Avtorski povzetek. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 str.;

Dodonova M.I. Problem pisarniškega dela v sovjetski literaturi dvajsetih let: avtorjev povzetek. dis.... kand. ist. Sci. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.

Kostomarov M.N. Dejavnosti moskovske delavske in kmečke inšpekcije za izboljšanje vodstvenega in pisarniškega aparata (1920-1929): Povzetek disertacije. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1976.

Larin M.V. Resorni racionalizacijski organi in njihovo delovanje za izboljšanje državnega aparata in pisarniškega dela (1923-1932): Povzetek disertacije. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 str.;

Podolskaya I.A. Zgodovina razvoja metodoloških temeljev za racionalizacijo proizvodnje v ZSSR: avtorski povzetek. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 str.;

Reichtsaum A.L. Izboljšanje upravljavskega aparata in proizvodnje v ZSSR z neoddelčnimi racionalizacijskimi organi (1924 1931): Povzetek. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 str.;

Tamm I.E. Oblikovanje sovjetskega državnega pisarniškega dela. 1917-1923: Avtorski povzetek. dis.... kand. ist. Sci. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975. -28 str.;

Vyalova L.M. Organizacija pisarniškega dela centralnih državnih organov v zakonodajnih aktih Ruskega cesarstva v prvi polovici 19. stoletja: avtorski povzetek.

dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987. - 23 str.;

Lukaševič A.A.

Razvoj dokumentacije pokrajinskega urada 70-90-ih: avtorski povzetek.

dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995. - 24 str.

Gerasimova I.V. Dokumentacijska podpora za vodenje raziskovalne dejavnosti visokega šolstva (1917 - konec 80. let 20. stoletja):

Emelyanov N.Yu. Dokumentacija organizacije raziskovalne dejavnosti v industrijskih raziskovalnih inštitutih (1970-1980): Povzetek diplomske naloge. dis.... kand. ist. Sci.

25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1985. - 24 str.;

Efanova I.B. Razvoj dokumentacijske podpore za razvoj državnih standardov (1940-1980):

Lepota vin A.S. Dokumentiranje delovne aktivnosti uslužbencev organov javne uprave (zgodovina in trenutno stanje): Avtorski povzetek. dis....

dr. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 str.;

Potapova L.V. Organizacija dela s pritožbami državljanov v izvršnem odboru moskovskega mestnega sveta in njihov vpliv na njegove dejavnosti (1960 - začetek 1980): avtorski povzetek. dis.... kand. ist. Sci.

25.05.02 / MGIAI. - M., 1989. - 28 str.;

Chukovenkov A.S. Organizacija hrambe in uporabe strojno berljivih dokumentov na področju managementa: povzetek diplomske naloge.

dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 24 str. in itd.

niy (Arkhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshenko A.V., Sirotkin A.N., Stepanov E.A.)1. Vprašanja poenotenja in standardizacije dokumentov so bila precej poglobljeno obdelana (Vasilev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.)2.

Nekatere disertacije (Malitikov A.S., Predein E.V., Shchensovich G.G.)3 obravnavajo splošne in posebne probleme delovanja storitev za podporo dokumentaciji upravljanja.

Študija disertacijskih raziskav kaže, da se problemi upravljanja z dokumenti v njih ne odražajo globoko, zahtevajo sodoben celosten pristop in obravnavo. To dokazuje analiza literature z znanstvenih področij, povezanih z upravljanjem dokumentov.

Arkhipova N.I. Dokumentacijska podpora za vodenje računalniških centrov (zgodovina, trenutno stanje in možnosti razvoja). Avtorski povzetek.

dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 25 str.;

Mozhaeva N.G. Dejavnosti izvršnega odbora Sveta delavcev, kmetov in dokumentov Rdeče armade za izboljšanje upravljavskega aparata in dokumentacijske podpore v lokalnih sovjetih moskovske pokrajine (regije) (1921-1930): avtorski povzetek. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985.

Morozov E.A. Izboljšanje organizacije in dokumentiranja kolegialnih dejavnosti Državnega odbora za načrtovanje RSFSR v letih 1925-1980: Povzetek disertacije.

dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1982. - 23 str.;

Pšenko A.V. Dokumentiranje dejavnosti arhivske službe v današnji fazi: Avtor. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983. - 24 str.;

Sirotkin A.N. Dokumentacijska podpora državnega sklada algoritmov in programov (raziskave in razvoj v letih 1966-1987). Avtorski povzetek. dis.... kand.

ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 25 str.;

Stepanov E.A. Izboljšanje dokumentacijskih procesov v sistemu upravljanja višjega in srednjega specializiranega izobraževanja ZSSR (zgodovina in trenutno stanje): Avtor. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 str. in itd.

Vasiljev M.A. Problem poenotenja besedil upravnih dokumentov, ki se uporabljajo v pisarniškem delu sovjetskih institucij (zgodovina in trenutno stanje): avtorski povzetek. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 42 str.;

Kokorev V.I. Razvoj in raziskava sistema modelov za poenotenje in standardizacijo dokumentov upravljanja: avtorski povzetek. Dis.... Doktor inženirskih znanosti.

Sci. 25.05.02, 08.00.20 / MGIAI. - M., 1980. - 34 str.;

Sankina A.V. Izboljšanje obrazcev upravnih listin na podlagi standardizacije in unifikacije (1917-1980): Avtorski povzetek. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1983. - 24 str.;

Sokova A.N. Zgodovina poenotenja in standardizacije dokumentov v ZSSR (1917-1970): avtorski povzetek. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 16 str.;

Yankovaya V.F. Optimizacija besedil upravnih dokumentov (teoretični vidik): avtorski povzetek. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 23 str. in itd.

Malitikov A.S. Glavne smeri dokumentarnega in arhivskega raziskovanja v ZSSR (1956-1970): avtorski povzetek. dis.... kand. ist. Znanosti 05.25.02 / MGIAI. - M., 1971. - 22 str.;

Predein E.V. Spremljanje izvrševanja dokumentov v upravljavskem aparatu. Zgodovina in trenutno stanje: avtorski povzetek. dis... kand. ist. Sci. 25.05.02/ VNIIDAD. - M., 1981. - 22 str.;

Šesnovič GG. Razvoj osnovnih principov za organizacijo dokumentacijskega sistema v avtomatiziranem nadzornem sistemu: Povzetek diplomskega dela. dis.... kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 29 str.

V zadnjih letih se kaže težnja po postopni vzpostavitvi porušenega ravnovesja in krepitvi teoretičnega raziskovanja na področju dokumentacijske podpore managementa. Številne objave v revijah »Domači arhivi«, »Bilten arhivista«, »Pisarniško delo«, »Tajniški posli«, zborniki znanstvenih konferenc so namenjene reševanju aktualnih problemov dela z dokumenti v sodobnih razmerah, varstvu dokumentiranih informacij, terminologiji. problemi, zgodovina pisarniškega dela, pravno zagotavljanje dokumentiranja delovanja vodstvenega aparata, vpliv novih informacijskih tehnologij na organizacijo dokumentnega toka in dokumentacije, problemi elektronskih dokumentov 1.

Kljub veliki vrednosti ta dela osvetljujejo le nekatere vidike problematike upravljanja dokumentov in jih lahko štejemo kot dobro raziskovalno gradivo za kasnejšo analitično in sintetično obdelavo.

Problema upravljanja dokumentacije ni mogoče obravnavati brez analize arhivske literature. Znanstveniki - arhivisti so opravili resno raziskovalno delo, pomembno za razumevanje epistemologije dokumenta, oblikovanje in razvoj dokumentacijskih sistemov, terminoloških sistemov za upravljanje dokumentov (A.V. Elpatievsky, V.P. Kozlov, A.D. Stepansky). Specialisti Glej na primer: Eremchenko V.A. Pisarniško delo in oddelčna hramba dokumentov v pogojih upravne reforme: glavni problemi // Otech. arhivi. - 1999. - št. 1. - Str. 9-18;

Tihonov V.I., Jušin I.F. Sodobni koncepti elektronskega arhiva // Ibid. - strani 18-27;

So. Elektronski arhivi in upravljanje elektronskih dokumentov // Ibid. - 1999. - št. 2. - Str. 17-26;

Yankovaya V.F. Terminologija dokumentacijske podpore za upravljanje (GOST R 51141-98 Pisarniško delo in arhiviranje. Izrazi in definicije) // Pisarniško delo. - 1999. - št. 1. - Str. 41-46.;

Kostomarov M.N.

"Mnogi obrazi Janusa" - dokument v sistemu za upravljanje informacij // Pisarniško delo. - 1998. - št. 1. - Str. 22-31.;

Matveenko V.A. Pravni in organizacijski problemi dokumentacijske podpore upravljanja // Dokumentacija v informacijski družbi: upravljanje z elektronskimi zapisi in elektronski arhiv: Dokl. in sporočila šestemu medn. znanstveno-praktične konf.

Od tradicionalnega do elektronskega upravljanja dokumentov: nekateri problemi prehoda // Ibid. - Str. 69-72;

Kuleshov S.G. O pojmu »elektronski dokument« / Ibid. - Str. 54-57;

Banasyukevich V.D., Larin M.V. Razvoj državnega sistema dokumentacijske podpore za upravljanje je nujna naloga / Upravljanje evidenc. - 1998. - št. 1. - Str. 5-8;

Sankina L.V. Organizacija storitev predšolskih izobraževalnih ustanov. Problemi normativne dokumentacije / Dokumenti v upravnih strukturah: Povzetki poročil. in govor na mednarodno konf. 27-28 okt. 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - Str. 62-65 itd.

Kozlov V.P. Teoretične osnove arheografije z vidika modernosti // Otech. arhivi. - 2001. - št. 1. - Str. 10-29;

Stepanski AD. O teoretičnih osnovah za izbor dokumentarnega gradiva v državno hrambo // na področju arhivistike so veliko naredili za razumevanje informacijskih lastnosti dokumenta, pri čemer opozarjajo na povezavo med dokumentnimi nizi in informacijskimi viri. V nekaterih delih o arhivistiki (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) je bila dokazana podobnost procesov obdelave informacij tako v operativnem upravljanju kot na stopnji arhivskega shranjevanja dokumentov1.

Zanimiva so arhivska dela, ki prikazujejo razmerje med pisarniškim delom in arhivskimi zadevami, proces postopnega prehoda pisarniškega dela v pristojnost arhivskih organov2, dela, ki izpostavljajo tuje izkušnje (E.V. Starostin, Zbornik referatov znanstvenega posveta o arhivskem delu v ZSSR. - M., 1965;

Elpatijevski A.V. Nekatera vprašanja pristopa k raziskavam na področju organizacije dokumentnih informacij z vidika dokumentnih sistemov // Povzetki sporočil za teoretični seminar “Vprašanja sistematičnega pristopa k raziskavam na področju dokumentnih informacij.” - M., 1972;

Sokova A N. Dokumentarna znanost in njena vloga v javni upravi in za zgodovinsko znanost. - M., 1985. - SIF OCSTI VNIIDAD. št. 039-86;

Avtokrati V.N. Nekateri vidiki preučevanja predmeta in predmeta arhivistike // Zbornik VNIIDAD. M., 1976. - T. 6. - 1. del;

Ilizarov B.S. Aktualni teoretični in metodološki problemi sovjetske arhivistike. - M., 1984 itd.;

Jaz Dushevskaya O.M. Študija virov na sedanji stopnji // Sovjetski arhivi.

1979. - Št. 2. - Str. 5;

Elpatijevski A.V. O vprašanju opredelitve pojma "dokumentarne informacije" v luči Leninove teorije refleksije // Povzetki sporočil na teoretičnem seminarju "Terminološki problemi na področju upravljanja dokumentov in arhivistike" (januar 1974) / VNIIDAD. - M., 1973. - Str. 27;

Elpatievsky A.V., Khanpira E.I. Še enkrat o izrazu "dokument" // Sovjetski arhiv. - 1987. - št. 1. - Str. 54 itd.

Rudelson K.I. Sodobne klasifikacije dokumentov. - M., 1973. - Str. 24-29;

Avtokrati V.N. O problemu vključevanja informacijskih kategorij v arhivistiko // Zbornik VNIIDAD - M., 1973. - T. 3. - P. 251-263;

Nekateri vidiki predmeta in predmeta arhivistike // Zbornik VNIIDAD. - T. VI. - 1. del. - M., 1976;

Gelman-Vinogradov K.B. Dokumentarni spomin na noosfero kot nov predmet znanja // Mednarodni forum o informacijah in dokumentaciji. - 1992. - T. 17. - št. 1. - Str. 12;

Njegov lastni. Prostorska odisejada dokumentov kot globalni fenomen // Otech. arhivi. - 1992. - št. 6. - Str. 24-29 itd.

Elpatijevski A.V. O zgodovini dokumentiranja aktov o civilnem stanju v Rusiji in ZSSR (od 18. stoletja do danes) // Dejanska študija virov. - M., 1979. - Str. 67;

Belova E.V., Elpatievsky A.V., Kolosova E.V. "Seznam dokumentov, ki jih je treba sprejeti v državne arhive ZSSR" // Sovjetski arhiv. - 1973. - Št. 2. - Str. 20;

Mityaev K.G. Dokumentacija, njene naloge in možnosti razvoja // Sovjetski arhiv. - 1964. - št. 2. - Str. 68;

Sorokin V.V. Arhivi institucij ZSSR (1917-1937) / MGIAI. - M., 1982;

Princ Zev GA. Teorija in praksa arhivske zadeve (Izkušnje sistematičnega vodenja). - L., 1935;

Malitikov A.S. Nekatera vprašanja organizacije in vsebine znanstvenega dela na področju EGSD // Zbornik VNIIDAD. - T. 2 / VNIIDAD. - M., 1973. - Str. 6;

Eremčenko V.A. Pisarniško delo in oddelčna hramba dokumentov v pogojih upravne reforme;

glavni problemi // Otech. arhivi. - 1999. - št. 1, - str. 10;

Elpatijevski A.V. Iz zgodovine oblikovanja glavnih normativnih in metodoloških dokumentov domačega arhiva I.V. Karapetjanca) 1. Arhivistika razkriva spremembe vrednosti nekaterih vrst dokumentov v zgodovinskem razvoju, razkriva razvoj dokumentacijskih sistemov v povezavi z razvojem države in načini njene organizacije 2.

Najprej so to študije, ki odsevajo probleme, povezane z razumevanjem bistvenih značilnosti informacije kot izhodiščne snovi za urejanje dokumentarnih nizov. Dela A.D. Uršula, A.I. Žukova, Yu.I. Černjaka, V.G. Afanasyev in drugi, napisani v različnih letih, so omogočili oblikovanje teoretične podlage, na kateri je glavna ideja dela zgrajena na neločljivi povezavi med informacijami in dokumentacijo ter možnost uporabe metodologije upravljanja informacij za upravljanje dokumentov 3. V delih K.B. Gelman-Vinogradov, G.G. Artamonova, G. Wolfram, A.D. Ursula in drugi znanstveniki so poglobljeno razvili temeljno pomembne probleme oblikovanja in delovanja informacijskih virov, tako v globalnem smislu kot znotraj posameznih organizacij. Problem informacijskih virov še ni dobil dokončne rešitve, vendar so v teh delih oblikovane konceptualne kategorije, temeljne metodološke in konceptualne določbe, ki so pomembne za to študijo.

posel // Otech. arhivi. - 1998. - št. 4, - str. 16-24;

Kozlov V.P. Arhivska služba Rusije in ruska državnost: 80 let izkušenj // Otech. arhivi. - 1998. - št. 6. - Str. 9-18 itd.

Starostin E.V. Tuja arhivistika: problemi zgodovine, teorije in metodologije: povzetek diplomske naloge. dis.... Dr. ist. Sci. 25.05.02 / RSUH. - M., 1995;

Karape Tyantz I.V. Gospodarski arhivi v Zahodni Evropi in ZDA (1905-1995): Povzetek. dis.... Dr. ist. Sci. 25.05.02 / RSUH. - M., 1998.

Glej: Banasyukevich V.D. Glavni problemi arhivistike v sodobni literaturi // Archival studies and source studies of modern history. Problemi interakcije na današnji stopnji: Dokl. in teze. govor na drugi vseruski konf. 12.-13. marec 1996 / VNIIDAD. - M., 1997. - Str. 16-22.

Glej Gilyarevsky R.S., Zalaev G.Z., Rodionov I.I., Tsvetkova V.A. Sodobno računalništvo: znanost, tehnologija, dejavnost / VINITI. - M., 1998. - Str. 15 16;

Filozofski enciklopedični slovar. - M .: Sovjetska enciklopedija, 1983.- Str. 217-218;

Ursul A.D. Pot v noosfero. - M.: Luch, 1993. - Str. 81;

Chernyak Yu.I. Informacije in upravljanje. - M., 1974. - Str. 58;

Žukov N.I. Filozofski temelji kibernetike. - M., 1976. - Str. 124-137;

Afanasjev V.G. Socialne informacije in socialni management. - M., 1975. - Str. 37 itd.

Ursul A.D. Problem informacij v sodobni znanosti. Filozofski eseji.

M., 1975. - Str. 194;

Mikhailov A. I. Problemi informacijske podpore V delih računalničarjev se problemi dokumentov pojavljajo kot podrejeni in ne glavni, imajo pomembno pomanjkljivost - pomanjkanje izdelave dokumentacijskih vprašanj in dokumentacijske podpore v kontekstu razvoja najnovejših informacij; tehnologije. Ta problem ni na noben način začrtan med koncepti, kot so "obdelava informacij", "dostop do informacij", "informacijske komunikacije", "shranjevanje informacij", "uporaba informacij", čeprav so vse te "informacije" dokumenti v različnih, predvsem papirni mediji.

Tudi problematika elektronskih dokumentov je v literaturi slabo obdelana. Obstajajo resna terminološka neskladja, nerazumevanje narave elektronskih dokumentov, njihovega odnosa do tehnotroničnih, strojno berljivih in tradicionalnih dokumentov. Kljub temu nam analiza te skupine študij omogoča, da oblikujemo razumevanje problematike upravljanja dokumentov in ta dela uporabimo za reševanje znanstvenega problema upravljanja dokumentacije 2.

procesi upravljanja // Druga vseslovenska znanstveno-tehnična konferenca "Problemi znanstvene organizacije upravljanja socialistične industrije". - sob. št. 1. - II. del. - M., 1972. - Str. 102-103;

Gelman-Vinogradov K.B.

Dokumentarni spomin na noosfero kot nov predmet znanja // Mednarodni forum o informacijah in dokumentaciji. - 1992. - T. 17. - št. 1. - Str. 12;

Artamonov G.G. Računalništvo: teorija in praksa (priprave na knjigo) // NTI. - Ser. 1. Org. in metode informacijskega dela. - 1998. - Št. 6. - Str. 31.

Artamonov G.T. Računalništvo: teorija in praksa (priprave na knjigo) // NTI. - Ser. 1. Org. in informacijska metodologija. delo. - 1998. - Št. 4. - Str. 31.

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements.

Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - Od 35;

Artamonov G.T. Računalništvo:

teorija in praksa (priprava na knjigo) // NTI. - Ser. 1. - 1998. - št. 1. - Str. 32;

Kuhlen R. Informationsmarkt. Univerza Konstanz. 1995 in drugi.

Glej: Klimenko S., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronski dokumenti v omrežjih podjetij: drugi prihod Gutenberga. M.: Ankey - EK Trends, 1999;

Informacijske tehnologije za študente humanistike / Moskovska državna univerza. - M.;

Saransk, 1998. - Str. 67-102 itd.

Tihonov V.I., Jušin I.F. Oblikovanje in razvoj arhivov strojno berljivih podatkov v letih 1960-1980 // Otech. arhivi. - 1998. - št. 6. - Str. 41;

Kopylov V.A. O vprašanju lastništva informacij // NTI. Ser. 1. Teorija in metodologija informacijskega dela / VINITI. - M., 1998. - št. 3. - Str. 4;

Tihonov V.I., Jušin I.F. Elektronski arhivi in elektronsko upravljanje dokumentov // Otech. ti si arh. - 1999. - št. 2. - Str. 19-20;

Glej: Kurilo A.P. O pravnem režimu elektronskega dokumenta v sistemu medbančnih elektronskih plačil // Problemi informatizacije. - 1999. - št. 3. - Str. 76;

Semiletov SI. Informacija kot poseben predmet prava // Problemi informatizacije. - 1999. - št. 3. - Str. 58;

Emelyanov G.V., Pavlov O.V. O problemu pravne ureditve uporabe elektronskega digitalnega podpisa v informacijskih sistemih // Problemi zakonodaje na področju informatizacije: Povzetki. poročilo Sedma vseruska konferenca. - M .: Državno enotno podjetje "VIMI", 1999. - Str. 6 itd.

Temeljnega pomena je bilo preučevanje del o informacijskem managementu - novi znanstveni disciplini, ki se je pojavila v razvitih državah skupaj z informacijsko družbo. Informacijski management je v domači literaturi zelo slabo prikazan. Samo v delu A.V. Kostrova, ki je bil pripravljen v obliki učbenika, je bil poskus sistematično predstaviti bistvo upravljanja z informacijami, na žalost brez sklicevanja na ruske razmere 1. V našem delu se je študija upravljanja z informacijami prvič začela z vidika upravljanja z dokumenti. in sklepi, ki nam omogočajo, da ocenimo upravljanje informacij kot obetavno smer za razvoj upravljanja dokumentacije z uporabo novih informacijskih tehnologij 2. V številnih drugih delih se problemi upravljanja informacij obravnavajo posredno, v okviru reševanja drugih problemov . Samo v nedavno izdanem delu “Informacijska podpora javni upravi”

uredil akademik Ruske akademije znanosti Yu.V. Gulyaev je prvič v zadnjem desetletju celovito preučil probleme, konceptualne določbe in praktične izkušnje ustvarjanja in delovanja sistema informacijske podpore za najvišje organe državne oblasti Ruske federacije 3.

Glede na premajhno pokritost problematike informacijskega managementa v domači literaturi je avtor to vrzel poskušal zapolniti s tujimi raziskavami informacijskega managementa. Dela R. Coolena, J. Hergeta, G. Verziga, W. Wolframa, T. Seegerja, E. Vogla in drugih znanstvenikov razkrivajo bistvo informacijskega managementa kot znanstvene discipline in področja praktičnega managementa. hkrati, Kostrov A.V. Uvod v informacijski management: Učbenik. dodatek / Vladi Mirsk. država tehn. univ. - Vladimir, 1996. - 132 str.;

glej tudi: Perel I.S., Slavin V.N. Informacijske dejavnosti v tujini in problemi upravljanja informacij / NPO "Poisk". - M., 1992. - 65 str.;

Kostomarov M.N. Upravljanje informacijskih sistemov v tujini / Ruska državna humanistična univerza. - M., 1996. - 88 str.

Larin M.V. Upravljanje dokumentov in nove informacijske tehnologije.

M .: Znanstvena knjiga, 1998. - 137 str.

Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoitov A.V., Savin G.I. Informacijska podpora javni upravi. M .: Slovanski dialog, 2000. -425 str.

Attinger M. L. Integrirano upravljanje informacij: teorija resničnega sveta. - Records Management Quarterly. - 1993, julij. vol. 27, št. 3, - str. 12-16, 30-31;

Konzeption des Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studi enangeboten. - Informationsspezialisten fur Europa. Zbornik predavanj. Konstanca, 1990;

Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen / Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt na Majni. - S. 183-187;

Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 str;

Schwetz R. Buro im Wandel // R.v.

Decker's Verlag, G. Heigelberg, 1990, 213 s.;

Seeger T. Aspekte der Pro fessionalisierung des Berufsfeldes Information und Documentation. -K.G. Saur, je treba poudariti, da praktično nobeno od teh del niti ne poskuša uporabiti določb upravljanja informacij za upravljanje dokumentov.

Popolna rešitev problema upravljanja dokumentov je nemogoča brez preučevanja njegove pravne podpore. Očitno je, da je krepitev vloge prava v sodobni Rusiji nujen pogoj za nadaljnjo krepitev države in učinkovitost javne uprave. V zadnjih letih je informacijsko-dokumentacijsko področje postalo samostojen predmet raziskovanja pravnikov, pojavila pa se je celo nova veja - informacijsko pravo. V delu V.A. Koplov je sistematiziral vse veljavne pravne akte, ki se nanašajo na ureditev informacij, dokumentacije in arhivskega hranjenja dokumentov1. Avtor opozarja na kategorijo »dokumentiranih informacij«, ki se po njegovem mnenju v trenutni zakonodaji ne odraža v zadostni meri in postavlja nalogo zakonske rešitve problematike elektronskih dokumentov in njihove pravne veljave.

Poglobljene študije pravnih vidikov dokumentiranih informacij v kontekstu uvajanja novih informacijskih tehnologij, računalniške opreme, telekomunikacijskih omrežij, prepoznavanja informacij kot najpomembnejšega upravljavskega vira izvaja I.L. Bachilo. Njena dela so jasen primer ustreznega odgovora znanstvenika na izzive časa in so zelo pomembna za to študijo 2.

Synnott W.R., Gruber W.N. Upravljanje informacijskih virov. - New York, 1981;

Vogel E. Informacijski management. - Grundlagen der praktischen Information und Documentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, str. 897-927;

Wersig G. Organizacije - Komunikacija: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden Baden, 1989, 390 str.;

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmana Gements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

Kopylov V.A. Informacijsko pravo. - M.: Odvetnik. 1997;

To je on. Informacija kot predmet pravne ureditve // NTI / VINITI. - M., 1996. - št. 8. - Str. 2;

To je on. O vprašanju lastništva informacij // NTI. Ser. 1. Teorija in metodologija informacijskega dela // VINITI. - M., 1998. - št. 3. - Str. 4.;

To je on. O lastništvu dokumentiranih informacij // Dokumentacija v informacijski družbi: upravljanje elektronskih zapisov in elektronski arhiv.

Odlok. op. - Str. 18-23.

Komentar zveznega zakona o informacijah, informatizaciji in varstvu informacij" / Ed. I.L. Bačilo, A.V. Volokitina in drugi / IGP RAS. - M., 1996;

Bachilo I.L. O lastništvu informacijskih virov // Informacijski viri Rusije. - M., 1997. - št. 4;

Ona je enaka. Informacijski viri kot predmet prava in predmet razmerij, ki jih ureja Civilni zakonik Ruske federacije // Ibid.

1999. - № 1;

Ona je enaka. Sodobni pravni problemi dokumentiranja informacij // Dokumentacija v informacijski družbi: produkcija elektronskega poslovanja in elektronski arhiv. Odlok. op. - Str. 8-17;

Ona je enaka. Pravna vprašanja dokumentacije v pogojih informatizacije // Problems of law Upravljanje dokumentacije kot funkcija upravljanja se izvaja v organizacijah v okviru procesa odločanja za doseganje izbranega cilja. Zato je upravljanje dokumentacije tesno povezano s problemi upravljanja, organizacijskimi strukturami, vprašanji njihovega oblikovanja, izvajanja in delovanja ter avtomatizacijo procesov upravljanja.

Sodobne raziskave menedžmenta organizacij kažejo na izjemen pomen racionalne obdelave informacij za doseganje strateških in operativnih ciljev. Globalizacija svetovnih gospodarskih, družbenih in informacijskih procesov neposredno vpliva na kakovost upravljanja. Metode za reševanje problemov upravljanja v organizacijah v ozadju sodobne geopolitične realnosti in ob upoštevanju razvoja informacijske družbe se odražajo v številnih velikih monografskih študijah in člankih, sodobnih učbenikih domačih in zahodnih strokovnjakov 1.

Evolucija dokumentov, pisarniških sistemov in dokumentacijske podpore za upravljanje poteka v specifičnih zgodovinskih razmerah in je določena z njimi. Dela raziskovalcev ruske zgodovine, zlasti zgodovinarjev državnih institucij, poudarjajo tesno povezavo med reformami upravljanja in reformami pisarniškega dela ter njihovo ustreznost družbenoekonomskim in političnim razmeram posameznega obdobja ruske zgodovine. Dela N.P. Eroškina in T.P. Korzhikhina, kot tudi T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnova, S.P. Strekopytov in drugi znanstveniki in strokovnjaki 2 o zgodovini države v okolju informatizacije: povzetki poročil sedme vseruske konference. / Državno enotno podjetje "VIMI". - M., 1999 itd.

Management organizacije: Učbenik / Ed. A.G. Porshneva, Z.P. Rumjanceva.

NA. Salomatina. - M.: Infra, 1998. - 669 str.;

Kulba V.V., Malyugin V.D., Šubin A.N., Vus M.A. Uvod v informacijski management. - Sankt Peterburg, 1999;

Marka D., McGowan K. Metodologija konstrukcijske analize in projektiranja / Prev. iz angleščine - M .: MetaTechnology, 1993. - 240 str.;

Kaufman H.R. Taktike za uspeh v poslu in znanosti. - M .: Intelekt, 1993. - 157 str.;

Shapiro V.D. itd. Vodenje projektov. Tuje izkušnje. - Sankt Peterburg: Dva.Tri, 1993. - 443 str.;

Gerčikova I.A.

Management: učbenik / UNITY. - M .: Banke in menjalnice, 1994. - 685 str.;

Vikhansky O.S. Strateški management: Učbenik. - M.: Založba Moskovske državne univerze, 1995;

Svet projektnega vodenja / Ed. X. Reschke, X. Schelle. - M .: Alan, 1994. - 304 str.;

Meskon M.Z., Albert M., Khedouri F. Osnove managementa. - M.: Delo, 1992;

Hoyer V. Kako poslovati v Evropi. - M .: Napredek, 1992;

Mercer D.

IBM: management v najuspešnejši korporaciji na svetu / Prev. iz angleščine - M.:

Napredek, 1991. - 455 str.;

Kotler F. Osnove trženja / Prev. iz angleščine - M.: Napredek, 1990. - 736 str. in itd.

Glej: Eroshkin N.P. Zgodovina državnih institucij predrevolucionarne Rusije. - M .: Tretji Rim, 1997. - 357 str.;

Korzhihina T.P. Zgodovina državnih institucij ZSSR: učbenik. dodatek. - M .: Višja šola, 1986. - 399 str.;

Schmidt SO. Pri začetkih ruskega absolutizma. - M.: Napredek, 1996;

Arkhipova T., Rumyantseva M.F., Senin A.S. Zgodovina državne službe v Rusiji in vojaških institucij jasno prikazuje konstrukcijo sistema upravljanja v določenem zgodovinskem obdobju in s tem daje priložnost za preučevanje organizacije pisarniškega dela v upravljavskem aparatu.

Viroslovje kot znanstvena disciplina je glede reševanja problemov sistematičnega preučevanja dokumentarnega niza v zgodovinskem razvoju precej blizu dokumentologiji. V zvezi s tem so dela Borodkin L.I., Voronkova S., Golikov A.G., Kashtanov S., Kozlov V.P., Medushevskaya O.M., Muravyov V.A., Sokolov A.K., Slavko T.I., Shmidta SO. in drugi so omogočili uporabo izkušenj, pridobljenih s študijami virov, za analizo razvoja dokumentov in dokumentacijskih sistemov 1, vključno z uporabo sodobnih računalniških metod.

Kljub velikemu številu opravljenih raziskav na področjih, povezanih z zastavljeno problematiko, moramo priznati, da je sama problematika upravljanja dokumentov zelo slabo razvita.

Tako vprašanja o razmerju med reformami javne uprave in pisarniškega dela, o vlogi državne ureditve dokumentarnega okolja niso bila razvita, zahtevajo poglobljeno sistematično študijo terminoloških problemov dokumenta in njegovega razvoja. Nedvomno zgodovinsko zanimivo je postsovjetsko obdobje razvoja pisarniškega dela in dokumentacijske podpore za upravljanje, povezano z reševanjem težav vstopa Rusije v svetovni informacijski prostor.

Do sedaj še ni celovite in celovite študije upravljanja dokumentacije, ki bi upoštevala analizo uporabljenih novih informacijskih tehnologij. Podobno iz 18.-20. - M .: RSUH, 1999. - 230 str.;

Strekopytov SP. Državno upravljanje znanosti v ZSSR (1936-1958) Proc. dodatek. - M., Ruska državna univerza za humanistične vede, 1991 - 92 str.

Glej: Meduševska O.M. Arhivistika in viroslovje: enotnost in razlike kot problem interdisciplinarne interakcije // Arhivistika in viroslovje ruske zgodovine. Problemi interakcije na današnji stopnji: Dokl. in teze. govori na drugi vseslovenski konferenci 12. in 13. marca 1996 / Zvezna arhivska služba Rusije, VNIIDAD. - M., 1997. - Str. 11-15;

Voronkova SV. Stopnja razvoja viroslovja sodobnih dokumentov in njihove objave na sedanji stopnji // Ibid.

Sokolov A.K. Družbena zgodovina, problemi viroslovja in arhivistike // Ibid. - Str. 57-63;

Schmidt SO. Arheografija. Arhivistika. Študija vira / Ruska državna univerza za humanistične vede. GAS Rusije. VNIIDAD. - M., 1997. - 363 str.;

Kaštanov SM. Eseji o ruski diplomaciji. - M.: Nauka, 1970. - 503 str.;

Kaštanov SM. Ruska diplomacija: učbenik. priročnik za univerze na special. "Zgodba".

M.: Višje. šola, 1988. - 231 str.;

Kozlov V.P. Ruska arhivistika / ROSSPEN. - M., 1999.

Sledenje naj bi privedlo do izgradnje koncepta za upravljanje dokumentov in informacij, ki temelji na združevanju zmogljivosti tehnologije s prednostmi papirnega upravljanja dokumentov. Ta koncept lahko imenujemo upravljanje informacij.

Predmet proučevanja v tem delu so dokumentirane informacije v nadzornih sistemih. Dokumentirane informacije igrajo ključno vlogo v procesu upravljanja, saj zagotavljajo polnjenje informacijskih virov organizacij. V povezavi z zapletom strukture in vsebine informacijskih virov, eksplozivno rastjo njihovega obsega se pojavi najpomembnejša naloga racionalnega upravljanja z njimi, ki je po pomembnosti primerljiva z nalogo posodobitve proizvodnje industrijskih izdelkov 1.

Trenutno stanje dokumentarnega okolja ne določajo samo družbeno-ekonomske transformacije, temveč tudi razvoj informacijske tehnologije. Velik pomen imajo računalniške tehnologije in orodja, ki na podlagi veljavne zakonodaje zagotavljajo učinkovitost beleženja, zbiranja, obdelave, iskanja in prenosa informacij, zanesljivost njihovega shranjevanja, dostop na daljavo, zagotavljanje informacij ob pravem času, pravem mediju in v pravi obliki, ob upoštevanju psiholoških in ergonomskih zahtev. Nov dostop do globalnih informacijskih virov, prehod na elektronsko dokumentiranje, hramba in posredovanje dokumentov t.i. Prehod na bistveno nove načine organiziranja informacij in dostopa do njih postavlja bistveno nove znanstvene in uporabne probleme za upravljanje dokumentov, arhivistiko, dokumentaristiko, bibliotekarstvo in druge znanstvene discipline, ki imajo za predmet proučevanja dokument. Njihova rešitev zahteva razumevanje bogatih zgodovinskih izkušenj evolucije dokumenta kot nosilca informacij, razvoja pisarniškega dela, menjave medijev in tehnologij ter oblikovanja ustreznih odvisnosti.

Predmet študija je upravljanje dokumentov v organizacijah. Upravljanje dokumentacije je kot predmet raziskovanja nova znanstvena kategorija. Temelji pa na dosedanjih izkušnjah ter teoretičnih in metodoloških osnovah domače dokumentarne znanosti, ki tradicionalno proučuje dokumente, dokumentacijske sisteme in dokumentne procese IL. Bachilo v zvezi s tem ugotavlja, da je »informacijski vir kot produktivna sila predmet razumevanja, vrednotenja, strukturiranja in urejanja kot objekt pravnih razmerij«. - NTI. Ser. 1. Org. in informacijska metodologija. dela. - 1998. - št. 3. - 13. stran.

organizacija dejavnosti upravljanja in organizacija dela z dokumenti v managementu. Upravljanje dokumentov obravnavamo kot višjo stopnjo razvoja konceptov pisarniškega dela in dokumentacijske podpore za upravljanje.

Upravljanje z dokumenti je kot univerzalni izraz mednarodno priznan in razširjen. Označuje področje administrativnega vodenja ustvarjanja, uporabe in hrambe organizacijskih dokumentov v njihovem življenjskem ciklu na načelih gospodarnosti in učinkovitosti z uporabo novih informacijskih tehnologij, ki zagotavljajo kakovostno upravljanje v odnosu do dokumentacije kot polnopravnega vira upravljanja. . Če je bila pisarniškemu delu dodeljena vloga tehnične vodstvene funkcije, dokumentacijski podpori vodenja pa je bila pomožna, potem je vodenju dokumentacije v organizaciji dodeljena vloga glavne vodstvene funkcije.

Upravljanje dokumentov ne obravnavamo abstraktno, temveč v specifičnih pogojih delovanja organizacij.

Organizacija se v tem primeru razume kot vsaka upravljavska struktura, ki ustreza konceptu organizacije, ne glede na njeno hierarhično raven, funkcionalno usmerjenost in obliko lastništva.

Namen dela je preučiti znanstveni problem upravljanja dokumentov v pogojih novih informacijskih tehnologij v organizacijah različnih vrst, oblikovati koncept upravljanja dokumentnih virov za odločanje na podlagi upravljanja informacij v zgodovinskem razvoju in v metodološki vidik.

Za dosego tega cilja je potrebno rešiti naslednje glavne naloge:

1) analiza vloge informacij pri upravljanju in strukture sodobnih informacijskih virov v organizacijah;

2) preučevanje zgodovine domačega dokumentarstva in evolucije dokumenta kot osnove sodobnega dokumentarnega upravljanja;

3) proučevanje posebnosti elektronskih dokumentov;

4) razvoj načel za ustvarjanje vsedržavnega sistema upravljanja dokumentov in vprašanj njegove zakonodajne podpore;

5) analizo dokumentov sodobnih informacijskih tehnologij in avtomatiziranih sistemov za dokumentacijsko podporo vodenja;

6) raziskovanje informacijskega managementa kot metodološke podlage za izgradnjo sistema upravljanja dokumentov v organizaciji.

Kronološki okvir študija določa specifika izbrane teme. Na nekaterih področjih pokrivajo zgodovinsko obdobje od nastanka ruske centralizirane države do danes, vendar glavni del dela zajema probleme upravljanja dokumentov zadnjega desetletja.

S poglabljanjem v zgodovino pisarniškega dela smo želeli izslediti soodvisnost reform javne uprave in reform pisarniškega dela, ugotoviti kontinuiteto in značilnosti sistemov pisarniškega dela v različnih zgodovinskih obdobjih, prikazati proces transformacije pisarniškega dela v dokumentacijo. podpora upravljanju in ustvarjanje predpogojev za prehod na upravljanje dokumentov v sodobnih razmerah informatizacije družbe. Preučevanje dokumenta kot glavnega predmeta upravljanja z dokumenti je posledica procesa razvoja upravljanja z dokumenti kot znanstvene discipline, zato smo več pozornosti namenili obdobju od šestdesetih let prejšnjega stoletja, ko se je upravljanje z dokumenti rodilo kot znanstvena disciplina, in veliko raziskav se je pojavilo o vprašanjih, povezanih s tem. delovanje dokumenta na vseh področjih javnega življenja. Vprašanja pisarniške avtomatizacije smo obravnavali v neločljivi povezavi z informatizacijo družbe, ki se je začela s širjenjem elektronske računalniške tehnologije in razvojem avtomatiziranih nadzornih sistemov na prelomu 60. in 70. let našega stoletja. Problem informacijskega menedžmenta kot znanstvene discipline se je v zahodni praksi pojavil v zgodnjih sedemdesetih letih in ta leta smo vzeli kot izhodišče za obravnavo tega problema.

Tako je interdisciplinarna narava študije zahtevala zgodovinske retrospektive z različno globino, odvisno od tega, kako potrebna je bila za namene tega dela.

Delo vključuje predvsem probleme sodobne ruske države. Po potrebi pa so meje raziskave razširili z vključitvijo potrebnega gradiva iz zgodovine nekdanje ZSSR, Ruskega imperija in svetovnih izkušenj. To je omogočilo ustvarjanje zadostne raziskovalne baze in uporabo primerjalne metode za iskanje optimalnih znanstvenih rešitev.

Kot delovno hipotezo postavljamo stališče, da so v Ruski federaciji dozoreli potrebni predpogoji za široko uvedbo upravljanja dokumentacije v organizacijah, ki temelji na metodologiji upravljanja informacij, kar ustreza doseženi stopnji informatizacije države in znanosti. in tehnološki napredek, družbeno-ekonomske razmere, kot način za organizacijo dela z dokumenti kot polnopravnim informacijskim virom za doseganje učinkovitega upravljanja in gospodarskih dejavnosti organizacij.

Osnova raziskovalne metodologije je realen in celovit pristop k analizi razvoja dokumentacijskega managementa, ki ga obravnava celovito in dinamično, ob upoštevanju celote dejstev in zavračanju ideologiziranega, dogmatičnega pogleda na zgodovino problem. Metodologija dela je ustvarjalna kombinacija različnih metod: splošnoznanstvenih metod, metod drugih ved in dejansko dokumentarnih metod. Za reševanje problemov so bile uporabljene tradicionalne raziskovalne metode: zgodovinske, sistemske, primerjalne metode (primerjalne študije), strukturno-funkcionalne, metode klasifikacije in modeliranja, ki se pogosto uporabljajo v dokumentarni znanosti, statistične in druge zasebne metode.

Priznati je treba, da so danes metodološki problemi upravljanja dokumentov med osrednjimi in še niso rešeni. Podobno je tudi v arhivistiki, kjer so znanstveniki naredili veliko več pri ustvarjanju novih metodoloških temeljev. Pri tem se postavlja vprašanje filozofije arhivistike kot sredstva za razvoj novega splošnega pristopa k razumevanju vloge dokumentov in arhivov v sodobni družbi. Ni naključje, da je V.P. Kozlov v svojem delu o razmerju med poklici zgodovinarja in arhivista postavlja nalogo razumevanja filozofije arhivskega dela 1, T.I. Khorkhordina poziva k razvoju nove znanstvene discipline »arhivozofije« 2, ki se nahaja na stičišču metodologije in teorije znanstvenih študij, filozofije (kulturne vede) in računalništva. E.V. Že leta 1991 je Starostin, čutil potrebo po spremembi metodologije arhiviranja, predlagal izraz "arhivologija", kar pomeni znanstveno disciplino, Kozlov V.P. Zgodovinar in arhivist: splošni in posebni poklici // Mednarodna znanstvena konferenca “Zgodovinarji in arhivisti: sodelovanje pri ohranjanju in poznavanju preteklosti v interesu sedanjosti in prihodnosti.” 27.-28. november 1997 Moskva: Materiali konference - M., 1998. - Str. 15-28.

Glej: Khorkhordina T.I. Od arhivistike k arhivski filozofiji? // Zbornik Zgodovinsko-arhivskega inštituta. - T. 33/RGGU. - M., 1996.- Str. 185.

preučevanje celotnega kompleksa problemov, povezanih s procesom dokumentiranja raznolikega življenja človeške družbe \ Tako kot v arhivistiki tudi v dokumentologiji filozofija deluje kot univerzalna metodologija znanosti. Potreba po filozofskem razumevanju problematike upravljanja z dokumenti je postala še posebej izrazita sredi osemdesetih let 20. stoletja, s pojavom novih informacijskih tehnologij na področju upravljanja, pojavom »brezpapirne« alternative informacijski podpori upravljanja in množična uporaba računalnikov kot delovnega orodja, kar je povzročilo hude socialne posledice za vodstveni kader. To nalogo je prva zastavila A.N. Sokova 2. Njena rešitev je še posebej pomembna danes, ko je družba v različnih delih tranzicije (od planskega gospodarstva do tržnega gospodarstva, od socialistične ideologije do ideologije demokracije, od industrijske do informacijska družba). V teh razmerah je vloge metodologije težko preceniti.

Interdisciplinarne metode praviloma nimajo filozofskega izvora. Nastale so v globinah drugih ved (matematika, teorija informacij, kibernetika, sociologija itd.) in na njihovem stičišču. Te metode so splošno znanstvene narave 3. Sem spadajo metode zgodovinskega in logičnega raziskovanja, sistematična metoda, informacijska, verjetnostno-statistična, strukturno-funkcionalna metoda in klasifikacijska metoda. Uporaba splošnih znanstvenih metod v znanosti o dokumentih omogoča širšo uporabo dosežkov drugih področij znanja, širi raziskovalne zmožnosti in kognitivni aparat. Pri njihovi uporabi pa je po našem mnenju izjemno pomembno upoštevati izjavo O.M. Meduševska, da »za učinkovit interdisciplinarni dialog včasih manjka glavna stvar, in sicer jasna predstava o splošnem predmetu, ki nam ga različni pristopi omogočajo videti bolj obsežnega, vsestranskega in sistemskega« 4.

Starostin E.V. Arhivologija. Uresničevanje zgodovinskega mišljenja // Problemi domače zgodovine obdobja fevdalizma: povzetki. poročilo / MGIAI. - M., 1991. - P. 240. Glej tudi: Otech. arhivi. - 1999. - št. 3. - Str. 123.

Sokova A.N. Upravljanje dokumentov kot znanstvena disciplina: predmet, predmet, glavne naloge // Dokumentacija dejavnosti upravljanja: Sat. znanstveni

dela / VNIIDAD. - M., 1986. - Str. 24-25.

Ursul A.D. Filozofija in integrativni splošnoznanstveni procesi. M.: Nauka, 1981. - str. 163-177.

Meduševska O.M. Arhivistika in viroslovje: enotnost in razlike kot problem interdisciplinarne interakcije // Arhivistika in viroslovje nacionalne zgodovine. Problemi interakcije na današnji stopnji: Dokl. in teze. govor na drugi vseruski konf. 12.-13. marec 1996

/ Zvezna arhivska služba Rusije, VNIIDAD. - M., 1997. - Str. 12.

Študija virov deluje kot metoda preučevanja pretekle realnosti skozi človeško zaznavanje, zabeleženo v virih, vključno z dokumenti 1. Uporaba novih informacijskih tehnologij pri delu zgodovinarjev je privedla do nastanka računalniškega študija virov ali zgodovinske informacijske znanosti 2.

Ključno vlogo pri tem delu igra sistemska metoda kot smer znanstvenega spoznanja, ki temelji na obravnavanju objektov kot sistemov, tj. razkrivanje celovitosti predmeta, prepoznavanje različnih vrst povezav v njem in njihovo združevanje v eno sliko.

Metoda funkcionalne analize omogoča preučevanje vloge in pomena upravljavskih dokumentov, ki nastajajo v dejavnostih organizacij in so združeni v ustrezne dokumentne sisteme 3. Strukturno-funkcionalna analiza omogoča preučevanje pojavov in procesov kot sistemov, v katerih je vsak element strukture ima poseben namen (funkcijo) v dejavnosti upravljanja. Njegovo uporabo lahko ponazorimo z enim od klasičnih primerov V.N. Avtokratov, ki je opozoril na vzročno-posledično zvezo med delovanjem fondotvorca in oblikovanjem organsko celovitega fonda dokumentov, ki predstavlja »informacijski odlitek« delovanja fondotvorca 4.

Danilevsky I.N., Kabanov V.V., Meduševskaja O.M., Rumyantseva M.F. Viri znanja: Teorija. Zgodba. Metoda. Viri ruske zgodovine: učbenik. priročnik / RSUH. - M., 1998. - Str. 23-24.

Sokolov A.K. O trenutnem stanju in možnostih dela z arhivom strojno berljivih dokumentov. - Krog idej: Novo v zgodovinski informatiki // Zbornik I. konference Združenja "Zgodovina in računalnik" / Moskovski mestni arhiv. - M., 1994. - Str. 71.

Teorija in praksa preverjanja vrednosti dokumentov in pridobitve državnih arhivov ZSSR // Zbornik VNIIDAD. - M., 1974. - T. IV. - 1. del;

Avtokratov V.N., Elpatijevski A.V. Problemi popolnjevanja državnih arhivov s sodobnimi dokumenti (viroslovni vidik) // Vir nacionalne zgodovine: Zbornik. članki. - M.: Nauka, 1976;

Rudelson K.I., Šepukova N.M. Problemi preverjanja vrednosti dokumentov in pridobivanja državnih arhivov // Vprašanja zgodovine. - 1983. - št. 2. - Str. 56-69.

Avtokrati V.N. Koncept izvora v arhivistiki // Arheografski letopis za 1978. - M.: Nauka, 1979. - Str. 142.

Logični razvoj strukturno-funkcionalne metode v znanosti o dokumentih je metoda modeliranja, ki se pogosto uporablja na različnih področjih znanosti. Modeliranje je metoda preučevanja predmeta (originala) z ustvarjanjem in preučevanjem njegove kopije (modela), ki nadomešča original, z določenih vidikov, ki so zanimivi za raziskovalca 1. Model je sistem s svojo strukturo in funkcijo, ki odraža strukturo in funkcije izvirnega sistema, je vmesni člen med teorijo in realnostjo 2. Zato je model sposoben odražati ne samo značilnosti izvirnika, temveč tudi njegove želene parametre. Metoda modeliranja je našla široko uporabo v dokumentarni znanosti in upravljanju dokumentov.

Ta metoda je tesno povezana z informacijsko metodo v dokumentarni znanosti, tj. uporaba principov informacijske teorije na dokumentih in dokumentnih tokovih. Akademik N.P. Ershov je pravilno ugotovil, da je "informacijski model povezava, prek katere računalništvo vstopa v odnose z zasebnimi znanostmi, ne da bi se z njimi združila in hkrati ne absorbirala" 3. Informacijski pristop k dokumentom služi namenu ocenjevanja kakovost vsebine informacij v njih, proučevanje procesov njihovega preoblikovanja v dokumentirane informacije v upravljanju. Preučevanje dokumentnih sistemov kot informacijskih sistemov nam omogoča, da prepoznamo značilnosti distribucije informacij prek komunikacijskih kanalov v upravljanju, pa tudi vzorce tega procesa 4.

Informacijska metoda vključuje uporabo tehnike za merjenje parametrov dokumentarnih informacij. Glavna težava merjenja dokumentarnih informacij je povezana s pretvorbo kvalitativnih značilnosti v kvantitativne 5. Določbe Filozofski enciklopedični slovar. - 2. izd. - M.: Sovjetska enciklopedija, 1989.- Str. 373.

Avtokrati V.N. K vprašanju metodologije arhivistike // Arheografski letopis za 1969 - M.: Nauka, 1971. - Str. 27.

Eršov N.P. Računalništvo: predmet in koncept // Kibernetika. Oblikovanje računalništva. - M., 1986. - Str. 30.

Avtokrati V.N. Študija virov in informacijski pristopi v teoriji pregleda dokumentov (Vprašanja analize arhivskih meril vrednosti) // Materiali znanstvenih raziskav. konf. o problemih pridobivanja dokumentarnih virov iz državnih arhivov ZSSR. - M., 1976. - 1. del;

Rudelson K.I., Šepukova N.M. Problemi preverjanja vrednosti dokumentov in pridobivanja državnih arhivov // Vprašanja zgodovine. - 1983. - št. 2;

Elpatijevski A.V. O uporabi konceptov teorije informacij v sodobni arhivistiki // Zbornik VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973. - Str. 264-271;

Shapiro V.D. in drugi. Tuje izkušnje. - Sankt Peterburg: Dva..Tri, 1993;

Marka D., McGowan K. Metodologija strukturne analize in načrtovanja / Metatehnologija. - M., 1993 itd.

Ilizarov B.S. O vprašanju enotnosti študija virov in informacijskih pristopov pri določanju vrednosti dokumentov // Zbornik VNIIDAD. - M., meritve virov niso bile dodatno razvite, čeprav bi njihova uporaba v okviru informacijske metode lahko omogočila kvalitativno analizo domačega pisnega izvornega fonda ter razvoj metod za napovedovanje dokumentarne produkcije in pridobivanja arhivskega gradiva. sklad.

Glede na nezadostno razvitost teme je bil pri delu uporabljen širok nabor virov, ki jih lahko razdelimo v naslednje glavne skupine: zakonodajni in vladni akti o vprašanjih informatizacije, arhiviranja, upravljanja dokumentov, pisarniškega dela in standardizacije;

normativni in metodološki materiali, državni standardi;

slovarji, metodološka literatura, znanstvena poročila, raziskovalno gradivo, shranjeno v referenčnem in informacijskem skladu OCSTI VNIIDAD, in arhivski dokumenti.

Poleg tega je avtorica v procesu priprave dela uporabila lastne izkušnje v znanstvenoraziskovalnem in organizacijskem oblikovanju vprašanj upravljanja dokumentov, dokumentacijske podpore za upravljanje (pisarniško delo) in rezultate tujih praks.

Upravljanje dokumentov kot znanstvena disciplina kot celota temelji na vseh dosedanjih raziskavah in praksi na področju ruskega in sovjetskega upravljanja dokumentov ter na tujih izkušnjah. Pomembno je biti pozoren na zgodovinske korenine problema, brez prepoznavanja katerih je nemogoče pravilno razumeti trenutno stanje in trenutne naloge upravljanja dokumentov.

V zvezi s tem je zanimiva skupina zakonodajnih in regulativnih aktov, katerih preučevanje nam omogoča, da sledimo razvoju državne ureditve pisarniškega dela.

V predrevolucionarni Rusiji so dosledno veljali številni pravni akti, ki so določali pravila upravnega in kolegijskega pisarniškega dela 1. Med njimi je treba izpostaviti Splošne uredbe iz leta 1720, ki so prvič v zgodovini Rusije je pisarniško delo postavilo na trdna tla zakona in opredelilo njegova temeljna načela za skoraj dve stoletji.

1976. - T. 6. - 1. del. - Str. 257;

To je on. Problemi merjenja v viroslovju in arhivistiki (Osnovne izmere virov in izmere dokumentov) // Metodološka vprašanja dokumentologije, arhivistike, arheografije: Zbornik. poročilo

metodološki seminar VNIIDAD. - M., 1978. - Izd. 2. - Str. 62-110;

To je on. Virometrični problemi arhivistike (Metode merjenja obsega pisnih informacij): Učbenik. dodatek / MGIAI. - M., 1981.

Pravne knjige XV-XVII stoletja. - M.;

Institucije za upravljanje provinc vseruskega cesarstva // PSZ V času Sovjetske zveze je bila pozornost namenjena tudi vprašanjem dokumentacije in njihovemu zakonodajnemu izvajanju. Prvi odloki sovjetske vlade o vprašanjih pisarniškega dela so imeli značaj različnih pravnih aktov o aktualnih vprašanjih dokumentiranja vodstvenih dejanj. Njihov odraz je mogoče najti v objavljenih zbirkah normativnih aktov 1.

Naslednja skupina pravnih aktov, ki je bila uporabljena v delu, je povezana z dejavnostmi NK RKI ZSSR in njegovih podrejenih organov za izboljšanje pisarniškega dela v dvajsetih in zgodnjih tridesetih letih prejšnjega stoletja 2.

Posebno pozornost so zahtevali predpisi sovjetske vlade, ki dosledno razkrivajo prehod upravljanja dokumentov v pristojnost arhivskih organov, spremembo njihovih nalog in funkcij v sovjetskem zgodovinskem obdobju, pa tudi dokumenti, povezani z razvojem enotni sistem upravljanja državnih evidenc3.

Glavni pravni akt, ki opredeljuje sodobno vladno politiko in pravice ruskih državljanov na področju izmenjave informacij in dokumentacije, je Ustava Ruske federacije. Pravi: »Vsakdo ima pravico svobodno iskati, sprejemati, prenašati, proizvajati in razširjati informacije na kakršen koli zakonit način ...« (4. del, 29. člen).

LARIN Mihail Vasiljevič

UPRAVLJANJE DOKUMENTOV V ORGANIZACIJAH: VPRAŠANJA ZGODOVINE IN METODOLOGIJE

Posebnost: 05.25.02 - "Dokumentarija, dokumentarna znanost, arhivistika"

disertacijo za doktorat zgodovinskih znanosti

MOSKVA 2000

Delo je potekalo na Vseruskem raziskovalnem inštitutu za upravljanje dokumentov in arhivske zadeve

Relevantnost teme. Vzpostavitev v naši državi pravne države z učinkovito delujočimi institucijami predstavniške, izvršilne, sodne oblasti, proizvodnje, znanosti in izobraževanja določa ne le celovita in polna pravna utemeljitev njihovega delovanja, temveč tudi oblikovanje racionalnih, specifičnih pravil in postopkov za njihovo delovanje, tudi na področju dela z dokumenti. Za krepitev ruske državnosti lahko racionalno upravljanje dokumentacije služi kot ena od pomembnih referenčnih točk za krepitev upravljavskega aparata in bistveni element njegove stabilnosti.

Dokumentirane informacije so osnova upravljanja; njegova učinkovitost v veliki meri temelji na proizvodnji in porabi informacij. V sodobni družbi so informacije postale polnopravni proizvodni vir, pomemben element družbenega in političnega življenja družbe. Kakovost informacij določa kakovost upravljanja, saj informacije kot krvožilni sistem prežemajo vse nadzorne organe, jim dajejo energijski potencial in jih spravljajo v namensko gibanje.

Informacije so zapisane v dokumentih, ki jim dajejo organizacijsko obliko in jih premikajo v času in prostoru. Dokumenti in dokumentarne informacije so osnova upravljavskih odločitev in so njihova materialna utelešenje, zagotavljajo pravno veljavo in s tem prispevajo k njihovi izvršitvi.

Problemi dokumentiranja dejavnosti organizacij in upravljanja dokumentov so tako stari kot sami dokumenti in upravljanje Trenutno se ta problem aktualizira s hitrim razvojem novih informacijskih tehnologij in pospešeno informatizacijo družbe.

Nenehna rast obsega dokumentacije po vsem svetu, vse bolj razširjena uporaba elektronske računalniške tehnologije pri obdelavi informacij, uporaba nepapirnih medijev in drugi cilji

Dejavniki vodijo strokovnjake k zaključku, da je treba iskati nove možnosti za obvladovanje in upravljanje dokumentiranih informacij. Z osredotočanjem na problem upravljanja dokumentov v organizacijah smo izbrali trenutno smer znanstvenega raziskovanja, ki ima teoretični in praktični pomen.

Za sodobno dokumentarno znanost je pomembno proučevanje zmožnosti sodobnih informacijskih tehnologij z vidika njihove uporabe pri upravljanju dokumentov. Treba je analizirati zbrane dosežke na področju teorije in prakse upravljanja dokumentov, prepoznati trende njihovega nadaljnjega razvoja in na tej podlagi pridobiti nove znanstvene rezultate.

Na izbiro teme te študije je vplivalo več dejavnikov:

prvič, prisotnost družbenega reda družbe, povezanega s potrebo po racionalizaciji dokumentarnega okolja kot sredstva za povečanje učinkovitosti upravljanja, predvsem države;

drugič, potreba, da ruska arhivska služba poglobljeno preuči medsebojno povezane probleme upravljanja dokumentov in arhivistike v novih razmerah, da bi jih preoblikovala v uporabni znanstveni razvoj;

tretjič, naraščajoča hitrost informatizacije Rusije in nujne naloge njenega vstopa v svetovni informacijski prostor, tudi na področju upravljanja dokumentacije.

Stopnja razvoja in študija teme. Opozoriti je treba, da vprašanja upravljanja dokumentacije v domači literaturi še niso bila izpostavljena kot samostojna vprašanja. Samo v nekaterih primerih

botakh A.N. Poskuse uvajanja dokumentacijskega managementa kot predmeta raziskovanja v produkcijskem smislu Sokova vidi kot odraz tujih izkušenj in obetavno smer razvoja domačega dokumentnega managementa in pisarniške organizacije1.

Študija del zahodnih strokovnjakov kaže, da je večina znanstvenikov nagnjena k prepoznavanju upravljanja dokumentacije kot polnopravne funkcije organizacijskega upravljanja (F. Horton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. McLeod, J. Summerville, D. Stephens itd.). Poudariti je treba, da so številni znanstveniki in strokovnjaki že večkrat opozorili na pomen interakcije med upravljanjem dokumentacije in upravljanjem informacij v organizacijah, pri čemer so dokumentacijo ocenili kot sestavni del informacijskih virov organizacije. Na podlagi te ocene obstaja potreba po globlji uporabi novih informacijskih tehnologij pri delu z dokumentacijo in vključevanju struktur upravljanja dokumentacije v splošno infrastrukturo organizacij2. Posebna značilnost raziskav zahodnih strokovnjakov je njihova osredotočenost na odpravo tehnološke in organizacijske vrzeli med pisarniškim delom in oddelčnim shranjevanjem dokumentov3.

Očitno je, da ima Rusija svojo zgodovino

1 Sokova A.N. Poslovna dokumentacija na področju managementa. - M .: Znanje, 1985.

2 Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: Wo ist der Sand im Oetriebe? // Deutschcr Dokumentartag 1994. Zbornik, DGD, 1994, str. 11-38; MacDonald D. Upravljanje z dokumenti v sodobni ustanovi. - CIF OCNTI VNIIDAD, št. 1220 "p"; Roberge M. V dobi informacij - globalno sistemsko in sistematizirano upravljanje upravnih informacij. - CIF OCNTI VNIIDAD, št. 1144 "p" itd.

1 koprivnica Kr. Upravljanje dokumentacije, informacij in arhivov v podjetjih. - CIF OCNTI VNIIDAD, št. 889 "p"; Ricks A. Upravljanje dokumentov kot arhivska funkcija. - CIF OCNTI VNIIDAD, št. 946 "p" itd.

tradicije na področju dela z dokumenti, neposredno izposojanje zahodnih izkušenj in zahodnih pristopov pa je nemogoče. Prav to je razlog za potrebo po proučevanju problematike evolucije domačega dokumentiranja in razvoja upravljanja z dokumenti, da bi analizirali in ovrednotili doseženo raven, da bi rešili vprašanje možnosti in načinov uporabe temeljnih načel upravljanja. in metode upravljanja dokumentov v sodobni Rusiji.

Domače upravljanje z dokumenti je trenutno nabralo veliko znanja, ki se odraža v znanstvenih delih MGIAI in VNIIDAD, zbirkah člankov, izobraževalnih in metodoloških priročnikih ter gradivih konferenc. Večjih monografskih študij žal še ni. Objavljena dela so pretežno v naravi učbenikov in učnih pripomočkov (dela Andreeva V.I., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z., Mityaev K.G., Mingalev V.S., Pshenko A.V., Sokova A.N., avtorska ekipa Oddelka za upravljanje dokumentov in dokumentacijo Podpora managementu Državne univerze za management).

Dela K.G. so temeljnega pomena za razvoj raziskovalne teme. Mityaev, ki je prvi predlagal izraz »upravljanje dokumentov« in dal velik teoretični in praktični prispevek k razvoju upravljanja dokumentov kot znanstvene discipline1.

K.G. Mityaev je bil prvi, ki je sistematično orisal zgodovino pisarniškega dela v predrevolucionarni Rusiji in ZSSR, izpostavil glavna obdobja njegovega razvoja, posebnosti različnih vrst pisarniškega dela, prikazal odnos pisarniškega dela z ustreznimi sistemi gradnje. državni aparat, soodvisnost razvoja pisarniškega dela in arhivskih zadev. Poznejši učbeniki Zgodovinsko-arhivskega inštituta so v bistvu samo povečali obseg predstavljenega gradiva o zgodovini pisarniškega dela in razširili kronološki obseg obravnavanega obdobja.

Hkrati so se v 70-80-ih letih pojavili učni pripomočki T.V. Kuzne-

1 Mityaev K.G. Zgodovina in organizacija pisarniškega dela v ZSSR: Učbenik. dodatek / MGIAI. - M., 1959; To je on. Teorija in praksa arhivistike. Učbenik dodatek / MGIAI. - M., 1946; To je on. Dokumentacijska znanost, njene naloge in možnosti razvoja // Issues. arhivistika. - 1964. - št. 2 itd.

Tsova, Ya.Z. Livshitsa, M.P. Iljušenka in drugih znanstvenikov, ki razvijajo upravljanje dokumentov kot znanstveno disciplino in razmišljajo o vprašanjih dokumentne terminologije in dokumentacijskih sistemov, funkcij dokumentov in njihovega razvoja, vloge dokumentacije v procesih upravljanja, postavljajo temeljna vprašanja upravljanja dokumentov, obravnavajo probleme vpliva elektronske računalniške tehnologije na dokumentacijski podpori upravljanja .

Nemogoče je ne opozoriti na delo znanstvenikov VNIIDAD, ki so od ustanovitve inštituta leta 1966 dosledno reševali probleme upravljanja dokumentov, organizacije pisarniškega dela in dokumentacijske podpore za upravljanje ter avtomatizacije dela z dokumenti. Pomemben prispevek k preučevanju glavnih kategorij upravljanja dokumentov je prispeval A.S. Malitikov, V.D. Banaskzevič, K.I. Rudelson in drugi znanstveniki.

Pomemben prispevek k razvoju dokumentarne znanosti so doktorske in magistrske naloge, zagovorjene na MGIAI in VNIIDAD, ki so pomembne tudi za to študijo. Izpostaviti velja doktorsko disertacijo A.N. Sokova, kjer je prvič po K.G. Mityaev uspešno poskuša oblikovati teorijo upravljanja dokumentov v kontekstu uvajanja novih informacijskih tehnologij v prakso1.

Kandidatske disertacije praviloma obravnavajo nekatere vidike teorije in prakse upravljanja dokumentov. Med najbolj razvitimi so vprašanja zgodovine upravljanja dokumentov in pisarniškega dela sovjetskega obdobja (dela Andreeva V.I., Baginsky I.M., Banasyukevich V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M.N. ., Kremera B.I., Kuzmicheva A.D., Podolskaya I.A. , Raichtsauma A.L., Selsky D.I., Tamm I.E. itd.)2.

"Sokova A.N. Razvoj sovjetskega upravljanja dokumentov v pogojih znanstvene in tehnološke revolucije (1960-1980): Povzetek disertacije.... Doktor zgodovine. 05.25.02 / MGIAI. - M, 1987. " Andreeva IN IN. Glavne usmeritve znanstvene organizacije vodstvenega dela in pisarniškega dela državnega aparata ZSSR (na podlagi materialov iz periodičnih revij dvajsetih let prejšnjega stoletja): Povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985; Baginski I.M. Dejavnosti V.V. Kuibyshev o izboljšanju aparata in pisarniškega dela Ljudskega komisariata delavskega in kmečkega inšpektorata ZSSR: avtorski povzetek. dis.

Predrevolucionarno obdobje je bilo manj raziskano (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.)1.

Del disertacije je posvečen raziskavam dokumentacijskih sistemov in dokumentiranju funkcij upravljanja (dela T.A. Bykova, I.V. Gerasimova, I.B. Efanova, A.S. Krasavina, L.V. Potapova, A.Yu. Chukovenkova. )2, druge disertacije pokrivajo vprašanja dokumentacijske podpore. za posamezne predmete, podobne ustanove (Arkhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshenko A.V., Sirotkin A.N., Stepanov E. A.)3. Vprašanja poenotenja in standardizacije dokumentov so bila precej poglobljeno obdelana (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.)4. V nekaterih disertacijah (Malitikov A.S., Predein E.V.,

Kandidat zgodovinskih znanosti 25.05.02 / MGIAI. - M.. 1979; Reichtsaum A.L. Izboljšanje upravljanja in pisarniškega aparata v ZSSR z neoddelčnimi racionalizacijskimi organi (1924-1931): avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978; Tamm I.E. Oblikovanje sovjetskega državnega pisarniškega dela. 1917-1923: Avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 05.00.02 / MGIAI. - M.. 1975 itd. 1 Vyalova L.M. Organizacija pisarniškega dela centralnih državnih organov v zakonodajnih aktih Ruskega cesarstva v prvi polovici 19. stoletja: avtorski povzetek. dis. ...kand. ist. Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987; Lukashevich A.A. Razvoj pokrajinske uradne dokumentacije 70-90-ih: avtorski povzetek. dis. ...kand. ist. Sci. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995.

"Bykova T.A. Oblikovanje dokumentacijskega sistema za upravljanje družbenega razvoja delovnih kolektivov. 1965-1985 (na primeru elektroindustrije): Povzetek disertacije ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M. , 1988; Dokumentacija o delovni dejavnosti državnih uslužbencev: Povzetek diplomske naloge 25.05. / MGIAI disertacija ... kandidat zgodovinskih znanosti 05.25.02 / VNIIDAD - M., 1987 itd.

Arkhipova N.I. Dokumentacijska podpora za upravljanje računalniških centrov (zgodovina, trenutno stanje in možnosti razvoja): Avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978; Pšenko A.V. Dokumentiranje dejavnosti arhivske službe v današnji fazi : avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983; Stepanov E.A. Izboljšanje dokumentacijskih procesov v sistemu upravljanja višjega in srednjega specializiranega izobraževanja ZSSR (zgodovina in trenutno stanje): Povzetek disertacije. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979 itd.

4 Vasiljev M.A. Problem poenotenja besedil upravnih dokumentov, ki se uporabljajo v pisarniškem delu sovjetskih institucij (zgodovina in trenutno stanje): avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975; Sankina L.V. Izboljšanje obrazcev upravnih listin na podlagi standardizacije in unifikacije (1917-1980): Povzetek diplomskega dela. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M.,

Shchensnovich G.G.) so obravnavani splošni in posebni problemi delovanja dokumentacijskih podpornih služb za upravljanje.

Študija disertacijskih raziskav kaže, da se problemi upravljanja z dokumenti v njih ne odražajo globoko, zahtevajo sodoben celosten pristop in obravnavo.

V zadnjem desetletju se je žal porušilo ravnovesje med teoretičnim raziskovanjem in aplikativnim razvojem v korist slednjih. To dokazuje veliko število metodoloških pripomočkov in priročnikov za praktične pisarniške delavce, ki v glavnem interpretirajo nakopičeni znanstveni in metodološki potencial upravljanja dokumentov.

Zdaj se kaže težnja po postopni vzpostavitvi porušenega ravnovesja in krepitvi teoretičnih raziskav na področju dokumentacijske podpore managementa. Številne sodobne publikacije v specializiranih revijah in zbornikih znanstvenih konferenc so namenjene reševanju aktualnih problemov dela z dokumenti v sodobnih razmerah, zaščite dokumentiranih informacij, terminologije, zgodovine pisarniškega dela, pravne podpore za dokumentiranje dejavnosti upravnega aparata, vpliv novih informacijskih tehnologij na organizacijo dokumentnega toka in dokumentacije, problematika elektronskih dokumentov . Kljub veliki vrednosti ta dela pokrivajo le nekatere vidike upravljanja dokumentacije in so lahko dobro raziskovalno gradivo za kasnejšo analitično in sintetično obdelavo.

Problema upravljanja dokumentacije ni mogoče preučevati brez analize arhivske literature. Arhivisti so opravili resno delo

1983; Yankovaya V.F. Optimizacija besedil upravnih dokumentov (teoretični vidik): avtorski povzetek. dis.... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987 itd. "Malitikov A.S. Glavne smeri raziskovanja dokumentov in arhivov v ZSSR (1956-1970): Povzetek disertacije ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M ., 1971; Shchensnovich G.G. Razvoj osnovnih principov organizacije dokumentacijskega sistema v pogojih avtomatiziranih nadzornih sistemov: Povzetek disertacije.

raziskovalno delo, pomembno za razumevanje epistemologije dokumenta, oblikovanje in razvoj dokumentacijskih sistemov, terminološki sistem znanosti o dokumentih (A.V. Elpatievsky, V.P. Kozlov, A.D. Stepansky, E.V. Starostin itd.). Strokovnjaki s področja arhivistike so veliko naredili za razumevanje informacijskih lastnosti dokumenta in opozarjajo na povezavo med dokumentnimi nizi in informacijskimi viri. V nekaterih delih o arhivistiki (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) je bila dokazana podobnost procesov obdelave informacij tako v operativnem upravljanju kot na stopnji arhivskega shranjevanja dokumentov. Zanimiva so dela, ki prikazujejo razmerje med pisarniškim delom in arhivskimi zadevami, proces postopnega prehoda pisarniškega dela v pristojnost arhivskih organov1. Arhivistika razkriva spremembe vrednosti nekaterih vrst dokumentov v zgodovinskem razvoju, razkriva razvoj dokumentacijskih sistemov v povezavi z razvojem države in načinov njene organizacije.

Upravljanje z dokumentacijo je kot znanstvena kategorija tesno povezano z informacijami in organizacijo informacijskih procesov v managementu, zato analiza literature o teoriji informacij, informacijskih sistemih, vprašanjih informatizacije in informatizacije dela z dokumenti predstavlja bistven del tega študija. Najprej so to študije, ki odsevajo probleme, povezane z razumevanjem bistvenih značilnosti informacije kot izhodiščne snovi za urejanje dokumentarnih nizov. Dela A.D. Uršula, A.I. Žukova, Yu.I. Černjaka, V.G. Afanasyev in drugi, napisani v različnih letih, so omogočili oblikovanje teoretične podlage, na kateri je zgrajena osnovna ideja o neločljivi povezavi med informacijami in dokumentacijo ter so določene možnosti uporabe informacijske metodologije za upravljanje dokumentacije. V delih G.G. Artamonova, G. Wolfram,

Ermakova I.N. Oblikovanje in razvoj sovjetskega državnega pisarniškega dela (1917-1959): Povzetek disertacije ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1994; Pšenični A.P. Centralna arhivska uprava ZSSR in RSFSR (1929-1938): Povzetek disertacije .... Kandidat zgodovinskih znanosti, 25.05.02 / MGIAI - M, 1985 itd.

PEKEL. Ursula in drugi znanstveniki so poglobljeno preučevali temeljno pomembne probleme oblikovanja in delovanja informacijskih virov, tako v globalnem smislu kot znotraj posameznih organizacij. Problem informacijskih virov še ni dobil dokončne rešitve, vendar so v teh delih oblikovane konceptualne kategorije ter osnovne metodološke in konceptualne določbe, pomembne za to študijo.

V delih računalničarjev se dokumentni problemi pojavljajo kot podrejeni in ne glavni problemi, manjka jim obdelava dokumentacijske problematike in dokumentacijske podpore v kontekstu razvoja novih informacijskih tehnologij. Ta problem ni na noben način začrtan med koncepti, kot so »obdelava informacij«, »dostop do informacij«, »informacijske komunikacije«, »shranjevanje informacij«, »uporaba informacij«, čeprav so vse te »informacije« praktično dokumentirane v različnih, pretežno papirni mediji."

Tudi problematika elektronskih dokumentov je v literaturi slabo obdelana. Obstajajo resna terminološka neskladja, pomanjkanje jasnih predstav o naravi in lastnostih elektronskih dokumentov, njihovem odnosu do tehnotroničnih, strojno berljivih in tradicionalnih dokumentov. Kljub temu nam analiza te skupine študij omogoča, da oblikujemo razumevanje problematike upravljanja dokumentov in ta dela uporabimo za reševanje znanstvenega problema upravljanja dokumentacije2.

Bistvenega pomena za preučevanje teme je bilo preučevanje del o informacijskem managementu - novi znanstveni disciplini, ki se je pojavila v razvitih državah skupaj z informacijsko družbo. V domači literaturi informacijski management kot sistem

1 Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronski dokumenti v omrežjih podjetij: drugi prihod Gutenberga. - M: Ankey - Ektrendz, 1999 itd.

2 Tihonov V.I., Jušin I.F. Elektronski arhivi in upravljanje elektronskih dokumentov // Fatherland, archives. - 1999. - št. 2. - Str. 19-20; Kurilo A.P. O pravnem režimu elektronskega dokumenta v sistemu medbančnih elektronskih plačil // Problemi informatizacije. - 1999. - št. 3 itd.

Tematika metod se odraža zelo slabo. Samo v delu A.V. Kostrova, ki je bil pripravljen v obliki učbenika, je bil poskus sistematično predstaviti bistvo informacijskega managementa, žal brez sklicevanja na ruske razmere." V našem delu smo prvič začeli študij informacijskega managementa iz z vidika upravljanja z dokumenti in sklepi, ki nam omogočajo, da ocenimo upravljanje z informacijami kot obetavno smer razvoja upravljanja z dokumenti z uporabo novih informacijskih tehnologij.2 V številnih drugih delih so problemi upravljanja z informacijami obravnavani posredno, v okviru reševanja Šele v nedavno objavljeni knjigi »Informacijska podpora javne uprave«, ki jo je uredil akademik Ruske akademije znanosti Yu.V oblikovanje in delovanje sistema informacijske podpore za najvišje državne organe Ruske federacije3.

Glede na nezadostno razvitost in pokritost problematike upravljanja z informacijami v domači literaturi je avtor to vrzel poskušal zapolniti s tujimi raziskavami, predvsem v nemščini. Dela R. Coolena, I. Hergeta, G. Verziga, W. Wolframa, T. Seegerja, E. Vogla in drugih znanstvenikov razkrivajo njihovo razumevanje bistva informacijskega managementa kot znanstvene discipline in področja praktičnega managementa4. Vendar je treba poudariti, da

1 Kostrov A.V. Uvod v informacijski management: Učbenik. dodatek / Vladimirsk. država tehn. univ. - Vladimir, 1996; glej tudi: Perel I.S., Slavin V.N. Informacijske dejavnosti v tujini in problemi upravljanja informacij / NPO "Poisk". - M, 1992; Kostomarov M.N. Upravljanje informacijskih sistemov v tujini / RGTU. - M., 1996.

2 Larin MB. Upravljanje dokumentov in nove informacijske tehnologije. - M.: Znanstvena knjiga, 1998.

3 Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoytov A.V., Savin G.I. Informacijska podpora javni upravi. - M.: Slovanski dialog, 2000.

4 Herget I. Konzeptjon des Informationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Sludienangeboten // Informationsspezialisten fur Europa. Zbornik // Konstanz, 1990; Hofmeister H. W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen // Deutscher Dokumentartag 1994. -- Frankfurt na Majni, 1994. - S. 183-187; Kuhlen R.

Skoraj nobeno od teh del ne poskuša uporabiti načel upravljanja informacij pri upravljanju dokumentov.

Celovita rešitev problema upravljanja dokumentov je nemogoča brez pravne podpore. Očitno je, da je krepitev vloge prava v sodobni Rusiji nujen pogoj za učinkovitost javne uprave. V zadnjih letih je informacijsko-dokumentacijsko področje postalo samostojen predmet raziskovanja pravnikov, pojavila pa se je celo nova veja - informacijsko pravo. V delu V.A. Kopylov je sistematiziral vse veljavne pravne akte, ki se nanašajo na urejanje informacij, dokumentacije in arhivskega shranjevanja dokumentov1. Avtor opozarja na kategorijo »dokumentiranih informacij«, ki se po njegovem mnenju v veljavni zakonodaji ne odraža v zadostni meri, in postavlja nalogo zakonske rešitve problematike elektronskih dokumentov.

I.L. se poglobljeno ukvarja s pravnimi vidiki dokumentiranih informacij v kontekstu uvajanja novih informacijskih tehnologij, računalniške opreme, telekomunikacijskih omrežij in prepoznavanja informacij kot najpomembnejšega vira upravljanja. Bachilo. Njena dela so jasen primer ustreznega odgovora znanstvenika na izzive časa in so za to študijo zelo pomembna2.

Informationsmarkt. - Konstanca, 1995; SeegerT. Aspekte der Professionaiisierung des Berufsfeldes Information und Documentation. -K.G. Saur, 1990; Vogel E. Informacijski management. - Grundlagen der praktischen Information und Documentation. Band 2, K.G. Saur, 1990, str. 897-927; WersigG. Organizacije – Komunikacija: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989: Wolfram G Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1996 itd.

1 Kopylov V.A. Informacijsko pravo. - M .: Odvetnik, 1997; To je on. Informacija kot predmet pravne ureditve // NTI / VINITI. - M., - 1996. - št. 8; To je on. O vprašanju lastništva informacij // NTI. Ser. 1. Organizacija in metodologija informacijskega dela / VINITI. - M., - 1998. - št. 3.

~ Komentar zveznega zakona "O informacijah, informatizaciji in varstvu informacij" (uredili I.L. Bachilo, A.V. Volokitin itd.). M.: IGP RAS, 1996; Bachilo I.L. O lastništvu informacijskih virov // Informacijski viri Rusije. - M., - 1997. - št. 4; Ona je enaka. Informacijski viri kot predmet prava in predmet razmerij, ki jih ureja Civilni zakonik Ruske federacije // Ibid. -J999. -št. 1; Ona je enaka.

Upravljanje dokumentacije kot funkcija upravljanja se izvaja v organizacijah v okviru procesa odločanja za dosego izbranega cilja. Zato je upravljanje z dokumentacijo tesno povezano s problemi upravljanja, organizacijskimi strukturami, problematiko načrtovanja upravljavskih informacijskih sistemov, njihove implementacije in delovanja ter avtomatizacije postopkov in procesov upravljanja.

Sodobne raziskave organizacijskega managementa kažejo na izjemen pomen racionalne obdelave informacij za doseganje strateških in operativnih ciljev. Globalizacija svetovnih gospodarskih, družbenih in informacijskih procesov neposredno vpliva na kakovost upravljanja. Metode za reševanje problemov upravljanja v organizacijah v ozadju sodobne geopolitične realnosti in ob upoštevanju razvoja informacijske družbe se odražajo v številnih velikih monografskih študijah in člankih, sodobnih učbenikih domačih in zahodnih strokovnjakov.

Razvoj dokumentov, pisarniških sistemov in dokumentacijske podpore za upravljanje se dogaja v specifičnih zgodovinskih razmerah in je določen z njimi. Dela raziskovalcev ruske zgodovine, zlasti zgodovinarjev državnih institucij, poudarjajo tesno povezanost reform pisarniškega dela z reformami upravljanja in njihovo ustreznost družbenoekonomskim in političnim razmeram določenega obdobja ruske zgodovine. Dela N.P. Eroškina in T.P. Korzhikhina, kot tudi T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnova, S.P. Strekopytov, drugi znanstveniki o zgodovini državnih institucij jasno prikazujejo konstrukcijo sistema upravljanja v določeni zgodovinski dobi in temah

Pravna vprašanja dokumentacije v pogojih informatizacije // Problemi zakonodaje na področju informatizacije: Povzetki. poročilo Sedmi vseruski konf. - M.: Državno enotno podjetje "VIMI", 1999 itd.

"Upravljanje organizacije: Učbenik / Uredili A.G. Porshnev, Z.P. Rumyantseva, N.A. Salomatin. - M .: Infra, 1998; Kulba V.V., Malyugin V.D., Shubin A.N. ., Bye M.A. Uvod v upravljanje informacij. - St. Petersburg, 1999; Metodologija strukturne analize in oblikovanja / Prevod iz angleščine: MetaTechnology, 1993; Uredil X. Reschke, X. Schelle, 1994; Meskon M.Z. : Delo, 1992, itd.

To omogoča preučevanje organizacije pisarniškega dela v vodstvenem aparatu.

Viroslovje kot znanstvena disciplina je z vidika reševanja problemov sistematičnega preučevanja dokumentarnega niza v zgodovinskem razvoju precej blizu dokumentarni znanosti. V zvezi s tem so dela Borodka-na L.I., Voronkova S.V., Golikov A.G., Kashtanov S.M., Kozlov V.P., Medushevskaya O.M., Muravyov V.A., Sokolov A. .K., Shmidta S.O. in drugi so omogočili uporabo izkušenj, pridobljenih s študijami virov, za analizo razvoja dokumentov in dokumentacijskih sistemov.

Analiza kaže, da kljub precejšnjemu številu opravljenih raziskav na področjih, povezanih z zastavljeno problematiko, moramo ugotoviti, da je sama problematika upravljanja dokumentov zelo slabo razvita. Tako vprašanja o razmerju med reformami javne uprave in pisarniškim delom ter vlogi državne ureditve dokumentarnega okolja niso dovolj razvita; zahtevajo bolj poglobljeno sistematično študijo terminoloških problemov dokumenta, njegovega razvoja pod vplivom družbenih in tehničnih dejavnikov. Nedvomno zgodovinsko zanimivo je postsovjetsko obdobje razvoja pisarniškega dela in dokumentacijske podpore za upravljanje, povezano s spremembami vodstvenih struktur in funkcij ter reševanjem težav z vstopom Rusije v svetovni informacijski prostor. Celovite in celovite študije upravljanja dokumentacije, ki bi upoštevala analizo uporabljenih novih informacijskih tehnologij, do sedaj še ni bilo.

Predmet raziskovanja v disertaciji so dokumentirane informacije v sistemih vodenja. Dokumentirane informacije igrajo ključno vlogo v procesu upravljanja, saj zagotavljajo polnjenje informacijskih virov organizacij. V povezavi z zapletom strukture in vsebine informacijskih virov, eksplozivno rastjo njihovega obsega se pojavlja najpomembnejša naloga racionalnega upravljanja z njimi.

Trenutno stanje dokumentarnega okolja ne določajo samo družbeno-ekonomske transformacije, temveč tudi razvoj informacijske tehnologije. V sodobnem upravljanju postajajo velikega pomena računalniške tehnologije in orodja, ki na podlagi veljavne zakonodaje in drugih pravnih norm zagotavljajo učinkovitost beleženja, zbiranja, obdelave, iskanja in prenosa informacij, zanesljivost njihovega shranjevanja, oddaljenega dostopa, zagotavljanja informacij ob pravem času, na pravem mediju in v želeni obliki, ob upoštevanju psiholoških in ergonomskih zahtev. Nov dostop do globalnih informacijskih virov, prehod na elektronsko dokumentiranje, hramba in posredovanje dokumentov t.i. Prehod na bistveno nove načine organiziranja informacij in dostopa do njih postavlja bistveno nove znanstvene in uporabne probleme za upravljanje dokumentov, arhivistiko, dokumentaristiko in druge znanstvene discipline, ki imajo za predmet proučevanja dokument. Njihova rešitev zahteva razumevanje bogatih zgodovinskih izkušenj evolucije dokumenta kot nosilca informacij, razvoja pisarniškega dela, menjave medijev in tehnologij ter oblikovanja ustreznih odvisnosti.

Predmet študija je upravljanje dokumentov v organizacijah. Upravljanje dokumentov kot predmet raziskovanja je nova znanstvena kategorija. Temelji pa na dosedanjih izkušnjah in teoretičnih in metodoloških osnovah domače dokumentarne znanosti, ki tradicionalno proučuje dokumente, dokumentacijske sisteme, dokumentacijske procese in organizacijo dela z dokumenti v managementu. Upravljanje dokumentacije obravnavamo kot povezovalno in višjo stopnjo razvoja konceptov pisarniškega dela in dokumentacijske podpore vodenju.

»Upravljanje z dokumenti« je kot univerzalni izraz mednarodno priznan in razširjen. Nanaša se na upravljanje ustvarjanja, uporabe in shranjevanja dokumentov organizacije med njihovim

življenjskega cikla po načelih gospodarnosti in učinkovitosti z uporabo novih informacijskih tehnologij, ki zagotavljajo kakovostno upravljanje v odnosu do dokumentacije kot polnopravnega upravljavskega vira. Če je bila pisarniškemu delu dodeljena vloga tehnične vodstvene funkcije, dokumentacijski podpori vodenja pa je bila dodeljena vloga pomožne funkcije, potem je vodenju dokumentacije v organizaciji dodeljena vloga glavne vodstvene funkcije.

Upravljanje dokumentov upoštevamo v specifičnih pogojih delovanja organizacij. V tem primeru se organizacija razume kot vsaka struktura, ki ustreza pravnemu konceptu organizacije, ne glede na njeno hierarhično raven, funkcionalno usmeritev in obliko lastništva.

Namen raziskave disertacije je rešiti znanstveni problem upravljanja dokumentov v kontekstu novih informacijskih tehnologij v organizacijah različnih vrst, oblikovati koncept in metodologijo upravljanja dokumentnih virov za odločanje na podlagi upravljanja informacij v zgodovinskem razvoju.

Glavni cilji študije:

analiza vloge informacij v upravljanju in strukture sodobnih informacijskih virov v organizacijah;

preučevanje zgodovine domačega dokumentarstva in evolucije dokumenta kot osnove sodobnega dokumentarnega upravljanja;

raziskovanje posebnosti elektronskih dokumentov;

razvoj načel za ustvarjanje vsedržavnega sistema za upravljanje dokumentov in vprašanja njegove pravne podpore;

analiza dokumentov sodobnih informacijskih tehnologij in avtomatiziranih dokumentacijskih sistemov upravljanja;

raziskovanje informacijskega managementa kot metodološke podlage za izgradnjo sistema upravljanja dokumentov v organizaciji.

Kronološki okvir študija določa specifika izbrane teme. Na nekaterih področjih pokrivajo zgodovinsko obdobje od nastanka ruske centralizirane države do danes, vendar glavnina dela zajema probleme upravljanja dokumentov zadnjega desetletja.

Vprašanja pisarniške avtomatizacije smo obravnavali v neločljivi povezavi z informatizacijo družbe, ki se je začela s širjenjem elektronske računalniške tehnologije in razvojem avtomatiziranih sistemov vodenja na prelomu 60. in 70. let 20. stoletja. Problem upravljanja z informacijami se je v zahodni praksi pojavil v zgodnjih sedemdesetih letih in ta leta smo vzeli kot izhodišče za njegovo obravnavo.

Tako je interdisciplinarna narava študije zahtevala zgodovinske retrospektive z različno globino, odvisno od tega, kako potrebna je bila za namene tega dela.

Kot delovno hipotezo postavljamo stališče, da so potrebni predpogoji za široko

implementacija dokumentacijskega upravljanja v organizacijah na podlagi metodologije informacijskega upravljanja, ki ustreza doseženi stopnji informatizacije države in družbeno-ekonomskim razmeram.

Osnova raziskovalne metodologije disertacije je realen in celovit pristop k analizi razvoja dokumentacijskega managementa, ki ga obravnava celovito in dinamično, ob upoštevanju celote dejstev in zavračanju ideološkega pogleda na zgodovino problema. Metodologija dela je ustvarjalna kombinacija različnih metod: splošnoznanstvenih metod, metod drugih ved in same dokumentarne znanosti. Za reševanje problemov so bile uporabljene tradicionalne raziskovalne metode: zgodovinske, sistemske, primerjalne (primerjalne študije), strukturno-funkcionalne, klasifikacijske in modelne, statistične ter druge partikularne metode.

Izvorna osnova disertacije. Glede na premajhno razvitost teme je bil pri delu na disertaciji uporabljen širok nabor virov, ki jih lahko razdelimo v naslednje glavne skupine: zakonodajni in vladni akti o vprašanjih informatizacije, arhiviranja, upravljanja dokumentacije, pisarniškega dela in standardizacija; regulativni in metodološki materiali, državni standardi; terminološki slovarji, metodološka literatura; znanstvena poročila, raziskovalno gradivo, shranjeno v referenčnem in informacijskem skladu OCSTI VNIIDAD; arhivskih dokumentov.

Poleg tega je avtor v procesu priprave dela uporabil lastne izkušnje v znanstvenoraziskovalnem in organizacijskem oblikovanju vprašanj upravljanja dokumentov, dokumentacijske podpore za upravljanje (pisarniško delo) in rezultate tujih praks.

Zanimiva je skupina zakonodajnih in regulativnih aktov, katerih preučevanje nam omogoča, da sledimo razvoju državne ureditve pisarniškega dela.

V predrevolucionarni Rusiji so dosledno veljali številni pravni akti, ki so določali pravila upravnega in kolegijskega pisarniškega dela. Med njimi je treba poudariti Splošne predpise iz leta 1720, ki so prvič v zgodovini Rusije postavili pisarniško delo na trdno podlago zakona in določili njegova temeljna načela za skoraj dve stoletji1.

V času Sovjetske zveze je bila pozornost namenjena tudi dokumentacijskim vprašanjem in njihovemu zakonodajnemu izvajanju. Prvi odloki sovjetske vlade o vprašanjih pisarniškega dela so bili v naravi ločeni pravni akti o aktualnih vprašanjih dokumentiranja vodstvenih dejanj. Odražajo jih izdane zbirke normativnih aktov2.

Naslednja skupina pravnih aktov, uporabljenih v delu, je povezana z dejavnostmi NK RKI ZSSR in njegovih podrejenih organov za izboljšanje pisarniškega dela v dvajsetih in zgodnjih tridesetih letih prejšnjega stoletja3.

Posebno pozornost so zahtevali predpisi sovjetske vlade, ki dosledno razkrivajo prehod pisarniškega dela v pristojnost arhivskih organov, spremembo njihovih nalog in funkcij v sovjetskem zgodovinskem obdobju, pa tudi dokumenti, povezani z razvojem arhivov. sistem enotnega državnega urada4.

Glavni pravni akt, ki opredeljuje sodobno državno politiko in pravice ruskih državljanov na področju izmenjave informacij in dokumentacije, je Ustava Ruske federacije, v kateri

1 Splošna pravila z dne 28. februarja 1720 // PSZ Ruskega cesarstva. -T. VI. - št. 3534; Ustanove za upravljanje provinc Vseruskega cesarstva // PSZ Ruskega cesarstva. Zbirka najprej - T. XX. - št. 14392; Splošna ustanovitev ministrstev leta 1811 // PSZ Ruskega cesarstva. - Zbirka najprej - T. XXXI. - št. 24686. "Zbirka zakonov in ukazov delavske in kmečke vlade RSFSR (1918-1923).

Znanstvena organizacija dela, proizvodnje in upravljanja : Zbirka listin in gradiv 1918-1930. - M., 1969.

Glavni odloki in sklepi sovjetske vlade o arhivskih zadevah 1918-1982. - M.: Glavni arhiv ZSSR, 1985.

je zapisano: »Vsakdo ima pravico svobodno iskati, sprejemati, prenašati, proizvajati in razširjati informacije na kakršen koli zakonit način ...« (4. del, 29. člen).

V Ruski federaciji so pri razvoju ustavnih norm na zakonodajni ravni zapisane osnove državne politike v zvezi z informacijami in dokumentacijo. Sistemski akt na tem področju je zvezni zakon "O informacijah, informatizaciji in varstvu informacij"1. Določa pravni režim dokumentiranja informacij, lastništvo posameznih dokumentov in posameznih sklopov dokumentov v informacijskih sistemih, kategorije informacij glede na stopnjo dostopa do njih in postopek pravnega varstva informacij. Zakon določa tudi odgovornost državnih organov, organizacij in njihovih uradnikov za prekrške pri delu z dokumentiranimi informacijami.

Pomembno mesto med zakonodajnimi akti, ki urejajo delo z dokumenti, zavzema zakonodaja o arhivskem skladu Ruske federacije in arhivih2. Sestavljen je iz Osnov zakonodaje Ruske federacije "O arhivskem fondu Ruske federacije in arhivih" in ustreznih zakonov republik v Ruski federaciji, drugih pravnih aktov Ruske federacije in republik, pa tudi ozemelj. , regije, avtonomne pokrajine, avtonomna okrožja, mesta Moskva in Sankt Peterburg. Osnove zakonodaje urejajo oblikovanje, organizacijo hrambe, računovodstvo, uporabo arhivskega gradiva in arhivskih fondov ter upravljanje z njimi, da se zagotovi varnost arhivskih dokumentov in njihova polna uporaba v interesu državljanov, družbe in države. Ti zakonodajni akti pa ne vsebujejo zakonske ureditve vprašanj pisarniškega dela.

Pri delu je bila uporabljena tudi tuja zakonodaja (Belorusija, Kirgizistan, ZDA, Uzbekistan, Nemčija, Češka itd.).

"NW RF. -1995. -Št. 8. -609. člen.

~ Vodnik™ Kongresa ljudskih poslancev Ruske federacije in Vrhovnega sveta Ruske federacije. - 1993. - št. 33.

Pomembni viri raziskav so regulativni in metodološki materiali ter državni standardi o vprašanjih dokumentacije, klasifikatorji in seznami dokumentov. V tej skupini virov je treba opozoriti na vse izdaje enotnega sistema upravljanja državnih evidenc, enotnih dokumentacijskih sistemov, pravil za delovanje državnih in oddelčnih arhivov, seznamov dokumentov z navedbo rokov hrambe, navodil za vodenje evidenc, prospektov in opisov. razvitih avtomatiziranih dokumentacijskih sistemov za upravljanje, državnih standardov ZSSR in Ruske federacije, mednarodnih standardov na področju dokumentacije.

V procesu priprave raziskave disertacije so bile uporabljene številne periodične publikacije: »Domači arhiv«, »Bilten arhivista«, »Pisarniško delo«, »Tajniški posli«, »Kadrovski servis«, druge revije strokovne in sorodne tematike, gradiva. znanstvenih konferenc, seminarjev in simpozijev. Vključene so bile tudi objave iz tujih znanstvenih revij, predvsem “Records management guar-terly” (ZDA), “Nachrichten fur Documentation”, “Der Archivar”, “Cogito” (Nemčija).

Pri delu so bili uporabljeni arhivski dokumenti o temi raziskave. Posebno pomembni so arhivski dokumenti o zgodovini nastanka in razvoja sovjetskega pisarniškega dela. Med njimi velja izpostaviti dokumenta NK RKI in Inštituta za tehnologijo managementa, ki sta se posebej ukvarjala z vprašanji izboljšanja pisarniškega dela v 20. letih1.

Glavne določbe in zaključki disertacije so neposredno povezani z raziskovalnim delom tega profila Vseruskega znanstvenoraziskovalnega inštituta za upravljanje dokumentov in arhivske zadeve Zvezne arhivske službe Rusije in so našli praktično uporabo pri razvoju število raziskovalnih tem, izvedenih pod vodstvom avtorja, in v kompleksnem normativno-metodološkem razvoju

1 GARF. F. R-374. Ljudski komisariat delavskega in kmečkega inšpektorata ZSSR; F. R-4084. Državni inštitut za tehnologijo upravljanja.

trenutni inštitut.

Znanstvena novost in teoretični pomen dela sta povezana s pomanjkanjem temeljnih teoretičnih in aplikativnih znanstvenih raziskav na področju upravljanja dokumentov v organizacijah v domači dokumentarni znanosti.

To delo predstavlja prvo sistematično raziskavo, za katero je značilen interdisciplinarni pristop z uporabo metodologije zgodovinskega in informacijskega managementa ter tehnik in metod upravljanja dokumentov, arhivistike in računalništva. Posebnost študije je pravna podlaga za predlagane rešitve. Disertacija dosledno zasleduje idejo, da bi moralo upravljanje dokumentacije v pogojih sodobnega managementa in razvoja novih informacijskih tehnologij postati nova stopnja v razvoju dokumentacijske podpore managementu, katere glavna značilnost je prepoznavanje informacijskega vira kot enega najpomembnejših virov za dejavnosti katere koli organizacije. Disertacija prvič v domačem dokumentarstvu obravnava problematiko elektronskih dokumentov in prikazuje njihovo mesto v sistemu upravljanja z dokumentacijo ter predlaga ukrepe za razširitev pravnega okvira za urejanje življenjskega cikla dokumentov v operativnem upravljanju z razvojem zakon o dokumentaciji, katerega pojem in glavna vsebina sta podana v disertaciji. Razviti so bili predlogi o vsebini in praktičnem mehanizmu izvajanja državne politike za odpravo kriznih pojavov na področju dokumentacije in organizacije dela z dokumenti v upravljanju.

Disertacija utemeljuje uporabo metodologije upravljanja informacij kot nove znanstvene usmeritve v zvezi z upravljanjem dokumentacije.

Potrditev dela. Glavne določbe disertacije so predstavljene v publikacijah na temo raziskave, ki jih je avtor preizkusil v dokumentarnem filmu.

poročila in poročila na številnih znanstvenih konferencah. Med njimi so letna mednarodna znanstvena in praktična konferenca "Dokument v informacijski družbi" (1993-1999), vseruska konferenca "NTI-95", vseruska konferenca "Arhivistika in viroslovje ruske zgodovine: problemi". interakcije na sodobni stopnji« (1996, 1999), znanstveno-praktična konferenca »Dokument. Arhiv. Zgodba. Sodobnost« Uralske državne univerze (2000), konference Zgodovinsko-arhivskega inštituta Ruske državne humanistične univerze, metodološki seminar VNIIDAD, letna znanstvena konferenca Mednarodnega inštituta za arhivistiko (1994-2000, Slovenija), znanstvene konference Nemškega društva dokumentologov (1994 in 1997), Mednarodni kolokvij o informacijah in dokumentaciji (Nemčija, 1994), Mednarodni forum o elektronskih dokumentih (Bruselj, 1997), Vseslovenska konferenca "Pravni problemi informacijske družbe" (1999).

Praktični pomen dela. Obsežen analitični material, uporabljen v disertaciji, pridobljeni rezultati raziskav se lahko uporabljajo pri ustvarjanju splošnih del in učbenikov o sodobnem upravljanju dokumentov, pri izbiri metodologije za razvoj in načrtovanje avtomatiziranih sistemov za upravljanje dokumentov v organizacijah ali realnih sistemih za upravljanje informacij.

Gradivo za disertacijo se lahko uporablja tudi pri pripravi splošnih in posebnih tečajev, pri določanju tem in metod študentskih tečajev in diplomskih del na dokumentarnih specialitetah.

Določbe disertacije so bile uporabljene za izdelavo osnutka nove izdaje Državnega dokumentacijskega sistema za upravljanje, osnutka Standardnih navodil za pisarniško delo zveznih izvršnih organov, pri razvoju metodoloških priporočil, terminoloških slovarjev in število raziskovalnih del

v skladu z raziskovalnim načrtom Zvezne arhivske službe in podprogramom »Razvoj arhivistike v Ruski federaciji v okviru zveznega ciljnega programa »Razvoj in ohranjanje kulture in umetnosti« med izvajanjem projekta »Ustvarjanje in razvoj informacijskega sistema o normativnih, metodoloških in pravnih informacijah za upravljanje dokumentov in arhivsko delo » Zvezni ciljni znanstveni in tehnični program "Raziskave in razvoj na prednostnih področjih razvoja znanosti in tehnologije za civilne namene" za 1996-20001.

Namen in cilji študija so določili izbiro strukture disertacije. Disertacija je sestavljena iz uvoda, petih poglavij in zaključka, seznama virov in literature ter prilog k disertaciji.

Prvo poglavje disertacije »Dokumentirane informacije kot upravljavski vir« obravnava vlogo informacij pri upravljanju, oblikovanje informacijske infrastrukture organizacij in problematiko ustvarjanja informacijskih virov.

Predstavniki različnih vej znanja imajo različne pristope k definiciji informacije. Ne glede na to, ali se zavzemajo za eno ali drugo stališče, je vse več znanstvenikov nagnjenih k temu, da informacijo priznava kot temeljno kategorijo znanosti kot celote, splošno znanstveno kategorijo2. Zvezni zakon o informacijah, informatizaciji in varstvu informacij opredeljuje informacije kot informacije o osebah, predmetih, dejstvih, dogodkih, pojavih in procesih, ne glede na obliko njihove predstavitve. Pojem "informacija" se je trdno uveljavil v dokumentarni in arhivski literaturi. Ta koncept je bil najbolj temeljito preučen v delih V.N. Avtokratova, G.G. Vorobyova, T.V. Kuznecova, K.I. Rudelson, A.N. Sokova in drugi znanstveniki.

Pojem "informacijski proces" je tesno povezan s pojmom "informacije". Informacijski proces je kompleksna kombinacija objekta, subjekta,

1 država pogodbe št. 205-19100 - P, vodja projekta MB. Larin.

2 Ursul A.D. Pot v noosfero. - M: Luch, 1993. - Str. 81.

in informacije 1. Informacijski procesi vključujejo tri glavne stopnje: proizvodnjo (socializacija znanja), kroženje (obdelava, preoblikovanje, shranjevanje, iskanje, distribucija, prenos, dostava potrošniku) in porabo (prejem, zaznavanje, uporaba) informacij.

Informacijski sistemi so v sodobni literaturi označeni kot integrirani agregati, umetne enote metod in sredstev razširjanja, analitične obdelave, kopičenja, shranjevanja, iskanja in zagotavljanja zahtevanih informacij zainteresiranim potrošnikom v dani obliki in obsegu2. Ti sistemi so namenjeni zagotavljanju ciljne podpore pri reševanju problemov upravljanja.

Informacije so osnova upravljanja. Z njegovo pomočjo se izvajajo povezave med upravljalnimi in upravljanimi podsistemi, med posameznimi povezavami organizacij. Informacije, ki se uporabljajo za namene upravljanja, so razvrščene po številnih kriterijih, od katerih je vsak bistven za oblikovanje informacijskih virov.

Informacija ima nekaj lastnosti, ki so skupne vsem njenim vrstam3. Glavna lastnost informacij je njihova neločljiva povezanost z določenim samoorganizirajočim sistemom. Druge pomembne lastnosti informacij so struktura, pomen in vrednost. Vrednost informacij se izraža v konceptih vsebine, pravočasnosti, popolnosti, zanesljivosti, učinkovitosti.

Informacije na globalni ravni opravljajo številne naloge v življenju družbe, zagotavljajo komunikacijo med elementi družbenega sistema, ohranjajo in prenašajo znanje ter oblikujejo spomin človeštva. Poudariti je treba izjemno vlogo, ki jo igra informacija v organizacijah, saj z njeno pomočjo poteka učinkovita interakcija med nivoji hierarhije upravljanja, njenimi subjekti in objekti.

1 Kovaychenko I.D. Metode zgodovinskega raziskovanja. - M., 1987. - Str. 109.

2 Raikov A.N. Enotnost pravnega in informacijskega prostora / NTI. - Ser. 1. Org. in metode informacijskega dela. - 1997. - Št. 7. - Str. 4.

Kulikovski L.F., Motov V.V. Teoretične osnove informacijskih procesov. - M.: Višje. šola, 1987.-S. 12.

Sodobno organizacijo razumemo kot kompleksno, integrirano entiteto. Večina organizacij je odprtih sistemov, celostnih, sestavljenih iz številnih medsebojno povezanih delov, tesno prepletenih z zunanjim svetom. Vsaka organizacija ima notranje in zunanje okolje.

Zunanji in notranji viri informacij, ki vplivajo na organizacijo, tvorijo njeno informacijsko okolje. Na njeni podlagi med delovanjem organizacije nastane informacijska infrastruktura kot poseben sistem za vzdrževanje življenja, ki uporabnikom ponuja ustrezne informacije. Dokumentirane informacije igrajo osrednjo vlogo v tej infrastrukturi. Njeni drugi elementi so informacijska tehnologija in informacijski kadri.

Informacijska infrastruktura organizacije je kompleksen sistem, ki združuje strukturirane in nestrukturirane informacije, informacijske procese, ki se pojavljajo v interakciji z zunanjim okoljem organizacije in zajemajo informacijske tokove, namenjene združevanju vseh ravni upravljanja, vključno z delovnimi mesti, v učinkovit mehanizem za doseganje cilji na podlagi ustvarjenih informacijskih virov organizacije.

Obravnavanje informacij kot vira pomeni, da je treba po analogiji z drugimi viri (finance, oprema, materiali, tehnologije, osebje) ustvariti mehanizem za upravljanje informacijskih virov, oblikovati ustrezne strukture in razviti nove tehnologije. Ena od pomembnih značilnosti informacijskega vira je njegova kakovost, stopnja popolnosti za izpolnitev vseh informacijskih potreb organizacije.

V skladu z zveznim zakonom o informacijah, informatizaciji in varstvu informacij se informacijski viri razumejo kot posamezni dokumenti in posamezni nizi dokumentov, dokumenti in nizi dokumentov v informacijskih sistemih (knjižnice, arhivi, fondi.

banke podatkov, drugi informacijski sistemi)1. Predpogoj za vključitev informacij v informacijske vire je dokumentiranje informacij. Tako je dokument primarna osnova informacijskih virov. Hkrati bi po našem mnenju moral informacijski vir vključevati informacije o medijih, ki nimajo statusa uradnega dokumenta.

Dokumentirane informacije zapolnjujejo večino dokumentnih tokov in informacijskih virov organizacij. Kot v zvezi s tem ugotavlja nemški znanstvenik T. Seeger, »so dokumenti »surovina« za pridobivanje dokumentarnih podatkov, ki pridejo do uporabnikov kot rezultat informacijskih dejavnosti«2.

Dokumentirane informacije so temeljna osnova informacijskega vira katere koli organizacije. Prav te informacije se uporabljajo predvsem pri upravljanju. Dokumentiranje informacij vam omogoča, da jih posnamete na določen medij, jim daste potrebno organizacijsko obliko, potrdite njihovo pristnost in pravno veljavnost, zagotovite potrebne podrobnosti za njihovo identifikacijo za iskanje in uporabo ter zagotovite popolno informacijsko podporo procesom upravljanja. in kopičenje informacijskih virov za razvoj organizacije in ohranjanje individualnega spomina nanjo v času in prostoru. Na podlagi tega ima preučevanje dokumenta kot oblike organizacije in predstavitve informacij v procesih upravljanja pomemben samostojen znanstveni in praktični pomen.

V drugem poglavju »Nekateri problemi v razvoju upravljavskih dokumentov« so obravnavani razvoj izraza »dokument«, značilnosti upravljavske dokumentacije in nov predmet upravljanja dokumentov - elektronski dokument.

1 Zvezni zakon z dne 20. februarja 1995 št. 24-FZ "O informacijah, informatizaciji in varstvu informacij" // SZ RF. - 1995. - št. 8. - čl. 609. "Grondlagen der praktischen Information und Documentation. Mnenje. - T. 1. - Str. 4.

Zgodovina dokumenta in dokumentacija kot skupek dokumentov, ki so med seboj povezani s formalnimi in logičnimi povezavami, je ena najzanimivejših in še vedno premalo raziskanih tem dokumentarne znanosti. Zgodovina nam omogoča slediti evoluciji dokumenta in njegovemu odnosu do družbenopolitičnih in gospodarskih sprememb v družbi. Med glavnimi značilnostmi procesa evolucije dokumentov so nastanek, spreminjanje, ohranjanje in preoblikovanje dokumentnih oblik, spreminjanje deleža različnih vrst dokumentov v družbenih in upravljavskih procesih, vpliv novih tehnologij na dokument, pa tudi stabilnost glavnih funkcij dokumenta: shranjevanje (snemanje) informacij in njihov kasnejši prenos v času in prostoru. Sklepamo lahko, da dokumenti in dokumentacija nastajajo v povezavi s človekovimi družbenimi potrebami in vladnimi cilji. Vsak dokument ima ustrezno funkcijo ali nabor funkcij, ki jih določa namen ustvarjanja dokumenta.

Na žalost do danes med strokovnjaki na področju upravljanja z dokumenti, arhivistike in bibliotekarstva ni enotnosti v razumevanju pojma "dokument", kljub prisotnosti številnih zakonodajnih in državno sponzoriranih definicij. Hkrati pa je takšna opredelitev nujna za razvoj teorije upravljanja dokumentov in arhivistike ter izboljšanje metod za delo z dokumenti.

Pojem "dokument" se uporablja na številnih področjih znanja in je povezan s predmetom njihovega raziskovanja. Dokumentarna znanost obravnava dokument kot orodje upravljanja ali arhivskega shranjevanja in v zvezi s tem proučuje njegove funkcije in vlogo v zgodovinskem razvoju; arhivistika, viroslovje in sociologija obravnavajo dokument kot nosilec informacij o preteklosti ali sedanjosti.

Dokumentarna znanost pri opredelitvi pojma »dokument« identificira tri glavne komponente:

1) dokument - materialni predmet;

2) dokument - nosilec informacije;

3) dokument - dokumentirana informacija.

Najpogostejša oznaka je dokument kot materialni predmet, na katerem so zapisane informacije v obliki besedila, zvočnega zapisa ali slike, namenjene prenosu v času in prostoru za namene hrambe in javne uporabe.«

V zadnjem času je prišlo do prenosa semantične obremenitve v definiciji dokumenta z materialne komponente na informacijsko. Uvedba izraza "dokumentirane informacije (dokument)" v prakso z zakonodajnimi sredstvi, kot pravi V.A. Kopylov, temelji na dvojnosti informacij (informacij) in materialnih medijev (v obliki simbolov, znakov, črk, valov itd.). Kot rezultat dokumentiranja pride do neke vrste materializacije in reifikacije informacij2.

Zaključek disertacije je, da osnovo pojma »dokument« tvorijo tri glavne komponente: informacija, materialni nosilec informacije in zapis informacije z možnostjo njene identifikacije preko podrobnosti. Sposobnost prepoznavanja posnetih informacij temeljno razlikuje dokument od drugih medijev. Posebej pomembno se zdi vpeljati koncept identifikacije dokumenta v definicijo pojma z vidika njegove uporabe v upravljanju in arhiviranju.

Tako kot rezultat evolucije koncept dokumenta pride do svoje sodobne uradne razlage, zapisane v GOST R 51141-98: "dokumentirane informacije (dokument) so informacije, zapisane na oprijemljivem mediju s podrobnostmi, ki omogočajo njihovo identifikacijo" 3.

1 Zvezni zakon z dne 29. decembra 1994 št. 77-FZ "O zakonitem depozitu dokumentov" // SZ RF. - 1995. - št. 1. - čl. 1.

1 Kopylov V.A. Informacija kot predmet pravne ureditve // NTI. - Ser. 1. Organizacija in metodologija informacijskega dela / VINITI. - M, 1996. - Št. 8. - Str. 2. 3 GOST R 51141-98 Evidenca in arhiviranje. Izrazi in definicije. --M .: Založba standardov, 1998.

Dokumenti se uporabljajo v različnih sociokulturnih okoljih, eno izmed njih je upravljanje oziroma upravljavske dejavnosti. Takšni dokumenti se imenujejo poslovodni dokumenti. V jeziku upravljanja z dokumenti je poslovodna dokumentacija dokumentacijski sistem, ki zagotavlja procese upravljanja v družbi. Vodstvo potrebuje ustrezne sklope dokumentov.

Dokumente upravljanja odlikuje stabilnost formalnih značilnosti in medsebojna povezanost različnih vrst dokumentov, ki jo določajo dejavniki: narava upravljanja (hierarhija in podrejenost institucij in funkcionarjev, delitev pristojnosti in odgovornosti), cikličnost upravljanja, proces upravljanja (kontinuiteta, pogostost, ponovljivost dejanj upravljanja).«

Praktični namen akta upravljanja zahteva oblikovanje dokumenta strogo določene vrste in ustrezne vsebine, ki se zagotavlja s poenotenjem in standardizacijo dokumentov2.

Da bi razumeli razvoj dokumenta, je pomembno preučiti vprašanje njegovih funkcij. Če razumemo funkcijo dokumenta kot njegov predvideni namen, običajno ločimo glavne: informacijski, socialni, komunikacijski, kulturni in posebne: upravljavski, pravni, računovodski, zgodovinski vir3. Upravljalni dokument ima nedvomno funkcije beleženja, shranjevanja in prenosa informacij, ki izvajajo procese upravljanja. Na področju managementa dokument nastopa kot orodje, sredstvo ali način izvajanja procesov managementa4. To je glavna funkcija upravljalnega dokumenta, vse ostale njegove značilnosti pa so lastnosti oziroma dejavniki, ki omogočajo upravljanje

1 Banasyukevich V.D. Upravna dokumentacija kot zgodovinski vir (na podlagi gradiva Ministrstva za premogovništvo ZSSR za 1971-1975): Avgoref. dis.... cand.science: 05.25.02 / MGIAI. - M., 1977. - Str. 21.

2 Teorija in praksa arhivistike v ZSSR / MGIAI. - M., 1980. - Str. 68.

3 Organizacija dela z dokumenti: Učbenik. - M.: Infra, 1998. - Str. 66.

4 Banasyukevich V.D. Funkcije upravljavskih dokumentov // Terminološki problemi na področju upravljanja dokumentov in arhivistike: Povzetki sporočil za teoretični seminar / VNIIDAD. - M., 1973. - Str. 69.

dokument za opravljanje svoje glavne funkcije.

Nič manj pomemben za upravljavsko dokumentacijo je problem nosilca informacij, ki se z zgodovinskim razvojem spreminja. Znanstveni in tehnološki napredek je povzročil nastanek tako imenovane elektronske dokumentacije. Njegova posebnost je v tem, da človek ne more zaznati elektronskega dokumenta v fizični obliki, v kateri je zapisan na mediju.

Poleg tega so elektronski dokumenti neposredno odvisni od informacijskih tehnologij, ki se z znanstveno-tehnološkim napredkom na področju tehnologije in programske opreme nepovratno nagibajo k spreminjanju in zastarevanju. Pri tem obstaja velika nevarnost, da po določenem času izgubimo dostop do takih dokumentov.

Kljub široki uporabi izraza "elektronski dokument" v literaturi in praksi, njegova definicija še ni uveljavljena. Iz prakse evropskih arhivistov izhaja, da v arhivistiki ne ločijo posebnega pojma »elektronski dokument«. K. Hannigan na primer neposredno poudarja, da so pri sestavljanju ustreznega pregleda skoraj vse anketirane države EU na vprašanje o elektronskih dokumentih odgovorile, da njihova arhivska zakonodaja velja za vse vrste arhivskih dokumentov, ne glede na medije.« Nedavno objavljeno delo strokovnjakov za korporativne informacijske sisteme je tudi opozorjeno, da je elektronski dokument "dokument, katerega nosilec je elektronski medij - magnetni disk, magnetni trak, CD itd."2.

Po našem mnenju lahko v konceptu elektronskega dokumenta ločimo tri znane komponente: posneto informacijo, medij,

1 Glej: Hannigan K. Zusammenfassende Betrachtung der Verwaltung eiektronischen Archiv-

guts in den Mitgliegstaaten der EU: Beziehungen zwischen offentlichen Verwaltungen und

Archivdiensten - Vortrage und Ergebnisse des DLM - Forumi. - Bruselj, 1996. - S. 227-

" Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronski dokumenti v

korporativna omrežja. - M., 1999. - Str. 266.

identifikacijski podatki, ki ne presegajo obstoječe definicije dokumenta1. :

Zdi se, da bi morali danes »elektronske« dokumente obravnavati enako kot druge tehnotronske dokumente, pri čemer bi morali upoštevati posebnosti nosilca informacij v veljavnih pravilih in navodilih. Ta pristop olajša nadaljnja vprašanja arhivske obdelave »elektronskih dokumentov«: o zapisovalnih formatih in standardih, o programski in strojni opremi, o migraciji informacij itd.

Vendar je glavna težava elektronskih dokumentov njihova pravna veljava. Pred sprejetjem zveznega zakona o informacijah, informatizaciji in varstvu informacij je vprašanja pravne veljave dokumentov na računalniških medijih in strojnih podatkih urejal GOST 6.10.4-84, ki je določal zahteve za sestavo in vsebino podrobnosti, ki dajejo tem dokumentom pravno veljavo, pa tudi postopek za spreminjanje teh dokumentov2. Trenutno številne določbe GOST z vidika sodobne arhivistike zahtevajo revizijo."

V skladu z zveznim zakonom o informacijah, informatizaciji in varstvu informacij je pri shranjevanju, obdelavi in prenosu dokumentov z uporabo informacijskih in telekomunikacijskih sistemov točnost informacij mogoče potrditi z elektronskim digitalnim podpisom, pa tudi s šifriranjem, ki ustvarja zanesljivo sistem zaščite pred nepooblaščenim dostopom do dokumentov z izgradnjo sistema za razmejitev pravic dostopa do informacij na različnih ravneh hierarhije upravljanja4.

"Glej: Bachilo I.L. Pravna vprašanja dokumentacije v pogojih informatizacije / Op. cit. - Str. 13.

: GOST 6.10.4-84 “USD. Dajanje pravne veljave dokumentom na računalniških medijih in tipografijam, ustvarjenim z računalniško tehnologijo. Osnovne določbe" - M.: Založba standardov, 1984.

3 Glej: Dokumentacija in arhivska problematika elektronskih dokumentov. Analitični pregled / VNIIDAD. - M., 1999. - CIF OCNTI VNIIDAD, št. 10438.

4 Klimenko S., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Odlok. op. - Str. 46.

Po našem mnenju se je treba pri reševanju problema elektronskega dokumenta najprej opreti na osnovni generični pojem "dokument". Spreminjajo se vrsta nosilca informacij, tehnika in tehnologija ugotavljanja pristnosti informacij. Elektronski dokument ima lahko ustrezen pravni status tako kot dokument na papirju, če so dosežene garancije za verodostojnost in nespremenljivost vsebine zapisanih informacij, če je vsebina dokumenta sestavljena v skladu z veljavnimi zakoni, standardi in pravila, vključno z vsemi potrebnimi podrobnostmi dokumenta.

Hkrati pojav elektronskega dokumenta dokumentarjem in arhivistom postavlja vrsto težav, ki zahtevajo celo vrsto znanstvenih raziskav, usposabljanj, dodajanja metodoloških priporočil, pravil in navodil ter postavlja vprašanje prehoda na vzdrževanje v organizacijah del dokumentacije, ki nima velike vrednosti za arhivsko hrambo v elektronski obliki.

Tretje poglavje »Od pisarniškega dela do vodenja dokumentacije« obravnava razvoj sistemov pisarniškega dela, njihovo pravno in organizacijsko podporo z zgodovinskega vidika.

Ta vidik problema je bil najbolj raziskan v domači dokumentarni znanosti. Izpostavljena so nekatera določila za doseganje ciljev disertacije.

Domače pisarniško delo, ki se je pojavilo med nastankom ruske centralizirane države, je šlo skozi dolgo zgodovinsko pot. Razvijala se je skupaj z državo, katere potrebe je služila skoraj šest stoletij, in se spreminjala skupaj s preobrazbo ruske državnosti. Politične, socialne in gospodarske vladne reforme so povzročile ustrezne spremembe v sistemu upravljanja uradov. V skladu z njimi lahko ločimo tri glavne faze razvoja pisarniškega dela: predrevolucionarno, sovjetsko in sodobno.

Na prvi stopnji pisarniško delo nastane kot funkcija tehničnega upravljanja in je urejeno predvsem s tradicijo in izkušnjami pisarniškega dela.

proizvodno osebje1. S sprejemom Splošnega pravilnika pisarniško delo prehaja na zakonodajno podlago ter dobiva enotne oblike in tehnologije dela. Z razvojem sistema vodenja pokriva pisarniško delo vse večje segmente upravljavske dejavnosti in postaja samostojno strokovno področje delovanja državnega aparata. Visoka učinkovitost Splošnih uredb je omogočila uporabo njenih glavnih določb skoraj dve stoletji, v katerih so kasnejše reforme javne uprave uvedle le delne spremembe sistema pisarniškega upravljanja2.

Tako je pisarniško delo na prvi stopnji svojega razvoja prešlo od najpreprostejših oblik dokumentiranja upravljavskih dejanj do sistema enotnega državnega pisarniškega dela, od običajev in običajev do ureditve, ki temelji na zakonodaji. Pisarništvo, ki je nastalo kot pomožna tehnična dejavnost, je postopoma prevzelo pomembno mesto v delu upravnega aparata in začelo določati raven in kakovost upravljanja.

Na začetni stopnji razvoja sovjetskega pisarniškega dela je bil odpravljen prejšnji zakonodajni okvir, kar je privedlo do odprave enotnih zahtev za pisarniško delo s strani države. Ureditev pisarniškega dela se je preselila na oddelčno raven, njeno izboljšanje pa je postalo naloga NK RKI ZSSR in mreže organov, ki so mu podrejeni, vključno z Inštitutom za tehnologijo upravljanja3. V dvajsetih letih 20. stoletja se je izkazalo racionalizatorsko načelo, ki so ga podpirali organi RKI, kar je privedlo do celega niza uradniških reform, ki temeljijo predvsem na tujih izkušnjah.

1 Iljušenkov poslanec. Zgodovina pisarniškega dela v predrevolucionarni Rusiji / RGTU. - M., 1993. -P.22-23.

2 Meduševski A.N. Vzpostavitev absolutizma v Rusiji. - M.: Besedilo, 1994, - str. 54.

3 Kuznetsova T.V. Dejavnosti Centralne nadzorne komisije-NK RKI za izboljšanje dela upravnega aparata // Ruska državnost: tradicije, kontinuiteta, perspektive / Ruska državna humanistična univerza. - M.. 1999. - Str. 147-151.

Pomanjkanje pripravljenosti na te reforme je povzročilo likvidacijo znanstvenih organizacij, ki so vanje sodelovale v zgodnjih tridesetih letih 20. stoletja. Posledično so bogate teoretične in praktične izkušnje reforme pisarniškega dela ostale neuveljavljene skoraj štirideset let.

V tridesetih letih 20. stoletja je pisarniško delo postalo področje delovanja arhivskih upravnih organov, ki so na podlagi nalog hrambe dokumentov za arhive metodološko usmerjali »urejanje dokumentarnega dela pisarniškega dela«. Arhivski organi, ki so se izkazali kot nasledniki organov RKI pri izboljšanju pisarniškega dela, so spremenili glavno smer racionalizacije. Če je NK RKI gledal na izboljšanje pisarniškega dela kot na sredstvo za povečanje učinkovitosti upravljanja, so arhivski organi na pisarniško delo gledali kot na sredstvo za zagotavljanje opremljenosti arhivov s polnopravnimi dokumentarnimi kompleksi.

To metodološko protislovje je bilo v veliki meri premagano v sedemdesetih letih 20. stoletja z razvojem enotnega sistema upravljanja državnih evidenc (USSD), odprtjem fakultete za upravljanje državnih evidenc pri MGIAI in ustanovitvijo VNIIDAD. Od tega trenutka naprej so arhivske in vodstvene naloge ocenjene kot enakovredne in enakovredne. Enotni državni podatkovni list je upošteval dosežke znanstvenega in tehnološkega napredka ter našel široko praktično uporabo." V razmerah aktivnega prodora elektronske računalniške tehnologije in sodobnih metod upravljanja v sfero upravljanja v sedemdesetih letih prejšnjega stoletja je vloga pisarniškega dela velika. spreminja, postopoma prehaja na višjo stopnjo svojega razvoja - dokumentacijsko podporo vodenju.

Tako se je do konca sovjetskega obdobja svojega razvoja pisarniško delo dvignilo na višjo raven - dokumentacijsko podporo za upravljanje je urejal Enotni državni podatkovni list in njegove spremembe, državni standardi in je dobil organizacijsko in metodološko podporo.

1 Enotni državni sistem pisarniškega dela (Temeljne določbe). - M: Glavni arhiv ZSSR, 1974.

tehnično vodstvo Glavne arhivske uprave pri Svetu ministrov ZSSR in njegovih podrejenih organov z ustreznimi pooblastili.

Sedanja stopnja razvoja pisarniškega dela je tesno povezana z oblikovanjem nove ruske državnosti, usmerjene v ustvarjanje demokratične pravne države. Postsovjetska Rusija ni odpravila prejšnjih regulativnih dokumentov na področju pisarniškega dela, s čimer je zagotovila zgodovinsko kontinuiteto in ohranila podlago za nadaljnje oblikovanje pravil. V pravni državi zakon ureja vse odnose, ki so velikega pomena za subjekte in objekte prava. Pri razvoju ustavnih norm je ruska zakonodaja utrdila temelje državne politike v zvezi z informacijami in dokumentacijo. o zveznem zakonu "O informacijah, informatizaciji in varstvu informacij" in o osnovah zakonodaje "O arhivskem skladu Ruske federacije in arhivih" kot pomembnem delu informacijskega vira države. Praktično nerešena pa so ostala vprašanja v zvezi z delovanjem dokumentov v procesu izpolnjevanja nalog dokumentne podpore procesom upravljanja v organizacijah, oziroma veljavna zakonodaja ne velja za področje pisarniškega dela."

V zvezi s tem poglavje utemeljuje potrebo po razvoju zakona "O dokumentaciji" (njegov koncept je predlagan) in sklopa podzakonskih aktov. Zakon bi moral postati temeljni regulativni okvir, ki ne bo le rešil številnih spornih vprašanj izmenjave informacij in dokumentacije med organizacijami, temveč tudi v določeni meri določil smeri in možnosti za razvoj avtomatizacije upravljanja dokumentov,

Zakonsko urejanje področja dela z dokumenti in promocija informacij med glavnimi viri upravljanja in proizvodnje.

"Bachilo I.L. Sodobni pravni problemi dokumentiranja informacij // Dokumentacija v informacijski družbi: upravljanje elektronskih zapisov in elektronski arhiv / VNIIDAD. - M, 2000. - Str. 8.

managementa, pa tudi spremembe metod vodenja so v zadnjem času ustvarile predpogoje za prehod v nacionalnem merilu od razumevanja dela z dokumentacijo kot podporne funkcije k upravljanju dokumentov kot glavni funkciji upravljanja vsake organizacije. Ta prehod ni posledica le prisotnosti potrebnih predpogojev v Rusiji, ampak tudi svetovne izkušnje, ki bo imela v kontekstu globalizacije informacijskih procesov pozitiven pomen za Rusijo.

V četrtem poglavju »Problemi avtomatizacije upravljanja dokumentacije« so obravnavana vprašanja pisarniške avtomatizacije in dokumentacijske podpore vodenju.

Prvi poskus takega proučevanja smo naredili pri nas leta 1982, ko smo posplošili nabrane izkušnje na področju avtomatizacije dokumentacijske podpore vodenju." Od takrat to vprašanje v dokumentacijski znanstveni literaturi ni bilo celovito obravnavano. Študij vzorcev in poti evolucije organizacijskih in tehnoloških sistemov dokumentacijske podpore managementa bodo omogočile učinkovitejše reševanje konceptualnih problemov naprednih raziskav in razvoja na tem področju.

Začetna faza pisarniške avtomatizacije je tesno povezana z razvojem avtomatiziranih nadzornih sistemov v sedemdesetih letih prejšnjega stoletja. Avtomatizacija je sprva vplivala na posamezna opravila dokumentacijske podpore vodenju (registracija dokumentov, nadzor izvajanja itd.), nato pa se je z nabiranjem praktičnih izkušenj, poglabljanjem znanstvenih raziskav in znanstveno-tehnološkim napredkom začela širiti tudi na dokumentacijo. podporo kot celoto.

Razvoj avtomatiziranih sistemov je bil dejavnik domače dokumentarne znanosti, ki je spodbudil razmah raziskovanja dokumentov in povezovanje s sorodnimi področji znanja: računalništvo in dokumentalistika. Pojav novih nosilcev informacij, načinov zapisovanja, branja, shranjevanja in pridobivanja informacij je spodbudil

1 Glej: Larin M.V., Mingalev V.S. Sodobni dokumentacijski sistemi upravljanja / MGIAI. - M., 1982.

razvoj novih področij znanstvenega dela. Rezultati znanstvenih raziskav in nabrane praktične izkušnje so bili podlaga za idejo o razvoju standardnega avtomatiziranega sistema za upravljanje dokumentov. Posledično je bil do konca 80. let ustvarjen osnutek sistema, ki je bil priporočen za izvedbo. Ta projekt je zajel vse organizacijske in tehnološke vidike dela z dokumenti na podlagi integrirane uporabe organizacijske in računalniške tehnologije.«

V prvih dveh desetletjih avtomatizacije predšolskih izobraževalnih ustanov je domača dokumentarna znanost pokazala visoko teoretično in metodološko pripravljenost za reševanje kompleksnih interdisciplinarnih problemov, kar je omogočilo hitro premagovanje poti od ročnih metod dela z dokumenti do gradbenih projektov. velike dokumentarne sisteme. Njihovo izvajanje v praksi pa je oteževalo pomanjkanje računalniške opreme in novih informacijskih tehnologij, ki ustrezajo svetovni ravni.

V sodobnih razmerah se težnja po avtomatizaciji dela z dokumenti še naprej krepi. Če je bila v prejšnjem obdobju metodologija avtomatizacije centraliziran razvoj standardnih rešitev na tem področju, je v 90. letih prišlo do oblikovanja trga avtomatiziranih sistemov za upravljanje dokumentov, raznolikih tako po ideologiji kot po naboru uporabljenih informacijskih tehnologij2.

Standardne in preizkušene posamezne tehnologije v teh razmerah služijo kot glavne povezave v sistemih za avtomatizirano upravljanje dokumentov. Sodobne tehnologije upravljanja dokumentov omogočajo uresničevanje sistema metod in metod za zbiranje, prenos, kopičenje, obdelavo, shranjevanje, predstavitev in uporabo

1 Banasyukevich V. D., Zonov V. M. Tipični sistem dokumentacijske podpore za centralni aparat ministrstev in oddelkov // Sovjetski arhiv. - 1986. - št. 4; Arhiv VNIIDAD, - 1990. - Zadeva št. 06-09.-- L. 13-19.

"Chereshkin D.S., Smolyan G.S. O strategiji prehoda Rusije v informacijsko družbo // Problemi informatizacije. - 1999. - št. 3. - str. 4; Borzo Zh. Ruski trg IT v 1999 // Computenvorld. - 1999. - Št. 7. - Str. 1.7.

oblikovanje informacij, vsebovanih v dokumentih, na podlagi različnih tehničnih sredstev, ki se v teku znanstvenega in tehnološkega napredka nenehno izboljšujejo." Pri uporabi posameznih tehnologij in tehničnih pripomočkov pri upravljanju dokumentov je treba biti pozoren na specifične posledice njihove uporabe.

Združevanje posameznih informacijskih tehnologij v sistem omogoča izgradnjo avtomatiziranih sistemov za upravljanje dokumentov (ADMS) v organizacijah. Na splošno so tehnologije za obdelavo informacij z vidika popolnosti pokritosti lahko avtonomne, uporabne in kompleksne. Vrsta avtomatiziranega nadzornega sistema je določena z bistvom uporabljene ideologije (odjemalec-strežnik, intranet, potek dela, skupinska programska oprema itd.), Kot tudi usmerjenostjo k obstoječim tradicijam pisarniškega dela ali uporabi bistveno novih rešitev.

Kljub obilici avtomatiziranih nadzornih sistemov na informacijskem trgu vprašanja njihove izbire, vrednotenja in razvrščanja niso rešena. V poglavju je utemeljitev razdelitve avtomatiziranih krmilnih sistemov v tri razrede glede na njihovo funkcionalnost in oblikovane splošne zahteve zanje.

Najprej mora avtomatizirani nadzorni sistem v celoti opravljati vse naloge dokumentacijske podpore za upravljanje: pripravo dokumentov, registracijo, nadzor nad izvedbo, iskanje dokumentov, njihovo shranjevanje in referenčno delo na nizu dokumentov. Sistem mora biti zgrajen na enotnih metodoloških izhodiščih, programskih, strojnih in tehnoloških rešitvah ter v okviru obstoječih organizacijskih in pravnih pogojev v obliki domače zakonodaje, državnih standardov, navodil in zahtev. Avtomatiziran nadzorni sistem mora zagotoviti popolno uporabo (integracijo) zbranega informacijskega vira in izvajati načelo enkratnega vnosa informacij in njihove ponovne uporabe. Sistem naj bi skrbnikom pomagal tudi pri izbiri poti za pretok dokumentov znotraj organizacije, pri čemer bi zagotovil potrebno

1 Organizacija dela z dokumenti. - M.: Infra, 1998. - Str. 335-336.

najvišjo stopnjo zaščite informacij pred nepooblaščenim dostopom. V sodobnih razmerah mora biti avtomatiziran sistem vodenja sposoben širitve po določenih komponentah (število tehničnih naprav in tehnologij, število dokumentov, obseg informacij, število uporabnikov) in se v razumnih mejah prilagajati spreminjajočim se zahtevam uporabnikov.

Za izbiro vrste avtomatiziranega sistema za upravljanje dokumentov je potrebno razviti ustrezno metodologijo. Prispevek predlaga metode za identifikacijo skupine parametrov ASUD ter njihovo kvantitativno in kvalitativno oceno. Uporabo te metodologije je treba dopolniti z državnim sistemom certificiranja sistemov za avtomatizirano upravljanje dokumentov.

V petem poglavju »Metodologija informacijskega managementa v dokumentnem managementu« ugotavljamo, da je nastanek informacijskega managementa kot znanstvene discipline vzorec, ki ga povzročata vsaj dva pomembna globalna razloga:

pojav informacijske družbe je povzročil potrebo po praktičnem upravljanju, ki upošteva njen vpliv na dejavnosti in razvoj katere koli organizacije;

Prepoznavanje informacije kot najpomembnejšega upravljavskega vira je zahtevalo oblikovanje ustrezne znanstvene teorije o njenem delovanju.

Informacijski management, ki se je pojavil kot del teorije managementa, je hitro dobil povsem samostojen pomen in se oblikoval kot obetavna znanstvena smer v dobi informacijske družbe.

Analiza literature kaže, da koherentna in celovita teorija problematike še ni nastala1. Koncept informacijskega managementa združuje naslednje pristope:

"Perel I.S., Slavin V.N. Informacijska dejavnost v tujini in problemi upravljanja informacij. - M, 1992. - Str. 42-43; Yanovsky A.M. Upravljanje informacij v poslovanju // NTI. Ser. 1. Org. in metodologija informacijskega dela. - 1997. - Str. 7; Kostomarov M.N.

ekonomsko, ob upoštevanju vprašanj pridobivanja novih dokumentiranih informacij na podlagi premislekov o uporabnosti in finančnih stroških;

analitično, ki temelji na analizi potreb uporabnikov po informacijah in komunikacijah;

organizacijski, upoštevanje informacijskih tehnologij v njihovem vplivu na organizacijske vidike;

sistemski, obravnava obdelavo informacij na podlagi celostnega, sistemsko usmerjenega, vseobsegajočega procesa obdelave informacij v organizaciji in posveča posebno pozornost optimizaciji komunikacijskih kanalov, informacij, materialnih sredstev in drugih stroškov, metod dela.

V literaturi o teoriji in praksi informacijskega managementa so opredeljena tri predmetna področja njegove uporabe. Prvi zadeva upravljanje informacij z vidika zavestnega in namenskega vključevanja »informacij« v sodoben delovni proces; v tem primeru je informacija razumljena kot odločilni vir podjetja, kot dejavnik konkurenčnosti in osnova za racionalizacijo načina delovanja.

Drugo predmetno področje se razteza na razvoj posebnih tehnologij za obdelavo, procesiranje in zbiranje informacij in znanja (informacijska metodologija)1.

Tretje predmetno področje zajema uporabo informacijsko-komunikacijskih tehnologij in njihove potenciale ob upoštevanju zgoraj navedenih vsebin.

Kaj novega prinaša koncept upravljanja z dokumenti? Z njegovim nastopom na prehodu iz industrijske v informacijsko družbo se odpirajo nove možnosti za korenito prestrukturiranje upravljanja v organizaciji na makroravni.

1 Glej: Seeger Th.: Grundbegriffe der Information und Documentation. - Buder M., Rehfeld W., Seeger Th., Strauch D.: Grundlagen der praktischen Information und Documentation. Odlok, op. - T. 1. - Str. 1-8.

Spremembe na makro ravni potegnejo za seboj spremembe na mikro ravni, ki jih lahko zasledimo v procesu prehoda iz klasičnega tipa organizacije v informacijsko orientirano organizacijo. P. Drucker je o tem pred nekaj leti zapisal: »Podjetje ne tako oddaljene prihodnosti ne bo več tisto, čemur jaz pravim informacijsko temelječa organizacija. Podjetja, še posebej velika, nimajo skoraj nobene druge možnosti, kot da postanejo informacijsko usmerjena«1.

Povezava med upravljanjem informacij in upravljanjem dokumentacije je naslednja. Eden glavnih virov informacij v organizaciji so datoteke in dokumenti, povezani z dejavnostmi organizacije. Sistem upravljanja dokumentov v organizaciji je podvržen ogromnim pritiskom novih informacijskih tehnologij. Pritisk se izraža v potrebi po reviziji sintaktičnega, semantičnega in pragmatičnega bistva dokumenta ter izvedbi strukturnih in funkcionalnih preobrazb sistema dokumentacijske podpore za upravljanje organizacij. Kompleksnost je še večja zaradi potrebe po evolucijski transformaciji tradicionalnih metod dela z dokumenti v sistem, osredotočen na nove informacijske tehnologije.

Upravljanje informacij v organizaciji opravlja strateške, operativne in administrativne naloge. Strateški cilji vključujejo: oblikovanje informacijske infrastrukture organizacije in upravljanje informacijske tehnologije. Operativne in administrativne naloge so ožje in podrejene narave2.

Glavna naloga informacijskega managementa je informacijska podpora temeljnim dejavnostim organizacije. Nalogo upravljanja informacij s tega zornega kota je treba videti kot

"Drucker P.P. Das Zeitalter der Dirigenten. - Manager Magazin, 1988. H. 7. - S. 102." Grudowskj S. Begriffsverstandnis "Informationsmanagement" als Sichtwort Information und Documentation. Nachrichten fiir Dokumentacija. - 1996. - št. 6. - S. 351-360: Yanovsky A.M. Odlok. op. - Str. 8.

integrirati posamezne informacijske strukture sistema (dokumente, datoteke, tehnologije), ki jih ustvarjajo zaposleni na podlagi poenotenega iskalnega programa in na podlagi ponudb preko interneta ter ustreznega trženja uporabljenih informacijskih virov.

Pri informacijskem upravljanju je težava predelati raznovrstne »množične izdelke«, ki jih ponuja informacijski trg, v informacijo, ki je pomembna za ukrepanje. Zato samo zunanji viri niso dovolj. Pomembnejši je prehod od zunanjega znanja k znanju, relevantnemu za notranje odločitve. Zato je treba razviti informacijske sisteme, s pomočjo katerih bo mogoče kakovostno pripravljati, hraniti in ustvarjati pogoje za njegovo polno izvajanje.

Na podlagi splošnega koncepta managementa je mogoče ugotoviti, da informacijski management rešuje probleme načrtovanja, usmerjanja, spremljanja in organiziranja dokumentacijske podpore za vodenje organizacije po določenih ciljnih merilih. Informacijski management ima torej nalogo in cilj podpirati usklajeno organizacijsko in informacijsko delovanje članov organizacije.«

Naslednja naloga upravljanja informacij je izbira racionalnih oblik komunikacij, tehnologije in informacijskih tehnologij ter značilnosti informacijskih virov, potrebnih za doseganje ciljev organizacije.

Primer izvajanja tega pristopa je avtomatiziran informacijsko-komunikacijski sistem (ICS) Sveta federacije Zvezne skupščine Ruske federacije. Uvedba ICS omogoča učinkovito delovanje poslancev, avtomatizacijo pretoka dokumentov in komunikacijo z zunanjim svetom preko modemov in elektronske pošte2.

1 Zahn E., Ruttler M. Ganzheitliches Informatiorismanagement - Upravljanje informacij. - Stuttgart, 1990. -S. 9.

2 Nikitov V., Orlov E. Odlok. op. - Str. 10.

Bistvena razlika med informacijskim upravljanjem in dokumentacijskim upravljanjem, dokumentacijsko podporo vodenju in avtomatiziranim sistemom pisarniškega dela v širšem pomenu besede je v tem, da organizacijski strokovnjak, zaposleni, vodja niso le potrošniki, ki jim informacije posredujejo, temveč neposredni udeleženci. v informacijskem procesu, najpomembnejši sestavni del struktur upravljanja informacij.

Praktično izvajanje komunikacijskih procesov v upravljalnem aparatu izvajajo instituti (službe) za upravljanje informacij v obliki organiziranja dokumentnega toka, nedokumentarnih komunikacij, kroženja dokumentnih tokov v okviru sistema upravljanja informacij znotraj podjetja, delovanja informacijski sistemi in omrežja1.

Tradicionalno pisarniško delo, naprednejši dokumentacijski sistemi, avtomatizirani sistemi za upravljanje dokumentov in drugi avtomatizirani sistemi za obdelavo informacij, tehnična sredstva za obdelavo informacij so združeni v enoten sistem na skupni metodološki podlagi pod enim vodstvom. Z drugimi besedami, strokovno znanje o upravljanju zapisov je povezano z inženirskimi in tehnološkimi zmogljivostmi. V tem primeru je ločena komponenta informacijskega upravljanja podprta z ustrezno organizacijsko strukturo.

Analiza sodobne zahodne literature kaže, da organizacijska struktura upravljanja informacij v organizacijah v vsakem posameznem primeru dobi svojo specifično obliko. Hkrati lahko glede na uveljavljene teoretične koncepte ločimo tri glavne vrste strukture upravljanja informacij: funkcijsko usmerjeno, proizvodno usmerjeno in tržno usmerjeno2.

Organizacijske strukture upravljanja informacij so zasnovane tako, da združujejo najvišje vodstvo, strokovnjake, vodje, dobavitelje

1 Kostomarov M.N. Komunikacije kot medij za izvajanje funkcij upravljanja informacij // Tajniške zadeve. - 1998. - št. 4. - str. 58. "Glej: Wolfram G. Op. cit. - str. 262.

informacij in same enote za upravljanje informacij in s tem ustvariti predpogoje za upravljanje dokumentov v celotni organizaciji na podlagi sodobnih metodoloških pristopov, organizacijskih in tehnoloških rešitev.

V zaključku so povzeti glavni rezultati študije.

Glavna ugotovitev, ki izhaja iz vsebine dela, je naslednja: obstoječe oblike in metode dela z dokumentacijo v organizacijah v okviru tradicionalnega pisarniškega dela in dokumentacijske podpore za upravljanje ne ustrezajo sodobnim razmeram in vodijo v oženje virov. za dopolnitev arhivskega sklada Ruske federacije. Globalna informatizacija družbe, vsesplošna razširjenost novih informacijsko-komunikacijskih tehnologij, postopno uvajanje tržnih mehanizmov in sodoben management so privedli do povečane vloge informacij v družbeno-ekonomskih procesih in njihove prepoznavnosti kot najpomembnejšega strateškega vira. Glede na to, da je glavni del informacijskega vira dokumentacija, menimo, da so na današnji stopnji dozoreli potrebni predpogoji za prehod na konceptualno nov način dela z dokumenti v organizacijah - upravljanje dokumentov, ki temelji na metodologiji upravljanja informacij. Koncept upravljanja dokumentov v tem delu je bil oblikovan na podlagi naslednjih zaključkov.

1. Preučevanje informacije kot znanstvene kategorije, poznavanje zakonitosti in vzorcev informacijskih procesov nas metodološko približuje razumevanju vprašanj upravljanja dokumentov. V procesu upravljanja se informacije transformirajo iz posameznih informacij in podatkov v znanja, na podlagi katerih se sprejema večina upravljavskih odločitev. Ta transformacija se izvaja kot rezultat zapletenih informacijskih procesov, ki vključujejo proizvodnjo, kroženje in porabo informacij.

Informacijski procesi potekajo v informacijskih sistemih – nizu med seboj povezanih elementov, ki sestavljajo eno samo celoto

(organizacija). Informacije, informacijski procesi in informacijski sistemi so integrirani v informacijsko infrastrukturo organizacije, ki zagotavlja doseganje ciljev upravljanja na podlagi ustvarjenih informacijskih virov. V skladu z rusko zakonodajo informacijski viri vključujejo dokumentirane informacije in informacijske tehnologije, tj. predmet in sredstva informacijske dejavnosti.

S pomočjo dokumentacije informacije pridobijo potrebne lastnosti in v obliki dokumentov igrajo glavno vlogo v procesih upravljanja, prenašajo upravljavske vplive od objekta do subjekta upravljanja in signalizirajo povratno reakcijo. Kot rezultat dokumentiranja so informacije fiksirane (fiksirane) na mediju, pridobijo pravno veljavo, možnost identifikacije in dokaz o svoji pristnosti. Tako je glavna oblika organiziranja informacij v upravljanju dokument.

2, Dokument v širšem smislu je predmet preučevanja številnih znanstvenih disciplin. Sam izraz pa še ni dobil splošno sprejete interdisciplinarne definicije. Očitno je, da ima dokument splošne temeljne lastnosti in ima lahko posebne značilnosti in značilnosti, odvisno od namena in področja uporabe.

Obstajajo trije glavni bistveni pristopi k oblikovanju koncepta dokumenta: kot materialnega predmeta; kot nosilec informacij; kot dokumentirane informacije. Dolgo časa je prevlada izraza pripadala nosilcu. Sodobno razumevanje dokumenta postavlja v ospredje informacijsko komponento dokumenta in njegovo pravno podporo, ki omogoča identifikacijo dokumenta v procesu njegovega delovanja. Vključitev pravne komponente v razumevanje dokumenta vam omogoča izvajanje koncepta upravljanja dokumentov na vseh stopnjah njegovega življenjskega cikla.

V disertaciji je bilo ugotovljeno, da je glavna funkcija poslovodnega dokumenta zagotavljanje namenskega delovanja organizacij. Ob tem poslovni dokument ohranja tudi splošne funkcije, ki so pomembne z vidika njegovega obstoja v družbi: informacijsko, komunikacijsko, socialno, kulturno, pravno in funkcijo zgodovinskega vira. Na različnih stopnjah življenjskega cikla dokumenta se posodablja ena ali druga njegova funkcija. V procesih operativnega upravljanja (aktivna faza življenja dokumenta) so najpomembnejše informacijska, komunikacijska in pravna funkcija.

Torej delovanje dokumenta v organizaciji postavlja posebne zahteve zanj: zapis informacij na oprijemljivem mediju in prisotnost identifikacijskih lastnosti informacij. Tako se upravljalni dokument z vidika upravljanja z dokumenti razlikuje od konceptov dokumenta v sorodnih disciplinah, ki zanj ne postavljajo tako strogih zahtev.

3. Za poslovodni dokument je bistven nosilec informacije. Nosilci dokumentnih informacij se spreminjajo s tehnološkim napredkom. Z razvojem novih informacijskih tehnologij se pojavijo tako imenovani elektronski dokumenti, katerih mediji za shranjevanje se bistveno razlikujejo od "papirnatih". Človek lahko zazna elektronski dokument le s pomočjo posebnih tehnoloških postopkov in programske opreme. Elektronski dokumenti imajo fizično in logično strukturo, ki ne sovpada z dosedanjimi predstavami o dokumentu kot o togi, nespremenljivi strukturi informacije in njenem nosilcu.

Elektronski dokument kot razmeroma nov pojav še ni dobil ustaljene in splošno sprejete definicije. Poskusi nekaterih strokovnjakov, da bi elektronske dokumente predstavili kot nekaj povsem novega in ne sodijo v razumevanje dokumenta, ki se je oblikovalo v dokumentarni znanosti, se ne zdijo prepričljivi. Izvedeno v disertacijski ana-

Liz dokazuje, da elektronski dokument metodološko ne presega dokumentnega razumevanja dokumenta. Ima vse znake in bistvene lastnosti dokumenta, ima ustrezne funkcije, zato ga je mogoče enako kot druge tehnotronske dokumente vključiti v procese upravljanja.

Obenem pa vsekakor obstajajo posebnosti elektronskih dokumentov, predvsem glede pravne veljave, verodostojnosti, načinov shranjevanja, uporabe odprtih formatov in zapisovalnih standardov za izmenjavo elektronskih dokumentov. V tem primeru postane pomembna pravna utemeljitev overitve elektronskih dokumentov z elektronskim digitalnim podpisom ali z uporabo sistema dogovorov med udeleženci elektronske izmenjave informacij. Celovita znanstvena rešitev teh problemov je po našem mnenju ena najbolj perečih nalog dokumentologije in arhivistike.

4. Dokumenti upravljanja opravljajo svoje naloge in funkcije v skladu z določenimi pravili, ki jih določa pisarniško delo. Pisarniško delo, ki se je pojavilo skupaj z državo in odraža glavne trende in paradigme njenih transformacij, gre skozi več zgodovinskih stopenj. V dokumentarni znanosti obstajajo tri glavne stopnje razvoja pisarniškega dela: predrevolucionarna, sovjetska in sodobna. Na vsaki od teh stopenj so pisarniško delo odlikovale določene specifike in posebnosti.

V predrevolucionarnem obdobju svojega razvoja je pisarniško delo prehodilo dolgo pot od nastanka najpreprostejših oblik vodenja dokumentacije v ruski centralizirani državi do pisarniškega dela, ki je bilo podrobno urejeno z zakoni Ruskega imperija kot sestavni del javna uprava.

Na sovjetsko pisarniško delo, ki je služilo upravno-komandnemu sistemu, sta vplivala dva glavna organizacijska dejavnika. Metodološko vodenje pisarniškega dela od zunaj

organi delavsko-kmečke inšpekcije v dvajsetih letih 20. stoletja določili kraj pisarniškega dela kot področje delovanja, od katerega je odvisno izboljšanje dela vodstvenega aparata. Kasnejši prehod pisarniškega dela v pristojnost arhivov je spremenil njegovo glavno nalogo: postala je racionalizacija dokumentarnega dela pisarniškega dela za kakovostno oblikovanje državnega arhivskega fonda. Šele na prelomu 60. in 70. let prejšnjega stoletja je prišlo do razumevanja skupnosti teh pristopov, zaradi česar je bilo mogoče ustvariti enotni sistem upravljanja državnih evidenc, ki je bil namenjen reševanju problemov enotnega upravljanja dokumentiranih informacij. in ohranjanje dokumentarnega fonda države.

Nadaljnje raziskovanje zgodovine pisarniškega dela jasno dokazuje, da v osemdesetih letih 20. stoletja, v kontekstu začetka znanstvene in tehnološke revolucije, pisarniško delo v svoji tradicionalni obliki ni moglo zagotoviti sodobnega upravljanja s potrebnimi informacijami, skoncentriranimi v dokumentih. Postalo je očitno, da področje pisarniškega dela ne bi smelo zajemati posameznih sistemov, temveč celotno dokumentacijo upravljanja organizacij, da bi moralo vključevati vprašanja dokumentacije in upravljanja z dokumenti, da je treba zgraditi sisteme za iskanje informacij, ki temeljijo na dokumentih organizacij, z njihovimi nadaljnje uporabe v arhivih, da so funkcije upravljanja in dokumentacija, ki jih podpira, medsebojno odvisne. Kot praktičen rezultat tega razumevanja je pisarniško delo skoraj povsod nadomeščeno z novim konceptom - »dokumentacijska podpora za upravljanje«.

5. Na sedanji stopnji razvoja ruske države problemi dokumentacijske podpore za upravljanje zavzemajo pomembno mesto v procesih oblikovanja novega sistema družbenih odnosov na podlagi splošnih pravnih norm in v pogojih spremembe v paradigmi menedžerske dejavnosti. Odmik od upravno-komandnega sistema in prevzem socialno-ekonomskih metod gospodarjenja postavlja nove zahteve.

področje dokumentacijske podpore te dejavnosti. Ohranjanje veljavnosti prejšnjih normativnih aktov, ki so urejali pisarniško delo, je zagotovilo kontinuiteto oblik in metod dela vodstvenega aparata z dokumenti v prehodnem obdobju. Vendar pa je trenutno treba ustvariti bistveno nove metodološke temelje za dokumentiranje dejavnosti organizacij, najprej popolno pravno podporo. Kot kažejo raziskave in dosedanja praksa, ima dokumentacijsko področje v sodobnih razmerah številne pomanjkljivosti, ki se izražajo v nizki kakovosti dela z dokumenti, nepopolnosti obstoječega sistema upravljanja z dokumenti, zaostajanju razvoja dokumentov v normativu. in metodološke narave iz hitrosti razvoja informacijske tehnologije, odsotnosti enotnih zahtev za pretok dokumentov »vertikalno« in »horizontalno« javne uprave.

Hkrati se sistemsko zapleta dokumentacijska podpora vodenju zaradi pospešenega razvoja in aktivnega prodiranja novih informacijskih tehnologij vanj, zasičenosti s sodobno tehnologijo, pojava novih informacijskih nosilcev in njihovega hitrega ažuriranja ter avtomatiziranega vodenja dokumentacije. sistemi se izboljšujejo.

V več kot tridesetletni zgodovini je avtomatizacija pisarniškega dela in vodenja dokumentacije prešla pot od lokalnih projektov do sistemskih rešitev, ki zajemajo procese upravljanja dokumentov in njihovih sklopov v posameznih organizacijah, korporacijah in sektorjih javne uprave. Oblikoval se je trg informacijskih tehnologij in informacijskih storitev, ki vam omogoča, da z uporabo metodologije, razvite v disertaciji, izberete optimalno možnost za avtomatiziran sistem upravljanja dokumentov.

V teh razmerah so dozorele predpostavke za odmik od tradicionalnega primata pisarniškega dela, od klasične delitve dokumentacije »po

»stebla« in prehod na ustvarjanje visoko učinkovitih, z uporabo sodobnih znanstvenih in tehničnih dosežkov, sistemov upravljanja celotnega obsega informacijskih in dokumentacijskih virov v vseh fazah življenjskega cikla dokumenta pri doseganju strateških in operativnih ciljev upravljanja v kateri koli organizaciji, predvsem v javni upravi. Takšen sistem imenujemo upravljanje dokumentacije, ki temelji na načelih gospodarnosti, učinkovitosti in široke uporabe novih informacijskih tehnologij, ki zagotavljajo kakovostno upravljanje v odnosu do dokumentacije kot upravljavskega vira in omogočajo upoštevanje integracijskih trendov, ki prevladujejo družbeni proces.

6. Upravljanje dokumentacije potrebuje okrepitev pravne podpore. Zaradi dejstva, da se je pravna komponenta pisarniškega dela in dokumentov na splošno močno povečala, je treba razviti zvezni zakon "O dokumentaciji", ki naj bi normativno določil meje pravic in odgovornosti države. v zvezi z upravljanjem dokumentacije v družbeni in narodnogospodarski sferi ter začrtati obrise državne politike v zvezi z dokumentacijo, rešiti pravna vprašanja organizacije dokumentnega pretoka med organi upravljanja po vertikalni izvršilni veji in horizontalnih povezavah, uvesti normative, ki omogočajo poenotiti zahteve za programsko, tehnološko in strojno opremo, ki se uporablja v javni upravi, urediti dokumentiranje odnosov med državljani in državo, določiti odgovornost organizacij za dokumentiranje njihove dejavnosti na način, ki ga določi država.

Državna politika na področju upravljanja dokumentacije bi morala biti po našem mnenju usmerjena v zmanjšanje obsega dokumentnega obtoka, poenotenje dokumentacijskih sistemov, oblikovanje zahtev za dokumente upravljanja in dokumentacijskih pravil. Zakon o dokumentaciji

mora biti podprt z vrsto podzakonskih aktov instruktivne in metodološke narave.

Vprašanja upravljanja dokumentov v državi je priporočljivo dodeliti zveznemu organu za upravljanje arhivov. Arhivi so, kot kažejo svetovne in domače izkušnje, najbolj pripravljeni za opravljanje takšne funkcionalne naloge in so zanjo zainteresirani. Sodobne naloge, funkcije in pooblastila Rosarhiva je treba bistveno razširiti.

Ker je upravljanje dokumentacije medresorski problem, se zdi primerno ustanoviti medresorsko komisijo pri Rosarhivu kot strokovni svetovalni organ za obravnavo problemov upravljanja dokumentacije, usklajevanje znanstvenih in metodoloških dejavnosti, pripravo priporočil in predlogov za izboljšanje upravljanja dokumentacije v Ruski federaciji.

7. V zadnjem času postajajo vse pomembnejše naloge racionalizacije in ureditve vodenja dokumentacije na netradicionalnih nosilcih, ki se še vedno rešujejo empirično v posameznih institucijah in organizacijah in praktično niso urejene z nacionalnimi predpisi. Najprej govorimo o tako imenovanem »elektronskem dokumentnem toku«, katerega nereguliranost z ustreznimi pravnimi akti ter tehničnimi in tehnološkimi predpisi povzroča praktikom, tudi arhivistom, veliko zaskrbljenost in nezadovoljstvo zaradi nizke ravni teoretičnih in metodološka izdelava. Zlasti niso bila rešena vprašanja pravnega dodeljevanja elektronskih dokumentov.

8. Predlaga se, da se praktično delo pri izgradnji sodobnih dokumentacijskih sistemov v organizacijah izvaja z metodologijo upravljanja informacij. Informacijski management v znanstvenem smislu zajema dosežke več sorodnih disciplin, ki so z različnimi vidiki povezane z informacijskim managementom.

v sodobnih organizacijah. Uporaba upravljanja z informacijami omogoča v praksi prehod na informacijsko usmerjeno vrsto organizacije, ki je značilna za informacijsko družbo. Informacijski management kot nova metodologija za izgradnjo sistema upravljanja dokumentacije kot sistemotvornega člena v novi paradigmi je temeljnega pomena za organizacije in ima kot metakoncept pomemben integracijski potencial.

Uporaba metodologije upravljanja z informacijami bo omogočila reševanje številnih vprašanj teorije in prakse upravljanja z dokumenti v sodobnih organizacijah, ki jih ločujejo ovire ne le med strokovnimi področji, temveč tudi z uporabljeno opremo in tehnologijami, ki jih določata tradicija in slaba kakovost upravljanja. . Enotna metodologija bo omogočila povezovanje dokumentacije in informacij v skupni informacijski vir ter izgradnjo učinkovito delujoče informacijske infrastrukture organizacije, ki temelji na nizih dokumentov in informacij (informacijski viri), informacijskih tehnologijah, komunikacijskih sredstvih in usposobljenem osebju za doseganje učinkovitega dokumentacijsko podporo procesom vodenja po najnižji ceni. Objektivni pogoji za prehod na uporabo metodologije upravljanja informacij v sodobnih ruskih organizacijah so že ustvarjeni. Njegova praktična izvedba bo omogočila učinkovitejšo izvedbo tekoče reforme javne uprave v Ruski federaciji, izboljšanje uporabe informacijskih virov upravljavske dokumentacije in uporabo sodobnih znanstvenih dosežkov za izboljšanje kakovosti upravljanja dokumentacije v organizacijah.

1. Upravljanje z dokumenti in nove informacijske tehnologije. - M: Znanstvena knjiga, 1998. - 137 str.

2. Upravljanje informacij v sodobnih strukturah upravljanja: Metoda, priporočila / VNIIDAD. - M., 1997. - 48 str. - V soavtorstvu.

3. Razvoj organizacijskih oblik racionalizacije vodstvenega dela in pisarniškega dela v ZSSR: Učbenik. priročnik za posebne tečaje. 1. del / MGIAI.

M., 1982. - 78 str. . . .

4. Organizacija dela z dokumenti: Učbenik, M.: INFRA, - 1998.

5. Časopisna periodika dvajsetih let 20. stoletja o racionalizaciji vodstvenega dela in pisarniškega dela: Učbenik. priročnik za poseben tečaj / MGIAI. - M., 1981. - 83 str. V soavtorstvu.

6. Racionalizacija menedžerskega dela in pisarniškega dela v periodiki dvajsetih let 20. stoletja: Zbornik. priročnik za poseben tečaj / MGIAI. - M., 1982. - 77 str.

7. Sodobni sistemi dokumentacijske podpore managementu: Učbenik. priročnik / MGIAI, - M., 1982. - 99 str. - V soavtorstvu.

8. Matrično in grafično modeliranje v organizacijskem načrtovanju: Učbenik. dodatek / MGIAI. - M., 1986. - 88 str. - V soavtorstvu.

9. Organizacija vodstvenega dela v državnih institucijah: Učbenik. dodatek / MGIAI. - M., 1986. - 165 str. - V soavtorstvu.

10. Posebni dokumentacijski sistemi: Učbenik. - M .: Ekonomija, 1989. - 143 str. - V soavtorstvu.

11. Racionalizacija pisarniškega dela v upravi železnice Moskva-Kazan. leta 1923-1925 // Aktualna vprašanja metodologije upravljanja dokumentov in arhivistike / MGIAI. - M., 1976. - Str. 147-154.

12. Dokumenti o dejavnostih resornih organov za racionalizacijo državnega aparata v dvajsetih letih 20. stoletja // Sov. arhivi. - 1977. - Št. 4. - Str. 68-72.

13. Revija "Bilten železnic" (1918-1926) o racionalizaciji upravljanja in pisarniškega dela // Nekatera vprašanja zgodovinopisja in študija virov zgodovine ZSSR: Zbirka. Umetnost. / MGIAI. - M., 1977. - Str. 71-88.

14. Izkušnje pri razvoju prilagodljivega avtomatiziranega sistema za dokumentacijsko podporo ministrstev in oddelkov // Problemi informacijske podpore temeljnih in uporabnih znanstvenih raziskav v luči sklepov XXVI kongresa CPSU: Povzetki. poročilo in sporočilo Vsezvezni konf. - M., 1982.-4.2. - strani 115-118. - V soavtorstvu.

15. Avtomatizacija dokumentacijske podpore za upravljanje: Povzetki // Znanstveni razvoj v službi gospodarstva: Povzetki. poročilo znanstveno-praktične konf. 21. junij 1983 - M., 1983. - Str. 94-96.

16. O uporabi zgodovinskih izkušenj pri organizaciji dela za izboljšanje vodstvenega dela v državnih institucijah // Aktualna vprašanja organizacije dela v državnih institucijah: Meduniverzitetni. sob. / MGIAI. - M., 1983. - Str. 123-133.

17. Izkušnje pri razvoju avtomatiziranega sistema za operativne informacije in nadzor nad izvajanjem // Vprašanja informacijskih storitev / MGIAI. - M., 1983. - Str. 153-157. - V soavtorstvu.

18. O vprašanju oblikovanja in razvoja socialistične kulture upravljanja (1917-1941) // Duhovni potencial ZSSR na predvečer Velikega

domovinska vojna. Iz zgodovine sovjetske kulture. 1917-1941: sob. Umetnost. / Akademija znanosti ZSSR. Inštitut za zgodovino. - M., 1985. - Str. 7-22.

19. Izkušnje in glavne težave pri ustvarjanju avtomatiziranega sistema za upravljanje dokumentov // Znanstvena organizacija vodstvenega dela v aparatih ministrstev in oddelkov / MGIAI. - M., 1985. -S. 173-179.

20. Avtomatizacija priprave dokumentov na podlagi avtomatiziranih delovnih postaj // Izkušnje pri razvoju delovne postaje zaposlenega: Meduniverzitetni. sob. / MGIAI. - M., 1985. - Str. 54-60. - V soavtorstvu.

21. Iz izkušenj racionalizacije upravljanja v oddelkih // Razvoj sistema načrtovanega gospodarskega upravljanja: Coll. povzetek Vsezvezni seminar 26.-28. julij 1986 - M.: Založba Moskovske državne univerze, 1986; -Z. 72-73.

22. Nekateri problemi informacijske kulture vodstvenega dela // Sovjetska kultura: 70 let razvoja. - M.: Nauka, 1987. - Str. 198-203.

23. Decentralizacija: izkušnje dvajsetih let 20. stoletja pri decentralizaciji upravljanja: teze // Demokratizacija upravljanja javne proizvodnje (materiali vseslovenskega simpozija). - M.: Založba Moskovske državne univerze, 1989. - Str. 79-80.

24. Rekonstrukcija vodenja: Problemi MIS računalnikov. - Zbornik mednarodnih konferenc IFIP-HUB o informacijskem sistemu, oblikovanju dela in organizacije. - Delovna skupina 2. - Berlin, NDR, 10.-13. julij 1989. - Str. 40-41. - Angleščina jezik

25. Poenotenje dokumentov v oddelkih: izkušnje dvajsetih let prejšnjega stoletja. // Poenotenje dokumentacijskih sistemov: zgodovina, trenutno stanje, možnosti / VNIIDAD. - M., 1989. - Str. 79-89.

26. Nova zakonodaja o arhivskem fondu in arhivih v Rusiji. - XVI. Pos-vetovanie sodobni arhiv"94. - Maribor, 1994. - str. 71-74. - angl.

27. Vseruski znanstveno-raziskovalni inštitut za dokumentacijo in arhivsko gradivo in njegova vprašanja na področju upravljanja dokumentov. - Informationsver-mittlungsstellen als Kern des internen Informationsmanagements. Proceedings des 18. Internationalen Kolloguiums uber Information und Documentation. - Oberhof, 1994. - Str. 177-181. - Angleščina jezik

28. VNIIDAD v sistemu institucij Državne arhivske službe Rusije: problemi razvoja znanstvenoraziskovalnega in metodološkega dela // Aktualni problemi upravljanja arhivov in gospodarske dejavnosti arhivskih ustanov Rusije: Materiali znanstvenega in praktičnega dela. Konf., 3. okt. 1993, Moskva / GAS Rusija. - M., 1994. - Str. 185-190.

29. Arhivska šola v Marburgu//Otech. arhivi. - 1994. - št. 3. - Str. 108-111.

30. Das Documentationssystem v Rusiji. - Proceedings des deutschen Dokumentartag 1994 “Informations und Dokumentenmanagement”. Universitat Trier, 27.-30.09.1994. -- S. 171-174. - nemško. jezik

31. Upravljanje informacijskih virov kot orodje za konvergenco družbenih tehnologij // Problemi teorije in prakse upravljanja. - 1994.- št. 5. - Str. 91-97. - V soavtorstvu.

32. Die Erstellung organisatorisch - funkzioneller Modelle in russischen Archiven. - ATLANTI, MARIBOR. - 1995. - str. 125-128. - nemško. jezik

33. O projektu informatizacije arhivskih zadev v Rusiji // Informatika in računalništvo. - 1995. - Str. 24-26. - V soavtorstvu.

34. Upravljanje informacij in upravljanje dokumentacije // Dokument v upravnih strukturah: Povzetek. poročilo in nastopi na mednar konf. 27-28 okt. 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - Str. 21-33.

35. Upravljanje informacij v upravljavskih strukturah tržnega gospodarstva // Dokument v upravnih strukturah. Povzetek. poročilo in nastopi na mednar konf. 27-28 okt. 1994 / VNIIDAD. - M., 1995.- Str. 124-131. - V soavtorstvu.

36. O konceptu sistema dokumentacijske podpore za javno upravo v Ruski federaciji // Materiali konference NTI-95. 19-20 okt. 1995 / VINITI. - M., 1995. - Str. 85-90.

37. Rusland - der Westen: Einige Integrationsprobleme neuer Informationstech-nologien im Bereich des Dokumentenmanagements. - Deutscher Dokumen-tartag 1995. Zbornik predavanj. DGD, Frankfurt na Majni, 1995. - S. 345-352. - nemško. jezik

38. K 30. obletnici VNIIDAD. Znanstvena dejavnost inštituta // Otech. arhivi. - 1996. - št. 1. - Str. 3-12.

39. O znanstveni in informacijski podpori za razvoj upravljavskih odločitev // Management v arhivskih zadevah. Zvezni, regionalni in občinski arhivi. Arhivist kot javni uslužbenec: Gradivo mednar. seminar 21.-23. marec 1995, Moskva / GAS Rusija. - M., 1995. -S. 116-120.

40. Računalniki v arhivih: nekateri vidiki socialne in psihološke prilagoditve arhivistov. ATLANTI N 6, Maribor, 1996. - pp. 99-101. - Angleščina jezik

41. Intelektualizacija informacijskega upravljanja investicijskega projekta // Inteligentni sistemi: Tr. Drugi medn. in-ta. - M.: RUDNPAIMS, 1996. - T. 2. - P. 267-269. - V soavtorstvu.

42. Glavne faze razvoja pisarniškega dela v Rusiji // Studsh apxisnoi za poznavanje dokumentov / UGNIIADD. - KTV, 1996. - T. 1. - Str. 77-84.

43. Elektronski dokumenti in arhivi: stanje v Ruski federaciji. - Potek DLM-Foruma o elektronskih zapisih. Bruselj, 18.-20. december 1996. European Communites, 1997. - Str. 238-242. - angleški, nemški, francoski jezik

44. Forum o elektronskih dokumentih // Otech. arhivi. - 1997. - št. 2. - Str. 100-101.

45. O smereh raziskovanja na področju upravljanja dokumentov in upravljanja dokumentacije // Vest, arhivist, 1997. - št. 3 (39). - Str. 27-35. - V soavtorstvu.

46. Documentation und Schriftgutverwaltung in Russland: Eine neue Qualitat ist notig. - Informacije in dokumentacija: Qualitat und Qualifikation. Deutscher Dokumentartag "97, DGD, 1997. - S. 15-22. - nem.

47. Sistemsko-funkcionalni koncept informacijskega upravljanja investicijskega projekta // Informacijske tehnologije. - 1997. - Št. 6. - Str. 35-38. - V soavtorstvu.

48. Dokumentacijska podpora in upravljanje informacij // Pisarniško delo. - 1997. - št. 2/1. - strani 14-19.

49. Die Auswirkung neuer Informationstechnologien auf die Archivbenutrung in RuBland - ATLANTI. 1988. - Št. 8. - Str. 45^9. - nemško. jezik

50. Razvoj državnega sistema dokumentacijske podpore za upravljanje je nujna naloga // Upravljanje evidenc. - 1998. - št. 1.

51. Upravljanje dokumentov. Problemi normativne in metodološke ureditve // Pisarniško delo. - 1998. - št. 1. - Str. 5-8. - V soavtorstvu.

52. Problemi ustvarjanja enotnega informacijskega in arhivskega prostora v CIS. Skupna arhivska dediščina držav in narodov srednje in vzhodne Evrope. Zbornik mednarodnih konferenc. Golavice, 22.-24. oktober 1997. -Varšava, 1998. -C. 121-123.

53. 30 let VNIIDAD // Arheografski letopis za 1996. - M.: Nauka, 1998. - Str. 49-56. - V soavtorstvu.

54. Dokumentacijska znanost se je oblikovala v globinah arhivskih zadev // Kadrovska služba. - 1999. - št. 1. - Str. 31-36.

55. Die Anwendung von neuen Informationstechnologien bei der Gestaltung des Fmdmittelsystems in den Staatsarchiven Russlands. ATLANTI, 1999. - št. 9.

strani 110-113. - nemško. jezik

56. Informacije kot vir upravljanja // Kadrovska služba. - 1999. - št. 5.

57. Od informacij do upravljanja znanja // Kadrovska služba. - 1999. - št. 6. -Z. 38-41.

58. Zakonodajna ureditev dokumentacijske podpore za upravljanje v Ruski federaciji // Ruska državnost: tradicije, kontinuiteta, perspektive: gradivo II branj v spomin na prof. T.P. Korzhikhina 26.-27. maj 1999 / Ruska državna univerza za humanistične vede. - M., 1999. - Str. 307-312.

59. Upravljanje informacij v organizaciji // Kadrovska služba. - 1999.

- št. 9. -Z. 37-42.

60. Sredstva za prenos informacij // Kadrovska služba. - 1999. - Št. 10. - Str. 42-45.

61. Raven določi ASUD // Kadrovska služba. - 1999. - št. 11. - S, 51-58.

62. Vseruski znanstveno-napredni inštitut za dokumentacijo in zastrupitev apxieHoi na inter1 stebru // Študent za dokumentacijo / UGNIIADD. - Kshv, 1999. - T. 4. - Str. 172-174. -ukr. jezik

63. Einige theoretische und praktische Probleme der Archivierung von elektroni-schen Aufzeichnungen in Russland. - Nachrichten fur Documentation, 1999.

- Št. 6. - S. 493^96. - nemško. jezik

64. Richtlinien fur die Proektierung und Einsetzung von archivischen Software Systemen in Russland - ATLANTI, vol. 10, št. 1, Maribor, Slovenija, 2000. - pp. 47-53. - nemško. jezik

65. Problemi avtomatizacije upravljanja dokumentacije v sodobnih organizacijah // Dokument. Arhiv. Zgodba. Sodobnost: Gradivo za praktične študije. konf. 20.-22. april 2000, Ekaterinburg. - Ekaterinburg, 2000. - 1. del. - str. 15-19.

66. Razvoj koncepta "dokumenta" // Pisarniško delo. - 2000. - št. 1, - str. 5-9.

Upravljanje s človeškimi viri 2. Življenjski cikel organizacije 1. Osnovni pristopi k upravljanje osebje Nadzor osebje - ena ...; pravila varovanja poslovne skrivnosti in tehnične dokumentacijo. 3. Nagrajevanje: standardi in oblike plačil...

Organizacija in tehnologija dokumentacijske podpore CJSC "Gradbeno podjetje "Druzhba" Diplomsko delo

Diploma

1999. št. 4. strani 56-59. Larin M.V. Nadzordokumentacijo V organizacije(problemi zgodovine in metodologije). Doktorska disertacija ... PRIOR, 2001. 12 Larin M.V. Nadzordokumentacijo V organizacije(problemi zgodovine in metodologije). Disertacija...

Kratek vodnik po zbirkah Dokumentacijskega centra javnih organizacij

Internetni imenik

nadzor arhiv Sverdlovske regije državne ustanove centra dokumentacijo javnosti organizacije Sverdlovsk... Center dokumentacijo javnosti organizacije Sverdlovska regija. // Arhivi Urala: revija Popular Science / Nadzor ...

Ustvarjanje v naši državi pravne države z učinkovito delujočimi institucijami predstavniške, izvršilne, sodne oblasti, proizvodnje, znanosti in izobraževanja ni povezano le s sprejetjem pravnih temeljev njihovega delovanja, temveč tudi z oblikovanjem racionalnih, specifičnih pravil in postopkov za njihovo delovanje, tudi na področju dela z dokumenti.

Kot je znano, so informacije skoncentrirane v dokumentih, ki dajejo informaciji organizacijsko obliko, jo premikajo v času in prostoru, prav dokumenti in dokumentarne informacije so podlaga za odločitve vodstva in so njihova materialna utelešenje, zagotavljajo pravno veljavo in s tem prispevajo k njihovi brezpogojni izvedbi; .

5 Problemi dokumentiranja upravljanja in organizacije njegove dokumentacijske podpore so tako stari kot dokumenti in upravljanje sami. Vendar pa smo se pod vplivom različnih dejavnikov, predvsem pod vplivom znanstvenega in tehnološkega napredka, prisiljeni vedno znova vračati k tej temi. Trenutno ta problem aktualizira hiter razvoj novih informacijskih tehnologij in pospešena informatizacija družbe. Ti procesi znanstvenikom dokumentirajo številna vprašanja, ki zahtevajo takojšnje odgovore. Prva med njimi je, kako naj se spremeni dokumentarna znanost kot znanstvena disciplina, ki proučuje dokumente v kontekstu globalizacije svetovnih informacijskih procesov. Drugi je, kako nove informacijske tehnologije vplivajo na stanje v praktični sferi dela z dokumenti. Tretjič, kako pravilne so bile naše prejšnje predstave o obravnavanem predmetu in kakšni so trendi njegovega razvoja v bližnji prihodnosti, kakšne strateške cilje je treba zastaviti na področju upravljanja dokumentacije in kakšne taktične sheme je treba izvesti za reševanje trenutne situacije. praktičnih težav na tem področju.

Zastavljena vprašanja seveda zahtevajo skupna prizadevanja domačih dokumentarnih strokovnjakov in jih ni mogoče v celoti rešiti v ločenem delu. Z osredotočanjem na problem upravljanja dokumentov v organizacijah smo izbrali trenutno smer znanstvenega raziskovanja, ki ima teoretični in praktični pomen.

Priznati je treba, da je v "predreformnih" razmerah upravljanje dokumentov ustrezno zagotovilo upravljavskim strukturam normativni in metodološki razvoj ter aktivno uporabilo zmogljivosti obstoječih informacijskih sistemov.

V Rusiji trenutno vladajo protislovne razmere na področju

6 ponovno upravljanje dokumentov. Po eni strani so predhodno sprejeti organizacijski in metodološki dokumenti zastareli: državni sistem dokumentacijske podpore za upravljanje in drugi standardi, ki so jih razvili znanstveniki in strokovnjaki v 70-80-ih. Prisoten je odliv kadrov (predvsem mladih) s področja znanstvenoraziskovalnega dela na področju dokumentologije in arhivistike iz različnih razlogov, tudi zaradi pomanjkanja ustreznih sredstev. Zmanjšala se je pozornost usposabljanju in izpopolnjevanju delavcev dokumentacijske podpore, primanjkuje pa sodobne izobraževalne in metodološke literature o teh vprašanjih. Prišlo je do določene stagnacije v znanstvenih raziskavah upravljanja dokumentov, vidna je neenotnost v delu izobraževalnih ustanov, ki pripravljajo usposobljene strokovnjake, in znanstvenih organizacij. V veliki meri je na stanje vplivalo kadrovsko obnavljanje, odmik od ustaljenih tradicij upravljanja dokumentov in izguba dosežene ravni kulture dela z dokumenti.

Zato se lahko problem upravljanja dokumentov šteje za nujnega, ki ga povzroča potreba po aktivnem, ciljno usmerjenem oblikovanju informacijskih virov, ki ustrezajo potrebam organizacij. Raziskovanje zmožnosti sodobnih informacijskih tehnologij z vidika njihove uporabe pri upravljanju dokumentov je za sodobno upravljanje dokumentov izjemno pomembno. Treba je analizirati zbrane dosežke na področju teorije in prakse upravljanja dokumentov, prepoznati trende njihovega nadaljnjega razvoja in na tej podlagi pridobiti nove znanstvene rezultate.

Na izbiro teme te študije je vplivalo več dejavnikov:

prvič, prisotnost družbenega reda družbe, povezanega s potrebo po racionalizaciji dokumentarnega okolja na področju upravljanja, predvsem države;

tretjič, z naraščajočim zanimanjem za informatizacijo Rusije in načine njenega vstopa v svetovni informacijski prostor, tudi na področju upravljanja dokumentacije.

8 riografija problema je zelo slaba. Samo v nekaterih delih A.N. Sokova vidi poskuse uvajanja dokumentacijskega managementa kot predmeta raziskovanja v etapnem smislu: kot odraz tujih izkušenj in obetavno smer razvoja domačega dokumentnega managementa in pisarniške organizacije 1.

Medtem se v razvitih državah, ki so že zdavnaj prestale fazo »začetne akumulacije« računalniške tehnologije in komunikacij, v družbi, ki jo danes označujemo kot »postindustrijsko« ali »informacijsko«, vse več pozornosti posveča razvoj problemov vodenja dokumentacije. Ta trend se je še posebej pokazal v poznih 70. letih, ko je postalo očitno, da računalniki (vključno z osebnimi računalniki) ne vodijo k ustvarjanju "brezpapirnih pisarn", ampak nasprotno, povečujejo obseg pretoka papirnih dokumentov.

V teh razmerah so zahodni znanstveniki svojo pozornost usmerili v znanstvene vidike upravljanja z dokumenti in intenzivirali raziskave na tem področju znanja in upravnih dejavnosti. Preko Unesca in drugih mednarodnih organizacij so si celo prizadevali uskladiti delo znanstvenikov iz različnih držav v tej smeri, kar je dalo teoretične in praktične rezultate. Končno poročilo o programu RAMP (avtor J. Rhodes) opisuje upravljanje z dokumenti kot celovito funkcijo upravljanja, ki zajema delo z dokumenti v organizacijah v vseh fazah njihovega življenjskega cikla 2 .

Sokova A.N. Upravljanje dokumentacije v tujini (znanstveni in analitični pregled) - Vseslovenska znanstvena in praktična konferenca na temo "Organizacijska in pravna vprašanja ustvarjanja dokumentov z uporabo računalniške tehnologije in njihove uporabe v nacionalnem gospodarstvu: povzetki. poročilo - M.: 1984. - CIF OTsNTI VNIIDAD, št. Br. 2081, str. 120-158; Ona je enaka. Poslovna dokumentacija na področju managementa. - M.: Knowledge, 1985 itd. 2 Rhodes J. Vloga upravljanja arhivov in dokumentacije v nacionalnih informacijskih sistemih. per. iz angleščine V.N. Garmash. - CIF OCNTI VNIIDAD, št. 1064 "p". 1989.

9 Preučevanje del zahodnih, predvsem ameriških in nemških strokovnjakov kaže, da tudi med njimi ni popolne enotnosti v razumevanju upravljanja dokumentacije kot znanstvene kategorije. Vendar pa je večina znanstvenikov nagnjena k prepoznavanju upravljanja dokumentacije kot polnopravne funkcije organizacijskega upravljanja, informacijskega vira (F. Horton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. McLeod, J. Summerville, D. Stephens itd.) 1 . Pomembno je poudariti, da mnogi znanstveniki in strokovnjaki razumejo pomen interakcije med upravljanjem dokumentacije in upravljanjem informacij v organizacijah in ocenjujejo dokumentacijo kot najpomembnejšo komponento informacijskih virov organizacije. Na podlagi te ocene obstaja potreba po globlji uporabi novih informacijskih tehnologij pri delu z dokumentacijo in vključevanju struktur upravljanja dokumentacije v splošno infrastrukturo organizacij 2. Posebnost raziskav zahodnih strokovnjakov je njihova usmerjenost

Horton F.A., Lennon K. Upravljanje dokumentacije in upravljanje informacij, kakšen je odnos med njima v našem času. per. iz angleščine V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, št. 1196 “p”, str. 5, 6; Mordel A. Nov program za upravljanje vladnih evidenc Združenega kraljestva. - SIF OTsNTI VNIIDAD. Št. 894 “n”, Hare C, McLeod J. Upravljanje zapisov v informacijski dobi II Upravljanje informacij. - London - april. - 1997. - Letnik 4. - Št. 4. - Str. 23-25; Har K., McLeod J. Upravljanje dokumentov v informacijski dobi. per. iz angleščine V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, št. 1241 “p”, 1998, str. 6; Summerville J.R. Upravljanje dokumentov: "Kaj je novega." - Per. iz angleščine Zolotukhina I.G. - SIF OTSNTI VNIIDAD, 1994, št. 1159 “p”, str. 4. Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung; Wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Zbornik predavanj, DGD, 1994, str. 11-38; McDo-NaldD. Upravljanje dokumentov v sodobni ustanovi. - CIF OTsNTI VNIIDAD št. 1220 "p"; Roberge M. V dobi informacij – globalno: sistematično in sistematizirano upravljanje upravnih informacij. - CIF OCNTI VNIIDAD, št. 1144 "p" itd.

10 odpraviti tehnološko in organizacijsko vrzel med pisarniškim delom in oddelčno hrambo dokumentov 1.

Domače upravljanje dokumentov je trenutno nabralo veliko znanja, ki se odraža v objavljenih monografijah, zbirkah znanstvenih del MGIAI in VNIIDAD, zbirkah člankov, izobraževalnih in metodoloških priročnikih, gradivih konferenc in drugih znanstvenih dogodkov. Večjih monografskih študij žal še ni. Objavljena dela so pretežno v naravi učbenikov in učnih pripomočkov (dela Andreeva V.I., Kuznetsova T.V., Livshits JAZ., Mityaeva K.G., Mingaleva V.S., Pshenko A.V., Sokova A.N., avtorska skupina Oddelka za upravljanje dokumentov in dokumentacijsko podporo Državne univerze za upravljanje) 2. Naslednji

Koprivnica Cr. Upravljanje dokumentacije, informacij in arhivov v podjetjih. - CIF OCNTI VNIIDAD, št. 889 "p"; Horton F., Lennon K. Odlok. op.; Ricks A. Upravljanje dokumentov kot arhivska funkcija. - SIF OTSNTI VNIIDAD, št. 946 “p” itd. 2 Livshits Ya.Z. Dokumentacijska podpora vodenju. - M .: Znanje, 1975. - 64 str.; Kuznetsova T.V., Stepanov E.A., Filippov N.G. Pisarništvo in tehnična dokumentacija: Učbenik. dodatek. - M.: Višje. šola, 1991. - 159 str.; Sokova A.N. Poslovna dokumentacija na področju managementa. - M .: Znanje, 1985. - 64 str.; Sokova A.N., Banasyukevich V.D., Semenova G.Yu., Trofimenkova E.V. Koncept razvoja dokumentacije

11 Treba je opozoriti, da lahko učbeniki, zlasti tisti, ki so bili izdani v 70-ih in 80-ih, v številnih primerih služijo kot raziskovalna literatura, saj odražajo rezultate znanstvenega dela njihovih avtorjev. Ni skrivnost, da so težave z objavo monografskih del znanstvenike prisilile, da so se zatekli k takšni obliki objavljanja znanstvenih raziskav, kot so učbeniki za posebne predmete. Kljub temu ostaja izdelava monografskih del o upravljanju dokumentov še vedno nujna naloga.

Dela K.G. so temeljnega pomena za razvoj raziskovalne teme. Mityaev, ki je prvi predlagal izraz »dokumentna znanost« in dal velik teoretični in praktični prispevek k razvoju dokumentne znanosti kot znanstvene discipline. V učbenikih, člankih in govorih na konferencah je orisal glavne določbe o nalogah upravljanja dokumentov, dokumentacijskih sistemih in dokumentnih funkcijah, ki so se nato razvijale in dopolnjevale. Učbenik K.G. Mityaev je še vedno konceptualna študija, ki je še danes aktualna na številne načine 1 .

upravljanje v Ruski federaciji / VNIIDAD. - M., 1992. - 33 str. - Rokopis je bil deponiran v Centru za dokumentarno in arhivsko dejavnost 11. 5. 1993, št. 107-93; Mingalev B.S. Splošni vzorci in trendi generiranja dokumentov v sistemih družbeno-ekonomskega upravljanja. (Problemi študija): Proc. dodatek / MGIAI. - M., 1983. - 83 str.; Larin M.V., Mingalev V.S. Sodobni sistemi dokumentacijske podpore managementu: Učbenik. dodatek / MGIAI. - M., 1982. - 99 str.; Andreeva V.I. Pisarniško delo: Zahteve za pretok dokumentov podjetja (na podlagi GOST Ruske federacije). - 3. izd., revidirano. in dodatno - M .: JSC Poslovna šola "Intel-Sintez", 1996. - 222 str.; Pshen-ko A.V. Pisarniško delo in osnovne regulativne zahteve za dokumente. Učbenik dodatek. M.: YuK MSU, 1994; Organizacija dela z dokumenti: Učbenik / Drž. Akademija za management. - M.: Infra-M, 1998 itd. 1 Mityaev K.G. Zgodovina in organizacija pisarniškega dela v ZSSR: Učbenik. dodatek / MGIAI. - M., 1959. -359 str.

K.G. Mityaev je bil prvi, ki je sistematično orisal zgodovino pisarniškega dela v predrevolucionarni Rusiji in ZSSR, izpostavil glavna obdobja njegovega razvoja, posebnosti različnih vrst pisarniškega dela, prikazal odnos pisarniškega dela z ustreznimi sistemi gradnje. državni aparat, soodvisnost razvoja pisarniškega dela in arhivskih zadev 1. Poznejši učbeniki Zgodovinsko-arhivskega inštituta so v bistvu le povečali obseg predstavljenega gradiva o zgodovini pisarniškega dela in razširili kronološki obseg obravnavanega obdobja 2 .

Hkrati so se v 70-80-ih pojavili učbeniki, ki so predstavili rezultate znanstvenih raziskav T.V. Kuznecova, YAZ. Livshitsa, M.P. Ilyushenko in drugi znanstveniki, ki razvijajo upravljanje dokumentov kot znanstveno disciplino in odražajo vprašanja dokumentne terminologije in dokumentacijskih sistemov, dokumentnih funkcij in njihovega razvoja, vloge dokumentacije v procesih upravljanja 3. V nekaterih delih se odpirajo vprašanja upravljanja dokumentov, ki so temeljna za upravljanje dokumentov, in obravnavajo probleme vpliva elektronske računalniške tehnologije na pisarniško delo 4 .

1 Mityaev K.G. Teorija in praksa arhivistike: Učbenik. dodatek / MGIAI. - M., 1946. - 248 str.; To je on. Zgodovina in organizacija pisarniškega dela v ZSSR. Odlok. op.; To je on. Dokumentacija, njene naloge in možnosti razvoja // Vprašanja arhivistike. - 1964. - št. 2 itd.

Zgodovina pisarniškega dela v ZSSR: učbenik. dodatek / ur. YAZ. Livshitsa, V. A. Tsikulina / MGIAI. - M., 1974. 170 str.; Iljušenko M.P. Zgodovina pisarniškega dela v predrevolucionarni Rusiji / Ruska državna humanistična univerza. - M., 1993.

3 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits JAZ., Tsikulin V.A. Dokumentacijski sistemi:
Učbenik dodatek / MGIAI. - M., 1977. - 87 str.; Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Liv
sranje YAZ. Dokumentacija / MGIAI. - M., 1977. - 83 str.; Ilyushenko M.P., Kuznetso
va T.V. Obrazec dokumenta / MGIAI. - M., 1986. - 86 str.; Kuznetsova T.V., Losev V.I.
Vodstvena dokumentacija. - M.: Ekonomija, 1985 itd.

4 Mingalev B.S. Splošni vzorci in trendi pri ustvarjanju dokumentov v družbenem
sistemi ekonomskega upravljanja. (Problemi študija): Proc. dodatek / MGIAI. -

Pomemben prispevek k preučevanju glavnih kategorij upravljanja dokumentov je prispeval A.S. Malitikov, V.D. Banasjukevič, K.I. Rudelson in drugi znanstveniki."

V zadnjem desetletju se je žal porušilo ravnovesje med teoretičnim raziskovanjem in praktičnim metodološkim razvojem v korist slednjih. To dokazuje veliko število metodoloških pripomočkov in priročnikov za praktične pisarniške delavce, ki v glavnem interpretirajo nakopičeni znanstveni in metodološki potencial upravljanja dokumentov v obliki, dostopni praktikom 2 . Vendar pa v

M., 1983; Larin M.V., Mingalev V.S. Sodobni dokumentacijski sistemi upravljanja / MGIAI. - M, 1982 itd.

1 Malitikov A.S. Cilji in organizacijski načini razvoja Enotnega državnega sistema
Teme pisarniškega dela za ustanove, organizacije in podjetja // Vprašanja arhiva
Denia. - 1965. - št. 1; Njegov lastni. Nekatera vprašanja organizacije in vsebine znanstvenih raziskav
boti na področju enotnega državnega registra // Zbornik VNIIDAD / VNIIDAD. - M., - 1971. - T. 2; Banasiuke
Vich V.D., Sokova A.N. Vprašanja oblikovanja teorije upravljanja dokumentov // Svet za razvoj
dokumentarna znanost (1917-1981) / VNIIDAD. - M., 1983; Banasyukevich V.D., Zo-
novi V.M. Standardni dokumentacijski sistem za centralno pisarno mini
oddelki in oddelki // Sovjetski arhivi. M., - 1986. - št. 4; Rudelson K.I. Moderno
klasifikacije dokumentov. - M.: Nauka, 1973 itd.

2 Glej npr.: Priročnik poslovne korespondence. - M: Mezhregionservis, 1996; Stanju-
kov M.V., Pisarniško delo v malem podjetju. Predhodni. 1999, - 224 s; Pečniko-
vaT.V., Pečnikova A.V. Dokumentacijska podpora dejavnosti organizacije: Učbenik.
priročnik / Združenje avtorjev in založnikov “Tandem”. - M .: Založba Ekmov, 1998. - 208 str.;
Kuznetsova T.V. Tajniško delo. 2. izdaja, rev. in dodatno / JSC "Poslovna šola". - M.: In
tel-Sintez, 1998. - 288 str.

Nekatera med njimi vsebujejo dragocena opažanja in razmišljanja, zlasti glede oblikovanja institucionalnih sistemov za podporo dokumentnega upravljanja in celostne uporabe računalniških tehnologij 1 . Med temi publikacijami je treba izpostaviti delo T.V. Kuznecova 2.

Pomemben prispevek k razvoju dokumentarne znanosti so doktorske in magistrske naloge, zagovorjene na MGIAI in VNIIDAD, ki so pomembne tudi za to študijo. Izpostaviti velja doktorsko disertacijo A.N. Sokova, v kateri je prvič po K.G. Mityaev uspešno poskuša oblikovati nekatera področja teorije upravljanja dokumentov v razmerah, ko se nove informacijske tehnologije začnejo uvajati v prakso.

Kandidatske disertacije praviloma obravnavajo nekatere vidike teorije in prakse upravljanja dokumentov. Med najbolj razvitimi so vprašanja zgodovine upravljanja z dokumenti in pisarniškega dela sovjetskega obdobja nacionalne zgodovine (dela Andreeva V.I., Baginsky I.M., Banasyukevich V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M.N., Kremera B.I., Kuzmicheva A.D., Larina M.V., Podolskaya I.A., Raichtsauma A.L., Solsky D.I., Tamm I.E. itd.) 4.

1 Kuznetsov S.L., Pisarniško delo na računalniku. Intel-sinteza, 1999. - 208 str.; Kirsano
va M.V., Aksenov Yu.M. Tečaj pisarniškega vodenja: učbenik. dodatek. - M.-Novosibirsk:
INFRA-M, 2000. - 287 str.; Stenjukov M.V. Dokumentacija. Vodenje pisarne: Praktično
priročnik o predšolskih vzgojnih dejavnostih podjetja. - M .: Prior, 1998. - 144 str.; Andreeva V.I.,
Kuznetsova T.V., Serova G.A. Pisarniško delo v računovodstvu: praktični vodnik. -
M .: Računovodski bilten, 1996. - 218 str. in itd.

2 Kuznetsova T.V., Pisarniško delo (dokumentacijska podpora za upravljanje). 1999. - 320 s;

3 Sokova A.N. Razvoj sovjetskega upravljanja dokumentov v pogojih znanstvene in tehnične revolucije
lucija (1960-1980): Izvleček disertacije.... Doktor zgodovinskih znanosti. 25.05.02/ MGIAI. - M., 1987.

4 Andreeva V.I. Glavne smeri znanstvene organizacije vodstvenega dela in poslovanja
izdelal državni aparat ZSSR (na podlagi materialov iz periodičnih revij

Predrevolucionarno obdobje je bilo veliko manj raziskano (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1.

Nekatere disertacije so posvečene raziskavam dokumentacijskih sistemov in dokumentiranju posameznih funkcij upravljanja (dela T.A. Bykova, I.V. Gerasimova, N.Yu. Emelyanova, I.B. Efanova, Krasavi-

1920): avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 24 str.; Ba-nasyukevich V.D. Upravna dokumentacija kot zgodovinski vir (Na podlagi gradiva Ministrstva za premogovništvo ZSSR za 1971-1975): avtorski povzetek. dis. ...kand. zgodovina 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 25 str.; Baginski I.M. Dejavnosti V.V. Kuibyshev za izboljšanje aparatov in pisarniškega dela Ljudskega komisariata delavskega in kmečkega inšpektorata ZSSR. Avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 str.; Dodonova M.I. Problem pisarniškega dela v sovjetski literaturi dvajsetih let: avtorjev povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975. - 33 str.; Kostomarov M.N. Dejavnosti moskovskega delavskega in kmečkega inšpektorata za izboljšanje vodstvenega in pisarniškega aparata (1920-1929): Povzetek disertacije. dis. ... kandidat zgodovine Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1976. - 33s; Larin M.V. Resorni racionalizacijski organi in njihovo delovanje za izboljšanje državnega aparata in pisarniškega dela (1923-1932): Povzetek disertacije. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 str.; Podolskaya I.A. Zgodovina razvoja metodoloških temeljev za racionalizacijo pisarniškega dela v ZSSR: avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 str.; Reichts-um A.L. Izboljšanje upravljanja in pisarniškega aparata v ZSSR z neoddelčnimi racionalizacijskimi organi (1924-1931): avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 str.; Tamm I.E. Oblikovanje sovjetskega državnega pisarniškega dela 1917-1923: povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.-28 str.; in itd.

Vyalova L.M. Organizacija pisarniškega dela centralnih državnih organov v zakonodajnih aktih Ruskega cesarstva v prvi polovici 19. stoletja: avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovine Sci. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987. - 23 str.; Lukaševič A.A. Razvoj dokumentacije pokrajinskega urada 70-90-ih: avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995. - 24 str.

16 o A.S., Potapova L.V., Chukovenkova A.Yu.) 1, druge disertacije pokrivajo vprašanja dokumentacijske podpore za posamezne objekte, podobne ustanove (Arkhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshen -ko A.V., Sirotkin A.N., Stepanov E.A.) . Precej globoko obdelano

Bykova T.A. Oblikovanje dokumentacijskega sistema za vodenje družbenega razvoja delovnih kolektivov. 1965-1985 (na primeru elektroindustrije): Avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 27 str.; Gerasimova I.V. Dokumentacijska podpora za vodenje raziskovalne dejavnosti visokega šolstva (1917 - konec 80. let 20. stoletja): Avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. - 25.05.02 / MGIAI. - M., 1991. - 31 str.; Emelyanov N.Yu. Dokumentiranje organizacije raziskovalne dejavnosti v industrijskih raziskovalnih inštitutih (1970-1980): Povzetek diplomske naloge. dis. ...kand. zgodovina 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1985. - 24 str.; Efanova I.B. Razvoj dokumentacijske podpore za razvoj državnih standardov (1940-1980): Avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1986. - 24 str.; Krasavin A.S. Dokumentiranje delovne aktivnosti uslužbencev državnih organov (zgodovina in trenutno stanje): Avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 str.; Potapova L.V. Organizacija dela s pritožbami državljanov v izvršnem odboru moskovskega mestnega sveta in njihov vpliv na njegove dejavnosti (1960 - začetek 1980): avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1989. - 28 str.; Chukovenkov A.S. Organizacija hrambe in uporabe strojno berljivih dokumentov na področju managementa: povzetek diplomske naloge. dis... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 24 str. in drugi 2 Arkhipova N.I. Dokumentacijska podpora za vodenje računalniških centrov (zgodovina, trenutno stanje in možnosti razvoja). Avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 25 str.; Mozhaeva N.G. Dejavnosti izvršnega odbora Sveta delavcev, kmetov in dokumentov Rdeče armade za izboljšanje upravljavskega aparata in dokumentacijske podpore v lokalnih sovjetih moskovske pokrajine (regije) (1921-1930): avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 25 str.; Morozov E.A. Izboljšanje organizacije in dokumentiranja kolegialnih dejavnosti Državnega odbora za načrtovanje RSFSR v letih 1925-1980: Povzetek disertacije. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1982. - 23 str.; Pšenko A.V. Dokumentiranje dejavnosti arhivske službe v današnji fazi : avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983. - 24 str.; Sirotkin A.N. Dokumentacijska podpora

17 vprašanj poenotenja in standardizacije dokumentov (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.) 1 - V nekaterih disertacijah (Malitikov A.S. , Predein E.V., Shchensnovich G.G.) so splošni in posebni problemi delovanja dokumentacijskih podpornih storitev za upravljanja.

Študija disertacijskih raziskav kaže, da se problemi upravljanja z dokumenti v njih ne odražajo globoko, zahtevajo sodoben celosten pristop in obravnavo. O teh dokazih

Državni sklad za algoritme in programe (raziskave in razvoj v letih 1966-1987). Avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 25 str.; Stepanov E.A. Izboljšanje dokumentacijskih procesov v sistemu upravljanja visokega in srednjega posebnega izobraževanja ZSSR (zgodovina in trenutno stanje): avtorjev povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 str. in itd.

1 Vasiljev M.A. Problem poenotenja besedil upravnih dokumentov, ki se uporabljajo v
pisarniško delo sovjetskih institucij (zgodovina in sedanje stanje): avtorski povzetek.
dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 42 str.; Kokorev V.I. Razvoj in
raziskava sistema modelov za poenotenje in standardizacijo dokumentov upravljanja
policaji: povzetek. dis. ... doktor tehničnih znanosti. 25.05.02, 08.00.20 / MGIAI. - M., 1980. - 34 str.;
Sankina A.V. Izboljšanje oblik dokumentov upravljanja na podlagi standardov
cija in združevanje (1917-1980): Avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
- 1983. - 24 s; Sokova A.N. Zgodovina poenotenja in standardizacije dokumentov v ZSSR
(1917-1970): Povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 16 str.; Janko
Vaya V.F. Optimizacija besedil upravnih dokumentov (teoretični vidik): Avtom
ref. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 23 str. in itd.

2 Malitikov A.S. Glavne smeri dokumentarnega in arhivskega raziskovanja
vaniya v ZSSR (1956-1970): avtorjev povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
1971. - 22 s; Predein E.V. Kontrola izvrševanja dokumentov v upravljalnem aparatu. je
torij in trenutno stanje: avtorski povzetek. dis. ... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / VNIIDAD. -
M., 1981. - 22s; Ščesnovič G.G. Razvoj osnovnih načel za organizacijo sistema pred
dokumentacija v avtomatiziranih sistemih vodenja: povzetek diplomske naloge. dis.... kandidat zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
1975. -29 str.

Na voljo je tudi analiza literature z znanstvenih področij, povezanih z upravljanjem dokumentov.

V zadnjih letih se kaže težnja po postopni vzpostavitvi porušenega ravnovesja in krepitvi teoretičnega raziskovanja na področju dokumentacijske podpore managementa. Številne objave v revijah »Domači arhivi«, »Bilten arhivista«, »Pisarniško delo«, »Tajniški posli«, zborniki znanstvenih konferenc so namenjene reševanju aktualnih problemov dela z dokumenti v sodobnih razmerah, zaščite dokumentiranih informacij, terminološke problemi, zgodovina pisarniškega dela, pravna podpora dokumentacijske dejavnosti upravnega aparata, vpliv novih informacijskih tehnologij na organizacijo dokumentnega toka in dokumentacije, problemi elektronskih dokumentov 1.

1 Glej na primer: Eremchenko V.A. Pisarniško delo in oddelčna hramba dokumentov v pogojih upravne reforme: glavni problemi // Otech. arhivi. - 1999. - št. 1. - Str. 9-18; Tihonov V.I., Jušin I.F. Sodobni koncepti elektronskega arhiva // Ibid. - strani 18-27; So. Elektronski arhivi in upravljanje elektronskih dokumentov // Ibid. - 1999. - št. 2. - Str. 17-26; Yankovaya V.F. Terminologija dokumentacijske podpore za upravljanje (GOST R 51141-98 Pisarniško delo in arhiviranje. Izrazi in definicije) // Pisarniško delo. - 1999. - št. 1. - Str. 41-46.; Kostomarov M.N. "Mnogi obrazi Janusa" - dokument v sistemu za upravljanje informacij // Pisarniško delo. - 1998. - št. 1. - Str. 22-31.; Matveenko V.A. Pravni in organizacijski problemi dokumentacijske podpore upravljanja // Dokumentacija v informacijski družbi: upravljanje z elektronskimi zapisi in elektronski arhiv: Dokl. in sporočila šestemu medn. znanstveno-praktične konf. 24.-25. november 1999 / VNIIDAD, ROIA. - M., 2000, str. 24-33; Bobyleva M.P. Od tradicionalnega do elektronskega upravljanja dokumentov, nekateri problemi prehoda // Ibid. - Str. 69-72; Kuleshov S.G. O pojmu »elektronski dokument« / Ibid. - Str. 54-57; Banasyukevich V.D., Larin M.V. Razvoj državnega sistema dokumentacijske podpore za upravljanje je nujna naloga / Upravljanje evidenc. - 1998. - št. 1. - Str. 5-8; Sankina L.V. Organizacija storitve predšolske vzgojne ustanove. Regulativne težave

dokumentacija / Dokument v upravnih strukturah: Povzetki poročil. in govor na mednarodno konf. 27-28 okt. 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - Str. 62-65 itd. 1 Stepansky A.D. O teoretičnih osnovah za izbiro dokumentarnega gradiva za državno hrambo // Zbornik znanstvene konference o arhivskih vprašanjih v ZSSR. - M., 1965; Elpatijevski A.V. Nekatera vprašanja pristopa k raziskavam na področju organiziranja dokumentnih informacij z vidika dokumentnih sistemov // Povzetki sporočil za teoretični seminar “Vprašanja sistematičnega pristopa k raziskavam na področju dokumentnih informacij.” - M., 1972; Meduševska O.M., Stepanski A.D., Ljušin SP. v zborniku znanstvene konference o problemih pridobivanja dokumentarnih virov iz državnih arhivov ZSSR. - M., 1976. - 1. del; Sokova A.N. Dokumentacija in njena vloga v javni upravi in za zgodovinsko znanost. - M., 1985. - SIF OCSTI VNIIDAD. št. 039-86; Avtokrati V.N. Nekateri vidiki preučevanja predmeta in predmeta arhivistike // Zbornik VNIIDAD. M., 1976. - T. 6. - 1. del; Ilizarov B.S. Aktualni teoretični in metodološki problemi sovjetske arhivistike. - M, 1984 itd.; Meduševska O.M. Študija virov na sedanji stopnji // Sovjetski arhivi. - 1979. - Št. 2. - Str. 5; Elpatijevski A.V. O vprašanju opredelitve koncepta "dokumentarne informacije" v luči Leninove teorije refleksije // Povzetki sporočil teoretičnega seminarja "Terminološki problemi na področju upravljanja dokumentov in arhivistike" (januar 1974) / VNIIDAD. - M., 1973. - Str. 27; Elpatievsky A.V., Khanpira E.I. Še enkrat o izrazu "dokument" // Sovjetski arhiv. - 1987. - št. 1. -S. 54 itd.

20 Za razumevanje informacijskih lastnosti dokumenta so veliko naredili strokovnjaki s področja arhivistike, ki opozarjajo na povezavo med dokumentnimi nizi in informacijskimi viri. Nekatera dela na področju arhivistike (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov) so dokazala podobnost procesov obdelave informacij tako v operativnem upravljanju kot na stopnji arhivskega shranjevanja dokumentov 1. Zanimiva so arhivska dela, ki prikazujejo razmerje med pisarniškim delom in arhivskimi zadevami, proces postopnega prehoda pisarniškega dela v pristojnost arhivskih organov 2, delo

1 Rudelson K.I. Sodobne klasifikacije dokumentov. - M., 1973. - Str. 24-29; Avtokrati V.N. O problemu vključevanja informacijskih kategorij v arhivistiko // Zbornik VNIIDAD-M., 1973. - T. 3. - P. 251-263; Njegov lastni. Nekateri vidiki predmeta in predmeta arhivistike // Zbornik VNIIDAD. - T. VI. - 4.1. -M., 1976; Gelman-Vinogradov K.B. Dokumentarni spomin na noosfero kot nov predmet znanja // Mednarodni forum o informacijah in dokumentaciji. - 1992. - T. 17. - št. 1. - Str. 12; Njegov lastni. Prostorska odisejada dokumentov kot globalni fenomen // Otech. arhivi. - 1992. - Št. 6. - Str. 24-29 itd.

"Elpatievsky A.V. O zgodovini dokumentiranja dejanj civilnega statusa v Rusiji in ZSSR (od 18. stoletja do danes) // Študija dejanskih virov. - M., 1979. - P. 67; Belova E.V., Elpatievsky A.V ., Kolosova E.V. O "Seznamu dokumentov, ki so predmet sprejema v državne arhive ZSSR" - št. 2. - Mityaev K.G. - 1964. - Str ;Sorokin V.V. Arhivi ZSSR (1917-1937) - Knjazev G.A. (Izkušnje) in vsebina znanstvenega dela na področju EGSD // Zbornik VNIIDAD - T. 2 / VNIIDAD, 1973. - Str. / Oteh., št. 1, - Str. 10; arhivi. - 1998. - št. 4, - str. 16-24; Kozlov V.P. Arhivska služba Rusije in ruska državnost: 80 let izkušenj // Otech. arhivi. - 1998. - št. 6. - Str. 9-18 itd.

vi, ki zajema tuje izkušnje (E.V. Starostin, I.V. Karapetyants) 1 . Arhivistika razkriva spreminjanje vrednosti nekaterih vrst dokumentov v zgodovinskem razvoju, razkriva evolucijo dokumentacijskih sistemov v povezavi z razvojem države in načini njene organizacije 2 .

Upravljanje dokumentacije kot znanstvena kategorija je tesno povezano z informacijami in organizacijo informacijskih procesov v upravljanju, zato je literatura o teoriji informacij, informacijskih sistemih, vprašanjih informatizacije in informatizacije dela z dokumenti zelo zanimiva. Najprej so to študije, ki odsevajo probleme, povezane z razumevanjem bistvenih značilnosti informacije kot izhodiščne snovi za urejanje dokumentarnih nizov. Dela A.D. Uršula, A.I. Žukova, Yu.I. Černjaka, V.G. Afanasyev in drugi, napisani v različnih letih, so omogočili oblikovanje teoretične podlage, na kateri je glavna ideja dela zgrajena na neločljivi povezavi med informacijami in dokumentacijo ter možnosti uporabe metodologije upravljanja informacij za upravljanje dokumentacije 3 . v ra-

Starostin E.V. Tuja arhivistika: problemi zgodovine, teorije in metodologije: povzetek. dis. ... doktor zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / RSUH. - M, 1995; Karapetjanc I.V. Gospodarski arhivi v Zahodni Evropi in ZDA (1905-1995): Avtorski povzetek. dis. ... doktor zgodovinskih znanosti. 25.05.02 / RSUH. -M., 1998.

2 Glej: Banasyukevich V.D. Glavni problemi arhivistike v sodobni literaturi //
Arhivistika in viroslovje novejše zgodovine. Težave z interakcijo na
moderni oder: Dokl. in teze. govor na drugi vseruski konf. 12.-13. marec
1996 / VNIIDAD. - M., 1997. - Str. 16-22.

3 Glej Gilyarevsky R.S., Zalaev G.Z., Rodionov I.I., Tsvetkova V.A. Sodobne informacije
KA: znanost, tehnologija, dejavnost / VINITI. - M., 1998. - Str. 15-16; Filozofski en
ciklopedični slovar. -M .: Sovjetska enciklopedija, 1983. - Str. 217-218; Ursul A.D.
Pot v noosfero. - M.: Luch, 1993. - Str. 81; Chernyak Yu.I. Informacije in upravljanje. -

22 botov K.B. Gelman-Vinogradov, G.G. Artamonova, G. Wolfram, A.D. Ursula in drugi znanstveniki so poglobljeno razvili temeljno pomembne probleme oblikovanja in delovanja informacijskih virov, tako v globalnem smislu kot znotraj posameznih organizacij. Problem informacijskih virov še ni dobil dokončne rešitve, vendar so v teh delih oblikovane konceptualne kategorije ter temeljne metodološke in konceptualne določbe, ki so pomembne za to študijo 1 .

V delih računalničarjev se dokumentni problemi pojavljajo kot podrejeni, in ne glavni problemi; imajo pomembno pomanjkljivost - pomanjkljivo obdelavo dokumentacije in dokumentacije.

M, 1974. - Str. 58; Žukov N.I. Filozofski temelji kibernetike. - M., 1976. - Str. 124-137; Afanasjev V.G. Socialne informacije in socialni management. - M., 1975. - Str. 37 itd.

1 Ursul A.D. Problem informacij v sodobni znanosti. Filozofski eseji. - M., 1975.

Str. 194; Mikhailov A.I. Problemi informacijske podpore procesom upravljanja // Druga vseslovenska znanstveno-tehnična konferenca "Problemi znanstvene organizacije upravljanja socialistične industrije". - sob. št. 1. - II. del. - M., 1972. - Str. 102-103; Gelman-Vinogradov K.B. Dokumentarni spomin na noosfero kot nov predmet znanja // Mednarodni forum o informacijah in dokumentaciji. - 1992. - T. 17. - št. 1. - Str. 12; Artamonov G.G. Računalništvo: teorija in praksa (priprave na knjigo) // NTI.

Ser. 1. Org. in metode informacijskega dela. - 1998. - št. 6. - Str. 31. (str. 31-35); Artamonov G.T. Računalništvo: teorija in praksa (priprave na knjigo) // NTI. - Ser. 1. org. in informacijska metodologija. delo. - 1998. - št. 4. - Str. 31. (str. 31-36); Wolfram G. Organisa-torische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - Od 35; Artamonov G.T. Računalništvo: teorija in praksa (priprava na knjigo) // NTI. - Ser. 1. - 1998. - št. 1. - Str. 32; Kuhlen R. Informationsmarkt. Univerza Konstanz. 1995 in drugi.

2 Glej: Klimenko S., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronski dokumenti v podjetju
Rativna omrežja: drugi prihod Gutenberga. M .: Ankey - EK - Trendi, 1999; informacije
macijske tehnologije za študente humanistike / Moskovska državna univerza. - M.-Saransk, 1998. - Str. 67-102 itd.

23 informacijsko podporo v kontekstu razvoja najnovejših informacijskih tehnologij. Ta problem ni na noben način začrtan med koncepti, kot so "obdelava informacij", "dostop do informacij", "informacijske komunikacije", "shranjevanje informacij", "uporaba informacij", čeprav so vse te "informacije" dokumenti v različnih, predvsem papir, mediji.

Tudi problematika elektronskih dokumentov je v literaturi slabo obdelana. Obstajajo resna terminološka neskladja, nerazumevanje narave elektronskih dokumentov, njihovega odnosa do tehnotroničnih, strojno berljivih in tradicionalnih dokumentov. Vendar nam analiza te skupine študij omogoča, da oblikujemo razumevanje problematike upravljanja dokumentov in ta dela uporabimo za reševanje znanstvenega problema upravljanja dokumentacije 1 .

Bistvenega pomena za disertacijo je bilo preučevanje del o informacijskem managementu - novi znanstveni disciplini, ki se je pojavila v razvitih državah skupaj z informacijsko družbo. Upravljanje informacij se odraža v domači literaturi

Tihonov V.I., Jušin I.F. Oblikovanje in razvoj arhivov strojno berljivih podatkov v letih 1960-1980 // Otech. arhivi. - 1998. - št. 6. - Str. 41; Kopylov V.A. O vprašanju lastništva informacij // NTI. Ser. 1. Teorija in metodologija informacijskega dela / VINITI. - M., 1998. - št. 3. - Str. 4; Tihonov V.I., Jušin I.F. Elektronski arhivi in elektronsko upravljanje dokumentov // Otech. arhivi. - 1999. - št. 2. - Str. 19-20; Glej: Kurilo A.P. O pravnem režimu elektronskega dokumenta v sistemu medbančnih elektronskih plačil // Problemi informatizacije. - 1999. - št. 3. - Str. 76; Semiletov SI. Informacija kot poseben predmet prava // Problemi informatizacije. - 1999. - št. 3. - Str. 58; Emelyanov G.V., Pavlov O.V. O problemu pravne ureditve uporabe elektronskega digitalnega podpisa v informacijskih sistemih // Problemi zakonodaje na področju informatizacije: Povzetki. poročilo Sedma vseruska konferenca. - M.: Državno enotno podjetje "VIMI", 1999. -S. 6 itd.

24 je zelo šibek. Samo v delu A.V. Kostrova, pripravljenega v obliki učbenika, je bil storjen poskus sistematične predstavitve bistva upravljanja informacij, žal brez sklicevanja na ruske razmere 1. Pri svojem delu smo prvi začeli raziskovati upravljanje z informacijami z vidika upravljanja z dokumenti in prišli do prvih zaključkov, ki nam omogočajo, da ocenimo upravljanje z informacijami kot obetavno smer razvoja upravljanja z dokumentacijo z uporabo novih informacijskih tehnologij 2 . V številnih drugih delih so problemi upravljanja z informacijami obravnavani posredno, kot del reševanja drugih problemov. Samo v nedavno objavljenem delu "Informacijska podpora za javno upravo", ki ga je uredil akademik Ruske akademije znanosti Yu.V. Gulyaev je prvič v zadnjem desetletju celovito preučil probleme, konceptualne določbe in praktične izkušnje ustvarjanja in delovanja sistema informacijske podpore za najvišje organe državne oblasti Ruske federacije 3 .

1 Kostrov A.V. Uvod v informacijski management: Učbenik. dodatek / Vladimirsk. država
tehnična univerza - Vladimir, 1996. - 132 str.; glej tudi: Perel I.S., Slavin V.N. Informacije
spletne dejavnosti v tujini in problemi upravljanja informacij / NPO "Po
tožba." - M., 1992. - 65 str.; Kostomarov M.N. Upravljanje informacijskih sistemov za
v tujini / RSUH. - M., 1996. - 88 str.

2 Larin M.V. Upravljanje dokumentov in nove informacijske tehnologije. - M.: Vklopljeno
znanstvena knjiga, 1998. - 137 str.

3 Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoytov A.V., Savin G.I. Informacijska podpora
državna uprava. M.: Slovanski dialog, 2000. - 425 str.

25 G. Verzig, W. Wolfram, T. Seeger, E. Vogel in drugi znanstveniki razkrivajo bistvo informacijskega managementa kot znanstvene discipline in področja praktičnega managementa 1. Ob tem je treba poudariti, da praktično nobeno od teh del niti ne poskuša aplicirati določb upravljanja informacij na upravljanje dokumentov.

Popolna rešitev problema upravljanja dokumentov je nemogoča brez preučevanja njegove pravne podpore. Očitno je, da je krepitev vloge prava v sodobni Rusiji nujen pogoj za nadaljnjo krepitev države in učinkovitost javne uprave. V zadnjih letih je informacijsko-dokumentacijsko področje postalo samostojen predmet raziskovanja pravnikov, pojavila pa se je celo nova veja - informacijsko pravo. V delu V.A. Kopylov je sistematiziral vse veljavne pravne akte, ki se nanašajo na ureditev informacij, dokumentacije in arhivskega shranjevanja dokumentov 2 . Avtor pritegne pozornost

1 Attinger M. L. Integrirano upravljanje informacij: teorija resničnega sveta. - Upravljanje evidenc
ment Qnarterly. - 1993, julij. Letnik 27, št. 3, - str. 12-16, 30-31; Herget I. Konzeption des
Upravljanje informacij v Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. -Informacije-
spezialisten fur Europa. Zbornik predavanj. Konstanca, 1990; Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumen-
tenmanagement v Industryunternehmen jaz Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt - am
Glavni. - S. 183-187; Kuhlen R. Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 str; Schwetz R. Buro
im Wandel II R.v. Decker's Verlag, G. Heigelberg, 1990, 213 s.; Seeger T. Aspekte der
Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Documentation. -K.G. Saur, 1990; sin-
Nott W.R., Gruber W.N. Upravljanje informacijskih virov. - New York, 1981; Vogel E. Infor-
mationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Documentation. Pas 2,
K.G. Saur, 1990, str. 897-927; WersigG. Organizacije - Komunikacija: Die Kunst, ein
Kaos je organiziran. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989, 390 str.; Wolfram G. Organisatorische
Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

2 Kopylov V.A. Informacijsko pravo. - M .: Odvetnik, 1997; To je on. Informacija kot objekt
pravna ureditev // NTI / VINITI. - M., 1996. - št. 8. - Str. 2; To je on. Na vprašanje

26 v kategorijo »dokumentirane informacije«, kar se po njegovem mnenju v trenutni zakonodaji ne odraža v zadostni meri in postavlja nalogo pravne rešitve problemov elektronskih dokumentov in njihove pravne veljave.

Upravljanje dokumentacije kot funkcija upravljanja se izvaja v organizacijah v okviru procesa odločanja za dosego izbranega cilja. Zato je upravljanje dokumentacije tesno povezano s problemi upravljanja, organizacijskimi strukturami, vprašanji njihovega oblikovanja, izvajanja in delovanja ter avtomatizacijo procesov upravljanja.

o informacijski lastnini // NTI. Ser. 1. Teorija in metodologija informacijskega dela // VINITI. - M, 1998. - št. 3. - Str. 4.; To je on. O lastništvu dokumentiranih informacij // Dokumentacija v informacijski družbi: upravljanje elektronskih zapisov in elektronski arhiv. Odlok. op. - Str. 18-23.

Komentar zveznega zakona o informacijah, informatizaciji in varstvu informacij" / Ed. I.L. Bačilo, A.V. Volokitina in drugi / IGP RAS. - M., 1996; Bachilo I.L. O lastništvu informacijskih virov // Informacijski viri Rusije. - M., 1997. - št. 4; Ona je enaka. Informacijski viri kot predmet prava in predmet razmerij, ki jih ureja Civilni zakonik Ruske federacije // Ibid. - 1999. - št. 1; Ona je enaka. Sodobni pravni problemi dokumentiranja informacij // Dokumentacija v informacijski družbi: upravljanje elektronskih zapisov in elektronski arhiv. Odlok. op. - Str. 8-17; Ona je enaka. Pravna vprašanja dokumentacije v pogojih informatizacije // Problemi zakonodaje v okolju informatizacije: povzetki poročil sedme vseslovenske konference. / Državno enotno podjetje "VIMI". - M., 1999 itd.

Razvoj dokumentov, pisarniških sistemov in dokumentacijske podpore za upravljanje se dogaja v specifičnih zgodovinskih razmerah in je določen z njimi. Dela raziskovalcev ruske zgodovine, zlasti zgodovinarjev državnih institucij, poudarjajo tesno povezavo med reformami upravljanja in reformami pisarniškega dela ter njihovo ustreznost družbenoekonomskim in političnim razmeram posameznega obdobja ruske zgodovine. Dela N.P. Eroškina in T.P. Korzhikhina, kot tudi T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnova, SP. Strekopytov in drugi

1 Management organizacije: Učbenik / Ed. A.G. Porshneva, Z.P. Rumyantseva, N.A. Salomatina. - M.: Infra, 1998. - 669 str.; Kulba V.V., Malyugin V.D., Šubin A.N., Vus M.A. Uvod v informacijski management. - Sankt Peterburg, 1999; Marka D., McGowan K. Metodologija konstrukcijske analize in projektiranja / Prev. iz angleščine - M .: MetaTechnology, 1993. - 240 str.; Kaufman H.R. Taktike za uspeh v poslu in znanosti. - M.: Inteligencija,

157 s; Shapiro V.D. itd. Vodenje projektov. Tuje izkušnje. - Sankt Peterburg: Dva..Tri, 1993. - 443 str.; Gerčikova I.A. Management: učbenik / UNITY. - M .: Banke in menjalnice, 1994. - 685 str.; Vikhansky O.S. Strateški management: Učbenik. - M.: Založba Moskovske državne univerze, 1995; Svet projektnega vodenja / Ed. H. Reschke, H. Schelle. - M.: Alana,

304 s; Meskon M.Z., Albert M., Khedouri F. Osnove managementa - M.: Delo, 1992; Hoyer V. Kako poslovati v Evropi. - M .: Napredek, 1992; Mercer D. IBM: management v najuspešnejši korporaciji na svetu / Trans. iz angleščine - M .: Napredek, 1991. - 455 str.; Kotler F. Osnove trženja / Prev. iz angleščine - M.: Napredek, 1990. - 736 str. in itd.

28 znanstvenikov in strokovnjakov 1 v zgodovini državnih institucij jasno prikazujejo konstrukcijo sistema upravljanja v določenem zgodovinskem obdobju in s tem dajejo priložnost za preučevanje organizacije pisarniškega dela v upravljavskem aparatu.

Viroslovje kot znanstvena disciplina je glede reševanja problemov sistematičnega preučevanja dokumentarnega niza v zgodovinskem razvoju precej blizu dokumentologiji. V zvezi s tem so dela Borodka-na L.I., Voronkova S., Golikov A.G., Kashtanov S., Kozlov V.P., Medushevskaya O.M., Muravyov V.A., Sokolov A.K., Slavko T.I., Shmidta SO. in drugi so omogočili uporabo izkušenj, pridobljenih s študijami virov, za analizo razvoja dokumentov in dokumentacijskih sistemov 2, vključno z

Glej: Eroshkin N.P. Zgodovina državnih institucij predrevolucionarne Rusije. - M .: Tretji Rim, 1997. - 357 str.; Korzhihina T.P. Zgodovina državnih institucij ZSSR: učbenik. dodatek. - M .: Višja šola, 1986. - 399 str.; Schmidt SO. Ob izvoru ruskega absolutizma - M .: Progress, 1996; Arkhipova T.G., Rumyantseva M.F., Senin A.S. Zgodovina javne službe v Rusiji v 18-20 stoletju. - M .: RSUH, 1999. - 230 str.; Strekopytov SP. Državno upravljanje znanosti v ZSSR (1936-1958) Proc. dodatek. - M., Ruska državna univerza za humanistične vede, 1991 - 92 str. 2 Glej: Medushevskaya O.M. Arhivistika in viroslovje: enotnost in razlike kot problem interdisciplinarne interakcije // Arhivistika in viroslovje ruske zgodovine. Problemi interakcije na današnji stopnji: Dokl. in teze. govori na drugi vseslovenski konferenci 12. in 13. marca 1996 / Zvezna arhivska služba Rusije, VNIIDAD. - M, 1997. - Str. 11-15; VoronkovaSV. Stopnja razvoja viroslovja dokumentov sodobnega časa in njihove objave na današnji stopnji // Ibid. - Str. 26-31; Sokolov A.K. Družbena zgodovina: problemi viroslovja in arhivistike // Ibid. - Str. 57-63; Schmidt SO. Arheografija. Arhivistika. Študija vira / Ruska državna univerza za humanistične vede. GAS Rusije. VNIIDAD. - M., 1997. - 363 str.; Kaštanov SM. Eseji o ruski diplomaciji. - M.: Nauka, 1970. - 503 str.; Kaštanov SM. Ruska diplomacija: učbenik. priročnik za univerze na special. "Zgodba". - M.: Višje. šola, 1988. - 231 str.; Kozlov V.P. Ruska arhivistika / ROSSPEN. - M., 1999.

29 le z uporabo sodobnih računalniških metod.

Kljub velikemu številu opravljenih raziskav na področjih, povezanih z zastavljeno problematiko, moramo priznati, da je sama problematika upravljanja dokumentov zelo slabo razvita.

Tako vprašanja o razmerju med reformami javne uprave in pisarniškim delom, o vlogi državne ureditve dokumentarnega okolja niso bila razvita in zahtevajo poglobljeno sistematično študijo terminoloških problemov dokumenta in njegovega razvoja. Nedvomno zgodovinsko zanimivo je postsovjetsko obdobje razvoja pisarniškega dela in dokumentacijske podpore za upravljanje, povezano z reševanjem težav vstopa Rusije v svetovni informacijski prostor.

Celovite in celovite študije upravljanja dokumentacije, ki bi upoštevala analizo uporabljenih novih informacijskih tehnologij, do sedaj še ni bilo. Takšne raziskave naj bi pripeljale do izgradnje koncepta za upravljanje dokumentov in informacij, ki bi temeljil na združevanju zmogljivosti tehnologije s prednostmi papirnega upravljanja dokumentov. Ta koncept lahko imenujemo upravljanje informacij.

Predmet raziskovanja v disertaciji so dokumentirane informacije v sistemih vodenja. Dokumentirane informacije igrajo ključno vlogo v procesu upravljanja, saj zagotavljajo polnjenje informacijskih virov organizacij. V povezavi z zapletom strukture in vsebine informacijskih virov, eksplozivno rastjo njihovega obsega se pojavi najpomembnejša naloga racionalnega upravljanja z njimi, ki je po pomembnosti primerljiva z nalogo posodobitve proizvodnje industrijskih izdelkov 1.

1 I.L. Bachilo v zvezi s tem ugotavlja, da je "informacijski vir kot produktivna sila predmet razumevanja, vrednotenja, strukturiranja in urejanja kot objekt pravnih razmerij." Ser. 1. Org. in informacijska metodologija. delo. - 1998. - št. 3. - 13. str.

Trenutno stanje dokumentarnega okolja ne določajo samo družbeno-ekonomske transformacije, temveč tudi razvoj informacijske tehnologije. Velik pomen postajajo računalniške tehnologije in orodja, ki na podlagi veljavne zakonodaje zagotavljajo učinkovitost beleženja, zbiranja, obdelave, iskanja in prenosa informacij, zanesljivost njihovega shranjevanja, dostop na daljavo, zagotavljanje informacij ob pravem času, pravem mediju in v pravi obliki, ob upoštevanju psiholoških in ergonomskih zahtev. Nov dostop do globalnih informacijskih virov, prehod na elektronsko dokumentiranje, hramba in posredovanje dokumentov t.i. Prehod na bistveno nove načine organiziranja informacij in dostopa do njih postavlja bistveno nove znanstvene in uporabne probleme za upravljanje dokumentov, arhivistiko, dokumentaristiko, bibliotekarstvo in druge znanstvene discipline, ki imajo za predmet proučevanja dokument. Njihova rešitev zahteva razumevanje bogatih zgodovinskih izkušenj evolucije dokumenta kot nosilca informacij, razvoja pisarniškega dela, menjave medijev in tehnologij ter oblikovanja ustreznih odvisnosti.

Predmet študija je upravljanje dokumentov v organizacijah. Upravljanje dokumentov kot predmet raziskovanja je nova znanstvena kategorija. Temelji pa na dosedanjih izkušnjah in teoretičnem in metodološkem temelju domače dokumentarne znanosti, ki tradicionalno proučuje dokumente, dokumentacijske sisteme, procese dokumentiranja dejavnosti upravljanja in organizacijo dela z dokumenti v managementu. Upravljanje dokumentov obravnavamo kot višjo stopnjo razvoja konceptov pisarniškega dela in dokumentacijske podpore za upravljanje.

Upravljanje z dokumenti je kot univerzalni izraz mednarodno priznan in razširjen. Označuje skrbniško področje

31 učinkovito vodenje nastajanja, uporabe in hrambe organizacijskih dokumentov v celotnem življenjskem ciklu na načelih gospodarnosti in učinkovitosti z uporabo novih informacijskih tehnologij, ki zagotavljajo kakovostno upravljanje v odnosu do dokumentacije kot polnopravnega vira upravljanja. Če je bila pisarniškemu delu dodeljena vloga tehnične vodstvene funkcije, dokumentacijski podpori vodenja pa je bila dodeljena vloga pomožne funkcije, potem je vodenju dokumentacije v organizaciji dodeljena vloga glavne vodstvene funkcije.

Upravljanje dokumentov ne obravnavamo abstraktno, temveč v specifičnih pogojih delovanja organizacij. Organizacija se v tem primeru razume kot vsaka upravljavska struktura, ki ustreza konceptu organizacije, ne glede na njeno hierarhično raven, funkcionalno usmerjenost in obliko lastništva.

Namen raziskave disertacije je rešiti znanstveni problem upravljanja dokumentov v kontekstu novih informacijskih tehnologij v organizacijah različnih vrst, oblikovati koncept upravljanja dokumentnih virov za odločanje na podlagi upravljanja informacij v zgodovinskem razvoju in v metodološki vidik.

Za dosego tega cilja je potrebno rešiti naslednje glavne naloge:

analiza vloge informacij v upravljanju in strukture sodobnih informacijskih virov v organizacijah;

preučevanje zgodovine domačega dokumentarstva in evolucije dokumenta kot osnove sodobnega dokumentarnega upravljanja;

raziskovanje posebnosti elektronskih dokumentov;

4) razvoj načel za oblikovanje nacionalnega sistema
vodenje dokumentacije in vprašanja njene zakonodajne podpore;

analiza dokumentov sodobnih informacijskih tehnologij in avtomatiziranih dokumentacijskih sistemov upravljanja;

raziskovanje informacijskega managementa kot metodološke podlage za izgradnjo sistema upravljanja dokumentov v organizaciji.

Kronološki okvir študija določa specifika izbrane teme. Na nekaterih področjih pokrivajo zgodovinsko obdobje od nastanka ruske centralizirane države do danes, vendar glavnina dela zajema probleme upravljanja dokumentov zadnjega desetletja.

S poglabljanjem v zgodovino pisarniškega dela smo želeli izslediti soodvisnost reform javne uprave in reforme pisarniškega dela, ugotoviti kontinuiteto in značilnosti sistemov pisarniškega dela v različnih zgodovinskih obdobjih, prikazati proces transformacije pisarniškega dela v dokumentacijsko podporo. za upravljanje in ustvarjanje predpogojev za prehod na dokumentacijsko upravljanje v sodobnih razmerah informatizacije družbe. Proučevanje dokumenta kot glavnega predmeta upravljanja dokumentov je posledica procesa uveljavljanja dokumentologije kot znanstvene discipline, zato smo več pozornosti namenili obdobju od šestdesetih let 20. stoletja, ko se je upravljanje dokumentov kot znanstvena disciplina rodilo in pojavilo se je veliko raziskav o vprašanjih, povezanih z delovanjem dokumenta v vseh sferah javnega življenja. Vprašanja pisarniške avtomatizacije smo obravnavali v neločljivi povezavi z informatizacijo družbe, ki se je začela s širjenjem elektronske računalniške tehnologije in razvojem avtomatiziranih nadzornih sistemov na prelomu 60. in 70. let našega stoletja. Problem informacijskega menedžmenta kot znanstvene discipline se je v zahodni praksi pojavil v zgodnjih sedemdesetih letih in ta leta smo vzeli kot izhodišče za obravnavo tega problema.

Tako je interdisciplinarna narava študije zahtevala zgodovinske retrospektive z različno globino, odvisno od tega, kako potrebna je bila za namene tega dela.

Kot delovno hipotezo postavljamo stališče, da so v Ruski federaciji dozoreli potrebni predpogoji za široko uvedbo upravljanja dokumentacije v organizacijah, ki temelji na metodologiji upravljanja informacij, kar ustreza doseženi stopnji informatizacije države in znanosti. in tehnološki napredek, družbeno-ekonomske razmere, kot način organiziranja dela z dokumenti kot polnopravnim informacijskim virom za doseganje učinkovitega upravljanja in gospodarskih dejavnosti organizacij.

Osnova metodologije raziskave te disertacije je realen in celovit pristop k analizi razvoja dokumentacijskega managementa, ki ga obravnava celovito in dinamično, ob upoštevanju celote dejstev in zavračanju ideologiziranega, dogmatičnega pogleda na zgodovino problema. Metodologija dela je ustvarjalna kombinacija različnih metod: splošnoznanstvenih metod, metod drugih ved in dejansko dokumentarnih metod. Za reševanje problemov so bile uporabljene tradicionalne raziskovalne metode: zgodovinske, sistemske, primerjalne metode (primerjalne študije), strukturno-funkcionalne, metode klasifikacije in modeliranja, ki se pogosto uporabljajo v dokumentarni znanosti, statistične in druge zasebne metode.

Priznati je treba, da so danes metodološki problemi upravljanja dokumentov med osrednjimi in še nerešenimi. Podobno je tudi v arhivistiki, kjer so znanstveniki naredili veliko več pri ustvarjanju novih metodoloških temeljev. Pri tem se postavlja vprašanje filozofije arhivistike kot sredstva za razvoj novega splošnega pristopa k razumevanju vloge dokumentov in arhivov v sodobni družbi. Ni naključje, da je V.P. Kozlov v svojem delu o razmerju med poklici zgodovinarja in arhivista postavlja nalogo razumevanja filozofije arhivskih zadev 1, T.I. Khorkhordina poziva k razvoju nove znanstvene discipline »arhivozofije« 2, ki se nahaja na stičišču metodologije in teorije znanstvenih študij, filozofije (kulturnih študij) in računalništva. E.V. Starostin je že leta 1991, ko je čutil potrebo po spremembi metodologije arhiviranja, predlagal izraz »arhivologija«, kar pomeni znanstveno disciplino, ki preučuje celotno paleto problemov, povezanih s procesom dokumentiranja raznolikega življenja človeške družbe 3 .

Tako kot v arhivistiki tudi v dokumentologiji filozofija deluje kot univerzalna metodologija znanosti. Potreba po filozofskem razumevanju problematike upravljanja dokumentov je postala še posebej izrazita sredi osemdesetih let prejšnjega stoletja, s prihodom novih informacijskih tehnologij na področju upravljanja, pojavom »brezpapirne« alternative informacijski podpori.

Kozlov V.P. Zgodovinar in arhivist: splošni in posebni poklici // Mednarodna znanstvena konferenca “Zgodovinarji in arhivisti: sodelovanje pri ohranjanju in poznavanju preteklosti v interesu sedanjosti in prihodnosti.” 27.-28. november 1997 Moskva: Materiali konference - M., 1998. - Str. 15-28.

2 Glej: Khorkhordina T.I. Od arhivistike k arhivski filozofiji? // Zbornik Zgodovinsko-arhivskega inštituta
Inštitut - T.ZZ/RGGU. - M., 1996. -S. 185.

3 Starostin E.V. Arhivologija. Izvajanje zgodovinskega mišljenja // Problemi domovine
zgodovinske zgodovine obdobja fevdolizma: povzetki. poročilo / MGIAI. - M., 1991. - Str. 240. Glej takole
isto: Otech. arhivi. - 1999. - št. 3. - Str. 123.

35 problemi upravljanja, množična uporaba računalnikov kot delovnega orodja, kar je povzročilo resne družbene posledice za vodstveni kader. Ta problem je prvi postavil A.N.Sokova 1 . Njeno reševanje postaja še posebej pomembno v današnjem času, ko se družba nahaja v različnih delih tranzicijskih stanj (od planskega gospodarstva do tržnega gospodarstva, od socialistične ideologije do ideologije demokracije, od industrijske do informacijske družbe). V teh razmerah je vloge metodologije težko preceniti.

Interdisciplinarne metode praviloma nimajo filozofskega izvora. Nastale so v globinah drugih ved (matematika, teorija informacij, kibernetika, sociologija itd.) in na njihovem stičišču. Te metode so splošne znanstvene narave. Sem spadajo metode zgodovinskega in logičnega raziskovanja, sistemska metoda, informacijska, verjetnostno-statistična, strukturno-funkcionalna metoda in klasifikacijska metoda. Uporaba splošnih znanstvenih metod v znanosti o dokumentih omogoča širšo uporabo dosežkov drugih področij znanja, širi raziskovalne zmožnosti in kognitivni aparat. Pri njihovi uporabi pa je po našem mnenju izjemno pomembno upoštevati izjavo O.M. Meduševskaja, da »za učinkovit interdisciplinarni dialog včasih manjka glavna stvar, namreč jasna predstava o skupnem predmetu, ki nam ga različni pristopi omogočajo videti kot bolj obsežnega, vsestranskega in sistemskega« 3 .

Sokova A.N. Upravljanje dokumentov kot znanstvena disciplina: predmet, predmet, glavne naloge

// Dokumentacija vodstvenih dejavnosti: sob. znanstveni dela / VNIIDAD. - M.,

1986. -S. 24-25. 2 Ursul A.D. Filozofija in integrativni splošnoznanstveni procesi. M.: Nauka, 1981. - str. 163-177. 3 Meduševska O.M. Arhivistika in viroslovje: enotnost in razlike kot problem

interdisciplinarna interakcija // Arhivistika in viroslovje ruščine

Vodilno vlogo v metodologiji upravljanja dokumentov igra zgodovinska metoda, ki temelji na preučevanju zgodovine v njeni specifični raznolikosti, ugotavljanju bistva obravnavanih pojavov z miselnim poustvarjanjem zgodovinskega procesa. Zgodovinska metoda je tesno povezana z metodo študija virov. Zgodovinski znanosti manjka neposrednega opazovanja, kaj bi rada preučevala. Študija virov deluje kot metoda preučevanja pretekle resničnosti skozi človeško zaznavanje, zabeleženo v virih, vključno z dokumenti 1. Uporaba novih informacijskih tehnologij pri delu zgodovinarjev je pripeljala do nastanka študij računalniških virov ali zgodovinske informacijske znanosti 2 .

Metoda funkcionalne analize vam omogoča preučevanje vloge in pomena

brez zgodovine. Problemi interakcije na današnji stopnji: Dokl. in teze. govor na drugi vseruski konf. 12.-13. marec 1996 / Zvezna arhivska služba Rusije, VNIIDAD. - M., 1997. - Str. 12.

1 Danilevsky I.N., Kabanov V.V., Meduševskaja O.M., Rumyantseva M.F. Študija vira: Teorija. Zgodba. Metoda. Viri ruske zgodovine: učbenik. dodatek / RSUH. - M., 1998. -S. 23-24.

3 Avtokratov V.N., Ovezov B.B. Nekateri vidiki sistemske analize (v zvezi z dokumentarnimi in arhivskimi raziskavami) // Povzetki. sporočila za teoretični seminar »Vprašanja sistematičnega pristopa k raziskavam na področju dokumentnih informacij« (junij 1972). - M, 1972. - Str. 18-28.

37 upravljavskih dokumentov, ki nastajajo v dejavnostih organizacij in so združeni v ustrezne dokumentne sisteme 1. Strukturno-funkcionalna analiza omogoča proučevanje pojavov in procesov kot sistemov, v katerih ima vsak element strukture določen namen (funkcijo) v dejavnosti upravljanja. Njegovo uporabo lahko ponazorimo z enim od klasičnih primerov V.N. Avtokratov, ki je izpostavil vzročno-posledično zvezo med delovanjem fondotvorca in oblikovanjem organsko celovitega fonda dokumentov, ki predstavlja »informacijski odlitek« delovanja fondotvorca 2. Logični razvoj strukturno-funkcionalne metode v znanosti o dokumentih je metoda modeliranja, ki se pogosto uporablja na različnih področjih znanosti. Modeliranje je metoda preučevanja predmeta (originala) z ustvarjanjem in proučevanjem njegove kopije (modela), ki nadomešča original, z določenih vidikov, ki zanimajo raziskovalca 3. Model je sistem s svojo strukturo in funkcijo, ki odraža strukturo in funkcije prvotnega sistema, je vmesni člen med teorijo in realnostjo. Zato je model sposoben odražati ne samo

Teorija in praksa preverjanja vrednosti dokumentov in pridobitve državnih arhivov ZSSR // Zbornik VNIIDAD. - M, 1974. - T. IV. - 1. del; Avtokratov V.N., El-patijevski A.V. Problemi pridobivanja državnih arhivov s sodobnimi dokumenti (viroslovni vidik) // Viroslovje nacionalne zgodovine: Zbornik člankov. članki. - M.: Nauka, 1976; Rudelson K.I., Šepukova N.M. Problemi preverjanja vrednosti dokumentov in pridobivanja državnih arhivov // Vprašanja zgodovine. - 1983.

- Št. 2. - Str. 56-69.

2 Avtokrati V.N. Koncept izvora v arhivistiki // Arheografski letopis
za leto 1978. - M.: Nauka, 1979. - Str. 142.

3 Filozofski enciklopedični slovar. 2. izd. - M.: Sovjetska enciklopedija, 1989.

4 Avtokrati V.N. K vprašanju arhivske metodologije // Arheografski letopis
za 1969 -M.: Nauka, 1971. -S. 27.

38 lastnosti izvirnika, ampak tudi njegove želene parametre. Metoda modeliranja je našla široko uporabo v dokumentarni znanosti in upravljanju dokumentov.

Ta metoda je tesno povezana z informacijsko metodo v dokumentarni znanosti, tj. uporaba principov informacijske teorije na dokumentih in dokumentnih tokovih. Akademik N.P. Ershov je pravilno ugotovil, da je "informacijski model vmesnik, prek katerega računalništvo vstopa v odnose z zasebnimi znanostmi, ne da bi se z njimi združila in hkrati, ne da bi jih absorbirala" 1. Informacijski pristop k dokumentom je namenjen ocenjevanju kakovosti informacij, ki jih vsebujejo, in proučevanju procesov njihovega preoblikovanja v dokumentirane informacije pri upravljanju. Preučevanje dokumentnih sistemov kot informacijskih sistemov nam omogoča, da prepoznamo značilnosti distribucije informacij prek komunikacijskih kanalov v upravljanju, pa tudi vzorce tega procesa.

Informacijska metoda vključuje uporabo tehnike za merjenje parametrov dokumentarnih informacij. Glavni problem merjenja dokumentarnih informacij je povezan s prevajanjem kvalitativnih značilnosti.

1 Eršov N.P. Računalništvo: predmet in koncept // Kibernetika Oblikovanje računalništva.
- M., 1986.- Str. 30.

2 Zbornik VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973; Avtokrati V.N. Vir in informacija
nacionalni pristopi v teoriji preučevanja dokumentov (Vprašanja analize arhivskega gradiva
merila vrednosti) // Materiali znanstvenih raziskav. konf. o težavah pri pridobivanju dokumentov
Talni viri državnega arhiva ZSSR. - M., 1976. - 1. del; Rudel-
sin K.I., Šepukova N.M. Problematika preizkusa vrednosti dokumentov in pridobitve
državni arhivi // Vprašanja zgodovine. - 1983. - št. 2; Elpatijevski A.V. O izdelku
uporaba konceptov teorije informacij v sodobni arhivistiki // Zbornik
VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973. - Str. 264-271; Shapiro V.D. itd. Vodenje projektov.
Tuje izkušnje. - Sankt Peterburg: Dva .. Tri, 1993; Marka D., McGowan K. Metodologija struktur
analiza in oblikovanje / Metatehnologija. - M., 1993 itd.

39 ristik v kvantitativnem 1. Določbe virometrije niso bile dodatno razvite, čeprav bi njihova uporaba v okviru informacijske metode lahko omogočila kvalitativno analizo knjižnega fonda države ter razvoj metod za napovedovanje produkcije dokumentov in pridobivanja arhivskega fonda.

Glede na premajhno razvitost teme je bil pri delu na disertaciji uporabljen širok nabor virov, ki jih lahko razdelimo v naslednje glavne skupine: zakonodajni in vladni akti o vprašanjih informatizacije, arhiviranja, upravljanja dokumentacije, pisarniškega dela in standardizacija; regulativni in metodološki materiali, državni standardi; disertacije in povzetki dokumentarnih ved, dokumentoslovij in arhivistike; slovarji, metodološka literatura; znanstvena poročila, raziskovalno gradivo, shranjeno v referenčnem in informacijskem skladu OCSTI VNIIDAD, in arhivski dokumenti.

Ilizarov B.S. O vprašanju enotnosti študija virov in informacijskih pristopov pri določanju vrednosti dokumentov // Zbornik VNIIDAD. - M., 1976. - T. 6. - 1. del. - Str. 257; Njegov lastni. Problemi merjenja v viroslovju in arhivistiki (Osnovne izmere virov in izmere dokumentov) // Metodološka vprašanja dokumentologije, arhivistike, arheografije: Zbornik. poročilo metodološki seminar VNIIDAD. - M., 1978. - Izd. 2. - Str. 62-110; Njegov lastni. Virometrični problemi arhivistike (Metode merjenja obsega pisnih informacij): Učbenik. dodatek / MGIAI. - M., 1981.

40 se ne ozira na zgodovinske korenine problema, brez prepoznavanja katerih ni mogoče pravilno razumeti današnjega stanja in aktualnih nalog dokumentarne znanosti.

V zvezi s tem je zanimiva skupina zakonodajnih in regulativnih aktov, katerih preučevanje nam omogoča, da sledimo razvoju državne ureditve pisarniškega dela.

V predrevolucionarni Rusiji so dosledno veljali številni pravni akti, ki so določali pravila upravnega in kolegijskega pisarniškega dela 1 . Med njimi je treba izpostaviti Splošne predpise iz leta 1720, ki so prvič v zgodovini Rusije postavili pisarniško delo na trdna tla prava in določili njegova temeljna načela za skoraj dve stoletji 2 .

1 Pravne knjige XV-XVII stoletja. - M.-L., 1952.

2 Splošna pravila z dne 28. februarja 1720 // PSZ Ruskega cesarstva. - T. VI. -
št. 3534; Ustanove za upravljanje provinc vseruskega cesarstva // PSZ Russian
Imperij. Zbirka 1. - T. XX. -št. 14392; Generalna ustanovitev ministrstev leta 1811 // PSZ
Rusko cesarstvo. Zbirka 1. - T. XXXI. - št. 24686.

3 Zbirka zakonov in ukazov delavske in kmečke vlade RSFSR (1918-
1923).

4 Znanstvena organizacija dela, proizvodnje in managementa: Zbirka dokumentov in gradiv

1918-1930 -M., 1969.

Glavni pravni akt, ki določa sodobno državno politiko in pravice ruskih državljanov na področju izmenjave informacij in dokumentacije, je Ustava Ruske federacije. Pravi: »Vsakdo ima pravico svobodno iskati, sprejemati, prenašati, proizvajati in razširjati informacije na kakršen koli zakonit način ...« (4. del, 29. člen).

V zadnjih letih so v Ruski federaciji pri razvoju ustavnih norm na zakonodajni ravni zapisali osnove državne politike v zvezi z informacijami in dokumentacijo. Sistemski akt na tem področju je zvezni zakon "O informacijah, informatizaciji in varstvu informacij" 2. Ta zakon določa pravni režim dokumentiranja informacij, lastništvo posameznih dokumentov in posameznih sklopov dokumentov v informacijskih sistemih, kategorije informacij glede na stopnjo dostopa do njih in postopek pravnega varstva informacij. Zakon določa tudi odgovornost državnih organov, organizacij in njihovih uradnikov za prekrške pri delu z dokumentiranimi informacijami 3 .

Pomembno mesto med zakonodajnimi akti, ki urejajo delo z dokumenti, zavzema zakonodaja o arhivskem skladu Ruske federacije.

Glavni odloki in sklepi sovjetske vlade o arhivskih zadevah 1918-1982. // Glavni arhiv ZSSR - M., 1985.

2 SZ RF. - 1995. - št. 8. - čl. 609.

3 Glej: Nadershina M.D. Zakonodajna ureditev informacijskih procesov v Rusiji
te v devetdesetih. // Pisarniško delo. - 1998. - št. 2. - Str. 18-23.

42 Zveza in arhivi 1 . Sestavljen je iz Osnov zakonodaje Ruske federacije "O arhivskem fondu Ruske federacije in arhivih" in ustreznih zakonov republik v Ruski federaciji, drugih pravnih aktov Ruske federacije in republik, pa tudi ozemelj. , regije, avtonomne pokrajine, avtonomna okrožja, mesta Moskva in Sankt Peterburg. Osnove zakonodaje urejajo oblikovanje, organizacijo hrambe, računovodstvo, uporabo arhivskega gradiva in arhivskih fondov ter upravljanje z njimi, da se zagotovi varnost arhivskih dokumentov in njihova polna uporaba v interesu državljanov, družbe in države. Te osnove pa ne vsebujejo zakonske ureditve vprašanj pisarniškega dela.

Ureditev odnosov na področju prenosa informacij zunaj Ruske federacije in njihovega prejemanja od zunaj v Rusijo se izvaja na podlagi zveznega zakona "O sodelovanju pri mednarodni izmenjavi informacij". Namen tega zakona je ustvariti pogoje za učinkovito sodelovanje Rusije v mednarodni izmenjavi informacij v okviru enotnega svetovnega informacijskega prostora.

Posebej pomembno za to delo je bilo poznavanje številnih povezanih zakonov, med katerimi je treba omeniti zakon Ruske federacije "O avtorski in sorodnih pravicah ter njegovih spremembah in dopolnitvah" 3, zakon Ruske federacije »O pravni zaščiti programov za elektronske računalnike in baz podatkov« » 4, Zakon Ruske federacije »O državnih skrivnostih in spremembah ter dodatnih

1 Glasilo Kongresa ljudskih poslancev Ruske federacije in Vrhovnega sveta Ruske federacije. - 1993. - št. 33. -
Umetnost. 1311.

2 SZ RF. - 1996. - št. 28. - čl. 3347.

3 Glasilo Kongresa ljudskih poslancev Ruske federacije in Vrhovnega sveta Ruske federacije
Sijska federacija. - 1993. - št. 32. - sv. 1242; SZ RF. - 1995. - št. 30. - čl. 2866.

4 Glasilo kongresa ljudskih poslancev Ruske federacije in vrhovnega sveta Ruske federacije
Sijska federacija. - 1992. - št. 42. - čl. 2325.

43 nesoglasja z njim", zvezni zakoni "O komunikacijah", "O zveznih Feld-Jaeger komunikacijah", "O poštnih komunikacijah".

V proces dela so bili vključeni tudi tuji zakonodajni akti s tega področja (Češka, Belorusija, Kirgizistan, ZDA, Nemčija itd.) 5 .

Pomembni viri raziskav so regulativni in metodološki materiali ter državni standardi o vprašanjih dokumentacije, klasifikatorji in seznami dokumentov. V tej skupini virov je treba opozoriti na vse izdaje enotnega državnega pisarniškega sistema, enotnih dokumentacijskih sistemov, pravil za delovanje državnih in resornih arhivov, seznamov dokumentov z navedbo rokov hrambe, navodil za pisarniško delo, prospektov in opisov. razvitih avtomatiziranih dokumentacijskih sistemov za upravljanje, državnih standardov ZSSR in Ruske federacije ter mednarodnih standardov na področju dokumentacije.

Najbolj popoln medsektorski dokument na področju dokumentacijske podpore upravljanja do danes je Državni sistem dokumentacijske podpore upravljanja, ki ga je odobril svet Glavnega arhiva ZSSR 27. aprila 1988 6 . Na podlagi Državne otroške izobraževalne ustanove je obstajala

1 SZ RF. - 1997. - Št. 41. - Str. 8220-8235; točno tam. - sv. 4673.

2 NWRF. - 1995. - št. 8. - čl. 600.

3 SZ RF. - 1994. - št. 34. - čl. 3547.

4 SZ RF. - 1995. - št. 33. - čl. 3334.

5 Glej: Zvezni zakon ZDA o upravljanju evidenc – CIF OCSTI VNIIDAD.
št. 856 "p"; Zakon o arhivskih zadevah Češke republike // Inform. Bilten OCSTI
VNIIDAD. -1994. - št. 5-6; Zakon o arhivskih zadevah Republike Belorusije // Arhivi in
pisarniško delo. - Minsk, - 1999. - št. 1; Gemeinsame Geschaftsordunng der Bundesmi-
nisterien II Der Archivar. - 1997. - št. 2. - S. 259-287 itd.

6 Državni sistem dokumentacijske podpore za upravljanje. Temeljne določbe
nia. Splošne zahteve za dokumente in storitve dokumentacijske podpore. Odobreno

44 Standardna navodila za pisarniško delo v ministrstvih in oddelkih Ruske federacije so bila razvita leta 1993 1 .

V procesu priprave raziskave disertacije so bile uporabljene številne periodične publikacije: »Domači arhiv«, »Bilten arhivista«, »Pisarništvo«, »Tajništvo«, »Kadrovska služba«, druge strokovne in sorodne revije, gradiva znanstvenih konferenc, seminarjev in simpozijev. Vključene so bile tudi objave iz tujih znanstvenih revij, predvsem “Records management guarterly” (ZDA), “Nachrichten fur Documentation”, “Der Archivar”, “Cogito” (Nemčija).

Pri pisanju disertacije so bili uporabljeni terminološki slovarji, programi izobraževalnih tečajev Moskovskega državnega inštituta za umetnost in znanost in Ruske državne univerze za humanistične vede v dokumentnih študijah in arhivistiki ter sorodnih disciplinah. 2.

Pri delu so bili uporabljeni arhivski dokumenti o predmetu študije.

opustil upravni odbor Glavnega arhiva ZSSR 27. aprila 1988, ukaz Glavnega arhiva ZSSR z dne 25. maja 1988, št. 33 / Glavni arhiv ZSSR, VNIIDAD. - M, 1991.

1 Pripravil in odobril Rosarhiv v skladu z ukazom guvernerja
Ruske federacije z dne 24. junija 1992 št. 1118-r. Registriran pri Ministrstvu za pravosodje Ruske federacije
05.08.93 št. 321 / Rosarhiv. - M., 1997.

2 Slovar sodobnega arhivskega izrazja socialističnih držav. vol. 1-2 / Vodja
Khiv ZSSR. VNIIDAD. - M., 1982-1988. - Vol. 1. - 445 str., št. 2 - 317 s; Gredaso-
va N.I., Repulo L.V. Angleško-ruski slovar arhivske terminologije. vol. 1 / RSUH. IAI.
- M., 1992. - 187 str.; Nemško-ruski terminološki slovar "Informacije in dokumenti"
mentacija” / Vodja teme: M.V. Larin (VNIIDAD), T. Seeger (Univerza v Potsdamu) /
VNIIDAD. - Potsdam-M., 1993-1994. - 37 s. - Rokopis je v OCSTI odložil
Dokumentacijske in arhivske zadeve 1. 3. 1996, št. 141-96; Upravljanje dokumentov: Pro
gramov tečaja za posebnost št. 220600 - Organizacija in tehnologija zaščite informacij
tions / RSUH. Fak. varovanje informacij. - M., 1997. - 23 str.; Teorija in metodika arhivistike
Denia: Program tečaja za specialnost št. 020800 - Zgodovinske in arhivske študije / Ruska državna univerza za humanistične vede.
IAI. Caf. teorije in metode arhivistike. - M., 1996. - 43 str. in itd.

45 sledi. Za raziskave so še posebej pomembni arhivski dokumenti o zgodovini nastanka in razvoja sovjetskega pisarniškega dela. Med njimi velja izpostaviti dokumente NK RKI, ki so se posebej ukvarjali z vprašanji izboljšanja pisarniškega dela v 20. letih. Sredstva NK RKI in Inštituta za tehnologijo managementa ter drugih ustanov 1 dajejo predstavo o organizaciji in vsebini dela na področju poenotenja in standardizacije dokumentov, racionalizacije pisarniškega dela ter teoretičnih raziskav v področje znanstvene organizacije menedžerskega dela in pisarniškega dela. V okviru dejavnosti organov davčnega zakonika RKI se je pojavila ideja o oblikovanju enotnega državnega normativnega akta, ki ureja pisarniško delo.

Glavne določbe in zaključki disertacije so neposredno povezani z raziskovalnim delom tega profila, ki ga izvaja Vseruski znanstvenoraziskovalni inštitut za dokumentacijo in arhiviranje Zvezne arhivske službe Rusije in je našel praktično uporabo pri razvoju številnih raziskovalnih tem, ki so bile izvedene pod vodstvom avtorja, in v kompleksu normativno-metodoloških razvojev inštituta 2.

1 GARF. F. R-374 (Ljudski komisariat delavskega in kmečkega inšpektorata ZSSR); F. R-
4084 (Državni inštitut za tehnologijo upravljanja); F. A-406 (Ljudski komisariat
Delavski in kmečki inšpektorat RSFSR); RGAE, F. 484 (Centralna zveza potrošnikov
civilne družbe ZSSR); F. 1884 (Ministrstvo za železnice ZSSR); F. 3527 (Minister
komunikacijsko središče ZSSR); F. 7733 (Ministrstvo za finance ZSSR).

2 Oglejte si raziskovalna poročila o temah:

“Teorija in praksa upravljanja informacij v upravljavskih strukturah tržnega gospodarstva” (1994-1997); “Priprava Slovarja sodobnega arhivskega izrazja na informacijsko-dokumentacijskem področju” (1994); “Priprava slovarja sodobne arhivske terminologije držav članic ISA” (1994-1999); »Priprava nove izdaje Temeljnih pravil za delovanje državnih arhivov« (1996-1999); "Priprava nove izdaje Državne dume

Novost in možnost razvoja zastavljenega problema sta povezani s pomanjkanjem temeljnih teoretičnih in aplikativnih znanstvenih raziskav na področju upravljanja dokumentov v organizacijah v domači dokumentarni znanosti.

Bistvena razlika tega dela je v tem, da gre za prvo sistematično raziskavo, za katero je značilen interdisciplinarni pristop, celovit študij z uporabo metodologije zgodovine in informacijskega managementa ter tehnik in metod upravljanja dokumentov, arhivistike in računalništva. Posebnost študije je pravna podlaga za predlagane rešitve. Disertacija dosledno zasleduje idejo, da bi moralo upravljanje dokumentacije v pogojih sodobnega managementa in razvoja novih informacijskih tehnologij postati nova stopnja v razvoju dokumentacijske podpore managementu, katere glavna značilnost je prepoznavanje informacijskega vira kot enega najpomembnejših virov za upravljanje, proizvodnjo in gospodarske dejavnosti katere koli organizacije. Diplomska naloga je prva, ki raziskuje problematiko elektronskih dokumentov in prikazuje njihovo mesto v dokumentnem sistemu.

Prvič so bili predlagani ukrepi za razširitev pravnega okvira za urejanje življenjskega cikla dokumentov v operativnem upravljanju s pripravo zakona o dokumentaciji, katerega koncept in glavna vsebina sta podana v disertaciji. Razviti so bili predlogi o vsebini in praktičnem mehanizmu izvajanja državne politike na področju uradne dokumentacije, ki po našem mnenju oz.

darilni sistem vodenja dokumentacije« (1997-1999); “Dokumentarna in arhivska problematika elektronskih dokumentov.” Analitični pregled (1999) Upravljanje informacij v sodobnih strukturah upravljanja: Metoda, priporočila / VNIIDAD. - M., 1996. itd.

47 bo pomagal odpraviti krizne pojave na področju dokumentacije in organizacije dela z dokumenti v praktičnem managementu.

Disertacija predlaga uporabo metodologije upravljanja informacij kot nove znanstvene usmeritve v zvezi z upravljanjem dokumentov. Uporaba metodologije upravljanja informacij bo omogočila reševanje številnih vprašanj teorije in prakse upravljanja dokumentov v sodobnih organizacijah, povezovanje dokumentacije in informacij v en sam informacijski vir ter izgradnjo učinkovite informacijske infrastrukture organizacije na podlagi nizov dokumentov in informacij (informacije virov), informacijskih tehnologij, komunikacijskih sredstev in usposobljenega kadra, da bi z najnižjimi stroški zagotovili učinkovito dokumentacijsko (informacijsko) podporo procesom vodenja.

Glavne določbe disertacije so bile predstavljene v publikacijah na temo raziskave, ki jih je avtor preizkusil v poročilih in sporočilih na številnih znanstvenih konferencah. Med njimi je treba omeniti letno mednarodno znanstveno in praktično konferenco "Dokument v informacijski družbi" (1993-1999), vserusko konferenco "NTI-95", vserusko konferenco "Arhivistika in viroslovje". ruske zgodovine: problemi interakcije na sedanji stopnji (1996, 1999), znanstvena in praktična konferenca »Dokument. Arhiv. Zgodba. Sodobnost« Uralske državne univerze (2000), konference Zgodovinsko-arhivskega inštituta Ruske državne humanistične univerze, metodološki seminar VNIIDAD, letna znanstvena konferenca Mednarodnega inštituta za arhivistiko (1994-2000) (Maribor, Slovenija). ), znanstvene konference nemškega društva dokumentologov (1994 , 1997), mednarodni kolokvij o informacijah in dokumentaciji (Nemčija, 1994), mednarodni forum o elektronskih dokumentih (Bruselj, 1997);

48 Vseslovenska konferenca "Pravni problemi informacijske družbe" (1999).

Številne kategorije znanstvenikov in praktikov so zainteresirane za uporabo dobljenih rezultatov. Predvsem je delo zanimivo za praktične dejavnosti pri izgradnji sistemov za upravljanje dokumentov ali realnih sistemov za upravljanje informacij.

Gradivo disertacije in njeni zaključki se lahko uporabljajo pri ustvarjanju splošnih del in učbenikov o vprašanjih sodobnega upravljanja dokumentov, pri izbiri metodologije za razvoj in oblikovanje avtomatiziranih sistemov upravljanja dokumentacije v organizacijah.

Diplomska gradiva so praktičnega pomena pri poučevanju splošnih in posebnih predmetov, pri seminarskih urah ter pri določanju tem in metod za dokončanje študentskih predmetov in disertacije.

Določbe disertacije so bile uporabljene pri oblikovanju osnutka nove izdaje sistema upravljanja državne dokumentacije, osnutka standardnih navodil za pisarniško delo zveznih izvršnih organov, pri razvoju metodoloških priporočil, državnih standardov, terminoloških slovarjev. , številna raziskovalna dela v skladu z raziskovalnim načrtom Zvezne arhivske službe in podprogrami »Razvoj arhivistike v Ruski federaciji v okviru Zveznega ciljnega programa »Razvoj in ohranjanje kulture in umetnosti« pri izvajanju projekt "Vzpostavitev in razvoj informacijskega sistema o regulativnih, metodoloških in pravnih informacijah za upravljanje dokumentov in arhiviranje" Zveznega ciljnega znanstvenega in tehničnega programa "Raziskave in razvoj na prednostnih področjih razvoja znanosti in tehnologije za civilne namene" za 1996- 2000 (državna pogodba št. 205-19100) - P, vodja projekta M.V. Larin).

Namen in cilji študija so določili izbiro strukture disertacije -

49 cij. Diplomsko delo je sestavljeno iz uvoda, petih poglavij in zaključka.

Uvod razkrije aktualnost teme, stopnjo njene poznanosti, opredeli cilje in naloge ter raziskovalne metode ter predstavi zgodovinopisje problematike.

Prvo poglavje preučuje razmerje med informacijo in dokumentacijo pri oblikovanju informacijskih virov organizacije ter procese pretvorbe informacij v dokumente.

Drugo poglavje je posvečeno evoluciji poslovodnega dokumenta, njegovemu terminološkemu sistemu in značilnostim elektronske dokumentacije.

Tretje poglavje preučuje zgodovinske vidike razvoja pisarniškega dela, sisteme za upravljanje dokumentov v povezavi z reformo države in sodobne probleme dokumentacijske podpore za upravljanje, ki označuje njihovo pravno podporo in podrobno idejo o upravljanju dokumentov.

V četrtem poglavju so obravnavana vprašanja teorije in prakse uporabe novih informacijskih tehnologij pri izgradnji specifičnih avtomatskih sistemov za upravljanje dokumentov v organizacijah.

V petem poglavju je oblikovana nova metodologija upravljanja informacij v povezavi z upravljanjem dokumentov v sodobnih razmerah odprte družbe.

Na koncu so povzeti rezultati študije in izdelana strategija za celovito rešitev problemov znanstvenega, organizacijskega in praktičnega dela v tej smeri.

Razvoj koncepta "Dokument"

M.V. Larin,direktor VNIIDAD

Vir: revija "Pisarniško delo." 2000. št. 1.

Problem izboljšanja upravljanja z dokumentacijo in razvoj upravljavskega dokumenta zahteva razumevanje samega koncepta »dokumenta«, zgodovinskih in metodoloških značilnosti njegovega razvoja. Znano je, da dokumenti spremljajo ljudi že od nastanka pisave – opisnega načina zapisovanja informacij. Dokumenti se uporabljajo na različnih področjih človekovega delovanja, vejah znanja in sferah življenja.

Zgodovina dokumenta in dokumentacija kot skupek dokumentov, ki so med seboj povezani s formalnimi in logičnimi povezavami, je ena najzanimivejših tem dokumentarne znanosti in še ni dovolj raziskana. Hkrati pa je v zgodovini dokumenta mogoče prepoznati izvore večine današnjih problemov upravljanja dokumentov v organizacijah. Zgodovina nam omogoča slediti evoluciji dokumenta in njegovemu odnosu do družbenopolitičnih in gospodarskih sprememb v družbi. Med glavnimi značilnostmi procesa preoblikovanja dokumentov so razlogi za nastanek, spreminjanje in ohranjanje dokumentnih oblik, spremembe deleža različnih vrst dokumentov v družbenih in upravljavskih procesih, vpliv novih tehnologij na dokument, videz in izginotje posameznih podatkov o dokumentih itd.

V IN. Istrin razvoj dokumenta povezuje neposredno z nastankom pisave, saj je pisni, besedilni, vsebinski del osnova vsakega dokumenta. Treba se je strinjati, da so se dejavniki, ki so določali nastanek pisave z zgodovinskega vidika (oblikovanje družbenih potreb, vpliv jezikovnih značilnosti, predhodni pisni sistemi), odrazili tudi v oblikovanju dokumenta*1.

*1 Istrin V.I. Nastanek in razvoj pisave. M., 1965. Str. 28.

Analiza literature kaže, da so glavne funkcije dokumenta povezane s procesom pomnjenja (snemanja) informacij z njihovim kasnejšim prenosom v času in prostoru. V začetni fazi oblikovanja pisnega dokumenta so to: obračunavanje, štetje, boj proti goljufijam, posredovanje ukazov, beleženje informacij z namenom ohranjanja in distribucije za znanstvene, verske, izobraževalne in druge namene *1. Izvajanje teh funkcij je v praksi privedlo do pojava grafične dokumentacije (karte in risbe), medicinske, računovodske in drugih vrst dokumentacije. Sklepamo lahko, da dokumenti in dokumentacija nastajajo v povezavi s človekovimi družbenimi potrebami in vladnimi cilji. Vsak dokument ima ustrezno funkcijo ali nabor funkcij, ki jih določa namen ustvarjanja dokumenta.

*1 Glej: Banasyukevich V.D., Larin M.V., Sokova A.N. Stanje in razvoj dokumentacijskih sistemov. Raziskovalno poročilo. SIF VNIIDAD.

Vprašajmo se, kaj je dokument z vidika upravljanja dokumentov. Očitno je razvoj optimalne definicije pojma "dokument" odvisen od popolnosti preučevanja problema razvoja upravljavskih dokumentov kot celote. Dokumentarna in arhivistika do danes žal nista razvili jasnega, nedvoumnega in splošno sprejetega pojma »dokument«. Hkrati je takšna opredelitev nujna za razvoj teorije upravljanja dokumentov.

Pojem "dokument" se uporablja na številnih področjih znanja in je predmet študija v številnih znanstvenih disciplinah. Skoraj vsaka od teh znanosti ima svoj pristop k opredelitvi dokumenta, ki temelji na merilih, ki so vzeta za osnovo: namen dokumenta, oblika, način zapisa in reprodukcije informacij itd. Po našem mnenju je rešitev problema iskanja potrebnega pomenskega pomena pojma "dokument" v dokumentarni mogoča le na podlagi primerjalne analize različnih pristopov k opredelitvi dokumenta.

Ker je dokument splošen znanstveni pojem, ima določene razlike v razlagi različnih disciplin*1, kar odraža njihov predmet in cilje.

*1 Stepanski A.D. O teoretičnih osnovah za izbiro dokumentarnega gradiva za državno hrambo // Zbornik znanstvene konference o arhivskih vprašanjih v ZSSR. - M. 1965; Elpatijevski A.V. Nekatera vprašanja pristopa k raziskavam na področju organiziranja dokumentnih informacij z vidika dokumentnih sistemov // Povzetki sporočil teoretičnega seminarja "Vprašanja sistematičnega pristopa k raziskavam na področju dokumentnih informacij." - M. 1972; Meduševskaja O.M., Stepanski A.D., Ljušin S.P. O materialih znanstvene konference o problemih pridobivanja dokumentarnih virov iz državnih arhivov ZSSR. - M. 1976. 1. del; Sokova A.N. Dokumentacija in njena vloga v javni upravi in za zgodovinsko znanost. - M. 1985. CIF OCSTI VNIIDAD. N 039-86; Avtokrati V.I. Nekateri vidiki preučevanja predmeta in predmeta arhivistike // Zbornik VNIIDAD. - M. 1976. T.6. 4.1; Ilizarov B.S. Aktualni teoretični in metodološki problemi sovjetske arhivistike. - M. 1984 itd.

Tesen odnos med znanstvenimi disciplinami, ki proučujejo dokumentacijo z različnih stališč, se kaže v njihovem pojmovnem aparatu. Če si dokumentarna znanost kot glavno nalogo postavlja izboljšanje kakovosti dokumenta kot orodja upravljanja in v zvezi s tem proučuje njegove funkcije in vlogo v zgodovinskem razvoju, potem arhivistika, viroslovje in sociologija obravnavajo dokument kot nosilca informacije o preteklosti ali sedanjosti. Pomembno je poudariti, da presoja dokumenta kot zgodovinskega in sociološkega vira neposredno izhaja iz mesta, ki ga je dokument zasedal in kakšen pomen je imel pri izpolnjevanju svojih prvotnih funkcij*1.

*1 Banasyukevich V.D. Vprašanja terminologije vodstvene dokumentacije // Sovjetski arhiv, 1974, N 4. Str. 17.

Dokument najširše razumemo v dokumentarni fotografiji - kot vsakem materialnem nosilcu s fiksno informacijo v katerem koli jeziku in na kakršen koli način*1. Dokument je v znanosti o dokumentih sredstvo za na različne načine utrjevanje informacij o posebnem gradivu o dejstvih, dogodkih objektivne resničnosti in človekovem duševnem delovanju*2. V študijah virov je dokument predmet, posebej zasnovan za posredovanje informacij*3.

*1 Glej Vorobiev G.G. Dokument: analiza informacij. - M. 1973. Str. 7.

*2 GOST 16487-70. Evidenca in arhiviranje. Izrazi in definicije.

*3 Meduševska O.M. Študija virov na sedanji stopnji // Sovjetski arhivi. 1979. N 2. str. 5.

V arhivistiki se uporablja izraz »arhivski dokument« - dokument, shranjen v arhivu*1.

*1 Slovar sodobnega arhivskega izrazja socialističnih držav. - M. 1982. Umetnost. 22. Prej se je uporabljal izraz arhivsko gradivo, nato dokumentarno gradivo, nato (od leta 1971) dokumenti.

V pravni znanosti se listine preučujejo kot sredstvo za dokumentiranje in dokazovanje pravnih razmerij. Zgodovinska znanost opredeljuje dokument kot najpomembnejši zgodovinski vir; dokumentarna veda šteje za dokument vsak fiksni podatek*1.

*1 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.3. Dokumentacija. Dokumenti in dokumentacijski sistemi. Vadnica. - M., MGIAI, 1977. Str. 7.

Strokovnjaki za upravljanje menijo, da je dokument sredstvo za beleženje in prenos odločitev upravljanja*1.

*1 Kuznetsova T.V., Losev V.I. Vodstvena dokumentacija. - M.: Ekonomija, 1985. Str. 10.

Ilizarov B.S. predlagal definicijo dokumenta kot predmeta proučevanja v vseh strokah: dokument je rezultat namenskega zajema (dokumentiranja) informacije za njen prenos v času in prostoru*1.

*1 Ilizarov B.S. Aktualni teoretični in metodološki problemi sovjetske arhivistike. - M., 1984. Str. 32.

Najbolj natančno, posplošeno definicijo pojma »dokument« po našem mnenju daje znanstvena disciplina dokumentarne vede, ki preučuje vzorce oblikovanja dokumentov, nastanek in razvoj dokumentacije in dokumentacijskih sistemov v različnih vejah človekovega življenja. dejavnost.

Pojma "dokument" in "dokumentacija" sta se v svojem razvoju precej spremenila. Prvotno je latinski doceo pomenil »učim«, »obveščam«. Kasnejša izpeljanka documentum, ki v ožjem pomenu besede pomeni »dokaz«, »dokaz«, se je že dolgo uveljavila na številnih področjih znanstvenega in praktičnega delovanja.

V ruščini se je pojem "dokument" pojavil v 18. stoletju. Peter I. ga je prevedel kot »pisni dokaz«*1, s čimer je najprej poudaril pravni pomen dokumenta. V 19. stoletju izpostavljen je nov vidik: pomen dokumenta v upravljanju. Dokument je informacija, zapisana v obliki in namenjena izvajanju procesa upravljanja*2. Koncept dokumenta kot pisnega vira s pravno veljavo se je ohranil v 20. stoletju. "Dokument - 1) vsak papir, sestavljen na zakonit način in ki lahko služi kot dokaz o pravicah do nečesa ali izpolnjevanju kakršnih koli obveznosti, 2) na splošno vsak pisni dokaz"*3.

*1 Dokumentarni film - 60. Materiali prvega vsezveznega simpozija o dokumentarnem filmu, 1. del. - Vilna, 1970. Str. 45.

*2 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Dokumentacija. Dokumenti in dokumentacijski sistemi. Vadnica. - M., MGIAI, 1977. Str. 11.

*3 Glej: Pavlenkov F. Enciklopedični slovar. - Sankt Peterburg, 1913. Str. 687.

Vendar pa je v predpisih predrevolucionarne Rusije 19. - 20. st. pri organizaciji upravljanja in pisarniškega dela se izraz "dokument" skoraj nikoli ni uporabljal. V praktičnih dejavnostih institucij je bil pojem dokumenta identificiran tudi s pojmi "poslovni list", "akt", "list". Ta težnja po identificiranju "poslovnega papirja" in "dokumenta" se je nadaljevala do 20. let prejšnjega stoletja. XX stoletje Postopoma izraz »poslovni papir« zamenjuje izraz »uradni dokument«. Tako Odlok Centralnega izvršnega odbora in Sveta ljudskih komisarjev z dne 7. julija 1932 govori o pravilih shranjevanja "uradnih dokumentov" *1. V "Razlagalnem slovarju ruskega jezika" iz leta 1934 se dokument imenuje "pisno uradno potrdilo, ki označuje identiteto imetnika" *2.

*1 Severozahodna ZSSR, 1932, št. 53, čl. 319.

*2 Razlagalni slovar ruskega jezika. Ed. D.N. Ushakova, letnik 1. - M., 1934. Str. 751.

V zgornjih definicijah lahko ločimo dve sestavini dokumenta: informacijsko (dokument je zapisana informacija, ki se prenaša skozi čas in na daljavo) in pravno (dokument služi kot dokazilo o zanesljivosti informacije in predstavlja eno od oblik izražanja). zakona).

S kopičenjem znanja o vzorcih oblikovanja dokumentov in dokumentiranja v različnih vejah človeške dejavnosti, pa tudi s pojavom novih vrst materialnih nosilcev informacij je pojem "dokument" dobil nov pomen in se napolnil z novo vsebino. .

K.G. Mityaev je v svojih delih opozoril, da v širšem smislu pojma "dokument" in "dokumentarni materiali" pomenita vse, kar je dokumentarnega, tj. ki temelji na odsevu objektivne resničnosti z zajemanjem, beleženjem in beleženjem dejstev, dogodkov in pojavov s pisnimi, slikovnimi in zvočnimi zapisi*1.

*1 Mityaev K.G. Zgodovina in organizacija pisarniškega dela v ZSSR. Odlok. cit., str. 8.

Kasnejša definicija K.G. Mityaev, koncept dokumenta kot rezultat zavestnega vtiskovanja (dokumentiranja) informacij o pojavih objektivne resničnosti na različne načine z namenom zanesljivega prenosa teh informacij v času in na daljavo, z obvezno identifikacijo, kaj je vtisnjen v besedni jezik, se je razvil v »Strnjenem arhivskem terminološkem slovarju«. Definicija »dokumenta« vsebuje koncept informacije kot predmeta opisa: »Dokument je rezultat prikaza dejstev, dogodkov, predmetov, pojavov objektivne resničnosti in človekove duševne dejavnosti s pisavo, grafiko, risbo, fotografijo, zvočnim zapisom. ali drugače na posebnem materialu (papirus, pergament, papir, fotografski film itd.)"*1. Čeprav izraza "informacija" in "medij" nista prisotna, sta v definiciji razkrita skozi svoje značilnosti.

*1 Kratki slovar arhivskega izrazja. - M. - L., 1968. Str. 19-20.

Kasneje GOST 16487-70 "Pisarniško delo in arhiviranje" (Moskva, 1971) spreminja izraz "dokument": "Dokument je sredstvo za fiksiranje na različne načine na posebnem gradivu informacij o dejstvih, dogodkih, pojavov objektivne resničnosti in duševne človekove dejavnosti«*1. Ta definicija daje natančen koncept informacije, vendar je beseda »rezultat« (konsolidacija informacij) nadomeščena z besedo »sredstvo«, kar ni pomensko niti logično utemeljeno.

*1 Pisarniško delo in arhivsko delo. Izrazi in definicije. GOST 16487-70. - M., 1971. N 1. S. 2.

Pri zgornji definiciji morate biti pozorni na naslednje: 1) Dokument je rezultat predvsem zavestne človeške dejavnosti. Konsolidacija informacij se izvaja z neposredno udeležbo osebe, ko ustvarja dokument, ali s posredno udeležbo, ko so informacije zavarovane s tehničnimi sredstvi, ki jih ustvari oseba.

2) Zavestno fiksiranih informacij ni mogoče izraziti brez besed ali kakršnih koli znakov ali simbolov (strojnih kod), saj so miselni odsev realnosti.

Tako je glavni pomenski pomen dokumenta povzet v njegovi definiciji kot sredstva za zavarovanje informacij*1. Hkrati že sam koncept izpostavlja novosti dokumenta, kot so načini in materiali za zavarovanje informacij, obvezna identifikacija dokumenta.

*1Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Dokumentacija. Dokumenti in dokumentacijski sistemi. Vadnica. - M., MGIAI, 1977. Str. 13.

Nadaljnji razvoj arhivske terminologije, ki se odraža v »Slovarju sodobnega arhivskega izrazja socialističnih držav«*1, je prilagodil prejšnjo definicijo pojma »dokument«. Koncept »informacija« kot nosilec glavnega bremena je ostal v logično-pomenski povezavi kot del besedne zveze »rezultat utrjevanja informacij«. Dodatno uveden koncept »medija«, na katerem so fiksirane ustrezne informacije, je dal definiciji popolno obliko: »Dokument je rezultat fiksiranja informacij o predmetih objektivne resničnosti in o človekovi duševni dejavnosti s pisanjem, grafiko, fotografijo, zvočnim zapisom. ali drugače na katerem koli mediju«*2.

*1 M., 1982. Izd. 1; 1988. Zv. 2.

*2 Slovar sodobnega arhivskega izrazja socialističnih držav. - M., 1982. Izdaja. 1. Str. 59.

Uvedeni pojmi različnih medijev in različnih načinov zavarovanja informacij - terminološko ločijo pojma »dokument« in »dokumentarna informacija«.

V GOST 16487-83 "Pisarniško delo in arhiviranje" (Moskva, 1983) so bile vnesene spremembe v definicijo pojma "dokument", ki dopolnjuje idejo o predmetu opisa in ločuje materialni nosilec. »dokument« iz informacij na njem. Slovarska konstrukcija »materialni predmet z informacijo« dopolnjuje in pojasnjuje pomenski pomen izraza; Enakemu namenu služi tudi izločitev pojmov »sredstvo« ali »rezultat« iz definicije in zavračanje naštevanja načinov zavarovanja informacij na različnih materialnih nosilcih: »Dokument je materialni predmet z informacijo, fiksirano na umetni način za prenašanje v času in prostoru«*1 .

*1 Pisarniško delo in arhivsko delo. Izrazi in definicije. GOST 16487-83. - M., 1983. Str. 5.

A.V. Elpatievsky je v arhivistiko uvedel koncept »dokumentarne informacije«. Za njeno definicijo, podano v zgodnjih 70-ih, se je štelo, da najbolj natančno odraža vse vrste dokumentarnih informacij, vključno z arhivskimi: »Dokumentarne informacije je treba razumeti kot družbene (to je ustvarjene na ravni človeškega razmišljanja) informacije ali obdelane na tej ravni. (ki jih je mogoče obdelovati) vrste in oblike bioloških informacij, informacij nežive in umetne narave, zapisanih na materialne nosilce z namenom obdelave in shranjevanja«*1.

*1 Elpatijevski A.V. O vprašanju opredelitve koncepta "dokumentarne informacije" v luči Leninove teorije refleksije // Povzetki sporočil teoretičnega seminarja "Terminološki problemi na področju upravljanja dokumentov in arhivistike (januar 1974)". - M.: VNIIDAD, 1973. Str. 27.

Tako nam analiza doslednega razvoja definicij dokumentov omogoča, da prepoznamo tri glavne pristope k oblikovanju pojma "dokument":

1) dokument - materialni predmet;

2) dokument - nosilec informacije;

3) dokument - dokumentirana informacija.

Z vidika dokumentarne znanosti velja za najsplošnejšo oznako dokument kot materialni predmet, na katerem so zapisane informacije v obliki besedila, zvočnega zapisa ali slike, namenjene prenosu v času in prostoru za namene hrambe. in javna uporaba*1.

*1 Zvezni zakon z dne 23. novembra 1994 "O obveznem deponiranju dokumentov" // SZ RF. 1995. N 1. Art. 1.

Primarni vir za ta pristop k dokumentu je lahko delo Paula Otleta »Traktat o dokumentaciji«*1. V ZSSR so bili podporniki tega izraza računalniški znanstveniki, ki so v 60-ih letih dali številne definicije dokumenta*2. V tem primeru govorimo o informacijskih procesih, prenosu informacij iz enega subjekta v drugega.

*1 Otle P. Razprava o dokumentaciji. Bruselj, 1934.

*2 Na primer, »Terminološki slovar teorije in prakse znanstvenih informacij« (Moskva, 1964) daje naslednjo definicijo: »Dokument je materialni predmet, ki vsebuje informacije v fiksni obliki«; Mikhailov A.I., Cherny A.I., Gilyarovsky R.S. v knjigi »Osnove informatike« (Moskva: Nauka, 1968, str. 46) uvajajo naslednjo definicijo: »Dokument je materialni predmet, ki vsebuje fiksno informacijo, posebej namenjeno njenemu prenosu v prostoru in času ter se uporablja v družbeni praksi. ”; GOST 16487-83 "Pisarniško delo in arhiviranje" (M., 1983, str. 5) je tudi ugotovil, da je "dokument materialni predmet z informacijami, fiksiranimi na umetni način za prenos v času in prostoru. .” Ta definicija poudarja človeško sodelovanje pri ustvarjanju dokumenta.

Različica te razlage pojma "dokument" je zamenjava izraza "materialni predmet" z "materialnim nosilcem", "nosilcem", "posebnim materialom". Ta pristop je bil prvič opisan v kratkem slovarju arhivske terminologije*1 in razvit v GOST 16487-70*2. Med znanstveniki in strokovnjaki so to stališče dosledno zagovarjali Vorobiev G.G., Rudelson K.I., Kiba Yu.I. in Tsibizov N.I., Felzer A.B. in Misserman M.A., Iljušenko M.P., Petrakov A.V. itd.*3.

*1 Glej: Kratki slovar arhivske terminologije. - M. - L, 1968. Str. 19-20.

*2 GOST 16487-70. Evidenca in arhiviranje. Izrazi in definicije. - M.: Založba standardov, 1971. Str. 2.

*3 Glej: Vorobiev G.G. Dokument: analiza informacij. - M .: Nauka, 1973. Str. 7 (Dokument - vsak materialni medij s fiksnimi informacijami v katerem koli jeziku in na kakršen koli način); Rudelson K.I. Sodobne klasifikacije dokumentov. - M .: Nauka, 1973. Str. 19 (Dokument je nosilec informacij, potrjuje znanje, dejstva, dogodke in pojave objektivne resničnosti in služi za prenos informacij o njih v času in prostoru); glej tudi: Kiba Yu.I., Tsibizov N.I. Organizacijska in metodološka načela poenotenja in standardizacije dokumentacije, ki se uporablja v avtomatiziranih nadzornih sistemih // Poenotenje in standardizacija dokumentov v avtomatiziranih nadzornih sistemih. - Podolsk, 1974. Str. 3; Felser A.B., Misserman M.A. Pisarniško delo. Referenčni priročnik. - Kijev, šola Vishcha, 1977, str.6; Iljušenko M.P. Organizacija dokumentnega toka. - M., MGIAI, 1981. Str. 38; Petrakov A.V. Uvod v elektronsko pošto. - M.: FiS, 1993. Str. 23 itd.

V zadnjem času je prišlo do prenosa semantične obremenitve v definiciji dokumenta z materialne komponente na informacijsko. Uvedba pojma "dokumentirane informacije (dokument)" v prakso z zakonodajnimi sredstvi, po mnenju pravnega strokovnjaka V.A. Kopylov, temelji na dvojnosti informacij (informacij) in materialnih medijev (v obliki simbolov, znakov, črk, valov itd.). Kot rezultat dokumentiranja pride do neke vrste materializacije in reifikacije informacij. Informacija je »pritrjena« na materialni medij ali celo »pritrjena« nanj in je s tem izolirana od ustvarjalca informacije ... Dokumentirana informacija ... je materialni predmet, kar daje razloge, pod določenimi pogoji, za tajnost jo kot stvar in razširi zavod nanjo lastninske pravice*1. Zamisel o dokumentu kot dvodelni celoti deli tudi M.N. Kostomarov, ki upravičeno poudarja, da je v tej enotnosti dolgo časa primat pripadal nosilcu, ki je postal tako rekoč splošno imensko posplošeno ime za dokumente (npr. »papir«) *2.

*1 Kopylov V.A. Informacije kot predmet pravne ureditve - znanstvene in tehnične informacije. Serija 1. Organizacija in metodologija informacijskega dela. - M., VINITI, 1996, N 8. P. 2. Misel V.A. Kopylova o priznavanju dokumentiranih informacij kot materialnega predmeta, bi bilo po našem mnenju treba upoštevati v tekoči razpravi v arhivskem svetu o ceni in materialnem vrednotenju arhivskih dokumentov.

*2 Kostomarov M.N. "The Many Faces of Janus" je dokument v sistemu za upravljanje informacij. -#M12293 0 941800395 2980148181 3213866710 3577110956 4294967294 2249773749 4188262768 1249387220 4294967272 Pisarniško delo, 1998, N 1.2 2-23#S .

Če nadaljujemo z analizo pojma "dokument", lahko sklepamo, da temelji na treh glavnih komponentah: informaciji, materialnem nosilcu informacij in zapisu informacij z možnostjo njihove identifikacije prek podrobnosti. Sposobnost prepoznavanja posnetih informacij temeljno razlikuje dokument od drugih medijev. V tem se strinjamo z ukrajinskim znanstvenikom S.G. Kuleshov, ki v svoji monografiji ugotavlja, da je dokument posebna materialna struktura, ki jo ustvari človek za shranjevanje in prenos informacij v prostoru in času, prilagojena za fiziološko sposobnost branja besedila (kot logičnega zaporedja govornih in negovornih znakov) *1.

*1 Glej: Kuleshov S. Dokumentarni znanstveni informacijski koncepti, tipologija, zgodovina, tipološke sheme. - Kuiv, 1995. Str. 26.

Posebej pomembna je seznanitev s pojmom identifikacija dokumentov z vidika njegove uporabe v upravljanju in arhiviranju. Tako kot rezultat evolucije pojem dokumenta pride do sodobne uradne razlage: »Dokumentirana informacija (dokument), informacija, zapisana na oprijemljivem mediju s podrobnostmi, ki omogočajo njeno identifikacijo«*1. Po našem mnenju lahko upravljanje dokumentov zlahka operira s to definicijo.

*1 Zvezni zakon "O informacijah, informatizaciji in varstvu informacij". GOST R 51141-98 "Pisarništvo in arhiviranje. Izrazi in definicije."